Veřejná informační služba, spol. s r.o.
Farského 14, 326 00 Plzeň
verze 4.47
příručka pro ovládání
Vladimír Cimler, říjen 2010
Návod je optimalizován pro prohlížeč Microsoft Internet Eplorer.
Návod ve formátu PDF naleznete zde. Viz též kap. 2.11 Postup pro tisk návodu ve formátu PDF.
Toto je návod pro Stravné 4.47. Novinky od verze programu Stravné 4.46 a starších naleznete zde.
2. První kroky s programem Stravné
3. Stravné - základní činnosti
8. Zavedení programu do provozu
11. Bezstravenkový systém, identifikační média
15. Účtování stravného a hospodaření s potravinami
16. Modul Plátce DPH v programu Stravné
20. Návod pro MŠ - Zpětné zpracování
1.5 Horká linka, telefonický servis, školení
1.6 Požadavky na výpočetní techniku
1.8 Popis jednotlivých kapitol
1.9 Jak postupovat při studiu a užívání programu
1.10 Ovládání návodu, vyhledávání pojmů
1.11 Koupili jsme novou verzi programu - upgrade
1. Úvod
Ti uživatelé, kteří již nastudovali jiný program firmy Veřejná informační služba, spol. s r.o. (dále jen VIS) ve verzi pro Windows, mohou zahájit studium až od kapitoly 3. Základní činnosti. Kapitola 1 a 2 obsahuje důležité informace pro nové uživatele programu, ale platí obecně pro všechny programy od naší firmy. Ti uživatelé, kteří si program Stravné 4.x zakoupili jako upgrade na starší verze programu Stravné, nechť si také prostudují úvodní dvě kapitoly a seznámí se tak s odlišnostmi v ovládání nového programu oproti programu starému. Jak postupovat při instalaci nového programu přes program starý (tzv. upgrade) je popsáno v kap. 1.11 Koupili jsme novou verzi programu - upgrade.
1.1 Slovo úvodem
Zakoupili jste program Stravné od firmy VIS, čímž jste se stali členy rozsáhlé rodiny uživatelů našich programů. V současné době naše firma pečuje o více než 3 000 zákazníků po celé republice, od drobných uživatelů, až po obrovská zařízení s celodenním stravováním a s komplikovaným provozem.
Máme pro vás připraven rozsáhlý zákaznický servis jako samozřejmou službu našim zákazníkům. Součástí programu je kupon na hromadné školení ve firmě VIS. Každý pracovní den od osmi hodin ráno do pěti hodin odpoledne je vám k dispozici tzv. "horká linka", kde po telefonu řešíme vaše dotazy k našim programům. Samozřejmou součástí zákaznického servisu jsou i výjezdy našich techniků přímo k zákazníkovi, pokud o to požádá. Dvakrát ročně zasíláme bezplatně všem uživatelům Zákaznický zpravodaj, který poskytuje rady a pokyny pro práci s našimi programy. Další novinky se můžete dozvědět na internetových stránkách naší firmy www.visplzen.cz, kde poskytujeme nejnovější informace k našim produktům a službám.
Tato učebnice popisuje program Stravné s přídavným modulem Denní objednávky. Vzhledem k rozsahu a množství variant použití programu nelze učebnici považovat za kuchařku, na základě které stačí plnit jasné pokyny k dosažení cíle zákazníka. Je to příručka, která objasňuje základní pojmy a ukazuje nejběžnější postupy použití programu v zařízeních, kde se vaří na základě předem objednané stravy.
V textu této učebnice popisujeme, jakým způsobem postupovat při zavedení programu Stravné do provozu. V těch provozovnách, kde je třeba rozjet systém v krátkém čase a obsluha nemá čas na experimenty a učení, doporučujeme využít placenou asistenci firmy VIS přímo na pracovišti zákazníka. Tu lze dohodnout od zcela minimálního rozsahu několika cca hodinových konzultací až po komplexní službu, spočívající v úplném zavedení systému v organizaci, zaškolení obsluhy a předání zákazníkovi v okamžiku zavedeného rutinního provozu. Tato poslední alternativa je samozřejmě finančně nákladná a značně převyšuje cenu dodaného programu.
Chceme ubezpečit všechny naše zákazníky, kteří se rozhodli použít tento program, že jsme připraveni jim pomoci, když se dostanou do nesnází. Jsme připraveni upravit části programu přesně podle jejich požadavků a též tento program dále rozvíjet a zdokonalovat tak, aby si mohli po nějaké době zakoupit dokonalejší verzi za zlomek nákladů, které firma VIS do vývoje vkládá.
1.2 Systém ProVIS
Součástí dodávky SW od firmy VIS je i příručka pro ovládání Systém ProVIS pro Windows. Tato příručka popisuje obecné vlastnosti ovládání programů od firmy VIS. Tento návod je dodáván v elektronické podobě na ve formě souboru ProVIS.HTM.
Tento soubor se nachází:
1. Na instalačním CD v sekci Dokumentace - ProVIS - ProVIS 1.5x - ProVIS-Příručko pro ovládání (ve volbě ProVIS 1.5x volíme obvykle nejvyšší verzi).
2. Návod lze samozřejmě též spustit přímo z programu. Nachází se v horním menu v položce Program. Zde zvolíme položku Dokumentace. V dalším seznamu vybereme položku ProVIS.
3. Po standardní instalaci programu (viz kap. 2.2 Instalace programu) se tento soubor nachází též ve složce C:\Vis\Provis\Navody\X-provis\Provis\Provis.htm.
Budeme-li v této publikaci popisovat některé obecné vlastnosti či postupy, budeme se odkazovat právě na tento soubor, a to tak, že v textu napíšeme název souboru s názvem kapitoly.
Př.: ProVIS.HTM, kap. 2.2 ovládací klávesy
1.3 Vymezení rozsahu učebnice
Tato příručka je určena k používání programu Stravné v mnoha typech jídelen. Od jednoduchých provozů, kde se vaří jedno jídlo denně, až po provozy s celodenním stravováním. Učebnice je určena k řádnému užívání programu Stravné 4.x pro typického zákazníka následujících parametrů:
- školní jídelna při domově mládeže
- vaří tři druhy obědů, snídani a večeři
- stravuje mladší žáky, starší žáky, učitele a cizí strávníky
- peníze vybírá hotově, sporožirem, z běžných účtů, složenkou, na fakturu a srážkou ze mzdy
- hotově vybírá dle skutečných přihlášek, ev. vyšší zálohu
- sporožirem a složenkou vybírá v září zálohu na 1 1/2 měsíce, v dalších měsících pak skutečně projedenou stravu za předchozí měsíc
- z běžných účtů platí strávníci zálohy v libovolné výši
- faktura a srážka ze mzdy se provádí po skončení měsíce na základě skutečně projedené stravy
- vybírá poplatky za školné a ubytování
- po skončení školního roku jídelna vrací strávníkům přeplatky za neprojedenou stravu
- sporožirové strávníky přihlašuje ke stravování automaticky
- výdej stravy provádí systémem kreditních karet s 1 výdejním místem
- používá objednací místo na následující den nebo objednací box ON LINE
- používá tiskárnu pokladních dokladů
Tuto učebnici může použít jídelna, která splňuje výše uvedené parametry nebo některé parametry nevyužívá (např. vaří jen jeden druh oběda, nepoužívá složenky, nepoužívá identifikační média) nebo některé parametry drobně modifikuje tak, že zjevně nedojde ke změně postupů užití (např. místo cizích strávníků stravuje školské důchodce). V ostatních případech nesmí uživatel tuto učebnici mechanicky převzít, ale musí objednat její modifikaci u autorizovaného pracoviště firmy VIS. Pouze při splnění těchto podmínek garantuje firma VIS zákazníkovi, že program užívaný v souladu s tímto či modifikovaným textem na doporučené výpočetní technice, s doporučeným operačním systémem a s doporučenou konfigurací programu dle příkladových dat, bude bezchybně plnit funkce popsané v tomto textu.
Učebnice neobsahuje postupy, kterými lze program konfigurovat na modifikované užití v případě jiného zadání.
1.4 Požadavky na obsluhu
Příručka je určena uživatelům, kteří úspěšně absolvovali základní školení k užívání výpočetní techniky a používaného operačního systému. Tato školení provádějí nejrůznější místní firmy a školicí střediska ve většině měst ČR.
Uživatel musí umět počítač správně zapnout a vypnout, spouštět a ukončovat instalované aplikační programy. Musí znát rozložení kláves na klávesnici a umět na klávesnici volit též speciální znaky (např. @ # $ & * _ \ atd.) a běžné kombinace znaků a speciálních kláves (např. CAPS, ALT, CTRL, SHIFT atd.). Musí též umět vložit a vyjmout DVD ROM a obsluhovat svoji tiskárnu. Je také vhodné, aby uživatel uměl zkontrolovat řádné připojení všech kabelů.
Pro správné pochopení dalšího textu je třeba, aby obsluha zvládla základy a společné principy ovládání programů VIS, které jsou podrobně popsány v příručce pro ovládání, viz ProVIS.HTM. Není třeba se zaleknout rozsahu tohoto textu. Stačí nastudovat a v praxi si vyzkoušet vyvolání volby, prohlížení tabulek pomocí "Browsu", zápis dat do formuláře a tisk sestav, tj. přibližně obsah kapitoly 2., 3. a 6. K ostatním částem návodu Pro-VIS je pak možno se postupně vracet jen v případě potřeby a vždy tam, kde na něj odkazuje text návodu.
Zda jsou znalosti čtenáře v tomto směru dostatečné, si lze ověřit na jednoduchém pokusu, pokud je program Stravné na počítači nainstalován. Spusťte program Stravné na vašem počítači a pokuste se bez dalších pokynů zapsat několik obchodních partnerů do Adresáře subjektů. Pokud vám tento úkol nedělal potíže, měla by být tato příručka pro vás srozumitelná. V opačném případě je třeba úvodní proškolení, které vám může poskytnout místní firma, učitel výpočetní techniky nebo známý.
1.5 Horká linka, telefonický servis, školení
Pokud přece jen bude text v některé části pro uživatele nesrozumitelný, může zavolat na horkou linku firmě VIS. Přitom musí mít spuštěný studovaný program a při ruce tento text. Musí znát své zákaznické číslo a verzi programu. Prosíme uživatele o pochopení, že horká linka slouží pouze k drobným a ojedinělým dotazům v případě, že uživatel není schopen dle uvedených postupů pokračovat dál. Určitě nemůže nahradit samostatné studium uživatele a ani nemůže být školením po telefonu.
Prostřednictvím horké linky poskytuje firma VIS plnohodnotný servis, který nahrazuje výjezd technika VIS k zákazníkovi. Značně tím šetříme finanční prostředky zákazníka a zkracujeme reakční dobu na vyřešení problému. Služba telefonického servisu je hrazená podle aktuálního ceníku a podle uzavřené servisní smlouvy.
Pokud uživatel nashromáždí více dotazů a nejasností s užitím programu, je to vhodná doba pro účast na Hromadném školení v sídle firmy VIS.
Veškeré informace ohledně Horké linky, školení k SW VIS, servisních smluv, apod., naleznete na internetové adrese www.visplzen.cz. Zde se též nacházejí Všeobecné obchodní podmínky VIS.
1.6 Požadavky na výpočetní techniku
Splnění těchto požadavků je základním předpokladem pro bezproblémový chod našich programů. Pokud si v této oblasti nejste příliš jisti, obraťte se na někoho ve svém okolí (učitel výpočetní techniky, informatik na MÚ, váš známý atd.) a požádejte jej o radu či o pomoc. Informace o požadavcích najdete v příručce pro ovládání.
Viz ProVIS.HTM, kap.1.1 Požadavky na počítač.
1.7 Registrace programu
Každá instalace (nová, opakovaná) vyžaduje povinnou registraci programu. V praxi to znamená vyplnit do registračního formuláře v programu Sériové a Aplikační číslo, které je napsáno na instalačním DVD, registrační formulář vytisknout a poslat do sídla firmy v Plzni. Možná je též elektronická forma odeslání registračního formuláře pomocí e-mailu. Registrační formulář zašleme zpět s vyplněným s registračním číslem jako potvrzení o legálním provozování programu. Registrační číslo si zákazník doplní do svého programu. Postup, jak se v programu na registrační formulář dostaneme a jak program zaregistrujeme, je popsán v příručce pro ovládání: ProVIS.HTM, kap. 1.4 Registrace programu.
Na nezaregistrovaném programu je možné normálně pracovat. Žádná funkce programu není zablokována ani omezena. Program však hlídá dobu uplynulou od instalace a stále častěji nás upozorňuje na fakt, že ještě není provedena registrace.
Prosíme zákazníky o pochopení, že omezení vyplývající z povinné registrace není namířeno proti nim, ale proti nelegálním uživatelům, a v konečném důsledku jim přináší nepřímé výhody v podobě nižších cen.
1.8 Popis jednotlivých kapitol
Text je rozdělen do několika kapitol a podkapitol, které jsou členěny do logického sledu práce s programem Stravné. Stručně si popíšeme význam jednotlivých hlavních kapitol.
kap. 1. Úvod
V této kapitole nalezneme obecné popisy a principy fungování vztahu firma VIS - Zákazník, nalezneme zde pokyny, jak pracovat s návodem, jakým způsobem kontaktovat Horkou linku VIS, jaké jsou obecné požadavky na obsluhu programu a na výpočetní techniku. Nalezneme zde instrukce, jak pracovat se samotným návodem a v závěru se dozvíme něco o registraci programu a tzv. úrovních funkčnosti programu.
kap. 2. První kroky s programem Stravné
V této kapitole se zabýváme obecnými vlastnostmi a postupy v programu Stravné.
kap. 3. Základní činnosti
Toto je velmi důležitá kapitola, pomocí které lze zvládnout všechny základní činnosti v programu s ohledem na režim výběru peněz (záloha, doplatek, jistina). Uživatelé z řad mateřských škol, kteří zapisují spotřebu strávníků do programu pouze jednou za měsíc však použijí kapitolu 20. Návod pro MŠ - Zpětné zpracování.
kap. 4. Provozní cykly jídelny
Tato kapitola popisuje přehledně sled denních, měsíčních a ročních činností na jídelně s ohledem na způsob výběru peněz (záloha, doplatek, jistina).
kap. 5. Menu Akce
Tato kapitola popisuje všechny funkce menu Akce.
kap. 6. Řešení typických situací
Zde popisujeme činnosti, které přesahují rámec základních činností. K této kapitole se vracíme vždy, když při své činnosti narazíme na požadavek, který není popsán v kap. 3. Základní činnosti. S největší pravděpodobností jej nalezneme právě zde.
kap. 7. Kategorie, cenové skupiny
V této kapitole nalezneme obecný popis velmi důležité oblasti programu Stravné.
kap. 8. Zavedení programu do provozu
Zde nalezneme postup, jak zavést program Stravné do ostrého provozu.
kap. 9. Průvodce konfigurací
V této kapitole je popsán nástroj, pomocí něhož lze snadno provést prvotní a následnou konfiguraci programu.
kap. 10. až 19.
Další kapitoly popisují jednotlivé přídavné moduly programu Stravné. Přítomnost těchto modulů v program Stravné závisí na tom, zda je má zákazník zakoupené či nikoliv. Též se zde setkáme s účetní kapitolou 15. Účtování stravného a hospodaření s potravinami. Každá kapitola je zpravidla členěna do těchto podkapitol:
Základní činnosti - zde nalezneme popis základních pracovních postupů daného modulu.
Popis - tato kapitola popisuje daný modul.
Provozní cykly - zde se setkáme s činnostmi popsanými v Základních činnostech seřazenými do logického sledu v denních, měsíčních a ročních cyklech. Jinými slovy: „co kdy máme udělat“.
Řešení typických situací - o této kapitole platí to samé, jako o kapitole 6. Řešení typických situací s tím rozdílem, že zde popisujeme typické situace týkající se pouze daného modulu.
kap. 20. Návod pro MŠ - Zpětné zpracování.
Uživatelé z řad mateřských škol, kteří zapisují spotřebu strávníků do programu pouze jednou za měsíc použijí právě tuto kapitolu.
kap. 21. Výukové formuláře
Na závěr je uvedena kapitola, ze které si může uživatel vytisknout výukové formuláře, které popisují základní činnosti v programu.
1.9 Jak postupovat při studiu a užívání programu
Pro bezproblémové užití programu doporučujeme tento postup:
1. Podrobně prostudovat učebnici a seznámit se s možnostmi programu na příkladu dat.
2. Zúčastnit se Hromadného školení ve firmě VIS s využitím slevového kuponu.
3. V souladu s textem učebnice zahájit rutinní provoz. Konkrétní postup zavedení programu je uveden v kap. 8. Zavedení programu do provozu.
4. V případě jakýchkoliv potíží a neobvyklých situací IHNED využít horkou linku nebo asistenci u zákazníka. Jedině tak se předejde větším následným škodám. Horká linka a asistence u zákazníka je hrazena dle aktuálního ceníku VIS.
5. Pravidelně provádět doporučené kontroly dat a zjištěné rozpory ihned řešit.
6. Pravidelně provádět zálohy. Zálohy provádět denně či po větším objemu vložených dat.
1.10 Ovládání návodu, vyhledávání pojmů
Návod samotný je velmi rozsáhlý, a proto je velmi důležité umět se v něm snadno a rychle orientovat. V tištěné podobě by dosahoval rozsahu blížící se k pěti stům stranám formátu A4. Listovat „ručně“ v tak rozsáhlém dokumentu je sice možné, ale najít požadovanou informaci je v tomto případě asi nereálné. Ukážeme si proto v této kapitole některé nástroje, které nám pomohou se v návodu orientovat a vyhledat požadované informace.
Členění návodu
Návod je rozdělen do několika hlavních kapitol. Na tento hlavní obsah se dostaneme po spuštění návodu poklepáním myši na slovo OBSAH pod logem firmy VIS na titulní straně návodu. Pokud slovo OBSAH není vidět, necháme si „vyrolovat“ text směrem nahoru. Nejjednodušší je použít na klávesnici kurzorovou Šipku dolů. Ostatně to, že čtete tento text znamená, že s tímto nemáte žádný problém. V hlavním obsahu pak volíme jednoduchým klepnutím levého tlačítka myši ty kapitoly, o které máme zájem.
Dostáváme se tak na další obsah příslušné hlavní kapitoly. I zde si dále volíme opět pomocí myši příslušná témata, o která máme zájem. Jinými slovy: noříme se ve struktuře návodu stále níž a níž. Tomu i odpovídá číslování kapitol. Například v kapitole 1. Úvod se nachází podkapitola 1.10 Ovládání návodu, vyhledávání pojmů. Snažíme se, aby členění (noření) nebylo příliš komplikované, ale v některých částech se tomu nevyhneme. Proto je důležité umět se v návodu pohybovat. Viz další odstavec.
Aktivní odkazy, návrat zpět
V předchozím odstavci jsem si popsali strukturu návodu. Řekli jsem si, že pro volbu jednotlivých kapitol používáme levé tlačítko myši na názvu příslušné kapitoly. Pro pohyb v návodu zde využíváme princip tzv. Aktivních odkazů, tedy míst v textu, na které když klepneme levým tlačítkem myši, dostaneme se na jiné místo v návodu. Tento aktivní odkaz poznáme tak, že je podtržený a najedeme-li na něj myší, objeví se místo klasické šipky malá ručička s nataženým ukazováčkem. Můžeme si to ověřit na příkladu:
Toto je aktivní odkaz (skočíme na začátek kap. 1.10 Ovládání návodu, vyhledávání pojmů).
Toto není aktivní odkaz (neskočíme nikam).
Rozdíl je i v barvě aktivního odkazu. Ten však může být v každém prohlížeči různý a je i různý podle toho, zda jsem daný odkaz již použili, či nikoliv. Proto si zde nebudeme konkrétní barvy uvádět. Výsledek jistě vidíte na svém monitoru.
Tímto způsobem se tedy můžeme nořit v návodu níž a níž. Pro návrat o krok zpět můžeme opět použít aktivní odkazy umístěné v textu. Nad jednotlivými konkrétními kapitolami je umístěn aktivní odkaz: Zpět na seznam kapitol, který nás dostane na obsah používané podkapitoly.
Nad obsahem podkapitoly je vždy umístěn aktivní odkaz Zpět na obsah, pomocí něhož se dostáváme na hlavní obsah v úvodu celého návodu.
V celém textu jsou pak v různých místech podle potřeby odkazy na různé kapitoly, které s danou problematikou nějak souvisí a je tedy vhodné si odkazovanou kapitolu nastudovat. My Vás nyní nesměřujeme kamsi do kapitoly 2. První kroky programu Stravné a Vaším úkolem bude se dostat zpět na toto místo návodu, tedy do kapitoly 1.10 Ovládání návodu, vyhledávání pojmů. Pokud se Vám to nepovede, uzavřete celý návod, spusťte jej znova a nastudujte danou problematiku ještě jednou. Nyní se tedy podívejte pomocí aktivního odkazu na kap. 2.5 Ovládání programu.
Funkce zpět v internetovém prohlížeči
Pokud návod zobrazujete pomocí internetového prohlížeče, můžete použít též šipky pro pohyb dozadu či dopředu. V programu Internet Explorer vypadají například takto:
Šipky pro pohyb „vzad“ a „vpřed“
Vyhledání konkrétního pojmu (Ctrl+F)
Jestliže se nám nedaří najít v návodu nějakou problematiku či téma, můžeme zkusit použít tzv. Vyhledávač. Tato funkce se nachází většinou v menu Úpravy a v zobrazeném menu se nachází položka s názvem například „Vyhledat na této stránce“, apod. (bavíme se o internetovém prohlížeči, nikoliv o programu VIS). Též se dá funkce pro vyhledávání spustit pomocí klávesnice stiskem kláves Ctrl+F („klávesu Ctrl držím a k ní doťuknu f“). Zobrazí se rámeček, kam můžeme zadat hledaný výraz. Po zvolení tlačítka Najít nebo Další či Předchozí pak program prochází text daným směrem a zastaví se na místě, kde hledaný výraz najde. Je jasné, že při použití této funkce velmi záleží na tom, jak vhodně hledaný výraz zadáme. Někdy je potřeba pro úspěšné vyhledání použít i několik různých pokusů.
Vyhledávání
Vyzkoušejme to na příkladu. Přesuňte se na začátek návodu, spusťte funkci pro vyhledávání (Ctrl+F) a zadejte text podle obrázku a potvrďte vyhledávání. Vyhledávání by se mělo zastavit na dalším řádku:
text pro vyhledání: Brouk Pytlík.
1.11 Koupili jsme novou verzi programu - upgrade
Při převodu dat z programu programu CStravné 2.54, Stravné 3.xx a Stravné 4.1 upozorňujeme na nutnost asistovaného převodu dat do programu Stravné 4.x. Obraťte se na pracoviště horké linky se žádostí o tuto asistenci. Upozorňujeme, že tato asistence je placená dle aktuálního ceníku.
Při převodu dat ze starších verzí programu nezaručují autoři programu plnou funkčnost menu Akce.
1.12 Úrovně funkčnosti
Program Stravné je dodáván ve třech různých úrovních funkčnosti. Tyto úrovně se mezi sebou liší dostupností některých rozšiřujících funkcí a dále možností instalovat doplňkové moduly a zakázkové úpravy. Uživatel si vybírá úroveň tak, aby rozsah programového vybavení odpovídal plně jeho požadavkům na funkčnost programu v souladu se zavedenými pracovními postupy na jídelně.
V některých částech dalšího textu na tyto úrovně funkčnosti poukazujeme, neboť některé postupy v programu se liší právě tím, jakou úroveň funkčnosti používáme. Nemusíme si však vždy přesně pamatovat úroveň funkčnosti svého programu Stravné. Vždyť od doby, kdy jsme tuto problematiku konzultovali s obchodním zástupcem firmy VIS, uplynulo již velmi mnoho času. Ukážeme si tedy, jak tuto skutečnost v programu jednoduše zjistíme.
Registrační formulář
Uživatel programu Stravné obdrží vždy od firmy VIS po splnění všech formálních procedur tzv. Registrační formulář, ve kterém je m.j. uveden výčet všech zakoupených modulů systému ProVIS včetně úrovně funkčnosti.
Registrační formulář (výřez)
Informace v programu - "Stav systému"
Úroveň funkčnosti je uvedena též přímo v programu. Cesta k této informaci je následující: V hlavním menu programu zvolíme položku Program. Zobrazí se rozbalovací menu, ve kterém zvolíme položku O programu. Zobrazí se tabulka Stav systému, ve které zvolíme záložku Další informace. Zde se nachází položka Úroveň funkčnosti aplikace s příslušnou hodnotou úrovně, s jakou je program Stravné nainstalován.
Pozn.: Tabulku Stav systému lze vyvolat v základním menu programu též stiskem kláves Ctrl+F1.
Stav systému - úroveň funkčnosti (výřez)
2. První kroky s programem Stravné
2.7 Základní funkce pro práci s tabulkou
2.11 Postup pro tisk návodu ve formátu PDF
2. První kroky s programem Stravné
Obsah následující kapitoly popisuje některé obecné postupy či vlastnosti programu a její podrobné studium není pro některé uživatele nutné. Informace zde poskytnuté buď znají z předchozí práce s některým z našich programů, nebo dovedou při práci u počítače uplatnit obecné zkušenosti získané z práce v jiných programech. Četba následujících řádků by mohla dokonce některé uživatele odradit od dalšího studia, což jistě není naším cílem.
Doporučujeme proto zaměřit se pouze na kapitoly 2.3 Načtení příkladu dat a 2.4 Záloha a obnova dat. Ostatní kapitoly můžeme pouze prolistovat, uchovat si v povědomí jejich existenci a vrátit se k nim později, pokud při práci v programu narazíme na problém, který můžeme právě pomocí této kapitoly úspěšně vyřešit.
2.1 Grafické členění textu
V textu se vyskytuje několik podob písma. Má to svůj účel a smysl. Každý typ písma použijeme k popisu jisté skutečnosti nebo k označení nějakého stavu. Jednotlivé typy si pojmenujeme a naznačíme si, k čemu nám v návodu budou sloužit:
Obyčejné písmo - Je použito v nejvyšší míře a slouží k popisu jednotlivých situací a postupů.
Tučné písmo - Označujeme jím důležité pojmy v textu.
Kurziva - Tímto typem písma budeme v textu značit klávesy, které máme za nějakým účelem stisknout. Dále budeme tímto textem psát některá upozornění.
Tučná kurziva - Budeme-li si chtít v programu naznačit cestu k nějaké akci, tiskové sestavě či se budeme potřebovat na nějaké místo v programu dostat, naznačíme si to tímto typem písma.
2.2 Instalace programu
Každou instalaci programu je vždy nutno provádět z originálního instalačního CD. Při instalaci se řiďte pokyny pro instalaci na přiloženém letáku nebo pokyny na monitoru. Dále je postup instalace velmi podrobně popsán v příručce pro ovládání ProVIS.HTM, kap. 1.2 Instalace systému. Doporučujeme podrobně prostudovat pojmy Nová instalace a Opakovaná instalace.
PŘEDEJDETE TÍM PŘÍPADNÝM PROBLÉMŮM PŘI ZTRÁTĚ DAT!
2.3 Načtení příkladu dat
Pokud v průběhu instalace zvolíte možnost vytvořit spouštěcí ikonu na ploše Windows, spustí program poklepání této ikony. Standardní pojmenování ikony je ProVIS, při instalaci nebo kdykoliv později je možné tuto ikonu přejmenovat.
Spouštěcí ikona systému ProVIS
Pokud spouštěcí ikona není vytvořena, lze program spustit "ručně" souborem provis.exe. Při standardní instalaci programu je umístěn v této cestě:
C:\VIS\PROVIS\provis.exe
Při prvním spuštění programu se zobrazí dotaz programu Chcete provést první spuštění po instalaci? Na tento dotaz potvrdíme tlačítko Ano.
Program pak provádí tzv. Sehrátí dat a Konverzi dat. Do tohoto procesu nezasahujeme.
Po skončení těchto nezbytných procedur se zobrazí okno Registrace programu s informativním textem. Tento text si pečlivě přečteme a potvrdíme tlačítko OK.
Zobrazí se další okno Registrace programu, do kterého zadáváme všechny potřebné údaje o uživateli programu. Povinné údaje jsou:
Sériové číslo a Aplikační číslo - tyto údaje jste již zadávali při instalaci a nyní jsou již vyplněny.
Název 1 organizace - název vlastníka licence.
Statutární zástupce - vyplníme jméno kontaktní osoby, která bude s programem pracovat.
Další údaje - další údaje vyplníme podle skutečnosti
Registrační formulář uložíme tlačítkem OK. Poté probíhá opět Sehrátí dat a Konverze dat. Objeví se informativní okno Registrace. Pozorně si přečteme text a potvrdíme tlačítko OK.
Program vytvoří tiskovou sestavu Registrační formulář, kterou si vytiskneme poklepáním na tlačítko Tisk.
Po vytištění formuláře se zobrazí okno Instalace s informativním textem. Ten si pozorně přečteme a potvrdíme tlačítko OK.
Konfigurátor pro ProVIS
Objeví se okno Konfigurátor pro ProVIS s informativním textem. Nejsme-li si příliš jisti, v dalších krocích nic neměníme a potvrdíme vždy tlačítko Další. Informativní text si pozorně přečteme a potvrdíme tlačítko Další.
V dalším okně můžeme volit následující parametry programu:
Nastavení aplikací - pokud máme v systému ProVIS nainstalovaných více aplikací, zde můžeme zvolit, která se bude spouštět při startu jako první.
Obrázky na pozadí - zde můžeme nechat zobrazit obrázky pozadí připravené autory programu. Tlačítkem Nastavení obrázků můžeme změnit některé další parametry. Tento krok doporučujeme pouze zkušeným uživatelům.
Potvrdíme tlačítko Další. V následujícím okně lze měnit tyto parametry:
Dotaz pro zrušení opravy - Jestliže opravu věty ukončíte klávesou Esc nebo funkcí Zrušit změny, může nastat jedna z těchto variant při těchto volbách:
Bez dotazu - nebude žádný dotaz ani zpráva
Upozornění - zobrazí se upozornění Změněné údaje nebyly uloženy
Dotaz - zobrazí se dotaz Opravdu chcete zrušit provedené změny?
Automatické ukládání vlastností - Po uzavření datového formuláře se budou ukládat všechny změněné vlastnosti (umístění a velikost formuláře, pořadí, šířka a zvýraznění sloupců na kartě seznam).
Automatický náhled před tiskem - Pokud spustíte tisk sestavy, podle tohoto nastavení bude před výběrem tiskového zařízení zobrazovat náhled. Náhled je vždy ve stejném tvaru (textově/graficky), jako je zdroj sestavy. Pokud bude zdroj grafický a vy zadáte Zobrazovat náhled jen textový, náhled se nezobrazí.
Zobrazit panely nástrojů - zde rozhodujeme o zapnutí či vypnutí panelů nástrojů
Potvrdíme tlačítko Další. Zde již jen potvrdíme tlačítko Dokončit.
Načtení příkladu dat
Nyní se zobrazí okno Obnovení dat s informativním textem, ve kterém se hovoří o tzv. Příkladu dat. Tento pojem si vysvětlíme.
Samotný program Stravné v sobě neobsahuje žádné údaje, žádná data. Je prázdný. Nejsou v něm žádní strávníci, žádné kategorie, je to prostě prázdný program připravený k na plnění konkrétními daty. Uživatel má dvě možnosti, jak program naplnit. Buď všechna data doplní sám, ručně, nebo použije tzv. Příkladová data od firmy VIS. V těchto příkladových datech jsou všechny důležité údaje a nastavení předdefinovány.
Příkladová data mají navíc další, velmi důležitou funkci. Na příkladu dat je třeba nacvičit provádění všech každodenních činností. Nemá smysl se pokoušet zavést program do užívání, dokud obsluha nezvládá běžné každodenní činnosti. Vedlo by to ke zbytečným chybám. Pro tyto činnosti není podstatné, že příklad dat neodpovídá zcela přesně požadavkům a podmínkám konkrétního zákazníka. To se provede konfigurací programu, kterou je však vhodné provádět až v okamžiku, kdy zákazník pochopil celkovou filozofii programu a jeho zákonitosti. Následující postup načtení dat tedy obsahuje variantu příkladových dat, na kterých je založena tato učebnice.
Upozornění: Pokud si po načtení příkladu dat tato data v programu upravíme či doplníme, dalším načtením příkladu dat smažeme nenávratně všechna aktuální data z programu. Tedy i to, co jsme si sami vytvořili. Musíme tedy mít na vědomí, že každým načtením příkladu dat smažeme aktuální data v programu.
Potvrdíme tedy tlačítko Načíst příklad dat. Objeví se hlášení o registraci programu. Potvrdíme jej tlačítkem OK. Zobrazí se okno Obnova příkladových dat, ve kterém autoři programu vysvětlují význam princip práce s příkladem dat. Text si pozorně přečteme a pak potvrdíme tlačítko OK.
Dostali jsme se tak do tabulky Záloha dat - obnovení příkladových dat. Dále postupujeme od bodu 4. níže uvedeného postupu, který je obecný a můžeme jej použít kdykoliv později pro opětovné načtení příkladu dat.
Postup pro načtení příkladových dat:
1. Spustíme program Stravné.
2. V programu zvolíme v horním menu položku Servis.
3. V menu Servis zvolíme položku Načtení příkladu dat a potvrdíme ji stiskem klávesy Enter.
4. Objeví se tabulka, ve které je několik variant příkladů dat. Nás zajímá varianta Stravné-Příkladová data a menu. Najedeme na tento řádek a potvrdíme tlačítko Obnova.
5. Objeví se tabulka, ve které je uveden výstražný text. Pozorně si jej přečteme.
Pokud provádíme opakované načtení příkladu dat, nenávratně se smažou všechna data v programu. Autoři programu proto zařadili v tomto místě povinné zapsání kontrolního slova uživatelem programu na důkaz toho, že si uvedený text přečetl a je si vědom všech následků pro aktuální data v programu.
Zapíšeme kontrolní slovo a potvrdíme tlačítko OK.
6. Probíhá obnova dat, konverze dat a obnovení indexů tabulek. Do tohoto procesu nezasahujeme. Po skončení se objeví hlášení, že Obnova byla ukončena. Toto hlášení po chvíli automaticky zmizí.
7. Ukončíme činnost programu a znovu jej spustíme.
Od této chvíle jsou v programu data, na kterých si budeme postupně předvádět základní postupy při práci s tímto programem. Později, až se rozhodneme k "ostré" práci s programem, si ukážeme, jak nepotřebné údaje odstraníme. Pokud při učení příkladová data jakkoliv porušíte, můžete tento postup zopakovat a tak se vrátit k výchozímu nastavení dat.
Systém ProVIS může obsahovat více aplikací. Aplikaci Stravné nastavíme tak, že v menu Program potvrdíme položku Stravné. Přepnout se můžeme též pomocí myši potvrzením ikonky pro aplikaci Stravné. Výběr ikonek se nachází pod hlavním menu programu.
2.4 Záloha a obnova dat
Zálohování dat je jednou z nejdůležitějších činností při práci s počítači. Její podcenění se uživateli může velice zle nevyplatit. Data, která máme za dlouhé období práce s programem v počítači, mohou svou hodnotou několikanásobně převýšit cenu počítače.
Data, která jsou uložena v počítači, NEJSOU bezpečně uložená data.
Důvody, proč tomu tak je, jsou v podstatě dva: Počítač se může rozbít, nebo nám může být odcizen. Úvaha typu: "Mně se to nemůže stát" bere za své v okamžiku, kdy se nám to opravdu stane.
Záloha dat je nutná i tehdy, potřebujeme-li si v programu vyzkoušet nějaké nové postupy (přidat druh jídla, změnit skupiny strávníků atd.). Pokud před touto novou či pro nás nejistou činností provedeme zálohu dat, nemusíme se bát neověřený postup vyzkoušet (v těchto případech je vhodná záloha na pevný disk, protože je rychlejší). Pokud se nám něco nepovede, obnovíme data z diskety či z pevného disku a máme v programu situaci před naším pokusem.
Dále je v této kapitole popsán jeden základní postup pro zálohování a obnovu dat z diskety. Než se však k němu dostaneme, shrneme si některé zásady pro správné použití zálohy či obnovy dat. Neodbornou manipulací může totiž dojít k trvalé ztrátě dat z programu. Měli bychom mít stále na vědomí tyto důležité skutečnosti:
- těsně po provedení zálohy dat se shodují data na disketě (pevném disku) i v programu.
- vytvořením zálohy dat se nenávratně smaže záloha dat, která byla původně na disketě (na pevném disku).
- jakákoliv další změna dat v programu po provedení zálohy dat se na disketě (pevném disku) projeví až po vytvoření další zálohy dat.
- provedením obnovy dat do programu se nenávratně smažou data v programu.
- načtením příkladu dat (viz kap. 2.3 Načtení příkladu dat) smažeme nenávratně aktuální data v programu.
Celá problematika zálohy a obnovy dat je podrobně popsána v příručce pro ovládání ProVIS.HTM, kap. 5.1 Zálohování. Zde si ukážeme pouze jeden základní postup pro zálohování a obnovu dat z diskety.
Součástí každého měsíčního cyklu jídelny je provádění zálohy dat po měsíční uzávěrce. Zálohujte vždy na diskety, které neobsahují starší zálohu dat. Proveďte zálohu po měsíční uzávěrce, diskety uschovejte a pro jiné zálohy je již nepoužívejte. Nikdy nemůžeme vědět, kdy budeme tuto zálohu dat potřebovat.
Postup zálohování dat na disketu:
(jedna z možností)
1. V menu Servis zvolíme položku Záloha a obnova dat.
2. V okně Záloha dat se nacházíme na řádku Denní záloha všeho na disketu A:. Potvrdíme myší tlačítko Záloha. (Nebo stiskneme na klávesnici kombinaci kláves Alt+a.)
3. Objeví se okno Zálohování, potvrdíme klávesou Enter tlačítko OK.
4. Objeví se tabulka, ve které nás program vyzývá ke vložení diskety do disketové mechaniky. Vložíme disketu a potvrdíme tlačítko OK. Probíhá přenos dat na disketu.
Pokud jsou na disketě nějaká data, program nás upozorní, že Zadaný adresář není prázdný. Data na disketě smažeme tak, že potvrdíme klávesou Enter tlačítko OK. Pokud si nepřejeme disketu smazat, přerušíme zálohování stiskem klávesy Esc.
Pokud program potřebuje další disketu, řekne si o ni.
5. Objeví se hlášení Zálohování bylo ukončeno. Stiskem klávesy Enter se vrátíme do hlavního menu programu.
Postup obnovení dat z diskety:
(postup navazující na předchozí variantu zálohování)
Pozn.: Obnovení dat nelze takto jednoduše použít v případě, že používáte systém REPLIKACÍ dat. V takovém případě je třeba respektovat pokyny dle příručky pro používání replikací. Informace o tom, že užíváte replikace dat, je uvedena na registračním formuláři.
1. V menu Servis zvolíme položku Záloha a obnova dat.
2. V okně Záloha dat se nacházíme na řádku Denní záloha všeho na disketu A:. Potvrdíme myší tlačítko Obnova. (Nebo stiskneme na klávesnici kombinaci kláves Alt+b.)
3. Objeví se tabulka, ve které je uveden výstražný text. Pozorně si jej přečteme.
Pokud provádíme obnovení dat, nenávratně se smažou všechna aktuální data v programu. Autoři programu proto zařadili v tomto místě povinné zapsání kontrolního slova Rozumím uživatelem programu na důkaz toho, že si uvedený text přečetl a je si vědom všech následků pro aktuální data v programu.
Zapíšeme kontrolní slovo Rozumím a potvrdíme tlačítko OK.
4. Probíhá obnovení dat.
V jejím průběhu se zobrazí okno Obnova zálohovaných dat, ve kterém nám program nedoporučuje obnovit soubor DATOBL.DBF. Potvrdíme tlačítko Přeskočit.
Jestliže máme v programu ostrá data a chceme si z výukových důvodů načíst příklad dat, musíme použít pro zálohu aktuálních dat variantu Denní záloha všeho na disketu A: (v řádku definice zálohy musí být typ "VSECHNO.DBF").
Varianty zálohování
Systém ProVIS nabízí pro zálohování více různých variant. Všechny tyto varianty se nacházejí v menu Servis v položce Záloha a obnova dat. Pro zálohování dat doporučujeme používat variantu s označením "X" v prvním sloupečku v tabulce. Tato varianta provede zálohu všech dat všech aplikací systému ProVIS. Tedy například i programu MSklad, pokud jej máte nainstalovaný.
Na tuto skutečnost je potřeba brát zřetel při případné následné obnově dat.
Pro případné pokusy a testování si proveďte instalaci pro pokusy a výuku do jiného adresáře (složky) než je ostrá instalace systému ProVIS (pozor, tento způsob nelze použít, pokud máte replikace). Instalační číslo pro výuku lze vyžádat na obchodním oddělení firmy VIS. Licence na instalaci SW VIS pro výuku je zdarma.
2.5 Ovládání programu
Program lze ovládat pomocí myši nebo klávesnice, případně můžeme vhodně oba způsoby kombinovat. Uživatelé starších "DOSovských" programů firmy VIS zajisté uvítají, že verze programu pro Windows zachovává funkce kláves tak, jak na ně jsou zvyklí z předchozích verzí programů. Stručně si popíšeme jednotlivé způsoby ovládání.
Ovládání pomocí klávesnice
I když myš patří v prostředí Windows k nepostradatelným pomocníkům, lze náš program ovládat i pomocí klávesnice. Představíme si některé důležité klávesy, pomocí nichž náš program můžeme ovládat:
Enter - klávesa, kterou potvrzujeme nějakou předchozí situaci nebo činnost či volbu v menu.
Esc - pomocí této klávesy ukončíme nebo přerušíme nějakou akci bez uložení právě zapisovaných dat.
Šipky - s jejich pomocí se pohybujeme po programu, tabulce v daném směru.
F10 - vyvolává pomocné menu pro další činnost s tabulkou.
F2 - umožňuje pohled do jiné tabulky a přenos údajů této tabulky.
Ctrl+W - současné ukončení akce s uložením provedených změn. Použití této kombinace kláves s sebou někdy přináší jisté obtíže, popíšeme si tedy způsob použití velmi podrobně:
1. Palcem levé ruky stiskneme a držíme klávesu Ctrl vlevo dole na klávesnici.
2. Ukazováčkem pravé ruky jednou stiskneme klávesu W.
3. Můžeme pustit klávesu Ctrl.
Zde jsme si uvedli jen zlomek kláves s jejich funkcemi. Další vlastnosti některých kláves jsou popsány v příručce pro ovládání ProVIS.HTM, kap. 2.2 Ovládací klávesy.
Konkrétní podrobné postupy užití jednotlivých kláves si ukážeme hned v dalších kapitolách této příručky.
Ovládání pomocí myši
Myš není sice pro ovládání systému ProVIS nutná, její použití však přináší některé výhody a zpříjemňuje práci. Při práci v prostředí Windows je myš důležitá a v některých případech nenahraditelná. Pro práci s myší platí obecné zásady pro práci s myší v prostředí Windows. Zásady pro práci v prostředí ProVIS jsou popsány v příručce pro ovládání ProVIS.HTM, kap. 2.3 Ovládání pomocí myši.
Tlačítka na ploše, přepínání tlačítek
Program obsahuje veliké množství různých funkcí. Běžný uživatel pravidelně používá při své práci pouze některé z nich. Tyto vybrané funkce však používá velmi často. Autoři programu umístili na plochu programu tlačítka pro rychlé spuštění některých funkcí. Význam jednotlivých tlačítek je jasný z jejich pojmenování. Funkce se spustí tak, že na příslušné tlačítko klepneme jednou Levým tlačítkem myši. Je opět na uživateli, do jaké míry tato tlačítka při své práci využije. V případě zájmu lze na plochu umístit tlačítka pro spuštění dalších funkcí.
Autoři programu navíc tlačítka rozdělili na několik skupin. Není zapotřebí mít na ploše tlačítka pro operace, které provádíme jednou za měsíc nebo dokonce jednou za rok. Můžeme si zvolit, kterou skupinu tlačítek pro které operace na ploše budeme v danou chvíli mít. Volbu skupin tlačítek provádíme tak, že odklepneme myší v hlavním menu programu položku Tlačítka. Zde si můžeme vybrat, jakou skupinu tlačítek pro jaké operace zobrazíme na plochu. Vidíme i tzv. horké klávesy. Pokud si zapamatujeme rozdělení těchto kláves pro dané skupiny tlačítek, můžeme stiskem této klávesy změnit tlačítka na ploše, aniž bychom museli provádět volbu přes menu programu.
2.6 Zkrácený zápis textu
Abychom tento text zbytečně nekomplikovali zdlouhavými popisy, budeme používat v některých případech zjednodušeného zápisu. Jedná se především o popis akcí, které máme v programu provádět, abychom něčeho dosáhli. Pro ilustraci si "vypůjčíme" odstavec z jedné z předchozích podkapitol:
Najedeme si Šipkami na položku Rejstříky, zde potvrdíme klávesou Enter položku Rejstřík strávníků. Tím se dostaneme do tabulky strávníků. Zde stiskneme klávesu F10. V menu pro práci s tabulkou si zvolíme položku Nový.
Nebo popis pro ovládání myší:
Myší najedeme na položku Rejstříky v hlavním menu programu. Levým tlačítkem myši tuto položku potvrdíme. Objeví se podmenu, ve kterém se myší přesuneme na položku Rejstřík strávníků. Levým tlačítkem myši tuto položku potvrdíme. Objeví se tabulka Rejstřík strávníků. Myší najedeme na položku Nový v menu nad touto tabulkou.
Pokud bychom psali celou příručku tímto způsobem, její rozsah by byl několikanásobný. Bylo by to celkem zbytečné, neboť ze zkušenosti víme, že postupem času stačí každému uživateli stručný popis činnosti. Příkladový odstavec pro popis činnosti se dá tedy shrnout do této podoby:
Rejstříky - Rejstřík strávníků - Nový
2.7 Základní funkce pro práci s tabulkou
2.7.3 Přenos údajů z jiných tabulek
2.7.4 Změna položek pomocí mezerníku
2.7 Základní funkce pro práci s tabulkou
V této kapitole získáte přehled jen o těch nejdůležitějších obecných funkcích a postupech v programu. Existuje jich samozřejmě mnohem více a lze je nastudovat v příručce pro ovládání ProVIS.HTM, kap. 3. Práce se systémem. Pro užití programu v souladu s tímto textem není další studium obecných funkcí nutné. Ve studiu doporučujeme pokračovat až po zvládnutí programu Stravné dle této učebnice. O to důrazněji doporučujeme nastudovat a prozkoušet funkce zde uvedené, neboť jejich zvládnutí je základem pro úspěšnou práci.
Předvedeme si tyto funkce v konkrétních podmínkách programu Stravné. Budeme se v programu pohybovat na příkladových datech a v této chvíli nemusíme chápat souvislosti jednotlivých činností. Jde nám jen o vysvětlení základních funkcí v programu. Budeme se pohybovat v tabulce Rejstříku strávníků. Ta není v příkladových datech příliš rozsáhlá, takže bychom se mohli domnívat, že orientace v tabulce je jednoduchá. Musíme si však uvědomit, že po ostrém zavedení programu do provozu se budeme pohybovat v tabulkách, které mohou mít až několik stovek až tisíc záznamů. Tehdy uplatníme zkušenosti získané tímto studiem.
Jak jsme již uvedli v předchozím textu, můžeme pro ovládání programu použít buď myš, nebo klávesnici. V této kapitole popíšeme podrobně ovládání oběma způsoby. Autoři učebnice doporučují oba způsoby vyzkoušet a vybrat si pro svoji práci ten, který bude více vyhovovat.
Nastudujte tuto kapitolu velmi pečlivě. V dalším textu již budeme popisovat všechny postupy pouze obecně. Uživatel si pak sám zvolí způsob, jakým způsobem uvedené postupy provede.
2.7.1 Hledání
Klávesnice
Stiskneme klávesu F10. Najedeme si Šipkami na položku Rejstříky. Potvrdíme ji klávesou Enter. Tím se rozbalí menu Rejstříky. Zde potvrdíme klávesou Enter položku Rejstříky strávníků. Tím se dostaneme do tabulky strávníků. Zde stiskneme klávesu F10, čímž se dostaneme do menu pro ovládání tabulky. V tomto menu si Šipkami zvolíme položku Hledání a potvrdíme ji klávesou Enter. Objeví se další menu, ve kterém si Šipkami zvolíme položku Jméno a potvrdíme ji klávesou Enter. Objeví se okno, do kterého napíšeme text vese (může být malé "v") a uložíme stiskem kláves Ctrl+W. Okamžitě se v tabulce "postavíme" na strávníka se jménem Veselá Jarmila. Takto si můžeme v menu Hledání vyzkoušet všechny možnosti vyhledávání v tabulkách.
Myš
Myší najedeme na položku Rejstříky v hlavním menu programu. Levým tlačítkem myši tuto položku potvrdíme. Objeví se podmenu, ve kterém se myší přesuneme na položku Rejstřík strávníků. Levým tlačítkem myši tuto položku potvrdíme. Objeví se tabulka Rejstřík strávníků. Myší najedeme na položku Hledání v menu nad touto tabulkou. Levým tlačítkem myši tuto položku potvrdíme. Objeví se podmenu, ve kterém se myší přesuneme na položku Jméno. Levým tlačítkem myši tuto položku potvrdíme. Objeví se okno, do kterého napíšeme text vese (může být malé "v"). Přesuneme se myší na tlačítko OK a Levým tlačítkem myši je potvrdíme.
2.7.2 Filtr
Klávesnice
Stiskneme klávesu F10. Najedeme si Šipkami na položku Rejstříky. Potvrdíme ji klávesou Enter. Tím se rozbalí menu Rejstříky. Zde potvrdíme klávesou Enter položku Rejstříky strávníků. Tím se dostaneme do tabulky strávníků. Zde stiskneme klávesu F10, čímž se dostaneme do menu pro ovládání tabulky. V tomto menu si Šipkami zvolíme položku Filtr a potvrdíme ji klávesou Enter. Objeví se další menu, ve kterém si Šipkami zvolíme položku Jméno a potvrdíme ji klávesou Enter. Objeví se okno, do kterého zapíšeme text po a uložíme stiskneme kláves Ctrl+W. Z tabulky se vyfiltrují ta jména strávníků, která začínají na skupinu písmen po. Neznamená to, že by ostatní záznamy nějak záhadně zmizely, jen zrovna v tuto chvíli nejsou vidět. Opět si v menu Filtr vyzkoušejme všechny možnosti.
Myš
Myší najedeme na položku Rejstříky v hlavním menu programu. Levým tlačítkem myši tuto položku potvrdíme. Objeví se podmenu, ve kterém se myší přesuneme na položku Rejstřík strávníků. Levým tlačítkem myši tuto položku potvrdíme. Objeví se tabulka Rejstřík strávníků. Myší najedeme na položku Filtr v menu nad touto tabulkou. Levým tlačítkem myši tuto položku potvrdíme. Objeví se podmenu, ve kterém se myší přesuneme na položku Jméno. Levým tlačítkem myši tuto položku potvrdíme. Objeví se okno, do kterého napíšeme text po (může být malé "p"). Přesuneme se myší na tlačítko OK a Levým tlačítkem myši je potvrdíme.
2.7.3 Přenos údajů z jiných tabulek
Klávesnice
Stiskneme klávesu F10. Najedeme si Šipkami na položku Rejstříky. Potvrdíme ji klávesou Enter. Tím se rozbalí menu Rejstříky. Zde zde potvrdíme klávesou Enter položku Rejstřík strávníků. Tím se dostaneme do tabulky strávníků. Zde stiskneme klávesu F10, čímž se dostaneme do menu pro ovládání tabulky. V tomto menu si zvolíme položku Nový stiskem klávesy Enter. Objeví se karta pro založení nového strávníka. Kurzor bliká v položce Jméno. Napíšeme libovolné jméno, můžeme použít třeba své. Položku potvrdíme stiskem klávesy Enter. Dostáváme se tím do položky Kategorie. V této chvíli je potřeba vyplnit určitou kategorii. Buď si všechny tyto kategorie pamatujeme a můžeme je bez problémů zapsat rovnou, což je ale situace dost nepravděpodobná, neboť podobných údajů je v programu veliké množství, nebo nám pomůže klávesa F2. Stiskneme ji, čímž se dostaneme do seznamu kategorií, Šipkami zvolíme libovolnou kategorii a opět stiskneme klávesu F2. Tím se nám daná kategorie přenese do karty strávníka. Zkrácený obecný popis této funkce vypadá například takto:
F2 - výběr záznamu - F2
Tato funkce je v programu používána velmi často, proto doporučujeme nacvičit ji velmi pečlivě. Tam, kde můžeme v programu tuto užitečnou funkci použít, objeví se v levé spodní části obrazovky nápis F2 - přenos.
Pozn.: Otevřený záznam strávníka nyní neukládejte, ale zrušte stiskem klávesy Esc.
Myš
Myší najedeme na položku Rejstříky v hlavním menu programu. Levým tlačítkem myši tuto položku potvrdíme. Objeví se podmenu, ve kterém se myší přesuneme na položku Rejstřík strávníků. Levým tlačítkem myši tuto položku potvrdíme. Objeví se tabulka Rejstřík strávníků. Myší najedeme na položku Nový v menu nad touto tabulkou. Levým tlačítkem myši tuto položku potvrdíme. Objeví se karta pro založení nového strávníka. Kurzor bliká v položce Jméno. Napíšeme libovolné jméno, můžeme použít třeba své. Myší se přesuneme na černý trojúhelníček vpravo od prázdné položky Kategorie. Levým tlačítkem myši tento trojúhelníček potvrdíme, čímž se dostaneme do seznamu kategorií. Přesuneme kurzor myši na libovolnou kategorii a Levým tlačítkem myši ji zvolíme. Myší najedeme na tlačítko Přenos ve spodní části tabulky a potvrdíme je Levým tlačítkem myši. Tím požadovanou kategorii přeneseme do karty strávníka.
2.7.4 Změna položek pomocí mezerníku
Velmi často budeme v programu potřebovat změnit položku, kde máme na výběr pouze několik možností. I zde může v některých případech fungovat klávesa F2 jako nápověda, nebo můžeme danou položku změnit Mezerníkem.
Pokud již pracujeme s programem delší dobu a víme, který znak budeme do položky doplňovat, nemusíme pro vyplnění použít Mezerník, ale můžeme jej napsat přímo z klávesnice.
2.8.3 Tisková sestava jako příloha e-mailu
2.8 Tisk a exporty z tabulek
Nad každou tabulkou se v horním menu nachází položka Tisk. Zde se nabízí seznam dostupných tiskových sestav pro danou tabulku. Kromě základní funkce tisku na tiskárnu nabízí program i další možnosti, jak dostat zvolenou tiskovou sestavu mimo program. Tiskovou sestavu tak lze exportovat ve formátu, který můžeme otevřít i v nějakém jiném programu, který máme nainstalovaný na počítači (např. Acrobat Reader, MS Word, Open Office, a.j.). Tiskovou sestavu lze též odeslat jako přílohu e-mailu.
2.8.1 Tisk z tabulek
Problematika tiskových sestav je v textu popisována zvlášť. Zde si ukážeme obecný postup pro tisk jakékoliv tiskové sestavy. Opět použijeme tabulku Rejstřík strávníků:
Rejstříky - Rejstříky strávníků - Tisk
Objeví se nabídka tiskových sestav z dané tabulky. Zde vybíráme sestavu podle našich požadavků. Můžeme se zde setkat s několika variantami dalšího postupu.
Tisk bez zadání dalších podmínek tisku
Vybereme sestavu a dialog pro tisk se objeví na monitoru bez zadávání dalších podmínek pro tisk sestavy. Je to například sestava:
Výpis strávníků 1
Tisk se zadáním dalších podmínek tisku
Vybereme sestavu a objeví se další okno, kde zadáváme další podmínky pro tisk sestavy (jaké strávníky tisknout, jakou variantu výpočtu volíme atd.). Ukážeme si na sestavě:
Aktuální přeplatky
Zde zadáváme další podmínky pro tisk sestavy. Pro vyvolání dialogu pro tisk musíme námi zvolené parametry uložit.
Rozcestník v seznamu tiskových sestav
Poslední možností je, že zvolený název sestavy má vedle sebe vpravo malou šipku v podobě trojúhelníčku. Pokud potvrdíme tuto volbu, dostaneme se do dalšího seznamu tiskových sestav, které jsou svým tématem nějak příbuzné. Opět příklad:
Počty jídel
Dostáváme se tak do dalšího seznamu tiskových sestav obsahujících varianty tiskových sestav o počtech jídel. Zde platí stejné zásady, jak byly popsány výše v této kapitole.
Dialog pro tisk sestavy
Po zvolení příslušné tiskové sestavy se nejdříve zobrazí na monitoru požadovaná tisková sestava. Pokud nám stačí pouze si daný výstup prohlédnout bez požadavky vytištění, učiníme tak a sestavu zrušíme potvrzením tlačítka Storno. Pokud chceme sestavu skutečně vytisknout na tiskárně, potvrdíme tlačítko Tisk. Objeví se obecný dialog pro vytištění sestavy. Potvrdíme opět tlačítko Tisk. Sestava se pak vytiskne na tiskárně.
Pokud se nám po zvolení tiskové sestavy zobrazí rovnou obecný dialog pro tisk sestavy, jedná se o tzv. grafický tisk. Potvrdíme tlačítko Tisk a sestava se tak zobrazí na monitoru. Současně se vlevo nahoře zobrazí rámeček, ve kterém pomocí myši odklepneme obrázek tiskárny. Tím sestavu vytiskneme na tiskárně. Současně se na monitor vrátí zpět obecný dialog pro tisk sestavy. Stiskem klávesy Esc se vrátíme zpět do tabulky, ze které jsme příslušnou sestavu volili. Sestav s grafickým tiskem je však v programu minimum.
Podrobný popis problematiky tisku je vysvětlen v příručce pro ovládání ProVIS.HTM, kap. 6. Tisk sestavy.
2.8.2 Export tiskové sestavy
Kromě tisku sestavy na tiskárnu umožňuje program provést export zvolené tiskové sestavy ve formátu, který lze později otevřít v nějakém jiném programu, který máme nainstalovaný na počítači.
Obecně postupujeme tak, že nejdříve vybereme v programu VIS sestavu, kterou požadujeme exportovat. Po té zvolíme typ tohoto exportu, tedy formát, v jakém se vytvořený exportní soubor uloží na disk našeho počítače (nebo nějaké výměnné médium). A v posledním kroku zvolíme místo, kam se má tento soubor uložit.
Nejdříve musíme zvolit požadovanou tiskovou sestavu. Tento postup je popsán v kap. 2.8.1 Tisk z tabulek. Dále nastávají dvě možné situace, které jsou též ve výše zmiňované kapitole popsány, ale zde si je uvedeme opět z hlediska postupu při exportu sestavy.
Sestava se rovnou zobrazí na monitoru
Po zvolení příslušné tiskové sestavy se nejdříve zobrazí na monitoru požadovaná tisková sestava. Abychom se dostali do dialogu pro export sestavy, potvrdíme ve spodní části tlačítko Nastavení tisku. Dostaneme se tak do tabulky pro tisk sestavy. Další postup je níže v odstavci Export sestavy.
Zobrazí se dialog pro tisk sestavy
Pokud se nám po zvolení tiskové sestavy zobrazí rovnou obecný dialog pro tisk sestavy, jedná se o tzv. grafický tisk. Pak pokračujeme v dalším postupu podle odstavce Export sestavy.
Export sestavy
V tabulce pro tisk sestavy se řídíme údaji v sekci Export.
Zde volíme v položce Typ exportu, formát, v jakém se později soubor do počítače uloží. K dispozici je nabídka všech obvyklých užívaných formátů. Podrobný rozbor jednotlivých položek přesahuje rámec této příručky a v případě nejasností se obraťte na pracoviště horké linky či na svého správce výpočetní techniky. Jestliže zatrhneme volbu Zobrazit, program při samotném vytvoření exportního souboru otevře tento soubor v externím programu, který odpovídá zvolenému typu souboru. Je jasné, že tento programu musí být na počítači nainstalován. V položce Jméno souboru nebo zařízení volíme místo, kam se vytvořený soubor na počítači umístí. Samotné vytvoření expertního souboru pak provedeme potvrzením tlačítka Export.
2.8.3 Tisková sestava jako příloha e-mailu
Program umožňuje odeslat e-mail, ve kterém bude jako příloha tiskové sestava vyexportovaná do uživatelem zvoleného formátu. Provádíme to v sekci Odeslat e-mailem. Zde vyplňujeme položku Typ exportu (odeslaného v příloze e-mailu). Význam této položky je stejný jako v předchozí kap. 2.8.2 Export tiskové sestavy. V položce Adresa (e-mail) zadáváme e-mailovou adresu příjemce elektronické pošty. Samotný e-mail odešleme pomocí tlačítka Odeslat e-mail.
2.9 Nápověda F1
Po spuštění jakékoliv funkce v programu Stravné můžeme stisknout klávesu F1. Zobrazí se nápověda k dané funkci. Po nastudování problematiky tuto nápovědu zrušíme stiskem klávesy Esc.
2.10 Videonávod
Součástí dodávky SW Stravné je též video návod, který se nachází na samostatném CD. Naleznete jej ve stejném obalu společně s instalačním CD systému ProVIS.
2.11 Postup pro tisk návodu ve formátu PDF
Návod v podobě, ve které jej právě čteme, je určen především pro prohlížení. K tomu se obvykle používá program (prohlížeč) Internet Explorer, který je k dispozici na každém počítači s nainstalovaným operačním systémem Windows. Uživatel se tak nemusí starat o to, jaký program pro prohlížení návodu použije. Tento program se spustí vždy sám, automaticky při spuštění návodu. Nevýhodou této formy návodu je nevhodná podoba pro tisk. Proto je součástí návodu též verze pro tisk.
Před hlavním obsahem je umístěn odkaz Verze pro tisk. Tato verze pro tisk je vytvořena ve formátu PDF. Znamená to, že pro jeho spuštění musí být na počítači nainstalován program Adobe Reader. Tento program firma VIS nedodává. Je však volně (zdarma) k dispozici ke stažení na internetu zde. Jestliže je program Adobe Reader nainstalován, spustí se verze návodu pro tisk automaticky poklepáním myší na aktivní odkaz v úvodu kapitoly.
Po použití odkazu mohou nastat dvě situace:
1. Kapitola se otevře v programu Adobe Reader. Pak je vše v pořádku a nemusíme již instalovat nic.
2. Na obrazovce se objeví chybové hlášení, že požadovaná stránka není k dispozici. Do návodu se pak vrátíme potvrzením tlačítka Zpět vlevo nahoře. Pak nezbývá než program Adobe Reader stáhnout z internetu a nainstalovat jej. Jestliže si nejsme v této oblasti příliš jisti, můžeme požádat o pomoc svého správce výpočetní techniky.
3. Stravné - základní činnosti
Před výběrem dalšího postupu prostudujte pečlivě kapitolu 3. Stravné - základní činnosti!
Témata přesahující rámec základních činností naleznete v kap. 6. Řešení typických situací.
3.1 Doplatkový způsob - základní činnosti
3.2 Zálohový způsob - základní činnosti
3.3 Výběr peněz jistinou - základní činnosti
3.4 Základní činnosti - stručné postupy
3.5 Tlačítka na ploše programu
3. Stravné - základní činnosti
Tato část příručky má dvojí funkci. Slouží jak novým uživatelům programu, kteří se učí program ovládat na tzv. příkladových datech, tak i uživatelům, kteří mají již program zavedený do ostrého provozu a mají v programu svá ostrá data.
Tato část příručky je zpracována jako učebnice. Text každé kapitoly je uspořádán tak, že je nejdříve vytyčen úkol, který máme splnit, po něm následuje podrobný popis činností, které máme v programu provést, abychom tento vytyčený úkol úspěšně splnili. Konkrétní postup se pak liší podle toho, zda se program teprve učíme na příkladových datech, nebo zda již máme program zavedený a potřebujeme provést nějakou činnost v souladu se svými "ostrými daty".
Noví uživatelé - výuka na příkladových datech
U nových uživatelů předpokládáme, že mají v programu načtena tzv. Příkladová data. Na nich budeme provádět konkrétní činnosti s konkrétními údaji. Každá základní činnost je předvedena v samostatné kapitole. V závěru každé kapitoly je pak uvedena kontrola, zda jsme postupovali správně. Každá další kapitola logicky navazuje na kapitolu předchozí. Postupně tak plníme program daty, která v dalších kapitolách používáme. Je proto nutné splnit všechny úkoly v tom pořadí, ve kterém jsou uspořádány i přes to, že v daném okamžiku můžeme mít pocit, že tuto činnost v programu provádět nebudeme. Jen tak dostaneme v každém kroku v programu přesně ty údaje, které jsou uvedeny v dalších kapitolách.
Na příkladu dat je třeba nacvičit provádění všech každodenních činností. Nemá smysl se pokoušet zavést program do užívání, dokud obsluha bezpečně nezvládá následující činnosti. Vedlo by to ke zbytečným chybám a nedorozuměním se strávníky. Další studium pro nové uživatele programu Stravné tedy bezpodmínečně předpokládá, že má tato příkladová data v programu nainstalována. Pro tato cvičení není podstatné, že příklad dat neodpovídá zcela přesně požadavkům a podmínkám naší jídelny (jiné druhy jídel, jiné kategorie strávníků, jiné ceny jídel apod.). To se napraví konfigurací programu, kterou je však vhodné provádět až v okamžiku, kdy zákazník pochopil celkovou filozofii programu a jeho základní možnosti.
Pokud tedy nemáme příkladová data ještě načtena, nebo pokud jsme již prováděli v programu nějaké pokusy a máme zde údaje, které nevíte jak zrušit, obnovte znovu do programu příkladová data. Postup pro jejich načtení je uvedený v kap. 2.3 Načtení příkladových dat. Ale pozor:
Pokud máte v programu "ostrá" data nebo jakákoliv jiná výuková data, načtením příkladu dat si tato data nenávratně smažete. Proveďte si jejich zálohu!
Uživatelé se zavedeným programem a s "ostrými" daty
V předchozím odstavci jsme si uvedli, že text a úkoly jednotlivých kapitol se odkazují na tzv. Příkladová data. Ta se načítají při prvotní instalaci programu a později se při zavedení programu modifikují přesně podle podmínek jednotlivých zařízení. Pak samozřejmě při plnění jednotlivých kapitol nemůžeme mechanicky zavádět do programu data v jednotlivých kapitolách uvedená. Musíme postupovat podle uvedeného obecného postupu a do programu zadávat aktuální data uživatele. Výsledkem je pak dosažení úspěšného dokončení úkolu v souladu s "ostrými" daty uživatele. Pro uživatele se zavedeným programem Stravné slouží tato kapitola především jako připomenutí si zaběhlých postupů v případě, že si potřebujeme některé znalosti osvěžit (nástup po prázdninách, provádění měně častých operací apod.).
Stručné seznámení s programem
Program Stravné je rozsáhlý produkt s mnoha tabulkami, funkcemi, vazbami. Ještě než se seznámíme se samotnými základními činnostmi v programu, naznačíme si základní rysy programu Stravné. V dalším textu se odkazujeme na některé údaje, které se v programu objeví až po načtení tzv. Příkladových dat. Program je založen na několika kmenových tabulkách:
V těchto tabulkách neprovádějte nyní žádné akce. Pouze se s programem seznamujeme!
Rejstřík strávníků
Rejstříky - Rejstřík strávníků
Tato tabulka obsahuje seznam strávníků jídelny a jejich charakteristik - zejména zatřídění do cenových skupin, skupin pro normování apod.
Jídelníčky
Objednávky - Jídelníčky
Tato tabulka obsahuje na každý den seznam jídel, která jídelna vaří a která lze objednávat. V této tabulce jsou uloženy ceny, které se za objednanou stravu účtují strávníkům.
Objednávky
Objednávky - Objednávky
Tato tabulka obsahuje záznamy o každé jednotlivé přihlášce nebo odhlášce každého jídla z jídelníčku. Pro každé jídlo konkrétního strávníka je vždy platný poslední záznam. Předchozí záznamy uchovávají podrobnou historii postupného přihlašování a odhlašování jídel.
Platby
Objednávky - Platby
Tato tabulka obsahuje historické záznamy každé jednotlivé platby nebo předpisu úhrady dalších služeb (školné, ubytování, prodej karet atd.).
Uzávěrky
Objednávky - Uzávěrky
Tato tabulka obsahuje pro každého strávníka vysčítané údaje za uzavírané období, kterým může být den, týden, nebo celý měsíc. Vznikem uzávěrkového zápisu vzniká duplicitní záznam o objednávkách i platbách, který má ale podstatně úspornější podobu, takže umožňuje uchovat tato data v počítači po dobu několika měsíců nebo i let.
Archiv
Nástroje - Archivace
Tabulky Jídelníčky, Objednávky, Platby a Uzávěrky jsou trvale narůstající tabulky, které postupně zaznamenávají historii objednávání, placení a uzavírání stravného. Ve všech těchto tabulkách jsou po určité době staré záznamy, které pro běžný chod programu nejsou zapotřebí. Proto je součástí programu důmyslný systém archivace starých dat, který na základě definovaných pravidel ve všech jmenovaných tabulkách přesouvá staré údaje do archivu a v aktivních tabulkách je vymazává. Tím je zajištěno, že objem aktivních dat naroste do určitého rozsahu a dále se již nezvětšuje. Objem dat narůstá v archivu, a i zde se po určité době zastaví (automaticky se odmazávají nejstarší záznamy). Archiv se udržuje na pevném disku v počítači a nezálohuje se na diskety.
Další tabulky
Ostatní tabulky mají různé podpůrné funkce. Zpravidla jde o různé číselníky, které definují chování programu v různých situacích a umožňují jeho jednoduché ovládání. Některé tyto tabulky jsou postupně popisovány v dalších částech návodu.
Menu akce
Všechny funkce programu lze vyvolat z menu v jednotlivých tabulkách. Těchto funkcí a sestav je obrovské množství a navíc se mnohdy vyvolávají v různých posloupnostech s různým nastavením jejich parametrů. To dává programu ohromnou univerzálnost a přizpůsobivost, je to však nepřiměřeně náročné pro běžného uživatele. Proto autoři programu vytvořili univerzální menu Akce. Do tohoto menu jsou soustředěny všechny nejdůležitější funkce a tiskové sestavy programu v logickém sledu denních, měsíčních i ročních operací.
Tlačítka na ploše
Pro rychlou volbu používaných funkcí slouží tlačítka na ploše programu. Jsou určena především pro práci s myší (ale mezi tlačítky se lze pohybovat i pomocí klávesnice). Tlačítky na ploše programu spouštíme různé funkce nebo tiskneme různé tiskové sestavy. Tlačítka jsou rozdělena do různých sekcí. V programu lze zobrazit například skupinu tlačítek pro tzv. denní operace (přihlášení strávníků, založení strávníka, apod.) nebo máme jinou skupinu (sekci) tlačítek například pro měsíční operace (uzávěrka, tisk uzávěrkových sestav, apod.). Tyto sekce se přepínají v hlavním menu programu ve volbě Tlačítka. Na plochu lze do různých sekcí umístit i tlačítka pro spuštění jiných funkcí (Servis - Nastavení - Tlačítka na formuláři).
Než se pustíme do samotného praktického procvičování, velmi stručně si popíšeme dvě tabulky s příkladovými daty, na kterých se budeme učit základním činnostem. Uvádíme i místo v programu, kde se tyto popisované databáze nacházejí.
Strávníci
Rejstříky - Rejstřík strávníků
V programu je zavedeno celkem 14 strávníků zařazených do různých kategorií, tříd, cenových skupin a typů plateb tak, aby tento malý vzorek zahrnul běžné rozdělení strávníků při ostrém provozu jídelny.
Vzor jídelníčku na den
Objednávky - Vzor jídelníčku na den
Ve vzorovém jídelníčku vidíme celkem 9 druhů jídla (snídaně 2x, přesnídávka 1x, oběd 3x, svačina 1x a večeře 2x) a . Nezalekněme se tolika druhů jídel. V tuto chvíli není směrodatné, že budeme později při ostrém provozu jídelny vařit například pouze jeden druh oběda. Postup práce je v každém případě stejný.
Adresář subjektů
V kap. 3. Stravné - základní činnosti popisujeme některé důležité tabulky samotného programu Stravné. Tyto tabulky se naplňují načtením příkladu dat (viz kap. 2.3 Načtení příkladu dat). Program Stravné však využívá i některé tabulky, které jsou společné pro všechny nainstalované programy (například MSklad). Protože to jsou tabulky společné pro všechny nainstalované programy, načtením příkladu dat pro Stravné se tyto tabulky nenaplní. Uživatel si to musí provést sám, ručně. Zkontrolujte si tedy tabulku Adresář subjektů, která se nachází v menu Společné. Pokud je prázdná, definujte v ní subjekty podle tabulky níže. S těmito subjekty budeme pracovat v našem výukovém modelu v dalších kapitolách. Jestliže tato tabulka již nějaké záznamy obsahuje (například dodavatele používané v programu MSklad), tyto subjekty rozhodně nerušte. Při další práci se pak budou v některých místech návodu některé údaje lišit, což ale při výuce nevadí. Při ostrém provozu bude již vše nastaveno dle Vašich konkrétních podmínek.
O Adresáři subjektů viz též kap. 6.21 Adresář subjektů - rušení a oprava existujících záznamů.
Pozn.: Níže uvedená tabulka obsahuje subjekty, se kterým v návodu pracujeme při tisku faktur (za spotřebu a dotace).
Subjekty používané v návodu
Postup pro definování subjektu:
1. Společné - Adresář subjektů - Nový
2. Vyplníme nabízené položky podle tabulky výše.
3. Záznam uložíme potvrzením tlačítka Uložit.
4. Body postupu 1. až 3. opakujeme pro všechny subjekty z tabulky výše.
Způsob výběru peněz od strávníků
V následujícím studiu základních činností budeme pokračovat podle toho, jaký režim výběru peněz budeme na jídelně provozovat. Další text učebnice je tedy rozdělen na tři rovnocenné části. Je to proto, abychom například uživatele s doplatkovým způsobem zbytečně nezatěžovali problematikou výběru peněz prostřednictvím zálohového způsobu, apod.
V dalším postupu si vyberte jeden ze tří následujících způsobů výběru peněz a pak používejte jen vámi vybraný způsob. Autoři programu nezodpovídají za nesrovnalosti způsobené nesprávnou kombinací následujících postupů.
Pokud si prozatím nejste jisti, který způsob výběru peněz budete používat, prostudujte si nejdříve všechny tři způsoby, jeden z nich si vyberte a podle toho zvolte další postup.
3.1 Doplatkový způsob - základní činnosti
Před samotným zahájením studia základních činností prostudujte důkladně v kapitole 3. Stravné - základní činnosti odstavec Adresář subjektů!
Témata přesahující rámec základních činností naleznete v kap. 6. Řešení typických situací.
3.1.2 Potvrzení rozpisu na období
3.1.3 Předpis plateb za ubytování a školné
3.1.4 Hromadné přihlášení strávníků
3.1.5 Přihlášení a platba hotovostních strávníků
3.1.6 Odvod hotovosti z pokladny
3.1.8 Zápis jednotlivých přihlášek a odhlášek
3.1.9 Přihlašování vícenásobných strávníků
3.1.10 Zjištění denního počtu jídel za účelem normování
3.1.11 Potvrzení rozpisu na měsíc říjen
3.1.12 Předpis plateb za ubytování a školné na říjen
3.1.13 Hromadná přihláška strávníků na říjen
3.1.17 Platební média - disketa pro spořitelnu
3.1.18 Platební média - Hromadné příkazy bankám
3.1.19 Tisk faktur za spotřebu
3.1.20 Tisk faktur za ostatní platby (dotace)
3.1.21 Zápis plateb provedených srážkou ze mzdy
3.1.22 Platební média - Poštovní poukázky
3.1.23 Zápis složenkových plateb - kontrola ústřižků složenek
3.1.24 Zápis plateb došlých na účet zařízení
3.1.25 Kontrola úspěšného provedení všech úkolů
3.1 Doplatkový způsob - základní činnosti
Způsob výběru peněz od strávníků doplatkem spočívá v tom, že vybíráme od strávníků peníze zpětně za jejich skutečnou spotřebu v uplynulém období. Výhodou tohoto způsobu je přehledná evidence doplatků - strávník zná přesně částku k zaplacení podle své docházky ke stravování. Méně výhodný je tento systém v tom, že vaříme strávníkům "na dluh". Navíc u strávníků se špatnou platební morálkou může nastat problematické vymáhání peněz za projedenou stravu. Spotřebu počítáme obvykle k poslednímu dni uplynulého měsíce.
Doplatkem vybíráme peníze od strávníků, kteří platí prostřednictvím nějakého platebního média (bankovní strávníci, sporožiroví strávníci, strávníci platící složenkou).
U hotovostních strávníků postupujeme tak, že si každý strávník kupuje stravu na pokladně. Za kolik korun si stravu nakoupí, za tolik mu stravu přihlásíme. Hotovostní strávník má tedy v naprosté většině případů nulový stav svého konta.
Pusťme se tedy do samotného procvičení všech činností, které budeme s programem pravidelně provádět. Myšlenkově se přenesme před začátek školního roku, kdy bude naším prvním stravným obdobím měsíc září. Na tento měsíc budeme přihlašovat a odhlašovat strávníky, vypočítávat doplatky apod. Společně absolvujeme jeden celý cyklus od začátku školního roku v měsíci srpnu až do uzávěrky a s ní spojenými operacemi v měsíci říjnu. U každého úkolu uvedeme červenou barvou období, ve kterém se při řešení úkolu myšlenkově nacházíme.
