6.1 Školní výlet - hromadná odhláška třídy
6.6 Změna sazeb za ubytování (školné)
6.7 Tisk uzávěrkových sestav z minulých měsíců
6.8 Změna obvyklého způsobu platby strávníka
6.9 Nastavení stravovacích zvyklostí jednoho strávníka
6.10 Hromadné nastavení stravovacích zvyklostí skupině strávníků
6.11 Společné úhrady za sourozence - zavedení hlavního a vedlejšího plátce
6.13 Storno omylem zapsané platby
6.15 Změna kategorií dle věku strávníka
6. Řešení typických situací
V této kapitole, si uvedeme různé postupy při řešení některých typických situací, které mohou nastat ve školní jídelně. Použití postupů podle této kapitoly již předpokládá jistou zkušenost s programem. Postupy nejsou uváděny s podrobným popisem, nýbrž pouze jako výčet kroků, vedoucích k úspěšnému splnění vytyčeného cíle. Smyslem této kapitoly je též zamezit zbytečným telefonátům na horkou linku a ušetřit tak finanční prostředky za účty na telefon. Pokud však budete mít nejasnosti v postupech či pokud zde určitou, vámi požadovanou činnost nenaleznete, obraťte se se žádostí o pomoc na pracoviště horké linky.
Upozornění: Nezapomeňte si před provedením každé z dále uvedených činností provést zálohu dat.
6.1 Školní výlet - hromadná odhláška třídy
Hromadné odhlášení určité skupiny strávníků patří k činnostem, které budeme v programu občas provádět. V menu Akce je připravena funkce Hromadná odhláška třídy.
Stručný postup pro hromadnou odhlášku třídy
1. Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky - ODH vybrané třídy
2. Zapíšeme označení pro třídu, kterou chceme hromadně odhlásit a potvrdíme ji klávesou Enter.
3. Vyplníme datumy období, na které chceme odhlášky provést a potvrdíme je klávesou Enter.
4. V další tabulce necháme přednastavené všude N a záznam uložíme.
5. Tiskovou sestavu si můžeme vytisknou. Pokračujeme stiskem klávesy Esc.
6. Na dotaz Zapsat objednávky uvedené v protokolu do objednávek? odpovíme Ano.
Kontrola:
Strávníci požadované třídy mají v aktuálních přihláškách a odhláškách v zadaném období provedeny odhlášky a stav aktuálního konta se jim zvýšil o částku odpovídající částce za odhlášenou stravu.
Pozn: Odhlášku jiné skupiny strávníků můžeme provést v Rejstříku strávníků tak, že si příslušnou skupinu nejdříve vyfiltrujeme (Rejstříky - Rejstřík strávníků - Filtr) a pak použijeme funkci Hromadné přihlášky a odhlášky.
6.2 Změna dotací FKSP
Stručný postup pro změnu dotací
1. Rejstříky - Kategorie - Vybereme kategorii - Položky - Ostatní platby kategorií
2. Vybereme druh jídla a ostatní platbu, u které chceme změnu provést.
3. F10 - Oprava
4. V položce Sazba změníme částku za příspěvek na jedno jídlo podle požadavků.
5. Záznam uložíme.
6. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola:
Při tisku faktury za ostatní platby se projeví změněná částka.
6.3 Změna finanční normy
Změna finanční normy vyvolá potřebu přecenění jídelníčku. Jednou z velkých výhod programu je fakt, že můžeme přecenit jídelníčky v libovolném období. V této kapitolce je uveden postup na přecenění jídelníčku od dalšího měsíce. Tento postup lze použít i v případě, že chceme přecenit již v aktuálním měsíci.
