Zpět na OBSAH

1. Úvod

1.1 Slovo úvodem

1.2 Systém Pro-VIS

1.3 Vymezení rozsahu učebnice

1.4 Požadavky na obsluhu

1.5 Horká linka a školení

1.6 Požadavky na výpočetní techniku

1.7 Registrace programu

1.8 Jak studovat tuto učebnici

1.9 Koupili jsme novou verzi programu - upgrade

1.10 Zavedení programu do provozu

1.11 Úrovně programu Stravné

Zpět na seznam kapitol

1. Úvod

Ti uživatelé, kteří již nastudovali jiný program firmy Veřejná informační služba, spol. s r.o. (dále jen VIS) ve verzi pro Windows, mohou zahájit studium až od kapitoly 3. Základní činnosti. Kapitola 1 a 2 obsahuje důležité informace pro nové uživatele programu, ale platí obecně pro všechny programy od naší firmy. Ti uživatelé, kteří si program Stravné 4.x zakoupili jako upgrade na starší verze programu Stravné, nechť si také prostudují úvodní dvě kapitoly a seznámí se tak s odlišnostmi v ovládání nového programu oproti programu starému. Jak postupovat při instalaci nového programu přes program starý (tzv. upgrade) je popsáno v kap. 1.9 Koupili jsme novou verzi programu - upgrade.

Zpět na seznam kapitol

1.1 Slovo úvodem

Zakoupili jste program Stravné od firmy VIS, čímž jste se stali členy rozsáhlé rodiny uživatelů našich programů. V současné době naše firma pečuje o více než 3 000 zákazníků po celé republice, od drobných uživatelů, až po obrovská zařízení s celodenním stravováním a s komplikovaným provozem.

Máme pro vás připraven rozsáhlý zákaznický servis jako samozřejmou službu našim zákazníkům. Součástí programu je kupon na bezplatné školení. Každý pracovní den od osmi hodin ráno do pěti hodin odpoledne je vám k dispozici tzv. "horká linka", kde po telefonu řešíme vaše dotazy k našim programům. Samozřejmou součástí zákaznického servisu jsou i výjezdy našich techniků přímo k zákazníkovi, pokud o to požádá. Dvakrát ročně zasíláme bezplatně všem uživatelům Zákaznický zpravodaj, který poskytuje rady a pokyny pro práci s našimi programy. Další novinky se můžete dozvědět na internetových stránkách naší firmy www.visplzen.cz, kde poskytujeme nejnovější informace k našim produktům a službám.

Tato učebnice popisuje program Stravné s přídavným modulem Denní objednávky. Vzhledem k rozsahu, složitosti a množství variant použití programu nelze učebnici považovat za kuchařku, na základě které stačí plnit jasné pokyny k dosažení cíle zákazníka. Je to příručka, která objasňuje základní pojmy a ukazuje nejběžnější postupy použití programu v zařízeních, kde se vaří na základě předem objednané stravy.

V textu této učebnice popisujeme, jakým způsobem postupovat při zavedení programu Stravné do provozu. V těch provozovnách, kde je třeba rozjet systém v krátkém čase a obsluha nemá čas na experimenty a učení, doporučujeme využít placenou asistenci firmy VIS přímo na pracovišti zákazníka. Tu lze dohodnout od zcela minimálního rozsahu několika cca hodinových konzultací až po komplexní službu, spočívající v úplném zavedení systému v organizaci, zaškolení obsluhy a předání zákazníkovi v okamžiku zavedeného rutinního provozu. Tato poslední alternativa je samozřejmě finančně nákladná a značně převyšuje cenu dodaného programu.

Chceme ubezpečit všechny naše zákazníky, kteří se rozhodli použít tento program, že jsme připraveni jim pomoci, když se dostanou do nesnází. Jsme připraveni upravit části programu přesně podle jejich požadavků a též tento program dále rozvíjet a zdokonalovat tak, aby si mohli po nějaké době zakoupit dokonalejší verzi za zlomek nákladů, které firma VIS do vývoje vkládá.