Dočasné zrušení provádění automatických akcí
V úvodu této kapitoly se zmiňujeme o archivaci dat. Zopakujme, že tato funkce programu "očišťuje" tabulky od starých, pro práci s programem již nepotřebných údajů. Vzhledem k tomu, že se budeme učit program Stravné "rozjíždět" pokusně od nového školního roku, tedy od měsíce září, stalo by se, že nám archivace přesune cvičné záznamy do archivu. Z těchto důvodů si archivaci dat dočasně zakážeme.
Stejně tak si dočasně vypneme automatickou tvorbu jídelníčků a změnu jejich stavů. Vše budeme prozatím provádět "ručně".
POZOR! Dočasné přerušení archivace provedeme jen pro nácvik základních činností popsaných v této kapitole. V jiných případech je neprovádíme.
Stručný postup pro vypnutí automatických akcí:
1. Nástroje - Automatické akce programu
2. Přesuneme se v tabulce na řádek s názvem Aktualizace jídelníčku.
3. Potvrdíme tlačítko Oprava.
4. Přesuneme se do položky Typ spuštění.
5. Všechny znaky v položce vymažeme.
6. Potvrdíme tlačítko uložit.
7. Body 2. až 6. opakujeme pro akci s názvem Archivace.
8. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Pozn.: Pokud budete chtít obnovit příkladová data z důvodu opakovaného procvičování základních činností přesně podle této kapitoly, spolu s ostatními daty obnovíte i funkce pro provádění automatických akcí.
V kap. 3. Stravné - základní činnosti popisujeme některé důležité tabulky samotného programu Stravné. Tyto tabulky se naplňují načtením příkladu dat (viz kap. 2.3 Načtení příkladu dat). Program Stravné však využívá i některé tabulky, které jsou společné pro všechny nainstalované programy (například MSklad). Protože to jsou tabulky společné pro všechny nainstalované programy, načtením příkladu dat pro Stravné se tyto tabulky nenaplní. Uživatel si to musí provést sám, ručně. Zkontrolujte si tedy tabulku Adresář subjektů, která se nachází v menu Společné. Pokud je prázdná, definujte v ní subjekty podle tabulky níže. S těmito subjekty budeme pracovat v našem výukovém modelu v dalších kapitolách. Jestliže tato tabulka již nějaké záznamy obsahuje (například dodavatele používané v programu MSklad), tyto subjekty rozhodně nerušte. Při další práci se pak budou v některých místech návodu některé údaje lišit, což ale při výuce nevadí. Při ostrém provozu bude již vše nastaveno dle Vašich konkrétních podmínek.
O Adresáři subjektů viz též kap. 6.21 Adresář subjektů - rušení a oprava existujících záznamů.
Pozn.: Níže uvedená tabulka obsahuje subjekty, se kterým v návodu pracujeme při tisku faktur (za spotřebu a dotace).
Subjekty používané v návodu
Postup pro definování subjektu:
1. Společné - Adresář subjektů - Nový
2. Vyplníme nabízené položky podle tabulky výše.
3. Záznam uložíme potvrzením tlačítka Uložit.
4. Body postupu 1. až 3. opakujeme pro všechny subjekty z tabulky výše.
3.1.1 Zápis nových strávníků
Akce - Doplňkové funkce - Nový strávník
Tlačítko v sekci Denní operace:
Úkol: Zaveďte si do programu následující strávníky:
Nacházíme se v měsíci srpnu. Na počátku našeho cvičení si zavedeme několik strávníků do Rejstříku strávníků. Nezalekněme se hned napoprvé velikého množství položek, které karta strávníka obsahuje. Pro rychlé zavedení strávníka postačí definovat některé položky na první stránce.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Denní operace:
2. V položce Jméno vyplníme nejprve příjmení a pak jméno, tedy Šedivá Marie.
Poznámka: Je-li zde pro příjmení a jméno málo místa, zkrátíme jméno.
3. Dále vyplňujeme povinně položku Kategorie. Přeneseme sem kategorii ZAM.
Vysvětlení: Do kategorií sdružujeme skupiny lidí, kteří mají z hlediska stravování nějaké společné vlastnosti (např. odebírají pouze obědy nebo naopak mají celodenní stravování, mají stejnou sazbu za jedno jídlo apod.).
4. Položka Třída je nepovinná. V našem případě u pí Šedivé třídu nevyplňujeme.
Vysvětlení: Obvykle vyplňujeme třídu, do které strávník-žák chodí. U dospělých strávníků nemusíme třídu vyplňovat.
5. Další položky není nutné bezprostředně vyplňovat, přesuneme se tedy až do položky Typ platby. Zde vybíráme typ platby strávníka. V našem příkladu vyplňujeme u pí Šedivé typ platby Srážka.
Vysvětlení: Strávník může platit jednou z následujících možností:
Hotově - strávníci platí hotově v pokladně. Při tomto typu platby již není potřeba vyplňovat další položky.
Sporožirem - posíláme do spořitelny disketu s příkazy k inkasu ze sporožirových účtů strávníků. Tuto speciální disketu později vytváříme v programu jednoduchými povely. Pokud zvolíme tento typ platby, musíme dále vyplnit položky Účet a Specifický symbol.
Složenkou - pro realizaci plateb používáme poštovní poukázky. Při tomto typu platby již není potřeba vyplňovat další položky.
Faktura - tento typ platby použijeme, pokud zavádíme strávníka, kterému budeme projedenou stravu fakturovat (podniky). Pokud zvolíme tento druh platby, musíme vyplnit pomocí klávesy F2 i položku Subjekt (= číslo partnera, kterému fakturujeme stravu).
Účet - platby se realizují prostřednictvím účtu strávníka. Strávník posílá peníze na účet našeho zařízení sám nebo tiskneme v programu jednoduchým povelem hromadný příkaz k úhradě. Pokud zvolíme tento druh platby, musíme vyplnit pomocí klávesy F2 i položku Banka, Účet a Variabilní symbol. Položku Variabilní symbol vyplníme tak, že stiskneme klávesu F2. Program pak sám navrhne jedinečný variabilní symbol. Variabilní symbol můžeme vyplnit i ručně. Způsob volby variabilního symbolu je na uživateli.
Srážka - peníze strháváme zaměstnancům ve spolupráci s účtárnou srážkou ze mzdy. Při tomto typu platby již není potřeba vyplňovat další položky.
6. Položky Datum blokace od a Datum blokace do obvykle při zakládání nového strávníka nevyplňujeme.
7. Jestliže vybíráme na zařízení též poplatky za školné vyplníme příslušné kódy v položkách Kód sazby ubytování a Kód sazby školné. Kódy vyplníme pomocí nápovědy F2. V našem výukovém postupu žádný kód vyplňovat nebudeme.
8. Záznam uložíme.
9. Postupně takto zapíšeme do programu všechny strávníky. Ostatní údaje na první kartě strávníka samozřejmě vyplňujeme také. Můžeme to však učinit kdykoliv později, zde jsme si ukázali nejrychlejší postup, který nám přijde vhod při počátečním náporu na přelomu srpna a září.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Uvedení strávníci se objeví v Rejstříku strávníků (Rejstříky - Rejstřík strávníků).
Vyplněná karta strávníka Šedivá Marie
3.1.2 Potvrzení rozpisu na období
Akce - Příprava na nový měsíc - Potvrzení rozpisu na měsíc
Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Úkol: Potvrďte rozpis varných a nevarných dnů na měsíc září roku 2011. Den 28. 9. označte jako den nevarný, protože je státní svátek a nevaří se.
Nacházíme se v druhé polovině měsíce srpna. Před začátkem každého stravného měsíce musíme v programu definovat varné a nevarné dny. Z historického hlediska bychom tuto činnost mohli srovnat s nadepsáním klasických papírových "plachet", kdy musela obsluha na jídelně na "plachtách" proškrtat soboty, neděle a případné svátky. Program v základním nastavení soboty a neděle automaticky rozezná. Pouze, pokud se v novém období vyskytuje nějaký svátek, ředitelské volno apod., musíme tento den označit jako nevarný ručně. Není to ale nic složitého.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. Objeví se tabulka Ruční aktualizace jídelníčku. Zadáme období 01. 09. 2011 - 30. 09. 2011. Potvrdíme tlačítko OK.
Nastavení dat varného období
Vysvětlení: Aby bylo v programu možné přihlásit strávníky, musíme určit, na které dny je možné přihlašovat. Období vždy volíme od prvního do posledního kalendářního dne v měsíci, i když na tyto dny připadnou soboty či neděle.
3. V dalším okně se zobrazí kalendář na námi zvolené období. Zkontrolujeme nastavení varných a nevarných dnů. Soboty a neděle jsou automaticky označeny jako dny nevarné. Den 28. 9. je den nestravný, najedeme tedy pomocí Šipky doprava pod toto datum a stiskneme znak * (hvězdička - nachází se na klávesnici vpravo v numerické části nad číslem 9). Příznak všech druhů jídel se tak automaticky nastaví na námi zvolený znak.
Poznámka: Příznak lze nastavit i klávesou Mezerník. Pokud tuto klávesu stiskneme, změní se příznak dne. Opakovaným stisknutím Mezerníku nastavujeme požadovaný stav.
Na nestravný den nelze v programu přijímat objednávky. Lze jej však kdykoliv v budoucnu doplnit dodatečně.
Pokud máme kalendář nastavený, záznam uložíme stiskem tlačítka OK.
Nastavení varných a nevarných dnů
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce Jídelníčky (Objednávky - Jídelníčky) jsou záznamy pro jednotlivá jídla se zářijovým datem roku 2011.
Pozn.: V některých případech je vhodné program nastavit tak, aby se rozpis varných dnů vytvářel automaticky, bez zásahu uživatele (internátní provozy s automatickým řízením výdeje a objednávání stravy, apod.). V případě tohoto požadavku kontaktujte horkou linku.
3.1.3 Předpis plateb za ubytování a školné
Akce - Příprava na nový měsíc - Předpis plateb za ubytování
Akce - Příprava na nový měsíc - Předpis plateb za školné
Tlačítka v sekci Příprava měsíce:
Úkol: Proveďte zaúčtování předpisu za ubytování a školné.
Nacházíme se v druhé polovině měsíce srpna. Tuto funkci budou při ostrém provozu používat jen ti uživatelé, kteří budou od strávníků vybírat kromě stravného i poplatek za ubytování či školné. V našem výukovém postupu si provedeme tuto akci, i když poplatek za školné či ubytování nevybíráte. Jednak se námi vložená data projeví v dalším výukovém textu a jednak se někdy v budoucnu může stát, že budete poplatek za školné či ubytování nově vybírat. Funkce zaúčtuje do programu předpis za ubytování (školné) těm strávníkům, kteří mají v kartě strávníka na první straně v položce Kódy ubytování (školné) vyplněn nějaký kód. I když se tyto dvě funkce provádějí v programu samostatně, je práce s nimi totožná a popíšeme si ji proto v jedné kapitole. Tato funkce zvýší dluh strávníka o určenou částku. Výše této částky se určuje jinde v programu, a pro nás to není teď důležité.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. Přečteme si hlášení programu a potvrdíme tlačítko OK.
3. Objeví se tabulka Období zpracování dat. Napíšeme aktuální hodnoty pro měsíc a rok, tedy 09/2011, a záznam uložíme.
4. Přečteme si hlášení programu a potvrdíme tlačítko OK.
5. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Překontrolujeme tiskovou sestavu, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc. Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
6. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK. V tabulce Editace pracovní tabulky zkontrolujeme částky, případně je podle přání pozměníme. V každém případě částky uložíme potvrzením tlačítka OK.
7. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
8. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Objeví se tabulka Zápis do plateb nebo avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb zapíšeme datum 01. 09. 2011.
Vysvětlení: Předpis za školné a za ubytování provádíme v doplatkovém způsobu obvykle k prvnímu dni v měsíci, kterého se daný předpis týká.
Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text ubytování 09/2011 (nebo školné 09/2011). Potvrdíme tlačítko OK.
Následující sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou pokračujeme stiskem klávesy Esc.
Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do Platby? odpovíme Ano.
9. Celý cyklus bodů 1. až 8. opakujte pro zapsání předpisu za školné.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se na posledních místech objeví strávníci s těmito údaji:
Zapsané předpisy za ubytování a školné v tabulce Platby
Protože je zúčtovaná částka zapsána s opačným znaménkem (strávník nám dluží), při dalším výpočtu doplatků se tato částka připočítá k dlužné částce za stravné.
3.1.4 Hromadné přihlášení strávníků
Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky - Strávníci platící B,S,F,R,P
Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Úkol: Přihlaste hromadně strávníky s typem platby účet, sporožiro, faktura, složenka a srážka ze mzdy na měsíc září.
Nacházíme se v druhé polovině měsíce srpna, kdy máme na měsíc září vytvořen rozpis varných a nevarných dnů. Na většině jídelen se v praxi postupuje tak, že jsou strávníci přihlášeni na celý měsíc dopředu a tam, kde se vaří více druhů jídel, jsou přihlášeni na druh číslo jedna. V případě nepřítomnosti strávníka (nemoc, služební cesta apod.) je pak jeho povinnost svou stravu odhlásit. Pro hromadné přihlášky strávníků máme v programu (Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky) několik možných variant. Způsob práce je vždy stejný. Jednotlivé varianty se liší pouze výběrem strávníků (filtrem), kterým budeme přihlášky provádět. My si tuto akci procvičíme na variantě Strávníci platící B, S, F, R, P.
Pozn.: Písmena B, S, F, R, P označují zkratku obvyklého typu platby strávníka:
B - banka
S - sporožiro
F - faktura
R - srážka ze mzdy
P - poštovní poukázkou
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. V okně Hromadné přihlášky a odhlášky strávníků zadáme období od 01. 09. 2011 do 30. 09. 2011 a záznam uložíme.
3. Objeví se okno Hromadné přihlášky a odhlášky strávníků, kde jsou písmenem S (= stravný den) označeny všechny druhy jídel ve všech stravných dnech. Povšimněme si, že den 28. 9. v rozpisu není, neboť při tvorbě kalendáře (kap. 3.1.2 Potvrzení rozpisu na období) jsme určili tento den jako nestravný. Nic zde nemusíme měnit, proto rovnou tabulku uložíme potvrzením tlačítka OK.
4. Na monitoru se zobrazí tisková sestava, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou pokračovat stiskem klávesy Esc.
5. Na dotaz Provést zápis objednávek strávníků podle protokolu? odpovíme Ano. Zapisují se objednávky.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Protože je vstup
do přihlášek a odhlášek jednotlivých strávníků předmětem
až dalších kapitol, ukážeme si kontrolu tohoto úkolu na sestavě
Aktuální stavy kont strávníků (Akce -
Tiskové sestavy a exporty - Aktuální stavy kont strávníků
nebo tlačítko
v sekci Denní operace). Po jejím vytištění máme
na obrazovce následující sestavu s následujícími hodnotami:
Aktuální přeplatky
Pro zvídavé
uživatele ukážeme s předstihem též cestičku do dialogu pro
přihlášky a odhlášky strávníků. Uvedení strávníci zde mají stav
konta, který odpovídá hodnotě v tiskové sestavě Aktuální
přeplatky strávníků. Do dialogu pro přihlášky a odhlášky
se dostaneme tímto způsobem: Akce - Přihlášky
a odhlášky - Zvolené období nebo pomocí tlačítka
.
3.1.5 Přihlášení a platba hotovostních strávníků
Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Následující měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Zvolené období
Tlačítka v sekci Denní operace:
Úkol: Přihlaste strávníka ev. č. 5 Pokorný Josef na celý měsíc září 2011 a vyberte od něj dlužnou částku. Vytiskněte pokladní doklad za vybranou částku.
Nacházíme se ve dni 28. srpna, kdy si přicházejí hotovostní strávníci kupovat obědy na měsíc září. Tuto činnost budeme v jídelně provádět velmi často při prodeji stravy hotovostním strávníkům. Do dialogu pro přihlášky a odhlášky se dostáváme v menu Akce volbou položky Přihlášky a odhlášky. Dostaneme se tak do možnosti výběru ze čtyř dialogů pro přihlašování. Jsou to Přihlášky a odhlášky: v Aktuálním měsíci, v Následujícím měsíci, ve Zvoleném období a v Minulém měsíci. Použít též můžeme tlačítka. Tyto funkce můžeme též spustit z plochy programu pomocí tlačítek. Protože jsme si na začátku našeho cvičení potvrdili zpětně rozpis na měsíc září, nemůžeme použít pro vstup do přihlášek a odhlášek strávníků první dvě volby, jejichž význam je jasný z jejich názvu. Musíme proto používat až třetí variantu. Jediný rozdíl mezi nimi je ten, že u třetí varianty musíme zadat vždy období, na které chceme přihlašovat či odhlašovat stravu.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Denní operace:
2. Ponecháme nabízená data a potvrdíme tlačítko OK.
3. Napíšeme text po (takto zkráceně a malými písmeny) a stiskneme klávesu Enter.
Vysvětlení: Identifikaci strávníka můžeme provádět několika způsoby:
- Napíšeme jeho evidenční číslo a stiskneme klávesu Enter.
- Napíšeme jeho jméno a stiskneme klávesu Enter.
- Výběr provedeme pomocí klávesy F2.
Dialog v pokladně pro identifikaci strávníka
4. Vybereme strávníka Pokorný Josef.
5. Objeví se okno Přihlášky a odhlášky, ve kterém provádíme objednávky strávníka.
Po identifikaci strávníka se dostáváme do menu pro přihlášky. Strávník má zatím u všech druhů jídel a u všech dnů zobrazeno písmeno N (nepřihlášeno). Přihláška se provádí tak, že najedeme na příslušný den a druh jídla a Mezerníkem provedeme přihlášku. Současně se strávníkovi mění vpravo nahoře aktuální stav konta. Přesuneme se Šipkou doprava na další den, a opět Mezerníkem přihlásíme stravu.
Dialog pro přihlášky a odhlášky jednotlivých strávníků
Poznámka: Abychom se nemuseli takto mechanicky pohybovat
po celém období, můžeme použít menu pro rychlé přihlášky
a odhlášky. Vyvoláme je stiskem tlačítka
(nebo na klávesnici klávesou F3). Objeví se tabulka
pro rychlé přihlášky a odhlášky. Najedeme si na položku
Přihlásit do konce období a potvrdíme ji
stiskem klávesy Enter. Tím strávníkovi automaticky
přihlásíme celé období podle jeho stravovacích zvyklostí (vždy
ve čtvrtek se mu strava nepřihlásí, v kalendáři
zůstává příznak N). Dále si všimněme,
že vidíme u jednotlivých příkazů v závorce určité
písmeno, např. u položky Přihlásit do konce období
vidíme v závorce písmeno K. Pokud si
toto písmeno zapamatujeme a použijeme je přímo v dialogu
pro přihlášky a odhlášky, dosáhneme stejného efektu - přihlásíme
strávníka na celé období.
Zapamatujte si klíčová písmena pro přihlášky a odhlášky do konce měsíce a týdne. Nebudete pak muset vyvolávat toto menu, ale naslepo zadáte příslušné písmeno. Program příkaz přesto vykoná.
6. V dialogu pro přihlášky a odhlášky tedy stiskneme písmeno K. Tím strávníkovi přihlásíme stravu do konce měsíce.
Poznámka: Nepřihlášené čtvrtky jsou v pořádku, strávník má nastaveny tzv. stravovací zvyklosti.
7. Uložíme přihlášky strávníka, čímž se dostáváme do dialogu pro platbu strávníka.
8. Zkontrolujeme nabízenou částku v položce K platbě. Ponecháme zde údaj 368.00.
Dialog pro platbu strávníka
Poznámka: Většinou tuto částku neměníme. Může se ale stát, že strávník Pokorný nemá u sebe v drobných částku 368,-- Kč, ale má 400,-- Kč a nepožaduje vrácení zbytku. V tom případě zapíšeme do položky K platbě těchto 400,-- Kč a uložíme. Program bude do dalšího období strávníkovi evidovat přeplatek 32,-- Kč.
9. V položce Typ platby ponecháme Hotově.
10. Do položky datum napíšeme 28. 08. 2011.
Vysvětlení: Nacházíme se myšlenkově v měsíci srpnu 2011 a prodáváme hotovostním strávníkům obědy. Při ostrém provozu programu zde ponechejte aktuální datum, tedy datum skutečného přijetí peněz.
Do položky DATUM vyplňujeme zásadně datum přijetí peněz do pokladny (obvykle aktuální datum). Nikdy neuvádíme datum, o němž "jsme přesvědčeni, že do něj platba patří". Program dává správné výsledky pouze tehdy, pokud do něj vkládáme pravdivá data.
11. Záznam uložíme, čímž dojde zároveň k uložení přihlášených jídel i přijaté platby.
Pokud opustíme dialog pro výběr peněz bez uložení záznamu, neuloží se ani objednávky strávníka!
12. Dostáváme se do dialogu pro
identifikaci dalšího strávníka. Stiskneme klávesu tlačítko
(nebo stiskneme na klávesnici klávesu F7). Zobrazí
se Pokladní doklad pro právě provedenou platbu.
Tento doklad vytiskneme.
Pokladní doklad o provedené platbě strávníka
13. Stiskem klávesy Esc se ocitáme zpět v dialogu pro identifikaci strávníka.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
1. V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se na posledním místě objeví záznam strávníka ev. č. 5 Pokorný Josef s právě vybranou částkou:
Platba hotovostního strávníka (Typ H) zapsaná do tabulky Platby
2. Při dalším
vstupu do přihlášek a odhlášek (Akce - Přihlášky
a odhlášky - Přihl. a odhl. na zvolené období
nebo tlačítko
) má strávník stav konta 0,-- Kč a má
přihlášenu stravu do konce měsíce (kromě čtvrtků).
3. Tento
záznam se projeví ve stavu pokladny (Akce -
Funkce z plateb - Stav hotovosti v pokladně
nebo tlačítko
).
3.1.6 Odvod hotovosti z pokladny
Akce - Funkce z Plateb - Stav hotovosti v pokladně
Akce - Funkce z Plateb - Pokladna-příjem a odvod peněz
Tlačítka v sekci Denní operace:
Úkol: Zjistěte stav pokladny a proveďte odvod této částky.
Nacházíme se ve dni 28. srpna po skončení hotovostního prodeje. Tato funkce provádí hotovostní odvody z pokladny peněz vybraných od hotovostních strávníků. Všechny záznamy zde pořízené se projeví ve stavu pokladny (Akce - Funkce z plateb - Stav hotovosti v pokladně).
Stručný postup:
I. Zjištění stavu pokladny:
1. Tlačítko v sekci Denní operace:
2. Zobrazí se okno Stav pokladny. Žádné datum nevyplníme a záznam uložíme.
Poznámka: V ostrém provozu vyplníme aktuální datum.
3. Zobrazí se tisková sestava Stav hotovosti v pokladně ke dni... Sestavu vytiskneme. Po vytištění zrušíme dialog pro tisk sestavy stiskem klávesy Esc.
Stav hotovosti v pokladně
Poznámka: Protože zadáváme data do programu zpětně, je ve sloupci Dnešní pohyb nulová částka.
II. Odvod hotovosti z pokladny:
4. Tlačítko v sekci Denní operace:
5. V okně Příjem a odvod platby vyplňujeme:
Datum - Vyplníme 28. 08. 2011
Při ostrém provozu vyplníme aktuální datum.
Částka - vyplníme částku, kterou odvádíme, tedy 368.00.
6. V položce Doklad vyplníme libovolný text, např. odvod 28. 8. 2011.
Odvod hotovosti z pokladny
7. Potvrdíme tlačítko Odvod. Zobrazí se tisková sestava Pokladní doklad, kterou si vytiskneme nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
1. Stav
hotovosti (Akce - Funkce z plateb - Stav hotovosti
v pokladně nebo tlačítko
) bude nulový.
2. V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se na posledním místě objeví tento odvod s evidenčním číslem strávníka 0:
Odvod hotovosti z pokladny (Typ HO) zapsaný v tabulce Platby
3.1.7 Uzávěrka za srpen
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Řádná uzávěrka
Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
Úkol: Proveďte řádnou měsíční uzávěrku nejdříve za měsíc srpen 2011.
Nacházíme se na počátku měsíce září. Provedení měsíční uzávěrky po uplynutí každého měsíce patří k základním činnostem v programu. Měsíční uzávěrku provádíme i za měsíce, kdy na jídelně navaříme. Neznamená to ale, že počátkem srpna musíme přerušit dovolenou a jít na jídelnu provést uzávěrku za červenec. To klidně počká, uzávěrku můžeme udělat po našem návratu z dovolené. I v našem příkladovém postupu si provedeme uzávěrku za srpen. I když jsme v tomto měsíci nevařili, vybírali jsme od strávníků peníze. Abychom mohli odevzdat účetní podklady nadřízeným orgánům, je potřeba provést měsíční uzávěrku.
Zde je nutno zdůraznit, že zde nepopisujeme všechny úkony, které je nutné provést při přechodu z jednoho měsíce na další. To popisuje kap. 4. Provozní cykly jídelny. Procvičíme si zde pouze průběh samotné uzávěrky.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. V tabulce zadáme období od 01. 08. 2011 do 31. 08. 2011 a záznam uložíme. Protože se jedná o období v budoucnosti, program nás na tuto skutečnost upozorní. Potvrdíme tlačítko Ano.
Upozornění: Zadáváme zde vždy období od prvního kalendářního dne do posledního kalendářního dne uzavíraného měsíce bez ohledu na to, zda byly tyto dny varné či nikoliv.
3. Program provádí automaticky měsíční uzávěrku.
4. Objeví se okno Dotaz, ve které
nás program informuje o tom, že je vhodné spustit
po provedení uzávěrky tzv. Pakování databází.
Potvrdíme tlačítko Ano. Probíhá pakování databází. Doba
provádění závisí na objemu dat i na rychlosti počítače
a může trvat i několik minut. Po jeho skončení se objeví
v pravém horním rohu hlášení programu
Pozn.: Po každé uzávěrce následuje tisk uzávěrkových sestav. My si tento krok zařadíme až za uzávěrku za měsíc září v dalších úkolech.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
1. Program nenahlásil při provádění uzávěrky žádné chyby.
2. V tabulce Uzávěrky (Objednávky - Uzávěrky) jsou záznamy strávníků s daty uzavíraného období.
3.1.8 Zápis jednotlivých přihlášek a odhlášek
Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Následující měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Zvolené období
Tlačítka v sekci Denní operace:
Úkol: Proveďte odhlášku strávníka ev. č. 10 Pokousal Josef na dny 5. - 9. 9.
Nacházíme se ve dni 1. září, kdy se přišel odhlásit strávník Pokousal z následujícího týdne. Zápis odhlášek strávníků patří rovněž k základním činnostem, které budeme na jídelně provádět každý den.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Denní operace:
2. V tabulce ponecháme nastavená data a záznam uložíme.
3. Do pole pro identifikaci zapíšeme příjmení strávníka, tj. pokou (můžeme takto malými písmeny a zkráceně). Potvrdíme stiskem klávesy Enter.
4. Šipkami najedeme v seznamu dnů na 5. 9. a stiskneme 6x Mezerník (nebo písmeno n = odhláška). Šipkou doprava se přesuneme na další den a opět stiskneme 6x Mezerník (nebo písmeno n). Takto postupujeme, až odhlásíme den 9. 9.
Odhlášky strávníka
Poznámka: Abychom nemuseli takto mechanicky střídat jednotlivé klávesy na klávesnici, můžeme se postavit na 5. 9. a stisknout písmeno L. Strávník bude odhlášen na celý týden.
Využíváme tak menu pro rychlé přihlášky a odhlášky, do kterého se dostaneme po stisku klávesy F3. V tomto případě jsme využili písmeno L (= položka Odhlásit do konce týdne). Doporučujeme zde vyzkoušet na příkladu dat možnosti, které nám toto menu nabízí.
5. Záznam uložíme.
6. Objeví se tabulka Platba. Jedná se o sporožirového strávníka, nic nám platit teď nebude. Ale pozor, nesmíme tabulku zrušit stiskem klávesy Esc. Zrušili bychom i provedené odhlášky. Položka Typ platby je prázdná, proto se při uložení žádná platba nikam nezapíše. Záznam tedy rovnou uložíme.
7. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Strávník má
v přihláškách a odhláškách (Akce - Přihlášky
a odhlášky - Přihl. a odhl. na zvolené období
nebo tlačítko
)
zaznamenány na dny od 5. 9. až do 9.
9. odhlášky (v daných dnech vidíme písmeno n)
a stav jeho konta je -392,-- Kč (nedoplatek).
3.1.9 Přihlašování vícenásobných strávníků
Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Následující měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Zvolené období
Tlačítka v sekci Denní operace:
Úkol: Proveďte přihlášky obědů Podniku B, pro který vaříte do várnic v týdnu od 5. 9. do 9. 9. podle následujícího obrázku:
Dialog pro objednávky vícenásobných strávníků
Nacházíme se v prvním týdnu měsíce září. Vícenásobným strávníkem rozumíme strávníka, který odebírá více jídel z jednoho druhu jídla. Nejčastěji to bývají různé podniky, které odebírají stravu pro své zaměstnance. Tento podnik si pak zavedeme do rejstříku strávníků jako každého jiného strávníka, a místo jména napíšeme název podniku. V našich příkladových datech máme zavedeny dva vícenásobné strávníky - Podnik A a Podnik B. Nyní se naučíme těmto podnikům přihlašovat stravu.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Denní operace:
2. V tabulce ponecháme nastavená data a záznam uložíme.
3. Do pole pro identifikaci zapíšeme název strávníka, tj. pod (můžeme takto malými písmeny a zkráceně). Potvrdíme stiskem klávesy Enter.
4. Objeví se seznam všech strávníků, kteří začínají pod, vybereme Šipkami strávníka Podnik B a potvrdíme jej stiskem klávesy Enter. Dostaneme se tak do menu pro přihlášky a odhlášky (viz obrázek v zadání úkolu).
5. V tomto menu jsou dny seřazeny do řádků pod sebe. Pro každý den můžeme číslem zapsat počet porcí pro každý druh jídla. Tedy pro den 5. 9. 2011 zapíšeme postupně počty: pro Oběd 1 = 15, pro Oběd 2 = 8 a pro Oběd 3 = 6. Pomocí klávesy Enter se přesouváme na další druh jídla (Oběd 1 až Oběd 3). Na další den se přesuneme pomocí Šipky dolů. Stejným způsobem zapíšeme podle tabulky objednávky na další dny. Takto postupujeme, až máme všechny objednávky zapsány.
6. Záznam uložíme potvrzením tlačítka OK..
7. Objeví se tabulka Platba. Jedná se o podnik, který platí zpětně fakturou, nic nám platit teď nebude. Ale pozor, nesmíme tabulku zrušit stiskem klávesy Esc. Zrušili bychom i provedené přihlášky. Položka Typ platby je prázdná, proto se při uložení žádná platba nikam nezapíše. Záznam tedy rovnou uložíme potvrzením tlačítka Uložit.
8. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Strávník Podnik
B má v přihláškách a odhláškách (Akce -
Přihlášky a odhlášky - Přihl. a odhl. na zvolené
období nebo tlačítko
) zaznamenány na dny 5. 9. až 13. 9. objednané počty jídel
a aktuální stav konta je zde -5 850,-Kč.
3.1.10 Zjištění denního počtu jídel za účelem normování
Akce - Tiskové sestavy a exporty - počty jídel Denní
Tlačítka v sekci Denní operace:
Úkol: Zjistěte, jaký je stav objednávek strávníků na den 5. 9. 2011.
Nacházíme
se ve dni 2. září, kdy potřebujeme zjistit stavy
objednávek na den 5. září za účelem normování stravy.
Počty
jídel na daný den lze zjistit jednak pomocí tiskové sestavy
Denní počty jídel,
a jednak lze použít export počtů jídel do programu Sklad
či
MSklad od firmy
VIS (Akce - Tiskové sestavy
a exporty - Export počtů strávníků do normování
nebo
tlačítko
).
Práce
s tímto exportem přesahuje rozsah této kapitoly.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Denní operace:
2. Do položky Rozpis jídel pro den zadáme datum 05. 09. 2011 a uložíme.
3. Zobrazí se sestava Denní počty jídel. Potvrdíme tlačítko Tisk. Nabídne se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk, čímž se sestava vytiskne. Po vytištění zrušíme dialog pro tisk sestavy stiskem klávesy Esc.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Máme vytištěnu tiskovou sestavu s následujícími počty:
Tisková sestava Denní počty jídel
3.1.11 potvrzení rozpisu na měsíc říjen
Akce - Příprava na nový měsíc - Potvrzení rozpisu na měsíc
Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Úkol: Potvrďte rozpis na měsíc říjen 2011.
Myšlenkově se nacházíme v druhé polovině měsíce září. V měsíci září provádíme průběžně odhlášky strávníků a prodáváme stravu hotovostním strávníkům. Někdy ve druhé polovině měsíce připravíme rozpis na další měsíc. Předtím je dobré zjistit, zda není na škole nějaký ředitelský den, prázdniny či jiný volný všední den, kdy nebudeme na provozovně vařit (ale i později jde označit varný den jako nevarný). V našem případě nebudeme žádný den označovat jako nevarný.
Protože jsme již potvrzení rozpisu podrobně popsali v kap. 3.1.2 Potvrzení rozpisu na období, popíšeme postup jen v bodech.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. Objeví se tabulka Ruční aktualizace jídelníčku. Zadáme období 01. 10. 2011 - 31. 10. 2011. Potvrdíme tlačítko OK.
3. Zkontrolujeme nastavení varných a nevarných dnů. Nic nebudeme měnit. Záznam uložíme stiskem tlačítka OK.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce jídelníčků (Objednávky - Jídelníčky) jsou záznamy pro jednotlivá jídla s říjnovým datem roku 2011.
Pozn.: V některých případech je vhodné program nastavit tak, aby se rozpis varných dnů vytvářel automaticky, bez zásahu uživatele (internátní provozy s automatickým řízením výdeje a objednávání stravy apod.). V případě tohoto požadavku kontaktujte horkou linku.
3.1.12 Předpis plateb za ubytování a školné na říjen
Akce - Příprava na nový měsíc - Předpis plateb za ubytování
Akce - Příprava na nový měsíc - Předpis plateb za školné
Tlačítka v sekci Příprava měsíce:
Úkol: Proveďte předpis platem za ubytování a školné na měsíc říjen 2011.
Myšlenkově se nacházíme v druhé polovině měsíce září. Vytvořením předpisu plateb za školné a za ubytování zvětšujeme dluh strávníků za měsíc říjen o příslušnou částku. I když se nacházíme v měsíci září, zapíšeme tento předpis do plateb s datem říjnovým. Je to proto, že program tento předpis bude zpracovávat při výpočtu doplatků po uzávěrce za měsíc říjen, tedy na počátku měsíce listopadu.
Předpis za ubytování a školné jsme již jednou vytvářeli. Postup si tedy popíšeme stručně jen v bodech.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. Přečteme si hlášení programu a potvrdíme tlačítko OK.
3. Objeví se tabulka Období zpracování dat. Napíšeme aktuální hodnoty pro měsíc a rok, tedy 10/2011, a záznam uložíme.
4. Přečteme si hlášení programu a potvrdíme tlačítko OK.
5. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Překontrolujeme tiskovou sestavu, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc. Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
6. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK. V tabulce Editace pracovní tabulky zkontrolujeme částky, případně je podle přání pozměníme. V každém případě částky uložíme potvrzením tlačítka OK.
7. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
8. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Objeví se tabulka Zápis do plateb nebo avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb zapíšeme datum 01. 10. 2011.
Vysvětlení: Při doplatkovém způsobu zapisujeme obvykle předpis za školné a za ubytování vždy k prvnímu dni v měsíci, kterého se daný předpis týká.
Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text ubytování 10/2011 (nebo školné 10/2011). Potvrdíme tlačítko OK.
Následující sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou pokračujeme stiskem klávesy Esc.
Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do Platby? odpovíme Ano.
9. Celý cyklus bodů 1. až 8. opakujte pro zapsání předpisu za školné.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce Platby (Objednávky - Platby) se na posledních místech objeví strávníci s těmito údaji:
Zapsané předpisy za ubytování a školné v tabulce Platby
Protože je zaúčtovaná částka zapsána s opačným znaménkem (strávník nám dluží), při dalším výpočtu doplatků (na počátku měsíce listopadu) se tato částka připočítá k dlužné částce za stravné.
3.1.13 Hromadná přihláška strávníků na říjen
Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky - Strávníci platící B,S,F,R,P
Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Úkol: Proveďte hromadnou přihlášku strávníků na měsíc říjen.
Nacházíme se v druhé polovině měsíce září a máme potvrzen rozpis na měsíc říjen. Po potvrzení rozpisu na říjen a zapsání předpisu za školné a ubytování za říjen následuje hromadná přihláška strávníků na tento měsíc. Tento krok jsme si popsali již v kap. 3.1.4 Hromadné přihlášení strávníků. Postup si ukážeme proto jen v bodech.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. V okně Hromadné přihlášky a odhlášky strávníků zadáme období od 01. 10. 2011 do 31. 10. 2011 a záznam uložíme.
3. Objeví se okno Hromadné přihlášky a odhlášky strávníků, kde jsou písmenem S (= stravný den) označeny všechny druhy jídel ve všech stravných dnech. Nic zde nemusíme měnit, proto rovnou tabulku uložíme.
4. Na monitoru se zobrazí tisková sestava, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou pokračovat stiskem klávesy Esc.
5. Na dotaz Provést zápis objednávek strávníků podle protokolu? odpovíme Ano. Zapisují se objednávky.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Tisková sestava
aktuálních přeplatků (Akce - Tiskové sestavy a exporty
- Aktuální stavy kont strávníků nebo tlačítko
)
vypadá takto:
Aktuální stavy kont strávníků
3.1.14 Uzávěrka za měsíc září
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Řádná uzávěrka
Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
Úkol: Proveďte řádnou měsíční uzávěrku za měsíc září 2011.
Nacházíme se na počátku měsíce října. Po skončení měsíce září provedeme uzávěrku za tento měsíc. Provedení uzávěrky je nutné pro další práci v souvislosti s uzávěrkovými operacemi, jako je např. tisk faktur za spotřebu, výpočet doplatků do jistiny apod. Těmito činnostmi se budeme zabývat v dalších kapitolách. Nyní provedeme uzávěrku za měsíc září.
V této části si procvičíme postup provádění měsíční uzávěrky. Myšlenkově se přenášíme do období na počátek měsíce října. Zde je nutno zdůraznit, že zde nepopisujeme všechny úkony, které je nutné provést při přechodu z jednoho měsíce na další. To popisuje kap. 4. Provozní cykly jídelny. Procvičíme si zde pouze průběh samotné uzávěrky.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. V tabulce zadáme období od 01. 09. 2011 do 30. 09. 2011 a záznam uložíme. Protože se jedná o období v budoucnosti, program nás na tuto skutečnost upozorní. Potvrdíme tlačítko Ano.
Upozornění: Zadáváme zde vždy období od prvního kalendářního dne do posledního kalendářního dne uzavíraného měsíce bez ohledu na to, zda byly tyto dny varné či nikoliv.
3. Program provádí automaticky měsíční uzávěrku.
4. Objeví se okno Dotaz,
ve které nás program informuje o tom, že je vhodné
spustit po provedení uzávěrky tzv. Pakování databází.
Potvrdíme tlačítko Ano. Probíhá pakování databází. Doba
provádění závisí na objemu dat i na rychlosti počítače
a může trvat i několik minut. Po jeho skončení se objeví
v pravém horním rohu hlášení programu
.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
1. Program nenahlásil při provádění uzávěrky žádné chyby.
2. Jídelníčky na měsíc září (Objednávky - Jídelníčky) mají předvyplněn v prvním sloupci stav U (= uzavřeno).
3. V tabulce Uzávěrky (Objednávky - Uzávěrky) se nacházejí záznamy jednotlivých strávníků na uvedené období.
3.1.15 Tiskové sestavy
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - různé tiskové sestavy
Tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
Úkol: Vytiskněte základní uzávěrkové tiskové sestavy.
Nacházíme se na počátku měsíce října těsně po uzávěrce za měsíc září. Po provedení řádné uzávěrky tiskneme uzávěrkové sestavy. Na každé jídelně může být ze strany nadřízeného orgánu jiný požadavek na to, které tiskové sestavy máme za minulé období odevzdat. V menu Akce je soustředěna skupina uzávěrkových tiskových sestav, jejichž obsah by měl splnit požadavky naprosté většiny jídelen. Které tiskové sestavy si nakonec vybereme, záleží tedy na konkrétním požadavku nadřízeného orgánu. My si dále uvedeme doporučené tiskové sestavy, které se budou po uzávěrce tisknout:
Finanční přehled 6
Finanční přehled 5
Počty a předpisy
Stravovací záznamy 1
Přehled plateb
Přehled předpisů
Počty strávníků a jídel
Přehled ostatních plateb
Uzávěrku lze též
vytisknout na jediné sestavě pomocí tlačítka
,
viz též kap. 6.34 Tisk uzávěrky na jediné
sestavě.
Tisk těchto sestav si procvičíme na jednom konkrétním příkladu:
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. Objeví se tabulka počty strávníků a jídel. V položkách pro období jsou vyplněna data podle provedené měsíční uzávěrky. Ponecháme je beze změny a záznam uložíme potvrzením tlačítka OK.
3. Zobrazí se tisková sestava počet přihlášených strávníků a porcí za období... Potvrdíme tlačítko Tisk pro vytištění sestavy. Po vytištění zrušíme dialog pro tisk sestavy stiskem klávesy Esc, čímž se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Sestavy jsou vytištěny na papíře a hodnoty v nich odpovídají vloženým údajům. Sestava Počty strávníků a jídel (bod 1 tohoto postupu) vykazuje celkem 983 přihlášených jídel za měsíc září 2011.
3.1.16 Výpočet doplatků
Akce - Výpočet doplatků - Výpočet doplatků za minulý měsíc
Tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
Úkol: Proveďte výpočet doplatků za měsíc září roku 2011. Zvolte variantu Výpočet doplatků za minulý měsíc.
Nacházíme se na počátku měsíce října po provedení uzávěrky za měsíc září. Po provedené uzávěrce si opravíme v programu částky, které budeme v dalším postupu od strávníků vybírat pomocí tzv. platebních médií. Pro výpočet doplatků jsou v programu určeny dvě varianty. My si na příkladových datech vyzkoušíme variantu Výpočet doplatků za minulý měsíc.
Všem uživatelům, kteří budou nuceni změnit doplatkový způsob na zálohový, doporučujeme používat Zálohu jistinou. Je to doporučená varianta, která spojuje výhody doplatkového způsobu s pojistkou zálohových plateb.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
2. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Program počítá doplatky. Poté se zobrazí hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK.
3. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Tiskovou sestavu si můžeme vytisknout nebo po kontrole rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
Přehled částek
4. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Programem vypočítané částky můžeme v tabulce Editace pracovní tabulky případně opravit. V každém případě uložíme tabulku stiskem tlačítka OK. Na obrázku vidíme vypočtené částky.
5. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Tisková sestava nám zobrazí vypočítané částky rozdělené a sečtené podle typů plateb strávníků. Sestavu si můžeme vytisknout nebo po kontrole rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Po potvrzení
tlačítka
se zobrazí tisková sestava stejné sestava, jako v bodě 3.
tohoto postupu.
Pozn.: Provedením výpočtu doplatků jsme teprve určili strávníkům částky, které by nám měli zaplatit. Aby k platbě skutečně došlo, musíme umístit tyto částky na platební média. Touto problematikou se zabývají další části této učebnice věnované tvorbě platebních médií.
3.1.17 Platební média - disketa pro spořitelnu
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Disketa pro spořitelnu
Tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
Pozn.: Tato funkce je v programu přístupná, pokud máte zakoupen modul Disketa pro spořitelnu. V opačném případě se touto kapitolou vůbec nezabývejte.
Úkol: Vytvořte disketu pro spořitelnu včetně potřebných tiskových sestav. Nezapomeňte vytvořené částky zapsat do plateb.
Nacházíme se na počátku měsíce října po provedení měsíční uzávěrky za měsíc září a po výpočtu doplatků za minulý měsíc. Pomocí této funkce vytvoříme speciální disketu, na kterou umístíme příkazy k inkasu ze sporožirových účtů strávníků. Funkce se týká strávníků, kteří mají uveden v kartě strávníka typ platby Sporožiro. Při ostrém provozu programu musíme mít uzavřenou smlouvu s místní pobočkou České spořitelny, na základě které pak v programu definujete některé parametry pro vytvoření diskety pro spořitelnu. Pro náš nácvik práce s programem to prozatím není potřeba.
Stručný postup:
I. Vytvoření diskety pro spořitelnu
1. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Zobrazí se informativní text programu, který si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK. Následnou tiskovou sestavu si můžeme pro kontrolu vytisknout nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
2. Objeví se tabulka Disketa pro spořitelnu.
3. Vložíme prázdnou disketu do disketové
mechaniky a potvrdíme tlačítko
.
V tento moment se zobrazí v pravém
horním rohu hlášení programu
.
V příkladových datech nejsou tyto parametry nastaveny, neboť
jsou vázány na údaje ze smlouvy, které musí mít uživatel
uzavřenu s Českou spořitelnou. Body 5. a 6. provádíme při
ostré práci s programem po nastavení těchto parametrů.
4. Zobrazí se tabulka Disketa pro spořitelnu. Nic neměníme a tabulku uložíme.
5. Zvolíme tlačítko
.
Sestavu vytiskneme. Dialog pro tiskovou sestavu zrušíme stiskem
klávesy Esc.
Vytvořenou disketu a vytištěnou sestavu odneseme nebo pošleme při "ostré" práci s programem do spořitelny.
6. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
II. Zápis vybraných částek do plateb
Správný účetní postup je zapisovat platby do programu až po jejich připsání na účet našeho zařízení pomocí funkce Zápis plateb dle VS popsané níže v této učebnici. V reálném provozu však mnozí uživatelé zapisují tyto platby hned po vytvoření platebních médií.
7. Tlačítko Doplatky + platební média:
Zobrazí se informativní text programu, který si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK.
8. Objeví se okno Zápis do plateb nebo avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb Zapíšeme datum 15. 10. 2011 (= datum očekávaného příchodu plateb na účet).
9. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text sporožiro 09/2011 a záznam uložíme.
10. Následnou sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
11. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? odpovíme Ano.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se na posledních místech objeví strávníci s těmito údaji:
Sporožirové platby (Typ S) zapsané do tabulky Platby
3.1.18 Platební média - Hromadné příkazy bankám
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Hromadné příkazy bankám
Tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
Úkol: Vytiskněte hromadný příkaz k úhradě. Nezapomeňte tyto částky zapsat do plateb.
Nacházíme se na počátku měsíce října po provedení měsíční uzávěrky za měsíc září a po výpočtu doplatků za minulý měsíc. Pomocí této funkce vytvoříme hromadné příkazy bankám, na kterých budou umístěny příkazy k inkasu strávníků. Předpokladem je, že strávník dá svému bankovnímu ústavu svolení k inkasu plateb na náš účet. Funkce se týká strávníků, kteří mají uveden v kartě strávníka typ platby Účet.
Pokud nechtějí rodiče strávníka dát povolení inkasa ze svých účtů, mohou posílat peníze na účet jídelny libovolně často a v libovolné výši. Takto přijaté prostředky se zapisují pomocí jiné funkce popsané v kap. 3.1.24 Zápis plateb došlých na účet zařízení.
Stručný postup:
I. Vytvoření příkazu
1. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Zobrazí se informativní text programu, který si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK. Následnou tiskovou sestavu si můžeme pro kontrolu vytisknout nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
2. Objeví se okno Vytvoření hromadného příkazu bance. Zde v tento moment nic neměníme a potvrdíme tlačítko OK.
Poznámka: V reálném provozu zde můžeme měnit datum splatnosti inkasovaných částek.
3. Objeví se okno Tisk příkazu
k úhradě/inkas. Potvrdíme tlačítko
.
4. Potvrdíme tlačítko Tisk, čímž si sestavu zobrazíme na monitor. Sestavu vytiskneme.
Hromadný příkaz k inkasu (vyřez)
5. Opakovaným stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
II. Zápis částek do plateb
Správný účetní postup je zapisovat platby do programu až po jejich připsání na účet našeho zařízení pomocí funkce Zápis plateb dle VS popsané níže v této učebnici. V reálném provozu však mnozí uživatelé zapisují tyto platby hned po vytvoření platebních médií.
6. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Zobrazí se informativní text, který si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
7. Objeví se okno Zápis do plateb a avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb Zapíšeme datum 15. 10. 2011 (= datum očekávaného příchodu plateb na účet).
8. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text účet 09/2011 a záznam uložíme.
9. Následnou sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
10. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? odpovíme Ano.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce Platby (Objednávky - Platby) se na posledním místě objeví strávníci s těmito údaji:
Platby přes běžný účet (Typ B) zapsané do tabulky Platby
3.1.19 Tisk faktur za spotřebu
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Faktury za spotřebu DO
Tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
Úkol: Vytiskněte podnikům faktury za projedenou stravu v měsíci září 2011. Zapište tyto platby do tabulky Platby.
Nacházíme se na začátku měsíce října po provedení uzávěrky za měsíc září. Faktury za spotřebu tiskneme zásadně po provedení řádné uzávěrky za minulý měsíc.
Pozn.: Úspěšné splnění tohoto úkolu předpokládá, že máme v tabulce Adresář subjektů (menu Společné) vyplněny záznamy podle tabulky uvedené v odstavci Adresář subjektů v úvodu této kapitoly.
Stručný postup:
I. Tisk faktur a příloh
1. Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. Objeví se tabulka Tisk faktury. Nacházíme se v položce Subjekt. Tuto položku nevyplňujeme a záznam rovnou uložíme.
3. Zobrazí se dialog pro tisk faktury. Potvrdíme tlačítko Tisk. Zobrazí se faktura, kterou si vytiskneme. Dialog pro tisk sestavy zrušíme stiskem klávesy Esc.
4. Na dotaz Chcete vytisknout přílohu faktury? odpovíme Ano.
5. Zobrazí se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk. Vytiskneme přílohu faktury.
6. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
II. Zápis do tabulky Platby
Správný účetní postup je zapisovat platby do programu až po jejich připsání na účet našeho zařízení pomocí funkce Zápis plateb dle VS popsané níže v této učebnici. V reálném provozu však mnozí uživatelé zapisují tyto platby hned po vytvoření platebních médií.
7. Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
8. Objeví se tabulka Zápis do plateb nebo avíz. Zapíšeme datum 31. 10. 2011 (= nejpozdější datum očekávaného příchodu plateb na účet).
9. Pod datum zapíšeme text faktury 09/2011 a záznam uložíme.
10. Zobrazí se sestava, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou stiskneme klávesu Esc.
11. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? odpovíme Ano.
UPOZORNĚNÍ: Funkce zapíše platby všech strávníků označených typem platby F - fakturou najednou, jako by platby byly ihned přijaté. Lze ji tedy spustit v daném měsíci právě jednou. Není nijak svázána s vlastním vystavováním faktur.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se objeví na posledním místě záznam pro fakturované strávníky.
Zapsané platby fakturovaných strávníků do tabulky Platby (Typ F)
POZOR! V základním nastavení programu se identifikační média strávníkům nefakturují. Je proto nezbytně nutné vybírat peníze za identifikační média jinou cestou (většinou v hotovosti) nebo si objednat úpravu menu Akce.
3.1.20 Tisk faktur za ostatní platby (dotace)
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Faktury za ostatní platby
Tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
Úkol: Vytiskněte fakturu subjektu za dotace z FKSP poskytovaných zaměstnancům zařízení.
Nacházíme se na začátku měsíce října po provedení uzávěrky za měsíc září a stanovení doplatků za minulý měsíc. Faktury za dotace tiskneme zásadně po provedení řádné uzávěrky za minulý měsíc.
Pozn.: Úspěšné splnění tohoto úkolu předpokládá, že máme v tabulce Adresář subjektů (menu Společné) vyplněny záznamy podle tabulky uvedené v odstavci Adresář subjektů v úvodu této kapitoly.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. Objeví se tabulka Tisk faktury. Nacházíme se v položce Subjekt. Položku nevyplňujeme, ostatní údaje neměníme, záznam pouze uložíme.
Vysvětlení: Položka Subjekt se vyplňuje jen v případě, že chceme vystavit doklad jen jedinému subjektu. Obvykle však fakturujeme vše najednou. V položce Varianta přílohy můžeme vybrat pomocí klávesy F2 variantu Standardní příloha s rozpisem stravy. Tím zajistíme, že se nám bude faktura tisknout i s rozpisem odběru stravy jednotlivých strávníků, za které danou fakturu vystavujeme.
3. Zobrazí se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk. Fakturu vytiskneme. Následný dialog pro tisk sestavy zrušíme stiskem klávesy Esc.
4. Na dotaz Chcete vytisknout přílohu faktury? odpovíme Ano.
5. Zobrazí se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk. Vytiskneme přílohu faktury.
6. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Máme vytištěnu fakturu na částku 420,-- Kč s touto přílohou:
Příloha faktury za dotace
3.1.21 Zápis plateb provedených srážkou ze mzdy
Akce - Platební média Inkaso - Přehled srážka ze mzdy
Akce - Platební média Inkaso - Zápis srážek do plateb
Tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
Úkol: Zapište do plateb částky strávníků, kterým se provádí úhrada stravného srážkou ze mzdy.
Nacházíme se na začátku měsíce října po provedení uzávěrky za měsíc září a stanovení doplatků za minulý měsíc. Tuto činnost provádíme po uzávěrce za minulý měsíc. Týká se těch strávníků, kteří mají ve své kartě uveden typ platby Srážka.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Zobrazí se tisková sestava, kterou si vytiskneme a předáme do účtárny k provedení srážek ze mzdy.
2. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Objeví se tabulka Zápis do plateb a avíz. V položce datum pro zápis do plateb zapíšeme datum 15. 10. 2011.
3. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text srážka 09/2011. Záznam uložíme.
4. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do Platby? odpovíme Ano.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se objeví na posledním místě následující záznamy:
Srážky z mezd (Typ R) zapsané do tabulky Platby
3.1.22 Platební média - Poštovní poukázky
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Složenky A
Tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
Pozn.: Tato funkce je v programu přístupná, pokud máte zakoupen modul Poštovní poukázky. V opačném případě se touto kapitolou vůbec nezabývejte.
Program Stravné umožňuje výběr peněz od strávníků prostřednictvím poštovních poukázek. V praxi je však tento způsob na ústupu. Hlavním důvodem jsou vysoké náklady na tisk a zpracování složenek na straně jídelny a vysoké poplatky za poukazované částky na straně strávníků. Dále je zde velká časová prodleva mezi vydáním složenky strávníkovi a přípisem platby na účet jídelny. Přitom jediným skutečným důkazem o provedené platbě je bankovní výpis s uvedenou částkou daného strávníka. Od tisku složenky může tedy uběhnout značná doba, než zjistíme, že strávník skutečně zaplatil. Mezitím může vzrůst dluh strávníka do značné výše a ze zkušeností víme, jak je v některých případech obtížné od strávníků-neplatičů získat dlužnou částku zpět. Doporučujeme řádně uvážit zavedení výběru peněz pomocí složenek a používat raději jiný způsob.
O problematice výběru peněz složenkami viz též kap. 6.16 Práce se složenkovými strávníky.
Úkol: Vytiskněte strávníkům složenky.
Nacházíme se na začátku měsíce října po provedení uzávěrky za měsíc září a stanovení doplatků za minulý měsíc. Pomocí této funkce vytiskneme strávníkům poštovní poukázku A s částkou předepsanou k úhradě. Funkce se týká strávníků, kteří mají uveden v kartě strávníka typ platby Složenkou.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Zobrazí se tisková sestava, kterou si můžeme pro kontrolu vytisknout nebo ji rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
2. Objeví se okno Tisk složenek.
Potvrdíme tlačítko
.
JEDNORÁZOVÉ NASTAVENÍ TISKU SLOŽENEK
Program nemá nastaven formulář pro tisk
složenek. Proto se objeví hlášení programu: Formulář pro tisk
složenek je prázdný. Složenky nelze tisknout. Potvrdíme tlačítko
OK. Dále potvrdíme tlačítko
. Dostaneme se tak do okna Formulář pro tisk složenek,
které je prázdné. Nastavení formuláře provedeme takto: Různé -
Základní nastavení formuláře - Kompletní formulář složenek A.
Stiskem klávesy Esc se vrátíme do okna Tisk
složenek.
POZOR: jedná se o obecné nastavení, které nemusí na některých tiskárnách fungovat. Máte-li s tiskem složenek při ostré práci s programem na Vaší tiskárně nějaký problém, kontaktujte horkou linku VIS s žádostí o pomoc.
Potvrdíme opět tlačítko
.
Zobrazí se složenky, které vytiskneme.
Poznámka: Cvičně použijeme místo složenek běžný papír formátu A4. Před uvedením programu do ostrého provozu je třeba nastavit umístění údajů na složence s ohledem na způsob podávání papíru konkrétní tiskárnou uživatele. Tuto službu lze objednat u firmy VIS. Nastavení pro tisk přesahuje rozsah této publikace.
3. Opakovaným stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Máme vytištěny dvě složenky pro tyto strávníky s těmito částkami:
Zokorný Josef 3 579,-- Kč
Petrušková Karla 3 079,-- Kč
3.1.23 Zápis složenkových plateb - kontrola ústřižků složenek
Úkol: Zaneste do programu údaj o tom, že strávníci Petrušková a Zokorný předložili ústřižek složenky s platbou na září 2011.
Při doplatkovém způsobu jsou strávníci platící složenkou přihlášeni automaticky na celý měsíc dopředu (viz kap. 3.1.4 Hromadné přihlášení strávníků). Po vytištění a rozdání složenek po uzávěrce za měsíc září počátkem října mohou strávníci předkládat ústřižky složenek jako doklad o zaplacení. Ovšem v momentě, kdy strávník předložil ústřižek složenky, ještě není jisté, kdy došla platba na účet jídelny a zda vůbec došla. Jediným průkazným dokladem je záznam na výpisu z účtu. Pak lze tuto platbu zapsat strávníkovi do programu. Postup, jak tyto platby zapisujeme do programu, je popsán v následující kapitole.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Bude provedena v další kapitole.
3.1.24 Zápis plateb došlých na účet zařízení
Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
Tlačítko v sekci Denní operace:
Pozn.: Tuto funkci neprovádíme tehdy, pokud jsem při vytváření platebních médií (Disketa pro Spořitelnu, Hromadné příkazy bance) nechali stržené částky zapsat do tabulky Platby. Rovněž tuto funkci neužívají ty jídelny, které si zprovoznily home banking (elektronické bankovnictví např. po internetu) a zakoupily k programu Stravné modul Banka. Tato zařízení si platby stahují přes internet přímo do programu.
Úkol: Zapište strávníkům podle tabulky platby z bankovních výpisů:
bankovní výpis č. 147 ze dne 28. 10. 2011
Nacházíme ve dni 28. 10. 2011 při obdržení výpisu z účtu tohoto dne. Strávníci by měli zaplatit předepsané platby do konce měsíce října. Všechny platby od strávníků došlé na účet jídelny se zapisují touto funkcí. Je doporučeno výpisy z účtu zpracovávat průběžně denně, a ne až na konci období.
Stručný postup:
1. Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
2. Zobrazí se tabulka Zápis nové platby, do které zapisujeme:
Typ platby - vyplníme B (běžný
účet)
Datum - uvedeme datum bankovního výpisu, v našem
případě napíšeme 28. 10. 2011.
.
Do položky DATUM vyplňujeme zásadně datum připsání na účet jídelny (obvykle datum bankovního výpisu). Nikdy neuvádíme datum, o němž "jsme přesvědčeni, že do něj platba patří". Program dává správné výsledky pouze tehdy, pokud do něj vkládáme pravdivá data.
Doklad - napíšeme text BV 2011/147
.
V další položce necháme předvyplněno Variabilní symbol.
Do další položky opíšeme variabilní symbol strávníka Petruškové, tj. 5555000011.
Poznámka: Jméno i evidenční číslo se automaticky vyplní po zapsání variabilního symbolu strávníka.
Částka - Opíšeme částku z bankovního výpisu, tj. 3 079,-- a potvrdíme klávesou Enter.
Zápis platby dle VS
3. Předchozí bod opakujeme i pro dalšího strávníka. Všimněme si, že nás program rovnou navedl do položky, kde vyplňujeme Variabilní symbol platby.
4. Po zapsání poslední platby záznam uložíme potvrzením tlačítka OK, čímž celý cyklus opustíme a zapsané částky tak uložíme do tabulky plateb.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce Plateb (Objednávky - Platby) se objeví na konci nové záznamy:
Platby došlé na náš účet (Typ B) zapsané do tabulky Platby
Pozn.: Tím došlo k zapsání plateb složenkových strávníků Petruškové a Zokorného. Přesvědčit se o tom můžeme v aktuálních přihláškách a odhláškách (Akce - Přihlášky a odhlášky- Přihl. a odhl. na zvolené období), kde mají tito strávníci přihlášenou stravu, a navíc mají nulový stav konta. Pozor, zapisovaná platba nijak automaticky nepřihlásí (nebo neodhlásí) danému strávníkovi žádné jídlo. Přihlášky a odhlášky stravy jsou popsány v jiných kapitolách.
3.1.25 Kontrola úspěšného provedení všech úkolů
Dokončili jsme společně jeden měsíční cyklus provozu školní jídelny. Procvičili jsme si všechny základní činnosti, které na jídelně budeme pravidelně provádět. V každé kapitole jsme měli možnost naše dílčí kroky zkontrolovat na konkrétních datech. Po splnění všech úkolů si ještě navíc vytiskneme sestavu aktuálních přeplatků, na které si ukážeme, že jsme po celé období s programem pracovali správně.
Úkol: Vytiskněte sestavu Aktuální přeplatky.
Stručný postup:
1. Akce - Tiskové sestavy a exporty - Aktuální stavy kont strávníků
nebo tlačítko v sekci Denní operace:
2. Další tabulku pouze uložíme.
3. Zobrazí se tisková sestava Aktuální přeplatky strávníků, kterou vytiskneme.
4. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Máme vytištěnu následující sestavu:
Aktuální přeplatky strávníků
Z uvedené sestavy je dobře vidět, že všichni strávníci s nenulovým stavem konta mají tento stav záporný. Je to proto, že jsme se strávníky vyrovnali jejich spotřebu za měsíc září a zároveň jim provedli hromadné přihlášky na měsíc říjen. Hodnoty na sestavě tedy odpovídají jejich přihláškám na měsíc říjen. Při vstupu do přihlášek a odhlášek (Akce - Přihlášky a odhlášky - Zvolené období) budou mít strávníci stav konta odpovídající hodnotám této tiskové sestavy. Týká se to i strávníků s nulovým stavem konta. Pouze u dvou strávníků nalezneme stav konta jiný. Strávníci ev. č. 8 a ev. č. 12, sourozenci Jiří a Josef Vonáskovi, jsou v programu definováni jako tzv. společní plátci, viz kap. 6.11 Společné úhrady za sourozence - zavedení hlavního a vedlejšího plátce. Součet jejich přeplatků a nedoplatků je tedy -997,50 Kč.
3.2 Zálohový způsob - základní činnosti
Před samotným zahájením studia základních činností prostudujte důkladně v kapitole 3. Stravné - základní činnosti odstavec Adresář subjektů!
Témata přesahující rámec základních činností naleznete v kap. 6 Řešení typických situací.
3.2.2 Potvrzení rozpisu na období
3.2.3 Předpis plateb za ubytování a školné
3.2.4 Hromadné přihlášení strávníků
3.2.6 Platební média - disketa pro spořitelnu
3.2.7 Platební média - Hromadné příkazy bankám
3.2.8 Platební média - Poštovní poukázky
3.2.9 Zápis složenkových plateb - kontrola ústřižků složenek
3.2.10 Zápis plateb došlých na účet zařízení
3.2.11 Přihlášení a platba hotovostních strávníků
3.2.12 Odvod hotovosti z pokladny
3.2.14 Zápis jednotlivých přihlášek a odhlášek
3.2.15 Přihlašování vícenásobných strávníků
3.2.16 Zjištění denního počtu jídel za účelem normování
3.2.17 Potvrzení rozpisu na měsíc říjen
3.2.18 Předpis plateb za ubytování a školné na říjen
3.2.19 Hromadná přihláška strávníků na říjen
3.2.20 Výpočet záloh na měsíc říjen
3.2.21 Vytvoření platebních médií se zálohami na měsíc říjen
3.2.24 Výpočet doplatků pro tisk faktur a srážek ze mzdy
3.2.25 Tisk faktur za spotřebu
3.2.26 Tisk faktur za ostatní platby (dotace)
3.2.27 Zápis plateb provedených srážkou ze mzdy
3.2.28 Kontrola úspěšného provedení všech úkolů
3.2 Zálohový způsob - základní činnosti
Způsob výběru peněz od strávníků zálohou spočívá v tom, že vybíráme od strávníků peníze dopředu ve výši jejich předpokládané spotřeby v dalším stravovacím období. Pro jídelnu je tato metoda výhodná v tom, že obdrží peníze od strávníků s předstihem. U strávníků se špatnou platební morálkou máme pak možnost tyto strávníky ze stravování vyřadit ještě dříve, než stav jejich konta klesne pod nulu.
Zálohou vybíráme peníze od strávníků, kteří platí prostřednictvím nějakého platebního média (bankovní strávníci, sporožiroví strávníci, strávníci platící složenkou).
U hotovostních strávníků postupujeme tak, že si každý strávník kupuje stravu na pokladně. Za kolik korun si stravu nakoupí, za tolik mu stravu přihlásíme. Hotovostní strávník má tedy v naprosté většině případů nulový stav svého konta.
Pusťme se tedy do samotného procvičení všech činností, které budeme s programem pravidelně provádět. Myšlenkově se přenesme před začátek školního roku, kdy bude naším prvním stravným obdobím měsíc září. Na tento měsíc budeme vypočítávat zálohy, přihlašovat a odhlašovat strávníky, vypočítávat doplatky apod. Společně absolvujeme jeden celý cyklus od začátku školního roku v měsíci srpnu až do uzávěrky a s ní spojenými operacemi v měsíci říjnu. U každého úkolu uvedeme červenou barvou období, ve kterém se při řešení úkolu myšlenkově nacházíme.
3.2.1 Zápis nových strávníků
Akce - Doplňkové funkce - Nový strávník
Tlačítko v sekci Denní operace:
Úkol: Zaveďte si do programu následující strávníky:
Nacházíme se v měsíci srpnu. Na počátku našeho cvičení si zavedeme několik strávníků do Rejstříku strávníků. Nezalekněme se hned napoprvé velikého množství položek, které karta strávníka obsahuje. Pro rychlé zavedení strávníka postačí definovat některé položky na první stránce.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Denní operace:
2. V položce Jméno vyplníme nejprve příjmení a pak jméno, tedy Šedivá Marie.
Poznámka: Je-li zde pro příjmení a jméno málo místa, zkrátíme jméno.
3. Dále vyplňujeme povinně položku Kategorie. Přeneseme sem kategorii ZAM.
Vysvětlení: Do kategorií sdružujeme skupiny lidí, kteří mají z hlediska stravování nějaké společné vlastnosti (např. odebírají pouze obědy nebo naopak mají celodenní stravování, mají stejnou sazbu za jedno jídlo apod.).
4. Položka Třída je nepovinná. V našem případě u pí Šedivé třídu nevyplňujeme.
Vysvětlení: Obvykle vyplňujeme třídu, do které strávník-žák chodí. U dospělých strávníků nemusíme třídu vyplňovat.
5. Další položky není nutné bezprostředně vyplňovat, přesuneme se tedy až do položky Typ platby. Zde vybíráme typ platby strávníka. V našem příkladu vyplňujeme u pí Šedivé typ platby Srážka.
Vysvětlení: Strávník může platit jednou z následujících možností:
Hotově - strávníci platí hotově v pokladně. Při tomto typu platby již není potřeba vyplňovat další položky.
Sporožirem - posíláme do spořitelny disketu s příkazy k inkasu ze sporožirových účtů strávníků. Tuto speciální disketu později vytváříme v programu jednoduchými povely. Pokud zvolíme tento typ platby, musíme dále vyplnit položky Účet a Specifický symbol.
Složenkou - pro realizaci plateb používáme poštovní poukázky. Při tomto typu platby již není potřeba vyplňovat další položky.
Faktura - tento typ platby použijeme, pokud zavádíme strávníka, kterému budeme projedenou stravu fakturovat (podniky). Pokud zvolíme tento druh platby, musíme vyplnit pomocí klávesy F2 i položku Subjekt (= číslo partnera, kterému fakturujeme stravu).
Účet - platby se realizují prostřednictvím účtu strávníka. Strávník posílá peníze na účet našeho zařízení sám nebo tiskneme v programu jednoduchým povelem hromadný příkaz k úhradě. Pokud zvolíme tento druh platby, musíme vyplnit pomocí klávesy F2 i položku Banka, Účet a Variabilní symbol. Položku Variabilní symbol vyplníme tak, že stiskneme klávesu F2. Program pak sám navrhne jedinečný variabilní symbol. Variabilní symbol můžeme vyplnit i ručně. Způsob volby variabilního symbolu je na uživateli.
Srážka - peníze strháváme zaměstnancům ve spolupráci s účtárnou srážkou ze mzdy. Při tomto typu platby již není potřeba vyplňovat další položky.
6. Položky Datum blokace od a Datum blokace do obvykle při zakládání nového strávníka nevyplňujeme.
7. Jestliže vybíráme na zařízení též poplatky za školné vyplníme příslušné kódy v položkách Kód sazby ubytování a Kód sazby školné. Kódy vyplníme pomocí nápovědy F2. V našem výukovém postupu žádný kód vyplňovat nebudeme.
8. Záznam uložíme.
9. Postupně takto zapíšeme do programu všechny strávníky. Ostatní údaje na první kartě strávníka samozřejmě vyplňujeme také. Můžeme to však učinit kdykoliv později, zde jsme si ukázali nejrychlejší postup, který nám přijde vhod při počátečním náporu na přelomu srpna a září.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Uvedení strávníci se objeví v Rejstříku strávníků (Rejstříky - Rejstřík strávníků).
Vyplněná karta strávníka Šedivá Marie
3.2.2 Potvrzení rozpisu na období
Akce - Příprava na nový měsíc - Potvrzení rozpisu na měsíc
Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Úkol: Potvrďte rozpis varných a nevarných dnů na měsíc září roku 2011. Den 28. 9. označte jako den nevarný, protože je státní svátek a nevaří se.
Nacházíme se v druhé polovině měsíce srpna. Před začátkem každého stravného měsíce musíme v programu definovat varné a nevarné dny. Z historického hlediska bychom tuto činnost mohli srovnat s nadepsáním klasických papírových "plachet", kdy musela obsluha na jídelně na "plachtách" proškrtat soboty, neděle a případné svátky. Program v základním nastavení soboty a neděle automaticky rozezná. Pouze, pokud se v novém období vyskytuje nějaký svátek, ředitelské volno apod., musíme tento den označit jako nevarný ručně. Není to ale nic složitého.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. Objeví se tabulka Ruční aktualizace jídelníčku. Zadáme období 01. 09. 2011 - 30. 09. 2011. Potvrdíme tlačítko OK.
Nastavení dat varného období
Vysvětlení: Aby bylo v programu možné přihlásit strávníky, musíme určit, na které dny je možné přihlašovat. Období vždy volíme od prvního do posledního kalendářního dne v měsíci, i když na tyto dny připadnou soboty či neděle.
3. V dalším okně se zobrazí kalendář na námi zvolené období. Zkontrolujeme nastavení varných a nevarných dnů. Soboty a neděle jsou automaticky označeny jako dny nevarné. Den 28. 9. je den nestravný, najedeme tedy pomocí Šipky doprava pod toto datum a stiskneme znak * (hvězdička - nachází se na klávesnici vpravo v numerické části nad číslem 9). Příznak všech druhů jídel se tak automaticky nastaví na námi zvolený znak.
Poznámka: Příznak lze nastavit i klávesou Mezerník. Pokud tuto klávesu stiskneme, změní se příznak dne. Opakovaným stisknutím Mezerníku nastavujeme požadovaný stav.
Na nestravný den nelze v programu přijímat objednávky. Lze jej však kdykoliv v budoucnu doplnit dodatečně.
Upozornění: Protože se myšlenkově nacházíme v měsíci září 2005, zobrazí se nám v kalendáři automaticky dny s příznakem "Z". V tomto momentě si této skutečnosti nevšímejte a pracujte podle uvedených dílčích bodů. Na konci kapitoly uvedeme postup, jak si tento stav jídelníčku upravíme.
Pokud máme kalendář nastavený, záznam uložíme stiskem tlačítka OK.
Nastavení varných a nevarných dnů
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce jídelníčků (Objednávky - Jídelníčky) jsou záznamy pro jednotlivá jídla se zářijovým datem roku 2011.
Pozn.: V některých případech je vhodné program nastavit tak, aby se rozpis varných dnů vytvářel automaticky, bez zásahu uživatele (internátní provozy s automatickým řízením výdeje a objednávání stravy apod.). V případě tohoto požadavku kontaktujte horkou linku.
3.2.3 Předpis plateb za ubytování a školné
Akce - Příprava na nový měsíc - Předpis plateb za ubytování
Akce - Příprava na nový měsíc - Předpis plateb za školné
Tlačítka v sekci Příprava měsíce:
Úkol: Proveďte zaúčtování předpisu za ubytování a školné.
Nacházíme se v druhé polovině měsíce srpna. Tuto funkci budou při ostrém provozu používat jen ti uživatelé, kteří budou od strávníků vybírat kromě stravného i poplatek za ubytování či školné. V našem výukovém postupu si provedeme tuto akci, i když poplatek za školné či ubytování nevybíráte. Jednak se námi vložená data projeví v dalším výukovém textu a jednak se někdy v budoucnu může stát, že budete poplatek za školné či ubytování nově vybírat. Funkce zaúčtuje do programu předpis za ubytování (školné) těm strávníkům, kteří mají v kartě strávníka na první straně v položce Kódy ubytování (školné) vyplněn nějaký kód. I když se tyto dvě funkce provádějí v programu samostatně, je práce s nimi totožná a popíšeme si ji proto v jedné kapitole. Tato funkce zvýší dluh strávníka o určenou částku. Výše této částky se určuje jinde v programu, a pro nás to není teď důležité.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. Přečteme si hlášení programu a potvrdíme tlačítko OK.
3. Objeví se tabulka Období zpracování dat. Napíšeme aktuální hodnoty pro měsíc a rok, tedy 09/2011, a záznam uložíme.
4. Přečteme si hlášení programu a potvrdíme tlačítko OK.
5. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Překontrolujeme tiskovou sestavu, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc. Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
6. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK. V tabulce Editace pracovní tabulky zkontrolujeme částky, případně je podle přání pozměníme. V každém případě částky uložíme potvrzením tlačítka OK.
7. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
8. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Objeví se tabulka Zápis do plateb nebo avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb zapíšeme datum 31. 08. 2011.
Vysvětlení: Předpis za školné a za ubytování zapisujeme v zálohovém způsobu obvykle k poslednímu dni měsíce, ve kterém očekáváme platbu za daný předpis.
Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text ubytování 09/2011 (nebo školné 09/2011). Potvrdíme tlačítko OK.
Následující sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou pokračujeme stiskem klávesy Esc.
Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do Platby? odpovíme Ano.
9. Celý cyklus bodů 1. až 8. opakujte pro zapsání předpisu za školné.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se na posledních místech objeví strávníci s těmito údaji:
Zapsané předpisy za ubytování a školné v tabulce Platby
Protože je zúčtovaná částka zapsána s opačným znaménkem (strávník nám dluží), tak se při dalším výpočtu záloh tato částka připočítá k dlužné částce za stravné.
3.2.4 Hromadné přihlášení strávníků
Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky - Strávníci platící B,S,F,R,P
Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Úkol: Přihlaste hromadně strávníky s typem platby účet, sporožiro, faktura, složenka a srážka ze mzdy na měsíc září.
Nacházíme se v druhé polovině měsíce srpna, kdy máme na měsíc září vytvořen rozpis varných a nevarných dnů. Na většině jídelen se v praxi postupuje tak, že jsou strávníci přihlášeni na celý měsíc dopředu a tam, kde se vaří více druhů jídel, jsou přihlášeni na druh číslo jedna. V případě nepřítomnosti strávníka (nemoc, služební cesta apod.) je pak jeho povinnost svou stravu odhlásit. Pro hromadné přihlášky strávníků máme v programu (Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky) několik možných variant. Způsob práce je vždy stejný. Jednotlivé varianty se liší pouze výběrem strávníků (filtrem), kterým budeme přihlášky provádět. My si tuto akci procvičíme na variantě Strávníci platící B, S, F, R, P.
Pozn.: Písmena B, S, F, R, P označují zkratku obvyklého typu platby strávníka:
B - banka
S - sporožiro
F - faktura
R - srážka ze mzdy
P - poštovní poukázkou
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. V okně Hromadné přihlášky a odhlášky strávníků zadáme období od 01. 09. 2011 do 30. 09. 2011 a záznam uložíme.
3. Objeví se okno Hromadné přihlášky a odhlášky strávníků, kde jsou písmenem S (= stravný den) označeny všechny druhy jídel ve všech stravných dnech. Povšimněme si, že den 28. 9. v rozpisu není, neboť při tvorbě kalendáře (kap. 3.2.2 Potvrzení rozpisu na období) jsme určili tento den jako nestravný. Nic zde nemusíme měnit, proto rovnou tabulku uložíme potvrzením tlačítka OK.
4. Na monitoru se zobrazí tisková sestava, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou pokračovat stiskem klávesy Esc.