Stručný postup pro změnu finanční normy
1. Rejstříky - Kategorie - Vybereme kategorii - Položky - Ostatní platby kategorií
2. Vybereme řádek příslušného druhu jídla s názvem Finanční norma.
3. Oprava
4. Opravíme hodnotu v položce Sazba a záznam uložíme. Dvojitým stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
5. Objednávky - Vzor jídelníčku na den - Různé - Přecenění vzorů
6. V tabulce opravíme sazby za jednotlivé druhy jídel pro jednotlivé skupiny strávníků.
7. Záznam uložíme. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Poznámka: Tímto krokem jsme si připravili nové ceny na další období. V přihláškách a odhláškách strávníků se projeví až v období, na které provedeme potvrzení rozpisu. Pokud však chceme změnit ceny jídel zpětně v období, na které již máme rozpis potvrzen, pokračujeme dalšími kroky.
8. Objednávky - Jídelníčky - Různé - Aktualizace jídelníčku podle vzorů
9. Zadáme období, které chceme aktualizovat a záznam uložíme. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Poznámka: Pokud využíváme v jídelně zálohový systém, je třeba změnit i sazby v kategoriích, pokračujeme tedy dalšími kroky.
10. Rejstříky - Kategorie - Oprava
11. V položce Záloha opravíme částku zálohy a záznam uložíme.
Dále pokračujeme až po provedení měsíční uzávěrky.
12. Rejstříky - Kategorie - Položky - Názvy údajů kategorií
13. Vybereme druh jídla pro danou kategorii a potvrdíme tlačítko Oprava. Opravíme částku v položce Sazba a záznam uložíme.
Kontrola:
1. Přihlášky a odhlášky strávníků respektují v zadaném období nové ceny.
Pozn: Program umožňuje změnit ceny i v období, za které již byla provedena uzávěrka. V případě tohoto požadavku kontaktujte pracoviště horké linky.
6.4 Přidání varného dne
Stručný postup pro přidání varného dne
1. Akce - Doplňkové funkce - Potvrzení rozpisu na den
2. Zadáme datum dne, který chceme do rozpisu přidat. V položce Stav vyplníme O.
3. Záznam uložíme.
Kontrola:
1. Tento den se objeví v databázi Objednávky - Jídelníčky.
2. Na tento den lze přijímat přihlášky.
Pozn.: Pokud vznikne po dodatečném připsání varného dne potřeba přihlásit hromadně všechny strávníky, užijeme k tomu funkci Hromadné přihlášky z menu Akce
.
6.5 Zrušení varného dne
Stručný postup pro zrušení varného dne:
1. Akce - doplňkové funkce - Zablokování dne s odhláškou strávníků
2. Zadáme datum dne, který chceme zrušit. Záznam uložíme.
3. Na dotaz Chcete pro zablokované jídelníčky odhlásit objednávky? odpovíme Ano.
Kontrola:
Na tento den nelze přijímat objednávky (v kalendáři je znak *).
6.6 Změna sazeb za ubytování (školné)
Stručný postup pro změnu sazeb za ubytování (školné)
1. Rejstříky - Kódy ubytování (Školné) - F10 - Oprava
2. Opravíme hodnotu v položce Sazba a záznam uložíme.
Kontrola:
Při zaúčtování předpisu plateb za ubytování (školné) program respektuje změněné sazby.
6.7 Tisk uzávěrkových sestav z minulých měsíců
Občasným požadavkem bývá tisk uzávěrkových sestav za období starší, než je minulý měsíc. Program si ukládá postupně všechny uzávěrky do tabulky Historie uzávěrek, odkud pak čerpá podklady pro tiskové sestavy. Při výběru požadované tiskové sestavy pak stačí pouze zadat období za které potřebujeme tiskové sestavy vytisknout.
Stručný postup pro tisk starých uzávěrkových sestav z předminulého měsíce
1. Akce - Uzávěrkové operace, tisk. sestavy
2. Vybereme požadovanou tiskovou sestavu, zadáme období od prvního do posledního kalendářního dne požadovaného měsíce a záznam uložíme.
3. Sestavu vytiskneme.
6.8 Změna obvyklého způsobu platby strávníka
Stručný postup pro změnu způsobu platby strávníka
1. Akce - Doplňkové funkce - Oprava strávníka
2. Provedeme identifikaci strávníka.
3. V položce Typ platby změníme jeho obvyklý způsob platby.
4. Pokud jsou v závislosti na zvoleném způsobu platby povinné další položky, vyplníme je.
5. Záznam uložíme.
Pozn.: Program sice umožňuje změnu typu platby kdykoliv, ale je vhodné tuto změnu správně načasovat tak, aby se strávník nedostal nechtěně na inkasní platební média.