Zpět na seznam kapitol

1.2 Systém ProVIS

Součástí dodávky SW od firmy VIS je i příručka pro ovládání Systém ProVIS pro Windows. Tato příručka popisuje obecné vlastnosti ovládání programů od firmy VIS. Tento návod je dodáván v elektronické podobě na ve formě souboru ProVIS.HTM. Po standardní instalaci programu (viz kap. 2.2 Instalace programu) se tento soubor nachází též ve složce C:\Vis\Provis\Navody\X-provis\p rovis\Provis.htm. Tento soubor si otevřeme tak, že spustíme internetový prohlížeč nainstalovaný na vašem počítači, zvolíme v hlavním menu prohlížeče položku Soubor, v podmenu, které se takto rozbalí, zvolíme položku Otevřít. Zde zadáme do položky Otevřít (spustit apod. - záleží na verzi vašeho prohlížeče) jednu z výše uvedených specifikací umístění souboru a potvrdíme tlačítko OK (můžeme též použít položku Procházet a soubor ProVIS.HTM vyhledat ručně). V otevřeném souboru se pak pohybujeme pomocí myši nebo ovládacích kláves pro pohyb.

Návod lze samozřejmě též spustit přímo z programu. Nachází se v horním menu v položce P rogram. Zde zvolíme položku Dokumentace. V dalším seznamu vybereme položku ProVIS.

Budeme-li v této publikaci popisovat některé obecné vlastnosti či postupy, budeme se odkazovat právě na tento soubor, a to tak, že v textu napíšeme název souboru s názvem kapitoly.

Př.: ProVIS.HTM, kap. 2.2 ovládací klávesy

Zpět na seznam kapitol

1.3 Vymezení rozsahu učebnice

Tato příručka je určena k používání programu Stravné v mnoha typech jídelen. Od jednoduchých provozů, kde se vaří jedno jídlo denně, až po provozy s celodenním stravováním. Učebnice je určena k řádnému užívání programu Stravné 4.x pro typického zákazníka následujících parametrů:

- školní jídelna při domově mládeže

- vaří tři druhy obědů, snídani a večeři

- stravuje mladší žáky, starší žáky, učitele a cizí strávníky

- peníze vybírá hotově, sporožirem, z běžných účtů, složenkou, na fakturu a srážkou ze mzdy

- hotově vybírá dle skutečných přihlášek, ev. vyšší zálohu

- z běžných účtů platí strávníci zálohy v libovolné výši

- faktura a srážka ze mzdy se provádí po skončení měsíce na základě skutečně projedené stravy

- vybírá poplatky za školné a ubytování

- po skončení školního roku jídelna vrací strávníkům přeplatky za neprojedenou stravu

- sporožirové strávníky přihlašuje ke stravování automaticky

- výdej stravy provádí systémem kreditních karet s 1 výdejním místem

- používá objednací místo na následující den nebo objednací box ON LINE

- používá tiskárnu pokladních dokladů

Tuto učebnici může použít jídelna, která splňuje výše uvedené parametry nebo některé parametry nevyužívá (např. vaří jen jeden druh oběda, nepoužívá složenky, nepoužívá kreditní karty) nebo některé parametry drobně modifikuje tak, že zjevně nedojde ke změně postupů užití (např. místo cizích strávníků stravuje školské důchodce). V ostatních případech nesmí uživatel tuto učebnici mechanicky převzít, ale musí objednat její modifikaci u autorizovaného pracoviště firmy VIS. Pouze při splnění těchto podmínek garantuje firma VIS zákazníkovi, že program užívaný v souladu s tímto či modifikovaným textem na doporučené výpočetní technice, s doporučeným operačním systémem a s doporučenou konfigurací programu dle příkladových dat, bude bezchybně plnit funkce popsané v tomto textu.

Učebnice neobsahuje postupy, kterými lze program konfigurovat na modifikované užití v případě jiného zadání.

Zpět na seznam kapitol

1.4 Požadavky na obsluhu

Příručka je určena uživatelům, kteří úspěšně absolvovali základní školení k užívání výpočetní techniky a používaného operačního systému. Tato školení provádějí nejrůznější místní firmy a školicí střediska ve většině měst ČR.

Uživatel musí umět počítač správně zapnout a vypnout, spouštět a ukončovat instalované aplikační programy. Musí znát rozložení kláves na klávesnici a umět na klávesnici volit též speciální znaky (např. @ # $ & * _ \ atd.) a běžné kombinace znaků a speciálních kláves (např. CAPS, ALT, CTRL, SHIFT atd.). Musí též umět vložit a vyjmout disketu a obsluhovat svoji tiskárnu. Je také vhodné, aby uživatel uměl zkontrolovat řádné připojení všech kabelů.