5. Na dotaz Provést zápis objednávek strávníků podle protokolu? odpovíme Ano. Zapisují se objednávky.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Protože je vstup
do přihlášek a odhlášek jednotlivých strávníků předmětem
až dalších kapitol, ukážeme si kontrolu tohoto úkolu na sestavě
Aktuální stavy kont strávníků (Akce -
Tiskové sestavy a exporty - Aktuální stavy kont strávníků
nebo tlačítko
v sekci Denní operace). Po jejím vytištění máme
na obrazovce následující sestavu s následujícími hodnotami:
Aktuální přeplatky
Pro zvídavé
uživatele ukážeme s předstihem též cestičku do dialogu pro
přihlášky a odhlášky strávníků. Uvedení strávníci zde mají stav
konta, který odpovídá hodnotě v tiskové sestavě Aktuální
přeplatky strávníků. Do dialogu pro přihlášky a odhlášky
se dostaneme tímto způsobem: Akce - Přihlášky
a odhlášky - Zvolené období nebo pomocí tlačítka
.
3.2.5 Výpočet záloh
Akce - Výpočet záloh - Výpočet záloh dle objednávek
Tlačítka v sekci Zálohy + platební média:
Úkol: Proveďte výpočet záloh za měsíc září roku 2011. Zvolte variantu Výpočet záloh dle objednávek.
Nacházíme se ve druhé polovině měsíce srpna po vytvoření rozpisu na měsíc září, zapsání předpisů za školné a ubytování a po provedení hromadných přihlášek strávníků na měsíc září. Ještě předtím, než vytvoříme v programu tzv. platební média pro výběr peněz od strávníků, musíme v programu vypočítat částku, kterou budeme chtít od jednotlivých strávníků. Výše zálohy se většinou stanovuje podle předpokládané spotřeby strávníka. Pro výpočet záloh je v programu určeno několik variant. Autoři programu doporučují používat variantu Výpočet záloh dle objednávek. Pomocí této varianty umístíme na platební média částky rovnající se aktuálnímu stavu kont strávníků v momentě výpočtu. Proto je nutné před spuštěním této funkce strávníky na měsíc září přihlásit. Tato funkce pak při "ostrém" provozu při výpočtu respektuje odhlášky strávníků provedené v běžném měsíci. Navíc je tato funkce vhodné pro prázdninový provozu, kdy se stravuje jen malá část strávníků - dluh se spočítá skutečně jen těm, kdo mají objednánu nějakou stravu.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
2. Tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Zobrazí se upozornění programu, které si přečteme a potvrdíme tlačítko OK.
Objeví se okno Nastavení období zpracování, ve kterém zadáme měsíc a rok 09/2011, tedy období, na které chceme zálohy počítat.
Program počítá zálohy. Poté se zobrazí hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK.
3. Tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Tiskovou sestavu si můžeme vytisknout nebo po kontrole rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
4. Tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme tlačítko OK.
Programem vypočítané částky můžeme v tabulce Editace pracovní tabulky případně opravit. V každém případě uložíme tabulku stiskem tlačítka OK. Na obrázku vidíme vypočtené částky.
5. Tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Tisková sestava nám zobrazí vypočítané částky rozdělené a sečtené podle typů plateb strávníků. Sestavu si můžeme vytisknout nebo po kontrole rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
Vypočtené zálohy
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V bodě 5. plnění tohoto úkolu jsme měli na monitoru stejnou sestavu jako na obrázku.
Pozn.: Výpočet záloh můžeme provádět vícekrát za sebou. Vypočítané částky jsou pouze připraveny k tomu, abychom je umístili na platební média. Vytvoření platebních médií by měl být další logický krok po výpočtu záloh a je předmětem dalších kapitol.
3.2.6 Platební média - disketa pro spořitelnu
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Disketa pro spořitelnu
Tlačítka v sekci Zálohy + platební média:
Pozn.: Tato funkce je v programu přístupná, pokud máte zakoupen modul Disketa pro spořitelnu. V opačném případě se touto kapitolou vůbec nezabývejte.
Úkol: Vytvořte disketu pro spořitelnu včetně potřebných tiskových sestav. Nezapomeňte vytvořené částky zapsat do plateb.
Nacházíme se v měsíci srpnu po výpočtu záloh. Pomocí této funkce vytvoříme speciální disketu, na kterou umístíme příkazy k inkasu ze sporožirových účtů strávníků. Funkce se týká strávníků, kteří mají uveden v kartě strávníka typ platby Sporožiro. Při ostrém provozu programu musíme mít uzavřenou smlouvu s místní pobočkou České spořitelny, na základě které pak v programu definujete některé parametry pro vytvoření diskety pro spořitelnu. Pro náš nácvik práce s programem to prozatím není potřeba.
Stručný postup:
I. Vytvoření diskety pro spořitelnu
1. Tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Zobrazí se informativní text programu, který si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK. Následnou tiskovou sestavu si můžeme pro kontrolu vytisknout nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
2. Objeví se tabulka Disketa pro spořitelnu.
3. Vložíme prázdnou disketu do disketové
mechaniky a potvrdíme tlačítko
.
V tento moment se zobrazí v pravém
horním rohu hlášení programu
.
V příkladových datech nejsou tyto parametry nastaveny, neboť
jsou vázány na údaje ze smlouvy, které musí mít uživatel
uzavřenu s Českou spořitelnou. Body 4. a 5. provádíme při
ostré práci s programem po nastavení těchto parametrů.
4. Zobrazí se tabulka Disketa pro spořitelnu. Nic neměníme a tabulku uložíme.
5. Zvolíme tlačítko
.
Sestavu vytiskneme. Dialog pro tiskovou sestavu zrušíme stiskem
klávesy Esc.
Vytvořenou disketu a vytištěnou sestavu odneseme nebo pošleme při "ostré" práci s programem do spořitelny.
6. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
II. Zápis vybraných částek do plateb
Správný účetní postup je zapisovat platby do programu až po jejich připsání na účet našeho zařízení pomocí funkce Zápis plateb dle VS popsané níže v této učebnici. V reálném provozu však mnozí uživatelé zapisují tyto platby hned po vytvoření platebních médií.
7. Tlačítko Zálohy + platební média:
Zobrazí se informativní text programu, který si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK.
8. Objeví se okno Zápis do plateb nebo avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb Zapíšeme datum 31. 08. 2011 (= datum očekávaného příchodu plateb na účet).
9. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text sporožiro 09/2011 a záznam uložíme.
10. Následnou sestavu si můžeme vytisknout, nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
11. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? odpovíme Ano.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se na posledních místech objeví strávníci s těmito údaji:
Sporožirové platby (Typ S) zapsané do tabulky Platby
3.2.7 Platební média - Hromadné příkazy bankám
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Hromadné příkazy bankám
Tlačítka v sekci Zálohy + platební média:
Úkol: Vytiskněte hromadný příkaz k úhradě. Nezapomeňte tyto částky zapsat do plateb.
Nacházíme se v měsíci srpnu po výpočtu záloh. Pomocí této funkce vytvoříme hromadné příkazy bankám, na kterých budou umístěny příkazy k inkasu strávníků. Předpokladem je, že strávník dá svému bankovnímu ústavu svolení k inkasu plateb na náš účet. Funkce se týká strávníků, kteří mají uveden v kartě strávníka typ platby Účet.
Pokud nechtějí rodiče strávníka dát povolení inkasa ze svých účtů, mohou posílat peníze na účet jídelny libovolně často a v libovolné výši. Takto přijaté prostředky se zapisují pomocí jiné funkce popsané v kap. 3.2.19 Zápis plateb došlých na účet zařízení.
Stručný postup:
I. Vytvoření příkazu
1. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Zobrazí se informativní text programu, který si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK. Následnou tiskovou sestavu si můžeme pro kontrolu vytisknout nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
2. Objeví se okno Vytvoření hromadného příkazu bance. Zde v tento moment nic neměníme a potvrdíme tlačítko OK.
Poznámka: V reálném provozu zde můžeme měnit datum splatnosti inkasovaných částek.
3. Objeví se okno Tisk příkazu
k úhradě/inkas. Potvrdíme tlačítko
.
4. Potvrdíme tlačítko Tisk, čímž si sestavu zobrazíme na monitor. Sestavu vytiskneme.
Hromadný příkaz k inkasu (část)
5. Opakovaným stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
II. Zápis částek do plateb
Správný účetní postup je zapisovat platby do programu až po jejich připsání na účet našeho zařízení pomocí funkce Zápis plateb dle VS popsané níže v této učebnici. V reálném provozu však mnozí uživatelé zapisují tyto platby hned po vytvoření platebních médií.
6. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Zobrazí se informativní text, který si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
7. Objeví se okno Zápis do plateb a avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb Zapíšeme datum 31. 08. 2011 (= datum očekávaného příchodu plateb na účet).
8. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text účet 09/2011 a záznam uložíme.
9. Následnou sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
10. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? odpovíme Ano.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se na posledním místě objeví strávníci s těmito údaji:
Platby přes běžný účet (Typ B) zapsané do tabulky Platby
3.2.8 Platební média - Poštovní poukázky
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Složenky A
Tlačítka v sekci Zálohy + platební média:
Pozn.: Tato funkce je v programu přístupná, pokud máte zakoupen modul Poštovní poukázky. V opačném případě se touto kapitolou vůbec nezabývejte.
Program Stravné umožňuje výběr peněz od strávníků prostřednictvím poštovních poukázek. V praxi je však tento způsob na ústupu. Hlavním důvodem jsou vysoké náklady na tisk a zpracování složenek na straně jídelny a vysoké poplatky za poukazované částky na straně strávníků. Dále je zde velká časová prodleva mezi vydáním složenky strávníkovi a přípisem platby na účet jídelny. Přitom jediným skutečným důkazem o provedené platbě je bankovní výpis s uvedenou částkou daného strávníka. Od tisku složenky může tedy uběhnout značná doba, než zjistíme, že strávník skutečně zaplatil. Mezitím může vzrůst dluh strávníka do značné výše a ze zkušeností víme, jak je v některých případech obtížné od strávníků-neplatičů získat dlužnou částku zpět. Doporučujeme řádně uvážit zavedení výběru peněz pomocí složenek a používat raději jiný způsob.
O problematice výběru peněz složenkami viz též kap. 6.16 Práce se složenkovými strávníky.
Úkol: Vytiskněte strávníkům složenky.
Nacházíme se v měsíci srpnu po výpočtu záloh. Pomocí této funkce vytiskneme strávníkům poštovní poukázku A s částkou předepsanou k úhradě. Funkce se týká strávníků, kteří mají uveden v kartě strávníka typ platby Složenkou.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Zobrazí se tisková sestava, kterou si můžeme pro kontrolu vytisknout nebo ji rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
2. Objeví se okno Tisk složenek.
Potvrdíme tlačítko
.
JEDNORÁZOVÉ NASTAVENÍ TISKU SLOŽENEK
Program nemá nastaven formulář pro tisk
složenek. Proto se objeví hlášení programu: Formulář pro tisk
složenek je prázdný. Složenky nelze tisknout. Potvrdíme tlačítko
OK. Dále potvrdíme tlačítko
. Dostaneme se tak do okna Formulář pro tisk složenek,
které je prázdné. Nastavení formuláře provedeme takto: Různé -
Základní nastavení formuláře - Kompletní formulář složenek A.
Stiskem klávesy Esc se vrátíme do okna Tisk
složenek.
POZOR: jedná se o obecné nastavení, které nemusí na některých tiskárnách fungovat. Máte-li s tiskem složenek při ostré práci s programem na Vaší tiskárně nějaký problém, kontaktujte horkou linku VIS s žádostí o pomoc.
Potvrdíme opět tlačítko
.
Zobrazí se složenky, které vytiskneme.
Poznámka: Cvičně použijeme místo složenek běžný papír formátu A4. Před uvedením programu do ostrého provozu je třeba nastavit umístění údajů na složence s ohledem na způsob podávání papíru konkrétní tiskárnou uživatele. Tuto službu lze objednat u firmy VIS. Nastavení pro tisk přesahuje rozsah této publikace.
3. Opakovaným stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Máme vytištěny dvě složenky pro tyto strávníky s těmito částkami:
Zokorný Josef 3 579,-- Kč
Petrušková Karla 3 079,-- Kč
3.2.9 Zápis složenkových plateb - kontrola ústřižků složenek
Úkol: Zaneste do programu údaj o tom, že strávníci Petrušková a Zokorný předložili ústřižek složenky s platbou na září 2011.
Při zálohovém způsobu jsou strávníci platící složenkou přihlášeni automaticky na celý měsíc dopředu (viz kap. 3.2.4 Hromadné přihlášení strávníků). Po vytištění a rozdání složenek na měsíc září koncem srpna mohou strávníci předkládat ústřižky složenek jako doklad o zaplacení. Ovšem v momentě, kdy strávník předložil ústřižek složenky, ještě není jisté, kdy došla platba na účet jídelny a zda vůbec došla. Jediným průkazným dokladem je záznam na výpisu z účtu. Pak lze tuto platbu zapsat strávníkovi do programu. Postup, jak tyto platby zapisujeme do programu je popsán v následující kapitole.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Bude provedena v další kapitole.
3.2.10 Zápis plateb došlých na účet zařízení
Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
Tlačítko v sekci Denní operace:
Pozn.: Tuto funkci neprovádíme tehdy, pokud jsem při vytváření platebních médií (Disketa pro Spořitelnu, Hromadné příkazy bance) nechali stržené částky zapsat do tabulky Platby. Rovněž tuto funkci neužívají ty jídelny, které si zprovoznily home banking (elektronické bankovnictví např. po internetu) a zakoupily k programu Stravné modul Banka. Tato zařízení si platby stahují přes internet přímo do programu.
Úkol: Zapište strávníkům podle tabulky platby z bankovních výpisů:
bankovní výpis č. 147 ze dne 28. 08. 2011
Nacházíme ve dni 29. 8. 2011 při obdržení výpisu z účtu tohoto dne. Všechny platby od strávníků došlé na účet jídelny se zapisují touto funkcí. Je doporučeno výpisy z účtu zpracovávat průběžně denně a ne až na konci období.
Stručný postup:
1. Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
2. Zobrazí se tabulka Zápis nové platby, do které zapisujeme:
Typ platby - vyplníme B (běžný
účet)
Datum - uvedeme datum bankovního výpisu, v našem
případě napíšeme 28. 08. 2011.
.
Do položky DATUM vyplňujeme zásadně datum připsání na účet jídelny (obvykle datum bankovního výpisu). Nikdy neuvádíme datum, o němž "jsme přesvědčeni, že do něj platba patří". Program dává správné výsledky pouze tehdy, pokud do něj vkládáme pravdivá data.
Doklad - napíšeme text BV 2011/147.
V další položce necháme předvyplněno Variabilní symbol.
Do další položky opíšeme variabilní symbol strávníka Petruškové, tj. 5555000011.
Poznámka: Jméno i evidenční číslo se automaticky vyplní po zapsání variabilního symbolu strávníka.
Částka - Opíšeme částku z bankovního výpisu, tj. 3 079,--, a potvrdíme klávesou Enter.
Zápis platby dle VS
3. Předchozí bod opakujeme i pro dalšího strávníka. Všimněme si, že nás program rovnou navedl do položky, kde vyplňujeme Variabilní symbol platby.
4. Po zapsání poslední platby záznam uložíme potvrzením tlačítka OK, čímž celý cyklus opustíme a zapsané částky tak uložíme do tabulky plateb.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce Plateb (Objednávky - Platby) se objeví na konci nové záznamy:
Platby došlé na náš účet (Typ B) zapsané do tabulky Platby
Pozn.: Tím došlo k zapsání plateb složenkových strávníků Petruškové a Zokorného. Přesvědčit se o tom můžeme v aktuálních přihláškách a odhláškách (Akce - Přihlášky a odhlášky- Přihl. a odhl. na zvolené období), kde mají tito strávníci přihlášenou stravu, a navíc mají nulový stav konta. Pozor, zapisovaná platba nijak automaticky nepřihlásí (nebo neodhlásí) danému strávníkovi žádné jídlo. Přihlášky a odhlášky stravy jsou popsány v jiných kapitolách.
3.2.11 Přihlášení a platba hotovostních strávníků
Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Následující měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Zvolené období
Tlačítka v sekci Denní operace:
Úkol: Přihlaste strávníka ev. č. 5 Pokorný Josef na celý měsíc září 2011 a vyberte od něj dlužnou částku. Vytiskněte pokladní doklad za vybranou částku.
Nacházíme se ve dni 28. srpna, kdy si přicházejí hotovostní strávníci kupovat obědy na měsíc září. Tuto činnost budeme v jídelně provádět velmi často při prodeji stravy hotovostním strávníkům. Do dialogu pro přihlášky a odhlášky se dostáváme v menu Akce volbou položky Přihlášky a odhlášky. Dostaneme se tak do možnosti výběru ze čtyř dialogů pro přihlašování. Jsou to Přihlášky a odhlášky: v Aktuálním měsíci, v Následujícím měsíci, ve Zvoleném období a v Minulém měsíci. Tyto funkce můžeme též spustit z plochy programu pomocí tlačítek. Protože jsme si na začátku našeho cvičení potvrdili zpětně rozpis na měsíc září, nemůžeme použít pro vstup do přihlášek a odhlášek strávníků první dvě volby, jejichž význam je jasný z jejich názvu. Musíme proto používat až třetí variantu. Jediný rozdíl mezi nimi je ten, že u třetí varianty musíme zadat vždy období, na které chceme přihlašovat či odhlašovat stravu
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Denní operace:
2. Ponecháme nabízená data a potvrdíme tlačítko OK.
3. Napíšeme text po (takto zkráceně a malými písmeny) a stiskneme klávesu Enter.
Vysvětlení: Identifikaci strávníka můžeme provádět několika způsoby:
- Napíšeme jeho evidenční číslo a stiskneme klávesu Enter.
- Napíšeme jeho jméno a stiskneme klávesu Enter.
- Výběr provedeme pomocí klávesy F2.
Dialog v pokladně pro identifikaci strávníka
4. Vybereme strávníka Pokorný Josef.
5. Objeví se okno Přihlášky a odhlášky, ve kterém provádíme objednávky strávníka.
Po identifikaci strávníka se dostáváme do menu pro přihlášky. Strávník má zatím u všech druhů jídel a u všech dnů zobrazeno písmeno N (nepřihlášeno). Přihláška se provádí tak, že najedeme na příslušný den a druh jídla a Mezerníkem provedeme přihlášku. Současně se strávníkovi mění vpravo nahoře aktuální stav konta. Přesuneme se Šipkou doprava na další den, a opět Mezerníkem přihlásíme stravu.
Dialog pro přihlášky a odhlášky jednotlivých strávníků
Poznámka: Abychom se nemuseli takto mechanicky pohybovat
po celém období, můžeme použít menu pro rychlé přihlášky
a odhlášky. Vyvoláme je stiskem tlačítka
(nebo na klávesnici klávesou F3). Objeví se tabulka
pro rychlé přihlášky a odhlášky. Najedeme si na položku
Přihlásit do konce období a potvrdíme ji
stiskem klávesy Enter. Tím strávníkovi automaticky
přihlásíme celé období podle jeho stravovacích zvyklostí (vždy
ve čtvrtek se mu strava nepřihlásí, v kalendáři
zůstává příznak N). Dále si všimněme, že vidíme
u jednotlivých příkazů v závorce určité písmeno, např.
u položky Přihlásit do konce období vidíme
v závorce písmeno K. Pokud si toto písmeno
zapamatujeme a použijeme je přímo v dialogu pro přihlášky
a odhlášky, dosáhneme stejného efektu - přihlásíme strávníka
na celé období.
Zapamatujte si klíčová písmena pro přihlášky a odhlášky do konce měsíce a týdne. Nebudete pak muset vyvolávat toto menu, ale naslepo zadáte příslušné písmeno. Program příkaz přesto vykoná.
6. V dialogu pro přihlášky a odhlášky tedy stiskneme písmeno K. Tím strávníkovi přihlásíme stravu do konce měsíce.
Poznámka: Nepřihlášené čtvrtky jsou v pořádku, strávník má nastaveny tzv. stravovací zvyklosti.
7. Uložíme přihlášky strávníka, čímž se dostáváme do dialogu pro platbu strávníka.
8. Zkontrolujeme nabízenou částku v položce K platbě. Ponecháme zde údaj 368.00.
Dialog pro platbu strávníka
Poznámka: Většinou tuto částku neměníme. Může se ale stát, že strávník Pokorný nemá u sebe v drobných částku 368,-- Kč, ale má 400,-- Kč a nepožaduje vrácení zbytku. V tom případě zapíšeme do položky K platbě těchto 400,-- Kč a uložíme. Program bude do dalšího období strávníkovi evidovat přeplatek 32,-- Kč.
9. V položce Typ platby ponecháme Hotově.
10. Do položky datum napíšeme 28. 08. 2011.
Vysvětlení: Nacházíme se myšlenkově v měsíci srpnu 2011 a prodáváme hotovostním strávníkům obědy. Při ostrém provozu programu zde ponechejte aktuální datum, tedy datum skutečného přijetí peněz.
Do položky DATUM vyplňujeme zásadně datum přijetí peněz do pokladny (obvykle aktuální datum). Nikdy neuvádíme datum, o němž "jsme přesvědčeni, že do něj platba patří". Program dává správné výsledky pouze tehdy, pokud do něj vkládáme pravdivá data.
11. Záznam uložíme, čímž dojde zároveň k uložení přihlášených jídel i přijaté platby.
Pokud opustíme dialog pro výběr peněz bez uložení záznamu, neuloží se ani objednávky strávníka!
12. Dostáváme se do dialogu pro
identifikaci dalšího strávníka. Stiskneme klávesu tlačítko
(nebo stiskneme na klávesnici klávesu F7). Zobrazí
se Pokladní doklad pro právě provedenou platbu.
Tento doklad vytiskneme.
Pokladní doklad o provedené platbě strávníka
13. Stiskem klávesy Esc se ocitáme zpět v dialogu pro identifikaci strávníka.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
1. V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se na posledním místě objeví záznam strávníka ev. č. 5 Pokorný Josef s právě vybranou částkou:
Platba hotovostního strávníka (Typ H) zapsaná do tabulky Platby
2. Při dalším vstupu
do přihlášek a odhlášek (Akce - Přihlášky
a odhlášky - Přihl. a odhl. na zvolené období
nebo tlačítko
) má strávník stav konta 0,-- Kč a má
přihlášenu stravu do konce měsíce (kromě čtvrtků).
3. Tento záznam
se projeví ve stavu pokladny (Akce - Funkce
z plateb - Stav hotovosti v pokladně nebo
tlačítko
).
3.2.12 Odvod hotovosti z pokladny
Akce - Funkce z Plateb - Stav hotovosti v pokladně
Akce - Funkce z Plateb - Pokladna-příjem a odvod peněz
Tlačítka v sekci Denní operace:
Úkol: Zjistěte stav pokladny a proveďte odvod této částky.
Nacházíme se ve dni 28. srpna, kdy jsme ukončili prodej obědů hotovostním strávníkům. Tato funkce provádí hotovostní odvody z pokladny peněz vybraných od hotovostních strávníků. Všechny záznamy zde pořízené se projeví ve stavu pokladny (Akce - Funkce z plateb - Stav hotovosti v pokladně).
Stručný postup:
I. Zjištění stavu pokladny:
1. Tlačítko v sekci Denní operace:
2. Zobrazí se okno Stav pokladny. Žádné datum nevyplníme a záznam uložíme.
Poznámka: V ostrém provozu vyplníme aktuální datum.
3. Zobrazí se tisková sestava Stav hotovosti v pokladně ke dni... Sestavu vytiskneme. Po vytištění zrušíme dialog pro tisk sestavy stiskem klávesy Esc.
Stav hotovosti v pokladně
Poznámka: Protože zadáváme data do programu zpětně, je ve sloupci Dnešní pohyb nulová částka.
II. Odvod hotovosti z pokladny:
4. Tlačítko v sekci Denní operace:
5. V okně Příjem a odvod platby vyplňujeme:
Datum - Vyplníme 28. 09. 2011
Při ostrém provozu vyplníme aktuální datum.
Částka - vyplníme částku, kterou odvádíme, tedy 368.00.
6. V položce Doklad vyplníme libovolný text, např. odvod 28. 9. 2011.
Odvod hotovosti z pokladny
7. Potvrdíme tlačítko Odvod. Zobrazí se tisková sestava Pokladní doklad, kterou si vytiskneme nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
1. Stav
hotovosti (Akce - Funkce z plateb - Stav hotovosti
v pokladně nebo tlačítko
) bude nulový.
2. V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se na posledním místě objeví tento odvod s evidenčním číslem strávníka 0:
Odvod hotovosti z pokladny (Typ HO) zapsaný v tabulce Platby
3.2.13 Uzávěrka za srpen
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Řádná uzávěrka
Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
Úkol: Proveďte řádnou měsíční uzávěrku nejdříve za měsíc srpen 2011.
Nacházíme se na počátku měsíce září. Provedení měsíční uzávěrky po uplynutí každého měsíce patří k základním činnostem v programu. Měsíční uzávěrku provádíme i za měsíce, kdy na jídelně navaříme. Neznamená to ale, že počátkem srpna musíme přerušit dovolenou a jít na jídelnu provést uzávěrku za červenec. To klidně počká, uzávěrku můžeme udělat po našem návratu z dovolené. I v našem příkladovém postupu si provedeme uzávěrku za srpen. I když jsme v tomto měsíci nevařili, vybírali jsme od strávníků peníze. Abychom mohli odevzdat účetní podklady nadřízeným orgánům, je potřeba provést měsíční uzávěrku.
Zde je nutno zdůraznit, že zde nepopisujeme všechny úkony, které je nutné provést při přechodu z jednoho měsíce na další. To popisuje kap. 4. Provozní cykly jídelny. Procvičíme si zde pouze průběh samotné uzávěrky.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. V tabulce zadáme období od 01. 08. 2011 do 31. 08. 2011 a záznam uložíme. Protože se jedná o období v budoucnosti, program nás na tuto skutečnost upozorní. Potvrdíme tlačítko Ano.
Upozornění: Zadáváme zde vždy období od prvního kalendářního dne do posledního kalendářního dne uzavíraného měsíce bez ohledu na to, zda byly tyto dny varné či nikoliv.
3. Program provádí automaticky měsíční uzávěrku.
4. Objeví se okno Dotaz,
ve které nás program informuje o tom, že je vhodné
spustit po provedení uzávěrky tzv. Pakování databází.
Potvrdíme tlačítko Ano. Probíhá pakování databází. Doba
provádění závisí na objemu dat i na rychlosti počítače
a může trvat i několik minut. Po jeho skončení se objeví
v pravém horním rohu hlášení programu
.
Pozn.: Po každé uzávěrce následuje tisk uzávěrkových sestav. My si tento krok zařadíme až za uzávěrku za měsíc září v dalších úkolech.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
1. Program nenahlásil při provádění uzávěrky žádné chyby.
2. V tabulce Uzávěrky (Objednávky - Uzávěrky) jsou záznamy strávníků s daty uzavíraného období.
3.2.14 Zápis jednotlivých přihlášek a odhlášek
Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Následující měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Zvolené období
Tlačítka v sekci Denní operace:
Úkol: Proveďte odhlášku strávníka ev. č. 10 Pokousal Josef na dny 5. - 9. 9.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Denní operace:
2. V tabulce ponecháme nastavená data a záznam uložíme.
3. Do pole pro identifikaci zapíšeme příjmení strávníka, tj. pokou (můžeme takto malými písmeny a zkráceně). Potvrdíme stiskem klávesy Enter.
4. Šipkami najedeme v seznamu dnů na 5. 9. a stiskneme 6x Mezerník (nebo písmeno n = odhláška). Šipkou doprava se přesuneme na další den a opět stiskneme 6x Mezerník (nebo písmeno n). Takto postupujeme, až odhlásíme den 9. 9.
Odhlášky strávníka
Poznámka: Abychom nemuseli takto mechanicky střídat jednotlivé klávesy na klávesnici, můžeme se postavit na 5. 9. a stisknout písmeno L. Strávník bude odhlášen na celý týden.
Využíváme tak menu pro rychlé přihlášky a odhlášky, do kterého se dostaneme po stisku klávesy F3. V tomto případě jsme využili písmeno L (= položka Odhlásit do konce týdne). Doporučujeme zde vyzkoušet na příkladu dat možnosti, které nám toto menu nabízí.
5. Záznam uložíme.
6. Objeví se tabulka Platba. Jedná se o sporožirového strávníka, nic nám platit teď nebude. Ale pozor, nesmíme tabulku zrušit stiskem klávesy Esc. Zrušili bychom i provedené odhlášky. Položka Typ platby je prázdná, proto se při uložení žádná platba nikam nezapíše. Záznam tedy rovnou uložíme.
7. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Strávník má
v přihláškách a odhláškách (Akce - Přihlášky
a odhlášky - Přihl. a odhl. na zvolené období
nebo tlačítko
)
zaznamenány na dny od 5. 9. až do 9.
9. odhlášky (v daných dnech vidíme písmeno n)
a stav jeho konta je 122,50
Kč (přeplatek).
3.2.15 Přihlašování vícenásobných strávníků
Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Následující měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Zvolené období
Tlačítka v sekci Denní operace:
Úkol: Proveďte přihlášky obědů podniku B, pro který vaříte do várnic v týdnu od 5. 9. do 9. 9. podle následujícího obrázku:
Dialog pro objednávky vícenásobných strávníků
Nacházíme se v prvním týdnu měsíce září. Vícenásobným strávníkem rozumíme strávníka, který odebírá více jídel z jednoho druhu jídla. Nejčastěji to bývají různé podniky, které odebírají stravu pro své zaměstnance. Tento podnik si pak zavedeme do rejstříku strávníků jako každého jiného strávníka, a místo jména napíšeme název podniku. V našich příkladových datech máme zavedeny dva vícenásobné strávníky - Podnik A a Podnik B. Nyní se naučíme těmto podnikům přihlašovat stravu.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Denní operace:
2. V tabulce ponecháme nastavená data a záznam uložíme.
3. Do pole pro identifikaci zapíšeme název strávníka, tj. pod (můžeme takto malými písmeny a zkráceně). Potvrdíme stiskem klávesy Enter.
4. Objeví se seznam všech strávníků, kteří začínají pod, vybereme Šipkami strávníka Podnik B a potvrdíme jej stiskem klávesy Enter. Dostaneme se tak do menu pro přihlášky a odhlášky (viz obrázek v zadání úkolu).
5. V tomto menu jsou dny seřazeny do řádků pod sebe. Pro každý den můžeme číslem zapsat počet porcí pro každý druh jídla. Tedy pro den 5. 9. 2011 zapíšeme postupně počty: pro Oběd 1 = 15, pro Oběd 2 = 8 a pro Oběd 3 = 6. Pomocí klávesy Enter se přesouváme na další druh jídla (Oběd 1 až Oběd 3). Na další den se přesuneme pomocí Šipky dolů. Stejným způsobem zapíšeme podle tabulky objednávky na další dny. Takto postupujeme, až máme všechny objednávky zapsány.
6. Záznam uložíme potvrzením tlačítka OK..
7. Objeví se tabulka Platba. Jedná se o podnik, který platí zpětně fakturou, nic nám platit teď nebude. Ale pozor, nesmíme tabulku zrušit stiskem klávesy Esc. Zrušili bychom i provedené přihlášky. Položka Typ platby je prázdná, proto se při uložení žádná platba nikam nezapíše. Záznam tedy rovnou uložíme potvrzením tlačítka Uložit.
8. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Strávník Podnik
B má v přihláškách a odhláškách (Akce -
Přihlášky a odhlášky - Přihl. a odhl. na zvolené
období nebo tlačítko
) zaznamenány na dny 5. 9. až 13. 9. objednané počty jídel
a aktuální stav konta je zde -5 850,-Kč.
3.2.16 Zjištění denního počtu jídel za účelem normování
Akce - Tiskové sestavy a exporty - počty jídel Denní
Tlačítka v sekci Denní operace:
Úkol: Zjistěte, jaký je stav objednávek strávníků na den 5. 9. 2011.
Nacházíme
se ve dni 2. září, kdy potřebujeme zjistit stavy
objednávek na den 5. září za účelem normování stravy.
Počty
jídel na daný den lze zjistit jednak pomocí tiskové sestavy
Denní počty jídel,
a jednak lze použít export počtů jídel do programu Sklad
či
MSklad od firmy
VIS (Akce - Tiskové sestavy
a exporty - Export počtů strávníků do normování
nebo
tlačítko
).
Práce
s tímto exportem přesahuje rozsah této kapitoly.
Stručný postup:
1. Akce - Tiskové sestavy a exporty - počty jídel Denní
nebo tlačítko v sekci Denní operace:
2. Do položky Rozpis jídel pro den zadáme datum 05. 09. 2011 a uložíme.
3. Zobrazí se sestava Denní počty jídel. Potvrdíme tlačítko Tisk. Nabídne se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk, čímž se sestava vytiskne. Po vytištění zrušíme dialog pro tisk sestavy stiskem klávesy Esc.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Máme vytištěnu tiskovou sestavu s následujícími počty:
Tisková sestava Denní počty jídel
3.2.17 Potvrzení rozpisu na měsíc říjen
Akce - Příprava na nový měsíc - Potvrzení rozpisu na měsíc
Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Úkol: Potvrďte rozpis na měsíc říjen 2011.
Myšlenkově se nacházíme v druhé polovině měsíce září. V měsíci září provádíme průběžně odhlášky strávníků a prodáváme stravu hotovostním strávníkům. Někdy ve druhé polovině měsíce připravíme rozpis na další měsíc. Předtím je dobré zjistit, zda není na škole nějaký ředitelský den, prázdniny či jiný volný všední den, kdy nebudeme na provozovně vařit (ale i později jde označit varný den jako nevarný). V našem případě nebudeme žádný den označovat jako nevarný.
Protože jsme již potvrzení rozpisu podrobně popsali v kap. 3.1.2 Potvrzení rozpisu na období, popíšeme postup jen v bodech.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. Objeví se tabulka Ruční aktualizace jídelníčku. Zadáme období 01. 10. 2011 - 31. 10. 2011. Potvrdíme tlačítko OK.
3. Zkontrolujeme nastavení varných a nevarných dnů. Nic nebudeme měnit. Záznam uložíme stiskem tlačítka OK.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce jídelníčků (Objednávky - Jídelníčky) jsou záznamy pro jednotlivá jídla s říjnovým datem roku 2011.
Pozn.: V některých případech je vhodné program nastavit tak, aby se rozpis varných dnů vytvářel automaticky, bez zásahu uživatele (internátní provozy s automatickým řízením výdeje a objednávání stravy apod.). V případě tohoto požadavku kontaktujte horkou linku.
3.2.18 Předpis plateb za ubytování a školné na říjen
Akce - Příprava na nový měsíc - Předpis plateb za ubytování
Akce - Příprava na nový měsíc - Předpis plateb za školné
Tlačítka v sekci Příprava měsíce:
Úkol: Proveďte předpis platem za ubytování a školné na měsíc říjen 2011.
Myšlenkově se nacházíme v druhé polovině měsíce září. Vytvořením předpisu plateb za školné a za ubytování zvětšujeme dluh strávníků za měsíc říjen o příslušnou částku.
Předpis za ubytování a školné jsme již jednou vytvářeli. Postup si tedy popíšeme stručně jen v bodech.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. Přečteme si hlášení programu a potvrdíme tlačítko OK.
3. Objeví se tabulka Období zpracování dat. Napíšeme aktuální hodnoty pro měsíc a rok, tedy 10/2011, a záznam uložíme.
4. Přečteme si hlášení programu a potvrdíme tlačítko OK.
5. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Překontrolujeme tiskovou sestavu, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc. Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
6. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK. V tabulce Editace pracovní tabulky zkontrolujeme částky, případně je podle přání pozměníme. V každém případě částky uložíme potvrzením tlačítka OK.
7. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
8. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Objeví se tabulka Zápis do plateb nebo avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb zapíšeme datum 30. 09. 2011.
Vysvětlení: Předpis za školné a za ubytování zapisujeme v zálohovém způsobu obvykle k poslednímu dni měsíce, ve kterém očekáváme platbu za daný předpis.
Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text ubytování 10/2011 (nebo školné 10/2011). Potvrdíme tlačítko OK.
Následující sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou pokračujeme stiskem klávesy Esc.
Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do Platby? odpovíme Ano.
9. Celý cyklus bodů 1. až 8. opakujte pro zapsání předpisu za školné.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se na posledních místech objeví strávníci s těmito údaji:
Zapsané předpisy za ubytování a školné v tabulce Platby
Protože je zaúčtovaná částka zapsána s opačným znaménkem (strávník nám dluží), tak se při dalším výpočtu záloh (na počátku měsíce listopadu) tato částka připočítá k dlužné částce za stravné.
3.2.19 Hromadná přihláška strávníků na říjen
Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky - Strávníci platící B,S,F,R,P
Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Úkol: Proveďte hromadnou přihlášku strávníků na měsíc říjen.
Nacházíme v druhé polovině měsíce září a máme potvrzen rozpis na měsíc říjen. Po potvrzení rozpisu na říjen a zapsání předpisu za školné a ubytování za říjen následuje hromadná přihláška strávníků na tento měsíc. Tento krok jsme si popsali již v kap. 3.2.4 Hromadné přihlášení strávníků. Postup si ukážeme proto jen v bodech.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. V okně Hromadné přihlášky a odhlášky strávníků zadáme období od 01. 10. 2011 do 31. 10. 2011 a záznam uložíme.
3. Objeví se okno Hromadné přihlášky a odhlášky strávníků, kde jsou písmenem S (= stravný den) označeny všechny druhy jídel ve všech stravných dnech. Nic zde nemusíme měnit, proto rovnou tabulku uložíme.
4. Na monitoru se zobrazí tisková sestava, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou pokračovat stiskem klávesy Esc.
5. Na dotaz Provést zápis objednávek strávníků podle protokolu? odpovíme Ano. Zapisují se objednávky.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Tisková sestava
aktuálních přeplatků (Akce - Tiskové sestavy a exporty
- Aktuální stavy kont strávníků nebo tlačítko
)
vypadá takto:
Aktuální stavy kont strávníků
Pozn.: Celkového vysokého nedoplatku se nelekejme. Jednak budeme v následující kapitole vytvářet platební média a jednak jsme ještě od strávníků fakturovaných a zaměstnanců ještě nevybírali žádné peníze. To budeme provádět až po uzávěrce za měsíc září.
3.2.20 Výpočet záloh na měsíc říjen
Akce - Výpočet záloh - Výpočet záloh dle objednávek
Tlačítka v sekci Zálohy + platební média:
Úkol: Proveďte výpočet záloh za měsíc říjen roku 2011. Zvolte variantu Výpočet záloh dle objednávek.
Nacházíme se ve druhé polovině měsíce září po vytvoření rozpisu na měsíc září, zapsání předpisů za školné a ubytování a po provedení hromadných přihlášek strávníků na měsíc říjen. Ještě předtím, než vytvoříme v programu tzv. platební média pro výběr peněz od strávníků, musíme v programu vypočítat částku, kterou budeme chtít od jednotlivých strávníků.
Jelikož jsme výpočet záloh již prováděli v předchozích kapitolách, ukážeme si postup pouze ve stručnosti v bodech. Použijeme opět variantu Výpočet záloh dle objednávek.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
2. Tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Zobrazí se upozornění programu, které si přečteme a potvrdíme tlačítko OK.
Objeví se okno Nastavení období zpracování, ve kterém zadáme měsíc a rok 10/2011, tedy období, na které chceme zálohy počítat.
Program počítá zálohy. Poté se zobrazí hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK.
3. Tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Tiskovou sestavu si můžeme vytisknout nebo po kontrole rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
4. Tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme tlačítko OK.
Programem vypočítané částky můžeme v tabulce Editace pracovní tabulky případně opravit. V každém případě uložíme tabulku stiskem tlačítka OK. Na obrázku vidíme vypočtené částky.
5. Tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Tisková sestava nám zobrazí vypočítané částky rozdělené a sečtené podle typů plateb strávníků. Sestavu si můžeme vytisknout nebo po kontrole rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
Vypočtené zálohy
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V bodě 5. plnění tohoto úkolu jsme měli na monitoru stejnou sestavu jako na obrázku.
Pozn.: Výpočet záloh můžeme provádět vícekrát za sebou. Vypočítané částky jsou pouze připraveny k tomu, abychom je umístili na platební média. Vytvoření platebních médií by měl být další logický krok po výpočtu záloh a je předmětem dalších kapitol.
3.2.21 Vytvoření platebních médií se zálohami na měsíc říjen
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Disketa pro spořitelnu
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Hromadné příkazy bankám
Tlačítka v sekci Zálohy + platební média:
Úkol: Vytvořte platební média (Disketu pro spořitelnu a HPKÚ) pro doplatky za měsíc září.
Nacházíme v polovině září po výpočtu záloh na říjen. Po výpočtu záloh musíme tyto částky umístit na platební média, tedy je potřeba vytvořit disketu pro spořitelnu, hromadný příkaz k úhradě a vytisknout složenky. Všechny tyto úkony jsme si již procvičili v předchozích kapitolách. V této kapitole vytvoříme podle stručného postupu jen disketu pro spořitelnu a hromadný příkaz k úhradě bankám.
Stručný postup pro vytvoření diskety pro spořitelnu:
I. Vytvoření diskety pro spořitelnu
1. Tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Zobrazí se informativní text programu, který si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK. Následnou tiskovou sestavu si můžeme pro kontrolu vytisknout nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
2. Objeví se tabulka Disketa pro spořitelnu.
3. Vložíme prázdnou disketu do disketové
mechaniky a potvrdíme tlačítko
.
V tento moment se zobrazí v pravém
horním rohu hlášení programu
.
V příkladových datech nejsou tyto parametry nastaveny, neboť
jsou vázány na údaje ze smlouvy, které musí mít uživatel
uzavřenu s Českou spořitelnou. Body 4. a 5. provádíme při
ostré práci s programem po nastavení těchto parametrů.
4. Zobrazí se tabulka Disketa pro spořitelnu. Nic neměníme a tabulku uložíme.
5. Zvolíme tlačítko
. Sestavu vytiskneme. Dialog pro tiskovou sestavu zrušíme stiskem
klávesy Esc.
Vytvořenou disketu a vytištěnou sestavu odneseme nebo pošleme při "ostré" práci s programem do spořitelny.
6. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
II. Zápis vybraných částek do plateb
Správný účetní postup je zapisovat platby do programu až po jejich připsání na účet našeho zařízení pomocí funkce Zápis plateb dle VS popsané níže v této učebnici. V reálném provozu však mnozí uživatelé zapisují tyto platby hned po vytvoření platebních médií.
7. Tlačítko Zálohy + platební média:
Zobrazí se informativní text programu, který si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK.
8. Objeví se okno Zápis do plateb nebo avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb Zapíšeme datum 30. 09. 2011 (= datum očekávaného příchodu plateb na účet).
9. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text sporožiro 09/2011 a záznam uložíme.
10. Následnou sestavu si můžeme vytisknout, nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
11. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? odpovíme Ano.
Stručný postup pro vytvoření hromadného příkazu bankám:
I. Vytvoření příkazu
1. Tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Zobrazí se informativní text programu, který si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK. Následnou tiskovou sestavu si můžeme pro kontrolu vytisknout nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
2. Objeví se okno Vytvoření hromadného příkazu bance. Zde v tento moment nic neměníme a potvrdíme tlačítko OK.
Poznámka: V reálném provozu zde můžeme měnit datum splatnosti inkasovaných částek.
3. Objeví se okno Tisk příkazu
k úhradě/inkas. Potvrdíme tlačítko
.
4. Potvrdíme tlačítko Tisk, čímž si sestavu zobrazíme na monitor. Sestavu vytiskneme.
5. Opakovaným stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
II. Zápis částek do plateb
Správný účetní postup je zapisovat platby do programu až po jejich připsání na účet našeho zařízení pomocí funkce Zápis plateb dle VS popsané níže v této učebnici. V reálném provozu však mnozí uživatelé zapisují tyto platby hned po vytvoření platebních médií.
6. Tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Zobrazí se informativní text, který si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
7. Objeví se okno Zápis do plateb a avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb Zapíšeme datum 30. 09. 2011 (= datum očekávaného příchodu plateb na účet).
8. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text účet 09/2011 a záznam uložíme.
9. Následnou sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
10. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? odpovíme Ano.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se objeví na posledním místě následující záznamy:
Platby sporožirových a bankovních strávníků
3.2.22 Uzávěrka za měsíc září
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Řádná uzávěrka
Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
Úkol: Proveďte řádnou měsíční uzávěrku za měsíc září 2011.
nacházíme se na počátku měsíce října. V této části si procvičíme postup provádění měsíční uzávěrky. Myšlenkově se přenášíme do období na počátek měsíce září. Zde je nutno zdůraznit, že zde nepopisujeme všechny úkony, které je nutné provést při přechodu z jednoho měsíce na další. To popisuje kap. 4. Provozní cykly jídelny. Procvičíme si zde pouze průběh samotné uzávěrky.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. V tabulce zadáme období od 01. 09. 2011 do 30. 09. 2011 a záznam uložíme. Protože se jedná o období v budoucnosti, program nás na tuto skutečnost upozorní. Potvrdíme tlačítko Ano.
Upozornění: Zadáváme zde vždy období od prvního kalendářního dne do posledního kalendářního dne uzavíraného měsíce bez ohledu na to, zda byly tyto dny varné či nikoliv.
3. Program provádí automaticky měsíční uzávěrku.
4. Objeví se okno Dotaz,
ve které nás program informuje o tom, že je vhodné
spustit po provedení uzávěrky tzv. Pakování databází.
Potvrdíme tlačítko Ano. Probíhá pakování databází. Doba
provádění závisí na objemu dat i na rychlosti počítače
a může trvat i několik minut. Po jeho skončení se objeví
v pravém horním rohu hlášení programu
.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
1. Program nenahlásil při provádění uzávěrky žádné chyby.
2. Jídelníčky na měsíc září (Objednávky - Jídelníčky) mají předvyplněn v prvním sloupci stav U (= uzavřeno).
3. V tabulce uzávěrky (Objednávky - Uzávěrky) jsou záznamy jednotlivých strávníků na uvedené období.
3.2.23 Tiskové sestavy
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - různé tiskové sestavy
Tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
Úkol: Vytiskněte základní uzávěrkové tiskové sestavy.
Po provedení řádné uzávěrky tiskneme uzávěrkové sestavy. Na každé jídelně může být ze strany nadřízeného orgánu jiný požadavek na to, které tiskové sestavy máme za minulé období odevzdat. V menu Akce je soustředěna skupina uzávěrkových tiskových sestav, jejichž obsah by měl splnit požadavky naprosté většiny jídelen. Které tiskové sestavy si nakonec vybereme, záleží tedy na konkrétním požadavku nadřízeného orgánu. My si dále uvedeme doporučené tiskové sestavy, které se budou po uzávěrce tisknout:
Měsíční hlášení
Finanční přehled 1
Počty a předpisy
Stravovací záznamy 1
Přehled plateb
Přehled předpisů
Počty strávníků a jídel
Přehled ostatních plateb
Uzávěrku lze též
vytisknout na jediné sestavě pomocí tlačítka
,
viz též kap. 6.34 Tisk uzávěrky ne jediné
sestavě.
Tisk těchto sestav si procvičíme na jednom konkrétním příkladu.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. Objeví se tabulka Počty strávníků a jídel. V položkách pro období jsou vyplněna data podle provedené měsíční uzávěrky. Ponecháme je beze změny a záznam uložíme potvrzením tlačítka OK.
3. Zobrazí se tisková sestava Počet přihlášených strávníků a porcí za období... Potvrdíme tlačítko Tisk pro vytištění sestavy. Po vytištění zrušíme dialog pro tisk sestavy stiskem klávesy Esc, čímž se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Sestavy jsou vytištěny na papíře a hodnoty v nich odpovídají vloženým údajům. Sestava Počty strávníků a jídel (bod 1 tohoto postupu) vykazuje celkem 983 přihlášených jídel za měsíc září 2011.
V tento moment jsme dokončili jeden měsíční cyklus při práci se strávníky, se kterými pracujeme v "čistém" zálohovém způsobu výběru peněz. V reálném režimu bychom nyní vytvořili rozpis na další měsíc, provedli bychom hromadné přihlášení strávníků na tento měsíc a pomocí platebních médií bychom od strávníků vybrali za jejich spotřebu příslušné finanční obnosy. Tento krok přeskočíme a v dalších kapitolách se budeme věnovat skupinám strávníků, od kterých vybíráme peníze zpětně, tedy strávníkům fakturovaným a strávníkům se srážkou ze mzdy.
3.2.24 Výpočet doplatků pro tisk faktur a srážek ze mzdy
Akce - Výpočet doplatků - Výpočet doplatků za minulý měsíc
Tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
Úkol: Proveďte výpočet doplatků za měsíc září roku 2011. Zvolte variantu Výpočet doplatků za minulý měsíc.
Nacházíme se na počátku měsíce října těsně po uzávěrce za měsíc září. Výpočet doplatků budeme provádět bez ohledu na to, že na jídelně provozujeme zálohový způsob výběru peněz, který se týká strávníků platících sporožirem, přes běžné účty nebo složenkou. V naprosté většině jídelen (většinou školních) se tento zálohový režim týká žáků zařízení (školy). Zaměstnanci zařízení a fakturovaní strávníci pak platí srážkou ze mzdy respektive fakturou. Právě u těchto skupin strávníků vybíráme peníze zásadně doplatkovým způsobem vždy po skončení měsíce a po provedení uzávěrky za tento měsíc.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
2. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Program počítá doplatky. Poté se zobrazí hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK.
3. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Tiskovou sestavu si můžeme vytisknout nebo po kontrole rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
Vypočtené doplatky
4. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Programem vypočítané částky můžeme v tabulce Editace pracovní tabulky případně opravit. V každém případě uložíme tabulku stiskem tlačítka OK. Na obrázku vidíme vypočtené částky. Soustřeďme se zde pouze na strávníky s typem platby R (srážka) a F (fakturovaní).
5. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Tisková sestava nám zobrazí vypočítané částky rozdělené a sečtené podle typů plateb strávníků. Sestavu si můžeme vytisknout nebo po kontrole rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V bodě 3. plnění tohoto úkolu jsme měli na monitoru stejnou tiskovou sestavu jako na obrázku.
Pozn.: Provedením výpočtu doplatků jsme teprve určili strávníkům částky, které by nám měli zaplatit. Aby k platbě skutečně došlo, musíme vytisknout faktury za spotřebu a dotace a provést zápis srážek ze mzdy.
3.2.25 Tisk faktur za spotřebu
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Faktury za spotřebu DO
Tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
Úkol: Vytiskněte podnikům faktury za projedenou stravu v měsíci září 2011. Zapište tyto platby do tabulky Platby.
Nacházíme se na začátku měsíce října po provedení uzávěrky za měsíc září. Faktury za spotřebu tiskneme zásadně po provedení řádné uzávěrky za minulý měsíc.
Pozn.: Úspěšné splnění tohoto úkolu předpokládá, že máme v tabulce Adresář subjektů (menu Společné) vyplněny záznamy podle tabulky uvedené v odstavci Adresář subjektů v úvodu této kapitoly.
Stručný postup:
I. Tisk faktur a příloh
1. Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. Objeví se tabulka Tisk faktury. Nacházíme se v položce Subjekt. Tuto položku nevyplňujeme a záznam rovnou uložíme.
Zobrazí se varování programu Číslo účtu nebylo nalezeno v seznamu účtů.... Nejedná se o chybu programu. Číslo účtu je nevyplněno záměrně, abychom zabránili mylnému vystavení reálné faktury. Při ostré práci se toto hlášení neobjeví. Potvrdíme tlačítko OK.
3. Zobrazí se dialog pro tisk faktury. Potvrdíme tlačítko Tisk. Zobrazí se faktura, kterou si vytiskneme. Dialog pro tisk sestavy zrušíme stiskem klávesy Esc.
4. Na dotaz Chcete vytisknout přílohu faktury? odpovíme Ano.
5. Zobrazí se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk. Vytiskneme přílohu faktury.
6. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
II. Zápis do tabulky Platby
Správný účetní postup je zapisovat platby do programu až po jejich připsání na účet našeho zařízení pomocí funkce Zápis plateb dle VS popsané níže v této učebnici. V reálném provozu však mnozí uživatelé zapisují tyto platby hned po vytvoření platebních médií.
7. Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
8. Objeví se tabulka Zápis do plateb nebo avíz. Zapíšeme datum 31. 10. 2011 (= nejpozdější datum očekávaného příchodu plateb na účet).
9. Pod datum zapíšeme text faktury 09/2011 a záznam uložíme.
10. Zobrazí se sestava, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou stiskneme klávesu Esc.
11. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? odpovíme Ano.
UPOZORNĚNÍ: Funkce zapíše platby všech strávníků označených typem platby F - fakturou najednou, jako by platby byly ihned přijaté. Lze ji tedy spustit v daném měsíci právě jednou. Není nijak svázána s vlastním vystavováním faktur.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se objeví na posledním místě záznam pro fakturované strávníky.
Zapsané platby fakturovaných strávníků do tabulky Platby (Typ F)
POZOR! V základním nastavení program se identifikační média strávníkům nefakturují. Je proto nezbytně nutné vybírat peníze za identifikační média jinou cestou (většinou v hotovosti) nebo si objednat úpravu menu Akce.
3.2.26 Tisk faktur za ostatní platby (dotace)
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Faktury za ostatní platby
Tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
Úkol: Vytiskněte fakturu subjektu za dotace z FKSP poskytovaných zaměstnancům zařízení.
Nacházíme se na začátku měsíce října po provedení uzávěrky za měsíc září a stanovení doplatků za minulý měsíc. Faktury za dotace tiskneme zásadně po provedení řádné uzávěrky za minulý měsíc.
Pozn.: Úspěšné splnění tohoto úkolu předpokládá, že máme v tabulce Adresář subjektů (menu Společné) vyplněny záznamy podle tabulky uvedené v odstavci Adresář subjektů v úvodu této kapitoly.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. Objeví se tabulka Tisk faktury. Nacházíme se v položce Subjekt. Položku nevyplňujeme, ostatní údaje neměníme, záznam pouze uložíme.
Vysvětlení: Položka Subjekt se vyplňuje jen v případě, že chceme vystavit doklad jen jedinému subjektu. Obvykle však fakturujeme vše najednou. V položce Varianta přílohy můžeme vybrat pomocí klávesy F2 variantu Standardní příloha s rozpisem stravy. Tím zajistíme, že se nám bude faktura tisknout i s rozpisem odběru stravy jednotlivých strávníků, za které danou fakturu vystavujeme.
3. Zobrazí se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk. Fakturu vytiskneme. Následný dialog pro tisk sestavy zrušíme stiskem klávesy Esc.
4. Na dotaz Chcete vytisknout přílohu faktury? odpovíme Ano.
5. Zobrazí se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk. Vytiskneme přílohu faktury.
6. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Máme vytištěnu fakturu na částku 420,-- Kč s touto přílohou:
Příloha faktury za dotace
3.2.27 Zápis plateb provedených srážkou ze mzdy
Akce - Platební média Inkaso - Přehled srážka ze mzdy
Akce - Platební média Inkaso - Zápis srážek do plateb
Tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
Úkol: Zapište do plateb částky strávníků, kterým se provádí úhrada stravného srážkou ze mzdy.
Nacházíme se na začátku měsíce října po provedení uzávěrky za měsíc září a stanovení doplatků za minulý měsíc. Tuto činnost provádíme po uzávěrce za minulý měsíc. Týká se těch strávníků, kteří mají ve své kartě uveden typ platby Srážka.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Zobrazí se tisková sestava, kterou si vytiskneme a předáme do účtárny k provedení srážek ze mzdy.
2. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Objeví se tabulka Zápis do plateb a avíz. V položce datum pro zápis do plateb zapíšeme datum 15. 10. 2011.
3. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text srážka 09/2011. Záznam uložíme.
4. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do Platby? odpovíme Ano.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se objeví na posledním místě následující záznamy:
Srážky z mezd (Typ R) zapsané do tabulky Platby
3.2.28 Kontrola úspěšného provedení všech úkolů
Dokončili jsme společně jeden měsíční cyklus provozu školní jídelny. Procvičili jsme si všechny základní činnosti, které na jídelně budeme pravidelně provádět. V každé kapitole jsme měli možnost naše dílčí kroky zkontrolovat na konkrétních datech. Po splnění všech úkolů si ještě navíc vytiskneme sestavu aktuálních přeplatků, na které si ukážeme, že jsme po celé období s programem pracovali správně.
Úkol: Vytiskněte sestavu Aktuální přeplatky.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Denní operace:
2. Další tabulku pouze uložíme.
3. Zobrazí se tisková sestava Aktuální přeplatky strávníků, kterou vytiskneme.
4. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Máme vytištěnu následující sestavu:
Aktuální přeplatky strávníků
Pojďme si celou sestavu projít a vysvětlit, proč mají strávníci uvedené stavy kont. Strávníky si rozdělíme do skupin podle typu jejich platby.
Typ platby Sporožiro:
ev. č. 2 Novák Emil
ev. č. 10 Pokousal Josef
ev. č. 22 Zounar Jan
Uvedení strávníci mají přihlášenu stravu na celý měsíc říjen a stav jejich konta je nulový. Je to proto, že jsme od nich vybrali pomocí platebních médií v září příslušnou zálohu na měsíc říjen. Výše zálohy byla určena jejich předpokládanou spotřebou, a protože jsme v měsíci říjnu neprováděli žádné odhlášky, je stav jejich konta nulový.
ev. č. 8 Vonásek Jiří
ev. č. 12 Vonásek Josef
Tito strávníci nemají stav konta nulový, ale součet jejich kont je dohromady nulový. Jsou to totiž sourozenci a je u nich uplatněn režim tzv. hlavního a vedlejšího plátce. V přihláškách a odhláškách vidíme, že mají tito strávníci přihlášenu stravu na celý měsíc říjen a stav konta je nulový. Více o hlavním a vedlejším plátci viz kap. 6.11 Společné úhrady za sourozence - zavedení hlavního a vedlejšího plátce.
ev. č. 9 Kolvalínová Věra
Tato strávnice je zablokovaná a tudíž nebyla programem zahrnuta do žádných hromadných přihlášek. V jejím kalendáři v přihláškách a odhláškách vidíme na měsíc říjen samé hvězdičky. Tuto strávnici není možné přihlásit.
Typ platby Účet
ev. č. 23 Heřmánková Jaroslava
ev. č. 3 Veselá Jarmila
Uvedení strávníci mají přihlášenu stravu na celý měsíc říjen a stav jejich konta je nulový. Pro tyto strávníky platí totéž, jako pro sporožirové strávníky. V programu jsme od nich vybrali na měsíc říjen zálohy ve výši jejich předpokládané spotřeby. Stav jejich konta je nulový.
Typ platby Složenka
ev. č. 11 Petrušková Karla
ev. č. 7 Zokorný Josef
Tito dva strávníci jsou strávníci platící složenkou. Náš výukový cyklus jsme ukončili vytvořením platebních médií diskety pro spořitelnu a hromadného příkazu bankám. Další krok - vytištění složenek a zápis složenkových plateb jsme již neprováděli. Proto mají strávníci nedoplatek. Rovnající se jejich předpokládané měsíční spotřebě.
Typ platby Faktura
ev. č. 13 podnik A
ev. č. 14 podnik B
Toto jsou několikanásobní strávníci (odebírají více jídel v jednom druhu). Nemají žádné přihlášky, jejich stav konta je nulový.
ev. č. 6 Šloufová Věra
Tato strávnice má přihlášky do konce měsíce, proto má stav konta záporný ve výši předpokládané spotřeby na měsíc říjen. Je to proto, že těmto strávníkům vystavujeme zásadně fakturu zpětně po skončení stravovacího období. Proto budou mít tito strávníci v běžném měsíci vždy záporný stav konta.
Typ platby Srážka
ev. č. 4 Dušek Vladimír
ev. č. 21 Šedivá Marie
Režim platby "srážka" praktikujeme u zaměstnanců školy či jídelny. I v tomto případě platí, že srážku ze mzdy zapisujeme do programu vždy zpětně po ukončení stravovacího období. I tito strávníci (podobně jako strávníci fakturovaní) budou mít v běžném měsíci záporný stav konta.
Typ platby Hotově
ev. č. 20 Anonymní strávník Bufet
Tohoto strávníka si nevšímejme, v našem výukovém postupu jsme s ním vůbec nepracovali.
ev. č. 1 Pacovský René
ev. č. 5 Pokorný Josef
ev. č. 24 Suk Patrik
U hotovostních strávníků postupujeme zásadně tak, že jim stravu prodáváme na období dopředu. Pro mají tito strávníci nulový stav konta a nemají na měsíc říjen žádné přihlášky.
3.3 Výběr peněz jistinou - základní činnosti
Před samotným zahájením studia základních činností prostudujte důkladně v kapitole 3. Stravné - základní činnosti odstavec Adresář subjektů!
Témata přesahující rámec základních činností naleznete v kap. 6 Řešení typických situací.
3.3.2 Stržení počáteční jistiny
3.3.3 Platební média - disketa pro spořitelnu
3.3.4 Platební média - Hromadné příkazy bankám
3.3.5 Platební média - Poštovní poukázky
3.3.6 Zápis složenkových plateb - kontrola ústřižků složenek
3.3.7 Zápis plateb došlých na účet zařízení
3.3.8 Potvrzení rozpisu na období
3.3.9 Předpis plateb za ubytování a školné
3.3.10 Hromadné přihlášení strávníků
3.3.11 Přihlášení a platba hotovostních strávníků
3.3.12 Odvod hotovosti z pokladny
3.3.13 Zápis jednotlivých přihlášek a odhlášek
3.3.14 Přihlašování vícenásobných strávníků
3.3.15 Zjištění denního počtu jídel za účelem normování
3.3.17 Potvrzení rozpisu na měsíc říjen
3.3.18 Předpis plateb za ubytování a školné na říjen
3.3.19 Hromadná přihláška strávníků na říjen
3.3.22 Výpočet doplatků pro tisk faktur a srážek ze mzdy
3.3.23 Tisk faktur za spotřebu
3.3.24 Tisk faktur za ostatní platby (dotace)
3.3.25 Zápis plateb provedených srážkou ze mzdy
3.3.26 Výpočet doplatků do jistiny
3.3.27 Vytvoření platebních médií za měsíc září
3.3.28 Kontrola úspěšného provedení všech úkolů
3.3 Výběr peněz jistinou - základní činnosti
Způsob výběru peněz formou jistiny v sobě zahrnuje kombinaci doplatkového a zálohového systému. Výhody zálohového systému přebírá tím, že strávník před začátkem stravování složí dopředu částku, která slouží ke krytí spotřeby strávníka v následujícím stravovacím období. Navíc je od strávníka vybrána částka, která je o něco větší, než je předpokládaná měsíční spotřeba. Po uplynutí tohoto období (obvykle 1 měsíc) pak strávník zaplatí přesně to, co v tomto uplynulém období spotřeboval. Zde se projevuje výhoda doplatkového způsobu - strávník má přesný přehled o své docházce ke stravování a snadno si spočítá, kolik korun ho uplynulý měsíc stál. Pro jídelnu je pak tento systém výhodný v tom, že můžeme v dostatečném předstihu odhalit neplatiče a odhlásit je ze stravování ještě předtím, než se dostanou se stavem svého konta do záporných hodnot.
Pojďme si jistinový způsob poněkud přiblížit, abychom lépe pochopili pracovní postupy. Opět se budeme odkazovat na příkladová data. Podívejme se na strávníka ev. č. 7 Zokorný Josef (Akce - Doplňkové funkce - Oprava strávníka). Tento strávník má ve své kartě uvedenu kategorii INTE (kartu strávníka zrušte stiskem klávesy Esc). Právě v kategoriích je určena základní výše zálohy, ze které program určuje částku pro výši jistiny. Pojďme se na to podívat: Rejstříky - Kategorie. U kategorie INTE vidíme výši zálohy 3 975 Kč. Toto je právě částka, kterou program určí pro stržení počáteční jistiny. Proč právě tato výše jistiny? Vychází z denní spotřeby strávníka za stravné. Ta činí 75 Kč (strávník má celodenní stravování). Zdůvodnění této částky bychom opět nalezli v datech programu, ale nezdržujme se nyní tím, věřme tomu. Autoři programu určili počet dní pro stanovení jistiny na 33. Pronásobením tohoto počtu dní denní sazbou dostaneme číslo 2 475 Kč. Toto je tedy částka jistiny za stravné. Ale v programu vidíme částku vyšší o 1 500 Kč. Vidíme totiž, že strávník kategorie INTE má vyplněny hodnoty v kolonkách Sazba ubytování a Sazba školné. V příkladových datech jsou tyto sazby oceněny částkami 500 Kč a 1 000 Kč. Přičtením těchto částek k jistině za stravné dostaneme tedy částku 3 975, uvedenou v kategorii INTE. Tuto částku složí tedy strávník z kategorie INTE před začátkem stravovacího období. Podobně bychom si mohli rozebrat sazby u ostatních kategorií. Obecně se dá shrnout výše jistiny takto:
(denní sazba * 33) + sazba ubytování + sazba školné
Jedná se o jednu z mnoha různých variant nastavení výpočtu. V praxi si může uživatel zvolit i jiný způsob (jiný počet dní, nezahrnovat sazby za školné a ubytování apod.). Způsobů řešení je mnoho. V našem výukovém příkladu budeme pracovat s výše uvedeným nastavením.
Doplatkem do jistiny vybíráme peníze od strávníků, kteří platí prostřednictvím nějakého platebního média (bankovní strávníci, sporožiroví strávníci, strávníci platící složenkou).
U hotovostních strávníků postupujeme tak, že si každý strávník kupuje stravu na pokladně. Za kolik korun si stravu nakoupí, za tolik mu stravu přihlásíme. Hotovostní strávník má tedy v naprosté většině případů nulový stav svého konta.
Pusťme se tedy do samotného procvičení všech činností, které budeme s programem pravidelně provádět. Myšlenkově se přenesme před začátek školního roku, kdy bude naším prvním stravným obdobím měsíc září. Ocitáme se tedy v polovině měsíce srpna a rozjíždíme nový školní rok. Všichni strávníci mají nulový stav konta a nemají žádné objednávky. U každého úkolu uvedeme červenou barvou období, ve kterém se při řešení úkolu myšlenkově nacházíme.
3.3.1 Zápis nových strávníků
Akce - Doplňkové funkce - Nový strávník
Tlačítko v sekci Denní operace:
Úkol: Zaveďte si do programu následující strávníky:
Nacházíme se v měsíci srpnu. Na počátku našeho cvičení si zavedeme několik strávníků do Rejstříku strávníků. Nezalekněme se hned napoprvé velikého množství položek, které karta strávníka obsahuje. Pro rychlé zavedení strávníka postačí definovat některé položky na první stránce.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Denní operace:
2. V položce Jméno vyplníme nejprve příjmení a pak jméno, tedy Šedivá Marie.
Poznámka: Je-li zde pro příjmení a jméno málo místa, zkrátíme jméno.
3. Dále vyplňujeme povinně položku Kategorie. Přeneseme sem kategorii ZAM.
Vysvětlení: Do kategorií sdružujeme skupiny lidí, kteří mají z hlediska stravování nějaké společné vlastnosti (např. odebírají pouze obědy nebo naopak mají celodenní stravování, mají stejnou sazbu za jedno jídlo apod.).
4. Položka Třída je nepovinná. V našem případě u pí Šedivé třídu nevyplňujeme.
Vysvětlení: Obvykle vyplňujeme třídu, do které strávník-žák chodí. U dospělých strávníků nemusíme třídu vyplňovat.
5. Další položky není nutné bezprostředně vyplňovat, přesuneme se tedy až do položky Typ platby. Zde vybíráme typ platby strávníka. V našem příkladu vyplňujeme u pí Šedivé typ platby Srážka.
Vysvětlení: Strávník může platit jednou z následujících možností:
Hotově - strávníci platí hotově v pokladně. Při tomto typu platby již není potřeba vyplňovat další položky.
Sporožirem - posíláme do spořitelny disketu s příkazy k inkasu ze sporožirových účtů strávníků. Tuto speciální disketu později vytváříme v programu jednoduchými povely. Pokud zvolíme tento typ platby, musíme dále vyplnit položky Účet a Specifický symbol.
Složenkou - pro realizaci plateb používáme poštovní poukázky. Při tomto typu platby již není potřeba vyplňovat další položky.
Faktura - tento typ platby použijeme, pokud zavádíme strávníka, kterému budeme projedenou stravu fakturovat (podniky). Pokud zvolíme tento druh platby, musíme vyplnit pomocí klávesy F2 i položku Subjekt (= číslo partnera, kterému fakturujeme stravu).
Účet - platby se realizují prostřednictvím účtu strávníka. Strávník posílá peníze na účet našeho zařízení sám nebo tiskneme v programu jednoduchým povelem hromadný příkaz k úhradě. Pokud zvolíme tento druh platby, musíme vyplnit pomocí klávesy F2 i položku Banka, Účet a Variabilní symbol. Položku Variabilní symbol vyplníme tak, že stiskneme klávesu F2. Program pak sám navrhne jedinečný variabilní symbol. Variabilní symbol můžeme vyplnit i ručně. Způsob volby variabilního symbolu je na uživateli.
Srážka - peníze strháváme zaměstnancům ve spolupráci s účtárnou srážkou ze mzdy. Při tomto typu platby již není potřeba vyplňovat další položky.
6. Položky Datum blokace od a Datum blokace do obvykle při zakládání nového strávníka nevyplňujeme.
7. Jestliže vybíráme na zařízení též poplatky za školné vyplníme příslušné kódy v položkách Kód sazby ubytování a Kód sazby školné. Kódy vyplníme pomocí nápovědy F2. V našem výukovém postupu žádný kód vyplňovat nebudeme.
8. Záznam uložíme.
9. Postupně takto zapíšeme do programu všechny strávníky. Ostatní údaje na první kartě strávníka samozřejmě vyplňujeme také. Můžeme to však učinit kdykoliv později, zde jsme si ukázali nejrychlejší postup, který nám přijde vhod při počátečním náporu na přelomu srpna a září.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Uvedení strávníci se objeví v Rejstříku strávníků (Rejstříky - Rejstřík strávníků).
Vyplněná karta strávníka Šedivá Marie
3.3.2 Stržení počáteční jistiny
Akce - Záloha jistinou - Stržení počáteční jistiny
Úkol: Určete strávníkům částku pro stržení počáteční jistiny.
Nacházíme se v měsíci srpnu. Před samotným zahájením stravování je potřeba stanovit částku pro výběr jistiny.
Stručný postup:
1. Akce - Záloha jistinou - Stržení počáteční jistiny
2. Objeví se upozornění, které si přečteme a pokračujeme potvrzením tlačítka OK.
3. Do položky Období zpracování dat zapíšeme 09/2011 a záznam uložíme.
4. Objeví se informativní tabulka, přečteme si text a pokračujeme potvrzením tlačítka OK.
5. V tabulce Editace pracovní tabulky zkontrolujeme částky, případně je podle přání pozměníme. Na obrázku vidíme vypočtené částky. Tabulku uložíme potvrzením tlačítka OK.
6. Zobrazí se tisková sestava Výpočet jistiny na období... Sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
Vypočtené částky jistiny
Pozn.: Výpočet částek jistiny můžeme provádět vícekrát za sebou. Též si všimněme, že se v sestavě zobrazují například i hotovostní strávníci. Program vypočte částky všem strávníkům bez ohledu na typ jejich platby. Vypočítané částky jsou pouze připraveny k tomu, abychom je umístili na platební média. Vytvoření platebních médií by měl být další logický krok po výpočtu záloh a je předmětem dalších kapitol.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V bodě 6. plnění tohoto úkolu jsme měli na monitoru stejnou sestavu jako na obrázku.
3.3.3 Platební média - disketa pro spořitelnu
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Disketa pro spořitelnu
Tlačítka v sekci Zálohy + platební média:
Pozn.: Tato funkce je v programu přístupná, pokud máte zakoupen modul Disketa pro spořitelnu. V opačném případě se touto kapitolou vůbec nezabývejte.
Úkol: Vytvořte disketu pro spořitelnu včetně potřebných tiskových sestav. Nezapomeňte vytvořené částky zapsat do plateb.
Nacházíme se v měsíci srpnu. Pomocí této funkce vytvoříme speciální disketu, na kterou umístíme příkazy k inkasu ze sporožirových účtů strávníků. Funkce se týká strávníků, kteří mají uveden v kartě strávníka typ platby Sporožiro. Při ostrém provozu programu musíme mít uzavřenou smlouvu s místní pobočkou České spořitelny, na základě které pak v programu definujete některé parametry pro vytvoření diskety pro spořitelnu. Pro náš nácvik práce s programem to prozatím není potřeba.
Stručný postup:
I. Vytvoření diskety pro spořitelnu
1. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Zobrazí se informativní text programu, který si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK. Následnou tiskovou sestavu si můžeme pro kontrolu vytisknout nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
2. Objeví se tabulka Disketa pro spořitelnu.
3. Vložíme prázdnou disketu do disketové
mechaniky a potvrdíme tlačítko
.
V tento moment se zobrazí v pravém
horním rohu hlášení programu
.
V příkladových datech nejsou tyto parametry nastaveny, neboť
jsou vázány na údaje ze smlouvy, které musí mít uživatel
uzavřenu s Českou spořitelnou. Body 4. a 5. provádíme při
ostré práci s programem po nastavení těchto parametrů.
4. Zobrazí se tabulka Disketa pro spořitelnu. Nic neměníme a tabulku uložíme.
5. Zvolíme tlačítko
.
Sestavu vytiskneme. Dialog pro tiskovou sestavu zrušíme stiskem
klávesy Esc.
Vytvořenou disketu a vytištěnou sestavu odneseme nebo pošleme při "ostré" práci s programem do spořitelny.
6. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
II. Zápis vybraných částek do plateb
Správný účetní postup je zapisovat platby do programu až po jejich připsání na účet našeho zařízení pomocí funkce Zápis plateb dle VS popsané níže v této učebnici. V reálném provozu však mnozí uživatelé zapisují tyto platby hned po vytvoření platebních médií.
7. Tlačítko Doplatky + platební média:
Zobrazí se informativní text programu, který si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK.
8. Objeví se okno Zápis do plateb nebo avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb Zapíšeme datum 31. 08. 2011 (= datum očekávaného příchodu plateb na účet).
9. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text jistina 2011 a záznam uložíme.
10. Následnou sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
11. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? odpovíme Ano.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se na posledních místech objeví strávníci s těmito údaji:
Sporožirové platby (Typ S) zapsané do tabulky Platby
3.3.4 Platební média - Hromadné příkazy bankám
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Hromadné příkazy bankám
Tlačítka v sekci Zálohy + platební média:
Úkol: Vytiskněte hromadný příkaz k úhradě. Nezapomeňte tyto částky zapsat do plateb.
Nacházíme se v měsíci srpnu. Pomocí této funkce vytvoříme hromadné příkazy bankám, na kterých budou umístěny příkazy k inkasu strávníků. Předpokladem je, že strávník dá svému bankovnímu ústavu svolení k inkasu plateb na náš účet. Funkce se týká strávníků, kteří mají uveden v kartě strávníka typ platby Účet.
Pokud nechtějí rodiče strávníka dát povolení inkasa ze svých účtů, mohou posílat peníze na účet jídelny libovolně často a v libovolné výši. Takto přijaté prostředky se zapisují pomocí jiné funkce popsané v kap. 3.3.7 Zápis plateb došlých na účet zařízení.
Stručný postup:
I. Vytvoření příkazu
1. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Zobrazí se informativní text programu, který si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK. Následnou tiskovou sestavu si můžeme pro kontrolu vytisknout nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
2. Objeví se okno Vytvoření hromadného příkazu bance. Zde v tento moment nic neměníme a potvrdíme tlačítko OK.
Poznámka: V reálném provozu zde můžeme měnit datum splatnosti inkasovaných částek.
3. Objeví se okno Tisk příkazu
k úhradě/inkas. Potvrdíme tlačítko
.
4. Potvrdíme tlačítko Tisk, čímž si sestavu zobrazíme na monitor. Sestavu vytiskneme.
Hromadný příkaz k inkasu (část)
5. Opakovaným stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
II. Zápis částek do plateb
Správný účetní postup je zapisovat platby do programu až po jejich připsání na účet našeho zařízení pomocí funkce Zápis plateb dle VS popsané níže v této učebnici. V reálném provozu však mnozí uživatelé zapisují tyto platby hned po vytvoření platebních médií.
6. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Zobrazí se informativní text, který si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
7. Objeví se okno Zápis do plateb a avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb Zapíšeme datum 31. 08. 2011 (= datum očekávaného příchodu plateb na účet).
8. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text jistina 2011 a záznam uložíme.
9. Následnou sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
10. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? odpovíme Ano.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se na posledním místě objeví strávníci s těmito údaji:
Platby přes běžný účet (Typ B) zapsané do tabulky Platby
3.3.5 Platební média - Poštovní poukázky
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Složenky A
Tlačítka v sekci Zálohy + platební média:
Pozn.: Tato funkce je v programu přístupná, pokud máte zakoupen modul Poštovní poukázky. V opačném případě se touto kapitolou vůbec nezabývejte.
Program Stravné umožňuje výběr peněz od strávníků prostřednictvím poštovních poukázek. V praxi je však tento způsob na ústupu. Hlavním důvodem jsou vysoké náklady na tisk a zpracování složenek na straně jídelny a vysoké poplatky za poukazované částky na straně strávníků. Dále je zde velká časová prodleva mezi vydáním složenky strávníkovi a přípisem platby na účet jídelny. Přitom jediným skutečným důkazem o provedené platbě je bankovní výpis s uvedenou částkou daného strávníka. Od tisku složenky může tedy uběhnout značná doba, než zjistíme, že strávník skutečně zaplatil. Mezitím může vzrůst dluh strávníka do značné výše a ze zkušeností víme, jak je v některých případech obtížné od strávníků-neplatičů získat dlužnou částku zpět. Doporučujeme řádně uvážit zavedení výběru peněz pomocí složenek a používat raději jiný způsob.