6.9 Nastavení stravovacích zvyklostí jednoho strávníka
Stravovacími zvyklostmi rozumíme skutečnost, že se strávník v některých dnech pravidelně nestravuje. Stravovací zvyklosti nastavujeme v týdenním intervalu (např. strávník nechodí na jídlo vždy ve středu). Můžeme použít i variantu, že se strávník stravuje pouze v sudých nebo v lichých týdnech.
Stručný postup pro nastavení stravovacích zvyklostí jednoho strávníka
1. Akce - Doplňkové funkce - Oprava strávníka
2. Zadáme strávníka.
3. Na druhé straně karty strávníka potvrdíme tlačítko Stravovací zvyklosti. Zde nastavíme v jednotlivých dnech pro jednotlivé druhy jídel konkrétní stravovací zvyklosti. Blíže o jednotlivých stavech viz v následující kapitole v kroku 4. Rozpis týdne.
4. Uložíme nastavené stravovací zvyklosti.
5. Musíme uložit i kartu strávníka, jinak se nastavené stravovací zvyklosti neuloží.
Pozn.: Takto nastavené stravovací zvyklosti budou platit tak dlouho, pokud je opět v programu nezměníme.
Nastavením stravovacích zvyklostí nezaniká strávníkovi nárok učinit na daný den objednávku stravy. Může si normálně objednávat. Stravovací zvyklosti jsou respektovány při hromadných přihláškách strávníků. Také ovlivňují výši jistiny strávníka, pokud se v jídelně tento způsob výběru peněz používá.
6.10 Hromadné nastavení stravovacích zvyklostí skupině strávníků
Stručný postup pro nastavení stravovacích zvyklostí
1. Rejstříky - Rejstříky strávníků - Filtr
2. Vybereme si jeden z nabízených filtrů, podle kterého určíme skupinu strávníků, kterým budeme stravovací zvyklosti nastavovat.
3. Různé - Nastavení stravovacích zvyklostí
4. Evidenční číslo strávníka neměníme.
Poznámka: Pokud ponecháme číslo 0, stravovací zvyklosti se nastaví těm strávníkům, které jsme si před tím vyfiltrovali. Vyplníme-li číslo strávníka, nastaví se zvyklosti pouze tomuto jednomu strávníkovi.
5. Datum od, Datum do - Raději nevyplňujeme (znemožnili bychom později v programu použít nastavení bez vyplnění data). Necháme-li nevyplněné, stravovací zvyklosti budou platit tak dlouho, než je opět změníme.
6. Rozpis týdne - Zde nastavujeme u jednotlivých druhů jídla a v jednotlivých dnech stravovací zvyklosti strávníka. Záznam uložíme.
Poznámka: K dispozici máme pět různých stavů:
N - nestravuje se
A - stravuje se
S - stravuje se jen v sudém týdnu
L - stravuje se jen v lichém týdnu
X - ponechat původní stav
Stravovací zvyklost můžeme nastavit nejen na určitý den v týdnu, ale i na určitý druh jídla (např. strávník nechce odebírat žádné svačiny po celé stravné období.
7. Vybereme jednu z následujících možností:
Nastavit všem strávníkům - Pokud již existuje nějaké nastavení ve zvoleném období, bude přepsáno novým.
Respektovat existující nastavení - Pokud nějaké nastavení u strávníka ve zvoleném období již existuje, bude zachováno.
Nastavit jen strávníkům bez nastavení - Stravovací zvyklosti se nastaví jen těm strávníkům, kteří ještě žádné nastavení doposud neměli.
8. Následuje tisková sestava s výpisem stravovacích zvyklostí pro jednotlivé strávníky. Tuto sestavu si můžeme prohlédnout, případně vytisknout, nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
9. Na dotaz Zapsat stravovací zvyklosti uvedené v protokolu do stravovacích zvyklostí strávníků? odpovíme Ano.
10. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Takto zapsané stravovací zvyklosti jsou respektovány pro přihlašování na další období.