Pro správné pochopení dalšího textu je třeba, aby obsluha zvládla základy a společné principy ovládání programů VIS, které jsou podrobně popsány v příručce pro ovládání, viz ProVIS.HTM. Není třeba se zaleknout rozsahu tohoto textu. Stačí nastudovat a v praxi si vyzkoušet vyvolání volby, prohlížení tabulek pomocí "Browsu", zápis dat do formuláře a tisk sestav, tj. přibližně obsah kapitoly 2., 3. a 6. K ostatním částem návodu Pro-VIS je pak možno se postupně vracet jen v případě potřeby a vždy tam, kde na něj odkazuje text návodu.

Zda jsou znalosti čtenáře v tomto směru dostatečné, si lze ověřit na jednoduchém pokusu, pokud je program Stravné na počítači nainstalován. Spusťte program Stravné na vašem počítači a pokuste se bez dalších pokynů zapsat několik obchodních partnerů do Adresáře subjektů. Pokud vám tento úkol nedělal potíže, měla by být tato příručka pro vás srozumitelná. V opačném případě je třeba úvodní proškolení, které vám může poskytnout místní firma, učitel výpočetní techniky nebo známý.

Zpět na seznam kapitol

1.5 Horká linka a školení

Pokud přece jen bude text v některé části pro uživatele nesrozumitelný, může zavolat na horkou linku firmě VIS. Přitom musí mít spuštěný studovaný program a při ruce tento text. Musí znát své zákaznické číslo a verzi programu. Prosíme uživatele o pochopení, že horká linka slouží pouze k drobným a ojedinělým dotazům v případě, že uživatel není schopen dle uvedených postupů pokračovat dál. Určitě nemůže nahradit samostatné studium uživatele a ani nemůže být školením po telefonu. Další podrobnosti naleznete na internetové adrese www.visplzen.cz v sekci Zákaznická podpora.

Prostřednictvím horké linky poskytuje firma VIS plnohodnotný servis, který nahrazuje výjezd technika VIS k zákazníkovi. Značně tím šetříme finanční prostředky zákazníka a zkracujeme reakční dobu na vyřešení problému. Služba telefonického servisu je hrazená podle aktuálního ceníku a podle uzavřené servisní smlouvy. Více podrobností naleznete ve Všeoobecných dodacích podmínkách, zveřejněných na internetové adrese www.visplzen.cz v sekci Zákaznická podpora.

Pokud uživatel nashromáždí více dotazů a nejasností s užitím programu, je to vhodná doba pro účast na společné bezplatné konzultaci v sídle firmy VIS. Informace o termínech a další podrobnosti naleznete na internetové adrese www.visplzen.cz v sekci Produkty.

Zpět na seznam kapitol

1.6 Požadavky na výpočetní techniku

Splnění těchto požadavků je základním předpokladem pro bezproblémový chod našich programů. Pokud si v této oblasti nejste příliš jisti, obraťte se na někoho ve svém okolí (učitel výpočetní techniky, informatik na MÚ, váš známý atd.) a požádejte jej o radu či o pomoc. Informace o požadavcích najdete v příručce pro ovládání.

Viz ProVIS.HTM, kap.1.1 Požadavky na počítač.

Zpět na seznam kapitol

1.7 Registrace programu

Každá instalace (nová, opakovaná) vyžaduje povinnou registraci programu. V praxi to znamená vyplnit do registračního formuláře v programu Sériové a Aplikační číslo, které je napsáno na instalačních disketách, registrační formulář vytisknout a poslat do sídla firmy v Plzni. Odtud zašleme zpět potvrzení o legálním provozování programu společně s registračním číslem, které si zákazník doplní do svého programu. Postup, jak se v programu na registrační formulář dostaneme a jak program zaregistrujeme, je popsán v příručce pro ovládání: ProVIS.HTM, kap.1.4 Registrace programu.

Na nezaregistrovaném programu je možné normálně pracovat. Žádná funkce programu není zablokována ani omezena. Program však hlídá dobu uplynulou od instalace a stále častěji nás upozorňuje na fakt, že ještě není provedena registrace.

Prosíme zákazníky o pochopení, že omezení vyplývající z povinné registrace není namířeno proti nim, ale proti nelegálním uživatelům, a v konečném důsledku jim přináší nepřímé výhody v podobě nižších cen.