Nacházíme se v měsíci srpnu. Pomocí této funkce vytiskneme strávníkům poštovní poukázku A s částkou předepsanou k úhradě. Funkce se týká strávníků, kteří mají uveden v kartě strávníka typ platby Složenkou.
Úkol: Vytiskněte strávníkům složenky.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Zobrazí se tisková sestava, kterou si můžeme pro kontrolu vytisknout nebo ji rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
2. Objeví se okno Tisk složenek.
Potvrdíme tlačítko
.
JEDNORÁZOVÉ NASTAVENÍ TISKU SLOŽENEK
Program nemá nastaven formulář pro tisk
složenek. Proto se objeví hlášení programu: Formulář pro tisk
složenek je prázdný. Složenky nelze tisknout. Potvrdíme tlačítko
OK. Dále potvrdíme tlačítko
. Dostaneme se tak do okna Formulář pro tisk složenek,
které je prázdné. Nastavení formuláře provedeme takto: Různé -
Základní nastavení formuláře - Kompletní formulář složenek A.
Stiskem klávesy Esc se vrátíme do okna Tisk
složenek.
POZOR: jedná se o obecné nastavení, které nemusí na některých tiskárnách fungovat. Máte-li s tiskem složenek při ostré práci s programem na Vaší tiskárně nějaký problém, kontaktujte horkou linku VIS s žádostí o pomoc.
Potvrdíme opět tlačítko
.
Zobrazí se složenky, které vytiskneme.
Poznámka: Cvičně použijeme místo složenek běžný papír formátu A4. Před uvedením programu do ostrého provozu je třeba nastavit umístění údajů na složence s ohledem na způsob podávání papíru konkrétní tiskárnou uživatele. Tuto službu lze objednat u firmy VIS. Nastavení pro tisk přesahuje rozsah této publikace.
3. Opakovaným stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Máme vytištěny dvě složenky pro tyto strávníky s těmito částkami:
Zokorný Josef 3 975,-- Kč
Petrušková Karla 3 475,-- Kč
3.3.6 Zápis složenkových plateb - kontrola ústřižků složenek
Úkol: Zaneste do programu údaj o tom, že strávníci Petrušková a Zokorný předložili ústřižek složenky s platbou na září 2011.
V našem výukovém modelu přihlásíme strávníky platící složenkou automaticky na celý měsíc dopředu (viz kap. 3.3.10 Hromadné přihlášení strávníků). Po vytištění a rozdání složenek v měsíci srpnu mohou strávníci předkládat ústřižky složenek jako doklad o zaplacení. Ovšem v momentě, kdy strávník předložil ústřižek složenky, ještě není jisté, kdy došla platba na účet jídelny a zda vůbec došla. Jediným průkazným dokladem je záznam na výpisu z účtu. Pak lze tuto platbu zapsat strávníkovi do programu. Postup, jak tyto platby zapisujeme do programu, je popsán v následující kapitole, neboť takto zapisujeme nejen platby složenkové, ale můžeme tak zapisovat všechny platby od strávníků, které jsou připsány na účet jídelny.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Bude provedena v další kapitole.
3.3.7 Zápis plateb došlých na účet zařízení
Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
Tlačítko v sekci Denní operace:
Pozn.: Tuto funkci neprovádíme tehdy, pokud jsem při vytváření platebních médií (Disketa pro Spořitelnu, Hromadné příkazy bance) nechali stržené částky zapsat do tabulky Platby. Rovněž tuto funkci neužívají ty jídelny, které si zprovoznily home banking (elektronické bankovnictví např. po internetu) a zakoupily k programu Stravné modul Banka. Tato zařízení si platby stahují přes internet přímo do programu.
Úkol: Zapište strávníkům podle tabulky platby z bankovních výpisů:
bankovní výpis č. 147 ze dne 25. 8. 2011
Nacházíme ve dni 25. 8. 2011 při obdržení výpisu z účtu tohoto dne. Strávníci by měli zaplatit předepsané platby do konce měsíce srpna tak, aby již měli na měsíc září svou stravu zaplacenu. Některé platby se však mohou opozdit. Je proto doporučeno výpisy z účtu zpracovávat průběžně denně, a ne až na konci období. Všechny platby od strávníků došlé na účet jídelny se zapisují touto funkcí.
Stručný postup:
1. Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
2. Zobrazí se tabulka Zápis nové platby, do které zapisujeme:
Typ platby - vyplníme B (běžný
účet)
Datum - uvedeme datum bankovního výpisu, v našem
případě napíšeme 25.08.2011.
.
Do položky DATUM vyplňujeme zásadně datum připsání na účet jídelny (obvykle datum bankovního výpisu). Nikdy neuvádíme datum, o němž "jsme přesvědčeni, že do něj platba patří". Program dává správné výsledky pouze tehdy, pokud do něj vkládáme pravdivá data.
Doklad - napíšeme text BV 2011/147.
V další položce necháme předvyplněno Variabilní symbol.
Do další položky opíšeme variabilní symbol strávníka Petruškové, t.j. 5555000011.
Poznámka: Jméno i evidenční číslo se automaticky vyplní po zapsání variabilního symbolu strávníka.
Částka - Opíšeme částku z bankovního výpisu, tj. 3 475,-- a potvrdíme klávesou Enter.
Zápis platby dle VS
3. Předchozí bod opakujeme i pro dalšího strávníka. Všimněme si, že nás program rovnou navedl do položky, kde vyplňujeme Variabilní symbol platby.
4. Po zapsání poslední platby záznam uložíme, čímž celý cyklus opustíme a zapsané částky uložíme do tabulky plateb.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce Plateb (Objednávky - Platby) se objeví na konci nové záznamy:
Platby došlé na náš účet (Typ B) zapsané do tabulky Platby
Pozn.: Tím došlo k zapsání plateb složenkových strávníků Petruškové a Zokorného. Přesvědčit se o tom můžeme v aktuálních přihláškách a odhláškách (Akce - Přihlášky a odhlášky- Přihl. a odhl. na zvolené období), kde mají tito strávníci přihlášenou stravu, a navíc mají nulový stav konta. Pozor, zapisovaná platba nijak automaticky nepřihlásí (nebo neodhlásí) danému strávníkovi žádné jídlo. Přihlášky a odhlášky stravy jsou popsány v jiných kapitolách.
3.3.8 Potvrzení rozpisu na období
Akce - Příprava na nový měsíc - Potvrzení rozpisu na měsíc
Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Úkol: Potvrďte rozpis varných a nevarných dnů na měsíc září roku 2011. Den 28. 9. označte jako den nevarný, protože je na škole ředitelský den a nevaří se.
Nacházíme se v druhé polovině měsíce srpna. Před začátkem každého stravného měsíce musíme v programu definovat varné a nevarné dny. Z historického hlediska bychom tuto činnost mohli srovnat s nadepsáním klasických papírových "plachet", kdy musela obsluha na jídelně na "plachtách" proškrtat soboty, neděle a případné svátky. Program v základním nastavení soboty a neděle automaticky rozezná. Pouze, pokud se v novém období vyskytuje nějaký svátek, ředitelské volno apod., musíme tento den označit jako nevarný ručně. Není to ale nic složitého.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. Objeví se tabulka Ruční aktualizace jídelníčku. Zadáme období 01. 09. 2011 - 30. 09. 2011. Potvrdíme tlačítko OK.
Nastavení dat varného období
Vysvětlení: Aby bylo v programu možné přihlásit strávníky, musíme určit, na které dny je možné přihlašovat. Období vždy volíme od prvního do posledního kalendářního dne v měsíci, i když na tyto dny připadnou soboty či neděle.
3. V dalším okně se zobrazí kalendář na námi zvolené období. Zkontrolujeme nastavení varných a nevarných dnů. Soboty a neděle jsou automaticky označeny jako dny nevarné. Den 28. 9. je den nestravný, najedeme tedy pomocí Šipky doprava pod toto datum a stiskneme znak * (hvězdička - nachází se na klávesnici vpravo v numerické části nad číslem 9). Příznak všech druhů jídel se tak automaticky nastaví na námi zvolený znak.
Poznámka: Příznak lze nastavit i klávesou Mezerník. Pokud tuto klávesu stiskneme, změní se příznak dne. Opakovaným stisknutím Mezerníku nastavujeme požadovaný stav.
Na nestravný den nelze v programu přijímat objednávky. Lze jej však kdykoliv v budoucnu doplnit dodatečně.
Upozornění: Protože se myšlenkově nacházíme v měsíci září 2005, zobrazí se nám v kalendáři automaticky dny s příznakem "Z". V tomto momentě si této skutečnosti nevšímejte a pracujte podle uvedených dílčích bodů. Na konci kapitoly uvedeme postup, jak si tento stav jídelníčku upravíme.
Pokud máme kalendář nastavený, záznam uložíme stiskem tlačítka OK.
Nastavení varných a nevarných dnů
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce jídelníčků (Objednávky - Jídelníčky) jsou záznamy pro jednotlivá jídla se zářijovým datem roku 2011.
Pozn.: V některých případech je vhodné program nastavit tak, aby se rozpis varných dnů vytvářel automaticky, bez zásahu uživatele (internátní provozy s automatickým řízením výdeje a objednávání stravy apod.). V případě tohoto požadavku kontaktujte horkou linku.
3.3.9 Předpis plateb za ubytování a školné
Akce - Příprava na nový měsíc - Předpis plateb za ubytování
Akce - Příprava na nový měsíc - Předpis plateb za školné
Tlačítka v sekci Příprava měsíce:
Úkol: Proveďte zaúčtování předpisu za ubytování a školné.
Nacházíme se v druhé polovině měsíce srpna. Tuto funkci budou při ostrém provozu používat jen ti uživatelé, kteří budou od strávníků vybírat kromě stravného i poplatek za ubytování či školné. V našem výukovém postupu si provedeme tuto akci, i když poplatek za školné či ubytování nevybíráte. Jednak se námi vložená data projeví v dalším výukovém textu, a jednak se někdy v budoucnu může stát, že budete poplatek za školné či ubytování nově vybírat. Funkce zaúčtuje do programu předpis za ubytování (školné) těm strávníkům, kteří mají v kartě strávníka na první straně v položce Kódy ubytování (školné) vyplněn nějaký kód. I když se tyto dvě funkce provádějí v programu samostatně, je práce s nimi totožná a popíšeme si ji proto v jedné kapitole. Tato funkce zvýší dluh strávníka o určenou částku. Výše této částky se určuje jinde v programu a pro nás to není teď důležité.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. Přečteme si hlášení programu a potvrdíme tlačítko OK.
3. Objeví se tabulka Období zpracování dat. Napíšeme aktuální hodnoty pro měsíc a rok, tedy 09/2011, a záznam uložíme.
4. Přečteme si hlášení programu a potvrdíme tlačítko OK.
5. Akce - Příprava na nový měsíc - Přehled částek ubytování
nebo tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Překontrolujeme tiskovou sestavu, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc. Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
6. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK. V tabulce Editace pracovní tabulky zkontrolujeme částky, případně je podle přání pozměníme. V každém případě částky uložíme potvrzením tlačítka OK.
7. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
8. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Objeví se tabulka Zápis do plateb nebo avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb zapíšeme datum 01. 09. 2011.
Objeví se tabulka Zápis do plateb nebo avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb zapíšeme datum 01. 09. 2011.
Vysvětlení: Předpis za školné a za ubytování zapisujeme při výběru peněz jistinou obvykle k prvnímu dni měsíce, za který budeme později vybírat doplatek.
Následující sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou pokračujeme stiskem klávesy Esc.
Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do Platby? odpovíme Ano.
9. Celý cyklus bodů 1. až 8. opakujte pro zapsání předpisu za školné.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se na posledních místech objeví strávníci s těmito údaji:
Zapsané předpisy za ubytování a školné v tabulce Platby
Protože je zúčtovaná částka zapsána s opačným znaménkem (strávník nám dluží), tak se při dalším výpočtu doplatků tato částka připočítá k dlužné částce za stravné.
3.3.10 Hromadné přihlášení strávníků
Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky - Strávníci platící B,S,F,R,P
Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Úkol: Přihlaste hromadně strávníky s typem platby účet, sporožiro, faktura a srážka ze mzdy na měsíc září.
Nacházíme se v druhé polovině měsíce srpna, kdy máme na měsíc září vytvořen rozpis varných a nevarných dnů. Na většině jídelen se v praxi postupuje tak, že jsou strávníci přihlášeni na celý měsíc dopředu a tam, kde se vaří více druhů jídel, jsou přihlášeni na druh číslo jedna. V případě nepřítomnosti strávníka (nemoc, služební cesta apod.) je pak jeho povinnost svou stravu odhlásit. Pro hromadné přihlášky strávníků máme v programu (Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky) několik možných variant. Způsob práce je vždy stejný. Jednotlivé varianty se liší pouze výběrem strávníků (filtrem), kterým budeme přihlášky provádět. My si tuto akci procvičíme na variantě Strávníci platící B, S, F, R, P.
Pozn.: Písmena B, S, F, R, P označují zkratku obvyklého typu platby strávníka:
B - banka
S - sporožiro
F - faktura
R - srážka ze mzdy
P - poštovní poukázkou
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. V okně Hromadné přihlášky a odhlášky strávníků zadáme období od 01. 09. 2011 do 30. 09. 2011 a záznam uložíme.
3. Objeví se okno Hromadné přihlášky a odhlášky strávníků, kde jsou písmenem S (= stravný den) označeny všechny druhy jídel ve všech stravných dnech. Povšimněme si, že den 28. 9. v rozpisu není, neboť při tvorbě kalendáře (kap. 3.3.8 Potvrzení rozpisu na období) jsme určili tento den jako nestravný. Nic zde nemusíme měnit, proto rovnou tabulku uložíme potvrzením tlačítka OK.
4. Na monitoru se zobrazí tisková sestava, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou pokračovat stiskem klávesy Esc.
5. Na dotaz Provést zápis objednávek strávníků podle protokolu? odpovíme Ano. Zapisují se objednávky.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Protože je vstup
do přihlášek a odhlášek jednotlivých strávníků předmětem
až dalších kapitol, ukážeme si kontrolu tohoto úkolu na sestavě
Aktuální stavy kont strávníků (Akce -
Tiskové sestavy a exporty - Aktuální stavy kont strávníků
nebo tlačítko
v sekci Denní operace). Po jejím vytištění máme
na obrazovce následující sestavu s následujícími hodnotami:
Aktuální přeplatky
Pro zvídavé uživatele ukážeme s předstihem též cestičku do dialogu pro přihlášky a odhlášky strávníků. Uvedení strávníci zde mají stav konta, který odpovídá hodnotě v tiskové sestavě Aktuální přeplatky strávníků. Do dialogu pro přihlášky a odhlášky se dostaneme tímto způsobem: Akce - Přihlášky a odhlášky - Zvolené období.
3.3.11 Přihlášení a platba hotovostních strávníků
Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Následující měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Zvolené období
Tlačítka v sekci Denní operace:
Úkol: Přihlaste strávníka ev. č. 5 Pokorný Josef na celý měsíc září 2011 a vyberte od něj dlužnou částku. Vytiskněte pokladní doklad za vybranou částku.
Nacházíme se ve dni 28. srpna, kdy si přicházejí kupovat obědy hotovostní strávníci. Tuto činnost budeme v jídelně provádět velmi často při prodeji stravy hotovostním strávníkům. Do dialogu pro přihlášky a odhlášky se dostáváme v menu Akce volbou položky Přihlášky a odhlášky. Dostaneme se tak do možnosti výběru ze čtyř dialogů pro přihlašování. Jsou to Přihlášky a odhlášky: v Aktuálním měsíci, v Následujícím měsíci, ve Zvoleném období a v Minulém měsíci. Tyto funkce můžeme též spustit z plochy programu pomocí tlačítek. Protože jsme si na začátku našeho cvičení potvrdili zpětně rozpis na měsíc září, nemůžeme použít pro vstup do přihlášek a odhlášek strávníků první dvě volby, jejichž význam je jasný z jejich názvu. Musíme proto používat až třetí variantu. Jediný rozdíl mezi nimi je ten, že u třetí varianty musíme zadat vždy období, na které chceme přihlašovat či odhlašovat stravu.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Denní operace:
2. Ponecháme nabízená data a potvrdíme tlačítko OK.
3. Napíšeme text po (takto zkráceně a malými písmeny) a stiskneme klávesu Enter.
Vysvětlení: Identifikaci strávníka můžeme provádět několika způsoby:
- Napíšeme jeho evidenční číslo a stiskneme klávesu Enter.
- Napíšeme jeho jméno a stiskneme klávesu Enter.
- Výběr provedeme pomocí klávesy F2.
Dialog v pokladně pro identifikaci strávníka
4. Vybereme strávníka Pokorný Josef.
5. Objeví se okno Přihlášky a odhlášky, ve kterém provádíme objednávky strávníka.
Po identifikaci strávníka se dostáváme do menu pro přihlášky. Strávník má zatím u všech druhů jídel a u všech dnů zobrazeno písmeno N (nepřihlášeno). Přihláška se provádí tak, že najedeme na příslušný den a druh jídla a Mezerníkem provedeme přihlášku. Současně se strávníkovi mění vpravo nahoře aktuální stav konta. Přesuneme se Šipkou doprava na další den, a opět Mezerníkem přihlásíme stravu.
Dialog pro přihlášky a odhlášky jednotlivých strávníků
Poznámka: Abychom se nemuseli takto mechanicky pohybovat
po celém období, můžeme použít menu pro rychlé přihlášky
a odhlášky. Vyvoláme je stiskem tlačítka
(nebo na klávesnici klávesou F3). Objeví se tabulka
pro rychlé přihlášky a odhlášky. Najedeme si na položku
Přihlásit do konce období a potvrdíme ji
stiskem klávesy Enter. Tím strávníkovi automaticky
přihlásíme celé období podle jeho stravovacích zvyklostí (vždy
ve čtvrtek se mu strava nepřihlásí, v kalendáři
zůstává příznak N). Dále si všimněme, že vidíme
u jednotlivých příkazů v závorce určité písmeno, např.
u položky Přihlásit do konce období vidíme
v závorce písmeno K. Pokud si toto písmeno
zapamatujeme a použijeme je přímo v dialogu pro přihlášky
a odhlášky, dosáhneme stejného efektu - přihlásíme strávníka
na celé období.
Zapamatujte si klíčová písmena pro přihlášky a odhlášky do konce měsíce a týdne. Nebudete pak muset vyvolávat toto menu, ale naslepo zadáte příslušné písmeno. Program příkaz přesto vykoná.
6. V dialogu pro přihlášky a odhlášky tedy stiskneme písmeno K. Tím strávníkovi přihlásíme stravu do konce měsíce.
Poznámka: Nepřihlášené čtvrtky jsou v pořádku, strávník má nastaveny tzv. stravovací zvyklosti.
7. Uložíme přihlášky strávníka, čímž se dostáváme do dialogu pro platbu strávníka.
8. Zkontrolujeme nabízenou částku v položce K platbě. Ponecháme zde údaj 368.00.
Dialog pro platbu strávníka
Poznámka: Většinou tuto částku neměníme. Může se ale stát, že strávník Pokorný nemá u sebe v drobných částku 368,-- Kč, ale má 400,-- Kč a nepožaduje vrácení zbytku. V tom případě zapíšeme do položky K platbě těchto 400,-- Kč a uložíme. Program bude do dalšího období strávníkovi evidovat přeplatek 32,-- Kč.
9. V položce Typ platby ponecháme Hotově.
10. Do položky datum napíšeme 28. 08. 2011.
Vysvětlení: Nacházíme se myšlenkově v měsíci srpnu 2011 a prodáváme hotovostním strávníkům obědy. Při ostrém provozu programu zde ponechejte aktuální datum, tedy datum skutečného přijetí peněz.
Do položky DATUM vyplňujeme zásadně datum přijetí peněz do pokladny (obvykle aktuální datum). Nikdy neuvádíme datum, o němž "jsme přesvědčeni, že do něj platba patří". Program dává správné výsledky pouze tehdy, pokud do něj vkládáme pravdivá data.
11. Záznam uložíme, čímž dojde zároveň k uložení přihlášených jídel i přijaté platby.
Pokud opustíme dialog pro výběr peněz bez uložení záznamu, neuloží se ani objednávky strávníka!
12. Dostáváme se do dialogu pro
identifikaci dalšího strávníka. Stiskneme klávesu tlačítko
(nebo stiskneme na klávesnici klávesu F7). Zobrazí
se Pokladní doklad pro právě provedenou platbu.
Tento doklad vytiskneme.
Pokladní doklad o provedené platbě strávníka
13. Stiskem klávesy Esc se ocitáme zpět v dialogu pro identifikaci strávníka.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
1. V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se na posledním místě objeví záznam strávníka ev. č. 5 Pokorný Josef s právě vybranou částkou:
Platba hotovostního strávníka (Typ H) zapsaná do tabulky Platby
2. Při dalším
vstupu do přihlášek a odhlášek (Akce - Přihlášky
a odhlášky - Přihl. a odhl. na zvolené období
nebo tlačítko
) má strávník stav konta 0,-- Kč a má
přihlášenu stravu do konce měsíce (kromě čtvrtků).
3. Tento
záznam se projeví ve stavu pokladny (Akce -
Funkce z plateb - Stav hotovosti v pokladně
nebo tlačítko
.
3.3.12 Odvod hotovosti z pokladny
Akce - Funkce z Plateb - Stav hotovosti v pokladně
Akce - Funkce z Plateb - Pokladna-příjem a odvod peněz
Tlačítka v sekci Denní operace:
Úkol: Zjistěte stav pokladny a proveďte odvod této částky.
Nacházíme se ve dni 28. srpna, kdy jsme ukončili prodej obědů hotovostním strávníkům. Na jídelnách, kde vybíráme hotovost, je nutné vést přesnou evidenci vybraných peněz. Tyto peníze je pak třeba odvádět dohodnutým způsobem (vklad do banky, předání do účtárny apod.). To si procvičíme v této kapitole.
Stručný postup:
I. Zjištění stavu pokladny:
1. Tlačítko v sekci Denní operace:
2. Zobrazí se okno Stav pokladny. Žádné datum nevyplníme a záznam uložíme.
Poznámka: V ostrém provozu vyplníme aktuální datum.
3. Zobrazí se tisková sestava Stav hotovosti v pokladně ke dni... Sestavu vytiskneme. Po vytištění zrušíme dialog pro tisk sestavy stiskem klávesy Esc.
Stav hotovosti v pokladně
Poznámka: Protože zadáváme data do programu zpětně, je ve sloupci Dnešní pohyb nulová částka.
II. Odvod hotovosti z pokladny:
4. Tlačítko v sekci Denní operace:
5. V okně Příjem a odvod platby vyplňujeme:
Datum - Vyplníme 28. 09. 2011
Při ostrém provozu vyplníme aktuální datum.
Částka - vyplníme částku, kterou odvádíme, tedy 368.00.
6. V položce Doklad vyplníme libovolný text, např. odvod 28. 9. 2011.
Odvod hotovosti z pokladny
7. Potvrdíme tlačítko Odvod. Zobrazí se tisková sestava Pokladní doklad, kterou si vytiskneme nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
1. Stav
hotovosti (Akce - Funkce z plateb - Stav hotovosti
v pokladně nebo tlačítko
) bude nulový.
2. V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se na posledním místě objeví tento odvod s evidenčním číslem strávníka 0:
Odvod hotovosti z pokladny (Typ HO) zapsaný v tabulce Platby
3.3.13 Zápis jednotlivých přihlášek a odhlášek
Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Následující měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Zvolené období
Tlačítka v sekci Denní operace:
Úkol: Proveďte odhlášku strávníka ev. č. 10 Pokousal Josef na dny 5. - 9. 9.
Nacházíme se ve dni 1. září, kdy se přišel odhlásit strávník Pokousal z následujícího týdne. Zápis odhlášek strávníků patří rovněž k základním činnostem, které budeme na jídelně provádět každý den.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Denní operace:
2. V tabulce ponecháme nastavená data a záznam uložíme.
3. Do pole pro identifikaci zapíšeme příjmení strávníka, tj. pokou (můžeme takto malými písmeny a zkráceně). Potvrdíme stiskem klávesy Enter.
4. Šipkami najedeme v seznamu dnů na 5. 9. a stiskneme 6x Mezerník (nebo písmeno n = odhláška). Šipkou doprava se přesuneme na další den a opět stiskneme 6x Mezerník (nebo písmeno n). Takto postupujeme, až odhlásíme den 9. 9.
Odhlášky strávníka
Poznámka: Abychom nemuseli takto mechanicky střídat jednotlivé klávesy na klávesnici, můžeme se postavit na 5. 9. a stisknout písmeno L. Strávník bude odhlášen na celý týden.
Využíváme tak menu pro rychlé přihlášky a odhlášky, do kterého se dostaneme po stisku klávesy F3. V tomto případě jsme využili písmeno L (= položka Odhlásit do konce týdne). Doporučujeme zde vyzkoušet na příkladu dat možnosti, které nám toto menu nabízí.
5. Záznam uložíme.
6. Objeví se tabulka Platba. Jedná se o sporožirového strávníka, nic nám platit teď nebude. Ale pozor, nesmíme tabulku zrušit stiskem klávesy Esc. Zrušili bychom i provedené odhlášky. Položka Typ platby je prázdná, proto se při uložení žádná platba nikam nezapíše. Záznam tedy rovnou uložíme.
7. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Strávník má
v přihláškách a odhláškách (Akce - Přihlášky
a odhlášky - Přihl. a odhl. na zvolené období
nebo tlačítko
)
zaznamenány na dny od 5. 9. až do 9.
9. odhlášky (v daných dnech vidíme písmeno n)
a stav jeho konta je 416,50 Kč (přeplatek).
3.3.14 Přihlašování vícenásobných strávníků
Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Následující měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Zvolené období
Tlačítka v sekci Denní operace:
Úkol: Proveďte přihlášky obědů podniku B, pro který vaříte do várnic v týdnu od 5. 9. do 9. 9. podle následujícího obrázku:
Dialog pro objednávky vícenásobných strávníků
Nacházíme se v prvním týdnu měsíce září. Vícenásobným strávníkem rozumíme strávníka, který odebírá více jídel z jednoho druhu jídla. Nejčastěji to bývají různé podniky, které odebírají stravu pro své zaměstnance. Tento podnik si pak zavedeme do rejstříku strávníků jako každého jiného strávníka, a místo jména napíšeme název podniku. V našich příkladových datech máme zavedeny dva vícenásobné strávníky - Podnik A a Podnik B. Nyní se naučíme těmto podnikům přihlašovat stravu.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Denní operace:
2. V tabulce ponecháme nastavená data a záznam uložíme.
3. Do pole pro identifikaci zapíšeme název strávníka, tj. pod (můžeme takto malými písmeny a zkráceně). Potvrdíme stiskem klávesy Enter.
4. Objeví se seznam všech strávníků, kteří začínají pod, vybereme Šipkami strávníka Podnik B a potvrdíme jej stiskem klávesy Enter. Dostaneme se tak do menu pro přihlášky a odhlášky (viz obrázek v zadání úkolu).
5. V tomto menu jsou dny seřazeny do řádků pod sebe. Pro každý den můžeme číslem zapsat počet porcí pro každý druh jídla. Tedy pro den 5. 9. 2011 zapíšeme postupně počty: pro Oběd 1 = 15, pro Oběd 2 = 8 a pro Oběd 3 = 6. Pomocí klávesy Enter se přesouváme na další druh jídla (Oběd 1 až Oběd 3). Na další den se přesuneme pomocí Šipky dolů. Stejným způsobem zapíšeme podle tabulky objednávky na další dny. Takto postupujeme, až máme všechny objednávky zapsány.
6. Záznam uložíme potvrzením tlačítka OK..
7. Objeví se tabulka Platba. Jedná se o podnik, který platí zpětně fakturou, nic nám platit teď nebude. Ale pozor, nesmíme tabulku zrušit stiskem klávesy Esc. Zrušili bychom i provedené přihlášky. Položka Typ platby je prázdná, proto se při uložení žádná platba nikam nezapíše. Záznam tedy rovnou uložíme potvrzením tlačítka Uložit.
8. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Strávník Podnik
B má v přihláškách a odhláškách (Akce -
Přihlášky a odhlášky - Přihl. a odhl. na zvolené
období nebo tlačítko
) zaznamenány na dny 5. 9. až 13. 9. objednané počty jídel
a aktuální stav konta je zde -5 850,-Kč.
3.3.15 Zjištění denního počtu jídel za účelem normování
Akce - Tiskové sestavy a exporty - počty jídel Denní
Tlačítka v sekci Denní operace:
Úkol: Zjistěte, jaký je stav objednávek strávníků na den 5. 9. 2011.
Nacházíme
se ve dni 2. září, kdy potřebujeme zjistit stavy
objednávek na den 5. září za účelem normování stravy.
Počty
jídel na daný den lze zjistit jednak pomocí tiskové sestavy
Denní počty jídel,
a jednak lze použít export počtů jídel do programu Sklad
či
MSklad od firmy
VIS (Akce - Tiskové sestavy
a exporty - Export počtů strávníků do normování
nebo
tlačítko
).
Práce
s tímto exportem přesahuje rozsah této kapitoly.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Denní operace:
2. Do položky Rozpis jídel pro den zadáme datum 05. 09. 2011 a uložíme.
3. Zobrazí se sestava Denní počty jídel. Potvrdíme tlačítko Tisk. Nabídne se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk, čímž se sestava vytiskne. Po vytištění zrušíme dialog pro tisk sestavy stiskem klávesy Esc.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Máme vytištěnu tiskovou sestavu s následujícími počty:
Tisková sestava Denní počty jídel
3.3.16 Uzávěrka za srpen
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Řádná uzávěrka
Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
Úkol: Proveďte řádnou měsíční uzávěrku nejdříve za měsíc srpen 2011.
Nacházíme se na počátku měsíce září. Provedení měsíční uzávěrky po uplynutí každého měsíce patří k základním činnostem v programu. Měsíční uzávěrku provádíme i za měsíce, kdy na jídelně nevaříme. Neznamená to ale, že počátkem srpna musíme přerušit dovolenou a jít na jídelnu provést uzávěrku za červenec. To klidně počká, uzávěrku můžeme udělat po našem návratu z dovolené. I v našem příkladovém postupu si provedeme uzávěrku za srpen. I když jsme v tomto měsíci nevařili, vybírali jsme od strávníků peníze. Abychom mohli odevzdat účetní podklady nadřízeným orgánům, je potřeba provést měsíční uzávěrku.
Zde je nutno zdůraznit, že zde nepopisujeme všechny úkony, které je nutné provést při přechodu z jednoho měsíce na další. To popisuje kap. 4. Provozní cykly jídelny. Procvičíme si zde pouze průběh samotné uzávěrky.
V průběhu měsíce září bychom pak v praxi nadále pracovali s hotovostními a několikanásobnými strávníky a se strávníky, kteří budou svou přihlášenou stravu požadovat odhlásit. To jsme si procvičili v předchozích kapitolách.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. V tabulce zadáme období od 01. 08. 2011 do 31. 08. 2011 a záznam uložíme. Protože se jedná o období v budoucnosti, program nás na tuto skutečnost upozorní. Potvrdíme tlačítko Ano.
Upozornění: Zadáváme zde vždy období od prvního kalendářního dne do posledního kalendářního dne uzavíraného měsíce bez ohledu na to, zda byly tyto dny varné či nikoliv.
3. Program provádí automaticky měsíční uzávěrku.
4. Objeví se okno Dotaz, ve které
nás program informuje o tom, že je vhodné spustit
po provedení uzávěrky tzv. Pakování databází.
Potvrdíme tlačítko Ano. Probíhá pakování databází. Doba
provádění závisí na objemu dat i na rychlosti počítače
a může trvat i několik minut. Po jeho skončení se objeví
v pravém horním rohu hlášení programu
.
Pozn.: Po každé uzávěrce následuje tisk uzávěrkových sestav. My si tento krok zařadíme až za uzávěrku za měsíc září v dalších úkolech.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
1. Program nenahlásil při provádění uzávěrky žádné chyby.
2. V tabulce Uzávěrky (Objednávky - Uzávěrky) jsou záznamy strávníků s daty uzavíraného období.
3.3.17 Potvrzení rozpisu na měsíc říjen
Akce - Příprava na nový měsíc - Potvrzení rozpisu na měsíc
Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Úkol: Potvrďte rozpis na měsíc říjen 2011.
Myšlenkově se nacházíme v druhé polovině měsíce září. V měsíci září provádíme průběžně odhlášky strávníků a prodáváme stravu hotovostním strávníkům. Někdy ve druhé polovině měsíce připravíme rozpis na další měsíc. Předtím je dobré zjistit, zda není na škole nějaký ředitelský den, prázdniny či jiný volný všední den, kdy nebudeme na provozovně vařit (ale i později jde označit varný den jako nevarný). V našem případě nebudeme žádný den označovat jako nevarný.
Protože jsme již potvrzení rozpisu podrobně popsali v kap. 3.3.8 Potvrzení rozpisu na období, popíšeme postup jen v bodech.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. Objeví se tabulka Ruční aktualizace jídelníčku. Zadáme období 01. 10. 2011 - 31. 10. 2011. Potvrdíme tlačítko OK.
3. Objeví se tabulka s textem. V tuto chvíli si textu nemusíme všímat a potvrdíme tlačítko OK.
4. Zkontrolujeme nastavení varných a nevarných dnů. Nic nebudeme měnit. Záznam uložíme stiskem tlačítka OK.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V databázi jídelníčků (Objednávky - Jídelníčky) jsou záznamy pro jednotlivá jídla s říjnovým datem roku 2011.
Pozn.: V některých případech je vhodné program nastavit tak, aby se rozpis varných dnů vytvářel automaticky, bez zásahu uživatele (internátní provozy s automatickým řízením výdeje a objednáváním stravy apod.). V případě tohoto požadavku kontaktujte horkou linku.
3.3.18 Předpis plateb za ubytování a školné na říjen
Akce - Příprava na nový měsíc - Předpis plateb za ubytování
Akce - Příprava na nový měsíc - Předpis plateb za školné
Tlačítka v sekci Příprava měsíce:
Úkol: Proveďte předpis plateb za ubytování a školné na měsíc říjen 2011.
Myšlenkově se nacházíme v druhé polovině měsíce září. Vytvořením předpisu plateb za školné a za ubytování zvětšujeme dluh strávníků za měsíc říjen o příslušnou částku. I když se nacházíme v měsíci září, zapíšeme tento předpis do plateb s datem říjnovým. Je to proto, že program tento předpis bude zpracovávat při výpočtu doplatků do jistiny po uzávěrce za měsíc říjen, tedy na počátku měsíce listopadu.
Předpis za ubytování a školné jsme již jednou vytvářeli. Postup si tedy popíšeme stručně jen v bodech.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. Přečteme si hlášení programu a potvrdíme tlačítko OK.
3. Objeví se tabulka Období zpracování dat. Napíšeme aktuální hodnoty pro měsíc a rok, tedy 10/2011, a záznam uložíme.
4. Přečteme si hlášení programu a potvrdíme tlačítko OK.
5. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Překontrolujeme tiskovou sestavu, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc. Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
6. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK. V tabulce Editace pracovní tabulky zkontrolujeme částky, případně je podle přání pozměníme. V každém případě částky uložíme potvrzením tlačítka OK.
7. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
8. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Objeví se tabulka Zápis do plateb nebo avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb zapíšeme datum 01. 10. 2011.
Vysvětlení: Při výběru peněz jistinou zapisujeme obvykle předpis za školné a za ubytování vždy k prvnímu dni v měsíci, za který budeme později vybírat doplatek.
Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text ubytování 10/2011 (nebo školné 10/2011). Potvrdíme tlačítko OK.
Následující sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou pokračujeme stiskem klávesy Esc.
Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do Platby? odpovíme Ano.
9. Celý cyklus bodů 1. až 8. opakujte pro zapsání předpisu za školné.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se na posledních místech objeví strávníci s těmito údaji:
Zapsané předpisy za ubytování a školné v tabulce Platby
Protože je zaúčtovaná částka zapsána s opačným znaménkem (strávník nám dluží), tak se při dalším výpočtu doplatků do jistiny (na počátku měsíce listopadu) tato částka připočítá k dlužné částce za stravné.
3.3.19 Hromadná přihláška strávníků na říjen
Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky - Strávníci platící B,S,F,R,P
Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Úkol: Proveďte hromadnou přihlášku strávníků na měsíc říjen.
Nacházíme se v druhé polovině měsíce září a máme potvrzen rozpis na měsíc říjen. Po potvrzení rozpisu na říjen a zapsání předpisu za školné a ubytování za říjen následuje hromadná přihláška strávníků na tento měsíc. Tento krok jsme si popsali již v kap. 3.3.10 Hromadné přihlášení strávníků. Postup si ukážeme proto jen v bodech.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. V okně Hromadné přihlášky a odhlášky strávníků zadáme období od 01. 10. 2011 do 31. 10. 2011 a záznam uložíme.
3. Objeví se okno Hromadné přihlášky a odhlášky strávníků, kde jsou písmenem S (= stravný den) označeny všechny druhy jídel ve všech stravných dnech. Nic zde nemusíme měnit, proto rovnou tabulku uložíme.
4. Na monitoru se zobrazí tisková sestava, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou pokračovat stiskem klávesy Esc.
5. Na dotaz Provést zápis objednávek strávníků podle protokolu? odpovíme Ano. Zapisují se objednávky.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Tisková sestava
aktuálních přeplatků (Akce - Tiskové sestavy a exporty
- Aktuální stavy kont strávníků nebo
tlačítko
)
vypadá takto:
Aktuální stavy kont strávníků
3.3.20 Uzávěrka za měsíc září
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Řádná uzávěrka
Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
Úkol: Proveďte řádnou měsíční uzávěrku za měsíc září 2011.
Nacházíme se na počátku měsíce října. Po skončení měsíce září provedeme uzávěrku za tento měsíc. Provedení uzávěrky je nutné pro další práci v souvislosti s uzávěrkovými operacemi, jako je například tisk faktur za spotřebu, výpočet doplatků do jistiny apod. Těmito činnostmi se budeme zabývat v dalších kapitolách. Nyní provedeme uzávěrku za měsíc září.
Je nutno zdůraznit, že zde nepopisujeme všechny úkony, které je nutné provést při přechodu z jednoho měsíce na další. To popisuje kap. 4. Provozní cykly jídelny. Procvičíme si zde pouze průběh samotné uzávěrky.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. V tabulce zadáme období od 01. 09. 2011 do 30. 09. 2011 a záznam uložíme. Protože se jedná o období v budoucnosti, program nás na tuto skutečnost upozorní. Potvrdíme tlačítko Ano.
Upozornění: Zadáváme zde vždy období od prvního kalendářního dne do posledního kalendářního dne uzavíraného měsíce bez ohledu na to, zda byly tyto dny varné či nikoliv.
3. Program provádí automaticky měsíční uzávěrku.
4. Objeví se okno Dotaz,
ve které nás program informuje o tom, že je vhodné
spustit po provedení uzávěrky tzv. Pakování databází.
Potvrdíme tlačítko Ano. Probíhá pakování
databází. Doba provádění závisí na objemu dat i na rychlosti
počítače a může trvat i několik minut. Po jeho skončení
se objeví v pravém horním rohu hlášení programu
.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
1. Program nenahlásil při provádění uzávěrky žádné chyby.
2. Jídelníčky na měsíc září (Objednávky - Jídelníčky) mají předvyplněn v prvním sloupci stav U (= uzavřeno).
3. V tabulce Uzávěrky (Objednávky - Uzávěrky) jsou záznamy strávníků s daty uzavíraného období.
3.3.21 Tiskové sestavy
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - různé tiskové sestavy
Tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
Úkol: Vytiskněte základní uzávěrkové tiskové sestavy.
Nacházíme se na počátku měsíce října těsně po uzávěrce za tento měsíc. Po provedení řádné uzávěrky tiskneme uzávěrkové sestavy. Na každé jídelně může být ze strany nadřízeného orgánu jiný požadavek na to, které tiskové sestavy máme za minulé období odevzdat. V menu Akce je soustředěna skupina uzávěrkových tiskových sestav, jejichž obsah by měl splnit požadavky naprosté většiny jídelen. Které tiskové sestavy si nakonec vybereme, záleží tedy na konkrétním požadavku nadřízeného orgánu. My si dále uvedeme doporučené tiskové sestavy, které se budou po uzávěrce tisknout:
Měsíční hlášení
Finanční přehled 1
Počty a předpisy
Stravovací záznamy 1
Přehled plateb
Přehled předpisů
Počty strávníků a jídel
Přehled ostatních plateb
Uzávěrku lze též vytisknout na jediné sestavě pomocí tlačítka
,
viz též kap. 6.34 Tisk
uzávěrky ne jediné sestavě.
Tisk těchto sestav si procvičíme na jednom konkrétním příkladu.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. Objeví se tabulka Počty strávníků a jídel. V položkách pro období jsou vyplněna data podle provedené měsíční uzávěrky. Ponecháme je beze změny a záznam uložíme potvrzením tlačítka OK.
3. Zobrazí se tisková sestava Počet přihlášených strávníků a porcí za období... Potvrdíme tlačítko Tisk pro vytištění sestavy. Po vytištění zrušíme dialog pro tisk sestavy stiskem klávesy Esc, čímž se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Sestavy jsou vytištěny na papíře a hodnoty v nich odpovídají vloženým údajům. Sestava Počty strávníků a jídel (bod 1 tohoto postupu) vykazuje celkem 983 přihlášených jídel za měsíc září 2011.
3.3.22 Výpočet doplatků pro tisk faktur a srážek ze mzdy
Akce - Výpočet doplatků - Výpočet doplatků za minulý měsíc
Tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
Úkol: Proveďte výpočet doplatků za měsíc září roku 2011. Zvolte variantu Výpočet doplatků za minulý měsíc.
Nacházíme se na počátku měsíce října těsně po uzávěrce za měsíc září. Výpočet doplatků budeme provádět bez ohledu na to, že na jídelně provozujeme zálohový (jistinový) způsob výběru peněz, který se týká strávníků platících sporožirem, přes běžné účty nebo složenkou. V naprosté většině jídelen (většinou školních) se tento zálohový (jistinový) režim týká žáků zařízení (školy). Zaměstnanci zařízení a fakturovaní strávníci pak platí srážkou ze mzdy respektive fakturou. Právě u těchto skupin strávníků vybíráme peníze zásadně doplatkovým způsobem vždy po skončení měsíce a po provedení uzávěrky za tento měsíc.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
2. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Program počítá doplatky. Poté se zobrazí hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK.
3. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Tiskovou sestavu si můžeme vytisknout nebo po kontrole rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
Vypočtené doplatky
4. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Programem vypočítané částky můžeme v tabulce Editace pracovní tabulky případně opravit. V každém případě uložíme tabulku stiskem tlačítka OK. Na obrázku vidíme vypočtené částky. Soustřeďme se zde pouze na strávníky s typem platby R (srážka) a F (fakturovaní).
5. Akce - Výpočet doplatků - Přehled podle typu plateb
nebo tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Tisková sestava nám zobrazí vypočítané částky rozdělené a sečtené podle typů plateb strávníků. Sestavu si můžeme vytisknout nebo po kontrole rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V bodě 3. plnění tohoto úkolu jsme měli na monitoru stejnou tiskovou sestavu jako na obrázku.
Pozn.: Provedením výpočtu doplatků jsme teprve určili strávníkům částky, které by nám měli zaplatit. Aby k platbě skutečně došlo, musíme vytisknout faktury za spotřebu a dotace a provést zápis srážek ze mzdy.
3.3.23 Tisk faktur za spotřebu
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Faktury za spotřebu DO
Tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
Úkol: Vytiskněte podnikům faktury za projedenou stravu v měsíci září 2011. Zapište tuto platbu do tabulky Platby.
Nacházíme se na začátku měsíce října po provedení uzávěrky za měsíc září a stanovení doplatků za minulý měsíc. Faktury za spotřebu tiskneme zásadně po provedení řádné uzávěrky za minulý měsíc.
Pozn.: Úspěšné splnění tohoto úkolu předpokládá, že máme v tabulce Adresář subjektů (menu Společné) vyplněny záznamy podle tabulky uvedené v odstavci Adresář subjektů v úvodu této kapitoly.
Stručný postup:
I. Tisk faktur a příloh
1. Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. Objeví se tabulka Tisk faktury. Nacházíme se v položce Subjekt. Tuto položku nevyplňujeme a záznam rovnou uložíme.
Zobrazí se varování programu Číslo účtu nebylo nalezeno v seznamu účtů.... Nejedná se o chybu programu. Číslo účtu je nevyplněno záměrně, abychom zabránili mylnému vystavení reálné faktury. Při ostré práci se toto hlášení neobjeví. Potvrdíme tlačítko OK.
3. Zobrazí se dialog pro tisk faktury. Potvrdíme tlačítko Tisk. Zobrazí se faktura, kterou si vytiskneme. Dialog pro tisk sestavy zrušíme stiskem klávesy Esc.
4. Na dotaz Chcete vytisknout přílohu faktury? odpovíme Ano.
5. Zobrazí se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk. Vytiskneme přílohu faktury.
6. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
II. Zápis do tabulky Platby
Správný účetní postup je zapisovat platby do programu až po jejich připsání na účet našeho zařízení pomocí funkce Zápis plateb dle VS popsané níže v této učebnici. V reálném provozu však mnozí uživatelé zapisují tyto platby hned po vytvoření platebních médií.
7. Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
8. Objeví se tabulka Zápis do plateb nebo avíz. Zapíšeme datum 31. 10. 2011 (= nejpozdější datum očekávaného příchodu plateb na účet).
9. Pod datum zapíšeme text faktury 09/2011 a záznam uložíme.
10. Zobrazí se sestava, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou stiskneme klávesu Esc.
11. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? odpovíme Ano.
UPOZORNĚNÍ: Funkce zapíše platby všech strávníků označených typem platby F - fakturou najednou, jako by platby byly ihned přijaté. Lze ji tedy spustit v daném měsíci právě jednou. Není nijak svázána s vlastním vystavováním faktur.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se objeví na posledním místě záznam pro fakturované strávníky.
Zapsané platby fakturovaných strávníků do tabulky Platby (Typ F)
POZOR! V základním nastavení programu se identifikační média strávníkům nefakturují. Je proto nezbytně nutné vybírat peníze za identifikační média jinou cestou (většinou v hotovosti) nebo si objednat úpravu menu Akce.
3.3.24 Tisk faktur za ostatní platby (dotace)
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Faktury za ostatní platby
Tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
Úkol: Vytiskněte fakturu subjektu za dotace z FKSP poskytovaných zaměstnancům zařízení.
Nacházíme se na začátku měsíce října po provedení uzávěrky za měsíc září a stanovení doplatků za minulý měsíc. Faktury za dotace tiskneme zásadně po provedení řádné uzávěrky za minulý měsíc.
Pozn.: Úspěšné splnění tohoto úkolu předpokládá, že máme v tabulce Adresář subjektů (menu Společné) vyplněny záznamy podle tabulky uvedené v odstavci Adresář subjektů v úvodu této kapitoly.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. Objeví se tabulka Tisk faktury. Nacházíme se v položce Subjekt. Položku nevyplňujeme, ostatní údaje neměníme, záznam pouze uložíme.
Vysvětlení: Položka Subjekt se vyplňuje jen v případě, že chceme vystavit doklad jen jedinému subjektu. Obvykle však fakturujeme vše najednou. V položce Varianta přílohy můžeme vybrat pomocí klávesy F2 variantu Standardní příloha s rozpisem stravy. Tím zajistíme, že se nám bude faktura tisknout i s rozpisem odběru stravy jednotlivých strávníků, za které danou fakturu vystavujeme.
3. Zobrazí se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk. Fakturu vytiskneme. Následný dialog pro tisk sestavy zrušíme stiskem klávesy Esc.
4. Na dotaz Chcete vytisknout přílohu faktury? odpovíme Ano.
5. Zobrazí se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk. Vytiskneme přílohu faktury.
6. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Máme vytištěnu fakturu na částku 420,-- Kč s touto přílohou:
Příloha faktury za dotace
3.3.25 Zápis plateb provedených srážkou ze mzdy
Akce - Platební média Inkaso - Přehled srážky ze mzdy
Akce - Platební média Inkaso - Zápis srážek do plateb
Tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
Úkol: Zapište do plateb částky strávníků, kterým se provádí úhrada stravného srážkou ze mzdy.
Nacházíme se na začátku měsíce října po provedení uzávěrky za měsíc září a stanovení doplatků za minulý měsíc. Tuto činnost provádíme po uzávěrce za minulý měsíc. Týká se těch strávníků, kteří mají ve své kartě uveden typ platby Srážka.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Zobrazí se tisková sestava, kterou si vytiskneme a předáme do účtárny k provedení srážek ze mzdy.
2. Tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Objeví se tabulka Zápis do plateb a avíz. V položce datum pro zápis do plateb zapíšeme datum 15. 10. 2011.
3. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text srážka 09/2011. Záznam uložíme.
4. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do Platby? odpovíme Ano.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se objeví na posledním místě následující záznamy:
Srážky z mezd (Typ R) zapsané do tabulky Platby
3.3.26 Výpočet doplatků do jistiny
Akce - Záloha jistinou - Doplatek do jistiny
Úkol: Proveďte výpočet doplatků do jistiny.
Nacházíme se na začátku měsíce října po provedení uzávěrky za měsíc září. Po uplynutí měsíce září a provedení uzávěrky za tento měsíc musíme stanovit částky, které musí strávníci doplatit, aby se dostali na původní výši jistiny. Tou částkou bude čistý doplatek za projedenou stravu (a případně za předpisy školného či ubytování) za měsíc září. Od tohoto okamžiku tedy provozujeme čistý doplatkový způsob s jediným rozdílem: máme od strávníků vybranou jistinu, pomocí níž můžeme v případě potřeby pokrýt platební nekázeň strávníků.
Stručný postup:
1. Akce - Záloha jistinou - Doplatek do jistiny
2. Objeví se upozornění, které si přečteme a pokračujeme potvrzením tlačítka OK.
3. Do položky Období zpracování dat zapíšeme 09/2011 a záznam uložíme.
4. Objeví se informativní tabulka, přečteme si velmi pozorně text a pokračujeme potvrzením tlačítka OK.
5. V tabulce Editace pracovní tabulky zkontrolujeme částky, případně je podle přání pozměníme. Tabulku uložíme potvrzením tlačítka OK.
Poznámka: Částky zde uvedené ještě nejsou částky určené k doplatku do jistiny. Je to seznam strávníků, u kterých se změnily některé údaje, které určují velikost počáteční jistiny (např. změna kategorie, nový strávník). Může se stát, že bude tato tabulka v některých případech i prázdná.
6. Objeví se upozornění, které si přečteme a pokračujeme potvrzením tlačítka OK.
7. V tabulce Editace pracovní tabulky zkontrolujeme částky, případně je podle přání pozměníme. Na obrázku vidíme vypočtené částky. Tabulku uložíme potvrzením tlačítka OK.
Vypočtené částky doplatku do jistiny
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V bodě 7. plnění tohoto úkolu jsme dostali stejnou tabulku.
3.3.27 Vytvoření platebních médií za měsíc září
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Disketa pro spořitelnu
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Hromadné příkazy bankám
Tlačítka v sekci Zálohy + platební média:
Úkol: Vytvořte platební média (Disketu pro spořitelnu a HPKÚ) pro doplatky za měsíc září.
Nacházíme se na počátku měsíce října těsně po výpočtu doplatků do jistiny. Po stanovení doplatků do jistiny musíme tyto částky umístit na platební média, tedy je potřeba vytvořit disketu pro spořitelnu, hromadný příkaz k úhradě a vytisknout složenky. Všechny tyto úkony jsme si již procvičili v předchozích kapitolách. V této kapitole vytvoříme podle stručného postupu jen disketu pro spořitelnu a hromadný příkaz k úhradě bankám.
Stručný postup pro vytvoření diskety pro spořitelnu:
I. Vytvoření diskety pro spořitelnu
1. Tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Zobrazí se informativní text programu, který si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK. Následnou tiskovou sestavu si můžeme pro kontrolu vytisknout nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
2. Objeví se tabulka Disketa pro spořitelnu.
3. Vložíme prázdnou disketu do disketové
mechaniky a potvrdíme tlačítko
.
V tento moment se zobrazí v pravém
horním rohu hlášení programu
.
V příkladových datech nejsou tyto parametry nastaveny, neboť
jsou vázány na údaje ze smlouvy, které musí mít uživatel
uzavřenu s Českou spořitelnou. Body 4. a 5. provádíme při
ostré práci s programem po nastavení těchto parametrů.
4. Zobrazí se tabulka Disketa pro spořitelnu. Nic neměníme a tabulku uložíme.
5. Zvolíme tlačítko
. Sestavu vytiskneme. Dialog pro tiskovou sestavu zrušíme stiskem
klávesy Esc.
Vytvořenou disketu a vytištěnou sestavu odneseme nebo pošleme při "ostré" práci s programem do spořitelny.
6. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
II. Zápis vybraných částek do plateb
Správný účetní postup je zapisovat platby do programu až po jejich připsání na účet našeho zařízení pomocí funkce Zápis plateb dle VS popsané níže v této učebnici. V reálném provozu však mnozí uživatelé zapisují tyto platby hned po vytvoření platebních médií.
7. Tlačítko Zálohy + platební média:
Zobrazí se informativní text programu, který si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK.
8. Objeví se okno Zápis do plateb nebo avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb Zapíšeme datum 15. 10. 2011 (= datum očekávaného příchodu plateb na účet).
9. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text sporožiro 09/2011 a záznam uložíme.
10. Následnou sestavu si můžeme vytisknout, nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
11. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? odpovíme Ano.
Stručný postup pro vytvoření hromadného příkazu bankám:
I. Vytvoření příkazu
1. Tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Zobrazí se informativní text programu, který si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK. Následnou tiskovou sestavu si můžeme pro kontrolu vytisknout nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
2. Objeví se okno Vytvoření hromadného příkazu bance. Zde v tento moment nic neměníme a potvrdíme tlačítko OK.
Poznámka: V reálném provozu zde můžeme měnit datum splatnosti inkasovaných částek.
3. Objeví se okno Tisk příkazu
k úhradě/inkas. Potvrdíme tlačítko
.
4. Potvrdíme tlačítko Tisk, čímž si sestavu zobrazíme na monitor. Sestavu vytiskneme.
5. Opakovaným stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
II. Zápis částek do plateb
Správný účetní postup je zapisovat platby do programu až po jejich připsání na účet našeho zařízení pomocí funkce Zápis plateb dle VS popsané níže v této učebnici. V reálném provozu však mnozí uživatelé zapisují tyto platby hned po vytvoření platebních médií.
6. Tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Zobrazí se informativní text, který si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
7. Objeví se okno Zápis do plateb a avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb Zapíšeme datum 15. 10. 2011 (= datum očekávaného příchodu plateb na účet).
8. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text účet 09/2011 a záznam uložíme.
9. Následnou sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
10. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? odpovíme Ano.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se objeví na posledním místě následující záznamy:
Platby sporožirových a bankovních strávníků
3.3.28 Kontrola úspěšného provedení všech úkolů
Dokončili jsme společně jeden a půl měsíčního cyklu provozu školní jídelny. Procvičili jsme si všechny základní činnosti, které na jídelně budeme pravidelně provádět. V každé kapitole jsme měli možnost naše dílčí kroky zkontrolovat na konkrétních datech. Po splnění všech úkolů si ještě navíc vytiskneme sestavu aktuálních přeplatků, na které si ukážeme, že jsme po celé období s programem pracovali správně.
Úkol: Vytiskněte sestavu Aktuální přeplatky.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Denní operace:
2. Další tabulku pouze uložíme.
3. Zobrazí se tisková sestava Aktuální přeplatky strávníků, kterou vytiskneme.
4. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Máme vytištěnu následující sestavu:
Aktuální přeplatky strávníků
Pojďme si celou sestavu projít a vysvětlit, proč mají strávníci uvedené stavy kont. Strávníky si rozdělíme do skupin podle typu jejich platby.
Typ platby Sporožiro
ev. č. 2 Novák Emil
ev. č. 10 Pokousal Josef
ev. č. 22 Zounar Jan
Uvedení strávníci mají přihlášenu stravu na celý měsíc říjen a jsou v přeplatku.
ev. č. 9 Kolvalínová Věra
Tato strávnice je zablokovaná a tudíž nebyla programem zahrnuta do žádných hromadných přihlášek.
ev. č. 8 Vonásek Jiří
ev. č. 12 Vonásek Josef
Tito strávníci jsou sourozenci. U těchto strávníků je uplatněn režim tzv. hlavního a vedlejšího plátce. Celkově (součtem jejich aktuálních stavů kont) jsou tito strávníci v přeplatku a mají přihlášenu stravu na celý měsíc říjen. Více viz kap. 6.11 Společné úhrady za sourozence - zavedení hlavního a vedlejšího plátce.
Typ platby Účet
ev. č. 23 Heřmánková Jaroslava
ev. č. 3 Veselá Jarmila
Uvedení strávníci mají přihlášenu stravu na celý měsíc říjen a jsou v přeplatku.
Typ platby Složenka
ev. č. 11 Petrušková Karla
ev. č. 7 Zokorný Josef
Tito dva strávníci jsou strávníci platící složenkou. Náš výukový cyklus jsme ukončili vytvořením platebních médií diskety pro spořitelnu a hromadného příkazu bankám. Další krok - vytištění složenek a zápis složenkových plateb jsme již neprováděli. Proto mají strávníci nedoplatek.
Typ platby Faktura
ev. č. 13 podnik A
ev. č. 14 podnik B
Toto jsou několikanásobní strávníci (odebírají více jídel v jednom druhu). Nemají žádné přihlášky, jejich stav konta je nulový.
ev. č. 6 Šloufová Věra
Tato strávnice má přihlášky do konce měsíce, proto má stav konta záporný. Je to proto, že těmto strávníkům vystavujeme zásadně fakturu zpětně po skončení stravovacího období. Proto budou mít tito strávníci v běžném měsíci vždy záporný stav konta.
Typ platby Srážka
ev. č. 4 Dušek Vladimír
ev. č. 21 Šedivá Marie
Režim platby "srážka" praktikujeme u zaměstnanců školy či jídelny. I v tomto případě platí, že srážku ze mzdy zapisujeme do programu vždy zpětně po ukončení stravovacího období. I tito strávníci (podobně jako strávníci fakturovaní) budou mít v běžném měsíci záporný stav konta.
Typ platby Hotově
ev. č. 20 Anonymní strávník Bufet
Tohoto strávníka si nevšímejme, v našem výukovém postupu jsme s ním vůbec nepracovali.
ev. č. 1 Pacovský René
ev. č. 5 Pokorný Josef
ev. č. 24 Suk Patrik
U hotovostních strávníků postupujeme zásadně tak, že jim stravu prodáváme na období dopředu. Pro mají tito strávníci nulový stav konta a nemají na měsíc říjen žádné přihlášky.
Témata přesahující rámec základních činností naleznete v kap. 6 Řešení typických situací.
3.4 Základní činnosti - stručné postupy
3.4.2 Potvrzení rozpisu na období
3.4.3 Předpis plateb za ubytování a školné
3.4.4 Hromadné přihlášení bezhotovostních strávníků
3.4.5 Přihlášení a platba hotovostních strávníků (s výběrem peněz)
3.4.6 Přihlášení a odhlášení bezhotovostních strávníků (bez výběru peněz)
3.4.7 Přihlašování vícenásobných strávníků (podniky)
3.4.8 Stržení počáteční jistiny, stržení 1/2 počáteční jistiny
3.4.9 Výpočet doplatků do jistiny
3.4.10 Výpočet záloh podle objednávek
3.4.11 Výpočet doplatků za minulý měsíc
3.4.12 Disketa pro spořitelnu se zápisem do plateb
3.4.13 Hromadné příkazy bankám se zápisem do plateb
3.4.15 Zápis plateb došlých na účet zařízení
3.4.17 Odvod hotovosti z pokladny
3.4.18 Zjištění denního počtu jídel za účelem normování
3.4.20 Tisk faktur za spotřebu se zápisem do plateb
3.4.21 Tisk faktur za ostatní platby (dotace)
3.4.22 Zápis plateb provedených srážkou ze mzdy
3.4 Základní činnosti - stručné postupy
Tato kapitola navazuje na předchozí kapitoly o základních činnostech (viz kap. 3.1 Doplatkový způsob - základní činnosti, 3.2 Zálohový způsob - základní činnosti a 3.3 Záloha jistinou - základní činnosti). V těchto kapitolách je na konkrétních příkladech uveden podrobný postup jednotlivých činností včetně různých vysvětlení, poznámek, ukázek obrázků, apod. Tyto kapitoly jsou psány formou učebnice. Slouží především pro nové uživatele programu Stravné a pochopení základních funkcí programu, který ještě není zaveden do ostrého provozu. Uživatel, který již má zaveden program do ostrého provozu může v případě potřeby tyto kapitoly též použít k osvěžení svých znalostí. V mnohých případech však postačuje zkušenému uživateli pouze stručný postup v jednotlivých bodech.
Proto autoři návodu zařadili kapitolu o stručných postupech. Jsou zde předvedeny všechny základní denní a měsíční operace v podobě stručných postupů bez dalšího vysvětlování. Podrobný výklad jednotlivých funkcí nalezne uživatel ve výše zmíněných kapitolách a též v kap. 6. menu Akce.
Uvedené základní činnosti zde nejsou uspořádány do logického sledu denních a měsíčních činností v programu Stravné. Je to prostý výčet základních činností bez jakékoliv návazností. Sled denních a měsíčních operací je uveden ve výše zmiňovaných kapitolách o základních činnostech a též v kap. 4. Provozní cykly jídelny.
3.4.1 Zápis nových strávníků
Stručný postup:
1. Akce - Doplňkové funkce - Nový strávník
nebo tlačítko v sekci Denní operace:
2. V položce Jméno vyplníme nejprve příjmení a pak jméno.
3. Dále vyplňujeme povinně položku Kategorie.
4. Položka Třída je nepovinná. Vyplníme ji dle potřeby.
5. Další důležitá položka je Typ platby.
6. Na základě zvoleného typu platby pak musíme vyplnit ještě další položky:
Účet, Subjekt, Účet, Banka a Variabilní symbol.
7. Položky Variabilní symbol vyplníme ručně podle interních pravidel nebo automaticky tak, že stiskneme klávesu F2.
8. Záznam uložíme potvrzením tlačítka OK.
3.4.2 Potvrzení rozpisu na období
Stručný postup:
1. Akce - Příprava na nový měsíc - Potvrzení rozpisu na měsíc
nebo tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. Objeví se tabulka Ruční aktualizace jídelníčku. Zadáme období prvního do posledního dne měsíce, na který rozpis tvoříme.
3. Objeví se tabulka s textem. Informativní text potvrdíme stiskem tlačítka OK.
4. Zkontrolujeme nastavení varných a nevarných dnů. Soboty a neděle jsou automaticky označeny jako dny nevarné. Další případné nevarné dny nastavíme tak, že se na tento přemístíme a stiskneme znak * (hvězdička). Pokud máme kalendář nastavený, záznam uložíme stiskem tlačítka OK.
3.4.3 Předpis plateb za ubytování a školné
Stručný postup:
1. Akce - Příprava na nový měsíc - Předpis plateb za ubytování
Akce - Příprava na nový měsíc - Předpis plateb za školné
nebo tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. Přečteme si hlášení programu a potvrdíme tlačítko OK.
3. Objeví se tabulka Období zpracování dat. Napíšeme aktuální hodnoty pro měsíc a rok, na který předpis definujeme.
4. Přečteme si hlášení programu a potvrdíme tlačítko OK.
5. Akce - Příprava na nový měsíc - Přehled částek ubytování
Akce - Příprava na nový měsíc - Přehled částek školné
nebo tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Překontrolujeme tiskovou sestavu, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc. Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
6. Akce - Příprava na nový měsíc - Možnost editace
nebo tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK. V tabulce Editace pracovní tabulky zkontrolujeme částky, případně je podle přání pozměníme. V každém případě částky uložíme potvrzením tlačítka OK.
7. Akce - Příprava na nový měsíc - Upozornění
nebo tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
8. Akce - Příprava na nový měsíc - Zaúčtování ubytování
Akce - Příprava na nový měsíc - Zaúčtování školné
nebo tlačítko v sekci Příprava měsíce:
Objeví se tabulka Zápis do plateb nebo avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb zapíšeme datum se kterým požadujeme předpis do programu zapsat.
Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text, se kterým se každý záznam předpisu uloží do tabulky Platby.
Následující sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou pokračujeme stiskem klávesy Esc.
Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do Platby? odpovíme Ano.
9. Celý cyklus bodů 1. až 8. opakujte pro zapsání předpisu za školné.
3.4.4 Hromadné přihlášení bezhotovostních strávníků
Stručný postup:
1. Akce - Hromadné přihlášky a odhl. - Strávníci platící B,S,F,R,P
nebo tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. V okně Hromadné přihlášky a odhlášky strávníků zadáme období, na které chceme strávníky přihlásit a záznam uložíme stiskem tlačítka .
3. Objeví se okno Hromadné přihlášky a odhlášky strávníků, kde jsou písmenem S (=stravný den) označeny všechny druhy jídel ve všech stravných dnech. Většinou zde nic neměníme, proto rovnou tabulku uložíme potvrzením tlačítka OK.
4. Na monitoru se zobrazí tisková sestava, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou pokračovat stiskem klávesy Esc.
5. Na dotaz Provést zápis objednávek strávníků podle protokolu? odpovíme Ano. Zapisují se objednávky.
3.4.5 Přihlášení a platba hotovostních strávníků (s výběrem peněz)
Stručný postup:
1. Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Následující měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Zvolené období
nebo tlačítko v sekci Denní operace:
2. Pokud je nutné (dle zvoleného období), zadáme datumy období a potvrdíme tlačítko OK.
3. Identifikujeme strávníka (jménem, kartou, čipem, ev. číslem, výběrem).
4. Objeví se okno Přihlášky a odhlášky, ve kterém provádíme objednávky strávníka. Můžeme použít tlačítko Ostatní funkce pro rychlé zadávání přihlášek a odhlášek. Potvrdíme tlačítko OK, čímž se dostáváme do dialogu pro platbu strávníka.
5. Zkontrolujeme nabízenou částku v položce K platbě. V případě nutnosti ji pozměníme dle skutečnosti (např. strávník nepožaduje vrátit drobné).
6. V položce Typ platby ponecháme Hotově. V položce Datum ponecháme aktuální datum a záznam uložíme potvrzením tlačítka Uložit. Tím se uloží současně přihlášky strávníka i jeho platba.
7. Dostáváme se do dialogu pro
identifikaci dalšího strávníka. Stiskneme klávesu tlačítko
(nebo stiskneme na klávesnici klávesu F7). Zobrazí
se Pokladní doklad pro právě provedenou platbu.
Tento doklad vytiskneme.
8. Stiskem klávesy Esc se ocitáme zpět v dialogu pro identifikaci strávníka.
3.4.6 Přihlášení a odhlášení bezhotovostních strávníků (bez výběru peněz)
Stručný postup:
1. Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Následující měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Zvolené období
nebo tlačítko v sekci Denní operace:
2. Pokud je nutné (dle zvoleného období), zadáme datumy období a potvrdíme tlačítko OK.
3. Identifikujeme strávníka (jménem, kartou, čipem, ev. číslem, výběrem).
4. Objeví se okno Přihlášky a odhlášky, ve kterém provádíme objednávky strávníka. Můžeme použít tlačítko Ostatní funkce pro rychlé zadávání přihlášek a odhlášek. Potvrdíme tlačítko OK, čímž se dostáváme do dialogu pro platbu strávníka.
5. Zkontrolujeme nabízenou částku v položce K platbě. Částka odpovídá aktuálnímu stavu konta strávníka. Neměníme ji.
6. Položka Typ platby je proškrtnutá, znamená to, že při dalším uložení tabulky nedojde k žádnému pohybu peněz, i když je částka v položce K platbě nenulová. Záznam uložíme potvrzením tlačítka Uložit. Tím se uloží provedené přihlášky či odhlášky strávníka.
7. Ocitáme zpět v dialogu pro identifikaci strávníka.
3.4.7 Přihlašování vícenásobných strávníků (podniky)
Stručný postup:
1. Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Následující měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Zvolené období
nebo tlačítko v sekci Denní operace:
2. Pokud je nutné (dle zvoleného období), zadáme datumy období a potvrdíme tlačítko OK.
3. Identifikujeme strávníka (jménem, ev. číslem, výběrem).
4. Objeví se tabulka varných dnů a druhů jídel. V řádcích volíme varné dny a ve sloupcích zadáváme počty jednotlivých druhů jídel. Záznam uložíme stiskem tlačítka OK.
5. Dostáváme do dialogu pro platbu strávníka. Zkontrolujeme nabízenou částku v položce K platbě. Částka odpovídá aktuálnímu stavu konta strávníka. Neměníme ji.
6. Položka Typ platby je proškrtnutá, znamená to, že při dalším uložení tabulky nedojde k žádnému pohybu peněz, i když je částka v položce K platbě nenulová. Záznam uložíme potvrzením tlačítka Uložit. Tím se uloží provedené přihlášky či odhlášky strávníka.
7. Ocitáme zpět v dialogu pro identifikaci strávníka.
3.4.8 Stržení počáteční jistiny, stržení 1/2 počáteční jistiny
Stručný postup:
1. Akce - Záloha jistinou - Stržení počáteční jistiny
Akce - Záloha jistinou - Stržení 1/2 počáteční jistiny
2. Objeví se upozornění, které si přečteme a pokračujeme potvrzením tlačítka OK.
3. Do položky Období zpracování dat zapíšeme měsíc, který chceme určenou jistinou pokrýt.
4. Objeví se informativní tabulka, přečteme si text a pokračujeme potvrzením tlačítka OK.
5. V tabulce Editace pracovní tabulky zkontrolujeme částky, případně je podle přání pozměníme. Tabulku uložíme potvrzením tlačítka OK.
6. Zobrazí se tisková sestava Výpočet jistiny na období.... Sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
3.4.9 Výpočet doplatků do jistiny
Stručný postup:
1. Akce - Záloha jistinou - Doplatek do jistiny
2. Objeví se upozornění, které si přečteme a pokračujeme potvrzením tlačítka OK.
3. Do položky Období zpracování dat zapíšeme období příštího měsíce.
4. Objeví se informativní tabulka, přečteme si velmi pozorně text a pokračujeme potvrzením tlačítka OK.
5. V tabulce Editace měsíčních uzávěrek zkontrolujeme částky, případně je podle přání pozměníme. Tabulku uložíme potvrzením tlačítka OK.
Částky zde uvedené ještě nejsou částky určené k doplatku do jistiny. Je to seznam strávníků, u kterých se změnily některé údaje, které určují velikost počáteční jistiny (např. změna kategorie, nový strávník). Může se stát, že bude tato tabulka v některých případech i prázdná.
6. Objeví se upozornění, které si přečteme a pokračujeme potvrzením tlačítka OK.
7. V tabulce Editace měsíčních uzávěrek zkontrolujeme částky, případně je podle přání pozměníme. Tabulku uložíme potvrzením pokračujeme potvrzením tlačítka OK.
3.4.10 Výpočet záloh podle objednávek
Zde uvedená varianta provádí výpočet záloh dle skutečných přihlášek strávníků na období příštího varného měsíce. Pokud nejsou provedeny přihlášky strávníků (a předpisy za školné a ubytování), budou zálohy odpovídat aktuálnímu stavu konta strávníka.
Stručný postup:
1. Akce - Výpočet záloh - Upozornění
nebo tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
2. Akce - Výpočet záloh - Výpočet záloh dle objednávek
nebo tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Zobrazí se upozornění programu, které si přečteme a potvrdíme tlačítko OK.
Objeví se okno Nastavení období zpracování, ve kterém zadáme měsíc, na který zálohy počítáme.
Program počítá zálohy. Po té se zobrazí hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK.
3. Akce - Výpočet záloh - Přehled záloh
nebo tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Tiskovou sestavu si můžeme vytisknout nebo po kontrole rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
4. Akce - Výpočet záloh - Možnost editace
nebo tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Zobrazí se hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme tlačítko OK.
Programem vypočítané částky můžeme v tabulce Editace pracovní tabulky případně opravit. V každém případě uložíme tabulku stiskem tlačítka OK.
5. Akce - Výpočet doplatků - Přehled podle typu plateb
nebo tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Tisková sestava nám zobrazí vypočítané částky rozdělené a sečtené podle typů plateb strávníků. Sestavu si můžeme vytisknout nebo po kontrole rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
3.4.11 Výpočet doplatků za minulý měsíc
Výpočet doplatků za minulý měsíc provádíme až po provedený řádné uzávěrky za minulý měsíc.
Stručný postup:
1. Akce - Výpočet doplatků - Upozornění
nebo tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
2. Akce - Výpočet doplatků - Výpočet doplatků za minulý měsíc
nebo tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Program počítá doplatky. Po té se zobrazí hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK.
3. Akce - Výpočet doplatků - Přehled částek
nebo tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Tiskovou sestavu si můžeme vytisknout nebo po kontrole rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
4. Akce - Výpočet doplatků - Možnost editace
nebo tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Programem vypočítané částky můžeme v tabulce Editace pracovní tabulky případně opravit. V každém případě uložíme tabulku stiskem tlačítka OK.
5. Akce - Výpočet doplatků - Přehled podle typu plateb
nebo tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Tisková sestava nám zobrazí vypočítané částky rozdělené a sečtené podle typů plateb strávníků. Sestavu si můžeme vytisknout nebo po kontrole rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
3.4.12 Disketa pro spořitelnu se zápisem do plateb
Stručný postup:
I. Vytvoření diskety pro spořitelnu
1. Akce - Platební media-Inkaso - Inkaso-Disketa pro spořitelnu
nebo tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Zobrazí se informativní text programu, který si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK. Následnou tiskovou sestavu si můžeme pro kontrolu vytisknout nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
2. Objeví se tabulka Disketa pro spořitelnu.
3. Vložíme prázdnou disketu do disketové
mechaniky a potvrdíme tlačítko
.
V tento moment se zobrazí v pravém
horním rohu hlášení programu
.
V příkladových datech nejsou tyto parametry nastaveny, neboť
jsou vázány na údaje ze smlouvy, které musí mít uživatel
uzavřenu s Českou spořitelnou. Body 4. a 5. provádíme při
ostré práci s programem po nastavení těchto parametrů.
4. Zobrazí se tabulka Disketa pro spořitelnu. Dle potřeby upravíme datum v položce Termín transakce a uložíme potvrzením tlačítka OK.
5. Zvolíme tlačítko
. Sestavu vytiskneme. Dialog pro tiskovou sestavu zrušíme stiskem
klávesy Esc.
6. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
II. Zápis vybraných částek do plateb
7. Akce - Platební media-Inkaso - zápis diskety pro spoř. do plateb
nebo tlačítko Zálohy + platební média:
Zobrazí se informativní text programu, který si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK.
8. Objeví se okno Zápis do plateb nebo avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb Zapíšeme datum očekávaného příchodu plateb na náš účet.
9. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text, se kterým bude každá platba uložena do tabulky Platby.
10. Následnou sestavu si můžeme vytisknout, nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
11. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? odpovíme Ano.
3.4.13 Hromadné příkazy bankám se zápisem do plateb
Stručný postup:
I. Vytvoření příkazu
1. Akce - Platební media-Inkaso - Inkaso-Hromadné příkazy bankám
nebo tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Zobrazí se informativní text programu, který si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK. Následnou tiskovou sestavu si můžeme pro kontrolu vytisknout nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
2. Objeví se okno Vytvoření hromadného příkazu bance. Upravíme dle potřeby datum v položce Datum splatnosti potvrdíme tlačítko OK.
3. Objeví se okno Tisk příkazu
k úhradě/inkas. Potvrdíme tlačítko
.
4. Potvrdíme tlačítko Tisk, čímž si sestavu zobrazíme na monitor. Sestavu vytiskneme.
5. Opakovaným stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
II. Zápis částek do plateb
6. Akce - Platební media-Inkaso - Zápis hromadných příkazů do plateb
nebo tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Zobrazí se informativní text, který si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
7. Objeví se okno Zápis do plateb a avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb Zapíšeme datum očekávaného příchodu plateb na náš účet.
8. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text, se kterým bude každá platba uložena do tabulky Platby.
9. Následnou sestavu si můžeme vytisknout, nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
10. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? odpovíme Ano.
3.4.14 Poštovní poukázky
Stručný postup:
1. Akce - Platební media-Inkaso - Inkaso-Složenky A
nebo tlačítko v sekci Zálohy + platební média:
Zobrazí se tisková sestava, kterou si můžeme pro kontrolu vytisknout nebo ji rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
2. Objeví se okno Tisk složenek.
Potvrdíme tlačítko
.
Zobrazí se složenky, které vytiskneme.
3. Opakovaným stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
3.4.15 Zápis plateb došlých na účet zařízení
Stručný postup:
1. Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
nebo tlačítko v sekci Denní operace:
2. Zobrazí se tabulka Zápis nové platby, ve které vyplníme položky Typ platby, Datum a Doklad. Dále identifikujeme strávníka jednou z nabízených variant identifikace a do položky Částka zapíšeme přijímanou sumu peněz. Takto to opakujeme pro všechny strávníky uvedené na bankovním výpisu.
3. Po zapsání poslední platby záznam uložíme potvrzením tlačítka OK, čímž celý cyklus opustíme a zapsané částky uložíme do tabulky plateb.