Nastavením stravovacích zvyklostí nezaniká strávníkovi nárok učinit na daný den objednávku stravy. Může si normálně objednávat. Stravovací zvyklosti jsou respektovány při hromadných přihláškách strávníků a dále v přihlašovacím dialogu pokladny při přihláškách a odhláškách strávníka z menu Akce. Také ovlivňují výši jistiny strávníka, pokud se v jídelně tento způsob výběru peněz používá.
6.11 Společné úhrady za sourozence - zavedení hlavního a vedlejšího plátce
Představme si situaci, kdy se v jídelně stravují dva sourozenci. Pokud platí hotově, nemusí to ještě přinášet žádné komplikace. Ale co když jsou to sporožiroví strávníci nebo strávníci platící bankou? Potom budeme při tvorbě platebních médií (disketa pro Spořitelnu, příkaz k úhradě) zasílat na jeden účet každý měsíc dva příkazy k úhradě. To rodičům nemusí vždy vyhovovat. Proto můžeme u těchto sourozenců určit jednoho z nich, kterému budeme účtovat spotřebu za oba sourozence. Toto nastavení je velice jednoduché a nepřináší to pro nás vůbec žádné komplikace. Než si ukážeme, jak v programu hlavního a vedlejšího plátce definujeme, přesně si vysvětlíme významy obou pojmů:
Hlavní plátce - Předem určený sourozenec, přes kterého se budou realizovat platby ostatních sourozenců při tvorbě platebních médií. Vybíráme nejmladšího.
Vedlejší plátce - Sourozenec, jehož spotřeba bude hrazena z účtu hlavního plátce.
Zde je potřeba zdůraznit mechanismus převodu částek mezi hlavním a vedlejším plátcem. Je velmi jednoduchý. Všichni zainteresovaní strávníci se chovají v programu jako samostatní plátci, ovšem v přihláškách a odhláškách každého z nich je vidět celkový stav konta všech plátců dohromady. Uzávěrka pak spočítá spotřebu opět každému sourozenci samostatně. Při tvorbě platebních médií (Disketa pro spořitelnu, HPKÚ, apod.) dojde ke sloučení položky k platbě. Po připsání plateb na náš účet pak spustíme funkci pro vyrovnání kont strávníků-společných plátců. Funkce se nachází v Akce - Funkce z plateb - Vyrovnání kont společných plátců.
Naším úkolem je určit, kdo ze sourozenců bude hlavním a kdo vedlejším plátcem. Nyní si již můžeme předvést stručný postup, jak to v programu provedeme.
Stručný postup pro zavedení hlavního a vedlejšího plátce:
I. Definice hlavního plátce:
1. Akce - Doplňkové funkce - Oprava strávníka
Vysvětlení: Vyhledáme si strávníka, kterého budeme chtít označit jako hlavního plátce. Vybereme nejmladšího ze sourozenců.
2. V položce Čís. plátce vyplníme stejné číslo, jako je Evidenční číslo strávníka, kterého jsme si vyhledali. Tento strávník má tedy v obou položkách stejné (svoje) číslo.
3. Evidenční číslo strávníka-hlavního plátce si poznamenáme.
4. Záznam uložíme.
II. Definice vedlejších plátců:
5. Akce - Doplňkové funkce - Oprava strávníka
Vysvětlení: Vyhledáme si strávníka, kterého budeme chtít označit jako vedlejšího plátce.
6. V položce Čís. plátce vyplníme poznamenané číslo hlavního plátce. Tento strávník má tedy různá čísla v položkách Evid. číslo (svoje) a Čís. plátce (svého sourozence - hlavního plátce).
7. Záznam uložíme.
8. Body 5. až 7. provedeme u všech u všech sourozenců hlavního plátce.
Program bude toto nastavení respektovat při tvorbě platebního média. V příkladových datech je systém hlavního a vedlejšího plátce zaveden u sourozenců Vonásků, kde hlavním plátcem je Jiří.