Zpět na seznam kapitol

1.8 Jak studovat tuto učebnici

Text je rozdělen do několika kapitol a podkapitol, které jsou členěny do logického sledu práce s programem Stravné. Nejdříve jsou vysvětleny obecné principy práce s tímto textem, tedy popis, jak budeme co v učebnici označovat. Dále je zde popis důležitých kláves a popis nejběžnějších obecných pracovních postupů (používání pomocných databází, filtr, vyhledávání, ukládání atd.). Poté se naučíme provádět základní operace s programem, tedy principy práce se strávníkem, potvrzování rozpisu, přihlášky a odhlášky strávníků atd. Další kapitoly popisují obecné měsíční postupy v programu. Součástí je i kapitola, která popisuje menu Akce, ze kterého budeme provádět naprostou většinu činností v programu. Dále zde najdeme kapitolu, kde jsou vyřešeny některé typické požadavky zákazníka v průběhu školního roku, a dále kapitolu, kde jsou uvedeny provozní cykly jídelny s ohledem na způsob výběru peněz od strávníků. V závěru návodu je popsán postup pro ostré zavedení programu do provozu.

Pro bezproblémové užití programu je tedy nutné:

1. Podrobně prostudovat učebnici a seznámit se s možnostmi programu na příkladu dat.

2. Zúčastnit se základního školení na bezplatný kupon v sídle firmy VIS.

3. V souladu s textem učebnice zahájit rutinní provoz.

4. V případě jakýchkoliv potíží a neobvyklých situací I HNED využít bezplatnou horkou linku nebo placenou asistenci u zákazníka. Jedině tak se předejde větším následným škodám.

5. Pravidelně provádět doporučené kontroly dat a zjištěné rozpory ihned řešit.

6. Pravidelně provádět zálohy dat na diskety. Zálohy provádět denně či po větším objemu vložených dat.

Konkrétní postup zavedení programu je uveden v kap. 2.10 Zavedení programu do provozu.

Zpět na seznam kapitol

1.9 Koupili jsme novou verzi programu - upgrade

Při převodu dat z programu programu CStravné 2.54, Stravné 3.xx a Stravné 4.1 upozorňujeme na nutnost asistovaného převodu dat do programu Stravné 4.x. Obraťte se na pracoviště horké linky se žádostí o tuto asistenci. Upozorňujeme, že tato asistence je placená dle aktuálního ceníku.

Při převodu dat ze starších verzí programu nezaručují autoři programu plnou funkčnost menu Akce.

Zpět na seznam kapitol

1.10 Zavedení programu do provozu

Program Stravné lze zavést do ostrého provozu jídelny několika způsoby. Tyto způsoby se mezi sebou liší jednak časovou náročností, jednak náročností finanční. Není problém zavést program v jídelně v jednom dni, kdy se program nainstaluje, obsluha se za pomoci technika naší firmy naučí jeho základní ovládání, nastaví se konfigurace programu přesně podle potřeb provozu jídelny a technik neodjede dříve, než se přesvědčí, že obsluha umí program ovládat tak, že se může přejít rovnou k ostrému provozu. Ovšem tato varianta placené asistence je tak finančně náročná, že by mohla i překročit samotnou cenu programu. Dalším extrémem je zavedení programu bez jakékoliv asistence pracovníka firmy VIS. Tato varianta však vyžaduje od uživatele značné znalosti programu Stravné.4x a dané problematiky kolem zavedení programu do provozu.

Z těchto důvodů je vypracován postup zavedení programu do ostrého provozu, který je kompromisem mezi výše uvedenými variantami. Uživatel vloží velký kus své práce do samostudia, zúčastní se bezplatného školení poskytovaného spolu s programem a investuje, s ohledem na cenu programu, odpovídající částku na placenou asistenci technika, s jehož pomocí doupraví konfiguraci programu přesně podle přání uživatele.

Postup zavedení programu Stravné.4x do provozu:

1. Instalace programu

kap. 2.2 Instalace programu

2. Načtení příkladu dat

kap. 2.3 Načtení příkladu dat

3. Ovládání programu

kap. 2.5 Ovládání programu

kap. 2.6 Základní funkce pro práci s tabulkou

kap. 2.8 Tisk z tabulek

4. Nácvik základních operací na příkladu dat

kap. 3. Stravné - základní činnosti

5. Školení na kupon

Ke každému programu je dodáván kupon na bezplatné školení v některém středisku firmy VIS. Na podrobnosti a termíny se lze telefonicky informovat ve středisku firmy.

6. Konfigurace programu podle potřeb provozu jídelny.

kap. 8. Zavedení programu do provozu

Pokud budete se zavedením programu do provozu chtít pomoci, obraťte se na pracoviště horké linky se žádostí o asistenci. Upozorňujeme, že tato asistence je placená dle aktuálního ceníku.