3.4.16 Aktuální stav pokladny
Stručný postup:
1. Akce - Funkce z plateb - Stav hotovosti v pokladně
nebo tlačítko v sekci Denní operace:
2. Zobrazí se okno Stav pokladny. Vyplníme aktuální datum a záznam uložíme stiskem tlačítka OK.
3. Zobrazí tisková sestava Stav hotovosti v pokladně ke dni.... Sestavu vytiskneme. Po vytištění zrušíme dialog pro tisk sestavy stiskem klávesy Esc.
3.4.17 Odvod hotovosti z pokladny
Stručný postup:
1. Akce - Funkce z plateb - Pokladna-příjem a odvod peněz
nebo tlačítko v sekci Denní operace:
2. V okně Příjem a odvod platby vyplňujeme položky Datum a Částka. V obou případech vyplníme aktuální údaje.
3. V položce Odvod vyplníme, se kterým se odváděná částka zapíše do tabulky Platby.
4. Potvrdíme tlačítko Odvod.
3.4.18 Zjištění denního počtu jídel za účelem normování
Stručný postup:
1. Akce - Tiskové sestavy a exporty - počty jídel Denní
nebo tlačítko v sekci Denní operace:
2. Do položky Rozpis jídel pro den zadáme datum, na který požadujeme zjistit počty objednaných jídel a záznam uložíme potvrzením tlačítka OK.
3. Zobrazí se sestava Denní počty jídel. Potvrdíme tlačítko Tisk. Nabídne se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk, čímž se sestava vytiskne. Po vytištění zrušíme dialog pro tisk sestavy stiskem klávesy Esc.
3.4.19 Uzávěrka
Stručný postup:
1. Akce - Uzávěrkové operace,tisk. sestavy - Řádná uzávěrka
nebo tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. V tabulce zadáme období od prvního do posledního dne uzavíraného měsíce a záznam uložíme potvrzením tlačítka OK.
3. Program provádí automaticky měsíční uzávěrku.
4. Objeví se tabulka Přesun do historie uzávěrek. Vyplníme datumy období opět od prvního do posledního kalendářního dne uzavíraného měsíce a záznam uložíme potvrzením tlačítka OK.
5. Objeví se okno Uzávěrka, ve které nás program informuje o tom, že je vhodné spustit po provedení uzávěrky tzv. Pakování databází. Potvrdíme tlačítko OK.
3.4.20 Tisk faktur za spotřebu se zápisem do plateb
Stručný postup:
I. Tisk faktur a příloh
1. Akce - Platební media Inkaso - Inkaso faktury za spotřebu DO
nebo tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. Objeví se tabulka Tisk faktury. Nacházíme se v položce Subjekt. Tuto položku nevyplňujeme a záznam rovnou uložíme.
3. Zobrazí se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk. Zobrazí se faktura, kterou si vytiskneme. Dialog pro tisk sestavy zrušíme stiskem klávesy Esc.
4. Na dotaz Chcete vytisknout přílohu faktury? odpovíme Ano.
5. Zobrazí se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk. Vytiskneme přílohu faktury.
6. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
II. Zápis do tabulky Platby
7. Akce - Platební media Inkaso - Zápis faktur za spotřebu do plateb
nebo tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
8. Objeví se tabulka Zápis do plateb nebo avíz. Zapíšeme datum očekávaného příchodu plateb na účet.
9. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text, který se objeví u všech zapsaných plateb v tabulce Platby.
10. Zobrazí se sestava, kterou si můžeme vytisknout, nebo rovnou stiskneme klávesu Esc.
11. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? odpovíme Ano.
3.4.21 Tisk faktur za ostatní platby (dotace)
Stručný postup:
1. Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Faktury za ostatní platby
nebo tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. Objeví se tabulka Tisk faktury. Nacházíme se v položce Subjekt. Položku nevyplňujeme, ostatní údaje neměníme, záznam pouze uložíme.
3. Zobrazí se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk. Fakturu vytiskneme. Následný dialog pro tisk sestavy zrušíme stiskem klávesy Esc.
4. Na dotaz Chcete vytisknout přílohu faktury? odpovíme Ano.
5. Zobrazí se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk. Vytiskneme přílohu faktury.
6. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
3.4.22 Zápis plateb provedených srážkou ze mzdy
Stručný postup:
1. Akce - Platební media-Inkaso - Přehled srážka ze mzdy
nebo tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Zobrazí se tisková sestava, kterou si vytiskneme a předáme do účtárny k provedení srážek ze mzdy.
2. Akce - Platební media-Inkaso - Zápis srážek do plateb
nebo tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
Objeví se tabulka Zápis do plateb a avíz. V položce datum pro zápis do plateb zapíšeme datum, se kterým se platby zapíší do programu, obvykle zapisujeme datum aktuálního měsíce.
3. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text, který se objeví u všech zapsaných plateb v tabulce Platby.
4. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do Platby? odpovíme Ano.
3.5 Tlačítka na ploše programu
Naprostá většina základních činností programu se provádí pomocí tlačítek na ploše. Tlačítka jsou rozdělena do několika skupin. Některá tlačítka budeme například používat při vykonání měsíční uzávěrky a jiná při stanovení doplatků a vytvoření platebních médií. Autoři programu vytvořili několik skupin tlačítek. Jejich přepínání se provádí v hlavním menu programu v menu Tlačítka.
Výběr skupin (sekcí) tlačítek
Všechna tlačítka používají funkce nebo tiskové sestavy, které jsou definovány v menu Akce. Všechny položky tohoto menu jsou popsány v kap. 5. Menu Akce. Aby uživatel nemusel podrobně studovat všechny funkce umístěné v menu Akce, uvádíme v této kapitole seznam všech tlačítek rozdělených podle příslušných skupin (Denní operace, Příprava měsíce, apod.) s odkazem na příslušnou kapitolo návodu právě z kapitoly 5. Menu Akce. Uvádíme též i příslušnou cestu do menu Akce. Například řádek:
5.8.1
Řádná uzávěrka Akce - Uzávěrkové operace,
tiskové sestavy - Řádná uzávěrka
znamená, že funkce Řádná uzávěrka je popsána v kapitole 5.8.1 Řádná uzávěrka a poťukáním myší na modrý odkaz se dostaneme právě na popis této funkce. A dále vidíme, že v programu je tato funkce umístěna v menu Akce v položce Uzávěrkové operace, tiskové sestavy.
Sekce tlačítek Denní operace
5.1.1
Aktuální měsíc Akce - Přihlášky a odhlášky -
Aktuální měsíc
5.1.2
Následující měsíc Akce - Přihlášky a odhlášky
- Následující měsíc
5.1.3
Zvolené období Akce - Přihlášky a odhlášky
- Zvolené období
5.9
Tiskové sestavy a exporty Akce -Tiskové
sestavy a exporty - Počty jídel denní
5.9
Tiskové sestavy a exporty Akce -Tiskové
sestavy a exporty - Strávníci přihlášení na den
5.9
Tiskové sestavy a exporty Akce -Tiskové
sestavy a exporty - Export počtů strávníků do normování
5.2.6
Stav hotovosti v pokladně Akce - Funkce
z Plateb - Stav hotovosti v pokladně
5.2.7
Pokladna - příjem a odvod peněz Akce -
Funkce z Plateb - Pokladna-Příjem a odvod peněz
5.2.8
Obrat hotovosti za období Akce - Funkce
z Plateb - Obrat hotovosti za období
5.3.1
Nový strávník Akce - Doplňkové funkce - Nový
strávník
5.3.2
Oprava strávníka Akce - Doplňkové funkce -
Oprava strávníka
5.2.3
Zápis plateb dle VS Akce - Platby - Zápis plateb
dle VS
5.9
Tiskové sestavy a exporty Akce -Tiskové
sestavy a exporty - Aktuální stavy kont strávníků
Sekce tlačítek Příprava měsíce
Upozornění,
které si přečteme.
5.4.1
Potvrzení rozpisu na měsíc Akce - Příprava
na nový měsíc - Potvrzení rozpisu na měsíc
5.3.7
Přecenění jídelníčků Akce - Doplňkové funkce -
Přecenění jídelníčků
5.4.2
Předpis plateb za ubytování a školné Akce
- Příprava na nový měsíc - Předpis plateb...
5.5.1
Strávníci platící B, S... Akce - Hromadné
přihlášky a odhlášky - Strávníci platící B, S....
5.5.2
Všichni strávníci Akce - Hromadné přihlášky
a odhlášky - Všichni strávníci
5.5.3
Vybraná kategorie Akce - Hromadné přihlášky
a odhlášky - Vybraná kategorie
5.5.5
Vybrané třídy Akce - Hromadné přihlášky
a odhlášky - Vybrané třídy
5.3.6
Zablokování dne s odhláškou strávníků Akce
- Doplňkové funkce - Zablokování dne s odhláškou strávníků
Sekce tlačítek Zálohy+platební média
Upozornění,
které si přečteme.
5.6.1
Výpočet záloh dle objednávek Akce - Výpočet
záloh - Výpočet záloh dle objednávek
5.6.1
Výpočet záloh dle objednávek Akce - Výpočet
záloh - Přehled hotovost
5.12.2
Inkaso - disketa pro spořitelnu Akce - Platební
média Inkaso - Disketa pro spořitelnu
vytváří
INKASO i ÚHRADU
5.12.4
Hromadné příkazy bankám Akce Akce - Platební
média Inkaso -Inkaso Hromadné příkazy bankám
5.13
Platební média-Úhrada Akce - Platební
média-úhrada
5.12.3
Inkaso - složenky A Akce - Platební média Inkaso
- Inkaso složenky A
5.5.4
ODH - možnost odhlášení složenek Akce - Hromadné
přihlášky a odhlášky - ODH-možnost odhlášení složenek
Sekce tlačítek Uzávěrkové operace
5.8.1
Řádná uzávěrka Akce - Uzávěrkové operace,
tiskové sestavy - Řádná uzávěrka
5.8.2
Uzávěrkové tiskové sestavy Akce - Uzávěrkové
operace, tiskové sestavy - Tiskové sestavy
5.12.5
Inkaso faktury za spotřebu Akce - Platební
média Inkaso - Inkaso faktury za spotřebu
5.12.6
Inkaso - faktury za ostatní platby Akce -
Platební média Inkaso - Inkaso faktury za ostatní platby
Sekce tlačítek Doplatky+platební média
Upozornění,
které si přečteme.
5.11.2
Výpočet doplatků za minulý měsíc Akce -
Výpočet doplatků - Výpočet doplatků za minulý měsíc
5.11.2
Výpočet doplatků za minulý měsíc Akce -
Výpočet doplatků - Přehled hotovost
5.12.2
Inkaso - disketa pro spořitelnu Akce - Platební
média Inkaso - Disketa pro spořitelnu
vytváří
INKASO i ÚHRADU
5.12.4
Hromadné příkazy bankám Akce - Platební média
Inkaso -Inkaso Hromadné příkazy bankám
5.13
Platební média-Úhrada Akce - Platební
média-úhrada
5.12.3
Inkaso - složenky A Akce - Platební média Inkaso
- Inkaso složenky A
5.5.4
ODH - možnost odhlášení složenek Akce - Hromadné
přihlášky a odhlášky - ODH-možnost odhlášení
složenek
5.12.7
Srážky ze mzdy Akce - Platební média Inkaso
- Přehled srážek ze mzdy
Sekce tlačítek Ukončení roku
5.14.1
Vrácení přeplatků pro B, S, P 30.6. Akce -
Ukončení roku, příprava nového - Vrácení přeplatků pro B, S, P
5.14.1
Vrácení přeplatků pro B, S, P 30.6. Akce -
Ukončení roku, příprava nového - Vrácení přeplatků pro B, S, P
5.14.1
Vrácení přeplatků pro B, S, P 30.6. Akce -
Ukončení roku, příprava nového - Vrácení přeplatků pro B, S, P
5.14.1
Vrácení přeplatků pro B, S, P 30.6. Akce -
Ukončení roku, příprava nového - Vrácení přeplatků pro B, S, P
5.3.8
Výčetka platidel Akce - Doplňkové funkce -
Výčetka platidel
5.8.1
Řádná uzávěrka Akce - Uzávěrkové operace,
tiskové sestavy - Řádná uzávěrka
5.8.2
Uzávěrkové tiskové sestavy Akce - Uzávěrkové
operace, tiskové sestavy - Tiskové sestavy - Finanční
přehled 5
5.8.2
Uzávěrkové tiskové sestavy Akce - Uzávěrkové
operace, tiskové sestavy - Tiskové sestavy - Přehled plateb
5.8.2
Uzávěrkové tiskové sestavy Akce - Uzávěrkové
operace, tiskové sestavy - Tiskové sestavy - Rekap.-Přehled plateb
5.8.2
Uzávěrkové tiskové sestavy Akce - Uzávěrkové
operace, tiskové sestavy - Tiskové sestavy - Rekap. - Přehled
za období
5.9
Tiskové sestavy a exporty Akce -Tiskové sestavy
a exporty - Aktuální stavy kont strávníků
5.14.2
Posun tříd Akce - Ukončení roku, příprava nového
- Posun tříd
5.14.3
Posun kategorií Akce - Ukončení roku, příprava
nového - Posun kategorií
5.14.4
Blokace odchozích tříd Akce - Ukončení roku,
příprava nového - Blokace odchozích tříd
4.1 Před zahájením školního roku
4. Provozní cykly jídelny.
Provoz školní jídelny je rozdělen do pravidelně se opakujících činností, ve kterých provádíme operace, jako je uzávěrka, potvrzování rozpisu, výpočet doplatků nebo záloh, vytvoření platebních médií a pod. Většinu těchto činností vykonáváme v měsíčních cyklech. V těchto případech není důležité přesné datum, kdy tyto činnosti provádíme, ale zda je uskutečňujeme před nebo po uplynutí příslušného měsíce. Z tohoto hlediska rozeznáváme tři režimy jídelny: zálohový, doplatkový a výběr pomocí jistiny. Činnosti vykonávané při těchto režimech jsou popsány v kap. 3. Stravné - základní činnosti a v kap. 5. Menu Akce. V této kapitole si uvedeme doporučený roční cyklus pro každý z těchto způsobů výběru peněz. U každé z činností uvádíme i cestu, kde v programu jmenované činnost provádíme. Upozorňujeme, že všechny jmenované činnosti jsou popsány v této publikaci.
Doporučujeme vybrat jeden ze tří cyklů před zavedením programu do ostrého provozu a používat ho po celé období. Změna je samozřejmě možná, ale v této učebnici ji nepopisujeme. V tom případě doporučujeme návštěvu servisního technika naší firmy ve Vaší provozovně, který požadovanou změnu v programu zajistí.
Součástí každého cyklu je pořizování zálohy dat po měsíční uzávěrce. Zálohujte vždy na diskety, které neobsahují starší zálohu dat. Zálohu proveďte po měsíční uzávěrce, diskety uschovejte a pro jiné zálohy je již nepoužívejte. Nikdy nemůžeme vědět, kdy budeme tuto zálohu dat potřebovat.
4.1 Před zahájením šk. roku
Před každým novým školním rokem provedeme v programu úpravy tak, aby byly všechny potřebné údaje zaktualizovány. Tyto úpravy děláme nezávisle na zvoleném cyklu. Uvádíme je tedy v samostatné kapitole.
1. Rušení zablokovaných strávníků
Rejstříky - Rejstříky strávníků - Rušení
2. Posun tříd
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Posun tříd
tlačítko v sekci Ukončení roku:
3. Posun kategorií
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Posun kategorií
tlačítko v sekci Ukončení roku:
4. Zavedení nových strávníků
Akce - Doplňkové funkce - Nový strávník
tlačítko v sekci Denní operace:
5. Úprava stravovacích zvyklostí
Akce - Doplňkové funkce - Oprava strávníka
tlačítko v sekci Denní operace:
Pro následující činnosti je určen Průvodce konfigurací, viz kap. 9.2 Průvodce konfigurací - úprava dat. V tomto průvodci jsou v logickém sledu seřazeny všechny níže uvedené funkce pro přecenění jednotlivých cenových položek. Uživatelé programu úrovně 1 nemají níže uvedené funkce přístupné a musejí proto použít Průvodce konfigurací. Uživatelé programu Stravné úroveň 7 a 4 mohou použít i níže uvedené funkce. O úrovních programu Stravné viz kap. 1.12. Úrovně funkčnosti.
6. Oprava cen ve vzorech jídelníčků.
Objednávky - Vzor jídelníčku na den - Různé - Přecenění vzorů
7. Oprava cen v kategoriích.
Rejstříky - Kategorie - Oprava
8. Oprava sazeb za ostatní platby.
Rejstříky - Kategorie - Položky - Ostatní platby - Oprava
9. Oprava sazeb za ubytování (je-li zavedeno).
Rejstříky - Kódy ubytování - Oprava
10. Oprava sazeb za školné (je-li zavedeno).
Rejstříky - Kódy školné - Oprava
4.2 Doplatkový způsob
Tímto způsobem vybíráme od strávníků peníze zpětně za jejich skutečnou spotřebu v uplynulém období. Spotřebu počítáme k poslednímu dni uplynulého měsíce (můžeme použít i výpočet aktuálních doplatků ke dni, kdy tento výpočet provádíme).
Před začátkem nového měsíce
1. Potvrzení rozpisu na další měsíc
Akce - Příprava na nový měsíc - Potvrzení rozpisu na měsíc
tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. Prodej obědů hotovostním strávníkům (průběžně)
Akce - Přihlášky a odhlášky - následující měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - aktuální měsíc
tlačítko v sekci Denní operace:
3. Hromadné přihlášení strávníků
Akce - Hromadné přihlášky a odhl. - jedna z variant
tlačítko v sekci Příprava měsíce:
4. Zjištění denních počtů jídel za účelem normování (průběžně)
Akce - Tiskové sestavy a exporty - Počty jídel denní
Tlačítko v sekci Denní operace:
Po uplynutí minulého měsíce
1. První stravný den v měsíci, poprvé k 1.9. - zaúčtování částek za ubytování či školné (je-li zavedeno)
Akce - Příprava na nový měsíc - Předpis plateb za ubytování (školné)
tlačítka v sekci Příprava měsíce:
2. Provedení řádné uzávěrky za minulý měsíc
Akce - Uzávěrkové operace,tisk.sestavy - Řádná uzávěrka
tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
3. Tisk uzávěrkových sestav
Akce - Uzávěrkové operace,tisk.sestavy - Tiskové sestavy dle požadavků
tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
4. Výpočet doplatků
Akce - Výpočet doplatků - Výpočet doplatků za minulý měsíc
tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
5. Vytvoření platebních médií - Inkaso-výběr nedoplatků
Akce - Platební média Inkaso - vybereme jednu z variant
tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
6. Tisk faktur za spotřebu a za dotace a zápis do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso-faktury za spotřebu
Akce - Platební média Inkaso - Zápis faktur za spotřebu do plateb
tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso-faktury za dotace
tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
7. Přehled srážek ze mzdy a zápis do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Přehled srážek ze mzdy
Akce - Platební média Inkaso - Zápis srážek do plateb
tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
8. Zápis plateb došlých na účet našeho zařízení (průběžně)
Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
tlačítko v sekci Denní operace:
9. Zjištění denních počtů jídel za účelem normování (průběžně)
Akce - Tiskové sestavy a exporty - Počty jídel denní
Tlačítko v sekci Denní operace:
V měsíci červenci
1. Provedení řádné uzávěrky za minulý měsíc
Akce - Uzávěrkové operace,tisk.sestavy - Řádná uzávěrka
tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. Tisk uzávěrkových sestav
Akce - Uzávěrkové operace,tisk.sestavy - Tiskové sestavy dle požadavků
tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
3. Výpočet doplatků
Akce - Výpočet doplatků - Výpočet doplatků za minulý měsíc
tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
4. Vytvoření platebních médií - Inkaso-výběr nedoplatků
Akce - Platební média Inkaso - vybereme jednu z variant
tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
5. Tisk faktur za spotřebu a za dotace a zápis do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso-faktury za spotřebu
Akce - Platební média Inkaso - Zápis faktur za spotřebu do plateb
tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso-faktury za dotace
tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
6. Přehled srážek ze mzdy a zápis do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Přehled srážek ze mzdy
Akce - Platební média Inkaso - Zápis srážek do plateb
tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
7. Zápis plateb došlých na účet našeho zařízení (průběžně)
Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
tlačítko v sekci Denní operace:
8. Zablokování odcházejících strávníků
Akce - Doplňkové funkce - Oprava strávníka
tlačítko v sekci Oprava strávníka:
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Blokace odchozích tříd
tlačítko v sekci Ukončení roku:
4.3 Zálohový způsob
Zálohovým způsobem vybíráme peníze od strávníků tak, že jim spočteme jejich předpokládanou spotřebu na další měsíc a tu od nich vybíráme. Pro určení výše zálohy může být v programu několik variant (Akce - Výpočet záloh). Doporučujeme vybrat si jednu variantu a tu používat dlouhodobě.
Pozn.: Níže uvedený doporučovaný postup vypočítá zálohy strávníkům podle jejich skutečně přihlášené stravy na budoucí období.
Před začátkem nového měsíce
1. Potvrzení rozpisu na další měsíc
Akce - Příprava na nový měsíc - Potvrzení rozpisu na měsíc
tlačítko v sekci Příprava měsíce:
2. Zaúčtování částek za ubytování či školné (je-li zavedeno)
Akce - Příprava na nový měsíc - Předpis plateb za ubytování (školné)
tlačítka v sekci Příprava měsíce:
3. Hromadné přihlášení strávníků
Akce - Hromadné přihlášky a odhl. - vybereme jednu z variant.
tlačítko v sekci Příprava měsíce:
4. Výpočet záloh
Akce - Výpočet záloh - Výpočet záloh dle objednávek
tlačítka v sekci Zálohy + platební média:
5. Vytvoření platebních médií - Inkaso-výběr nedoplatků
Akce - Platební média Inkaso - vybereme jednu z variant
tlačítka v sekci Zálohy + platební média:
6. Prodej obědů hotovostním strávníkům (průběžně)
Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Následující měsíc
tlačítko v sekci Denní operace:
7. Zápis plateb došlých na účet našeho zařízení (průběžně)
Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
tlačítko v sekci Denní operace:
8. Zjištění denních počtů jídel za účelem normování (průběžně)
Akce - Tiskové sestavy a exporty - Počty jídel denní
Tlačítko v sekci Denní operace:
Po uplynutí minulého měsíce
1. Provedení řádné uzávěrky za minulý měsíc
Akce - Uzávěrkové operace,tisk.sestavy - Řádná uzávěrka
tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. Tisk uzávěrkových sestav
Akce - Uzávěrkové operace,tisk.sestavy - Tiskové sestavy dle požadavků
tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
3. Tisk faktur za spotřebu a za dotace a zápis do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso-faktury za spotřebu
Akce - Platební média Inkaso - Zápis faktur za spotřebu do plateb
tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso-faktury za dotace
tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
4. Výpočet doplatků pro přehled srážek ze mzdy
Akce - Výpočet doplatků - Výpočet doplatků za minulý měsíc
tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
5. Přehled srážek ze mzdy a zápis do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Přehled srážek ze mzdy
Akce - Platební média Inkaso - Zápis srážek do plateb
tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
6. Zápis plateb došlých na účet našeho zařízení (průběžně)
Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
tlačítko v sekci Denní operace:
7. Zjištění denních počtů jídel za účelem normování (průběžně)
Akce - Tiskové sestavy a exporty - Počty jídel denní
Tlačítko v sekci Denní operace:
V měsíci červnu
1. Provedení řádné uzávěrky za květen
Akce - Uzávěrkové operace,tisk.sestavy - Řádná uzávěrka
tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. Tisk uzávěrkových sestav
Akce - Uzávěrkové operace,tisk.sestavy - Tiskové sestavy dle požadavků
tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
3. Tisk faktur za spotřebu a za dotace a zápis do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso-faktury za spotřebu
Akce - Platební média Inkaso - Zápis faktur za spotřebu do plateb
tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso-faktury za dotace
tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
4. Výpočet doplatků pro přehled srážek ze mzdy
Akce - Výpočet doplatků - Výpočet doplatků za minulý měsíc
tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
5. Přehled srážek ze mzdy a zápis do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Přehled srážek ze mzdy
Akce - Platební média Inkaso - Zápis srážek do plateb
tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
6. Zápis plateb došlých na účet našeho zařízení (průběžně)
Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
tlačítko v sekci Denní operace:
7. Zjištění denních počtů jídel za účelem normování (průběžně)
Akce - Tiskové sestavy a exporty - Počty jídel denní
Tlačítko v sekci Denní operace:
V měsíci červenci
1. Provedení řádné uzávěrky za červen
Akce - Uzávěrkové operace,tisk.sestavy - Řádná uzávěrka
tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. Tisk uzávěrkových sestav
Akce - Uzávěrkové operace,tisk.sestavy - Tiskové sestavy dle požadavků
tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
3. Výpočet přeplatků strávníků
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Vrácení přeplatků pro B, S, P po 30.6. - Výpočet aktuálních přeplatků
tlačítko v sekci Ukončení roku:
4. Vytvoření platebních médií pro vrácení přeplatků a zápis do plateb
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Vrácení přeplatků pro B, S, P po 30.6. - vybereme používané varianty úhrady
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Vrácení přeplatků pro B, S, P po 30.6. - Zápis diskety pro spoř. do plateb
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Vrácení přeplatků pro B, S, P po 30.6. - Zápis hromadných příkazů do plateb
tlačítka v sekci Ukončení roku:
Složenkovým strávníkům vracíme peníze v hotovosti.
5. Tisk faktur za spotřebu a za dotace a zápis do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso-faktury za spotřebu
Akce - Platební média Inkaso - Zápis faktur za spotřebu do plateb
tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso-faktury za dotace
tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
6. Výpočet doplatků pro přehled srážek ze mzdy
Akce - Výpočet doplatků - Výpočet doplatků za minulý měsíc
tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
7. Přehled srážek ze mzdy a zápis do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Přehled srážek ze mzdy
Akce - Platební média Inkaso - Zápis srážek do plateb
tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
8. Zápis plateb došlých na účet našeho zařízení (průběžně)
Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
tlačítko v sekci Denní operace:
9. Zablokování odcházejících strávníků
Akce - Doplňkové funkce - Oprava strávníka
tlačítko v sekci Denní operace:
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Blokace odchozích tříd
tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
4.4 Záloha jistinou
Záloha jistinou kombinuje dohromady zálohový a doplatkový způsob výběru peněz od strávníků. Na počátku stravovacího období vybereme od strávníků zálohu v určité výši. Po uplynutí prvního stravovacího měsíce spočítáme strávníkům pomocí uzávěrky jejich skutečnou spotřebu a tuto částku od strávníků vybereme. Tím dorovnáme výši jejich zálohy na původní výši. Tak je zajištěno, že máme na svém kontě od každého strávníka dostatečné množství finančních prostředků, a to i v případě, že strávník z jakéhokoliv důvodu doplatek za skutečnou spotřebu neuhradí.
Pozn.: V uvedeném cyklu strháváme jistinu strávníkům na dvakrát. Je to ohleduplnější vůči strávníkům, ale jídelnu to stojí poplatky za bankovní převody. Pokud chceme jistinu vybrat najednou, použijeme v srpnu funkci Stržení počáteční jistiny. V měsíci září pak již žádné peníze od strávníků nevybíráme.
Před začátkem nového stravovacího období (v měsíci srpnu)
1. Stržení první poloviny počáteční jistiny
Akce - Záloha jistinou - Stržení 1/2 počáteční jistiny
2. Vytvoření platebních médií - Inkaso-výběr nedoplatků a zápis do plateb
Akce - Platební média Inkaso - vybereme používané varianty inkasa
Akce - Platební média Inkaso - Zápis diskety pro spoř. do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Zápis hromadných příkazů do plateb
tlačítka v sekci Zálohy + platební média:
3. Potvrzení rozpisu na další měsíc
Akce - Příprava na nový měsíc - Potvrzení rozpisu na měsíc
tlačítko v sekci Příprava měsíce:
4. Prodej obědů hotovostním strávníkům (průběžně)
Akce - Přihlášky a odhlášky - Následující měsíc
tlačítko v sekci Denní operace:
5. Hromadné přihlášení strávníků
Akce - Hromadné přihlášky a odhl. - jedna z variant
tlačítko v sekci Příprava měsíce:
6. Zápis plateb došlých na účet našeho zařízení (průběžně)
Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
tlačítko v sekci Denní operace:
7. Zjištění denních počtů jídel za účelem normování (průběžně)
Akce - Tiskové sestavy a exporty - Počty jídel denní
Tlačítko v sekci Denní operace:
První měsíc stravování (měsíc září)
1. První stravný den měsíci - zaúčtování částek za ubytování či školné (je-li zavedeno)
Akce - Příprava na nový měsíc - Předpis plateb za ubytování (školné)
tlačítka v sekci Příprava měsíce:
2. Provedení řádné uzávěrky za minulý měsíc.
Akce - Uzávěrkové operace,tisk.sestavy - Řádná uzávěrka
tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
3. Tisk uzávěrkových sestav
Akce - Uzávěrkové operace,tisk.sestavy - Tiskové sestavy dle požadavků
tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
4. Tisk faktur za spotřebu a za dotace a zápis do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso-faktury za spotřebu
Akce - Platební média Inkaso - Zápis faktur za spotřebu do plateb
tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso-faktury za dotace
tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
5. Výpočet doplatků pro přehled srážek ze mzdy
Akce - Výpočet doplatků - Výpočet doplatků za minulý měsíc
tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
6. Přehled srážek ze mzdy a zápis do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Přehled srážek ze mzdy
Akce - Platební média Inkaso - Zápis srážek do plateb
tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
7. Stržení druhé poloviny počáteční jistiny
Akce - Záloha jistinou - Stržení 1/2 počáteční jistiny
8. Vytvoření platebních médií - Inkaso-výběr nedoplatků a zápis do plateb
Akce - Platební média Inkaso - vybereme používané varianty inkasa
Akce - Platební média Inkaso - Zápis diskety pro spoř. do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Zápis hromadných příkazů do plateb
tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
9. Potvrzení rozpisu na další měsíc
Akce - Příprava na nový měsíc - Potvrzení rozpisu na měsíc
tlačítko v sekci Příprava měsíce:
10. Prodej obědů hotovostním strávníkům (průběžně)
Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Následující měsíc
tlačítka v sekci Denní operace:
11. Hromadné přihlášení strávníků na další měsíc
Akce - Hromadné přihlášky a odhl. - jedna z variant
tlačítko v sekci Příprava měsíce:
12. Zápis plateb došlých na účet našeho zařízení (průběžně)
Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
tlačítko v sekci Denní operace:
13. Zjištění denních počtů jídel za účelem normování (průběžně)
Akce - Tiskové sestavy a exporty - Počty jídel denní
Tlačítko v sekci Denní operace:
Po uplynutí minulého měsíce (říjen - červen)
1. První stravný den v měsíci - zaúčtování částek za ubytování či školné (je-li zavedeno)
Akce - Příprava na nový měsíc - Předpis plateb za ubytování (školné)
tlačítka v sekci Příprava měsíce:
2. Provedení řádné uzávěrky za minulý měsíc
Akce - Uzávěrkové operace,tisk.sestavy - Řádná uzávěrka
tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
3. Tisk uzávěrkových sestav
Akce - Uzávěrkové operace,tisk.sestavy - Tiskové sestavy dle požadavků
tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
4. Výpočet doplatků do jistiny
Akce - Záloha jistinou - Doplatek do jistiny
5. Vytvoření platebních médií - Inkaso-výběr nedoplatků a zápis do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Vybereme používané varianty inkasa
Akce - Platební média Inkaso - Zápis diskety pro spoř. do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Zápis hromadných příkazů do plateb
tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
6. Tisk faktur za spotřebu a za dotace a zápis do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso-faktury za spotřebu
Akce - Platební média Inkaso - Zápis faktur za spotřebu do plateb
tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso-faktury za dotace
tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
7. Výpočet doplatků pro přehled srážek ze mzdy
Akce - Výpočet doplatků - Výpočet doplatků za minulý měsíc
tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
8. Přehled srážek ze mzdy a zápis do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Přehled srážek ze mzdy
Akce - Platební média Inkaso - Zápis srážek do plateb
tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
9. Zápis plateb došlých na účet našeho zařízení (průběžně)
Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
tlačítko v sekci Denní operace:
10. Zjištění denních počtů jídel za účelem normování (průběžně)
Akce - Tiskové sestavy a exporty - Počty jídel denní
Tlačítko v sekci Denní operace:
Po uplynutí stravovacího období (červenec)
1. Provedení řádné uzávěrky za minulý měsíc
Akce - Uzávěrkové operace,tisk.sestavy - Řádná uzávěrka
tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
2. Tisk uzávěrkových sestav
Akce - Uzávěrkové operace,tisk.sestavy - Tiskové sestavy dle požadavků
tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
3. Výpočet částky k vrácení ze zbylé jistiny
Akce - Záloha jistinou - Vrácení zbytku jistiny
4. Platební média pro vrácení zbylé jistiny a zápis do plateb
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Vrácení přeplatků pro B, S, P po 30.6. - vybereme používané varianty úhrady
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Vrácení přeplatků pro B, S, P po 30.6. - Zápis diskety pro spoř. do plateb
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Vrácení přeplatků pro B, S, P po 30.6. - Zápis hromadných příkazů do plateb
tlačítka v sekci Ukončení roku:
Složenkovým strávníkům vracíme peníze hotově.
5. Tisk faktur za spotřebu a za dotace a zápis do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso-faktury za spotřebu
Akce - Platební média Inkaso - Zápis faktur za spotřebu do plateb
tlačítka v sekci Uzávěrkové operace:
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso-faktury za dotace
tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
6. Výpočet doplatků pro přehled srážek ze mzdy
Akce - Výpočet doplatků - Výpočet doplatků za minulý měsíc
tlačítko v sekci Doplatky + platební média:
7. Přehled srážek ze mzdy a zápis do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Přehled srážek ze mzdy
Akce - Platební média Inkaso - Zápis srážek do plateb
tlačítka v sekci Doplatky + platební média:
8. Zápis plateb došlých na účet našeho zařízení (průběžně)
Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
tlačítko v sekci Denní operace:
9. Zablokování odcházejících strávníků
Akce - Doplňkové funkce - Oprava strávníka
tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Blokace odchozích tříd
tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
V textu této kapitoly jsou uvedeny i funkce, které nejsou v programu Stravné úroveň 1 nebo úroveň 4 zpřístupněny. Na tuto skutečnost vždy u příslušné kapitoly upozorníme. O Úrovních funkčnosti viz kap. 1.12 Úrovně funkčnosti.
5.5 Hromadné přihlášky a odhlášky
5.7 Zkušební uzávěrka a sestavy
5.8 Uzávěrkové operace, tiskové sestavy
5.14 Ukončení roku, příprava nového
5. Menu Akce
Pomocí menu Akce můžeme ovládat celý program, aniž bychom se museli přesouvat do jiných míst programu. Po nahrání příkladových dat se v menu Akce objeví základní akce, které jsou potřeba k provozování programu v jídelně. Je zde však mnoho různých variant použití, neboť v různých jídelnách platí různá pravidla, např. pro výpočet záloh. Je proto na uživateli, aby se rozhodl, které varianty bude využívat, a ty pak na příkladu dat řádně nacvičil. Ty, které užívat nebude, je později dokonce možné skrýt. Stejně tak je možné do tohoto menu přidat funkce, které nalezneme v jiných místech programu. Úpravu menu Akce může provádět jen zkušený uživatel programu a před touto činností je navíc nutné provést zálohu dat. Jednoduché úpravy lze provést i po telefonu na horké lince, složitější úpravy lze řešit pomocí placené servisní návštěvy.
Jakmile zjistíte, že vám menu Akce nevyhovuje nebo něčemu nerozumíte, kontaktujte nás na horké lince. Rádi vám zde zodpovíme všechny vaše dotazy.
Menu Akce může též obsahovat moduly, které jsou v tomto manuálu popisovány v samostatných kapitolách, např. kap. 11. Bezstravenkový systém, identifikační média, kap. 12. Modul Internet, a.j. V textu této kapitoly jsou pak tyto položky menu Akce vynechány. Podrobně jsou popsány v příslušných kapitolách týkajících se jednotlivých přídavných modulů.
Menu Akce
5.1.5 Nastavení parametrů objednávek
5.1 Přihlášky a odhlášky
Akce - Přihlášky a odhlášky
V tomto menu jsou volby pro přihlášky a odhlášky jednotlivých strávníků. Objednávky strávníků můžeme přijímat na různá období. Podle období, se kterým chceme dále pracovat, je toto menu dále rozděleno. Platí zde jedna důležitá zásada: na období pro objednávání musí být v programu definovány jídelníčky (Objednávky - Jídelníčky). Pro tvorbu jídelníčků je v menu Akce připravena funkce Potvrzení rozpisu na měsíc v položce menu Příprava na nový měsíc, viz kap 5.4.1 Potvrzení rozpisu na měsíc. Dále platí zásada, že strávníky můžeme přihlašovat či odhlašovat jen v období, za které ještě nebyla provedena řádná měsíční uzávěrka.
5.1.1 Aktuální měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc
Po zvolení této funkce se objeví tabulka Pokladna-identifikace strávníka. V položce Identifikace strávníka zadáme strávníka, jemuž chceme objednávky v programu provést. Pro jeho identifikaci máme několik možností:
- Zapíšeme jméno strávníka a stiskneme klávesu Enter.
- Zapíšeme evidenční číslo strávníka a stiskneme klávesu Enter.
- Zapíšeme část jména strávníka, stiskneme klávesu Enter, čímž se zobrazí zúžený seznam strávníků, kde vybereme požadovaného strávníka a přeneseme jej zpět stiskem klávesy Enter.
- Stiskneme klávesu F2, čímž se dostaneme do databáze všech strávníků, kde vyhledáme námi požadovaného strávníka a dalším stiskem klávesy F2 jej přeneseme.
- Máme-li v jídelně zaveden systém kreditních karet, zasuneme kartu do pokladního terminálu nebo přiblížíme čip a stiskneme klávesu F3.
- Napíšeme znak #, za něj číslo karty strávníka a stiskneme klávesu Enter. Pokud se nám nedaří na klávesnici napsat znak #, stiskneme pomocí myši v dialogovém okně tlačítko s tímto znakem, který se pak automaticky zapíše do řádku pro identifikaci strávníka.
Po zadání strávníka se dostaneme do tabulky Přihlášky a odhlášky, kde vidíme kromě údajů strávníka i rozpis varných a nevarných dnů jednotlivých druhů jídla s vyznačeným stavem aktuálních přihlášek strávníka. Ty můžeme měnit tak, že si najedeme Šipkami na požadovaný záznam a Mezerníkem změníme aktuální stav. Uvedeme si významy jednotlivých stavů:
1 - 9 - přihlášený druh jídla
N - dosud nepřihlášeno
n - odhlášeno
Současně s prováděnými přihláškami a odhláškami se strávníkovi mění stav aktuálního konta, což můžeme sledovat v pravé horní části tabulky v položce Konto.
Dialog pro přihlášky a odhlášky
Na obrázku vidíme dialog pro přihlášky strávníka Pacovského. V tabulce vidíme všechny potřebné informace. Stav konta strávníka je nyní 225,-- Kč (strávník má přeplatek). Vidíme, že od 26. 11. nebyla strávníkovi provedena žádná přihláška, neboť má uveden v těchto dnech stav N (= dosud nepřihlášeno). Naopak v týdnu od 19. 11. do 23. 11. má strávník jídlo odhlášeno, vidíme zde příznak n (=odhlášeno).
Dále vidíme ve spodní části tlačítka. Vysvětlíme si jejich význam:
Karta v RS - Pomocí tohoto tlačítka se dostaneme na evidenční kartu strávníka uloženou v tabulce Rejstřík strávníků (Rejstříky - Rejstřík strávníků). Pokud tedy potřebujeme něco rychle opravit v kartě strávníka, použijeme toto tlačítko. Pozor ale, provedené změny se projeví až při dalším vstupu do objednávek daného strávníka.
Objednávky - Touto volbou se dostaneme do seznamu objednávek daného strávníka. Tuto cestu používáme jen pro prohlížení záznamů daného strávníka.
Platby - Toto tlačítko zobrazí seznam všech provedených plateb daného strávníka. Pokud v této tabulce zapíšeme strávníkovi nějaké platby, změny se projeví až při dalším vstupu do objednávek daného strávníka.
Uzávěrky - Seznam uzávěrek daného strávníka. Tuto volbu používáme pouze pro prohlížení záznamů daného strávníka.
Přidělení karty - Toto tlačítko se týká práce s identifikačními médii v bezstravenkových systémech. Tuto problematiku řeší samostatně kap. 11. Bezstravenkový systém, identifikační média.
Ostatní funkce - Tímto tlačítkem si vyvoláme menu pro rychlé přihlašování a odhlašování strávníků, a nejen to, je zde shromážděno mnoho dalších funkcí, které se týkají daného strávníka. Toto menu především umožňuje mimo jiné provádět elegantně a rychle přihlášky či odhlášky pro více dnů najednou. Doporučujeme jednotlivé povely tohoto menu vyzkoušet na příkladu dat tak, aby byla činnost s přihláškami či odhláškami co nejefektivnější. Tento dialog lze vyvolat též stisknutím klávesy F3. V tabulce Ostatní funkce je u některých záznamů též uvedena tzv. "horká klávesa". Pokud si ji zapamatujeme a použijeme v dialogu pro přihlášky a odhlášky, nemusíme již do tabulky ostatních funkcí vstupovat. Naše práce se tak mnohem víc urychlí.
Zrušením dialogu klávesou Esc nebo potvrzením tlačítka Storno opustíme dialog pro přihlášky a odhlášky a žádné objednávky strávníka se neuloží. Pokud provedeme přihlášky či odhlášky podle požadavků, celý záznam uložíme stiskem kláves Ctrl+W nebo poklepáním na tlačítko OK.
Tím se dostáváme do formuláře Platba. Zde je třeba postupovat s velikou obezřetností a na příkladu dat si řádně nacvičit tento mechanismus plateb. Program se v tomto případě chová tak, že se snaží stav konta strávníka vyrovnávat na nulu. Pokud má strávník po provedených změnách nedoplatek, program tuto částku navrhne v položce K platbě (i když zatím k žádnému placení nedošlo) s kladnou hodnotou. Pokud má strávník přeplatek, program tuto částku navrhne opět v položce K platbě (i když zatím k žádnému vrácení nedošlo) se zápornou hodnotou. Zda k takto navrženým platbám skutečně dojde, vyjádříme pomocí položky Typ platby. Pomlčka bez vyjádření typu platby znamená, že k žádnému pohybu peněz nedojde a po uložení stiskem kláves Ctrl+W (nebo potvrzením tlačítka Uložit) program eviduje strávníkovi jak provedené přihlášky a odhlášky, tak vzniklý přeplatek či nedoplatek do dalšího období. Pokud ale pomocí Mezerníku vyplníme konkrétní typ platby a uložíme stiskem kláves Ctrl+W (nebo potvrzením tlačítka Uložit), program pohyb peněz strávníkovi zapíše s příslušným příznakem způsobu platby (hotově, sporožiro, účet apod.) do tabulky plateb (Objednávky - Platby).
Dialog Platba
Může se stát, že má strávník zaplatit částku k vyrovnání dluhu a nemůžeme zpět vrátit drobné mince nebo strávník vrácení peněz nepožaduje a chce si přebývající obnos ponechat v programu jako přeplatek do budoucího období. Na příkladu vidíme, že strávník má zaplatit částku 765,-- Kč (tuto sumu program navrhuje v položce K platbě). Strávník ale zaplatí ve skutečnosti celkem 1 000,-- Kč. V tom případě změníme částku v položce K platbě na hodnotu 1000.00. Protože se jedná o strávníka hotovostního, je automaticky předvyplněn typ platby Hotově. Záznam uložíme stiskem kláves Ctrl+W nebo poklepáním myší na tlačítko Uložit. Tím se strávníkovi zapsala platba ve výši 1 000,-- Kč a zároveň strávníkovi vznikl přeplatek 235,-- Kč, který bude použit na uhrazení jeho dalších objednávek.
Tlačítko Vyrovnání hotovosti vyvolá dialog, ve kterém můžeme zadat částku přijímanou od strávníka, jestliže se liší od částky k zaplacení. Program pak spočítá, jakou částku máme strávníkovi vrátit.
Po uložení dialogu pro platbu se opět objeví dialog pro identifikaci dalšího strávníka. Ještě než k jeho identifikaci přistoupíme, můžeme zde strávníkovi předešlému vytisknout pokladní doklad o zaplacené částce. Uděláme to tak, že stiskneme klávesu F7 nebo potvrdíme tlačítko Doklad. Zobrazí se pokladní doklad pro předešlou platbu. Potvrdíme tlačítko Tisk, čímž se dostaneme do obecného dialogu pro tisk. Dalším potvrzením tlačítka Tisk doklad vytiskneme. Stiskem klávesy Esc se dostáváme do dialogu pro identifikaci dalšího strávníka.
Pozn.: K zápisu uskutečněných přihlášek a odhlášek dojde až po uložení dialogu Platba stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrzením tlačítka Uložit. Častou chybou je opuštění tohoto dialogu stiskem klávesy Esc, protože k žádné platbě nedochází. Tím se ale zruší i předchozí přihlášky či odhlášky strávníků. Pamatujme si: Chceme-li uložit přihlášky a odhlášky provedené v dialogovém okně Přihlášky a odhlášky, musíme dialogové okno Platba uložit stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrzením tlačítka Uložit. Doporučujeme velmi pečlivě nacvičit na příkladu dat přihlášky a odhlášky strávníků a provádění plateb ještě před ostrým provozem programu. Při těchto pokusech, ale i kdykoliv později, můžeme správnost naší činnosti ověřit v tabulce pro platby (Objednávky - Platby) a v tabulce pro přihlášky a odhlášky (Objednávky - Objednávky).
5.1.2 Následující měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Následující měsíc
Pomocí této volby provádíme přihlášky či odhlášky strávníků na další měsíc. Platí zde stejné postupy a pravidla jako při volbě varianty Aktuální měsíc, viz kap. 5.1.1 Aktuální měsíc.
5.1.3 Zvolené období
Akce - Přihlášky a odhlášky - Zvolené období
Pomocí tohoto příkazu provádíme v programu přihlášky a odhlášky strávníků na libovolně zvolené období. Tuto volbu používáme zpravidla ke konci měsíce, kdy potřebujeme současně pracovat v obou měsících. Po potvrzení volby se objeví tabulka pro vyplnění počátečního a koncového data období pro objednávání. Data opravíme, nebo rovnou potvrdíme klávesou Enter. Další práce je totožná jako u voleb Aktuální měsíc a Následující měsíc, viz kap. 5.1.1 Aktuální měsíc.
5.1.4 Minulý měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Minulý měsíc
Tato funkce slouží ke zpětné opravě přihlášek a odhlášek v uplynulém měsíci před provedením řádné uzávěrky za minulý měsíc.
5.1.5 Nastavení parametrů objednávek
Akce - Přihlášky a odhlášky - Nastavení parametrů objednávek
Pomocí této funkce nastavujeme různé hodnoty, se kterými bude program pracovat v přihláškách a odhláškách.
Nastavení těchto hodnot ponecháme tak, jak jsou definována z příkladu dat. V případě požadavku na změnu hodnot kontaktujte horkou linku, kde bude dohodnut další postup (pomoc po telefonu, servisní návštěva apod.). Pokud budete přeci jen měnit hodnoty sami, nezapomeňte si předtím provést zálohu dat.
5.2.5 Vyrovnání kont společných plátců
5.2.6 Stav hotovosti v pokladně
5.2.7 Pokladna - příjem a odvod peněz
5.2.8 Obrat hotovosti za období
5.2.11 Import souboru s výpisy do programu
5.2.12 Přiřazení plateb BÚ z výpisů
5.2 Funkce z plateb
Akce - Funkce z plateb
Do tohoto menu jsou soustředěny peněžní operace, které se provádějí nezávisle na přihláškách a odhláškách strávníků.
5.2.1 Příjem a výdej peněz
Akce - Funkce z plateb - Příjem a výdej peněz
Může se stát, že strávník přijde zaplatit dluh, a přitom nebude chtít změnit stav přihlášených jídel. Normálně bychom museli projít celou proceduru dialogu pro přihlašování a odhlašování, než bychom se dostali do tabulky pro příjem a výdej peněz. Abychom tuto akci urychlili, můžeme využít této volby. Identifikujeme strávníka, čímž se dostaneme rovnou do dialogu pro výběr peněz. Zde vyplníme příslušnou částku do položky K platbě.
Kladně zapisujeme částky, které do pokladny přijímáme, se záporným znaménkem zapisujeme částky, které z pokladny vydáváme.
Protože výběr peněz se týká převážně hotovostních strávníků, program vyplní hotovostním strávníkům v položce Typ platby příznak hotově automaticky. Mezerníkem můžeme vybrat i jiný typ platby. Nezapomeneme záznam uložit. Tím se dostaneme opět do dialogu pro identifikaci strávníka. Ještě než identifikujeme dalšího strávníka, můžeme po stisknutí klávesy F7 vytisknout pokladní doklad strávníkovi předešlému. Celý dialog pro výběr peněz opustíme stiskem klávesy Esc. O problematice výběru peněz viz též kap. 5.1 Přihlášky a odhlášky.
5.2.2 Zápis nové platby
Akce - Funkce z plateb - Zápis nové platby
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Tato funkce se ve standardním provozu programu běžně neužívá. Je to pomocná akce sloužící k řešení nouzových situací. Po zvolení této akce se objeví karta Zápis nové platby, ve které vyplňujeme následující položky:
Ev. číslo - Vyplníme evidenční číslo strávníka buď přímo, nebo pomocí klávesy F2. Vyplněním evidenčního čísla strávníka dojde automaticky k vyplnění jeho jména, a pokud má v kartě strávníka zapsáno, tak i jeho variabilního symbolu.
Datum - Vyplníme datum platby. Toto datum bude zapsáno spolu s platbou do tabulky plateb a může tedy ovlivnit stav uzávěrek. Zásadně se vyplňuje skutečné datum platby.
Částka - Vyplníme zaplacenou částku.
Typ platby - Vyplníme ručně nebo pomocí klávesy F2 typ platby.
Doklad - Stručně popíšeme účel platby (např. stravné 09/2006).
Máme-li všechny položky korektně vyplněny, uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrzením tlačítka OK. Tím dojde k současnému zápisu platby do databáze plateb a k opuštění dialogu pro zápis nové platby.
Zápis nové platby
5.2.3 Zápis plateb dle VS
Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
Pozn.: Funkci NEUŽÍVAJÍ majitelé modulu Banka, z něhož se platby importují jiným způsobem. Viz kap. 10. Modul Banka.
Tuto funkci používáme k zápisu plateb, které dojdou na účet našeho zařízení. Platby opisujeme do programu z bankovního výpisu. Jedině tím zajistíme, že do programu zapíšeme jen platby, které skutečně na účet našeho zařízení došly (např. ústřižek složenky není platebním dokladem). Doporučeným variabilním symbolem těchto plateb je rodné číslo strávníka. Po potvrzení volby Zápis plateb dle VS se dostaneme do tabulky Zápis nové platby, kde vyplňujeme následující položky:
Typ platby - Vyplňujeme B (=běžný účet). Chceme-li jiný typ platby, můžeme jej vybrat pomocí klávesy F2.
Doklad - Stručně popíšeme účel platby, v praxi se zapisuje číslo bankovního výpisu.
Datum - Vyplníme datum bankovního výpisu.
V další položce měníme Mezerníkem variantu, podle které budeme strávníka identifikovat. Doporučujeme používat Variabilní symbol. Do další části této položky vyplníme příslušný identifikační znak (variabilní symbol, evidenční číslo nebo jméno) a potvrdíme klávesou Enter.
Ev. číslo, Jméno a Variabilní symbol - Tyto položky se vyplní automaticky.
Částka - Vyplníme hodnotu uvedenou na bankovním výpisu a potvrdíme ji stiskem klávesy Enter.
Tím se platba prozatímně zařadí do Seznamu zapsaných plateb. Zatím tato platba není nikde v programu zapsána. Je pouze připravena k zapsání. Nabídne se opět dialog pro zapsání další nové platby. Kurzor se automaticky nachází v položce pro zadání Variabilního symbolu (nebo jiného identifikačního znaku podle námi zvolené varianty).
Zapsané platby dle VS
Pokračujeme zápisem další platby. Platby se automaticky řadí do seznamu. Ale stále nejsou nikde uloženy. Všechny platby v seznamu uložíme tak, že potvrdíme tlačítko OK nebo stiskneme klávesy Ctrl+W. Pak se platby zapíší do tabulky Platby (Objednávky - Platby). Pokud potvrdíme tlačítko Storno nebo stiskneme klávesu Esc, k žádnému uložení plateb nedojde a celý seznam plateb se zruší.
5.2.4 Zápis nového avíza
Akce - Funkce z plateb - Zápis nového avíza
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Práce s touto funkcí je totožná jako při zápisu nové platby, viz. kap. 5.2.2 Zápis nové platby, s tím rozdílem, že všechny záznamy zde pořízené zařadí program do tabulky Avíza plateb (Objednávky - Avíza plateb). Zde jsou záznamy o avizovaných platbách strávníka (např. strávník předloží zaplacenou složenku, ale jídelna neví, zda částka již přišla na její účet, v tomto případě tedy zapíše avízo platby).
Avíza platby jsou pak započítávána do aktuálního stavu konta strávníka a tím pádem se může strávník přihlásit. Jídelna má ovšem stále přehled o tom, že strávník nemá platbu potvrzenou příchodem peněz na účet jídelny. Po připsání částky na účet je automaticky avízo označeno jako uhrazené (datum úhrady), pokud je zapsaná platba se stejným typem platby a částkou. Avíza se započítávají ve všech funkcích do aktuálního stavu konta strávníka s výjimkou dílčích uzávěrek a tím pádem měsíční uzávěrky, kam se započte až skutečná platba.
Zápis nového avíza
5.2.5 Vyrovnání kont společných plátců
Akce - Funkce z plateb - Vyrovnání kont společných plátců
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Tuto funkci uživatel použije, pokud má zaveden v programu systém hlavního a vedlejšího plátce. Více o této problematice viz kap. 6.11 Společné úhrady za sourozence - zavedení systému hlavního a vedlejšího plátce. Na stejném místě je popsáná práce s touto funkcí.
5.2.6 Stav hotovosti v pokladně
Akce - Funkce z Plateb - Stav hotovosti v pokladně
Pokud vybíráme od strávníků peníze v hotovosti, je nutné provést každý den inventuru pokladny. Spuštěním této funkce zjistíme, kolik peněz jsme od strávníků vybrali v daný den a kolik peněz máme mít v pokladně celkem.
Stav hotovosti v pokladně
V dialogu pro zadání doplňujících údajů pro tisk sestavy zadáváme:
Stav pokladny ke dni - zde vyplníme datum, ke kterému požadujeme vytisknout stav pokladny.
Zdroj informace- zde vyplníme pomocí nápovědy tzv. Zdroj informace, podle kterého požadujeme sestavu vytisknout. Můžeme mít například v systému dvě různé pokladny a výběr hotových peněz se zapisuje vždy pro každé místo s příslušným zdrojem informace. Pak můžeme pomocí tohoto údaje získat přehled o tržbách na jednotlivých pokladnách odděleně.
Rozpis podle typů plateb - zaškrtávací políčko pro volbu, zda chceme sestavu členit podle typů plateb.
Rozpis podle zdrojů informace - jestliže používáme v systému při výběru peněz různé zdroje informace (viz výše v tomto odstavci), můžeme si nechat pomocí tohoto zaškrtávacího políčka nechat rozdělit výpis plateb právě pomocí těchto zdroje informace.
Po vyplnění všech požadovaných parametrů potvrdíme tlačítko OK. Následnou tiskovou sestavu si můžeme vytisknout, nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
5.2.7 Pokladna - příjem a odvod peněz
Akce - Funkce z Plateb - Pokladna-Příjem a odvod peněz
Akce, pomocí níž odvádíme peněžní částky z pokladny na běžný účet nebo do hlavní pokladny. Po potvrzení volby Pokladna-Příjem a odvod peněz se dostaneme do tabulky Příjem a odvod platby, kde vyplňujeme jednotlivé položky:
Datum - vyplňujeme datum platby.
Částka - peněžní částka, kterou z pokladny odvádíme nebo na pokladnu přijímáme. Zapisujeme zde vždy kladnou hodnotu. V dalším postupu pak zvolíme, zda se jedná o odvod či o příjem. Program podle toho sám správně vyplní u zapisované platby znaménko.
Typ platby - standardní hodnota je HO (odvod a příjem hotovosti). Tuto hodnotu zde ponecháme.
Místo platby - místem platby můžeme v programu rozlišit, z které části stravovacího systému jsme danou částku odváděli. Například z bufetu, z kanceláře vedoucí jídelny, z pokladny apod. Místo platby vyplníme pomocí nápovědy.
Tlačítko Hlavička a patička dokladu - zde můžeme vyplnit text, které se objeví na vytištěném pokladním dokladu.
Odvod peněz z pokladny
Po zapsání příslušné částky zvolíme Šipkami jedno z tlačítek Příjem nebo Odvod a potvrdíme naši volbu stiskem klávesy Enter. Tím dialog pro zápis platby opustíme a zároveň tuto platbu zařadíme do tabulky plateb. Takto zapsané platby se též projeví v tiskové sestavě Stav pokladny, viz kap. 5.2.6 Stav hotovosti v pokladně.
5.2.8 Obrat hotovosti za období
Akce - Funkce z Plateb - Obrat hotovosti za období
Tato funkce nám přepočítá a vytiskne statistiku hotovostních plateb za období členěnou podle různých kritérií. Ta si vybíráme po spuštění této funkce společně se zadáním období, za které chceme tuto sestavu vytisknout. Zvolená kritéria a požadované období potvrdíme stiskem tlačítka OK nebo záznam uložíme stiskem kláves Ctrl+W. Na monitoru se pak objeví sestava, která nám poskytuje informace v souladu se zadanými parametry.
Obrat hotovosti
5.2.9 Výpis plateb za období
Akce - Funkce z Plateb - Výpis plateb za období
Tato funkce nám přepočítá a vytiskne statistiku všech plateb (tedy nejen hotovostních) za období členěnou podle různých kritérií. Ta si vybíráme po spuštění této funkce společně se zadáním období, za které chceme tuto sestavu vytisknout. Zvolená kritéria a požadované období potvrdíme stiskem tlačítka OK nebo záznam uložíme stiskem kláves Ctrl+W. Na monitoru se pak objeví sestava, která nám poskytuje informace v souladu se zadanými parametry.
Výpis plateb za období
5.2.10 Obrat plateb
Akce - Funkce z Plateb - Obrat plateb
Tato funkce nám přepočítá a vytiskne statistiku všech plateb za období členěnou podle různých kritérií. Ta si vybíráme po spuštění této funkce společně se zadáním období, za které chceme tuto sestavu vytisknout. Zvolená kritéria a požadované období potvrdíme stiskem tlačítka OK nebo záznam uložíme stiskem kláves Ctrl+W. Na monitoru se pak objeví sestava, která nám poskytuje informace v souladu se zadanými parametry.
Obrat plateb
5.2.11 Import souboru s výpisy do programu
Akce - Funkce z plateb - Import souboru s výpisy do programu
Pozn.: Tuto funkci používejte, pouze pokud máte zakoupen modul Banka.
Viz kap. 10 modul Banka.
5.2.12. Přiřazení plateb BU z výpisů
Akce - Funkce z plateb - Přiřazení plateb BU z výpisů
Pozn.: Tuto funkci používejte, pouze pokud máte zakoupen modul Banka.
Viz kap. 10. modul Banka.
5.2.13 Nepřiřazení strávníci
Akce - Funkce z plateb - Nepřiřazení strávníci
Pozn.: Tuto funkci používejte, pouze pokud máte zakoupen modul Banka.
Viz kap. 10. modul Banka.
5.2.14 Ruční přiřazení plateb
Akce - Funkce z plateb - Ruční přiřazení plateb
Pozn.: Tuto funkci používejte, pouze pokud máte zakoupen modul Banka.
Viz kap. 10. modul Banka.
5.2.15 Neplatiči s BU
Akce - Funkce z plateb - Neplatiči s BU
Pozn.: Tuto funkci používejte, pouze pokud máte zakoupen modul Banka.
Viz kap. 10. modul Banka.
5.3.4 Potvrzení rozpisu na den
5.3.6 Zablokování dne s odhláškou strávníků
5.3.9 Bakaláři import str. aktualizace
5.3.10 Bakaláři import str. všechno
5.3 Doplňkové funkce
Akce - Doplňkové funkce
5.3.1 Nový strávník
Akce - Doplňkové funkce - Nový strávník
Všechny důležité informace o strávníkovi jsou definovány v jeho kartě. Tu vytvoříme právě touto funkcí. Karta pro nového strávníka, která se objeví po spuštění této akce, obsahuje velké množství položek. Některé z nich vyplňujeme přímo zde, některé jsou automaticky vyplněny zařazením strávníka do Kategorie. Karta je rozdělena do tří částí - stránek. Mezi jednotlivými stránkami se pohybujeme pomocí kláves PgDn (Page Down) a PgUp (Page Up) nebo se na jednotlivé záložky přepínáme pomocí myši.
Nezapomeňme po vyplnění jednotlivých položek na různých stranách karty celý záznam uložit stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrzením tlačítka Uložit!
Karta strávníka - 1. strana
1. stránka na kartě strávníka
Zde definujeme veškeré údaje strávníka:
Zařízení - kód zařízení, ke kterému strávník náleží. Pokud máme v seznamu pouze jediné zařízení, je vyplněno automaticky. Jinak je můžeme vybrat pomocí klávesy F2.
Evidenční číslo - jednoznačné identifikační číslo strávníka přidělené při zápisu. Použijeme programem přidělené evidenční číslo a po celou dobu vedení agendy strávníka je neměníme.
Číslo plátce - tento údaj sdružuje několik strávníků, jejichž výše konta se posuzuje najednou (například sourozenci), přičemž strávník, jehož evidenční číslo souhlasí s číslem plátce, je zástupce skupiny. O hlavním a vedlejším plátci viz též kap. 6.11 Společné úhrady za sourozence - hlavní a vedlejší plátce.
Jméno - vyplníme příjmení a jméno (v tomto pořadí) strávníka. Je-li příjmení a jméno příliš dlouhé, zkracujeme jméno.
Kategorie - kód kategorie strávníků, do které strávník patří. Pro vyplnění položky můžeme použít klávesu F2. Kategorie sdružuje skupiny strávníků podle společných vlastností (stejná cenová skupina, společná skupina pro normování... apod.).
Třída - můžeme definovat třídu strávníka. Tuto položku není třeba vždy vyplňovat, např. u cizích strávníků. Seznam tříd lze vyvolat stiskem klávesy F2.
Účetní skupina - pokud je konfigurací programu umožněno tuto položku definovat, vyplní ji program sám podle nastavení v kategoriích nebo ji vyplníme pomocí klávesy F2.
Datum narození - vyplníme datum narození strávníka. Tento údaj je důležitý pro pozdější automatickou změnu kategorie strávníka podle věku.
Ident. médium - zde se zobrazuje číslo identifikačního média, pokud jsou na jídelně používány.
Internet - má-li zákazník zakoupen modul Internet, povolujeme zde strávníkům využívání této služby. Pokud využívání služby objednávání po internetu zde strávníkovi povolíme, musíme dále vyplnit položky: Přezdívka, E-mail, Heslo a Zasílané zprávy. Nastavením modulu Internet se zabývá samostatná kapitola 12. modul Internet.
Typ platby - Předvyplní se podle použité kategorie. Pokud chceme tuto položku měnit, provádíme to pomocí Mezerníku. Každý typ platby vyžaduje dále vyplnění jiných údajů. Nepotřebné údaje jsou znepřístupněny.
Subjekt - tato položka je přístupná, pokud definujeme typ platby Faktura. Pomocí klávesy F2 vyplníme číslo subjektu, jemuž se bude účtovat stravné a ostatní platby od všech strávníků se shodným číslem subjektu.
Banka - tato položka je přístupná, pokud definujeme typ platby Účet. Vyplníme pomocí klávesy F2.
Účet - vyplňujeme číslo účtu bez směrového kódu banky. Používá se pro typ platby Účet a Sporožiro.
Variabilní symbol - doporučujeme zavést systém po dohodě se strávníky tak, že jako variabilní symbol použijeme rodné číslo strávníka (bez lomítka). Dosáhneme tak snadné identifikace a orientace v příslušných platbách.
Specifický symbol - používá se dle dohody s příslušným peněžním ústavem. Pro sporožirové účty je specifický symbol součástí čísla účtu.
Majitel účtu - jméno majitele účtu - jeho vyplnění je nepovinné.
Datum blokace od, Datum blokace do - vyplňujeme, pokud chceme strávníka zablokovat. Pokud strávník stravování končí, vyplňujeme pouze položku Datum blokace od.
Text blokace - libovolný text vztahující se k blokaci strávníka.
Kód sazby školného, Kód sazby ubytování - pokud je v názvech údajů (Rejstříky - Názvy údajů) u těchto položek předvyplněno Použít - Ano, jsou položky přístupné a vyplníme je pomocí klávesy F2. Po přechodu na další položku se vyplní buď částka sazby, nebo slovo "výpočtem", pokud je nastaven vzorec pro výpočet této částky. Předvyplňuje se podle kategorie strávníka.
Dialog box - nastavuje se automaticky vyplněním kategorie strávníka.
Dialog pokladna - nastavuje se automaticky vyplněním kategorie strávníka.
Poznámka - libovolný text vztahující se ke strávníkovi.
Tlačítko Stravovací zvyklosti
- stravovací zvyklostí vyjadřujeme v programu skutečnost,
že se strávník pravidelně, v určitém dnu v týdnu,
nestravuje (má kroužek, chodí na autoškolu, má praxi... atd.).
Na tento den můžeme potom nastavit na příslušné druhy jídla
příznak, který právě tuto skutečnost vystihuje. Program pak tyto
stravovací zvyklosti respektuje např. při hromadných přihláškách
strávníků a při výpočtu jistin apod. Nastavením stravovací
zvyklosti ovšem nezakážeme v programu na tento den
strávníkovi možnost pozdější přihlášky.
Na nastavení stravovacích zvyklostí se dostaneme tak, že potvrdíme tlačítko Stravovací zvyklosti. Objeví se tabulka Nastavení stravovacích zvyklostí. Pohybujeme se v ní pomocí Šipek a pomocí Mezerníku nastavujeme příznak pro jednotlivý druh jídla a den. V programu rozlišujeme tyto příznaky stravovacích zvyklostí:
A - stravuje se
N - nestravuje se
L - stravuje se v lichém týdnu
S - stravuje se v sudém týdnu
Nastavení stravovacích zvyklostí
Na obrázku vidíme nastavené stravovací zvyklosti. Tento strávník nahlásil v kanceláři jídelny tyto pravidelné stavy:
V pondělí ráno neodebírá snídaně
Nikdy neodebírá dopolední a odpolední svačinu
Ve středu se na jídelně nestravuje vůbec
Obědy odebírá vždy jen v sudé čtvrtky
Obědy odebírá vždy jen v liché pátky
Nastavené stravovací zvyklosti musíme uložit stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrzením tlačítka OK. Tím se dostaneme zpět do karty strávníka. Na kartě strávníka opět musíme potvrdit všechny změny stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrzením tlačítka Uložit.
Pozn.: Názvy a množství zobrazených druhů jídel závisí na tom, kolik jich máme v programu definovaných. V jídelně, kde vaříme jeden druh oběda, bude mít tato tabulka pouze jeden řádek - Oběd.
2. stránka na kartě strávníka
V této části karty strávníka se některé položky předvyplní podle zvolené kategorie na první stránce karty strávníka. Jedná se o následující položky: Cenová skupina, Omezení objednání, Skupina normování, Porce, Dieta, Limity strávníka, Místo objednání a Místo výdeje. Ne všechny položky zde uvedené musí být bezpodmínečně vyplněny. Doporučujeme zachovat původní nastavení podle zvolené kategorie strávníka.
V položkách Ulice, Město, Telefon a Rodné číslo můžeme vyplnit též osobní údaje strávníka.
Na druhé kartě se též nacházejí údaje pro sledování školní matriky (Škola, St. občanství, apod.). podrobně je tato problematika popsána v kap. 13. Matrika.
5.3.2 Oprava strávníka
Akce - Doplňkové funkce - Oprava strávníka
Pomocí této volby můžeme opravit údaje u již zavedených strávníků. Po zvolení této položky se objeví tabulka Oprava strávníka, kde identifikujeme strávníka. Po jeho identifikaci se objeví karta vybraného strávníka. Zde můžeme jednotlivé položky opravit podle potřeby. Význam jednotlivých položek je popsán v kap. 5.3.1 Nový strávník. Změny je však třeba provádět uvážlivě, řada hodnot má zásadní vliv na chování systému a na provedení měsíční uzávěrky. Požadované zařazení strávníka do nové kategorie je třeba provést až po uzavření měsíce a vytištění uzávěrkových sestav.
5.3.3 Blokace strávníka
Akce - Doplňkové funkce - Blokace strávníka
Blokací strávníka definujeme období, ve kterém se strávník na jídelně nestravuje. Zde rozlišujeme dva druhy blokace: Dočasná blokace a Trvalá blokace. Dočasnou blokaci použijeme, jestliže strávník nahlásí období, kdy se nebude stravovat. Například bude 2 měsíce na léčebném pobytu v lázních. Trvalou blokaci použijeme u strávníků, které požadujeme z evidence úplně vyřadit.
Blokace strávníka
Po spuštění funkce Blokace strávníka identifikujeme požadovaného strávníka a v okně Blokace strávníků vyplníme datum blokace podle toho, jaký druh blokace požadujeme (viz níže). Kromě data blokace můžeme též vyplnit i položku Text. Zde můžeme vyplnit stručný popis důvodu blokace. Tento text se objeví na objednacím boxu, pokud si bude chtít zablokovaný strávník objednat.
Dočasná blokace
Vyplníme položky Datum od i Datum do podle skutečné nepřítomnosti strávníka.
Trvalá blokace
Vyplníme pouze položku Datum do. Trvalá blokace je jednou z podmínek pro zrušení strávníka. Všechny podmínky pro zrušení strávníka jsou tyto:
- Strávník má nulový stav konta.
- Uplynulo alespoň 50 dnů od posledního zápisu do tabulky Platby.
- Datum BLOKACE OD je alespoň 50 dnů staré.
Jsou-li splněny tyto podmínky najednou, program nám dovolí daného strávníka zrušit. Pokud zavedeme mylně nějakého strávníka, vyplníme mu datum blokace starší než 50 dnů a můžeme jej zrušit. Rušení strávníka se neprovádí v menu Akce, ale přímo v Rejstříku strávníků (Rejstříky - Rejstříky strávníků - Rušení).
Záznam uložíme stiskem kláves, čímž dojde k vyplnění námi definovaných hodnot na kartě strávníka v Rejstříku strávníků. Pokud má strávník nenulový stav konta, program nás na tuto skutečnost upozorní. Potvrzením tlačítka OK toto hlášení zrušíme.
Pozn.: Při krátkodobé plánované absenci strávníka v řádu dnů a týdnů se spokojíme s jeho odhlášením. Při dlouhodobé absenci v řádu měsíců (např. léčebný pobyt) využijeme položku BLOKACE DO. Jejím vyplněním provedeme tzv. dočasné zablokování strávníka. Dočasně zablokovanému strávníkovi nepočítá program v měsících, které zcela spadají do období blokace, žádnou zálohu. Jistinu však program zadržuje trvale.
Pozn.: V období blokace nelze strávníkům provádět žádné přihlášky a odhlášky, ale pokud mají nenulový stav konta, lze pro ně použít k vyrovnání konta standardní postupy běžné pro typ platby daného strávníka.
5.3.4 Potvrzení rozpisu na den
Akce - Doplňkové funkce - Potvrzení rozpisu na den
Pomocí této akce můžeme do jídelníčku přidat jeden konkrétní den. Objeví se karta Zápis nového jídelníčku na den, kde vyplníme datum požadovaného dne a v položce Stav ponecháme O. Záznam uložíme stiskem kláves Ctlr+W nebo potvrdíme tlačítko OK. Tím je nový den definován.
Zápis nového dne
5.3.5 Změna stavu v období
Akce - Doplňkové funkce - Změna stavu v období
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Stav jídelníčku je důležitý příznak, podle kterého program rozeznává, zda se definovaný jídelníček (Objednávky - Jídelníčky) nachází v minulosti, v budoucnosti, v uzavřeném období apod. Nastavení tohoto příznaku si program provádí sám automaticky. V některých případech však uživatel potřebuje tento příznak změnit ručně, například pro zpětné přihlášky a odhlášky strávníků, které zapomněl do programu zaznamenat. Ke změně stavu jídelníčku slouží právě tato funkce. Po jejím zvolení se objeví tabulka Změna stavu v období. Zde vyplníme data období, pro které chceme stav změnit a v položce Stav nastavíme Mezerníkem nebo pomocí klávesy F2 požadovaný stav. Záznam uložíme stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK.
Změna stavu jídelníčku
Pozn.: Po provedení požadovaných změn v programu, které nás vedly ke změně stavu jídelníčku, již nemusíme vracet stav na původní hodnotu. Program si stavy jídelníčků "srovná" automaticky sám další den při prvním spuštění programu.
5.3.6 Zablokování dne s odhláškou strávníků
Akce - Doplňkové funkce - Zablokování dne s odhláškou strávníků
V některých výjimečných případech (ředitelské dny, chřipkové prázdniny apod.) nastane požadavek zrušit varný den, na který již máme v programu přihlášky. Pak použijeme právě tuto funkci.
Po jejím zvolení se objeví okno Zablokování jídelníčku, kde do položky Datum zapíšeme datum blokovaného dne. Pokud chceme zablokovat v daném dnu pouze určitý druh jídla, vybereme jej pomocí nápovědy v položce Pro druhy. Do této položky můžeme postupně přiřadit i více druhů jídel. Pro provedení zablokování dne potvrdíme tlačítko OK nebo stiskneme klávesy Ctrl+W. Na dotaz Chcete pro zablokované jídelníčky odhlásit objednávky? odpovíme Ano. Pro daný den se pak v dialogu přihlášek a odhlášek (např.: Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc) objevuje nadále znak * (hvězdička), den je tedy označen jako nevarný.
Zablokování dne
Pokud takto chceme zablokovat období, musíme provést tuto funkci pro každý den daného období zvlášť.
5.3.7 Přecenění jídelníčků
Akce - Doplňkové funkce - Přecenění jídelníčků
Jestliže jsme již v programu vytvořili rozpis varných a nevarných dnů, viz kap. 5.4.1 Potvrzení rozpisu na měsíc, a posléze jsme se dozvěděli, že se bude v tomto již vytvořeném období měnit výše finanční normy, lze tyto hotové jídelníčky přecenit touto funkcí.
Po jejím spuštění jsme o této skutečnosti informováni textem, který si přečteme a pokračujeme potvrzením tlačítka OK. Objeví se okno Období pro přecenění, ve kterém zadáme období pro přecenění. Jen upozorňujeme, že takto jednoduše nelze přeceňovat do již uzavřeného období. Data uložíme stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK. Zobrazí se okno Přecenění jídelníčků, ve kterém jsou v řádcích zobrazeny jednotlivé druhy jídel a ve sloupcích ceny jednotlivých cenových skupin strávníků. Pokud se v jednotlivých druzích jídel (sloupeček Druhy jídel) poněkud hůře orientujeme, můžeme si předtím pro snazší orientaci vytisknout seznam druhů jídel (Objednávky - Druhy jídel - Tisk - Výpis druhů). Přepíšeme požadované údaje a uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK.
Nezapomeňme pak změnit výši finanční normy též ve Vzoru jídelníčku na den (Objednávky - Jídelníčky - Vzor jídelníčku na den - Různé - Přecenění vzorů). Princip práce je stejný jako při přecenění jídelníčků.
5.3.8 Výčetka platidel
Akce - Doplňkové funkce - Výčetka platidel
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Funkce Výčetka platidel může pomoci uživateli sestavit a vytisknout výčetku platidel. Potřebujeme-li například na konci školního roku vrátit přeplatky hotovostních strávníků, můžeme si takto připravit celkovou sumu peněz, kterou budeme potřebovat vyzvednout z banky, a navíc budeme mít jistotu, že budeme mít k dispozici všechny typy bankovek a drobných mincí pro přesné vrácení všech přeplatků.
Ještě před spuštěním této funkce musíme mít stanoveny přeplatky strávníků, aby program správně určil ve výčetce platidel celkovou částku, kterou máme strávníkům vracet. Pro stanovení přeplatků lze použít funkci pro stanovení přeplatků na konci školního roku, viz kap. 5.14.1 Vrácení přeplatků pro B, S, P 30.6..
Po spuštění funkce se objeví informativní tabulka. Zde je potřeba si uvědomit, pro který typ platby chceme výčetku platidel sestavit. Přečteme si text a potvrdíme dialog stiskem klávesy Enter. Zadáme typ platby, pro který chceme danou výčetku sestavit. Pokud chceme sestavit výčetku pro všechny typy plateb, nevyplňujeme do položky Typ platby nic o zvolíme tlačítko OK.
Výčetka platidel pro hotovostní platby
Zobrazí se tabulka Výčetka platidel, ve které jsou automaticky načteny jednotlivé počty platidel, jejichž součet odpovídá součtu přeplatků strávníků. Tato částka je též uvedena v položce Celková částka. Výčetku si můžeme vytisknout stiskem tlačítka Tisk výčetky.
Výčetka platidel
Možný je i režim opačný, kdy máme odnést do banky větší obnos peněz a při přepočítávání se chceme vyhnout chybě. Je jednodušší peníze roztřídit a zapsat počty jednotlivých platidel do tabulky. Pak zvolíme tlačítko Načtení výčetky a můžeme do levého sloupce zapisovat počty jednotlivých platidel. I takto zapsanou výčetku si můžeme vytisknout.