6.12 Změna stavu jídelníčku
V databázi jídelníčků (Objednávky - Jídelníčky) vidíme v prvním sloupci s názvem S jedno z písmen, jejichž význam je vysvětlen níže. Tomuto označení se v programu říká Stav jídelníčku. Tyto stavy jídelníčků jsou důležité pro správný chod programu. Jejich nastavení kontroluje a provádí program sám. Stav jídelníčku můžeme sami měnit, abychom mohli s jídelníčkem dále pracovat. Ještě než si ukážeme postup pro změnu stavu jídelníčku, vysvětlíme si významy jednotlivých stavů:
P - Připraveno - Dny jsou zatím připraveny a je u nich možno měnit sazby i omezení objednávek nebo je i smazat a opakovaně vytvořit.
O - Objednávání - Dny, na něž je povoleno objednávání, lze přijímat přihlášky či odhlášky strávníků. Tyto dny již není možné zrušit, pokud jsou na ně přijaty nějaké objednávky.
N - Objednávání na vyžádání - Dny, na něž lze přijímat přihlášky či odhlášky pouze v kanceláři u obsluhy počítače. Využití nalezne např. při nahodilých sobotních akcích apod.
D - Pozdní objednávání - V takto označených dnech lze provádět výměnu přihlášky či odhlášky vzájemně mezi strávníky. (Připraveno pro budoucí verze).
V - Výdej stravy - Den výdeje stravy.
M - Minulost - Přihlášky a odhlášky již nejsou povoleny.
Z - Zavřít - Zavřené dny. V těchto dnech by se již neměly provádět žádné změny, neboť tyto dny jsou připraveny pro provedení řádné uzávěrky.
U - Uzavřeno - Dny, na které byla již provedena uzávěrka. Opět by se na takto označené dny neměly provádět žádné změny. Tyto změny se již v uzávěrce neprojeví.
Stručný postup pro změnu stavu jídelníčku
1. Akce - Doplňkové funkce - Změna stavu v období
2. Zadáme období, ve kterém chceme změnit stav jídelníčku.
3. V položce Stav vyplníme požadovaný stav. Záznam uložíme.
6.13 Storno omylem zapsané platby
Někdy se nám podaří do databáze platby zapsat omylem platbu, která sem buď vůbec nepatří, nebo není zapsána ve správné výši. K jejímu zrušení slouží v programu funkce Storno platby.
Stručný postup pro stornování omylem zapsané platby
1. Objednávky - Platby
2. Vyhledáme omylem zapsanou platbu.
3. F10 - Různé - Storno aktuálního záznamu
Upozornění: V tomto bodě musíme mít jistotu, že volíme opravdu funkci Storno aktuálního záznamu. Mylné zvolení jiné funkce může mít nepříjemné následky!
4. Objeví se tabulka Storno platby, kde je uveden datum pro zápis tohoto storna vybrané platby. Program nabízí datum, se kterým byla původní platba zapsána. Záznam uložíme.
Upozornění: Pokud se jedná o platbu z uzavřeného období, program nás nenechá zapsat storno platby do tohoto období. Chceme-li zaznamenat storno platby do uzavřeného období, musíme nejdříve zrušit uzávěrku, provést storno platby a provést uzávěrku ještě jednou.
V databázi Platby se objeví nový záznam na původní částku, ovšem s opačným znaménkem. Tím je platba stornována.
Kontrola:
Strávník má v odhláškách a přihláškách zobrazen původní stav konta.
6.14 Rušení uzávěrky
V některých situacích jsme nuceni v programu zrušit již provedené uzávěrky. Mohou nás k tomu vést různé důvody, například chybně zapsané platby strávníků, nezapsané odhlášky strávníků, zpětná změna ceny jídla, atd. Rušení provedených uzávěrek je velmi jednoduché, nicméně doporučujeme provést před touto akcí zálohu dat.