Zpět na seznam kapitol

1.11 Úrovně a funkčnost programu Stravné

Program Stravné je dodáván ve dvou úrovních: ú roveň 1 a ú roveň 4. Číselné vyjádření jednotlivých úrovní vyjadřuje stupeň tzv. přístupových práv uživatele k některým funkcím a tabulkám programu. Znamená to, že některé funkce a tabulky programu jsou před uživatelem skryté nebo jen částečně přístupné. Neznamená to však, že by uživatel nemohl provádět běžné denní a měsíční operace bez obvyklého uživatelského přístupu je svým datům. Program je naopak sestaven tak, aby jeho ovládání bylo pro uživatele co nejjednodušší. Veškeré denní a měsíční operace se provádějí pomocí tlačítek na ploše programu přesně přesně podle pokynů popsaných v tomto manuálu. Nasazením přístupových práv je tak uživatel ochráněn před nadstandardními funkcemi programu, bez kterých se při běžném provozu snadno obejdou.

V dalším textu této kapitoly uvádíme rozsah základních funkcí obou úrovní programu Stravné. Základní funkčnost obou variant programů je velmi podobná. Proto nejdříve popisujeme funkčnost programu Stravné - úroveň 1 a v popisu programu Stravné - úroveň 4 uvádíme pouze ty rozšiřující prvky, o které je program Stravné - úroveň 4 obohacen. Jinými slovy: popis pro Stravné - úroveň 4 říká, které funkce v programu Stravné - úroveň 1 nenalezneme.

Jestliže uživatel programu Stravné - úroveň 1 zjistí, že by nutně potřeboval rozšířit funkčnost programu o chybějící funkce, lze kdykoliv později toto rozšíření dokoupit. Jednak lze rozšířit program Strané - úroveň 1 na úroveň 4, a jednak lze obě varianty programu Stravné rozšířit na program Stravné, který neobsahuje žádná omezení přístupu k funkcím a k tabulkám programu (nebo obsahuje jen omezení nutná z bezpečnostních důvodů). V tom případě se obraťte na obchodní oddělení firmy VIS s požadavkem na sestavení cenové kalkulace.

Funkčnost programu Stravné - úroveň 1

Základní funkčnost programu Stravné lze charakterizovat takto:

- evidence strávníků jednotlivých i vícenásobných (podniky)

- rozdělení strávníků do kategorií podle společných vlastností:

typ platby

skupina normování

režim stravování

dotace na stravování

- možnost tisknout za každou kategorii měsíční přehledy o průběhu stravování

- platby v hotovosti s možností tisku pokladního dokladu, srážkou ze mzdy, fakturou a hromadnými příkazy bankám

- evidence školného, poplatku za ubytování a jiných plateb

- samostatný tisk faktur za dotace (FKSP apod.)

- možnost opakovaného odvolání měsíční uzávěrky

- evidence objednávek a plateb strávníků včetně data a času každé operace

- tisk pokladní knihy s denními i měsíčními obraty

- tisk pokladních dokladů (pro hotovostní platby) s podrobným rozpisem objednané stravy

- export počtů strávníků do modulu Normování

- přesné nastavení stravovacích zvyklostí konkrétního strávníka (sudé a liché týdny, výběr nestravných dnů v týdnu, pravidelné vynechávání jídel)

- možnost hromadných přihlášek i odhlášek strávníků po libovolných skupinách

Funkčnost programu Stravné - úroveň 4

Funkčnost programu Stravné - úroveň 4 vychází ze základní funkčnosti programu Stravné - úroveň 1 rozšířenou o následující funkce:

- možnost instalovat zakázkové úpravy

- uživatel má možnost přizpůsobit systém svým potřebám a požadavkům:

- podoba menu programu:

lze definovat novou uživatelskou tiskovou sestavu

lze definovat nový uživatelský index (nástroje pro seřazení záznamů v tabulkách)

lze naprogramovat nový uživatelský index a hledání (zdokonalit nástroje pro orientaci v tabulkách programu)

- podoba tabulek:

možnost změny písma, barvy, velikosti, apod.

možnost definovat různé zobrazení některých záznamů v tabulce podle určité podmínky (např. označit červeně strávníky s evidenčním číslem větším než je zadaná hodnota, apod.)

- denní kontrola stavu kont s možností odhlášení neplatičů

- kontrola přihlášení více druhů v chodu (kontrola duplicitních objednávek)

- přehlášení objednávek z druhu na druh, např. při nízkém stavu objednávek určitého druhu jídla

Pokračovat další kapitolou