Práci s výčetkou ukončíme stiskem klávesy Esc.
5.3.9 Bakaláři import str. aktualizace
Akce - Doplňkové funkce - Bakaláři import str. aktualizace
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Viz kap. 14. Vazba na program Bakalář.
5.3.10 Bakaláři import str. všechno
Akce - Doplňkové funkce - Bakaláři import str. všechno
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Viz kap. 14. Vazba na program Bakalář.
5.4.1 Potvrzení rozpisu na měsíc
5.4.2 Předpis plateb za ubytování a školné
5.4 Příprava na nový měsíc
Akce - Příprava na nový měsíc
V menu Příprava na nový měsíc se nacházejí v položkách Upozornění informativní texty, které uživateli vysvětlují význam následující položky. Po přečtení textu a potvrzení tlačítka OK musí uživatel opět zvolit položku menu Příprava na nový měsíc a postupovat podle naplánovaného harmonogramu činností. Jednotlivé tabulky Upozornění v tomto textu dále nepopisujeme.
5.4.1 Potvrzení rozpisu na měsíc
Akce - Příprava na nový měsíc - Potvrzení rozpisu na měsíc
Potvrzením rozpisu definujeme v programu rozložení varných a nevarných dnů. Pokud chceme v programu provádět na nějaké období objednávky, musíme právě zde na toto období vytvořit rozpis. Po spuštění akce Potvrzení rozpisu na měsíc se objeví tabulka Ruční aktualizace jídelníčků. Zadáme počáteční a koncové datum období, na které si chceme rozpis vytvořit. Při přípravě nového měsíce zadáváme vždy období od prvního do posledního kalendářního dne v měsíci bez ohledu na to, zda jsou to dny varné či nevarné. Záznam uložíme.
Období pro definici jídelníčků
Objeví se tabulka Ruční aktualizace jídelníčku, kde pomocí Mezerníku nastavujeme v období varné a nevarné dny. Znak * (hvězdička) znamená nevarný den. Nastavením jiného znaku než * definujeme v období varný den a současně stanovíme i jeho příznak, se kterým se má zapsat. Standardně je nastaven příznak O (objednávání). Mezi dny se pohybujeme Šipkami. V kalendáři jsou automaticky přednastaveny soboty a neděle jako dny nevarné. Pokud máme zvoleny stravné a nestravné dny, záznam uložíme.
Nastavení varných a nevarných dnů
Program vytvoří v tabulce Jídelníčky (Objednávky - Jídelníčky) jídelníčky na zvolené období podle vzorového jídelníčku (Objednávky - Vzor jídelníčku na den). Z tohoto vzorového jídelníčku se přenesou i ceny jednotlivých jídel. Pokud ponecháme příznak O (doporučeno), můžeme od tohoto okamžiku provádět na zvolené období přihlášky či odhlášky strávníků.
Na obrázku vidíme nastavení varných a nevarných dnů na měsíc leden 2009. Všimněme si, že je rozpis definován na celý kalendářní měsíc, i když stravování začíná až 5.1. Období do 2.1. bylo "vyhvězdičkováno" z důvodu vánočních prázdnin.
Pozn.: V některých případech je vhodné program nastavit tak, aby se rozpis varných dnů vytvářel automaticky, bez zásahu uživatele (internátní provozy s automatickým řízením výdeje a objednávání stravy, apod.). V případě tohoto požadavku kontaktujte horkou linku VIS.
5.4.2 Předpis plateb za ubytování a školné
Akce - Příprava na nový měsíc - Předpis plateb...
V položce menu Příprava na nový měsíc je souhrn funkcí pro práci s předpisem za školné či ubytování. Protože se jedná o celistvý sled činností, popíšeme si tyto funkce v jedné kapitole. Dále náš text nebudeme rozdělovat zvlášť na popis činností pro práci s předpisem ubytování a předpisem školné, neboť princip práce je totožný.
Vybíráme-li poplatek za poskytování některých ze služeb Ubytování nebo Školné, provedeme každý měsíc před výpočtem záloh nebo před výpočtem doplatků zaúčtování předpisu tohoto poplatku.
Provedení předpisu za školné či ubytování se skládá ze čtyř kroků. Nejprve stanovíme období a částky předpisu (Předpis plateb za ubytování/školné). Poté si můžeme vytisknout sestavu s vypočtenými částkami (Přehled částek ubytování/školné). Tyto částky pak můžeme "ručně upravit" (Možnost editace). A nakonec provedeme samotný zápis předpisů do programu (Zaúčtování ubytování/školné). V následujícím textu si popíšeme každý z těchto čtyř kroků.
Předpis plateb za ubytování/školné
Po zvolení funkce pro stanovení předpisu budeme vyzváni, abychom v následujícím dialogu vyplnili správně měsíc, za který chceme předpis předepsat. Hlášení potvrdíme stiskem klávesy Enter. Do položky Období zpracování dat správně vyplníme požadované období a uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK. Opět si přečteme hlášení programu a potvrdíme je stiskem klávesy Enter. Objeví se tabulka se seznamem strávníků, kterým program navrhuje strhnout uvedené částky. Tyto částky zde můžeme zkontrolovat, případně podle přání pozměnit, ale v každém případě tuto tabulku potvrdíme stiskem kláves Ctrl+W.
Přehled částek ubytování/školné
Částky stanovené v předchozím kroku si můžeme vytisknout touto volbou. Zobrazí se nám tisková sestava, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc nebo potvrzením tlačítka Storno. Následné hlášení programu si přečteme a potvrdíme stiskem klávesy Enter nebo potvrzením tlačítka OK.
Možnost editace
Pokud potřebujeme, tak částky, které jsme stanovili, můžeme ještě libovolně upravit touto funkcí. Zobrazí se nám informativní tabulka, ve které si přečteme text a potvrdíme stiskem klávesy Enter nebo potvrdíme tlačítkem OK. Zobrazí se tabulka všech strávníků, ve které můžeme ručně opravit částky předpisu. Pokud jsme s opravou hotovi, uložíme částky stiskem kláves Ctrl+W. Zde pozor, pokud spustíme opět funkci Předpis plateb za ubytování/školné, námi opravené částky budou opět přepsány. Aktuálně platné částky připravené k zapsání do tabulky Platby si můžeme kdykoliv vytisknout volbou Přehled částek ubytování/školné.
Výše uvedené funkce můžeme spouštět opakovaně až do té doby, než budeme s připravenými částkami pro předpis plně spokojeni. Pak přistoupíme k poslednímu kroku a tím je zápis do plateb. Na to nás upozorňuje též tabulka Upozornění.
Zaúčtování ubytování/školné
Zobrazí se okno Zápis do plateb a avíz, ve kterém je vše připravené pro zapsání předpisu. V položce Datum pro zápis do plateb vyplníme datum, se kterým se předpis zapíše do tabulky Platby. Obvykle vyplňujeme datum měsíce, kterého se daný předpis týká, ale konečné rozhodnutí je na uživateli. Doporučujeme probrat tuto problematiku se svým nadřízeným orgánem či s účetní daného zařízení. V položce doklad pro zápis do plateb je připraven text, který uživatel může libovolně upravit, např.: ubytování 09/2006, školné 09/2006 apod. Tento text se později objeví u záznamu každého předpisu v tabulce Platby. Po vyplnění obou položek uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrzením tlačítka OK. Zobrazí se sestava, kterou si můžeme vytisknout, nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do platby? odpovíme Ano. V tabulce Platby (Objednávky - Platby) se uvedené částky zapíší uvedeným strávníkům se záporným znaménkem. Tím se v programu zvyšuje dluh strávníka o danou částku a při příštím výpočtu záloh či doplatků program tuto částku připočítá ke dluhu za stravné.
Pozor, pokud jsme si o předchozích třech krocích napsali, že je můžeme provádět opakovaně, pak funkci Zaúčtování ubytování/školné můžeme v daném měsíci spustit pouze jednou.
5.4.3 Slevy na ubytování
Akce - Příprava na nový měsíc - Slevy na ubytování
V menu pro výpočet částek - předpisů za ubytování je zařazen samostatný soubor funkcí pro výpočet slev na ubytování. Tyto funkce jsou připraveny pro zařízení internátního typu, které zpravidla odvozují poplatek za ubytování od jednotné částky předpisu za celý měsíc. Tuto částku vydělí počtem všech dnů v měsíci. Výslednou slevu od základní částky pak stanoví vynásobením částky za jeden den počtem dnů, které se do ubytování nezapočítá. Například:
měsíční sazba předpisu činí 1000,-Kč. V měsíci listopadu mají studenti 5 dní praxe a za tyto dny se jim ubytování nepočítá. Výsledná částka slevy za ubytování se stanoví takto:
1000/30=33,30 Kč
5 * 33,31= 166,60 Kč
Výsledná částka předpisu tedy činí 1000-166,60=833,40 Kč
V programu postupujeme tak, že nejdříve zapíšeme základní předpis (v našem příkladu částku 1000,-Kč) a pak slevu. Základní předpis zapíšeme pomocí funkce Předpis plateb za ubytování, která je popsána v kap 5.4.2 Předpis plateb za ubytování a školné. Po té stanovíme a zapíšeme slevu za ubytování.
Základní nastavení programu
Ještě než si popíšeme funkce pro stanovení slev na ubytování, ujasníme si rozsah základního nastavení v programu:
- všechny níže uvedené funkce pracují se všemi strávníky, kteří mají na své kartě strávníka v položce Kód sazby ubytování jakýkoliv kód ubytování.
- funkce Výpočet slev na ubytování počítá všem ubytovaným stejný počet dnů ubytování zvoleného měsíce.
- funkce Výpočet slev na ubytování vypočte všem ubytovaným slevu za stejný počet dní.
- funkce Výpočet slev na ubytování respektuje různé částky předpisů za ubytování definovaných v tabulce Kódy ubytování (menu Rejstříky).
V případě požadavku na jiný způsob nastavení je nutné kontaktovat Horkou linku VIS s požadavkem na tuto úpravu programu. Tato služba je účtována podle platného ceníku VIS.
Vynulování a zápis přeplatků za ubytování
Tato funkce vynuluje všem strávníkům částku předpisu za ubytování vypočítanou v některém z předchozích kroků a nabídne tabulku, ve které můžeme ručně zapsat částky slev. Příslušné částky si musíme před tím sami spočítat. Tyto slevy (snížení dluhu strávníka) zapisujeme zápornou částkou.
Částky zde zapsané slouží výhradně k vyjádření slevy, nikoliv k zapsání jakéhokoliv předpisu.
Zapsané částky uložíme pomocí tlačítka OK.
Zobrazí se tisková sestava připravených částek, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit pomocí klávesy Esc.
Pomocí této funkce jsem si ručně připravili částky slev. Tyto částky pak můžeme v případě požadavku ještě opravit, viz odstavec Oprava částek slev na ubytování. Jestliže již tyto částky měnit nepožadujeme, pokračujeme pak zápisem těchto slev do plateb, viz odstavec Zápis předpisu slev do plateb.
Výpočet slev na ubytování
Pro automatický výpočet slevy použijeme tuto funkci. Program se nás postupně zeptá na základní údaje, podle kterých má slevu spočítat. Nejprve musíme zadat počet dnů, ubytování v daném měsíci. Zapsanou hodnotu uložíme pomocí tlačítka OK. V dalším dialogu zadáme počet dní, za které se má ubytovaným poskytnout sleva. Vyplněný údaj opět potvrdíme tlačítkem OK. Zobrazí se tabulka pro kontrolu vypočítaných částek. V případě potřeby můžeme zde uvedené částky ručně upravit.
Částky zde zapsané slouží výhradně k vyjádření slevy, nikoliv k zapsání jakéhokoliv předpisu.
V každém případě tyto částky uložíme pomocí tlačítka OK.
Zobrazí se tisková sestava připravených částek, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit pomocí klávesy Esc.
Pomocí této funkce jsem si automaticky připravili částky slev. Tyto částky pak můžeme v případě požadavku ještě ručně opravit, viz odstavec Oprava částek slev na ubytování. Jestliže již tyto částky měnit nepožadujeme, pokračujeme pak zápisem těchto slev do plateb, viz odstavec Zápis předpisu slev do plateb.
Oprava částek slev na ubytování
V předchozích odstavcích Vynulování a zápis přeplatků za ubytování a Výpočet slev na ubytování jsem si popsali jak stanovit částky slev. Funkcí Oprava částek slev na ubytování můžeme takto stanovené částky ještě ručně opravit v tabulce, která se zobrazí po jejím spuštění. V tabulce zapíšeme jednotlivým osobám příslušné částky uložíme tabulku pomocí tlačítka OK.
Zobrazí se tisková sestava připravených částek, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit pomocí klávesy Esc.
Pomocí této funkce jsem si ručně upravili částky slev. Jestliže již tyto částky měnit nepožadujeme, pokračujeme pak zápisem těchto slev do plateb, viz odstavec Zápis předpisu slev do plateb.
Zápis předpisu slev do plateb
V předchozích odstavcích Vynulování a zápis přeplatků za ubytování, Výpočet slev na ubytování a Oprava částek slev na ubytování jsem si ukázali, jak stanovit, případně ručně zapsat částky slev na ubytování. Funkce Zápis předpisu slev do plateb pak takto připravené částky zapíše jednotlivým osobám (strávníkům) do plateb.
Po spuštění této funkce se objeví okno Zápis do plateb a avíz, ve které vyplníme požadovaný Datum pro zápis do plateb. Obvykle se používá stejné datum jako při zápisu předpisů do plateb. V položce Doklad pro zápis do plateb můžeme pozměnit text, který se uloží společně s každou jednotlivou platbou do tabulky Platby. Po té potvrdíme tlačítko OK.
Zobrazí se tisková sestava připravených částek, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit pomocí klávesy Esc.
Po té se objeví dotaz programu Zapsat částky uvedené v protokolu do Platby? Potvrdíme tlačítko OK. Tím se zapíší tyto platby do tabulky platby (Objednávky - Platby). V této tabulce jsou zapsány s příznakem (typem platby) UP.
5.5 Hromadné přihlášky a odhlášky
5.5.1 Strávníci platící B ,S...
5.5.4 ODH - možnost odhlášení složenek
5.5.7 Změna objednávek na jiný druh
5.5.8 Kontrola více druhů v chodu
5.5 Hromadné přihlášky a odhlášky
Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky
Pro všechny hromadné přihlášky strávníků platí zásada, že na přihlašované období musíme mít nejprve vytvořen rozpis varných a nevarných dnů se stavem jídelníčku "O", viz kap. 5.4.1 Potvrzení rozpisu na měsíc.
5.5.1 Strávníci platící B, S...
Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky - Strávníci platící B, S....
První tři funkce v tomto menu jsou ve své činnosti totožné - provedou hromadné přihlášky či odhlášky určité skupině strávníků určené podle typu jejich platby vyplněného na kartě strávníka.
B - běžný účet
S - sporožiro
F - fakturou
R - srážka ze mzdy
P - složenky
Po zvolení jedné z těchto tří funkcí se objeví okno, ve kterém se nacházejí následující položky:
Období - zadáme počáteční a koncové datum období, na které chceme strávníky přihlásit.
Zpracovat - tuto položku neměníme.
Respektovat limit počtu porcí - pro hromadné přihlášení strávníků před začátkem stravovacího období ponecháme nastavenou hodnotu NE. Hodnotu ANO použijeme, pokud přihlašujeme strávníky dodatečně na den nebo období, ve kterém nechceme připustit překročení limitu porcí určeném v jídelníčcích (Objednávky - Jídelníčky) v položce Limit porcí.
Respektovat limit přeplatku - pomocí této položky program hlídá, abychom strávníkům nepřihlásili stravu pod předem definovaný finanční limit, který je vyplněn na kartě strávníka v položce Limit přeplatku. I v této položce ponecháme při pravidelných měsíčních hromadných přihláškách strávníků hodnotu NE. Je to proto, že při doplatkovém režimu mají strávníci záporný stav konta celý měsíc. V zálohovém režimu pak využíváme přihlášek strávníků k výpočtu záloh na další měsíc.
Hromadné přihlášky
Uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK, čímž se dostaneme do dialogu Hromadné přihlášky a odhlášky strávníků, ve kterém je zobrazen seznam druhů jídel a rozpis varných a nevarných dnů. Protože popisujeme funkci hromadných přihlášek, jsou varné dny označeny písmenem S, nevarné dny jsou označeny znakem *. Zde jen krátce upozorníme, že tento dialog může sloužit i pro odhlašování stravy. Toto se provádí změnou příznaku daného druhu jídla. Pro pořádek uvádíme tabulku všech možných příznaků a jejich významů:
S - přihlášení
N - odhlášení
X - ponechání původního stavu.
Hromadné přihlášky
Pro hromadnou přihlášku ponecháme tedy stav S. Celý záznam uložíme stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK. Program provede přihlášky či odhlášky podle nastavených parametrů a zobrazí tiskovou sestavu Protokol o hromadných přihláškách a odhláškách strávníků. Tuto sestavu můžeme vytisknout nebo rovnou pokračujeme stiskem klávesy Esc. Program se zeptá: Zapsat objednávky uvedené v protokolu do objednávek? Potvrdíme-li Ne, opustíme dialog pro přihlášky či odhlášky a k žádným změnám nedojde. Pokud zvolíme Ano, program provede zápis připravených objednávek strávníků.
5.5.2 Všichni strávníci
Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky - Všichni strávníci
Akce svým významem naprosto stejná jako akce popsaná v předchozí kapitole. Přihlásí však všechny strávníky z rejstříku strávníků (kromě vícenásobných).
5.5.3 Vybraná kategorie
Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky - Vybraná kategorie
Tato funkce umožňuje hromadně přihlásit strávníky náležící do určité kategorie. Po potvrzení této funkce se objeví tabulka Zadání hodnoty, kde do položky Kategorie musíme vyplnit konkrétní kategorii. Další činnost totožná jako v předchozí kap. 5.5.1 Strávníci platící B ,S....
Výběr kategorie
5.5.4 ODH - možnost odhlášení složenek
Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky - ODH-možnost odhlášení složenek
V režimu zálohovém způsobu výběru peněz se na některých provozovnách postupuje tak, že se přihlásí všichni strávníci na období dopředu a podle těchto skutečných přihlášek program spočítá strávníkům zálohu. A to i strávníkům platících složenkou. Pak lze využít této funkce a složenkovým strávníkům po výpočtu záloh a následném tisku složenek jejich stravu odhlásíme.
Nejdříve se objeví na monitoru tabulka s informativním textem, který si přečteme a potvrdíme tlačítko OK. V dalším okně Hromadné přihlášky a odhlášky strávníků nic neměníme a potvrdíme tlačítko OK. Zobrazí se tabulka s rozpisem varných a nevarných dnů, ve které je pro každý druh jídla a každý den nastaven příznak N. To je správně, neboť chceme strávníky odhlásit. Potvrdíme tedy rovnou tlačítko OK. Připravují se odhlášky jídel složenkových strávníků. O tom nás informuje též následná tisková sestava, kterou si můžeme vytisknout, nebo rovnou zrušit. Program se zeptá: Zapsat objednávky uvedené v protokolu do objednávek? Potvrdíme-li Ne, opustíme dialog pro přihlášky či odhlášky a k žádným změnám nedojde. Pokud zvolíme Ano, program provede zápis připravených odhlášek strávníků.
Hromadní odhláška - stav N
5.5.5 Vybrané třídy
Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky - Vybrané třídy
Pomocí této funkce můžeme hromadně odhlásit strávníky náležící do jedné třídy, např. při mimořádné neúčasti celé třídy ve škole. Po potvrzení této položky se objeví tabulka Zadání hodnoty, kde do položky Třída musíme vyplnit konkrétní třídu. Vyplněnou třídu potvrdíme stiskem klávesy Enter a objeví se tabulka Přihlášení a odhlášení strávníků, ve které zadáme období pro odhlášku strávníků a potvrdíme stiskem klávesy Enter. Dostaneme se tak do tabulky Přihlášky a odhlášky, kde je u všech varných dnů a druhů jídel přednastaven příznak N - odhlášeno. Tuto hodnotu zde ponecháme. Další činnost je totožná jako při hromadných přihláškách a odhláškách strávníků s různým typem platby, viz kap. 5.5.1 Strávníci platící B ,S...
5.5.6 Denní odhláška dlužníků
Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky - Denní odhláška dlužníků
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Tato funkce umožňuje kontrolu konta strávníka k zadanému datu s možností odhlášení stravy na zadaný den nebo období, pokud strávník nemá dostatečnou sumu peněz na kontě. Po zvolení této funkce se objeví okno Kontrola konta s odhlášením, kde do položek Kontrolované období vyplníme požadovaná data. Dále se můžeme v položce Odhlašovat po rozhodnout, zda program stravu odhlásí po celých dnech či po druzích. Záznam uložíme.
Kontrola konta s odhlášením
Program provede kontrolu údajů a výsledkem je tisková sestava Protokol o kontrole stavu konta..., kde máme zobrazen seznam strávníků, u kterých byla zjištěna nedostatečná výše konta vzhledem k objednané stravě, společně se seznamem druhů jídel navržených k odhlášení. Tuto sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit. Program se zeptá: Zapsat odhlášky uvedené v protokolu do objednávek? Zvolíme-li Ano, dojde k odhlášení strávníků na daný den či období. Pokud zvolíme Ne, k žádným odhláškám nedojde.
5.5.7 Změna objednávek na jiný druh
Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky - Změna objednávek na jiný druh
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Tuto funkci použijeme na těch jídelnách, kde vaříme více druhů jídel. Představme si situaci, kdy se nám na nějaké neoblíbené jídlo přihlásilo málo strávníků. Pak je pro jídelnu ekonomické uvařit místo dvou druhů jídel jenom jeden. Nebo jiná situace. Na jídelně musíme na nějaké období z provozních důvodů (havárie, vysoká nemocnost personálu) přestat vařit dva druhy oběda, ale pouze jenom jeden. Co ale s již existujícími objednávkami na druh jídla, který chceme zrušit? V obou případech použijeme právě tuto funkci.
Po spuštění této funkce se zobrazí okno Přehlášení objednávek strávníků, ve kterém vyplňujeme následující položky:
Období - vyplníme data období, na která požadujeme provést změny objednávek. Pokud je požadavek na přehlášení druhu pouze pro jediný den, vyplníme do obou položek stejné datum.
Zdrojový druh jídla - pomocí nápovědy vyplníme druh jídla, ze kterého požadujeme strávníky odhlásit.
Cílový druh jídla - zde vyplníme opět pomocí nápovědy druh jídla, na které budou převedeny objednávky strávníků z jídla zdrojového.
Přehlášení objednávek
Vyplníme všechny tři položky a uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK. Zobrazí se tisková sestava se statistikou provedených změn. Sestavu si můžeme vytisknout, nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc. Zobrazí se okno s dotazem Opravdu chcete zapsat změněné objednávky? Potvrzením tlačítka Ano se zapíší do programu nové objednávky.
5.5.8 Kontrola více druhů v chodu
Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky - Kontrola více druhů v chodu
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Touto funkcí zkontrolujeme, zda strávníci nemají na nějaký chod jídla přihlášeno více druhů jídel. Po spuštění funkce se zobrazí okno Kontrola přihlášení více druhů, ve kterém vyplníme následující položky:
Období - zde vyplníme období, za které požadujeme kontrolu provést.
Priorita druhů - v této položce můžeme definovat, které druhy budou zahrnuty do kontroly. Pokud necháme tuto položku prázdnou, program bude kontrolovat druhy všechny.
Kontrola více druhů v chodu
Vyplněnou tabulku potvrdíme stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK. Program pak provádí kontrolu. Pokud nenalezne žádné duplicitní objednávky, vrátí se sám automaticky do hlavního menu. V případě nalezených duplicit zobrazí na monitoru tiskovou sestavu se seznamem strávníků, jejich duplicitních objednávek a objednávek připravených k odhlášení. Sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc. Program se pak zeptá Opravdu chcete zapsat změněné objednávky? Potvrdíme tlačítko Ano. Program zapíše objednávky a vrátí se do hlavního menu programu.
5.6.1 Výpočet záloh dle objednávek
5.6 Výpočet záloh
Akce - Výpočet záloh
Pomocí této volby vypočítáváme strávníkům zálohu na další období. Zablokovaným strávníkům se v zablokovaném měsíci žádná záloha nevypočítává, ale ostatní přepočty se jim provádějí. Znamená to, že případné nedoplatky tedy budou od zablokovaných strávníků inkasovány (přeplatky budou vráceny). Při výpočtu záloh jsou respektovány stravovací zvyklosti strávníků. V menu Akce je připraveno více možností pro výpočet záloh. Je vhodné zvolit jednu metodu pro výpočet záloh, a tu pak trvale používat. Pokud ani jedna z možností není pro výpočet vyhovující, je třeba se obrátit s požadavkem na úpravu podle konkrétních požadavků na svého konzultanta nebo přímo na centrum firmy prostřednictvím horké linky a objednat individuální nastavení. V menu Výpočet záloh si tedy můžeme vybrat jednu z následujících variant.
Autoři programu doporučují počítat zálohy podle aktuálních objednávek strávníka. Tato varianta je popsána v samostatné kap. 5.6.1 Výpočet záloh podle objednávek.
Pevná částka - přeplatek budoucí
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Vypočte zálohu z pevné částky, která je definována v kategoriích (Rejstříky - Kategorie) v položce Záloha, od které odečte přeplatek (resp. přičte nedoplatek) zjištěný z uzávěrky minulého měsíce. Pozor, použitím této varianty může dojít k "rozhoupání záloh". Tuto variantu doporučujeme nepoužívat! V programu je ponechána spíše z historického hlediska.
Pevná částka - aktuální přeplatek
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Vypočte zálohu z pevné částky, která je definována v kategoriích (Rejstříky - Kategorie) v položce Záloha, od které odečte aktuální přeplatek (resp. přičte aktuální nedoplatek) strávníka.
Pevná částka - 0,00
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Vypočte zálohu pouze z pevné částky, která je definována v kategoriích (Rejstříky - Kategorie) v položce Záloha bez ohledu na počet varných dnů v budoucím období a na stavu konta strávníka.
Varné dny - přeplatek budoucí
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Vypočte zálohu podle varných dnů zadaného měsíce zapsaných v jídelníčcích (Objednávky - Jídelníčky), od které odečte přeplatek (resp. přičte nedoplatek) zjištěný z uzávěrky minulého měsíce. Pozor, použitím této varianty může dojít k "rozhoupání záloh". I tuto variantu doporučujeme nepoužívat!
Varné dny - aktuální přeplatek
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Vypočte zálohu podle dnů zapsaných v jídelníčcích (Objednávky - Jídelníčky), od které odečte aktuální přeplatek (resp. přičte aktuální nedoplatek) strávníka.
Varné dny - 0,00
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Vypočte zálohu pouze podle dnů zapsaných v jídelníčcích (Objednávky - Jídelníčky).
0,00 - aktuální přeplatek
Tato funkce vypočte aktuální přeplatky či nedoplatky strávníků. V praxi to znamená, že lze vypočítat výši záloh na příští měsíc po provedení hromadných přihlášek strávníků na toto období. Tuto funkci je vhodné též použít po uzávěrce měsíce června ke zjištění částek, které je nutné od strávníků vybrat nebo strávníkům vrátit, aby byl stav konta všech strávníků nulový.
Po výběru jedné ze zvolených funkcí se zobrazí na monitoru hlášení, které si přečteme a potvrdíme klávesou Enter. Do položky Období zpracování dat správně vyplníme požadované období a záznam uložíme. Opět si přečteme hlášení programu a potvrdíme je stiskem klávesy Enter. Objeví se tabulka se seznamem strávníků s částkami, které program vypočítal. Tyto částky zde můžeme zkontrolovat, případně podle přání pozměnit, ale v každém případě tuto tabulku potvrdíme stiskem kláves Ctrl+W. Následuje dialog pro tisk. Potvrdíme tlačítko Tisk, čímž se nám zobrazí sestava Výpočet záloh na období..., kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc. Dalším stiskem klávesy Esc zrušíme dialog pro tisk. Tím jsou stanoveny částky záloh. Nyní by mělo následovat vytvoření platebního média (disketa pro spořitelnu, hromadný příkaz k úhradě, tisk poštovních poukázek).
Autoři programu doporučují výběr peněz zálohou pomocí funkce 0,00-aktuální přeplatek. Před výpočtem záloh touto funkcí musí být na budoucí měsíc vytvořen rozpis varných a nevarných dnů (viz kap. 5.4.1 Potvrzení rozpisu na měsíc) a strávníci musejí být na tento měsíc přihlášeni (Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky - Strávníci platící B, S...). Výhodou této varianty je fakt, že ji můžeme používat kontinuálně po celý kalendářní rok bez ohledu na prázdninový provoz. Vzhledem k tomu vložili autoři programu do menu Výpočet záloh sled akcí, které se podrobně zaměřují na výpočet záloh touto metodou, viz kap. 5.6.1 Výpočet záloh dle objednávek.
5.6.1 Výpočet záloh dle objednávek
Akce - Výpočet záloh - Výpočet záloh dle objednávek
V této kapitole si popíšeme sled funkcí, které spočítají strávníkům zálohu ve výši jejich aktuálního dluhu. Protože je akce zaměřená na výpočet záloh na další stravovací období podle skutečného dluhu strávníka, musí být strávníci na toto období přihlášeni. Aby tomu tak skutečně bylo, musíme před tímto výpočtem v programu zajistit následující:
1. Na budoucí období musí být vytvořen rozpis varných a nevarných dnů, viz kap. 5.4.1 Potvrzení rozpisu na měsíc.
2. Na tento měsíc musíme strávníkům přihlásit hromadně stravu, viz kap. 5.5 Hromadné přihlášky a odhlášky - vybereme jednu z variant. Pokud na zařízení vybíráme poplatek za školné či ubytování, musíme ještě vytvořit předpis těchto plateb, viz kap. 5.4.2 Předpis plateb za ubytování a školné.
Po provedení dvou výše uvedených bodů tedy můžeme přistoupit k výpočtu záloh. Nejdříve si přečteme Upozornění, které nás upozorňuje na výše uvedené skutečnosti - strávníci musejí mít na dané období vytvořené objednávky. Následuje sled funkcí, které si postupně popíšeme.
Výpočet záloh dle objednávek
Tato funkce vypočítá strávníkům zálohu podle jejich předpokládané spotřeby na další stravovací období. Toto období zadáváme v okně Nastavení období zpracování, které se objeví po spuštění této funkce. V položce Období zpracování dat vyplníme měsíc a rok, na který požadujeme zálohy spočítat. Období je důležité pro vyhledání tzv. zablokovaných strávníků. Pak dialog uložíme stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK. Vypočítané částky záloh nám ukáže následující tisková sestava Přehled záloh.
Přehled záloh
Tisková sestava Přehled záloh nám zobrazí na monitoru seznam strávníků rozčleněný do kategorií s vypočtenými částkami záloh. Sestavu si můžeme vytisknout, nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
Přehled hotovost
Další tisková sestava Přehled hotovost vytiskne přehled hotovostních strávníků s vypočtenou zálohou a částkou k zaplacení. Tuto sestavu využijeme právě na těch provozovnách, na kterých přihlašujeme dopředu (bez zaplacení) i hotovostní strávníky.
Součty podle TP
Tato tisková sestava souhrnně zobrazí přehled všech záloh rozdělených podle typu platby.
Možnost editace
I když na platební média necháváme standardně zapisovat částky navržené programem, můžeme prostřednictvím poslední funkce v jednoduché tabulce opravit navržené částky ručně. O tom nás též informuje tabulka, která se objeví po spuštění této funkce. Potvrdíme ji a dostaneme se do okna Editace pracovní tabulky, ve kterém můžeme navržené částky ručně opravit. Po provedení oprav uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK.
Funkce Výpočet záloh dle objednávek a Možnost editace můžeme spustit opakovaně, žádné částky se těmito funkcemi nezapisují do tabulky Platby (Objednávky - Platby). Jsou to částky určené k umístění na platební média. To by měl být další logický krok v naší práci.
5.7 Zkušební uzávěrka a sestavy
5.7.1 Předběžné uzávěrkové tiskové sestavy
5.7 Zkušební uzávěrka a sestavy
Akce - Zkušební uzávěrka a sestavy
Tato funkce je do menu Akce vložena proto, že v jídelně velmi často potřebujeme znát předběžný stav měsíční uzávěrky nebo si potřebujeme vyzkoušet provedení měsíční uzávěrky a tisk příslušných sestav "nanečisto". Pak můžeme spustit tuto funkci. Po provedení předběžné uzávěrky můžeme s programem dál pracovat, jako kdybychom žádnou uzávěrku neprováděli. Především se uzavírané období neuzavře a můžeme na ně dál provádět přihlášky a odhlášky strávníků jako před provedením předběžné uzávěrky.
5.7.1 Předběžná uzávěrka
Akce - Zkušební uzávěrka a sestavy - Předběžná uzávěrka
Při spuštění předběžné uzávěrky nás program vyzve k zadání počátečního a koncového data pro provedení uzávěrky. Zadáváme data od prvního do posledního dne v měsíci a potvrdíme tlačítko OK. Program provádí předběžnou uzávěrku. Po jejím provedení můžeme tisknout uzávěrkové sestavy.
Období pro předběžnou uzávěrku
5.7.2 Předběžné uzávěrkové tiskové sestavy
Akce - Zkušební uzávěrka a sestavy - Tiskové sestavy
Po provedení předběžné uzávěrky můžeme použít tiskové sestavy pro získání přehledu o stavu plateb, předpisů, apod., tak jako bychom prováděli tzv. „ostrou uzávěrku“.
5.8 Uzávěrkové operace, tiskové sestavy
5.8.2 Uzávěrkové tiskové sestavy
5.8 Uzávěrkové operace, tiskové sestavy
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy
Tato položka menu Akce je určena pro řádnou uzávěrku za uplynulé období. Provádíme ji zásadně až po uplynutí tohoto období.
5.8.1 Řádná uzávěrka
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Řádná uzávěrka
"Ostrou" měsíční uzávěrku provádíme pomocí této funkce. Objeví se okno Měsíční uzávěrka, ve které zadáme data od prvního do posledního dne uzavíraného období a záznam uložíme.
Období pro řádnou uzávěrku
Program provede řádnou uzávěrku. Poté se zeptá, zda má provést tzv. pakování tabulek. Záleží na uživateli, zda nechá pakování tabulek provést. Autoři programu to rozhodně doporučují.
5.8.2 Uzávěrkové tiskové sestavy
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Tiskové sestavy
Po dokončení řádné uzávěrky můžeme vytisknout příslušné uzávěrkové tiskové sestavy a přehledy. Doporučujeme si příslušné sestavy a přehledy projít a používat ty, které nejlépe vyhovují provozu zařízení a požadavkům nadřízených orgánů. Pokud bychom zde nenašli vyhovující tiskovou sestavu, můžeme využít dalších tiskových sestav z Historií uzávěrek (Rejstříky - Historie uzávěrek - Tisk).
5.9 Tiskové sestavy a exporty
Akce -Tiskové sestavy a exporty
Zde se nacházejí tiskové sestavy mimo uzávěrkových. Opět doporučujeme tyto sestavy projít a používat ty, které vyhovují nejvíce požadavkům provozu jídelny.
Dále je zde funkce Export počtů strávníků do normování. Její spuštění zajistí export počtů strávníků na jednotlivé chody jídel do programu Sklad od firmy VIS za účelem normování stravy.
5.10.3 Stržení počáteční jistiny
5.10.4 Stržení 1/2 počáteční jistiny
5.10 Záloha jistinou
Akce - Záloha jistinou
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Záloha jistinou je v současnosti nejvíce doporučovaný systém výběru peněz od strávníků. Jeho podstata tkví v tom, že na začátku stravovacího období (školního roku) vybereme od strávníků pevnou částku, jejíž výši lze určit různě pro dané kategorie strávníků. Po uzávěrce měsíce pak od strávníků vybereme prostravovanou částku tak, abychom dorovnali na jejich kontě výši této zálohy. Nemůže se tak stát, že strávník jídelně dluží nějaké peníze.
V programu si můžeme sami nastavit výši této zálohy pro každou kategorii. Provádíme to v Kategoriích:
Rejstříky - Kategorie - Oprava
V položce Zálohy/Jistina vyplníme pevnou částku. Je to částka, která v sobě zahrnuje předpokládanou spotřebu za stravné na 33 varných dní a případně navýšená o sazby školné či ubytování, pokud se dané kategorie tyto dvě položky týkají. Obecně bychom mohli částku výše jistiny zapsat takto:
(denní sazba * 33) + sazba ubytování + sazba školné
Tuto částku později strhneme strávníkům dané kategorie na začátku školního roku a později budeme do této částky dorovnávat doplatky strávníků. Nezapomeňte změněné údaje uložit.
Dále upozorňujeme, že funkce zde popsané se při praktickém ostrém provozu provádějí v určitém pořadí v různých obdobích. Doporučujeme též prostudovat kap. 3. Základní činnosti.
5.10.1 Doplatek do jistiny
Akce - Záloha jistinou - Doplatek do jistiny
Tato funkce zajistí doplatek strávníků do výše zálohy s ohledem na spotřebovanou stravu v uplynulém měsíci. Provádíme ji po uzávěrce minulého měsíce. Po jejím zvolení se objeví hlášení programu, které si přečteme a potvrdíme je stiskem klávesy Enter. Objeví se tabulka, ve které vyplníme v položce Období zpracování dat období aktuálního měsíce. Záznam uložíme. Objeví se další informativní tabulka. Text si pozorně přečteme a pokračujeme stiskem klávesy Enter. Objeví se seznam strávníků s částkami určenými ke stržení počáteční jistiny. Pozor, toto nejsou částky navrhované ke stržení doplatků za minulý měsíc. Zde se objeví pouze noví strávníci nebo strávníci se změněnou kategorií. Částky podle přání můžeme upravit, ale v každém případě uložíme stiskem kláves Ctrl+W. Další informativní tabulku potvrdíme stiskem klávesy Enter. Nyní se již objeví částky programem navrhované ke stržení strávníkům. Můžeme je ještě zkontrolovat a podle přání upravit a uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W. Zobrazí se tisková sestava Výpočet jistiny na období..., kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
Tím jsou určeny částky ke stržení strávníkům. Dalším krokem by mělo být vytvoření platebních médií.
5.10.2 Vrácení zbytku jistiny
Akce - Záloha jistinou - Vrácení zbytku jistiny
Tuto funkci použijeme na konci školního roku pro vrácení jistiny strávníkům.
Po jejím zvolení se objeví informativní tabulka, přečteme si text a potvrdíme tabulku stiskem klávesy Enter. Objeví se částky, které program spočítal strávníkům. Jsou to částky jejich aktuálních přeplatků či nedoplatků. Částky, které jsou určeny k vrácení, jsou v tabulce uvedeny se zápornou hodnotou. Částky zkontrolujeme, případně máme možnost je ještě ručně upravit, ale v každém případě uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W. Zobrazí se tisková sestava Výpočet zbytku jistiny k vrácení na účet ke dni..., kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc
Tím jsou určeny částky k vrácení strávníkům. Dalším krokem by mělo být vytvoření platebních médií.
5.10.3 Stržení počáteční jistiny
Akce - Záloha jistinou - Stržení počáteční jistiny
Tato funkce spočítá strávníkům částku jistiny ke stržení bez ohledu na jejich spotřebu v minulém měsíci. Strhne pevnou částku, jejíž výše je učená v Kategoriích (viz kap. 5.10 Záloha jistinou).
Po zvolení této funkce se zobrazí informativní tabulka, přečteme si text a pokračujeme stiskem klávesy Enter. Objeví se tabulka, ve které vyplníme v položce Období zpracování dat období následujícího měsíce, čímž určíme, že zablokovaní strávníci následujícího měsíce nebudou do tohoto výpočtu zahrnuti. Záznam uložíme. Objeví se další informativní tabulka. Text si pozorně přečteme a pokračujeme stiskem klávesy Enter. Objeví se seznam strávníků s částkami určenými ke stržení. Částky podle přání můžeme upravit, ale v každém případě uložíme stiskem kláves Ctrl+W. Zobrazí se tisková sestava Výpočet jistiny na období..., kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
Tím jsou určeny částky ke stržení strávníkům. Dalším krokem by mělo být vytvoření platebních médií.
5.10.4 Stržení 1/2 počáteční jistiny
Akce - Záloha jistinou - Stržení 1/2 počáteční jistiny
Tato funkce je obdobná jako funkce popsaná v kap. 5.10.3 Stržení počáteční jistiny a postup činnosti je totožný. Určí však ke stržení pouze poloviční částky. Tato funkce je zařazena proto, že v některých případech mohou být částky ke stržení počáteční jistiny příliš vysoké. Rozložíme tak stržení počáteční jistiny do dvou kroků. Je tedy jasné, že tuto funkci musíme použít v jistém časovém prodlení dvakrát. Obvykle se postupuje tak, že v měsíci srpnu vybereme první polovinu jistiny a v měsíci září druhou polovinu jistiny.
5.10.5 Nulování jistiny
Akce - Záloha jistinou - Nulování jistiny
Funkce vynuluje všem strávníkům nastavenou jistinu. Program nás o tom informuje tiskovou sestavou. Tu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit. Tuto funkci použijeme před rozjezdem nového školního roku k vynulování částek jistiny. Poté stanovíme částky počáteční jistiny znova.
5.11.1 Výpočet aktuálních doplatků
5.11.2 Spotřeba (pouze fakt. předpisy)
5.11.3 Další funkce pro výpočet doplatků
5.11 Výpočet doplatků
Akce - Výpočet doplatků
Výpočet doplatků se používá při zpětném výběru peněz od strávníků za jejich skutečnou spotřebu v jídelně. Výpočtem doplatků pouze připravíme v programu částku určenou k zaplacení strávníkem. Dalším krokem by tedy mělo být vytvoření platebních médií.
5.11.1 Výpočet aktuálních doplatků
Akce - Výpočet doplatků - Výpočet aktuálních doplatků
Pomocí této funkce vypočítáme přeplatky a nedoplatky ke dni, ve kterém tuto funkci spouštíme. Po jejím spuštění provede program přepočet aktuálních přeplatků a nedoplatků a zobrazí na monitoru sestavu Editace pracovní tabulky, ve které zkontrolujeme, popřípadě pozměníme vypočtené částky, ale v každém případě uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W. Zobrazí se tisková sestava Výpočet aktuálních doplatků ke dni..., kterou si vytiskneme nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
Částky jsou tak zapsány strávníkovi a jsou připraveny k zapsání na Platební média.
5.11.2 Spotřeba (pouze fakt. předpisy)
Akce - Výpočet doplatků - Spotřeba (pouze fakt. předpisy)
Pomocí této funkce vypočítáme přeplatky a nedoplatky za minulý měsíc. Před použitím této funkce musí být provedena řádná uzávěrka za minulý měsíc (Akce - Uzávěrkové operace, tisk. sestavy - Řádná uzávěrka). Po spuštění této funkce provede program přepočet přeplatků a nedoplatků a spočítá strávníkům jejich dluh (nebo přeplatek) za minulý měsíc.
Částky jsou tak zapsány strávníkovi a jsou připraveny k zapsání na Platební média.
5.11.3 Další funkce pro výpočet doplatků
Akce - Výpočet doplatků - Výpočet doplatků za minulý měsíc
Autoři programu dále přidali do menu pro výpočet doplatků další funkce a tiskové sestavy pro výpočet doplatků za minulý měsíc. O tom nás informuje tabulka Upozornění. Opět zde dostáváme informaci, že se výpočet doplatků počítá z uzávěrky za minulý měsíc. Platí tedy podmínka, že uzávěrka musí být hotová, viz kap. 5.8.1 Řádná uzávěrka.
Výpočet doplatků za minulý měsíc
Tato funkce stanoví doplatky strávníků za minulý měsíc. Po jejím spuštění se zobrazí tisková sestava se změněnými částkami od posledního výpočtu. Nemusí se zde tedy objevit všichni strávníci. Dokonce se zde nemusí objevit strávník žádný. Je to v pořádku. Tiskovou sestavu s vypočtenými částkami si vytiskneme v dalším postupu.
Přehled částek
Tisková sestava Přehled částek nám zobrazí na monitoru přehled částek navržených k doplatku. Sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
Možnost editace
I když na platební média necháváme standardně zapisovat částky navržené programem, můžeme prostřednictvím funkce Možnost editace v jednoduché tabulce opravit navržené částky ručně. Dostaneme se do okna Editace pracovní tabulky, ve kterém můžeme navržené částky ručně opravit. Po provedení oprav uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK.
Funkce Výpočet doplatků a Možnost editace můžeme spustit opakovaně, žádné částky se těmito funkcemi nezapisují do tabulky Platby (Objednávky - Platby). Jsou to částky určené k umístění na platební média. To by měl být další logický krok v naší práci.
Přehled podle typu platby
Další tisková sestava nám zobrazí přehled vypočtených částek doplatků za minulý měsíc rozdělených podle způsobu platby s členěním za jednotlivé skupiny spotřeby - stravné, předpis školné a předpis ubytování. Sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
Přehled hotovost
Toto je tisková sestava, která nám vytiskne seznam hotovostních strávníků s částkami navrženými k zaplacení doplatků. Tuto sestavu využijeme právě na těch provozovnách, na kterých přihlašujeme hromadně (bez zaplacení) i hotovostní strávníky.
5.12.2 Inkaso - disketa pro spořitelnu
5.12.4 Hromadné příkazy bankám
5.12.5 Inkaso - faktury za spotřebu
5.12.6 Inkaso - faktury za ostatní platby
5.12.8 Inkaso a úhrada - disketa pro spořitelnu
5.12 Platební média - Inkaso
Akce - Platební média-inkaso
Platební média zajišťují v programu bezhotovostní způsob úhrady za projedenou stravu. Program umožňuje výběr peněz od strávníků všemi možnými bezhotovostními prostředky. Před spuštěním těchto funkcí je třeba stanovit částky do položky K platbě spuštěním funkcí pro výpočet záloh či doplatků (viz výše).
Prostřednictvím platebních médií především vybíráme od strávníků peníze. Občas se však vyskytne potřeba strávníkům naopak peníze tímto způsobem vrátit (např. na konci školního roku). Menu Platební média je proto rozděleno podle toho, o jaký směr pohybu peněz se nám jedná. Můžeme provádět operace Inkasa nebo Úhrady. V menu Akce jsou proto pro platební média dvě položky. Práce s nimi je naprosto stejná, podrobně si popíšeme pouze menu Platební média-Inkaso.
V menu Platební média se nacházejí v položkách Upozornění informativní texty, které uživateli vysvětlují význam následující položky. Po přečtení textu a potvrzení tlačítka OK musí uživatel opět zvolit položku menu Platební média a postupovat podle naplánovaného harmonogramu činností. Jednotlivé tabulky Upozornění v tomto textu dále nepopisujeme.
5.12.1 Zápis položky k platbě
Akce - Platební média-inkaso - Zápis položky k platbě
Tato funkce umožňuje ručně zapsat částky do položky K platbě. V běžném provozu se tato funkce využívá sporadicky a slouží jen k řešení nouzových situací. Po jejím zvolení se dostaneme do tabulky Editace měsíčních uzávěrek, kde můžeme ve sloupci K platbě zapsat ručně požadované částky. Záznam uložíme stiskem kláves Ctrl+W, čímž zapsané částky uložíme. Zobrazí se tisková sestava Ručně opravené částky pro platební média..., kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc. Tím se vrátíme do hlavního menu programu. Částky takto definované zatím nejsou zapsány do žádné tabulky programu. Dalším krokem musí být vytvoření platebních médií.
Zápis položky k platbě
5.12.2 Inkaso - disketa pro spořitelnu
Akce - Platební média Inkaso - Disketa pro spořitelnu
Pro správné fungování modulu Disketa pro spořitelnu musí mít uživatel uzavřenu smlouvu s Českou spořitelnou, a.s. Některé údaje z této smlouvy je nutné zadat do programu při nastavení modulu Disketa pro spořitelnu.
Disketa pro spořitelnu - nastavení parametrů
Akce - Platební média Inkaso - Disketa pro spořitelnu
Ještě než přistoupíme k vytvoření diskety pro spořitelnu, musíme provést nastavení parametrů této diskety. Provádí se jednou při zavedení systému plateb pomocí diskety pro spořitelnu, případně později při úpravách těchto parametrů. Nastavení provedeme následujícím způsobem:
Akce - Platební média Inkaso - Disketa pro spořitelnu
Objeví se hlášení programu. Jsou to pokyny pro vytvoření samotné diskety, nyní jej číst nemusíme a tedy potvrdíme tlačítko OK. Následnou tiskovou sestavu též zrušíme stiskem klávesy Esc. Dostaneme se do dialogu pro vytvoření diskety pro spořitelnu. Zde zvolíme tlačítko Nastavení parametrů. V dalším dialogu nastavujeme jednotlivé parametry podle skutečnosti. Máme-li všechny položky řádně vyplněny, záznam uložíme.
Ještě před nastavením těchto parametrů je nutné uzavřít smlouvu s Českou spořitelnou, a.s.. Některé údaje z této smlouvy je nutné vyplnit právě do Nastavení parametrů.
Disketa pro spořitelnu - postup vytvoření
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Disketa pro spořitelnu
Při spuštění funkce Inkaso Disketa pro spořitelnu se zobrazí informativní text, který si přečteme a potvrdíme tlačítko OK. Zobrazí se tisková sestava se seznamem sporožirových strávníků s předepsanými částkami k úhradě. Sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc. Dostáváme se tak do tabulky Disketa pro spořitelnu.
Disketa pro spořitelnu - základní dialog
Vložíme do diskové mechaniky počítače prázdnou disketu a klávesou Enter potvrdíme položku Vytvoření diskety. Objeví se další tabulka s položkami:
Termín transakce - zde je předvyplněno datum pro den splatnosti částek. Hodnota pro toto datum (den v měsíci) je definována v položce Termín transakce v parametrech pro vytvoření diskety (viz výše v této kapitole).
Číslo souboru - necháme vyplněné přednastavené číslo. V případě nutnosti je můžeme ručně změnit.
Cesta - zde je nastaveno označení pro disketovou mechaniku počítače - A:. Můžeme zadat i jinou cestu k umístění souboru.
Samotné vytvoření diskety
Je-li vše správně vyplněno, uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK a program nahraje na disketu potřebné údaje. Pokud program najde v datech nějaké nesrovnalosti, nabídne nám program dialog pro tisk seznamu těchto chyb. Sestavu si vytiskneme, pomocí klávesy Esc přerušíme činnost vytváření diskety pro Spořitelnu, chyby odstraníme a postup opakujeme. Pokud proběhne vše bez závad, vrátíme se do menu Disketa pro spořitelnu.
Následují tři tlačítka pro tisk doprovodných sestav Opis kompatibilního média, Rekapitulace a Průvodka. V současnosti vyžaduje Česká spořitelna, a.s. pouze sestavu Průvodka k médiu. Potvrdíme tedy toto tlačítko a tiskovou sestavu vytiskneme.
Tím máme vytvořenu disketu pro Spořitelnu a všechny potřebné tiskové sestavy. Stiskem klávesy Esc se vracíme do hlavního menu programu.
Nyní lze zapsat přenesené částky do tabulky Platby.
Zápis diskety pro spořitelnu do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Zápis diskety pro spořitelnu do plateb
Tím, že jsme vytvořili disketu pro spořitelnu, ještě nemáme jistotu, že budou všechny platby takto vytvořené připsány na náš účet. Jediným průkazným dokumentem je pro nás výpis plateb došlých na účet našeho zařízení. Pak lze strávníkům tyto platby zapsat do programu funkcí Zápis plateb dle VS (viz kap. 5.2.3 Zápis plateb dle VS). Pokud však spoléháme na dobrou platební kázeň strávníků, lze částky vytvořené funkcí Disketa pro spořitelnu zapsat v tento moment do tabulky Platby (Objednávky - Platby). Pak postupujeme následujícím způsobem.
Po zvolení funkce Zápis diskety pro spořitelnu do plateb se objeví informativní text, který si přečteme a potvrdíme tlačítko OK. Zobrazí se tabulka Zápis do plateb a avíz, kde vyplňujeme následující položky:
Datum pro zápis do plateb - přednastaveno je aktuální datum. Doporučujeme zadat datum do období, kdy se očekává bankovní výpis s provedenými platbami.
Doklad pro zápis do plateb - sem vyplníme stručný text, který nám platby charakterizuje, např. sporožiro 09/2006.
Zápis částek do tabulky Platby
Uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK, čímž se na monitoru objeví tisková sestava Protokol o zápisu do plateb, kterou si můžeme vytisknout, nebo pokračujeme stiskem klávesy Esc. Program se dále zeptá Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb?. Pokud zvolíme Ano, budou platby zapsány do tabulky Platby. Pokud zvolíme Ne, žádné platby se strávníkům nikam nezapíší.
Pozor! Při opakovaném zápisu částek do plateb prováděných ve stejném období program na tuto skutečnost sice upozorní, ale zápis přesto umožní. Je věcí uživatele, kolikrát nechá částky do plateb zapsat. Zpravidla je tedy vhodné použít tuto funkci v daném období pouze jednou!
5.12.3 Inkaso - složenky A
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso složenky A
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Možnosti tisku poštovních poukázek v programu Stravné
Program Stravné umí tisknout složenky (tj. potisknout připravený formulář složenek). V praxi to ale není úplně jednoduché - tisknout se musí pomocí tiskárny a tiskáren existuje veliké množství, přičemž každá tiskárna je trochu jiná, což vadí při potřebě přesného tisku do formuláře.
Tisk složenek lze provádět v několika režimech, stručně shrnuto: v režimu textovém nebo grafickém v kombinaci s textovým nebo grafickým tiskem. Nabízí se tedy otázka, zda bude možné na dané tiskárně uživatele tisknout složenky? Toto nelze nikdy předem říct. Vždy je nutné to vyzkoušet. Firma VIS nabízí předběžnou placenou analýzu možnosti tisku složenek, při které se možnost tisku prakticky ověří.
Další postup nastavení tisku složenek a formuláře pro tisk složenek je popsáno pro textový tisk v textovém režimu tiskárny. V případě požadavku na jiné nastavení tisku kontaktujte horkou linku VIS.
Nastavení parametrů a Nastavení formuláře
Složenky A - nastavení parametrů
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso složenky A
Ještě než přistoupíme k tisku složenek, ukážeme si, jakým způsobem se mění nastavení parametrů pro tisk složenek. Zde je nutné zdůraznit, že výsledek tisku záleží na konkrétní tiskárně. Doporučujeme vyzkoušet výchozí nastavení a při problémech kontaktovat pracoviště horké linky. Pro tisk složenek potřebujeme určit, zda se budou složenky tisknout jednotlivě, nebo zda pro jejich tisk použijeme tabelační papír (složenky jsou spojeny v souvislý pás a do tiskárny jsou zaváděny pomocí perforace na krajích papíru). Nastavení parametrů se provádí pouze při zavedení systému plateb pomocí složenek, případně později při změně podmínek tisku. Nastavení provedeme následujícím způsobem:
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso složenky A
Zobrazí se tisková sestava, kterou zrušíme stiskem klávesy Esc. Dostaneme se do dialogu pro tisk složenek. Zde zvolíme tlačítko Nastavení parametrů. V dalším dialogu nastavujeme jednotlivé parametry podle skutečnosti.
Nastavení složenek
Na obrázku vidíme jedno z možných základních nastavení.
V sekci Společné nastavení vyplníme tyto položky:
Seřazení - seřazení složenek pro tisk. Vybereme jednu z možností z rozbalovacího menu.
Poplatek - jestliže požadujeme za tisk složenek od strávníků nějakou částku, uvedeme ji sem. Při tisku složenek program tuto částku automaticky přičte k vypočítané částce za spotřebu.
Zpráva příjemci - můžeme vyplnit zprávu příjemci.
Směrový kód - směrový kód pošty.
Transakční kód, Konstantní symbol - můžeme ponechat nastavené údaje.
Údaje adresáta (Název, Ulice, atd.) - údaje naší jídelny, které se vytisknou na složence.
V sekci Tisk složenek ponecháme Typ tisku „Textově“. Můžeme zde též upravit Odsazení a Odřádkování (podle výsledku pokusného tisku). V položce Druh složenky pak vybíráme na jakém papíru jsou složenky do tiskárny vkládány. Pomocí tlačítka Tiskárna vybereme tiskárnu, na kterou se budou složenky tisknout.
V sekci Nastavení pro textový soubor vyplňujeme hodnoty, jen pokud máme uzavřenou smlouvu s Českou poštou o předávání dat pro tisk složenek v elektronické podobě. Údaje zde vyplňujeme podle této smlouvy.
Máme-li všechny položky řádně vyplněny, záznam uložíme. Nacházíme se zpět v dialogu pro tisk složenek. Pokračujeme nastavením formuláře složenek, viz další odstavec.
Nastavení formuláře složenek
Po instalaci programu není nijak nastaveno, na jaké složenky se má tisknout. Formulář pro nastavení složenek je prázdný. V dialogu pro tisk složenek tedy zvolíme tlačítko Nastavení formuláře složenek. Tím se dostaneme do tabulky Formulář pro tisk složenek. V horním menu pak zvolíme následující cestu:
Různé - Základní nastavení formuláře - Kompletní formulář složenek A
Tím se předvyplní tabulka hodnotami pro tisk složenek A. Tabulku můžeme opustit pomocí tlačítka Zavřít. Tím se octneme ve formuláři pro tisk složenek.
Tím je program připraven k tisku složenek na textové tiskárně.
Složenky A - postup vytvoření
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso složenky A
Při spuštění funkce Inkaso - složenky A se objeví tiková sestava Částky připravené před tiskem inkasních složenek se seznamem strávníků s předepsanými částkami k úhradě. Sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc. Dostáváme se tak do tabulky Tisk složenek. Potvrdíme položku Tisk složenek. Objeví se tisková sestava všech složenek připravených k tisku. Připravíme si jednotlivé složenky nebo založíme do tiskárny tabelační papír se složenkami a povelem potvrdíme tlačítko Tisk. Po vytištění složenek se opakovaným stiskem klávesy Esc vrátíme do hlavního menu programu.
Samotným tiskem složenek nedochází k žádnému zápisu částek do tabulky Platby.
Tisk složenek a Tisk po přerušení
Tisk po přerušení
Pokud z jakéhokoliv důvodu tisk složenek přerušíme, můžeme pokračovat tiskem od poslední vytištěné složenky. Pak zvolíme tlačítko Tisk po přerušení. V dialogovém okně Tisk po přerušení zadáme v položce Pořadí složenky pomocí nápovědy složenku, od které bude tisk pokračovat. Okno s číslem složenky uložíme a pokračujeme v tisku složenek.
Textový soubor
Složenky nám též může vytisknout Česká pošta, a.s. prostřednictvím textového souboru. Pro zprovoznění této služby se obraťte na místní pobočku České pošty, a.s..
5.12.4 Hromadné příkazy bankám
Akce - Platební média Inkaso -Inkaso Hromadné příkazy bankám
Hromadné příkazy - nastavení parametrů
Akce - Platební média Inkaso -Inkaso Hromadné příkazy bankám
Hromadný příkaz bankám musí splňovat určité náležitosti. Je tedy nutné před tiskem tohoto příkazu zkontrolovat nastavení parametrů pro tisk hromadného příkazu. Nastavení parametrů se provádí jednou při zavedení systému plateb pomocí hromadných příkazů, případně později při dalších úpravách těchto parametrů. Nastavení provedeme následujícím způsobem:
Akce - Platební média Inkaso -Inkaso Hromadné příkazy bankám
Zobrazí se tisková sestava, kterou zrušíme stiskem klávesy Esc. Další okno Vytvoření hromadného příkazu bance potvrdíme stiskem tlačítka OK. Dostaneme se do dialogu pro tisk HPKÚ. Zde zvolíme tlačítko Nastavení parametrů. V dalším dialogu nastavujeme jednotlivé parametry podle skutečnosti či požadavků provozovny. Máme-li všechny položky řádně vyplněny, záznam uložíme pomocí tlačítka OK.
Typ formuláře - varianta formuláře hromadného příkazu. Ponecháme hodnotu A.
Počet řádků - počet řádků na jedné stránce formuláře.
Dělení inkasa podle banky - každá banka se tiskne na samostatný příkaz (Ano), nebo se tisknou společně (Ne)
Tisk KS u položek - tisk konstantní symbol u každé položky - pokud je u všech položek stejný konstantní symbol, tiskne se pouze v hlavičce příkazu, jinak se tiskne u každé položky; nastavení parametru na ANO znamená, že se tiskne konstantní symbol u každé položky, i když je u všech stejný
Poplatek za položku - poplatek za jednu položku, hodnota poplatku se přidá k vypočítané částce platby
Provést kontrolu - před tiskem nebo exportem příkazů se provede kontrola účtů a variabilních symbolů, pokud je v nich zjištěna chyba, zobrazí se protokol s chybami
Cesta k externímu souboru - vyplní se v případě, že budeme příkazy exportovat do externího modulu Banka (tj. do modulu Banka nainstalovaného v jiné aplikaci). Pokud je položka nevyplněná, příkazy se vyexportují do interního modulu Banka.
Hromadný příkaz bankám - postup vytvoření
Akce - Platební média Inkaso -Inkaso Hromadné příkazy bankám
Při spuštění funkce Inkaso Hromadné příkazy bankám se objeví seznam strávníků s předepsanými částkami k úhradě. Tyto částky můžeme v tuto chvíli ještě ručně upravit podle potřeby. V každém případě záznam uložíme stiskem kláves Ctrl+W. Zobrazí sestava Částky připravené před vytvářením inkasních "Hromadných příkazů do bank", kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc. Objeví se tabulka Vytvoření hromadného příkazu bance, kterou uložíme. Dostáváme se tak do tabulky Tisk HPKÚ. Potvrdíme tlačítko Tisk příkazů. Zobrazí se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk, čímž se zobrazí sestava Hromadný příkaz k inkasu, kterou si vytiskneme. Stiskem klávesy Esc zrušíme dialog pro tisk sestavy. Dalším stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Hromadný příkaz bankám - vytvoření souboru pro banku
Akce - Platební média Inkaso - Vytvoření souboru pro banku
Viz kap 10. modul Banka.
Zápis hromadných příkazů do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Zápis hromadných příkazů do plateb
Tím, že jsme vytvořili hromadný příkaz k úhradě bankám, ještě nemáme jistotu, že budou všechny platby takto vytvořené připsány na náš účet. Jediným průkazným dokumentem je pro nás výpis plateb došlých na účet našeho zařízení. Pak lze strávníkům tyto platby zapsat do programu funkcí Zápis plateb dle VS (viz kap. 5.2.3 Zápis plateb dle VS). Pokud však spoléháme na dobrou platební kázeň strávníků, lze částky vytvořené funkcí Inkaso Hromadné příkazy bankám zapsat v tento moment do tabulky Platby (Objednávky - Platby). Pak postupujeme následujícím způsobem.
Zvolíme funkci Zápis hromadných příkazů do plateb. Objeví se tabulka Zápis do plateb nebo avíz, kde vyplňujeme následující položky:
Datum pro zápis do plateb - Přednastaveno je aktuální datum. Doporučujeme zadat datum do období, kdy se očekává bankovní výpis s provedenými platbami.
Doklad pro zápis do plateb - Sem vyplníme stručný text, který nám platby charakterizuje, např. účet 09/2006.
Uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK, čímž se na monitoru objeví tisková sestava Protokol o zápisu do plateb, kterou si můžeme vytisknout, nebo pokračujeme stiskem klávesy Esc. Program se dále zeptá Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? Pokud zvolíme Ano, budou platby zapsány do tabulky Platby. Pokud zvolíme Ne, žádné platby se strávníkům nikam nezapíší.
5.12.5 Inkaso faktury za spotřebu
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso faktury za spotřebu
POZOR! V základním nastavení programu provedeném příkladovými daty se identifikační média strávníkům nefakturují. Je proto nezbytně nutné vybírat peníze za identifikační média jinou cestou (většinou v hotovosti) nebo si objednat úpravu menu Akce.
Faktury za spotřebu vystavujeme zpětně za uzavřené období. Tato funkce nám umožní vytvořit fakturu strávníkům, kteří mají v rejstříku strávníků uveden typ platby Faktura a nemají v uzavřeném období nulové částky za spotřebu. Po zvolení této funkce se objeví okno Tisk faktur za období. Ten je rozdělen na dvě části. V první části (Parametry pro tisk faktury) zadáváme údaje, které se týkají právě této jedné konkrétní faktury. Položku Subjekt necháváme prázdnou. Tím zajistíme, že se vytisknou faktury všem subjektům najednou. (Jestliže chceme jen jeden konkrétní subjekt, vybereme jej pomocí klávesy F2.) Další položky vyplníme podle požadavků, většinou je však necháme tak, jak jsou předvyplněny programem.
Ve druhé části formuláře (Stálé parametry pro tisk faktury) se nacházejí položky, které po uložení celého formuláře zůstávají zachovány i pro tisk dalších faktur. Význam jednotlivých položek je následující:
Text zálohy - nevyplňujeme.
Spec. DPH zálohy - nevyplňujeme.
Účet dodavatele - můžeme vyplnit pomocí klávesy F2.
Typ formuláře - pomocí klávesy F2 vybereme typ formuláře pro fakturu.
Varianta přílohy - tiskneme-li k fakturám přílohy, zde si můžeme zvolit jejich podobu. K výběru varianty použijeme klávesu F2. Číslo za označením varianty přílohy nám určuje, kolikrát se tato příloha bude tisknout.
Krátká faktura - nevyplňujeme.
Slučování položek - nevyplňujeme.
Počet výtisků - definujeme zde počet výtisků faktury. Obvykle 1 nebo 2.
I tyto položky v naprosté většině případů ponecháme tak, jak jsou nastaveny, a uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK.
Zobrazí se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk, čímž se zobrazí faktury připravené k vytištění. Faktury vytiskneme a dialog pro tisk sestavy zrušíme stiskem klávesy Esc. Zobrazí se dotaz programu Chcete vytisknout přílohu faktury? Potvrdíme tlačítko Ano. Zobrazí se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk, čímž se zobrazí příloha faktury. Přílohu vytiskneme a opakovaným stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Zápis faktur za spotřebu do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Zápis faktur za spotřebu do plateb
Tím, že jsme vytiskli faktury, ještě nemáme jistotu, že budou všechny platby takto vytvořené připsány na náš účet. Jediným průkazným dokumentem je pro nás výpis plateb došlých na účet našeho zařízení. Pak lze strávníkům tyto platby zapsat do programu funkcí Zápis plateb dle VS (viz kap. 5.2.3 Zápis plateb dle VS). Pokud však spoléháme na dobrou platební kázeň strávníků, lze fakturované částky v tento moment do tabulky Platby (Objednávky - Platby). Postupujeme takto:
Zvolíme funkci Zápis faktur za spotřebu do plateb. Objeví se tabulka Zápis do plateb nebo avíz, kde vyplňujeme následující položky:
Datum pro zápis do plateb - Přednastaveno je aktuální datum. Doporučujeme zadat datum do období, kdy se očekává bankovní výpis s provedenými platbami.
Doklad pro zápis do plateb - Sem vyplníme stručný text, který nám platby charakterizuje, např. Faktura 09/2006.
Uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK, čímž se na monitoru objeví tisková sestava Protokol o zápisu do plateb, kterou si můžeme vytisknout, nebo pokračujeme stiskem klávesy Esc. Program se dále zeptá Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? Pokud zvolíme Ano, budou platby zapsány do tabulky Platby. Pokud zvolíme Ne, žádné platby se strávníkům nikam nezapíší.
5.12.6 Inkaso - faktury za ostatní platby
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso faktury za ostatní platby
Částky za ostatní platby se však nezapisují do tabulky Platby. Je to z toho důvodu, že ostatní platby se netýkají přímo strávníka, a jeho přímé platby za stravné. Prostřednictvím těchto faktur vybíráme peníze za dotace FKSP apod.
Abychom danému subjektu fakturu za ostatní platby mohli vystavit, musí být tento subjekt definován v položce Ostatní platby jednotlivých Kategorií. To provádíme následujícím způsobem:
Rejstříky - Kategorie - Vybereme příslušnou kategorii - Položky - Ostatní platby
Dostáváme se tak do seznamu ostatních plateb vybrané kategorie. Vybereme ostatní platbu, kterou chceme později fakturovat a pokračujeme:
Oprava
Nacházíme se tak v první přístupné položce Subjekt, kam pomocí klávesy F2 přeneseme z Adresáře subjektů ten subjekt, kterému budeme později faktury vystavovat. Máme-li vše korektně vyplněno, včetně částky ostatní platby za jednu porci, záznam uložíme. Dvojitým stiskem klávesy Esc se dostaneme do hlavního menu programu.
Pro samotný tisk faktur za ostatní platby platí stejné postupy jako při tisku faktur za spotřebu, což je popsáno v předchozí kapitole.
5.12.7 Srážky ze mzdy
Akce - Platební média Inkaso - Přehled srážek ze mzdy
Akce - Platební média Inkaso - Zápis srážek do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Seznam plateb pro mzdovou účtárnu
Pomocí této funkce zapíšeme do databáze plateb částku spotřeby za minulý měsíc všem strávníkům, kteří mají vyplněn typ platby Srážka. Před spuštěním této funkce je tedy třeba provést výpočet doplatků za minulý měsíc (viz kap. 5.11.2 Výpočet doplatků za minulý měsíc).
Přehled srážek ze mzdy
Tato tisková sestava nám zobrazí před samotným zápisem částek do tabulky Platby (Objednávky - Platby) aktuálně připravené částky pro tento zápis. Sestava má jednak kontrolní funkci, můžeme se přesvědčit o správnosti vypočtených stránek, a jednak můžeme tuto sestavu vytisknout a předat účetnímu orgánu k zapsání srážek jednotlivým zaměstnancům.
Zápis srážek do plateb
Po spuštění funkce Zápis srážek z mezd do plateb se zobrazí tabulka Zápis do plateb a avíz, kde jsou následující položky:
Datum pro zápis do plateb - přednastaveno je aktuální datum. Doporučujeme je ponechat.
Doklad pro zápis do plateb - sem vyplníme stručný text, který nám platby charakterizuje, např. srážka 09/2006.
Záznam uložíme stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK. Na monitoru se objeví tisková sestava, kterou si můžeme vytisknout nebo ji rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc. Program se ještě zeptá: Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? Potvrzením položky Ano se tak skutečně stane.
Seznam plateb pro mzdovou účtárnu
Tisková sestava se seznamem strávníků s typem platby Srážka ze mzdy. Sestavu lze vytisknout a odnést do mzdové účtárny pro další zpracování ve mzdovém systému.
Tuto volbu lze na zakázku upravit tak, aby se údaje o platbách strávníků exportovaly ve formě jediného souboru do mzdové agendy uživatele. Exportní soubor je nutné přesně definovat a firma VIS jej pro uživatele vytvoří na zakázku dle platného ceníku. V případě zájmu kontaktujte obchodní oddělení firmy VIS.
5.12.8 Inkaso a úhrada - disketa pro spořitelnu
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso a úhrada - disketa pro spořitelnu
Tato funkce je shodná s funkcí 5.12.2 Inkaso - disketa pro spořitelnu pouze s tím rozdílem, že v tomto případě vytváříme na jedné disketě jak příkazy k inkasu, tak příkazy k úhradě. Použijeme tedy tuto funkci tehdy, když budeme chtít od jedné skupiny strávníků vyinkasovat dlužné částky, a zároveň u jedné skupiny strávníků (např. při jejich ukončení stravování) budeme potřebovat vrátit jejich přeplatky.
Po vytvoření diskety pro spořitelnu je připravena funkce Zápis do plateb - SPORO obojí. Pracovní postup s touto funkcí je též popsán v kap. 5.12.2 Inkaso - disketa pro spořitelnu.
5.13 Platební média-Úhrada
Akce - Platební média-úhrada
Pro vrácení přeplatků strávníků používáme tuto položku v menu Akce. Práce je zde obdobná jako při vytváření inkasních médií. Popisem těchto funkcí se zabývá kapitola 5.12 Platební média -Inkasa.
5.14 Ukončení roku, příprava nového
5.14.1 Vrácení přeplatků pro B, S, P, 30.6.
5.14 Ukončení roku, příprava nového
Akce - Ukončení roku, příprava nového
Pro usnadnění přechodu na nový školní rok zařadili autoři programu do menu Akce funkce pro činnosti na konci starého a začátku nového školního roku. Především se jedná o vrácení případných přeplatků v měsíci červnu strávníkům platících sporožirem, účtem a složenkou.
5.14.1 Vrácení přeplatků pro B, S, P 30.6.
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Vrácení přeplatků pro B, S, P
V tomto menu je umístěn sled funkcí, které vypočítají přeplatky strávníků a umístí tyto částky na platební média ve formě úhrady.
Na těch jídelnách, kde se provádí vyrovnání se strávníky jiným způsobem, nesmí obsluha programu tuto volbu mechanicky použít, ale musí objednat úpravu menu Akce u firmy VIS.
V tomto menu používáme funkce, jejichž popis je uveden výše v tomto textu.
Viz kap. 5.13 Platební média - Úhrada.
5.14.2 Posun tříd
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Posun tříd
Tuto funkci použijeme při přípravě nového školního roku nebo na závěr roku starého. Umožní nám snadno hromadně přesunout strávníky z jedné třídy do druhé tak, abychom v jídelně sledovali strávníky podle jejich skutečného zařazení do tříd. Před posunem tříd doporučujeme provést zálohu dat.
Po zvolení funkce Posun tříd se objeví tabulka s upozorněním, kterou potvrdíme stiskem klávesy Enter. Objeví se tabulka Posun tříd, ve které jsou ve sloupcích Původní třída a Nová třída zobrazeny názvy tříd. Názvy jsou v obou sloupcích zatím totožné. My se můžeme pohybovat pomocí Šipek ve sloupci Nová třída, kde postupně přejmenujeme zde uvedené třídy tak, aby došlo k logickému posunu tříd (např. žáci ze 4.A budou navštěvovat v novém školním roce třídu 5.A atd.). Elegantní je v tomto místě použití klávesy F5, po jejímž stisknutí se automaticky přejmenují všechny třídy vždy o jednu třídu výš. Novou třídu můžeme také přenést pomocí klávesy F2, která nás přesune do databáze definovaných tříd (zde si můžeme vytvořit standardním způsobem třídu novou). Pokud máme seznam připravený, potvrdíme změny stiskem kláves Ctrl+W. Program se ještě zeptá: Zapsat provedený posun tříd podle nastavení? Potvrzením položky Ano se tak skutečně stane.
Pozn.: Pro žáky odcházejících ročníků si vytvoříme samostatnou třídu, do které všechny tyto žáky přesuneme. Pak je můžeme snadno vyfiltrovat, hromadně zablokovat a zrušit.
5.14.3 Posun kategorií
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Posun kategorií
Tuto funkci použijeme při přípravě nového školního roku nebo na konci roku starého. Umožní nám snadno hromadně přesunout strávníky z jedné kategorie do druhé, pokud se některým strávníkům změní zařazení do skupin pro normování či do cenových kategorií v závislosti na jejich postupu z jedné třídy do druhé. Tento postup sledujeme například u žáků čtvrtých ročníků, u nichž se postupem do páté třídy mění skupiny normování (tím i cenová skupina). Před posunem kategorií doporučujeme provést zálohu dat.
Po zvolení funkce Posun kategorií se objeví tabulka Upozornění. Přijmeme nabízené otevření návodu. Vyhledáme kapitolo 6.15 Posun kategorií dle věku strávníka a v další činnosti se řídíme podle uvedeného postupu.
Zde si popíšeme obecný postup s touto funkcí. Program nás automaticky přesměroval do Rejstříku strávníků. Zde zvolíme položku Různé a dále v zobrazeném menu zvolíme položku Posun kategorií.
Pokud chceme provádět posun kategorií pouze pro jednu třídu, tak si ji před spuštěním této funkce vyfiltrujeme.
Dostaneme se do tabulky Posun kategorií, ve které jsou ve sloupcích Původní kategorie a Nová kategorie zobrazeny názvy kategorií. Názvy jsou v obou sloupcích zatím totožné. Novou kategorii přeneseme pomocí klávesy F2 z databáze definovaných kategorií. Pokud máme seznam připravený, potvrdíme změny stiskem kláves Ctrl+W. Program se ještě zeptá: Zapsat provedený posun kategorií podle nastavení? Potvrdíme Ano. Objeví se další dotaz: Provést aktualizaci položek předvyplněných z kategorií? Opět potvrdíme položku Ano.
Pokud provádíme posun pro každou třídu zvlášť, musíme celý postup opakovat vždy pro každou třídu jednotlivě.
5.14.4 Blokace odchozích tříd
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Blokace odchozích tříd
Strávníky ročníků, které opouštějí zařízení, je nutné v programu zablokovat. Pomocí této funkce zablokujeme hromadně strávníky odcházejících tříd. Pokud jsme ještě před spuštěním této funkce provedli posun tříd, nezapomeňme na to v tomto případě brát ohled.
Po spuštění funkce se objeví okno Hromadná blokace strávníků. V položce Identifikace vybereme Třída a v následujícím poli vybereme třídu, kterou chceme zablokovat. V položce Datum od vyplníme datum blokace. Položku Datum do nevyplňujeme. Do položky Text napíšeme informativní text, např. Ukončení školní docházky. Záznam uložíme.
Celý postup musíme opakovat pro každou třídu jednotlivě.
5.14.5 Zápis přeplatků
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Vynulování a zápis položky k platbě
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Oprava položky k platbě
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Zápis přeplatků do plateb
Tyto tři funkce slouží k zápisu počátečních přeplatků strávníků do tabulky Platby (Objednávky - Platby). Použijeme je tehdy, pokud potřebujeme přenést počáteční přeplatky strávníků do programu z jiné evidence.