Stručný postup pro rušení minulé uzávěrky:
1. Provedeme si zálohu dat.
2. Objednávky - Uzávěrky - Různé - Rušení uzávěrek
3. Program sám vyhledá možné období pro rušení uzávěrek a nabídne zjištěná kalendářní data pro rušení. Data změníme nebo rovnou potvrdíme klávesou Enter.
4. Objeví se tabulka s upozorněním. Pozorně si přečteme text. V programu je standardně nastaveno, že se do archivu přesouvají data tři měsíce stará. Pokud rušíme uzávěrky, které nejsou starší, než tři měsíce, potvrdíme Ano. pokud potřebujeme zrušit starší uzávěrku. potvrdíme Ne a požádáme o pomoc pracoviště horké linky.
Potvrzením tlačítka Ano dojde ke zrušení uzávěrek dle zadaného období. Nyní máme možnost provést úpravy a poté pokračovat provedením řádné uzávěrky za požadované období.
Pozn.: Důvodem k rušení měsíční uzávěrky bývají dodatečně zjištěné nedostatky v záznamech strávníků (dodatečná přihláška či odhláška strávníka, storno omylem provedené platby atd.). Pokud před zrušením uzávěrky provedeme nějaké zásadní změny v systému (rušení strávníků, změny kategorií, změny cenových skupin, atd.) dostaneme po novém provedení uzávěrky zcela odlišné výsledky.
6.15 Změna kategorií dle věku strávníka
Strávníci jsou zařazováni do kategorií podle věku, kterého dosáhnou v příslušném školním roce dle bodů 1 až 4 přílohy č. 2 k vyhlášce 107/2005 Sb.( tj. 3 - 6 let, 7 - 10 let, 11 - 14 let, nad 15 let).
Stručný postup pro přiřazení strávníků do odpovídajících kategorií dle věku
1. Provedeme si zálohu dat.
2.V Kategoriích vyplníme položku Věkové hranice pro kategorii (např. 3 - 6 let): Rejstříky Kategorie - tlačítko Oprava, po vyplnění uložíme.
3. Pokud jsme dosud nějakou věkovou skupinu nestravovali (typicky skupina 7-10 let v MŠ), je potřeba pro ni nejprve vytvořit novou kategorii a cenovou skupinu: Rejstříky - Kategorie - tlačítko Nový ( viz. kapitola 7. Kategorie, cenové skupiny)
4. V Rejstříku strávníků vyplníme každému "dětskému" strávníku datum narození: Rejstříky Rejstřík strávníků - tlačítko Oprava, po vyplnění uložíme.
5. Vybereme strávníky v jednotlivých věkových skupinách: Rejstříky - Rejstřík strávníků - Filtr -Věk strávníka, kde zadáme požadovaný věkový rozsah (např. 7-10 let) a vyplníme období školního roku, na který chceme změnu kategorií provádět (obvykle od 1.září do 31. srpna následujícího roku ).
6. Vyfiltrovaným strávníkům přiřadíme odpovídající kategorii pomocí volby Posun kategorií: Rejstříky - Rejstřík strávníků - Ruzné - Posun kategorií (viz. kapitola 5.14.3.). Strávníkům můžeme kategorii měnit i individuálně zároveň se zápisem data narození (bod 3.):
7. Opakujeme body 5.a 6. pro další věkovou skupinu.
8. Zkontrolujeme správnost přiřazení strávníků do kategorií dle věku pomocí tiskové sestavy Kontrola kategorií dle věku: Rejstříky - Rejstřík strávníků - Tisk - Kontrola kateg. dle věku strávníků ( předpokladem k úspěšné kontrole je vyplnění položky Věkové hranice pro kategorii - viz. bod 1.). Do položky Datum vyplníme den, ke kterému chceme, aby proběhla kontrola. (Připravujeme-li si data pro další školní rok, musíme vyplnit datum dne v příštím školním roce)
Pozn. Změnu kategorií je vhodné provádět např. o hlavních prázdninách, kdy nepotřebujeme se strávníkem pracovat ve dvou měsících zároveň. Po změně kategorií se nedoporučuje rušit uzávěrky z předcházejících období.