Vynulování a zápis položky k platbě
Po zvolení této funkce se zobrazí okno Editace pracovní tabulky, ve kterém je seznam strávníků a u všech strávníků je ve sloupečku K platbě hodnota 0 (nula). Záznam uložíme stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK. Všem strávníkům se v tento moment přepíše položka K platbě na nulovou hodnotu.
Oprava položky k platbě
Spuštěním této funkce se opět dostaneme do okna Editace pracovní tabulky, ve kterém můžeme jednotlivým strávníkům zapsat jejich přeplatky. Přeplatky zapisujeme kladně a nedoplatky zapisujeme záporně.
Po zapsání všech částek uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK.
Zápis přeplatků do plateb
Výše definované přeplatky zapíšeme strávníkům do tabulky Platby (Objednávky - Platby) touto funkcí. Po jejím zvolení se zobrazí tabulka Zápis do plateb a avíz, ve které můžeme vyplnit následující položky:
Typ platby pro zápis - standardně je nastaven typ platby označující vrácení přeplatků (S2). Tento typ se zapíše všem výše definovaným platbám. Není tedy možné zapisovat v jedné tabulce (viz výše) zároveň přeplatky a zároveň nedoplatky. Pokud potřebujeme zapsat platby s jiným příznakem, vybereme jej pomocí nápovědy.
Datum pro zápis do plateb - přednastaveno je aktuální datum. Doporučujeme je ponechat.
Doklad pro zápis do plateb - v programu je připraven text Přeplatky strávníků. Pokud nám tento text z nějakého důvodu nevyhovuje, přepíšeme ho podle našeho požadavku.
Vyplněný záznam uložíme stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrzením tlačítka OK. Zobrazí se tisková sestava Protokol o zápisu do plateb, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit klávesou Esc. Objeví se tabulka s dotazem Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? Pokud odpovíme Ano, program částky zapíše. Pokud odpovíme Ne, program nikam nic nezapíše.
5.15 Ostatní funkce programu
Akce - Ostatní funkce programu
V tomto menu se nacházejí některé často používané funkce programu. Jedná se o často používané činnosti, jako je zálohování dat, zápis poznámek do provozního deníku apod.
V textu této kapitoly jsou uvedeny i funkce, které nejsou v programu úrovně funkčnosti 1 nebo 4 zpřístupněny. Na tuto skutečnost vždy u příslušné kapitoly upozorníme. O Úrovních funkčnosti viz kap. 1.12 Úrovně funkčnosti.
6.1 Školní výlet - hromadná odhláška třídy
6.3 Přecenění - změna finanční normy
6.6 Změna sazeb za ubytování (školné)
6.7 Tisk uzávěrkových sestav z minulých měsíců
6.8 Změna obvyklého způsobu platby strávníka
6.9 Nastavení stravovacích zvyklostí jednoho strávníka
6.10 Hromadné nastavení stravovacích zvyklostí skupině strávníků
6.11 Společné úhrady za sourozence - zavedení hlavního a vedlejšího plátce
6.13 Storno omylem zapsané platby
6.15 Změna kategorií dle věku strávníka
6.16 Práce se složenkovými strávníky
6.19 Zavedení nového druhu jídla
6.20 Zapsání přeplatků a nedoplatků strávníků
6.21 Adresář subjektů - rušení a oprava existujících záznamů
6.23 Evidenční číslo strávníka - zásady správného použití
6.24 Rušení strávníka - hromadné rušení strávníků
6.26 Import názvů jídelníčků z programu MSklad
6.27 Problematika zaokrouhlování cen
6.28 Nedotované obědy při nemocech žáků
6.29 Omezení při objednávání stravy
6.30 Blokace strávníka, hromadná blokace strávníků
6.31 Výkaz o činnosti školního stravování
6.32 Předpis školného či ubytování podle dnů
6.33 Předpis ubytování na internátních zařízeních, slevy na ubytování
6.34 Uzávěrka na jediné sestavě
6.35 Nastavení a tisk pokladního dokladu
6.36 Přihláška ke stravování (evidenční list)
6.37 Disketa pro Spořitelnu i pro jiné banky
6.38 Aktualizace jídelníčku podle MSkladu
6.39 Tisk grafického jídelníčku
6.40 Označení varného dne jako „svátek“
6.41 Stravovací zvyklosti podle kategorie
6.42 Vnitřní doklad pro přeúčtování příspěvku FKSP
6. Řešení typických situací
V této kapitole, si uvedeme různé postupy při řešení některých typických situací, které mohou nastat ve školní jídelně. Použití postupů podle této kapitoly již předpokládá jistou zkušenost s programem. Postupy nejsou uváděny s podrobným popisem, nýbrž pouze jako výčet kroků, vedoucích k úspěšnému splnění vytyčeného cíle. Smyslem této kapitoly je též zamezit zbytečným telefonátům na horkou linku a ušetřit tak finanční prostředky za účty na telefon. Pokud však budete mít nejasnosti v postupech či pokud zde určitou, vámi požadovanou činnost nenaleznete, obraťte se se žádostí o pomoc na pracoviště horké linky.
Upozornění: Nezapomeňte si před provedením každé z dále uvedených činností provést zálohu dat.
6.1 Školní výlet - hromadná odhláška třídy
Hromadné odhlášení určité skupiny strávníků patří k činnostem, které budeme v programu občas provádět. V menu Akce je připravena funkce Hromadná odhláška třídy.
Stručný postup pro hromadnou odhlášku třídy
1. Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky - Vybrané třídy
2. Zapíšeme označení pro třídu, kterou chceme hromadně odhlásit a potvrdíme ji klávesou Enter.
3. Vyplníme datumy období, na které chceme odhlášky provést a potvrdíme je klávesou Enter.
4. V další tabulce necháme přednastavené všude N a záznam uložíme.
5. Tiskovou sestavu si můžeme vytisknou. Pokračujeme stiskem klávesy Esc.
6. Na dotaz Zapsat objednávky uvedené v protokolu do objednávek? odpovíme Ano.
Kontrola:
Strávníci požadované třídy mají v aktuálních přihláškách a odhláškách v zadaném období provedeny odhlášky a stav aktuálního konta se jim zvýšil o částku odpovídající částce za odhlášenou stravu.
Pozn: Odhlášku jiné skupiny strávníků můžeme provést v Rejstříku strávníků tak, že si příslušnou skupinu nejdříve vyfiltrujeme (Rejstříky - Rejstřík strávníků - Filtr) a pak použijeme funkci Hromadné přihlášky a odhlášky.
6.2 Změna dotací FKSP
Další postup je přístupný pouze pro program úrovně funkčnosti 7 a 4. Uživatelé programu úrovně 1 musí použít Průvodce konfigurací, viz kap. 9. Průvodce konfigurací.
Stručný postup pro změnu dotací
1. Rejstříky - Kategorie - Vybereme kategorii - Položky - Ostatní platby kategorií
2. Vybereme druh jídla a ostatní platbu, u které chceme změnu provést.
3. F10 - Oprava
4. V položce Sazba změníme částku za příspěvek na jedno jídlo podle požadavků.
5. Záznam uložíme.
6. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola:
Při tisku faktury za ostatní platby se projeví změněná částka.
Pozn.: Změnu dotací FKSP provádíme zásadně po uzávěrce měsíce, ve kterém platili, ještě staré ceny.
6.3 Přecenění - změna finanční normy
Další postup je přístupný pouze pro program úrovně funkčnosti 7 a 4. Uživatelé programu úrovně 1 musí použít Průvodce konfigurací, viz kap. 9.2 Průvodce konfigurací - úprava dat.
Změna finanční normy vyvolá potřebu přecenění jídelníčku. Jednou z velkých výhod programu je fakt, že můžeme přecenit jídelníčky v libovolném období. V této kapitolce je uveden postup na přecenění jídelníčku od dalšího měsíce. Tento postup lze použít i v případě, že chceme přecenit již v aktuálním měsíci.
Stručný postup pro změnu finanční normy
1. Rejstříky - Kategorie - Vybereme kategorii - Položky - Ostatní platby kategorií
2. Vybereme řádek příslušného druhu jídla s názvem Finanční norma.
3. Oprava
4. Opravíme hodnotu v položce Sazba a záznam uložíme. Dvojitým stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
5. Objednávky - Vzor jídelníčku na den - Různé - Přecenění vzorů
6. V tabulce opravíme sazby za jednotlivé druhy jídel pro jednotlivé skupiny strávníků.
7. Záznam uložíme. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Poznámka: Tímto krokem jsme si připravili nové ceny na další období. V přihláškách a odhláškách strávníků se projeví až v období, na které provedeme potvrzení rozpisu. Pokud však chceme změnit ceny jídel zpětně v období, na které již máme rozpis potvrzen, pokračujeme dalšími kroky.
8. Objednávky - Jídelníčky - Různé - Aktualizace jídelníčku podle vzorů
9. Zadáme období, které chceme aktualizovat a záznam uložíme. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Poznámka: Pokud využíváme v jídelně zálohový systém, je třeba změnit i sazby v kategoriích, pokračujeme tedy dalšími kroky.
10. Rejstříky - Kategorie - Oprava
11. V položce Záloha opravíme částku zálohy a záznam uložíme.
Dále pokračujeme až po provedení měsíční uzávěrky.
12. Rejstříky - Kategorie - Položky - Názvy údajů kategorií
13. Vybereme druh jídla pro danou kategorii a potvrdíme tlačítko Oprava. Opravíme částku v položce Sazba a záznam uložíme.
Kontrola:
1. Přihlášky a odhlášky strávníků respektují v zadaném období nové ceny.
Pozn: Program umožňuje změnit ceny i v období, za které již byla provedena uzávěrka. V případě tohoto požadavku kontaktujte pracoviště horké linky.
6.4 Přidání varného dne
Program při své činnosti používá rozpis varných a nevarných dnů, viz kap. 3. Stravné - základní činnosti. Občas se stane, že požadujeme tento rozpis doplnit o další varný den. Další postup se liší podle toho, do jakého období požadujeme doplnit varný den. Buď je to období, ve kterém obvykle na jídelně vaříme, což bývají ve velké většině provozoven všední dny pracovního týdne. Nebo potřebujeme doplnit varný den do období, kdy obvykle vůbec nevaříme, zpravidla to jsou soboty a neděle.
Tyto dny jsou definovány v záznamech tabulky Vzor jídelníčku na den v položce Platí pro den. Čísla zde uvedená představují dny v týdnu, tedy hodnota 12345 znamená dny v týdnu Pondělí až Pátek. Pokud tedy požadujeme přidat varný den v rozsahu dní zde uvedených, pak pokračujeme odstavcem Přidání standardního varného dne. Pokud požadujeme přidat varný den na dny, které zde nejsou uvedeny (v námi uvedeném příkladu se jedná o soboty a neděle, tedy chybí čísla 6 a 7), pokračujeme kapitolou Přidání nestandardního varného dne.
Přidání standardního varného dne
K požadavku na přidání standardního varného dne dochází obvykle tehdy, jestliže máme v již vytvořeném rozpisu varných a nevarných dnů definován den, kdy se na jídelně nevaří, a kdy požadujeme dodatečně i tento den definovat jako den varný. Bývá to například zrušený ředitelský den, apod.
Stručný postup pro přidání varného dne
1. Akce - Doplňkové funkce - Potvrzení rozpisu na den
2. Zadáme datum dne, který chceme do rozpisu přidat. V položce Stav vyplníme O.
3. Záznam uložíme.
Kontrola:
1. Tento den se objeví v tabulce Objednávky - Jídelníčky.
2. Na tento den lze přijímat přihlášky.
Pozn.: Pokud vznikne po dodatečném připsání varného dne potřeba přihlásit hromadně všechny strávníky, užijeme k tomu funkci Hromadné přihlášky z menu Akce.
Přidání nestandardního varného dne
Pozor! Níže uvedeným postupem zavedeme do programu varný den, který bude přístupný na všech objednacích místech (terminály, boxy, internet) všem strávníkům, kterým umožňujeme stravování daných druhů jídel. Tento den bude zahrnut též do případných hromadných přihlášek strávníků. Tento den se zahrne do spotřeby hotovostních strávníků při jejich přihlášení v pokladně.
K požadavku na přidání nestandardního varného dne dochází obvykle tehdy, jestliže požadujeme přidat varný den v období, ve kterém jídelna jinak nevaří. Obvykle to bývají soboty a neděle při pořádání mimořádných jednorázových akcí (stravování sportovců na soustředění, apod.).
Úrovně funkčnosti programu
Další postup se liší podle toho, jakou úroveň programu používáme, viz kap. 1.12 Úrovně funkčnosti.
Úroveň funkčnosti 7 a 4 - stručný postup pro přidání varného dne
Krok I - přidání definice dne ve Vzoru jídelníčku na den
1. Objednávky - Vzor jídelníčku na den - vyhledáme požadovaný druh jídla - Oprava
V položce Platí pro den doplníme za již vyplněná čísla hodnoty pro den, na který požadujeme doplnit jídelníček. Například přidáním čísla 6 umožníme později vytvořit jídelníček na den Sobota. Záznam nezapomeneme uložit.
Takto musíme upravit v tabulce Vzor jídelníčku na den všechny druhy jídel, na které chceme umožnit objednávání.
Krok II - vytvoření nového varného dne
2. Akce - Doplňkové funkce - Potvrzení rozpisu na den
3. Zadáme datum dne, který chceme do rozpisu přidat. V položce Stav vyplníme O.
4. Záznam uložíme.
Krok III - zrušení definice ve Vzoru jídelníčku na den
5. Objednávky - Vzor jídelníčku na den - vyhledáme požadovaný druh jídla - Oprava
V položce Platí pro den vymažeme hodnoty, které jsme vyplnili v bodě 1. tohoto postupu. Záznam nezapomeneme uložit.
Takto musíme upravit všechny druhy jídel v tabulce Vzor jídelníčku na den, u kterých jsme provedli změny.
Pokud z uvedeného postupu vynecháme bod 5., umožníme tak v budoucnu všem strávníkům na dané dny provádět objednávky na všech přístupných objednacích místech (terminály, boxy, internet). Na dané dny bude program strávníky přihlašovat při hromadných přihláškách. Program též zahrne dané dny do spotřeby hotovostních strávníků při jejich přihlášení v pokladně.
Jestliže požadujete umožnit objednávání na tyto dny pouze určité skupině strávníků, kontaktujte pracoviště horké linky.
Kontrola:
1. Tento den se objeví v tabulce Objednávky - Jídelníčky.
2. Na tento den lze přijímat přihlášky.
Pozn.: Pokud vznikne po dodatečném připsání varného dne potřeba přihlásit hromadně všechny strávníky, užijeme k tomu funkci Hromadné přihlášky z menu Akce.
Úroveň funkčnosti 1 - stručný postup pro přidání varného dne:
Krok I - přidání definice dne pomocí Průvodce konfigurací Stravné
1. Nástroje - Průvodce konfigurací - Průvodce konfigurací Stravné
Spustíme tak průvodce konfigurací Stravné. Postup popsán v kap. 9.2 Průvodce konfigurací - úprava dat.
V našem postupu se zatavíme u okna s nadpisem Vyberte používané druhy jídel. Vyhledáme požadovaný druh jídla a v položce Platí pro den doplníme za již vyplněná čísla hodnoty pro den, na který požadujeme doplnit jídelníček. Například přidáním čísla 6 umožníme později vytvořit jídelníček na den Sobota.
Takto musíme upravit v dané tabulce všechny druhy jídel, na které chceme umožnit objednávání.
Po té pokračujeme průvodcem konfigurací opakovaným potvrzováním tlačítka Další až se dostaneme do okna s nadpisem Dokončení konfigurace aplikace Stravné. Zde potvrdíme tlačítko Dokončit.
Krok II - vytvoření nového varného dne
2. Akce - Doplňkové funkce - Potvrzení rozpisu na den
3. Zadáme datum dne, který chceme do rozpisu přidat. V položce Stav vyplníme O.
4. Záznam uložíme.
Krok III - zrušení definice dne pomocí Průvodce konfigurací Stravné
5. Nástroje - Průvodce konfigurací - Průvodce konfigurací Stravné
Spustíme tak průvodce konfigurací Stravné. Postup popsán v kap. 9.2 Průvodce konfigurací - úprava dat.
V našem postupu se zatavíme u okna s nadpisem Vyberte používané druhy jídel. V položce Platí pro den vymažeme hodnoty, které jsme vyplnili v bodě 1. tohoto postupu.
Po té pokračujeme průvodcem konfigurací opakovaným potvrzováním tlačítka Další až se dostaneme do okna s nadpisem Dokončení konfigurace aplikace Stravné. Zde potvrdíme tlačítko Dokončit.
Pokud z uvedeného postupu vynecháme bod 5., umožníme tak v budoucnu všem strávníkům na dané dny provádět objednávky na všech přístupných objednacích místech (terminály, boxy, internet). Na dané dny bude program strávníky přihlašovat při hromadných přihláškách. Program též zahrne dané dny do spotřeby hotovostních strávníků při jejich přihlášení v pokladně.
Jestliže požadujete umožnit objednávání na tyto dny pouze určité skupině strávníků, kontaktujte pracoviště horké linky.
Kontrola:
1. Tento den se objeví v tabulce Jídelníčky (Objednávky - Jídelníčky).
2. Na tento den lze přijímat přihlášky.
Pozn.: Pokud vznikne po dodatečném připsání varného dne potřeba přihlásit hromadně všechny strávníky, užijeme k tomu funkci Hromadné přihlášky z menu Akce
6.5 Zrušení varného dne
Stručný postup pro zrušení varného dne:
1. Akce - Doplňkové funkce - Zablokování dne s odhláškou strávníků
2. Zadáme datum dne, který chceme zrušit. Záznam uložíme.
3. Na dotaz Chcete pro zablokované jídelníčky odhlásit objednávky? odpovíme Ano.
Kontrola:
Na tento den nelze přijímat objednávky (v kalendáři je znak *).
6.6 Změna sazeb za ubytování (školné)
Další postup je přístupný pouze pro program úrovně funkčnosti 7 a 4. Uživatelé programu úrovně 1 musí použít Průvodce konfigurací, viz kap. 9. Průvodce konfigurací.
Stručný postup pro změnu sazeb za ubytování (školné)
1. Rejstříky - Kódy ubytování (Školné) - F10 - Oprava
2. Opravíme hodnotu v položce Sazba a záznam uložíme.
Kontrola:
Při zaúčtování předpisu plateb za ubytování (školné) program respektuje změněné sazby.
6.7 Tisk uzávěrkových sestav z minulých měsíců
Občasným požadavkem bývá tisk uzávěrkových sestav za období starší, než je minulý měsíc. Program si ukládá postupně všechny uzávěrky do tabulky Historie uzávěrek, odkud pak čerpá podklady pro tiskové sestavy. Při výběru požadované tiskové sestavy pak stačí pouze zadat období za které potřebujeme tiskové sestavy vytisknout.
Stručný postup pro tisk starých uzávěrkových sestav z předminulého měsíce
1. Akce - Uzávěrkové operace, tisk. sestavy
2. Vybereme požadovanou tiskovou sestavu, zadáme období od prvního do posledního kalendářního dne požadovaného měsíce a záznam uložíme.
3. Sestavu vytiskneme.
6.8 Změna obvyklého způsobu platby strávníka
Stručný postup pro změnu způsobu platby strávníka
1. Akce - Doplňkové funkce - Oprava strávníka
2. Provedeme identifikaci strávníka.
3. V položce Typ platby změníme jeho obvyklý způsob platby.
4. Pokud jsou v závislosti na zvoleném způsobu platby povinné další položky, vyplníme je.
5. Záznam uložíme.
Pozn.: Program sice umožňuje změnu typu platby kdykoliv, ale je vhodné tuto změnu správně načasovat tak, aby se strávník nedostal nechtěně na inkasní platební média.
6.9 Nastavení stravovacích zvyklostí jednoho strávníka
Stravovacími zvyklostmi rozumíme skutečnost, že se strávník v některých dnech pravidelně nestravuje. Stravovací zvyklosti nastavujeme v týdenním intervalu (např. strávník nechodí na jídlo vždy ve středu). Můžeme použít i variantu, že se strávník stravuje pouze v sudých nebo v lichých týdnech.
Stručný postup pro nastavení stravovacích zvyklostí jednoho strávníka
1. Akce - Doplňkové funkce - Oprava strávníka
2. Zadáme strávníka.
3. Na druhé straně karty strávníka potvrdíme tlačítko Stravovací zvyklosti. Zde nastavíme v jednotlivých dnech pro jednotlivé druhy jídel konkrétní stravovací zvyklosti. Blíže o jednotlivých stavech viz v následující kapitole v kroku 4. Rozpis týdne.
4. Uložíme nastavené stravovací zvyklosti.
5. Musíme uložit i kartu strávníka, jinak se nastavené stravovací zvyklosti neuloží.
Pozn.: Takto nastavené stravovací zvyklosti budou platit tak dlouho, pokud je opět v programu nezměníme.
Nastavením stravovacích zvyklostí nezaniká strávníkovi nárok učinit na daný den objednávku stravy. Může si normálně objednávat. Stravovací zvyklosti jsou respektovány při hromadných přihláškách strávníků. Také ovlivňují výši jistiny strávníka, pokud se v jídelně tento způsob výběru peněz používá.
6.10 Hromadné nastavení stravovacích zvyklostí skupině strávníků
Stručný postup pro nastavení stravovacích zvyklostí
1. Rejstříky - Rejstříky strávníků - Filtr
2. Vybereme si jeden z nabízených filtrů, podle kterého určíme skupinu strávníků, kterým budeme stravovací zvyklosti nastavovat.
3. Různé - Nastavení stravovacích zvyklostí
4. Evidenční číslo strávníka neměníme.
Poznámka: Pokud ponecháme číslo 0, stravovací zvyklosti se nastaví těm strávníkům, které jsme si před tím vyfiltrovali. Vyplníme-li číslo strávníka, nastaví se zvyklosti pouze tomuto jednomu strávníkovi.
5. Datum od, Datum do - Raději nevyplňujeme (znemožnili bychom později v programu použít nastavení bez vyplnění data). Necháme-li nevyplněné, stravovací zvyklosti budou platit tak dlouho, než je opět změníme.
6. Rozpis týdne - Zde nastavujeme u jednotlivých druhů jídla a v jednotlivých dnech stravovací zvyklosti strávníka. Záznam uložíme.
Poznámka: K dispozici máme pět různých stavů:
N - nestravuje se
A - stravuje se
S - stravuje se jen v sudém týdnu
L - stravuje se jen v lichém týdnu
X - ponechat původní stav
Stravovací zvyklost můžeme nastavit nejen na určitý den v týdnu, ale i na určitý druh jídla (např. strávník nechce odebírat žádné svačiny po celé stravné období.
7. Vybereme jednu z následujících možností:
Nastavit všem strávníkům - pokud již existuje nějaké nastavení ve zvoleném období, bude přepsáno novým.
Respektovat existující nastavení - pokud nějaké nastavení u strávníka ve zvoleném období již existuje, bude zachováno.
Nastavit jen strávníkům bez nastavení - stravovací zvyklosti se nastaví jen těm strávníkům, kteří ještě žádné nastavení doposud neměli.
8. Následuje tisková sestava s výpisem stravovacích zvyklostí pro jednotlivé strávníky. Tuto sestavu si můžeme prohlédnout, případně vytisknout, nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
9. Na dotaz Zapsat stravovací zvyklosti uvedené v protokolu do stravovacích zvyklostí strávníků? odpovíme Ano.
10. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Takto zapsané stravovací zvyklosti jsou respektovány pro přihlašování na další období.
Nastavením stravovacích zvyklostí nezaniká strávníkovi nárok učinit na daný den objednávku stravy. Může si normálně objednávat. Stravovací zvyklosti jsou respektovány při hromadných přihláškách strávníků a dále v přihlašovacím dialogu pokladny při přihláškách a odhláškách strávníka z menu Akce. Také ovlivňují výši jistiny strávníka, pokud se v jídelně tento způsob výběru peněz používá.
6.11 Společné úhrady za sourozence - zavedení hlavního a vedlejšího plátce
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Představme si situaci, kdy se v jídelně stravují dva sourozenci. Pokud platí hotově, nemusí to ještě přinášet žádné komplikace. Ale co když jsou to sporožiroví strávníci nebo strávníci platící bankou? Potom budeme při tvorbě platebních médií (disketa pro Spořitelnu, příkaz k úhradě) zasílat na jeden účet každý měsíc dva příkazy k úhradě. To rodičům nemusí vždy vyhovovat. Proto můžeme u těchto sourozenců určit jednoho z nich, kterému budeme účtovat spotřebu za oba sourozence. Toto nastavení je velice jednoduché a nepřináší to pro nás vůbec žádné komplikace. Než si ukážeme, jak v programu hlavního a vedlejšího plátce definujeme, přesně si vysvětlíme významy obou pojmů:
Hlavní plátce - předem určený sourozenec, přes kterého se budou realizovat platby ostatních sourozenců při tvorbě platebních médií. Vybíráme nejmladšího.
Vedlejší plátce - sourozenec, jehož spotřeba bude hrazena z účtu hlavního plátce.
Zde je potřeba zdůraznit mechanismus převodu částek mezi hlavním a vedlejším plátcem. Společní plátci fungují v programu tak, že příchozí platby lze zapisovat pouze k hlavnímu plátci a vedlejší plátci čerpají z jeho konta. Opticky se program tváří, že všichni mají dost peněz na kontě, ale ve skutečnosti má hlavní plátce velký přeplatek a vedlejší plátci nedoplatek. Za normálních okolností to ničemu nevadí, ale v případě, že potřebujeme z nějakého důvodu odstranit u strávníka příznak společného plátce (např. když ho chceme zrušit), pak by nám rozdíl v přeplatcích mohl vadit. Proto je nutné provést před touto operací tzv. Vyrovnání kont společných plátců. Funkce se nachází v Akce - Funkce z plateb - Vyrovnání kont společných plátců.
Tato funkce udělá to, že spočítá celkový nedoplatek vedlejšího plátce k zadanému datu, nedoplatek mu uhradí (zapíše do plateb úhradu tohoto nedoplatku) a hlavnímu plátci naopak zapíše do plateb částku, která poníží jeho konto v tutéž hodnotu. Jinak řečeno. Vedlejšího plátce srovná na nulu a hlavnímu plátci převede nedoplatek vedlejšího plátce.
Kdy je vhodné tuto operaci provádět?
Z předchozího příkladu je zřejmé, že tuto funkci je nutné spustit před jakoukoliv manipulací s příznakem společných plátců.
Je ale doporučeno, srovnávat stavy kont společných plátců pravidelně (aby nedocházelo k velkému rozkolísání částek u strávníků) např. před spuštěním měsíční uzávěrky. Pak se postupuje tak, že před uzávěrkou spustíme funkci Vyrovnání kont společných plátců. V zobrazeném formuláři vyplníme:
Zjištění stavu konta - ze stavu přeplatku.
Datum pro zjištění přeplatku - poslední datum měsíce, který budeme uzavírat.
Datum pro zápis převodu do plateb - poslední datum měsíce, který budeme uzavírat.
Typ platby pro zápis do Plateb - pomocí nápovědy vyplníme (pokud není předvyplněný) typ X(= vyrovnání kont hlavních plátců).
Necháme provést vyrovnání kont a pak pokračujeme na uzávěrku.
Stručný postup pro zavedení hlavního a vedlejšího plátce:
I. Definice hlavního plátce:
1. Akce - Doplňkové funkce - Oprava strávníka
Vysvětlení: Vyhledáme si strávníka, kterého budeme chtít označit jako hlavního plátce. Vybereme nejmladšího ze sourozenců.
2. V položce Čís. plátce vyplníme stejné číslo, jako je Evidenční číslo strávníka, kterého jsme si vyhledali. Tento strávník má tedy v obou položkách stejné (svoje) číslo.
3. Evidenční číslo strávníka-hlavního plátce si poznamenáme.
4. Záznam uložíme.
II. Definice vedlejších plátců:
5. Akce - Doplňkové funkce - Oprava strávníka
Vysvětlení: Vyhledáme si strávníka, kterého budeme chtít označit jako vedlejšího plátce.
6. V položce Čís. plátce vyplníme poznamenané číslo hlavního plátce. Tento strávník má tedy různá čísla v položkách Evid. číslo (svoje) a Čís. plátce (svého sourozence - hlavního plátce).
7. Záznam uložíme.
8. Body 5. až 7. provedeme u všech u všech sourozenců hlavního plátce.
Program bude toto nastavení respektovat při tvorbě platebního média. V příkladových datech je systém hlavního a vedlejšího plátce zaveden u sourozenců Vonásků, kde hlavním plátcem je Jiří.
6.12 Změna stavu jídelníčku
V databázi jídelníčků (Objednávky - Jídelníčky) vidíme v prvním sloupci s názvem S jedno z písmen, jejichž význam je vysvětlen níže. Tomuto označení se v programu říká Stav jídelníčku. Tyto stavy jídelníčků jsou důležité pro správný chod programu. Jejich nastavení kontroluje a provádí program sám. Stav jídelníčku můžeme sami měnit, abychom mohli s jídelníčkem dále pracovat. Ještě než si ukážeme postup pro změnu stavu jídelníčku, vysvětlíme si významy jednotlivých stavů:
P - Připraveno - dny jsou zatím připraveny a je u nich možno měnit sazby i omezení objednávek nebo je i smazat a opakovaně vytvořit.
O - Objednávání - dny, na něž je povoleno objednávání, lze přijímat přihlášky či odhlášky strávníků. Tyto dny již není možné zrušit, pokud jsou na ně přijaty nějaké objednávky.
N - Objednávání na vyžádání - dny, na něž lze přijímat přihlášky či odhlášky pouze v kanceláři u obsluhy počítače. Využití nalezne např. při nahodilých sobotních akcích apod.
D - Pozdní objednávání - v takto označených dnech lze provádět výměnu přihlášky či odhlášky vzájemně mezi strávníky. (Připraveno pro budoucí verze).
V - Výdej stravy - den výdeje stravy.
M - Minulost - přihlášky a odhlášky již nejsou povoleny.
Z - Zavřít - zavřené dny. V těchto dnech by se již neměly provádět žádné změny, neboť tyto dny jsou připraveny pro provedení řádné uzávěrky.
U - Uzavřeno - dny, na které byla již provedena uzávěrka. Opět by se na takto označené dny neměly provádět žádné změny. Tyto změny se již v uzávěrce neprojeví.
Stručný postup pro změnu stavu jídelníčku:
1. Akce - Doplňkové funkce - Změna stavu v období
2. Zadáme období, ve kterém chceme změnit stav jídelníčku.
3. V položce Stav vyplníme požadovaný stav. Záznam uložíme.
6.13 Storno omylem zapsané platby
Někdy se nám podaří do databáze platby zapsat omylem platbu, která sem buď vůbec nepatří, nebo není zapsána ve správné výši. K jejímu zrušení slouží v programu funkce Storno platby.
Stručný postup pro stornování omylem zapsané platby
1. Objednávky - Platby
2. Vyhledáme omylem zapsanou platbu.
3. Různé - Storno aktuálního záznamu
Upozornění: V tomto bodě musíme mít jistotu, že volíme opravdu funkci Storno aktuálního záznamu. Mylné zvolení jiné funkce může mít nepříjemné následky!
4. Objeví se tabulka Storno platby, kde je uveden datum pro zápis tohoto storna vybrané platby. Program nabízí datum, se kterým byla původní platba zapsána. Záznam uložíme.
Upozornění: Pokud se jedná o platbu z uzavřeného období, program nás nenechá zapsat storno platby do tohoto období. Chceme-li zaznamenat storno platby do uzavřeného období, musíme nejdříve zrušit uzávěrku, provést storno platby a provést uzávěrku ještě jednou.
V databázi Platby se objeví nový záznam na původní částku, ovšem s opačným znaménkem. Tím je platba stornována.
Kontrola:
Strávník má v odhláškách a přihláškách zobrazen původní stav konta.
6.14 Rušení uzávěrky
V některých situacích jsme nuceni v programu zrušit již provedené uzávěrky. Mohou nás k tomu vést různé důvody, například chybně zapsané platby strávníků, nezapsané odhlášky strávníků, zpětná změna ceny jídla, atd. Rušení provedených uzávěrek je velmi jednoduché, nicméně doporučujeme provést před touto akcí zálohu dat.
Stručný postup pro rušení minulé uzávěrky:
1. Provedeme si zálohu dat.
2. Objednávky - Uzávěrky - Různé - Rušení uzávěrek
3. Program sám vyhledá možné období pro rušení uzávěrek a nabídne zjištěná kalendářní data pro rušení. Data změníme nebo rovnou potvrdíme klávesou Enter.
4. Objeví se tabulka s upozorněním. Pozorně si přečteme text. V programu je standardně nastaveno, že se do archivu přesouvají data tři měsíce stará. Pokud rušíme uzávěrky, které nejsou starší, než tři měsíce, potvrdíme Ano. pokud potřebujeme zrušit starší uzávěrku. potvrdíme Ne a požádáme o pomoc pracoviště horké linky.
Potvrzením tlačítka Ano dojde ke zrušení uzávěrek dle zadaného období. Nyní máme možnost provést úpravy a poté pokračovat provedením řádné uzávěrky za požadované období.
Pozn.: Důvodem k rušení měsíční uzávěrky bývají dodatečně zjištěné nedostatky v záznamech strávníků (dodatečná přihláška či odhláška strávníka, storno omylem provedené platby atd.). Pokud před zrušením uzávěrky provedeme nějaké zásadní změny v systému (rušení strávníků, změny kategorií, změny cenových skupin, atd.) dostaneme po novém provedení uzávěrky zcela odlišné výsledky.
6.15 Změna kategorií dle věku strávníka
Strávníci jsou zařazováni do kategorií podle věku, kterého dosáhnou v příslušném školním roce dle bodů 1 až 4 přílohy č. 2 k vyhlášce 107/2005 Sb.( tj. 3 - 6 let, 7 - 10 let, 11 - 14 let, nad 15 let).
Stručný postup pro přiřazení strávníků do odpovídajících kategorií dle věku:
1. Provedeme si zálohu dat.
2. V Kategoriích vyplníme položku Věkové hranice pro kategorii (např. 3 - 6 let): Rejstříky - Kategorie - vyhledáme kategorii - Oprava
Po vyplnění záznam uložíme.
3. Pokud jsme dosud nějakou věkovou skupinu nestravovali (typicky skupina 7-10 let v MŠ), je potřeba pro ni nejprve vytvořit novou kategorii a cenovou skupinu: Rejstříky - Kategorie - tlačítko Nový ( viz. kap. 7. Kategorie, cenové skupiny)
4. V Rejstříku strávníků vyplníme každému "dětskému" strávníku datum narození v položce Dat. narození:
Rejstříky - Rejstřík strávníků - vyhledáme strávníka - Oprava
Po vyplnění záznam uložíme.
5. Vybereme (vyfiltrujeme) strávníky v jednotlivých věkových skupinách:
Rejstříky - Rejstřík strávníků - Filtr -Věk strávníka
V okně Filtr na věk strávníků zadáme požadovaný věkový rozsah (např. 7-10 let) a vyplníme období školního roku, na který chceme změnu kategorií provádět (obvykle od 1.září do 31. srpna následujícího roku ).
6. Vyfiltrovaným strávníkům přiřadíme odpovídající kategorii pomocí volby Posun kategorií: Rejstříky - Rejstřík strávníků - Různé - Posun kategorií (viz kap. 5.14.3 Posun kategorií). Strávníkům můžeme kategorii měnit i individuálně zároveň se zápisem data narození (bod 3. tohoto postupu.).
7. Opakujeme body 5. a 6. pro další věkovou skupinu.
8. Zkontrolujeme správnost přiřazení strávníků do kategorií dle věku pomocí tiskové sestavy Kontrola kategorií dle věku:
Rejstříky - Rejstřík strávníků - Tisk - Kontrola kateg. dle věku strávníků Předpokladem k úspěšné kontrole je vyplnění položky Věkové hranice pro kategorii (viz. bod 1. tohoto postupu).
Do položky Datum vyplníme den, ke kterému chceme, aby proběhla kontrola. (Připravujeme-li si data pro další školní rok, vyplníme datum 31. srpna příštího roku)
Pozn. Změnu kategorií je vhodné provádět např. o hlavních prázdninách, kdy nepotřebujeme se strávníkem pracovat ve dvou měsících zároveň.
Po změně kategorií se nedoporučuje rušit uzávěrky z předcházejících období.
6.16 Práce se složenkovými strávníky
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
V kapitole 3. Stravné - základní činnosti učíme uživatele mimo mnoha jiných činností též vybírat peníze od strávníků. Jednou z možných variant výběru peněz je výběr pomocí poštovních poukázek. Ve zmiňované kapitole přistupujeme k tomuto způsobu stejně, jako například k výběru peněz pomocí diskety pro spořitelnu či prostřednictvím hromadného příkazu k úhradě. Tedy tak, že strávníkům přihlásíme stravu na dané stravovací období, rozdáme jim složenky a postupně zapisujeme platby došlé na účet našeho zařízení. Tento postup je možný a na mnoha zařízeních je s úspěchem provozován. Předpokladem je však dobrá platební morálka strávníků. Ne vždy je však tato podmínka splněna. Pak lze uvažovat o režimu, který si zde popíšeme.
Ve stručnosti lze tento režim přirovnat k režimu hotovostnímu, kdy si strávníci kupují obědy na pokladně na období dopředu. U složenkových strávníků postupujeme stejně s tím rozdílem, že jim pouze rozdáme složenky s částkou jejich předpokládané spotřeby na budoucí období a stravu jim přihlásíme až po připsání částky na náš účet. Na některých provozovnách přistupují k přihlášení stravy již v momentě, kdy strávník předloží jako doklad o zaplacení ústřižek složenky. Zde je skutečně veliký prostor k různým variantám režimu práce se složenkovými strávníky.
My si uvedeme v následujícím textu jeden z možných způsobů práce se složenkovými strávníky. Jedná se způsob, který doporučujeme používat u zálohového způsobu. Princip je jednoduchý. Nejdříve stanovíme částku předpokládané spotřeby strávníka. Nejpřesnější způsob je hromadná přihláška strávníků na další období se zohledněním stavu jejich aktuálního konta. Systém hromadných přihlášek je výhodný v tom, že respektuje blokace strávníků, respektuje nastavení stravovacích zvyklostí, a jak už bylo výše řečeno, může respektovat aktuální stav jejich konta. To znamená, že zohlední ve výpočtu nové částky odhlášky provedené v minulosti. Hromadnou přihláškou strávníků tedy stanovíme přesnou částku zálohy na budoucí měsíc. Po té vytiskneme a rozdáme strávníkům složenky s vypočtenými částkami. Abychom však zabránili problémům s neplatiči, provedeme v dalším kroku hromadnou odhlášku složenkových strávníků. V tomto bodě se tento postup liší od způsobu práce se strávníky hotovostními. Stravu opět přihlásíme až po připsání příslušné částky na účet našeho zařízení. Na některých provozovnách považují doklad o zaplacení předložení ústřižku složenky. Záleží na každém uživateli, jaký způsob práce bude praktikovat.
Pro všechny výše uvedené jednotlivé kroky jsou v programu připraveny funkce v menu Akce. Shrneme si tedy doporučený postup výběru peněz prostřednictvím složenek v zálohovém systému do dílčích bodů.
Stručný postup:
Před začátkem nového měsíce
1. Akce - Příprava na nový měsíc - Potvrzení rozpisu na měsíc
Protože budeme strávníky přihlašovat na nový měsíc, musíme mít potvrzený rozpis varných a nevarných dnů.
2. Akce - Příprava na nový měsíc - Předpis plateb za ubytování/školné
Pokud vybíráme poplatky za školné či ubytování, musíme stanovit příslušné předpisy, aby byly tyto částky zahrnuty do předpokládané spotřeby na další měsíc. Pokud školné ani ubytování nevybíráme, tak tento krok přeskočíme.
3. Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky - Strávníci platící B,S... P
Přihlásíme společně se sporožirovými a bankovními strávníky též strávníky platící složenkou. Musíme tedy vybrat v menu Hromadné přihlášky a odhlášky tu variantu, kde se vyskytuje písmeno P - poukázky. Pokud nevyhovuje ani jedna varianta v nabízeném menu, objednejte si úpravu menu Akce na horké lince firmy VIS.
4. Akce - Výpočet záloh - 00.0-aktuální přeplatek
Tato varianta stanoví výši zálohy dle aktuálního stavu konta strávníka.
5. Akce - Platební média Inkaso - Inkaso složenky A
Vytiskneme strávníkům složenky.
6. Akce - Hromadné přihlášky a odhlášky - ODH možnost odhlášení složenek
Odhlásíme složenkové strávníky
7. Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
Průběžně zapisujeme platby došlá na účet našeho zařízení.
8. Akce - Přihlášky a odhlášky - Následující měsíc
Složenkovým strávníkům, jejichž platba došla na účet zařízení, přihlásíme stravu na budoucí měsíc.
6.17 Avíza plateb
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Avíza plateb můžeme použít v těch případech, kdy má strávník zaplatit částku za stravné a my víme, že s největší pravděpodobností zaplatí. Chceme mu umožnit stravování, i když částka ještě není připsána na náš účet. Nicméně chceme mít i v tomto případě kontrolu nad uhrazenými a neuhrazenými platbami. Pak lze tuto platbu zapsat do tabulky Avíza (Objednávky - Avíza plateb). Nejpoužívanějším případem využití avíz je stav, kdy strávník předloží ústřižek zaplacené složenky, ale jídelna neví, zda částka již přišla na její účet.
Avízo platby je pak započítáváno do aktuálního stavu konta strávníka a tím pádem se může strávník přihlásit. Jídelna má ovšem stále přehled o tom, že strávník nemá platbu potvrzenou příchodem peněz na účet jídelny. Po připsání částky na účet je automaticky avízo označeno jako uhrazené (automatickým vyplněním datum úhrady avíza), pokud je platba zapsána se stejným typem platby a částkou jako její avízo.
Avíza se započítávají ve všech funkcích do aktuálního stavu konta strávníka s výjimkou dílčích uzávěrek a tím pádem měsíční uzávěrky, kam se započte až skutečná platba.
Stručný postup:
1. Akce - Funkce z plateb - Zápis nového avíza
Zapíšeme novou platbu jako avízo. Vyplňujeme položky:
Evidenční číslo - evidenční číslo strávníka
Datum - ponecháme datum zápisu avíza
Částka - vyplníme částku očekávané platby
Typ platby - vyplníme typ platby, se kterým později zapíšeme skutečnou platbu
Položku Datum úhrady nevyplňujeme. Tu později vyplní program sám při skutečné úhradě.
2. Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
Zapisujeme došlé platby na účet zařízení. Pokud vyplníme stejný typ platby a částku jako při zápisu avíza, je toto avízo označené jako uhrazené tím, že se automaticky vyplní datum platby.
3. Objednávky - Avíza plateb - Tisk - Výpis avíz
Tiskneme neuhrazená avíza. V nastavení tiskové sestavy zvolíme v položce Tisknout avíza hodnotu Neuhrazené.
6.18 Přidání nové kategorie
Obecné pojednání o kategoriích je uvedeno v kap. 7. Kategorie, cenové skupiny. Zde si ukážeme, jak v programu založit novou kategorii. Lze to uskutečnit dvěma způsoby. Jednak pomocí tzv. Průvodce konfigurací a jednak ručně. Průvodce konfigurací je podrobně popsán v kap. 9. Průvodce konfigurací. Autoři programu doporučují k zavedení nové kategorie tohoto průvodce.
Další postup je přístupný pouze pro program úrovně funkčnosti 7 a 4. Uživatelé programu úrovně 1 musí použít pro přidání nové kategorie Průvodce konfigurací, viz kap. 9. Průvodce konfigurací.
Následující postup neřeší zavedení kategorie společně se zavedením nového druhu jídla. O zavedení nového druhu jídla viz kap. 6.19 Zavedení nového druhu jídla.
Stručný postup:
1. Rejstříky - Kategorie - Nový
Zařízení - pokud máme na jídelně definováno více zařízení, vyplníme příslušné zařízení
Kategorie - vyplníme označení nové kategorie.
Popis - textový orientační popis nové kategorie
Položky předvyplňované do Rejstříku strávníků - zde vyplňované položky se později automaticky přenášejí na kartu nově založeného strávníka. Položky, které necháme prázdné, můžeme později vyplnit na kartě strávníka . Tyto položky pak mohou u jednotlivých strávníků nabývat v rámci stejné kategorie různých hodnot. Zde tedy uvedeme jen položky se stejnou hodnotou pro všechny strávníky zaváděné kategorie.
Typ platby - doporučujeme nevázat kategorii na typ platby strávníka. K tomu je určena položka na kartě strávníka. Doporučujeme tedy tuto položku nevyplňovat.
Sazba školné/ubytování - můžeme pomocí nápovědy vyplnit příslušné sazby. V případě, že všichni strávníci dané kategorie platí školné nebo ubytování je vhodné tuto položku vyplnit. V opačném případě ponecháme tuto kolonku prázdnou.
Dialog box - pokud definujeme kategorii určenou výhradně pro vícenásobné strávníky, vyplníme zde "A". Jinak necháme pole prázdné.
Dialog pokladna - pokud definujeme kategorii určenou výhradně pro vícenásobné strávníky, vyplníme zde "A". Jinak necháme pole prázdné.
Záloha/Jistina - vyplníme příslušnou částku, pokud používáme variantu výpočtu záloh, jejíž výše se určuje z kategorií (viz kap. 5.6 Výpočet záloh) nebo pokud používáme výběr peněz pomocí jistiny.
Dialog box - pokud je nová kategorie zakládána pro standardní strávníky a máme-li na jídelně objednávkový box, vyplníme zde hodnotu 1.
Dialog pokladna - zde vyplníme hodnotu 1, pokud se jedná o standardní strávníky. Pokud zakládáme kategorii pro vícenásobné strávníky, vyplníme hodnotu 2.
Cenová skupina - pomocí nápovědy vybereme příslušnou cenovou skupiny. Jestliže potřebujeme též novou cenovou skupinu, můžeme ji v tabulce Cenové skupiny volbou funkce Nový založit.
Omezení objednávání - vyplníme pomocí nápovědy příslušné omezení objednávání. I zde platí, že případné chybějící omezení objednávání zakládáme v tabulce Skupiny omezení objednávání pomocí funkce Nový. S tímto kódem později pracujeme v tabulce Vzor jídelníčku na den (viz níže).
Skupina normování - pomocí nápovědy vybíráme příslušnou skupinu normování. Skupinou normování jsou strávníci svázáni s programem Sklad, ve kterém jsou pro jednotlivé skupiny vydefinovány normy, velikosti porcí atd. Podle Skupin normování jsou také v programu řazeny tiskové sestavy počtů jídel.
Věková hranice pro kategorii - vyplníme věkovou hranici příslušné kategorie.
Vyplněný záznam uložíme potvrzením tlačítka Uložit.
2. Objeví se dotaz Provést úpravu údajů? Potvrdíme Ano. Dostaneme se tak do tabulky Názvy údajů.
Následující návod (v tomto bodě) na vyplnění položek platí pouze pro jídelnu Neplátce DPH a bez přenosu dat do účetního systému. Pro tyto případy je nastavení rozsáhlejší. Doporučujeme se obrátit na horkou linku VIS.
Do každé řádky s chodem jídla, který vaříme, vstoupíme pomocí tlačítka Oprava. V položce Použít údaj zaškrtneme Ano. Pokud se daný údaj má dostat na případnou fakturu za spotřebu, zaškrtneme Fakturovat Ano. Do položky Sazba uvedeme cenu jídla, tedy to, co zaplatí strávník z "vlastní kapsy". Nezapomeneme každý záznam uložit.
Ostatní záznamy, o kterých víme, že je nebudeme pro danou kategorii používat, otevřeme pomocí tlačítka Oprava a v položce Použít údaj zaškrtneme Ne.
3. Objeví se dotaz Provést úpravu ostatních plateb? Potvrdíme Ano. Zobrazí se seznam všech ostatních plateb. Záznamy pro jednotlivé chody jídel si postupně otevřeme pomocí tlačítka Oprava a vyplníme všechny potřebné údaje o příslušné platbě, t.j. Sazbu a v případě, že chceme tento údaj tisknout na faktuře za Ostatní platby, vyplníme i Subjekt. Nezapomeneme každý záznam uložit. Stiskem klávesy Esc tabulku opustíme. Dalším stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
4. Objednávky - Vzor jídelníčku na den
Pokud jsme přidávali i novou cenovou skupinu, musíme vstoupit do jednotlivých záznamů pomocí funkce Oprava a vyplnit:
Na druhé straně záznamu cenu daného druhu jídla pro příslušnou cenovou skupinu.
Na třetí straně záznamu příslušnou skupinu omezení objednávání. Například, pokud vaříme na jídelně snídaně, obědy a večeře, a dané kategorii chceme umožnit stravování pouze obědů, pak u druhů jídel "snídaně" a "večeře", vyplníme pomocí nápovědy u dané skupiny omezení objednávání (kterou jsme vyplnili v nové kategorii) hodnotu 0 (=nestravuje se).
Nezapomeneme každý záznam uložit. Stiskem klávesy Esc tabulku opustíme.
5. Objednávky - Jídelníčky - Různé - Aktualizace jídelníčku podle vzorů
Pokud jíž existuje na dané období jídelníček (rozpis varných a nevarných dnů) a chceme strávníky příslušné kategorie na toto období již stravovat, musíme již vytvořené jídelníčky v daném období aktualizovat. Pro správnou aktualizaci musíme mít v našem případě zaškrtnuté alespoň položky Aktualizovat ceny a Aktualizovat omezení objednávání.
Tento postup nelze použít do období, které je již uzavřeno.
6.19 Zavedení nového druhu jídla
Zavedení nového druhu jídla má mnoho dalších vazeb na různé části stravovacího systému, například je zde vazba na skladové hospodářství, vazba na zobrazování druhů jídel na výdejním terminálu, zpřístupnění druhu jídla jen určité skupině strávníků, vazba na nastavení pro plátce DPH, apod.
I když lze zavést nový druh jídla prostřednictvím tzv. Průvodce konfigurací, viz kap. 9. Průvodce konfigurací, autoři programu doporučují k zavedení nového druhu jídla kontaktovat horkou linku VIS ke konzultaci nad touto problematikou. Servisní pracovník na horké lince posoudí celou problematiku s ohledem na konkrétní konfiguraci stravovacího systému daného zákazníka a doporučí pak další postup při zavedení nového druhu jídla.
6.20 Zapsání přeplatků a nedoplatků strávníků
V některých případech se může stát, že potřebujeme zapsat ručně strávníkům stav jejich konta. Například při přechodu z jiné evidence. Zápis přeplatků a nedoplatků provádíme ve dvou krocích. Nejdříve přeplatky a nedoplatky zapíšeme, a až když je máme zapsány u všech strávníků, zapíšeme je do databáze plateb.
Stručný postup pro zápis přeplatků a nedoplatků strávníků:
1. Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
2. Objeví se okno Zápis nové platby, kde v položce Typ platby zapíšeme PZ (=počáteční zůstatek konta)
3. Do položky Datum vyplníme datum posledního dne měsíce, ke kterému byly přeplatky a nedoplatky zjištěny.
4. Do položky Doklad zapíšeme například Poč. zůstatek.
5. V další položce vybereme způsob, jakým budeme strávníka identifikovat.
6. V další položce identifikujeme strávníka způsobem, který jsme v předchozím bodě zvolili.
7. Do položky Částka zapisujeme přeplatek či nedoplatek strávníka.
Přeplatky zapisujeme kladně.
Nedoplatky zapisujeme záporně.
Zapsanou částku potvrdíme stiskem klávesy Enter.
8. Body 6. a 7. opakujeme do té doby, než máme zapsány všechny přeplatky. Práci můžeme samozřejmě přerušit a pokračovat v zapisování přeplatků později. Při každém opuštění této tabulky se do plateb (Objednávky - Platby) zapíší právě ty platby těm strávníkům, které jsme nyní definovali.
9. Pokud chceme ukončit cyklus zápisu přeplatků, potvrdíme tlačítko OK.
6.21 Adresář subjektů - rušení a oprava existujících záznamů
V programu Stravné používáme pro svou práci záznamy z tabulky Adresář subjektů (Společné - Adresář subjektů). V této tabulce se mohou nacházet též záznamy (= subjekty), které používáme i v jiných aplikacích, pokud jsou nainstalovány (např. MSklad, Účtárna, a.j.). Program při své práci vytváří záznamy do mnoha jiných tabulek a používá pak Číslo subjektu jako vazbu do tabulky Adresář subjektů. Změnou údajů v adresáři subjektů bychom tak mohli pomíchat údaje v programu. Uvádíme zde pravidla, která je nutná dodržet při rušení či opravě záznamů v tabulce Adresář subjektů.
Oprava existujícího záznamu
Existující záznam můžeme opravit funkcí Oprava jen do té míry, že požadujeme opravit drobné změny u stávajícího subjektu, např. doplnit název, číslo ulice, apod. nikdy však nesmíme použít tento způsob k tomu, abychom přepsali stávající údaje jednoho subjektu údaji subjektu nového.
K zavedení nového subjektu nikdy nepoužívejte již existující záznam (funkcí Oprava) v Adresáři subjektů. vždy používejte funkci Nový!
Rušení stávajícího subjektu
Stávající subjekt v tabulce Adresář subjektů lze standardně zrušit pomocí funkce Rušení. Program však nehlídá vazby do jiných tabulek. Rušení subjektu bychom měli provádět jen v případě jistoty, že s daným subjektem nikde v programu nepracujeme.
Zrušením subjektu dojde k přerušení číselné řady zavedených subjektů (položka Subjekt). Pozor, platí zde toto pravidlo:
Nikdy nepoužíváme mezery v číselné řadě ve sloupci Subjekt pro nově zaváděné subjekty!
Vždy přijmeme číslo (položka Subjekt), které nám nabízí program při zakládání nového subjektu.
Rušení subjektu na posledním místě v tabulce Adresář subjektů
Naposledy definovaný subjekt v tabulce Adresář subjektů má z hlediska rušení v této tabulce výsadní postavení. Pokud jej totiž zrušíme, uvolníme tak automaticky číslo původního subjektu pro jiný, nově zaváděný subjekt. Toto číslo může být v programu někde použito a pak dojde k přenesení vazeb na nově zavedený subjekt.
Subjekt na posledním místě v tabulce Adresář subjektů nikdy nerušíme a při další práci v programu jej nepoužíváme!
6.22 Hodnotové stravenky
Program umožňuje platbu hodnotovými stravenkami. Práce se strávníky, kteří platí těmito stravenkami je podobná jako se strávníky, kteří platí hotově. V této kapitole popíšeme, jak lze režim plateb hodnotovými stravenkami nastavit a naznačíme si základní pracovní postupy.
Nastavení pro platbu hodnotovými stravenkami
Ve standardním nastavení programu není tato platba povolena. V programu musíme povolit typ platby Stravenky. Je to velice jednoduché.
Povolení typu platby Stravenky:
1. Rejstříky - Názvy údajů
Zobrazí se tabulky Názvy údajů. Vyhledáme záznam Stravenky (číslo údaje je 51).
2. Potvrdíme tlačítko Oprava. Zobrazí se tabulka Seznam názvů údajů, ve které v položce Použít údaj zatrhneme volbu Ano. Záznam uložíme potvrzením tlačítka Uložit.
3. Zobrazí se okno s textem Nastavit použití údaje u všech kategorií? Zde potvrdíme tlačítko Ano.
4. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Od této chvíle můžeme v pokladním dialogu zadávat typ platby Stravenky.
Úhrada stravy hodnotovými stravenkami
Abychom mohli zadávat v programu typ platby Stravenky, je nejdříve nutné tento způsob platby v programu povolit. To je popsáno v předchozím odstavci.
Prodej stravy za stravenky
Další činnost se strávníkem je pak shodná jako kdyby nám strávník platil hotově (viz kap. 3. Stravné . základní činnosti).
Pozor však na jednu věc. Při platbě stravenkou v obchodě či restauraci platí pravidlo, že nám při platbě stravenkami vrátí částku např. maximálně 5,- Kč. V programu Stravné však nemáme žádný nástroj, jak přijmout a zaznamenat zároveň platbu stravenkou a vrácení peněz v hotovosti. Postupujeme tedy tak, že, že od strávníka vybereme stravenky a jejich celkovou hodnotu zapíšeme do programu. Pokud se spotřeba nerovná přesně hodnotě stravenek, vzniká tak strávníkovi v programu přeplatek evidovaný do dalšího období. Takto samozřejmě můžeme evidovat i nedoplatek strávníka, ale stejně jako u hotovostních strávníků toto nedoporučujeme.
Stručný postup výběru poplatku za stravné stravenkami:
1. Akce - Přihlášky a odhlášky - vybereme jednu z variant
2. V okně Pokladna - identifikace strávníka zadáme strávníka, který si přišel zakoupit stravu.
3. V okně Přihlášky a odhlášky provedeme požadované přihlášky strávníka a pokračujeme potvrzením tlačítka OK.
4. V okně Platba se v položce K platbě zobrazuje aktuální nedoplatek strávníka. Sem zapíšeme hodnotu strávníkem předložených stravenek. Strávník by měl předložit takový počet stravenek, aby jejich celková hodnota byla větší, než je zde uvedená částka (abychom neměli u strávníka v programu dluh).
5. V položce Typ platby vybereme typ platby Stravenky. Pozor, pokud není tento typ platby v seznamu vidět, musíme se v tabulce přesunout na nižší pozice.
6. Prováděnou platbu a provedené objednávky uložíme potvrzením tlačítka Uložit.
Evidence přijatých stravenek
Přijaté stravenky se nijak neprojeví v evidenci hotovostních plateb (Akce - Funkce z plateb - Stav hotovosti v pokladně). Pro statistiku přijatých plateb ve formě hodnotových stravenek použijeme tiskovou sestavu z tabulky Platby.
Stručný postup pro tisk sestavy Přehled plateb stravenkou:
1. Objednávky - Platby - Tisk - Přehled plateb stravenkou
2. Zobrazí se okno Přehled plateb stravenkou.
V položce Období vyplníme data období, za které požadujeme přehled vytisknout. Pokud požadujeme přehled pouze za jeden den, vyplníme do obou položek stejné datum.
V položce Typ platby stravenek vyplníme hodnotu T (můžeme též vybrat typ platby Stravenky pomocí nápovědy).
Potvrdíme tlačítko OK.
3. Zobrazí se tisková sestava Přehled plateb stravenkou, kterou si můžeme vytisknout nebo se stiskem klávesy Esc vrátíme do hlavního menu programu.
Odvod hodnotových stravenek
Hodnotové stravenky, které vybereme od strávníků odvádíme způsobem, který je dán vnitřním řádem jídelny. V programu Stravné tento odvod nijak nezapisujeme.
6.23 Evidenční číslo strávníka - zásady správného použití
Evidenční číslo strávníka je položka, kterou je nutné vyplnit při zakládání každého nového strávníka. Toto číslo je pak v celém systému jedinečné a obsluha programu jej může využívat při práci se strávníkem (identifikace v pokladně, vyhledávání strávníka, apod.). Program toto číslo též používá jako vazební položku mezi různými tabulkami. Při zakládání nového strávníka je položka Evidenční číslo přístupné uživateli, avšak evidenční číslo zde je již předvyplněné. V souvislosti s tím je důležité dodržet následující pravidla a znát další souvislosti spojené s evidenčním číslem strávníka.
Vždy použijeme evidenční číslo nabízené programem
Jak bylo již výše řečeno, lze při zakládání nového strávníka programem nabízené evidenční číslo ručně změnit. Autoři programu toto nedoporučují. Dodržujeme zde zásadu, že
Vždy přijmeme evidenční číslo nabízené programem!
V opačném případě můžeme způsobit nesrovnalosti v datech programu, které lze jen velmi těžko, nebo dokonce vůbec, opravit.
Jsou evidenční čísla zrušených strávníků volná?
Nejsou!!! Program používá vnitřní mechanismus archivací dat, aby časem nedošlo k "zahlcení" programu starými daty. V archívech programu se pak nacházejí údaje strávníků (vázané právě na evidenční číslo), které jsme při jejich ukončení stravování zrušili. Zjednodušeně řečeno: Strávník odešel, jeho evidenční číslo v programu zůstalo. Přidělením evidenčního čísla zrušeného strávníka může dojít ke spojení dat dvou různých strávníků. Proto:
Nikdy nepřidělujeme novému strávníkovi evidenční číslo strávníka před tím zrušeného!
Licence programu Stravné a výše evidenčního čísla
V předchozím odstavci jsme si vysvětlili problematiku přidělování evidenčních čísel zrušených strávníků. Velmi často se tak nesprávně děje z obavy, abychom nepřekročili povolenou licenci programu Stravné. Tato obava je zbytečná. Vysvětlíme si to na jednoduchém příkladu.
Jestliže máme licenci programu Stravné do 300 osob a v Rejstříku strávníků se nachází 299 strávníků, tak je jasné, že založením nového strávníka dočerpáme povolenou hranici. Při zrušení strávníků deváté třídy (evidenční čísla 1 - 20), však ušetříme 20 míst pro nové strávníky. A zde je podstata celé věci: Při založení dalšího nového strávníka program nabídne evidenční číslo 300. V tomto místě vzniká mylná představa obsluhy programu, že použitím tohoto "nepovoleného" čísla se dopouštějí porušení licenčního ujednání ("vždyť mám licenci do 300 strávníků!"). Při tom víme, že jsme zrušili strávníky s evidenčním číslem 1 - 20. Máme tedy tendenci použít právě tato zdánlivě volná čísla. Nepoužíváme nikdy tato evidenční čísla zrušených strávníků! Klidně přijmeme evidenční číslo navržené programem, i když svou hodnotou převyšuje zakoupenou licenci programu. Tyto dva údaje spolu vůbec nesouvisí! V programu Stravné s licencí do 300 strávníků můžeme evidovat strávníka s evidenčním číslem například 1285.
Výše evidenčního čísla nijak nesouvisí s licencí programu Stravné.
Pro překročení licence je rozhodující Počet záznamů v tabulce Rejstřík strávníků. Uvedeme si, jak zjistit aktuální stav naplněnosti této tabulky vzhledem k licenci programu.
Stručný postup:
1. Rejstříky - Rejstřík strávníků - Program - Stav systému
2. Zobrazí se tabulka Stav systému s několika "záložkami". Nás zajímá záložka Vlastnosti tabulky. Zobrazí se automaticky jako první, takže nemusíme nic dále potvrzovat ani "odklepávat" myší.
3. Počet záznamů (vět), které se započítávají do zakoupené licence programu Stravné je uveden v položce Nesmazaných vět.
4. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Mezery v číselné řadě evidenčních čísel
Pokud dodržujeme doporučovanou zásadu a přidělujeme evidenční čísla strávníkům tak, jak je nabízí program, dojde časem ke stavu, že vznikají po zrušených strávníků mezery v číselné řadě evidenčních čísel. Výše již bylo zdůrazněno, že tato evidenční čísla nepoužíváme. Ještě pro jistotu uvedeme, že
mezery v číselné řadě evidenčních čísel ničemu nevadí. Nijak se nesnažme tyto mezery upravovat.
6. 24 Rušení strávníka - hromadné rušení strávníků
Každý zrušený strávník musí být tzv. zablokován. O blokaci strávníka hovoří kap. 5.3.3 Blokace strávníka. Zablokovaného strávníka lze pak z Rejstříku strávníků zrušit. Provádíme to takto:
Rušení jednoho strávníka:
1. Rejstříky - Rejstřík strávníků
Vyhledáme strávníka, kterého požadujeme zrušit.
2. Zvolíme v horním menu položku Rušení. Program zobrazí okno Zrušení věty. potvrdíme tlačítko Smazat aktuální větu. Program vymaže strávníka z evidence.
Poznámka: Jestliže strávník nesplňuje podmínky pro zrušení, program na to upozorní vyspáním těchto podmínek na monitor.
3. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu
Hromadné rušení skupiny strávníků:
1. Rejstříky - Rejstřík strávníků
Označíme si skupinu strávníků, které požadujeme zrušit. Označení se provádí pomocí klávesy Insert. Označený strávník má v levém sloupci červené označení.
Jestliže jsme si před tím provedli filtr na požadovanou skupinu strávníků (podle třídy, apod.), můžeme označit všechny strávníky najednou tak, že stiskneme klávesu +(plus) v numerické části klávesnice.
2. Zvolíme v horním menu položku Rušení. Program zobrazí okno Zrušení věty. potvrdíme tlačítko Smazat XY označených větu. Program vymaže označené strávníky z evidence.
Poznámka: Jestliže někteří strávníci nesplňují podmínky pro zrušení, program na to upozorní vyspáním těchto podmínek na monitor.
3. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
6.25 Zápis názvů jídelníčků
V programu Stravné vytváříme v pravidelných měsíčních intervalech rozpis jídelníčků na další měsíc anebo jsou v některých případech nové jídelníčky vytvářeny programem automaticky. Záleží na nastavení systému. V každém případě se nové záznamy ukládají do tabulky Jídelníčky (Objednávky - Jídelníčky) a jsou pak dále používány při mnoha dalších činnostech. Tyto záznamy obsahují pouze obecné názvy jídel, jako například Oběd 1, Oběd 2, Večeře, apod. Při práci na pokladně (při výběru peněz od hotovostních strávníků, apod.) nám takové obecné názvy ničemu nevadí. Jiná situace je v případě, kdy umožňujeme strávníkům výběr stravy na objednacím boxu či na internetu. V těchto případech je žádoucí, aby si strávník mohl vybrat jídlo podle svého skutečného názvu. Řešením jistě může být vytištěný a vyvěšený jídelníček na zdi u objednacího boxu či objednacího terminálu na období. Tato metoda je ale pracná, pro strávníky nepřehledná a nelze ji využít vždy (např. u objednávání internetem vůbec).
V programu lze proto využít funkci Zápis názvů jídelníčků (Akce - Pomocné funkce pro terminály). Pomocí této funkce snadno zapíšeme názvy jídel do již definovaných jídelníčků.
Počet znaků pro název jídla
V dalším textu je popsán postup pro vyplnění názvu jídelníčku. V tomto odstavci si povíme, kolik můžeme použít ve skutečnosti znaků pro zápis názvu jídla na objednacím boxu či na internetu. Program umožní zapsat celkem 100 znaků pro název jídla. To ale neznamená, že vždy umožní počítač zobrazit všech těchto 100 znaků. Záleží to na nastavení tzv. rozlišení monitoru. Nemusíme vůbec vědět, co tento pojem znamená. Je důležité vědět, jak se přesvědčíme, zda budou námi zapsané jídelníčky na monitoru objednacího boxu vidět v celém rozsahu. Provedeme to jednoduše metodou "pokus x omyl". Zapíšeme do programu názvy jídel (viz postup níže) a přesvědčíme se přímo u objednacího boxu, jak jsou tyto názvy jídel na monitoru vidět. Takto si určíme, kolik můžeme zapsat znaků pro název jídla do jídelníčků.
Stručný postup:
1. Musíme mít vytvořen rozpis varných a nevarných dnů, nebo-li tabulka Jídelníčky (Objednávky - Jídelníčky) musí na požadované období obsahovat záznamy.
2. Akce - Pomocné funkce pro terminály - Zápis názvů jídelníčku
Zobrazí se okno Období pro editaci názvů, ve kterém vyplníme do obou položek pro datum období, které požadujeme upravovat.
Potvrdíme tlačítko OK.
3. Zobrazí se okno Editace názvů jídelníčků, ve kterém se pohybujeme pomocí Šipek či pomocí myši. Pro změnu názvu jídla můžeme použít dva sloupce (Název a Kr.název). Použití se liší podle použitého zařízení pro objednávání stravy.
Název - tento sloupec používáme v případě, že umožňujeme strávníkům objednávat stravu na objednacím boxu či na internetu.
Kr.název - tento sloupec používáme v případě, že umožňujeme strávníkům objednávat stravu na objednacím terminálu na období.
Vyplníme názvy jídel a záznam uložíme potvrzením tlačítka OK.
4. Provedené změny se projeví v závislosti na druhu používaného objednacího místa:
Objednací box se síťovým provozem - zde se projeví změna okamžitě.
Objednací box s replikacemi - zde se projeví změna po provedení replikací.
Objednávání internetem - zde se projeví změna po provedení dalšího exportu jídelníčku na internet.
Objednací terminál na období - zde se projeví změna až po dalším vyhodnocení objednávek a následným nahráním dat pro objednávání na další období.
6.26 Import názvů jídelníčků z programu MSklad
Uživatelé programu MSklad, kteří používají modul Normování a v něm definují denně jídelníčky mohou přenést názvy těchto jídelníčků do programu Stravné. Tuto funkci jistě ocení ti uživatelé, kteří ve svém systému používají objednací box či objednávání stravy po internetu. V těchto případech je nutné zapisovat do programu Stravné názvy jídelníčků, aby si mohli strávníci správně vybrat své jídlo z denní nabídky.
Ačkoliv se pohybujeme v návodu programu Stravné, popíšeme zde i činnost v programu MSklad, neboť úspěšné načtení názvů jídel se skládá ze dvou kroků. Nejdříve musíme v programu MSklad provést export názvů jídelníčků. Tím se vytvoří exportní soubor. Po té v programu Stravné musíme provést import tohoto souboru.
Export jídelníčků z programu MSklad
Stručný postup:
1. Normování - Jídelníčky - Různé - Export jídelníčků do Stravného
Zobrazí se okno pro zadání období, za které požadujeme názvy jídelníčků přenést. Vyplníme datumy pro počátek a konec období a potvrdíme tlačítko OK.
Import jídelníčků do programu Stravné
Stručný postup:
1. Objednávky - Jídelníčky - Různé - Import jídelníčků z programu Sklad
Zobrazí se okno pro načtení importního souboru, ve kterém standardně nic neměníme a rovnou potvrdíme tlačítko OK.
2. Zobrazí se tisková sestava s protokolem o provedeném importu, kterou si můžeme vytisknout nebo ji rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
Nastavení pro přenos názvů jídelníčků
Výše uvedený postup předpokládá, že je program Stravné a MSklad nainstalován ve standardních adresářích automaticky zvolených při instalaci těchto programů. Jestliže jsou tyto adresáře z jakýchkoliv důvodu jiné, musíme v systému definovat společné místo pro umístění exportního (importního) souboru.
Nastavení v programu MSklad:
1. Normování - Jídelníčky - Různé - Nastavení pro export jídelníčků
Zde v položce Do adresáře definujeme místo, do kterého bude program MSklad ukládat exportní soubor.
2. V položce Exportované druhy můžeme definovat pomocí nápovědy, které druhy jídel bude program exportovat.
Nastavení v programu Stravné:
1. Objednávky - Jídelníčky - Různé - Import jídelníčků z programu Sklad
Zde v položce Z adresáře definujeme místo, ze kterého bude program Stravné načítat importní soubor. Toto místo musí být definované stejně i v programu MSklad, viz předchozí odstavec.
6.27 Problematika zaokrouhlování cen
Program Stravné je připraven k tomu, aby sledoval ceny jednotlivých jídel s přesností na desetihaléře a při vyúčtování se strávníkem výslednou cenu zaokrouhlil podle předem daných pravidel ve shodě s příslušnou legislativou. Můžeme tedy například stanovit cenu oběda na 17,30 Kč a výslednou částku zaokrouhlit na celé koruny nahoru s tím, že případný přeplatek v řádu desetihaléřů program eviduje strávníkovi do dalšího období.
Uživatel tedy musí v programu určit, jakým způsobem se bude výsledná částka zaokrouhlovat a s jakou přesností. Provádíme to takto:
Společné - Společné nastavení
Zobrazí se okno Společné nastavení, ve kterém nastavíme parametry pro zaokrouhlování v těchto položkách:
Zaokrouhlení ceny - zvolíme způsob zaokrouhlení.
Na - zde volíme přesnost zaokrouhlení. Hodnota 0,10 znamená na desetihaléře, 0,50 na padesátihaléře, 1,00 na celé koruny, apod.
Zvolené hodnoty nezapomeneme uložit potvrzením tlačítka OK.
Nastavené zaokrouhlování se projeví i v jiných částech programu. Konkrétně je to v těchto případech:
Při různých přepočtech částky k zaplacení v programu Stravné.
Při tisku faktur v programu Stravné.
Při prodeji zboží v modulu Bufet.
6.28 Nedotované obědy při nemocech žáků
Podle platné legislativy končí nárok strávníka na dotovanou stravu první den jeho nepřítomnosti. Po té již tento strávník nesmí odebírat dotovanou stravu. Jídelny s doplňkovou hospodářskou činností mohou nabízet stravu v plných, nedotovaných cenách.
Program Stravné je připraven evidovat odběr dotované i nedotované stravy. Nastavení programu v tomto případě provádí servisní pracovník VIS v rámci placené služby dle aktuálního ceníku VIS. V případě zájmu je nutné si tuto službu včas objednat u firmy VIS.
6.29 Omezení při objednávání stravy
V programu Stravné lze velmi rozmanitě definovat na objednacích místech různé stavy pro jednotlivé kategorie strávníků z hlediska jejich možnosti měnit objednávky. Vyjmenujme si některé často používané stavy:
- Vaříme na jídelně dva druhy obědů a žákům prvního stupně umožníme pouze přehlášení z Oběda 1 na Oběd 2.
- Určitý druh (chod) jídla znemožníme dané skupině strávníkům jakkoliv přihlásit.
- Na boxu si nelze dané jídlo odhlásit, ale na internetu ano.
apod.
Nastavení příznaků tzv. Omezení objednávání se provádí buď prostřednictvím konfigurátoru, viz kap. 9. Průvodce konfigurací, nebo ručně:
Objednávky - Vzor jídelníčku na den - Oprava
Omezení objednávání se nastavuje na třetí straně karty daného druhu jídla. Zde si vyjmenujeme, které stavy lze v omezení objednávání definovat:
Pro boxy a terminály:
0 - nestravuje se
1 - zákaz změn
2 - zákaz odhlášení
3 - zákaz přihlášení
4 - lze měnit druh v chodu
5 - kontrola konta
6 - zákaz změny druhu v chodu
7 - zákaz přihlášení odhlášeného jídla
Pro internet:
B - Zákaz změn
C - zákaz odhlášení
D - zákaz přihlášení
E - kontrola konta
Pro každou kategorii je možné definovat více omezeních objednávání a též lze vzájemně kombinovat omezení pro box či terminál a pro internet. Variant nastavení je tedy velice mnoho a vždy záleží na konkrétním požadavku uživatele, jak daný systém nastavit. Doporučujeme vždy velmi pečlivě uvážit způsob definice omezení objednávání.
6.30 Blokace strávníka, hromadná blokace strávníků
Program umožňuje provést tzv. blokaci strávníka. Touto blokací definujeme období, ve kterém program strávníkovi neumožní provádět žádné objednávky. Podrobně je tato problematika popsána v kapitole 5.3.3 Blokace strávníka.
V této kapitole si ukážeme, jak provést blokaci určité skupiny strávníků. To budeme potřebovat například v období školních výletů, nějakých nepravidelných výrobních praxí, apod.
Stručný postup:
1. Rejstříky - Rejstřík strávníků - Filtr - Blokace
Zobrazí se okno Podmínka podle data blokace, ve kterém zatrhneme podmínku Nezablokované.
2. Dále musíme provést filtr na požadovanou skupinu. Zvolíme tedy funkci Filtr a vybereme podmínku, podle které budeme vybírat strávníky, například Třída nebo Kategorie.
Po zvolení příslušného kritéria se zobrazí dotaz programu Přidání filtru, jakým způsobem chceme vybranou podmínku (filtr) připojit. Vybereme tlačítko Připojení A ZÁROVEŇ.
3. Nyní nesmíme opustit Rejstřík strávníků, neboť bychom zrušili nastavený filtr. Pokračujeme:
Různé - Hromadná blokace strávníků
Zobrazí se okno Hromadná blokace strávníků, ve které pracujeme s těmito položkami:
Identifikace - ponecháme nastavení Podle filtru.
Datum od, Datum do - datumy vyplníme v souladu s našimi požadavky.
Text - vyplníme libovolný text (nepovinné), který se zobrazí strávníkům na jejich kartě v položce Text blokace.
Záznam uložíme potvrzením tlačítka OK.
Pozn.: Pozor na to, že takto vyplněný datum blokace strávníkovi na jeho kartě zůstane. Pokud tedy někdy příště nastavíme filtr na nezablokované, tito strávníci již nebudou do tohoto filtru zahrnuti.
6.31 Výkaz o činnosti školního stravování
Dle aktuálních právních norem platí povinnost zasílat nadřízeným orgánům pravidelně Výkaz o činnosti školního stravování. Program Stravné všechny tyto údaje eviduje a lze vytisknout sestavu, podle které pak můžeme výše jmenovaný výkaz vyplnit a odeslat nadřízenému orgánu.
Nastavení v programu Stravné
Nejdříve si ukážeme všechna místa v programu Stravné, kde volíme různé parametry o naší jídelně. Tyto parametry pak ovlivňují výsledné údaje na tiskové sestavě Údaje pro výkaz o činnosti.
Karta strávníka - položka Cizinec:
Rejstříky - Rejstřík strávníků - Oprava
Otevře se karta strávníka. Přesuneme se na 2. stranu karty. V položce Cizinec volíme příslušnost strávníka. Nevyplněno znamená příslušnost ČR. Dále můžeme zvolit příslušnost EU (strávník ze zemí Evropského společenství) a OS (ostatní nevyhovující ani jedné ze dvou uvedených možností).
Karta strávníka (výřez)
Karta strávníka - položka Třída:
Rejstříky - Rejstřík strávníků - Oprava
Otevře se karta strávníka. Každý strávník musí mít vyplněnu položku Třída.
Třídy - položky pro tisk údajů pro Výkaz o činnosti:
Rejstříky - Třídy - Oprava
Ve spodní části formuláře třídy se nachází sekce Položky pro tisk údajů pro výkaz o činnosti. Zde vyplňujeme podle skutečnosti obecné údaje týkající se žáků dané třídy. Údaje, které zde můžeme vyplnit, vidíme na obrázku v červeném rámečku. Pro pozdější správné vytištění údajů je důležité správné vyplnění těchto položek.
Třídy - údaje pro výkaz (výřez)
Uvedené údaje musí být vyplněny u všech používaných tříd!
Výše uvedeným způsobem můžeme „ručně“ opravit všechny třídy. Při velikém množství tříd to může být však pracné. V programu je proto připravena funkce, pomocí které můžeme údaje vyplněné u jedné třídy snadno hromadně vyplnit do dalších, námi zvolených záznamů. Postupujeme takto:
1. Vyplníme údaje u jedné třídy podle výše uvedeného postupu.
2. V tabulce Třídy označíme pomocí klávesy Insert všechny třídy, do kterých požaduje přenést údaje z námi zvolené „zdrojové“ třídy.
3. V tabulce Třídy se přesuneme na námi zvolenou zdrojovou třídu.
4. V horním menu zvolíme: Různé - Vyplnění hodnot pro Výkaz
Zobrazí se okno Kopie hodnot pro tisk Výkazu. V položce Třída je uvedena třída, kterou jsem zvolili v bodě 3. Pokud tomu tak není, tak správnou zdrojovou třídu vyplníme nyní výběrem ze seznamu tříd. Potvrdíme tlačítko OK. Tím provedeme zkopírování údajů do zvolených tříd.
Kopie hodnot pro tisk Výkazu
Názvy údajů:
Rejstříky - Názvy údajů
Toto je místo v programu, kde běžný uživatel neprovádí žádné činnosti. Zde jen pro informaci uvádíme, že zde dělíme pro potřeby Výkazu o činnosti jídla na Doplňková jídla (snídaně, svačina, přesnídávka, večeře) a Oběd.
Jestliže z nějakého důvodu nejsou tyto položky vyplněny, je nutné to udělat následujícím způsobem:
Uživatelé programu úrovně 1. musí kontaktovat horkou linku VIS.
1. Rejstříky - Názvy údajů
2. V tabulce Seznam názvů údajů nás budou zajímat jen ty záznamy, které splňují tyto podmínky:
- v položce Určení údaje mají hodnotu skládající se z písmenem P a nějakého čísla. Například P1.
- v položce Použít údaj je nastaveno A (Ano).
3. Vyhledáme záznam splňující podmínky uvedené v bodě 2. tohoto postupu a v horním menu pokračujeme: Oprava.
4. V položce Členění pro výkaz nastavíme hodnotu Oběd nebo Doplňkové jídlo podle skutečnosti.
5. Záznam uložíme potvrzením tlačítka Uložit.
6. Zobrazí se dotaz, zda chceme uložit změněné údaje pro všechny kategorie. Potvrdíme Ano.
7. Body 2. až 6. opakujeme pro další záznamy v tabulce Seznam názvů údajů.
Tisk sestavy Údaje pro výkaz o činnosti
Sestavu lze tisknou až po uzávěrce za požadované období!
Stručný postup:
1. Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Výkaz o činnosti
Zobrazí se okno Údaje pro Výkaz o činnosti, ve které vyplníme datum, ke kterému požadujeme zahrnout údaje do tiskové sestavy. Obvykle bývá požadován datum 31.10. aktuálního školního roku. Podle vyplněného data se automaticky vyplní i Školní rok.
Vyplněné hodnoty uložíme stisknutím tlačítka OK.
2. Zobrazí se protokol Kontrola dat před tiskem údajů pro Výkaz stravování se seznamem chyb, které mohou mít vliv na požadované statistické údaje. Sestavu si vytiskneme.
3. Jestliže se zobrazí v bodě 2. tohoto postupu sestava s chybami u nějakých strávníků, zobrazí se po zrušení této sestavy dotaz programu Chcete pokračovat v tisku výkazu? Pokud stiskneme tlačítko Ne, tisk výkazu přerušíme a příslušné chyby opravíme. Po té zahájíme činnost opět od bodu 1. tohoto postupu. Pokud stiskneme tlačítko Ano, pokračuje program v tisku výkazu, do kterého zahrne i výše uvedené chybové stavy.
4. V posledním kroku se zobrazí tisková sestava Údaje pro výkaz o činnosti. Tuto sestavu si vytiskneme a údaje z ní použijeme pro vyplnění požadovaného výkazu.
6.32 Předpis školného či ubytování podle dnů
Program umožňuje provádět předpisy za ubytování či za školné. Standardně se používá předpis jednou částkou za celý měsíc. Takto je to popsáno v kap. 3. Základní činnosti, například v kap. 3.1.3 Předpis plateb za ubytování a školné.
V případě požadavku lze též vybírat tento předpis podle počtů dní, ve kterých se strávník stravoval. Oba způsoby lze v programu kombinovat. Jeden strávník (skupina strávníků) může platit jednotnou částku paušálně za celý měsíc a jiný strávník (skupina strávníků) platí podle počtu prostravovaných dní. Dokonce lze kombinovat oba způsoby jedinému strávníkovi.
Předpis podle počtů dní též umožňuje používat různě veliké sazby v závislosti na celkovém počtu dní docházky. Na některých zařízeních například odpouštějí poplatek v případě, pokud je docházka dítěte nižší, než určitý počet dní (například 5). Na tomto konkrétním případu si ukážeme, jak se předpisem za školné či ubytování v programu pracuje.
Protože je princip obou předpisů (školné, ubytování) totožný, ukážeme si jej pouze na předpisu ubytování (Rejstříky - Kódy ubytování). Kódy školné se nacházejí v programu na obdobném místě (Rejstříky - Kódy školné).
Níže uvedený postup odvozuje počet dnů pro předpis školného či ubytování podle počtu odebraných obědů strávníkem v daném měsíci. Předpis tedy můžeme provádět tehdy, jestliže se počet přihlášených obědů nebude měnit.
Definice kódu ubytování se stejnou sazbou pro všechny dny v měsíci
Stručný postup:
1. Rejstříky - Kódy ubytování - Nový
Zobrazí se okno pro nový záznam, ve kterém vyplníme tyto položky:
Zařízení - vybíráme zařízení pro jehož strávníky požadujeme příslušný předpis použít.
Kód ubytování - zde vyplníme kód, který budeme později strávníkům vyplňovat na jejich kartě. Použijeme jeden znak, obvykle se používá písmeno, ale lze vyplnit i číslo. Tento znak již nesmí být v tabulce Kódy ubytování použit.
Sazba - vyplníme hodnotu částky předpisu za jeden den.
Popis - stručný textový popis předpisu.
2. Dále se nachází v okně 6 řádků pro definování intervalů, kdy bude příslušná sazba platit. Vyplníme pouze první řádek:
Počet od - vyplníme číslo 1.
Počet do - vyplníme číslo 9999.
Sazba - vyplníme SAZBA*POCET
3. Záznam uložíme pomocí tlačítka Uložit.
Definice kódu ubytování s různou sazbou v měsíci
Stručný postup:
1. Rejstříky - Kódy ubytování - Nový
Vyplníme první čtyři položky jako v bodě 1. předchozího postupu.
2. Dále se nachází v okně 6 řádků pro definování intervalů, kdy bude příslušná sazba platit:
1. řádek: Počet od - vyplníme číslo 1. Počet do - vyplníme číslo odpovídající počtu dní pro první interval. V položce Sazba vyplníme vzoreček pro výpočet částky. Pokud chceme použít ve vzorečku částku určenou v položce Sazba, zapíšeme text SAZBA. Počet dnů stravování zapíšeme jako text POCET. Výsledný vzoreček pak můžeme sestavit pomocí těchto hodnot v kombinaci s matematickými značkami:
násobení = *
dělení = /
+ = sčítání
- = odčítání
pevnou částku lze též zapsat číslem.
2. řádek: Počet od - vyplníme číslo o jedno vyšší, než v položce Počet do na předchozím řádku. Počet do - vyplníme číslo odpovídající počtu dní pro druhý interval. Pokud požadujeme platnost druhého intervalu až do konce měsíce (tedy třetí interval již nebude), zapíšeme číslo 9999. Položku Sazba se vyplníme opět požadovaným vzorečkem.
3. a další řádky vyplníme obdobným způsobem.
Na obrázku níže vidíme příklad nastavení tří intervalů. Prvních pět dní je ubytování zdarma. Pokud je ubytování 6 až 10 dní, bude platit strávník za každý den (tedy první až desátý) 10,--Kč. Pokud přesáhne počet dní ubytování 10 dní, bude platit paušální částku 400,-- Kč.
Intervaly kódu ubytování
3. Záznam uložíme pomocí tlačítka Uložit.
Definice kódu ubytování na kartě strávníka
Aby byl daný kód v programu použit, musí být vyplněn na kartě strávníka.
Stručný postup:
1. Rejstříky - Rejstřík strávníků - vyhledáme strávníka - Oprava
V položce Kód sazby ubytování vyplníme požadovaný kód ubytování.
2. Kartu strávníka uložíme pomocí tlačítka Uložit.
Zapsání předpisu do programu při řádné uzávěrce
Stručný postup:
1. Provedeme standardním způsobem řádnou uzávěrku. Viz kap. 3. Základní činnosti, např. kap. 3.1.14 Uzávěrka za měsíc září. Tento krok je bezpodmínečně nutný.
2. Provedeme standardním způsobem výpočet a zápis předpisu za ubytování. Viz kap. 3. Základní činnosti, např. kap. 3.1.3 Předpis plateb za ubytování a školné.
V průběhu výpočtu předpisu jsem programem vyzváni, abychom zapsali požadované období. Zapíšeme to období, za které jsem provedli uzávěrku.
Zapsání předpisu do programu bez uzávěrky
Jestliže požadujeme zapsat předpis ještě před samotnou uzávěrkou, můžeme provést uzávěrku předběžnou. Je však třeba si uvědomit, že program odvodí počet dnů ubytování podle počtů přihlášených obědů. Jestliže se po zapsání předpisu počet obědů změní, nebude odpovídat předpis za ubytování počtům oběda.
Stručný postup:
1. Provedeme předběžnou uzávěrku. Viz kap. 5.7.1 Předběžná uzávěrka.
2. Provedeme standardním způsobem výpočet a zápis předpisu za ubytování. Viz kap. 3. Základní činnosti, např. kap. 3.1.3 Předpis plateb za ubytování a školné.
V průběhu výpočtu předpisu jsem programem vyzváni, abychom zapsali požadované období. Zapíšeme to období, za které jsem provedli předběžnou uzávěrku.
6.33 Předpis ubytování na internátních zařízeních, slevy na ubytování
Program umožňuje provádět předpisy za ubytování či za školné. Standardně se používá předpis jednou částkou za celý měsíc. Takto je to popsáno v kap. 3. Základní činnosti, například v kap. 3.1.3 Předpis plateb za ubytování a školné. Viz též kap. 6.32 Předpis školného či ubytování podle dnů.
Na zařízeních internátního typu však můžeme požadovat jiný typ výběru poplatku za ubytování. Předpis se zde počítá z pevné denní částky, kterou získáme tak, že vydělíme pevnou měsíční částku počtem dní daného měsíce. Tato denní částka se pak účtuje ubytovaným podle počtu dní v měsíci, a to včetně sobot i nedělí, i když se na internátu v tuto dobu nezdržují. Naopak se však nezapočítávají do předpisu dny, kdy je na zařízení například ředitelské volno (prázdniny) anebo jsou žáci na pravidelném praktickém výcviku.
Celá tato problematika je popsána v kap. 5.4.3 Slevy na ubytování.
6.34 Uzávěrka ne jediné sestavě
Po
provedení měsíční uzávěrky nabízí program uzávěrkové tiskové sestavy.
Nalezneme je jednak v menu Akce
pod položkou Uzávěrkové
operace, tiskové sestavy
a především na ploše programu v sekci Uzávěrkové
operace.
Zde se též nachází tlačítko
.
Pomocí tohoto tlačítka můžeme vytisknout údaje pro uzávěrku na jediné
sestavě. Výslednou podobu sestavy můžeme ovlivnit
zatržením různých parametrů před samotným tiskem. Potvrzením tlačítka
OK
sestavu vytiskneme.
Nastavení parametrů pro tisk uzávěrky
6.35 Nastavení a tisk pokladního dokladu
V této kapitole si ukážeme, co vše lze nastavit pro tisk pokladního dokladu. Ten tiskneme v pokladně při hotovostních operacích. V naprosté většině případů se jedné o prodej obědů hotovostním strávníkům. Samozřejmě může jít i o jiné pohyby, například strávník si jde obědy odhlásit a nechce ponechat v pokladně vzniklý přeplatek.
Formulář pro nastavení parametrů pokladního dokladu se nachází v tomto umístění:
Akce - Přihlášky a odhlášky - Nastavení parametrů
Zobrazí se okno Nastavení parametrů, ve kterém zvolíme záložku Pokladní doklad. Zde můžeme změnit požadované parametry. Většinou se jedná o nastavení počátku číselné řady, což provedeme v položce Číslo dokladu, a dále způsob Číslování dokladu. Můžeme změnit i další nastavení a dále popisky v Hlavičce a Patičce dokladu a změny uložíme pomocí tlačítka OK.
Natavení pokladního dokladu
Pokladní doklad pak tiskneme především po přijetí platby od hotovostních strávníků. Tento postup je popsán v kapitole o základních činnostech, konkrétně například v kap. 3.1.5 Přihlášení a platba hotovostních strávníků.
Dodatečný tisk pokladního dokladu
V některých případech vznikne požadavek vytisknout pokladní doklad dodatečně. Všechny pokladní doklady jsou uloženy v Protokol dokladů (Objednávky - Protokol dokladů). Zde si můžeme požadovaný doklad vyhledat a příkazem Tisk - Tisk dokladu jej vytiskneme.
6.36 Přihláška ke stravování (evidenční list)
Při zavedení nového strávníka do Rejstříku strávníků, můžeme strávníkovi vytisknout Přihlášku ke stravování, někdy se též používá termín Evidenční list. Pro tuto sestavu je na kartě strávníka samostatné tlačítko (viz obrázek), pomocí něhož si Přihlášku ke stravování můžeme vytisknout.
Pozor! tlačítko
se na kartě strávníka nachází jen u nového záznamu
(Nový strávník). Pro dodateční tisk Evidenčního listu viz níže v této
kapitole.
Tlačítko „Přihláška ke stravování“ - Nový strávník
Dodatečný tisk Evidenčního listu
Jestliže už máme strávníka v rejstříku strávníků zavedeného, můžeme kdykoliv později vytisknout Evidenční list volbou:
Rejstříky - Rejstřík strávníků - vyhledáme požadovaného strávníka - Tisk - Evidenční list
Nastavení hlavičky a patičky pro tisk Evidenčního listu
Před tiskem evidenčního listu, a tedy i před zakládáním nových strávníků je dobré upravit obecnou hlavičku a patičku evidenčního listu. Nejdříve si vyvoláme tisk sestavy v Rejstříku strávníků:
Rejstříky - Rejstřík strávníků - Tisk - Evidenční list
V okně pro zadání doplňkových parametrů tisku Evidenčního listu zvolíme tlačítko Nastavení hlavičky a po té zde vyplníme Text hlavičky a Text patičky. Po uložení tlačítkem OK se budou tyto texty tisknout na každém Evidenčním listu.
Vstup pro nastavení hlavičky a patičky
6.37 Disketa pro Spořitelnu i pro jiné banky
Česká spořitelna umožňuje možnosti platebního média Disketa pro spořitelnu (oficiální název: "Předávání dat platebního styku kompatibilním médiem - obsah média v NF formátu") o možnost zahrnout i platby strávníků s účtem v jiné bance a provést tedy standardní inkaso nebo úhradu z tohoto účtu. Zároveň s tímto je možné přes přímé bankovnictví Business 24 odesílat disketu respektive její obsah touto bankovní aplikací přes internet.
V této kapitole si popíšeme nastavení potřebné k tomu, abychom pomocí modulu Disketa pro Spořitelnu mohli vybírat peníze od strávníků jiných bank.
Pozor, níže uvedený popis předpokládá, že modul Disketa pro Spořitelnu je v programu již nastavený a plně funkční.
Stručný postup:
1. Pomocí tlačítka
vyhledáme požadovaného strávníka.
2. V položce Typ platby zvolíme variantu Sporožiro.
3. V položce Banka vybereme strávníkem používanou banku.
4. V položce Číslo účtu vyplníme příslušné číslo účtu.
5. Záznam strávníka uložíme pomocí tlačítka Uložit.
6.38 Aktualizace jídelníčku podle MSkladu
Velice často používáme v jídelně jak program Stravné, tak program MSklad, ve kterém je možné v modulu Normování vytvářet jídelníčky. Ty pak lze přenést do programu Stravné, abychom je mohli používat například na internetu, v objednacím boxu či abychom si je mohli vytisknout. To je popsáno v kap. 6.26 Import názvů jídelníčků z programu MSklad. Nebo lze použít funkci Aktualizace jídelníčků podle programu MSklad. Tento způsob práce je jednodušší, ale má jednu podmínku:
Programy Stravné a MSklad musí být nainstalovány společně v jedné instalaci systému ProVIS.
Zda je tomu skutečně tak se nejspíše dozvíme od servisního technika při instalaci systému a lze se o tom též přesvědčit v samotném programu volbou:
Programu - O programu
V záložce Verze programu vidíme v sekci Aplikace všechny nainstalované programy VIS. Musí zde být vyobrazeny aplikace MSklad i Stravné. Pokud tomu tak není, nelze funkci Aktualizace jídelníčků podle programu MSklad v programu Stravné použít.
Stravné a MSklad v jednom ProVISu
Činnosti v programu MSklad
Abychom mohli danou funkci použít, musíme nejdříve v programu MSklad definovat jídelníčky na dané dny. Popis této činnosti přesahuje rozsah příručky k programu Stravné a je popsána v návodu k programu MSklad v kapitole 5. Modul Normování.
Činnosti v programu Stravné
Pokud si tedy jídelníčky pravidelně připravujeme v program MSklad, můžeme si do programu Stravné velmi snadno přenést jejich názvy. Postupujeme takto:
Stručný postup:
1. Objednávky - Jídelníčky - Různé - Aktualizace podle Skladu
2. Zobrazí se okno Aktualizace jídelníčku podle MSkladu, ve kterém vyplníme období pro aktualizaci a potvrdíme jej pomocí tlačítka OK.
Období pro aktualizaci
3. Názvy jídelníčků se přenesou do položky Název jídla v tabulce Jídelníčky (Objednávky - Jídelníčky).
6.39 Tisk grafického jídelníčku
Z programu lze tisknout jídelníčky, které jsou vyplněny v tabulce Jídelníčky (Objednávky - Jídelníčky). Jakým způsobem můžeme názvy jídelníčků naplnit je popsáno v jiných kapitolách, viz. kap. 6.25 Zápis názvů jídelníčků ,6.26 Import názvů jídelníčků z programu MSklad a 6.38 Aktualizace jídelníčku podle MSkladu.
Zde si popíšeme pouze tisk grafického jídelníčku. Jedná se především o to, co vše je možné před tiskem nastavit. Samotný tisk pak probíhá standardním způsobem. Grafický jídelníček se nachází v tabulce Jídelníčky:
Objednávky - Jídelníčky - Tisk - Tisk grafického jídelníčku
Zobrazí se okno Tisk jídelního lístku, kde můžeme měnit jednotlivé parametry před tiskem.
Parametry pro tisk gr. jídelníčku
Období od a do - volíme požadované období
Tištěné druhy - jídelníček můžeme vytisknout pouze pro některé druhu jídel. Ty zvolíme zde pomocí nápovědy.
Pozadí jídelníčku - zvolíme obrázek, který se bude tisknout společně s textem.
Max. šířka řádku - zadáme šířku řádku pro tisk.
Velikost fontu - zvolíme velikost, se kterou se bude text jídelníčku tisknout.
Vytisknout pouze pozadí - pomocí této položky docílíme to, že z vytiskneme pouze uvolený obrázek bez textu.
V tabulce nastavíme hodnoty podle našich požadavků a potvrdíme je pomocí tlačítka OK. Pak už jen vytiskneme jídelníček obvyklým způsobem.
Ukázka grafického jídelníčku
Nastavení pro tisk jídelníčku
Kromě samotných názvů jídel můžeme na jídelníček umístit i „hlavičku“ a „patičku“ jídelníčku, tedy texty, které se budou tisknout vždy. Provádíme to zde:
Objednávky - Jídelníčky - Různé - Nastavení pro tisk jídelníčku
V okně Nastavení pro tisk jídelního lístku zvolíme text pro hlavičku a patičku a uložíme hodnoty pomocí tlačítka OK.
6.40 Označení varného dne jako „svátek“
Pokud máme v programy vytvořen rozpis varných a nevarných dnů, viz např. kap. 3.1.2 Potvrzení rozpisu na období, můžeme některé vybrané dny označit jako svátky. Potom jsou tyto dny v dialogu pokladny anebo na objednacím boxu barevně odlišeny od dnů pracovních. Takto označovat dny má samozřejmě smysl, jestliže na jídelně vaříme i ve státní svátek. V opačném případě daný den strávníkům zablokujeme již při vytváření rozpisu (viz odkazovaná kapitola výše v tomto odstavci).
Pozor! Označení jídelníčku jak svátku neznamená v žádném případě jakékoliv omezení v přihlašování strávníků. Na takto označené dny se lze standardně přihlásit.
Nyní si ukážeme, jak jídelníček označíme jako svátek.
Stručný postup:
1. Objednávky - Jídelníčky
2. Vybereme den a druh jídla, který chceme označit jako svátek a zvolíme tlačítko Oprava.
3. Ve formuláři daného jídelníčku neměníme nic jiného, než položku Svátek. Zde vyplníme písmeno S.
4. Záznam uložíme pomocí tlačítka Uložit.
5. Body 2. až 4. opakujeme pro všechny druhy jídel daného dne.
6. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Svátek v pokladním dialogu
6.41 Stravovací zvyklosti podle kategorií
Program umožňuje nastavit každému tzv. stravovací zvyklosti. Je to příznak, který program respektuje při přihláškách strávníka (např. hromadná přihláška) prováděných obsluho programu. Takto můžeme například ošetřit stav, kdy hromadná přihláška nepřihlásí strávníkovi vždy čtvrteční obědy, protože má v ten den obvykle sportovní kroužek a na oběd se nestíhá dotavit.
Více o stravovacích zvyklostech píšeme v kapitolách 6.9 Nastavení stravovacích zvyklostí jednoho strávníka a 6.10 Hromadné nastavení stravovacích zvyklostí skupině strávníků.
V této kapitole si ukážeme, že lze stravovací zvyklosti vázat též přímo na kategorii strávníka. Toho využijeme v případě, že jsou dané stravovací zvyklosti shodné pro strávníky určité kategorie. Například pro danou kategorii umožníme odebírat oběd za plnou cenu (v případě jejich nemoci), avšak požadujeme, aby se při hromadné přihlášce oběd za plnou cenu strávníkovi nepřihlásil. Právě na tomto příkladu si ukážeme jak se tyto stravovací zvyklosti používají.
Práce je rozdělena do dvou kroků. Nejdříve si musíme pro dané kategorie a příslušné druhy jídel nadefinovat stravovací zvyklosti. Po té je můžeme použít na kartě strávníka.
Nastavení stravovacích zvyklostí v kategoriích
Stručný postup:
1. Rejstříky - Kategorie
2. Vybereme příslušnou kategorii a zvolíme v horním menu Položky - Stravovací zvyklosti kategorie.
3. Zobrazí se seznam stravovacích zvyklostí dané kategorie. Tento seznam je prázdný. Zvolíme tedy tlačítko Nový.
4. V položce Druh jídla vybereme příslušný druh jídla.
5. V řádku Rozpis týdne nastavíme požadované stravovací zvyklosti.
6. Pokud požadujeme příslušnou stravovací zvyklost použít pouze v nějakém období, tak toto období definujeme v položkách Datum od a Datum do. V opačném případě ponecháme tyto položky prázdné.
7. Záznam uložíme.
8. Celý postup opakujeme pro další požadované druhy jídel a pro další požadované kategorie.
Stravovací zvyklost kategorie
Použití stravovací zvyklosti kategorie v kartě strávníka
Dále
můžeme použít definované stravovací zvyklosti přímo na kartě
strávníka, a to buď při založení nového strávníka nebo pomocí
tlačítka
.
Práci se stravovacími zvyklostmi popisujeme v jiných kapitolách, viz
úvod této kapitoly.
Použití stravovací zvyklosti kategorie v kartě strávníka
6.42 Vnitřní doklad pro přeúčtování příspěvku FKSP
Program standardně nabízí tisk faktur za dotace FKSP. V některých případech je však vhodnější vytisknout vnitřní doklad pro přeúčtování tohoto příspěvku uvnitř organizace. Jinými slovy: daná organizace nepotřebuje tisknout fakturu sama sobě. Program Stravné umožňuje tento doklad vytisknout.
Nastavení pro tisk dokladu
Tisk faktury nebo vnitřního dokladu je vázán na kategorii. Proto se nastavení pro tik dokladu provádí v kategoriích.
Před touto operací si proveďte zálohu dat. Pokud si nejste jisti s nastavením, kontaktujte s žádostí o pomoc horkou linku VIS.
Stručný postup:
1. Rejstříky - Kategorie
2. Vyhledáme kategorii, pro kterou požadujeme tisknout vnitřní doklad.
3. V horním menu zvolíme: Položky - Ostatní platby kategorií.
4. Zobrazí se seznam všech ostatních plateb příslušné kategorie. Vyhledáme záznam pro příspěvek z FKSP pro požadovaný chod jídla a zvoláme tlačítko Oprava. V položce Fakturovat nastavíme volbu Doklad. Nastavení uložíme pomocí tlačítka Uložit a dalším opakovaným stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Nastavení pro Doklad
Tisk vnitřního dokladu
Před tiskem vnitřního dokladu je nutné mít provedenou uzávěrku za uplynulý měsíc. Po té lze vytisknout doklad následujícím postupem:
Stručný postup:
1. Rejstříky - Pracovní tabulka - Různé - Platební média - Vnitřní doklad
2. Zobrazí se okno Vnitřní doklady, ve kterém vyplníme příslušné položky a uložíme je pomocí tlačítka OK.
3. Příslušný doklad vytiskneme a opakovaným stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Vnitřní doklad
7. Kategorie, cenové skupiny
Kategorie
Pomocí kategorií sdružujeme v programu strávníky, kteří mají z hlediska programu některé společné vlastnosti. Tyto vlastnosti definujeme právě v kategoriích. Později, při zavádění nového strávníka, dojde vyplněním jeho kategorie k automatickému vyplnění některých dalších položek. Do jedné kategorie strávníků obvykle řadíme strávníky, kteří mají:
- stejné druhy jídel za stejnou cenu
- dotace na stravu od stejných subjektů ve stejné výši
- finanční normu na potraviny ve stejné výši (pokud chcete tuto v programu sledovat)
- smí si objednávat stejné druhy jídel ve stejné dny
V rámci příkladu dat je nastaveno použití několika kategorií. V souladu s tímto návodem můžete změnit (Rejstříky - Kategorie - Oprava) jejich význam (popis) a jejich vybrané parametry. S maximální obezřetností si též můžete zavést kategorie nové. Doporučujeme pojem kategorie strávníka nijak nevázat na způsob jeho platby, protože k tomu je určena jiná položka (v kartě strávníka). V opačném případě vzniká zbytečně velké množství kategorií. Tvorbu kategorií je vhodné svěřit autorizovanému pracovníkovi VIS. Ten též může kvalifikovaně změnit obsahy dalších číselníků, které s pojmem kategorie souvisejí.
K tvorbě nové kategorie lze též použít i tzv. Průvodce instalací. Postup je popsán v kap. 9.2 Průvodce konfigurací - Úprava dat. Lze též použít návod uvedený v kap. 6.18 Přidání nové kategorie.
Cenové skupiny
Cenová skupina je pojem, který se významově velmi blíží kategoriím. V programu je zaveden, aby byl program dostatečně univerzální. Cenová skupina je určena pro skupinu lidí, kteří platí shodnou částku za stravu. Je třeba zdůraznit, že se jedná o částku, kterou platí "ze svého", nikoliv o finanční normu. Například dospělí strávníci byť mají shodnou finanční normu, budou rozčleněni do více cenových skupin, protože některým přispívá zaměstnavatel určitou částkou z FKSP, zatímco jiní platí stravu v plné výši.
Pravidla pro vytváření cenových skupin jsou v běžné praxi pouze dvě:
1. Ve skupině jsou strávníci platící shodnou částku za stravu, přičemž je lhostejné, jakým obvyklým způsobem tuto částku hradí (zda z účtu či hotově apod.).
2. Ve skupině jsou strávníci ze stejné organizace či školy.
Cizí strávníci, kteří hradí stravu bez jakýchkoliv dotací, jsou samozřejmě v jedné skupině. U těchto strávníků obecně možnost získání dotací nepředpokládáme. Dále děti a studenty lze zařadit do jedné cenové skupiny (samozřejmě odpovídající věkové kategorii) společně bez ohledu na to, z které školy jsou, neboť tito strávníci musí platit shodnou částku odpovídající finanční normě na potraviny.
Členění podle bodu 2 by možná mělo spíše znít: "Ve skupině jsou strávníci, kteří dostávají nebo mohou v budoucnu začít dostávat od nějakého zdroje (zaměstnavatel, sponzor) dotaci."
Pozn.: Není vhodné slučovat do stejné skupiny ani strávníky, kteří momentálně dostávají dotaci od různých subjektů (např. FKSP různých škol) ve stejné výši. V budoucnu může kdykoliv nastat situace, že jedna škola přestane obědy dotovat. Máme-li připravenou cenovou skupinu, stačí v momentě ukončení vyplácení dotací změnit této cenové skupině cenu. Jinak bychom museli strávníky převádět do nové cenové skupiny, což by vyvolalo potřebu vytvoření nové kategorie a převedení dotyčných strávníků do této kategorie.
8. Zavedení programu do provozu
Program Stravné lze zavést do ostrého provozu jídelny několika způsoby. Tyto způsoby se mezi sebou liší jednak časovou náročností, jednak náročností finanční. Není problém zavést program v jídelně v jednom dni, kdy se program nainstaluje, obsluha se za pomoci technika naší firmy naučí jeho základní ovládání, nastaví se konfigurace programu přesně podle potřeb provozu jídelny a technik neodjede dříve, než se přesvědčí, že obsluha umí program ovládat tak, že se může přejít rovnou k ostrému provozu. Ovšem tato varianta placené asistence je tak finančně náročná, že by mohla i překročit samotnou cenu programu. Dalším extrémem je zavedení programu bez jakékoliv asistence pracovníka firmy VIS. I tato varianta je samozřejmě možná. Ze zkušenosti však víme, že může vést k nepřesnému pochopení některých funkcí programu nebo může dojít k tomu, že program sice pracuje, ale obsluha nevyužije dokonale všech jeho funkcí a tím v podstatě přichází o investice do něj vložené.
Z těchto důvodů je vypracován postup zavedení programu do ostrého provozu, který je kompromisem mezi výše uvedenými variantami. Uživatel vloží velký kus své práce do samostudia, zúčastní se bezplatného školení poskytovaného spolu s programem a investuje, s ohledem na cenu programu, odpovídající částku na placenou asistenci technika, s jehož pomocí doupraví konfiguraci programu přesně podle přání uživatele.
1. Instalace programu
Postup je popsán v kap. 2.2 Instalace programu.
2. Načtení příkladových dat
Postup je popsán v kap. 2.3 Načtení příkladu dat.
3. Ovládání programu (ProVIS)
Postup je popsán v kap. 2.5 Důležité klávesy a 2.6 Základní funkce pro práci s tabulkou.
4. Nácvik základních operací na příkladu dat
Postup je popsán v kap. 3. Stravné - základní činnosti.
5. Školení na kupón
Ke každému programu je slevový kupón na školení v sídle firmy VIS. Podrobnosti o obsahu školení, termínech a podmínkách naleznete na internetové adrese www.visplzen.cz v sekci Produkty.
6. Průvodce konfigurací - prvotní konfigurace
Když zvládneme ovládání programu a pochopíme jeho hlavní funkce, je třeba program nakonfigurovat podle konkrétních podmínek jídelny. Použijeme k tomu tzv. Průvodce konfigurací. Může se stát, že Průvodce konfigurací nenabídne úpravu některých údajů, které odpovídají požadavkům uživatele (např. Třídy) I přes to Průvodce konfigurací dokončíme. V dalších bodech postupu je popsáno, jak si chybějící údaje doplníme.
Můžete také dokončit konfiguraci programu za pomoci pracovníka firmy VIS. Zde je nutno podotknout, že se jedná a asistenci placenou. Avšak prostředky vynaložené tímto způsobem se uživateli vyplatí, neboť tak využije dlouholetých zkušeností našich pracovníků se zaváděním programu Stravné do provozu a zajistí si tím maximální využití všech funkcí programu s ohledem na konkrétní podmínky provozu jídelny.
Oba způsoby lze samozřejmě i zkombinovat. Nejdříve se uživatel pokusí provést konfiguraci samostatně a poté, v případě potřeby, zažádá o placenou asistenci na dokončení či případnou kontrolu konfigurace systému.
Postup je popsán v kap. 9.1 Průvodce konfigurací - prvotní instalace.
7. Zrušení nepotřebných tříd, zavedení nových.
Stručný postup pro zrušení tříd
1. Rejstříky - Třídy - Rušení
2. Objeví se dotaz Smazání aktuální věty?
3. Potvrdíme tlačítko Smazání aktuální věty.
4. Body 1. až 3. opakujeme tak dlouho, dokud databáze neobsahuje pouze ty třídy, které chceme v programu používat.
Stručný postup pro zavedení nových tříd:
1. Rejstříky - Třídy - Nový
2. Vyplníme položku Třída a Popis.
3. Záznam uložíme.
4. Body 1. až 3. opakujeme tak dlouho, dokud nemáme nedefinovány všechny třídy, které chceme v programu používat.
8. Zápis několika typických strávníků.
Dále zavedeme do programu několik strávníků tak, aby v rejstříku strávníků byli zástupci všech kategorií a všech používaných typů plateb.
Stručný postup pro zavedení nového strávníka:
1. Akce - Doplňkové funkce - Nový strávník
2. Dále postupujeme tak, jak je to popsáno v kap. 3. Stravné - základní činnosti, kapitola Založení nového strávníka.
9. Záloha dat
Než provedeme ověření úspěšné konfigurace programu, provedeme si zálohu dat, abychom se později zbavili našich pokusných objednávek
Postup je popsán v kap. 2.4 Záloha a obnova dat.
10. Pokusný provoz programu
Při pokusném provozu programu postupujeme ve dvou krocích. Vytvoříme rozpis na libovolné období a pak provedeme objednávky strávníků, které jsme si v předchozí kapitole zavedli. Taktéž jim stanovíme předpisy za školné či ubytování, pokud tento režim máme zaveden. Stav jejich konta musí být v souladu s cenami jídel a s poplatky za školné či ubytování.
Postup je popsán v kap. 3. Stravné - základní činnosti, kapitola Potvrzení rozpisu na období.
Postup je popsán v kap. 3. Stravné - základní činnosti, kapitola Předpis plateb za školné a ubytování.
Postup je popsán v kap. 3. Stravné - základní činnosti, kapitola Přihlášení a platba hotovostních strávníků.
11. Obnova dat
V bodě 12. tohoto postupu jsme si vytvořily zálohu dat, abychom se zbavili pokusných objednávek strávníků. Nyní si tuto zálohu dat obnovíme zpět do programu. Odstraníme tak pokusné objednávky strávníků a vytvořený rozpis jídelníčků.
Postup je popsán v kap. 2.4 Záloha a obnova dat.
12. Zápis ostatních strávníků
Všechny strávníky je třeba zapsat do Rejstříku strávníků až v momentě, kdy jsme si jisti správnou konfigurací programu.
Stručný postup pro zavedení nového strávníka:
1. Akce - Doplňkové funkce - Nový strávník
2. Dále postupujeme tak, jak je to popsáno v kap. 3. Stravné - základní činnosti, kapitola Založení nového strávníka.
13. Zapsání přeplatků a nedoplatků strávníků
Dalším krokem je zápis aktuálních přeplatků a nedoplatků strávníků. Zápis přeplatků a nedoplatků provádíme ve dvou krocích. Nejdříve přeplatky a nedoplatky zapíšeme, a až když je máme zapsány u všech strávníků, zapíšeme je do databáze plateb.
Stručný postup pro zápis přeplatků a nedoplatků strávníků:
1. Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
2. Objeví se okno Zápis nové platby, kde v položce Typ platby zapíšeme PZ (=počáteční zůstatek konta)
3. Do položky Datum vyplníme datum posledního dne měsíce, ke kterému byly přeplatky a nedoplatky zjištěny.
4. Do položky Doklad zapíšeme například Poč. zůstatek.
5. V další položce vybereme způsob, jakým budeme strávníka identifikovat.
6. V další položce identifikujeme strávníka způsobem, který jsme v předchozím bodě zvolili.
7. Do položky Částka zapisujeme přeplatek či nedoplatek strávníka.
Přeplatky zapisujeme kladně.
Nedoplatky zapisujeme záporně.
Zapsanou částku potvrdíme stiskem klávesy Enter.
8. Body 6. a 7. opakujeme do té doby, než máme zapsány všechny přeplatky. Práci můžeme samozřejmě přerušit a pokračovat v zapisování přeplatků později.
9. Pokud chceme ukončit cyklus zápisu přeplatků, potvrdíme tlačítko OK.
14. Zahájení provozu
Zapsáním přeplatků a nedoplatků jsme program připravili k ostrému provozu. Dále pokračujeme podle některé z variant popsané v kap. 4. Provozní cykly jídelny. V tomto místě tedy nezbývá než Vám popřát mnoho úspěchů v práci s programem a ujistit Vás, že pokud se dostanete do jakýchkoli potíží, je tu firma VIS, která je připravena Vám kdykoliv pomoci. Zároveň Vám však přejeme, abyste tuto pomoc potřebovali co nejméně.
9.1 Průvodce konfigurací - prvotní instalace
9.2 Průvodce konfigurací - úprava dat
9. Průvodce konfigurací
Autoři programu připravili pro uživatele tzv. Průvodce konfigurací. Program Stravné při své činnosti zpracovává ohromné množství dat. Celkový výsledek zpracovávaných dat je závislý na mnoha různých hodnotách a nastaveních (druhy a chody jídel, ceny jídel, dotace, ostatní platby apod.) a všechny tyto hodnoty se zadávají v různých tabulkách programu. Aby mohl uživatel pohodlně zadat všechny potřebné údaje bez zbytečného "cestování" po programu, může použít tzv. Průvodce konfigurací, který povede uživatele po jednotlivých tabulkách v přesně daném pořadí tak, aby na žádný krok nezapomněl.
Průvodce konfigurací lze použít ve dvou režimech. Buď zavádíme program poprvé do ostrého provozu (prvotní instalace), nebo potřebujeme změnit jen některou hodnotu či nastavení (úprava dat). Klasickým příkladem je přecenění jídel.
Průvodce konfigurací se nachází v položce Nástroje hlavního menu programu:
Spuštění průvodce konfigurací
9.1 Průvodce konfigurací - prvotní instalace
Před samotným spuštěním Průvodce konfigurací by měl uživatel znát některé údaje, které bude postupně do programu zadávat:
údaje o provozovně, název, IČO, DIČ, číslo účtu
jakým způsobem budeme vybírat peníze od strávníků. Je možné zadat i více způsobů:
hotově
sporožiro (disketa pro spořitelnu)
hromadný příkaz k úhradě (běžný účet)
poštovní poukázky
faktura
srážkou ze mzdy
budeme-li na provozovně vybírat školné či poplatek za ubytování a v jaké výši
druhy jídel, které na jídelně vaříme
ceny jídel
výši jednotlivých dotací na jednotlivé druhy jídel (např. dotace FKSP)
názvy, adresy a ostatní údaje (čísla účtů) jednotlivých subjektů, kterým budeme ostatní platby nebo celkovou spotřebu fakturovat
používáme-li výběr peněz pomocí Diskety pro spořitelnu, připravíme si smlouvu se spořitelnou
Pokud některé údaje nyní neznáme, nevadí. Můžeme je zadat do programu později dalším spuštěním Průvodce konfigurace (viz následující kapitola).
Po odklepnutí volby Průvodce konfigurace se objeví tabulka s nadpisem Konfigurace aplikace Stravné.
Konfigurace aplikace Stravné
Potvrdíme tlačítko Další. Následuje okno Prvotní konfigurace. Protože zavádíme program poprvé do ostrého provozu, potvrdíme zde tlačítko Prvotní konfigurace.
Prvotní konfigurace
V případě, že potvrdíme tlačítko Další, dojde v dalších krocích pouze k úpravě aktuálních dat programu (viz následující kapitola). Tlačítkem Storno průvodce ukončíme, což platí o každém kroku a nebudeme již na tuto skutečnost pokaždé poukazovat. Pokud průvodce ukončíme předčasně tlačítkem Storno, žádná data se neuloží a musíme spustit průvodce znova od začátku.
Po potvrzení tlačítka Prvotní konfigurace se objeví okno Prvotní konfigurace. Přečteme si pozorně informativní text.
Zde je třeba zdůraznit, že další postup nenávratně smaže aktuální data v programu.
Do položky Zadejte kontrolní slovo zapíšeme v informativním textu uvedené slovo, tedy slovo Rozumím. Tímto krokem uživatel bere na vědomí, že budou všechna aktuální data v programu smazána. Po zapsání kontrolního slova potvrdíme tlačítko OK.
Zadání kontrolního slova
Objeví se okno Obnova dat. Program před vlastní konfigurací obnoví do programu tzv. příkladová data. Je to proto, že při našich pokusech jsme mohli některá nastavení programu změnit. Takto si připravíme program pro vlastní konfiguraci. Obnovení příkladu dat nenávratně smaže aktuální data v programu. Proto i v tomto kroku zapíšeme do položky Zadejte kontrolní slovo text Rozumím.
Dalším postupem smažeme nenávratně aktuální data programu.
Obnova dat
Potvrdíme tlačítko Obnovit. Provádí se obnova dat, probíhá konverze dat a reindexace všech tabulek. Do tohoto procesu nezasahujeme.
Základní údaje programu Stravné
Čekáme až do okamžiku, kdy se objeví na monitoru okno s nadpisem Vyberte základní funkčnost aplikace Stravné.
Základní údaje aplikace Stravné
Zde odstraníme pomocí myši ta zaškrtnutí, která neodpovídají konfiguraci naší jídelny. Například pokud neevidujeme na provozovně vybírání školného, najedeme na "fajfku" u položky Evidence školného a stisknutím levého tlačítka myši tuto "fajfku" zrušíme. Takto upravíme všechny údaje podle skutečnosti. Máme-li vybrány všechny položky, potvrdíme tlačítko Další.
Způsob výpočtu plateb strávníků
V tomto okně se rozhodujeme, jaké způsoby výběru peněz budeme v programu používat. Rozhodujeme se mezi způsobem doplatkovým a zálohovým. I když autoři programu doporučují používat jeden způsob pro všechny strávníky, je v některých případech nutné připustit oba režimy. Například, pokud chceme použít zálohový způsob a požadujeme též tisk sestavy pro srážku ze mzdy, musíme mít povolen i doplatkový způsob. Pokud jsme tedy v předchozím kroku zvolili též variantu Srážka ze mzdy, v tomto kroku je doplatkový způsob automaticky označen a znepřístupněn. Jestliže v tomto kroku zrušíme označení pro zálohový způsob, bude pak program nakonfigurován pouze na způsob doplatkový. Zvolíme zde požadované režimy výběru peněz a pokračujeme potvrzením tlačítka Další.
Způsob výpočtu plateb strávníků
Základní údaje o zařízení
Objeví se okno s nadpisem Zadejte základní údaje o zařízení. Zde zadáváme podle skutečnosti údaje o našem zařízení. V položce Banka vyplníme bankovní ústav, který používáme. Banku můžeme vybrat z číselníku bank odklepnutím trojúhelníčku vpravo od položky Banka (nebo můžeme použít přenos pomocí klávesy F2). Pokud jsme v předchozím kroku zrušili položku Poštovní poukázky, kolonky pod názvem Texty na poštovní poukázce nevyplňujeme. Máme-li vybrány všechny položky, potvrdíme tlačítko Další.
Základní údaje o zařízení
Subjekty odběratele
Objeví se okno s nadpisem Zapište subjekty odběratelů. Pokud nechceme nikomu fakturovat stravu (podniky, cizí subjekty apod.) nebo pokud nebudeme nikomu fakturovat dotace z FKSP či jiné dotace, potvrdíme tlačítko Další. V opačném případě potvrdíme tlačítko Zadání subjektu.
Zadání subjektů
Adresář subjektů
Pokud jsme v předchozím kroku potvrdili tlačítko Zadání subjektu objeví se okno Adresář subjektů, ve kterém vyplňujeme základní údaje o subjektu, jemuž budeme později vystavovat fakturu za dotace či za spotřebu.
Založení nového subjektu
Vyplníme všechny údaje o subjektu podle skutečnosti a potvrdíme tlačítko Uložit. Máme-li na provozovně více subjektů, kterým chceme později vystavovat fakturu, založíme si je všechny stejným způsobem pomocí tlačítka Nový. Tabulku Adresář subjektů opustíme pomocí tlačítka Zavřít.
V okně Zapište subjekty dodavatelů pak pokračujeme tlačítkem Další.
Ubytování
Pokud jsme v předchozím postupu zvolili, že budeme na provozovně vybírat poplatek za ubytování zobrazí se okno, ve kterém definujeme tyto poplatky. V opačném případě následující dialog program vůbec nenabídne. Pak pokračujeme ve čtení návodu až dalším odstavcem..
Definování údajů pro výběr poplatku za ubytování
Zde vybereme levým tlačítkem myši typ výběru peněz za ubytování a upravíme výši finančních částek jednotlivých režimů. Pokud požadujeme přidat jiný kód pro ubytování, zatržením prázdného pole ve sloupci Použít, zpřístupníme další položky, které vyplníme podle našich požadavků. a potvrdíme tlačítko Další.
Školné
Pokud jsme v předchozím postupu zvolili, že budeme na provozovně vybírat poplatek za školné zobrazí se okno, ve kterém definujeme tyto poplatky. V opačném případě následující dialog program vůbec nenabídne. Pak pokračujeme ve čtení návodu až dalším odstavcem.
Definování údajů pro výběr poplatku za školné
Zde vybereme levým tlačítkem myši typ výběru peněz za školné a upravíme výši finančních částek jednotlivých režimů. Pokud požadujeme přidat jiný kód pro ubytování, zatržením prázdného pole ve sloupci Použít, zpřístupníme další položky, které vyplníme podle našich požadavků. a potvrdíme tlačítko Další.
Účetní skupiny
V dalším okně můžeme rozhodnout, zda budeme strávníky zařazovat do tzv. Účetních skupin. Podle těchto skupin lze oddělovat strávníky (například pokud vedeme dva subjekty) a též lze podle těchto skupin členit některé tiskové sestavy.
Účetní skupiny
Účetní skupiny definujeme pomocí tlačítka Zadání účetní skupiny. Dostaneme se tak do okna Seznam účetních skupin, kde můžeme použít zde připravené skupiny, nebo si můžeme tabulku upravit pomocí tlačítek Nový a Oprava. Pro zrušení účetní skupiny použijeme v horním menu položku Rušení. Do konfigurátoru se vrátíme pomocí tlačítka Zavřít. Zde pak pokračujeme pomocí tlačítka Další.
Druhy jídel
Objeví se okno s nadpisem Vyberte používané druhy jídel. Zde odstraníme ve sloupci Použít pomocí myši ta zaškrtnutí, která neodpovídají konfiguraci naší jídelny. Například na následujícím obrázku vidíme, že jsme ponechali druhy jídel Přesnídávka, Oběd 1, Oběd 2 a Svačina.
Používané druhy jídel
Ve sloupci Vaří se v den je pořadovým číslem dne (po = 1 až pá = 5) vyjádřeno, ve které dny v týdnu se daný druh vydává. Pokud na jídelně vaříme i v sobotu a v neděli, doplníme za číselnou řadu (bez mezer) čísla 6 a 7. Upravíme podle skutečnosti všechny údaje a potvrdíme tlačítko Další.
Skupiny normování
V dalším okně můžeme definovat tzv. Skupiny normování. Skupinou normování rozumíme strávníky, kteří mají stejnou finanční normu (stejnou velikost porce) a stejný kód finančního limitu. Toto nastavení má pak návaznost na program Sklad, ve kterém používáme stejné skupiny normování.
Skupiny normování
Pro úpravu používaných skupin normování použijeme tlačítko Zadání skupiny normování. Dostaneme se tak do tabulky Skupiny pro normování, která obsahuje obvyklé skupiny strávníků. Doporučujeme využít nabízený seznam skupin. Pokud nám nějaká skupina chybí, vytvoříme ji pomocí tlačítka Nový. Skupiny, které nepoužíváme, rušit nemusíme.
Definované skupiny normování
Tabulku opustíme pomocí tlačítka Zavřít a v konfiguraci programu pak pokračujeme pomocí tlačítka Další.
Období pro nové ceny jídel
V dalším okně zadáme období, od kterého budou platit ceny, které budeme zadávat v dalších krocích. Zadáme období a potvrdíme tlačítko Další.
Období pro platnost cen
Kategorie strávníků
Objeví se okno s nadpisem Nastavte používané kategorie strávníků.
Pomocí kategorií sdružujeme v programu strávníky, kteří mají z hlediska programu některé společné vlastnosti. Tyto vlastnosti definujeme právě v kategoriích. Později, při zavádění nového strávníka, dojde vyplněním jeho kategorie k automatickému vyplnění některých dalších položek. Do jedné kategorie strávníků obvykle řadíme strávníky, kteří mají:
- stejné druhy jídel za stejnou cenu
- dotace na stravu od stejných subjektů ve stejné výši
- finanční normu na potraviny ve stejné výši (pokud chcete tuto v programu sledovat)
- smí si objednávat stejné druhy jídel ve stejné dny
Doporučujeme pojem kategorie strávníka nijak nevázat na způsob jeho platby, protože k tomu je určena jiná položka (v kartě strávníka). V opačném případě vzniká zbytečně velké množství kategorií.
Nastavení kategorií
V zobrazeném okně máme předdefinované některé kategorie. Pokud nechceme v programu použít některou z nabízených kategorií, zrušíme "fajfku" před příslušnou kategorií ve sloupci Použít. Na obrázku vidíme, že kategorii BUFE nebudeme používat. Naopak, budeme-li si chtít zavést kategorii novou, ve stejném sloupci u první prázdné kategorie "fajfku" nastavíme. Též lze u již hotových kategorií jejich údaje změnit.
Sloupec Kategorie slouží k označení dané kategorie. Sloupec Popis kategorie obsahuje krátký stručný popis kategorie a slouží pouze k lepší orientaci. Ve sloupci Skupina normování vybíráme, do jaké skupiny pro normování (velikost porce na výdeji) bude později strávník dané kategorie zařazen.
Jestliže jsme v jednom z předchozích kroků zvolili možnost výběru peněz za ubytování či za školné, zobrazuje se zde též sloupec Ubytování nebo Školné. Zde volíme, zda strávníkům dané kategorie bude program později zapisovat předpis za školné či ubytování a v jaké variantě (denní či měsíční sazba ubytování).
Ve sloupci Věkové hranice vyplníme věkovou hranici pro danou kategorii. Tuto hodnotu později využijeme při posunu kategorií dle věku strávníka.
Upravíme si kategorie podle skutečnosti a pokračujeme stiskem tlačítka Další. Pokud vyčerpáme pro kategorie všechny nabízené položky, program nabídne po potvrzení tlačítka Další okno s volnými položkami pro nové kategorie. Vyplníme údaje pro nové a potvrdíme opět tlačítko Další. I v tomto případě platí, že se eventuálně objeví okno pro další nové kategorie. V opačném případě nás program navede na další krok konfigurace programu.
Nastavení druhů jídel, cen a ostatních plateb daným kategoriím
Zobrazí se okno s nadpisem Nastavte druhy a ceny jídel pro kategorii:... Další postup tedy úzce souvisí s předchozím bodem, kdy jsme nastavovali kategorie. Nyní těmto kategoriím stanovíme postupně druhy jídel, jejich ceny a případně ostatní platby.
Provádíme to pro každou kategorii ve dvou krocích. V prvním kroku se objeví okno pro nastavení Druhů jídel a jejich Cen. Ukáží se pouze ty druhy jídel, které jsme v jednom z předchozích kroků (Druhy jídel) povolili. Zobrazí se údaje pro první kategorii ze seznamu námi povolených kategorií. Nyní nastavujeme přístupné druhy jídel a jejich ceny. Opět to provádíme tak, že ty druhy jídel, které chceme této kategorii znepřístupnit, zrušíme myší ve sloupci Použít. Ve sloupci Cena zapíšeme cenu jídla pro danou kategorii. Vidíme též položku Omezení objednávání. Zde můžeme pomocí klávesy F2 vyplnit příznaky, které později řídí pravidla při objednávání stravy na objednacích terminálech, boxech či na internetu, viz též kap 6.29 Omezení při objednávání stravy.
Nastavení druhů a ceny jídel pro kategorii SŠ...
Potvrdíme tlačítko Další, čímž se dostaneme ke druhému kroku nastavení stále pro tu samou kategorii. Zobrazí se okno s nadpisem Nastavte ostatní platby pro kategorii:...
Nastavení ostatních plateb dané kategorii
Zde nastavujeme ve sloupci s názvem chodu jídla (v našem případě Přesnídávka, Oběd a Svačina) hodnoty ostatních plateb. V dalším sloupci vybíráme, kterému subjektu budeme danou částku případně fakturovat. Pokud nebudeme příslušnou částku nikomu fakturovat, ponecháme tuto položku prázdnou. Nastavíme všechny potřebné údaje a potvrdíme tlačítko Další.
Celý koloběh definice nastavení druhů jídel, jejich cen a nastavení ostatních plateb se opakuje pro všechny kategorie. Jakmile program vyčerpá všechny kategorie, vyzve nás k nastavení cesty pro export počtů do programu Sklad.
Nastavení pro export počtů jídel do programu Sklad
Dalším oknem, které se nám při konfiguraci programu Stravné objeví, je okno s nadpisem Nastavte adresář pro export počtů jídel do aplikace Sklad.
Nastavené adresáře pro export do aplikace Sklad
Uživatelé programu Stravné mohou přenášet počty objednaných jídel do programu Sklad 2.x a MSklad 1.x. Při tomto přenosu program Stravné vytvoří soubor s počty jídel dle skupin normování na určité místo pevného disku počítače. Toto místo (cestu) definujeme v tomto kroku. Ti uživatelé, kteří počty jídel nepřenášejí, potvrdí rovnou tlačítko Další. V opačném případě potvrdíme tlačítko Nastavení adresáře. Zobrazí se okno, ve kterém nastavujeme v položce Do adresáře místo na pevném disku počítače, kam vždy umístíme při exportu počtů jídel tzv. exportní soubor.
Pokud jsou programy Sklad 2.x nebo MSklad 1.x nainstalovány do standardních adresářů, pak by zde měla být uvedena následující cesta:
MSklad 1.x (verze Windows)
Sklad 2.x (verze DOS)
Pokud je umístění tohoto adresáře jiné, upravíme cestu podle skutečnosti. Upozorňujeme, že daná cesta musí na pevném disku počítače fyzicky existovat, program v tomto místě žádné neexistující složky (adresáře) nevytvoří ani nekontroluje jejich přítomnost. Uložíme záznam stiskem tlačítka OK, čímž se vrátíme do tabulky s nadpisem Nastavte adresář pro export počtů jídel do aplikace Sklad. Potvrdíme tlačítko Další.
Nastavení platebních médií
Objeví se okno s nadpisem Proveďte nastavení pro vytváření platebních médií. Pokud jsme v jednom z předchozích kroků postupu (Základní údaje programu Stravné) zvolili jen některé z níže uvedených způsobů výběru peněz, bude tento typ platby znepřístupněn.
Platební média
Nyní postupně definujeme jednotlivé typy plateb. Zvolíme tlačítko s jednotlivým typem platby, vyplníme údaje podle skutečnosti a uložíme vyplněné údaje stiskem tlačítka OK. Pokud některé údaje nyní neznáme, můžeme se k tomuto oknu kdykoliv později vrátit a chybějící údaje doplnit. Jakmile máme definovány údaje všech námi používaných typů plateb, potvrdíme tlačítko Další.
Pohyby identifikačních médií
Tato tabulka je přístupná jen tehdy, když jsme v základní konfiguraci programu Stravné zatrhli položku Používání systému kreditních karet. Nastavujeme zde ceny identifikačních médií pro různé druhy jejich pohybů mezi jídelnou a strávníkem. Ve sloupci Použít zvolíme používaný druh pohybu a ve sloupci Cena definujeme cenu pro tento pohyb. Po definování všech hodnot potvrdíme tlačítko Další. Na obrázku vidíme, že je nastaveno používání bezkontaktních čipů v ceně 115,-Kč za prodej i vrácení čipu.
Nastavení identifikačních médií
Ostatní nastavení
Pokud zaškrtneme políčko Nastavení zobrazování voleb v menu Akce a tlačítek na ploše, tak konfigurátor schová volby v menu Akce, které nebudou používány. Pokud již menu akce někdo upravoval, tak toto nastavení neprovádíme, jinak se nám toto nastavení přepíše. Pokud si zde nejsme jisti, ponecháme aktuální nastavení a potvrdíme tlačítko Další.
Ostatní nastavení
Dokončení konfigurace
Objeví se okno s nadpisem Dokončení konfigurace aplikace Stravné.
Dokončení konfigurace
Potvrdíme tlačítko Dokončit. Tím se všechny naše zadané údaje vloží do programu do příslušných tabulek.
9.2 Průvodce konfigurací - úprava dat
Průvodce konfigurací můžeme též využít i v případě, že chceme v programu změnit některé hodnoty. Klasickým příkladem je změna cen jídel. Můžeme k tomu použít klasických funkcí programu, a je to popsáno i v návodu výše, nebo můžeme spustit Průvodce konfigurací. Zde je nutné si uvědomit, že musíme dokončit celý cyklus průvodce. Je na uživateli, který způsob si vybere.
Před spuštěním této funkce si proveďte zálohu aktuálních dat.
Po odklepnutí volby Průvodce konfigurace se objeví tabulka s nadpisem Konfigurace aplikace Stravné.
Konfigurace aplikace Stravné
Potvrdíme tlačítko Další. Následuje okno Prvotní konfigurace.
Protože se v tomto případě nejedná o prvotní konfiguraci, ale o opravu již zadaných hodnot, POTVRDÍME TLAČÍTKO DALŠÍ. Potvrzením tlačítka Prvotní konfigurace může dojít později ke smazání aktuálních dat!
Potvrdíme tlačítko "Další"
Nyní již následuje sled jednotlivých kroků tak, jak je popsán v předchozí kapitole od sekce Základní údaje programu Stravné.
10.1 Odeslání příkazů a vytvoření exportního souboru
10.2 Načtení importního souboru s výpisy a jejich přiřazení strávníkům
10.3 Další činnosti s modulem Banka
10. modul Banka
Tato kapitola je určena těm uživatelům, kteří mají zakoupen modul Banka. Popisuje základní činnosti s tímto modulem, jako je odesílání platebních příkazů do modulu Banka či příjem plateb z tohoto modulu.
V této kapitole však nepopisujeme nastavení modulu Banka a jeho propojení na bankovní aplikaci uživatele.
Pokud máme zakoupen modul Banka do programu Stravné, je umístěna v hlavním menu programu položka Banka se dvěma položkami Příkazy do banky a Výpisy z banky.
Modul Banka v programu Stravné
Jak je z obrázku patrné, modul Banka slouží k tomu, abychom mohli z programu Stravné vyexportovat příkazy k úhradě jednotlivých strávníků do banky, nebo naopak, abychom mohli načíst došlé platby strávníků do programu Stravné. Dívejme se na modul Banka jako na "prostředníka" v komunikací mezi bankovním programem uživatele a mezi programem Stravné. Pokud uživatel "stáhne" prostřednictvím bankovní aplikace přes internet platby strávníků došlé na účet zařízení do svého počítače, program Stravné o této skutečnosti "neví" vůbec nic. Informaci o došlých platbách nejdříve musíme "dostat" (naimportovat) do modulu Banka. Až pak tyto platby můžeme přiřadit jednotlivým strávníkům. A naopak. Pokud vytvoříme v programu Stravné příkazy k inkasu (úhradě), odešleme je do modulu Banka. To se děje stále "na půdě" programu Stravné. Z modulu Banka (stále v programu Stravné) tyto příkazy pak odesíláme mimo program Stravné. Poté je na řadě bankovní internetová aplikace příslušné banky, která zajistí odeslání těchto příkazů internetem do banky.
V dalších kapitolách popíšeme prakticky postup při jednotlivých činnostech, které jsme v tomto odstavci naznačili.
10.1 Odeslání příkazů a vytvoření exportního souboru
Jednou z pravidelných měsíčních operací je vytváření platebních médií, tedy například Diskety pro spořitelnu, tisk HPKÚ. Odesláním příkazů do modulu Banka provádíme něco obdobného. Výsledkem však není ani disketa, kterou odnášíme do spořitelny, ani tisková sestava, kterou odnášíme do banky. Výsledkem je elektronické zpracování příkazů k úhradě a jejich odeslání do modulu Banka v programu Stravné.
Tuto operaci provádíme při doplatkovém způsobu výběru peněz a při výběru peněz tzv. jistinou po provedení měsíční uzávěrky. Při zálohovém způsobu provádíme tuto činnost při výpočtu záloh na budoucí období. Více viz kap. 4. Provozní cykly jídelny.
Odeslání příkazů do modulu Banka
Samotné odeslání příkazů do modulu Banka je umístěno v menu Akce:
Akce - Platební média-inkaso - Inkaso-hromadné příkazy bankám
Po úvodní informaci, kterou si přečteme a potvrdíme tlačítkem OK se zobrazí se sestava Částky připravené před vytvářením inkasních "Hromadných příkazů do bank", kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc. V další tabulce můžeme změnit datum splatnosti. Standardně je nastaveno na 14 dní dopředu od aktuálního data. V tabulce potvrdíme tlačítko OK. Dostáváme se tak do tabulky Tisk k úhradě/inkasu. Zde potvrdíme tlačítko Export příkazů.
Export příkazů
Tímto krokem jsme provedli export příkazů k inkasu do modulu Banka v programu Stravné.
Přenesení příkazů
Program tuto skutečnost oznámí informativní tabulkou, ve které potvrdíme tlačítko OK, čímž se vrátíme do dialogu pro vytváření příkazů. Stiskem tlačítka Storno tento dialog opustíme a dostáváme se tak do hlavního menu programu.
Přenesené příkazy se nyní nacházejí v modulu Banka v tabulce Příkazy do banky.
Vytvoření exportního souboru pro bankovní aplikaci
Pokud jsme takto úspěšně vytvořili příkazy k inkasu, musíme provést jejich "sloučení" do jednoho souboru a tento soubor připravit pro bankovní aplikaci, která jej odešle internetem do banky. Opět se budeme pohybovat v menu Akce.
Akce - Platební média-inkaso - Vytvoření souboru pro banku
Po spuštění funkce Vytvoření souboru pro banku se objeví tabulka Vytvoření souboru s příkazy.
Vytvoření souboru s příkazy
V této tabulce věnujme zvýšenou pozornost uvedenému textu v horní části tabulky. Pokud program v dalším kroku nahlásí, že nemohl exportní soubor vytvořit, bude to tím, že některá z uvedených podmínek nebyla splněna. Myší přepneme typ prováděné operace na Jen inkasa a potvrdíme tlačítko OK. Program vytvoří exportní soubor pro bankovní aplikaci uživatele.
Jestliže potřebujeme strávníkům vrátit přeplatky, postupujeme stejně jako při vytváření inkasního příkazu, pouze se pohybujeme v menu Akce v položce Platební média-úhrada.
V tabulce Vytvoření souboru s příkazy musí být zaškrtnut typ prováděné operace Jen úhrady.
Odeslání souboru přes internet do banky
Posledním krokem je odeslání vytvořeného souboru přes internet prostřednictvím bankovního programu do banky. Popis činnosti s touto aplikací však přesahuje rámec tohoto návodu. Uživatel si musí zajistit proškolení od dodavatele bankovního programu.
10.2 Načtení importního souboru s výpisy a jejich přiřazení strávníkům
V předchozí kapitole jsme si popsali "cestu" platebního příkazu z programu Stravné do bankovní aplikace uživatele. Nyní si popíšeme, jakým způsobem načteme došlé platby jednotlivým strávníkům. Opět postupujeme ve třech krocích. Nejdříve musíme přes internet "stáhnout" soubor s nově došlými platbami na účet našeho zařízení od posledního "stažení", poté musíme tento soubor načíst do modulu Banka, a posledním krokem je přiřazení takto naimportovaných plateb jednotlivým strávníkům v programu Stravné.
Pokud odesílání příkazů provádíme jednou měsíčně, pak "stahování" výpisů můžeme provádět denně.
Příjem souboru přes internet z banky
Uživatel přes internet "stáhne" prostřednictvím bankovního programu z banky soubor s nově došlými platbami na účet našeho zařízení. Popis činnosti s touto aplikací však přesahuje rámec tohoto návodu. Uživatel si musí zajistit proškolení od dodavatele bankovního programu.
Import souboru do modulu Banka
Import souboru do modulu Banka je umístěn v menu Akce:
Akce - Funkce z plateb - Import souboru s výpisy do programu
Po spuštění této funkce se zobrazí okno pro procházení obsahu počítače.
Vyhledání a načtení importního souboru
Zde záleží na tom, kterou bankovní aplikaci uživatel používá a jak je umístění importního souboru nastaveno. Uživatel opět tuto skutečnost musí zjistit ve spolupráci s dodavatelem bankovního programu. Postup je pak velmi jednoduchý. Označíme si importní soubor (jednou na něj klepneme levým tlačítkem myši) a potvrdíme tlačítko Načíst. Tím jsme provedli import souboru do modulu Banka v programu Stravné.
Přiřazení plateb strávníkům
Nyní zbývá již poslední krok, a tím je přiřazení došlých plateb jednotlivým strávníkům. Aby k tomu skutečně došlo, musí souhlasit variabilní symbol v kartě strávníka s variabilním symbolem došlé platby. Samotné přiřazení se opět provádí v menu Akce:
Akce - Funkce z plateb - Přiřazení plateb BÚ z výpisů
Po spuštění této funkce se zobrazí okno Import výpisů z modulu Banka.
Import výpisů z modulu Banka
Období pro import nemusíme vyplňovat. Program sám rozliší ty výpisy, které jsme v předchozím období již přenesli, a automaticky načte pouze nově došlé a doposud nepřenesené výpisy. Pokud ale potřebujeme rozlišit, za jaké období chceme výpisy načíst, datum vyplníme podle potřeby. V položce Datum je nastaveno automaticky aktuální datum. Je to datum, se kterým se přenesené platby zapíší do programu. Uživatel jej může změnit, ale nesmí zadat datum již uzavřeného období. Program na tuto skutečnost upozorní a nepovolí platby zapsat. Pokud požadujeme zpoplatnit částku za provedení výpisu, vyplníme též položku Částka poplatku a Typ platby, se kterou se poplatek zapíše strávníkům do tabulky Platby jako předpis do dalšího období. Ostatní položky neměníme a potvrdíme tlačítko OK. Zobrazí se tisková sestava Protokol o importu výpisů z banky. Ta nám zobrazí, které výpisy budou načteny a které ne a z jakého důvodu. Sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit. Tím jsou platby zapsány jednotlivým strávníkům do tabulky Platby (Objednávky - Platby) a projeví se na stavu aktuálního konta strávníka.
Nespárované výpisy jsou při importu z modulu Banka ponechány v tabulce Výpisy z banky (Banka - Výpisy z banky) označené jako nepřenesené a je možné je zapsat přes funkci Ruční přiřazení výpisů z banky, viz kap. 10.3 Další činnosti s modulem Banka.
10.3 Další činnosti s modulem Banka
V menu Akce pod volbou Funkce z plateb se nacházejí ještě další užitečné funkce související s modulem Banka.
Nepřiřazení strávníci
Po spuštění této funkce program vyhledá v modulu Banka v tabulce Výpisy z banky (Banka - Výpisy z banky) ty záznamy, které nebyly dosud z jakéhokoliv důvodu přiřazeny.
Sestava Nepřiřazení strávníci BÚ
Sestavu si můžeme vytisknout a se získanými informacemi dále pracovat dle uvážení.
Ruční přiřazení plateb
Příkazy, které se při importu z nějakého důvodu nepřenesly, může uživatel jednotlivým strávníkům přiřadit též ručně. Slouží k tomu funkce Ruční přiřazení plateb. Po jejím spuštění se zobrazí okno Ruční přiřazení výpisů.
Ruční přiřazení výpisů
Období pro import můžeme vyplnit dle potřeby. V položce Datum je nastaveno automaticky aktuální datum. Je to datum, se kterým se přenesené platby zapíší do programu. Uživatel jej může změnit, ale nesmí zadat datum již uzavřeného období. Program na tuto skutečnost upozorní a nepovolí platby zapsat. Opět můžeme definovat výši poplatku a typ platby poplatku. Ostatní položky neměníme a potvrdíme tlačítko OK. Zobrazí se okno Ruční přiřazení výpisů.
Seznam s nepřiřazenými výpisy
Zde si zvolíme řádek s výpisem, který chceme přiřadit, a potvrdíme tlačítko Výběr. Tím se dostaneme do seznamu strávníků. Vybereme strávníka, kterému nepřenesená platba náleží, a přeneseme jej zpět. Program se ještě zeptá, zda danému strávníkovi uvedenou platbu chceme skutečně přiřadit, potvrdíme tlačítko Ano. Tím je platba zapsána strávníkovi do tabulky Platby (Objednávky - Platby) a projeví se na stavu jeho aktuálního konta.
Pokud zvolíme Prohlížení, můžeme si daný příkaz otevřít k prohlédnutí.
Pokud zvolíme tlačítko Zápis data, označí program všechny výpisy jako přenesené. Do tabulky Platby se tak nezapíše nic.
Práci s tímto oknem ukončíme potvrzením tlačítka OK.
Neplatiči s běžným účtem
Tuto funkci použijeme v programu tehdy, provádíme-li inkasní příkazy do banky. Pokud strávníci posílají peníze na účet pevnou měsíční částkou nebo podle vlastního uvážení, nelze tuto funkci použít.
Při vytvoření inkasního příkazu program uloží strávníkům platícím přes běžný účet tuto částku ke každému strávníku do Rejstříku strávníků. Tato funkce pak zkontroluje po importu plateb, zda zaslaná částka existuje a zda se shoduje její výše s očekávanou hodnotou. Po spuštění této funkce se zobrazí informativní tabulka. Přečteme si její obsah a potvrdíme tlačítko OK. Zobrazí se okno Předběžná uzávěrka.
Vyplnění data předběžné uzávěrky
Aby program mohl vyhledat neplatiče s běžným účtem, je třeba provést předběžnou měsíční uzávěrku. V tomto okně vyplníme počáteční a koncové datum období, do kterého jsme zapsali platby strávníků, které chceme vyhodnotit.
Program pak provádí předběžnou měsíční uzávěrku. Jejím výsledkem je tisková sestava Neplatiči BU, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit.
Neplatiči BU
S informacemi, které jsme takto získali, můžeme dále pracovat dle uvážení.
11. Bezstravenkový systém, identifikační média
11.2 Jak funguje bezstravenkový systém
11.4 Řešení typických situací pro práci s čipy nebo kartami
11.5 Režimy bezstravenkového systému
11.7 Nejčastěji kladené otázky a odpovědi
11.8 Reklamace nefunkčního čipu
11.10 Návody k objednacím a výdejním místům
11. Bezstravenkový systém, identifikační média
Tento návod je nedílnou součástí dokumentace k programu Stravné. Uživatel je nejprve povinen nastudovat základní postupy v programu Stravné prostřednictvím příslušných kapitol. Nemůže používat tuto část návodu bez alespoň základních znalostí programu Stravné.
SKK - systém kreditních karet
Z historického hlediska se používá pro označení bezstravenkového systému zkratka SKK = Systém Kreditních Karet. Zdůvodnění hledejme v počátcích rozvoje stravovacích systémů. Tehdy byly používány pro identifikaci strávníků na terminálech pouze laminované či plastové karty. Proto byl zaveden a používán standardní pojem: „SKK“. Postupem doby se na trhu objevily i jiné typy identifikačních médií (bezkontaktní čipy a karty, čipy DALLAS, apod.). Zkratka SKK si však vydobyla své pevné postavení v terminologii informačních technologií a je dnes obecně používána bez ohledu na to, jaké identifikační média na jídelně používáme.
11.1 Vymezení rozsahu návodu
Tento návod je určen k používání programu Stravné tam, kde je zaveden bezstravenkový systém pro kontrolu výdeje (SKK) Tento systém může být zaveden na mnoha typech jídelen. Od jednoduchých provozů, kde se vaří jedno jídlo denně, až po provozy s celodenním stravováním. Návod může použít jídelna, která se "vejde" do následujících parametrů:
- na jídelně je jedno objednací místo
- na jídelně je jedno až tři výdejní místa.
Pokud tedy jídelna odpovídá této nebo jednodušší variantě provozu, může použít tento návod. V ostatních případech nesmí uživatel tento návod mechanicky převzít, ale musí objednat jeho modifikaci u autorizovaného pracoviště firmy VIS. Pouze při splnění těchto podmínek garantuje firma VIS zákazníkovi, že program užívaný v souladu s tímto či modifikovaným návodem na doporučené výpočetní technice s doporučeným operačním systémem a s doporučenou konfigurací programu dle příkladových dat bude bezchybně plnit funkce popsané v tomto návodu.
Učebnice neobsahuje postupy, kterými lze program konfigurovat na modifikované užití v případě jiného zadání.
11.2 Jak funguje bezstravenkový systém
Základní jednotkou systému je počítač s programem Stravné. V něm jsou evidováni všichni strávníci, jejich objednávky i realizované platby. K tomuto počítači jsou připojeny terminály pro výdej nebo objednávání stravy. Na těchto terminálech se strávník identifikuje svým identifikačním médiem. Číslo identifikačního média je evidováno opět v programu Stravné.
Identifikační médium ve stravovacích systémech VIS v sobě nemá uloženu informaci, jaký je stav konta strávníka. Stav konta sleduje jen program Stravné. Identifikační médium slouží VŽDY pouze k identifikaci strávníka na příslušném zařízení v systému SKK.
Program Stravné obsahuje všechny důležité informace, které jsou k provozu SKK zapotřebí:
Rejstřík strávníků - Rejstříky - Rejstřík strávníků. Seznam všech strávníků, kteří jsou v programu evidováni. Aby byl strávníkovi umožněn výdej nebo objednávání pomocí SKK, je bezpodmínečně nutné, aby měl strávník přidělenu kreditní kartu nebo čip. Číslo čipu nebo karty je uloženo v kartě strávníka.
Objednávky - Objednávky - Objednávky. V tabulce Objednávky jsou evidovány všechny přihlášky a odhlášky strávníků. Tato tabulka je zdrojem informace pro nahrání stavů objednávek jednotlivých jídel do terminálů. Do této tabulky nijak nezasahujeme, program si jednotlivé záznamy pořizuje sám v rámci standardních přihlášek či odhlášek strávníků.
Program pro terminál - Akce - ... Zápis programu. Aby mohl terminál správně fungovat, musí být do něj nahrán program pro jeho ovládání. Funkce pro zápis programu je umístěna obvykle na prvním řádku v dialogu pro ovládání terminálů. Přesnou podobu tohoto menu vytvoří servisní pracovník, který systém nastavuje. Vždy je však toto menu umístěno v menu Akce. Tento program "vydrží" nahraný v terminálu, dokud není v terminálu přerušeno napájení el. proudem. Ovšem není chybou, nahraje-li se tento program znovu vždy před nahráním objednávek strávníků.
Data pro terminál - Akce - ... - Zápis obědů. Před samotným výdejem (nebo objednáváním) je nutné do terminálu nahrát aktuální stavy objednávek. Zdrojem informace je tabulka Objednávky. Funkci pro zápis jídel opět nalezneme v menu Akce na stejném místě, kde se nachází funkce Zápis programu. Pokud nahrajeme do terminálu data a zahájíme výdej, další nahrání dat nenávratně smaže údaje o probíhajícím výdeji.
Data o uskutečněném výdeji nebo objednávání - Akce - ... - Vyhodnocení výdeje (objednávání). Údaje o proběhnuvším výdeji na výdejním terminálu nebo o provedených objednávkách (s výjimkou objednacího boxu) jsou uložena v terminálu. Abychom s těmito údaji mohli dále pracovat, je nutné tyto údaje "stáhnout" z terminálu zpět do programu Stravné. Opět na to nalezneme funkci v menu Akce, opět v místě, kde se nachází funkce Zápis v programu.
Ovládání výdejního terminálu v menu Akce
Na obrázku vidíme, že v položce Obsluha výdejních terminálů menu Akce nalezneme mj. funkci pro zavedení programu do terminálu (Programu do výdejních terminálů), funkci pro nahrání aktuálních objednávek strávníků (např. obědů) do terminálu (Zaved. obědů do terminálu) a funkci pro vyhodnocení proběhnuvšího výdeje (Vyhodnocení výdeje).
Pozn.: Při zavedení systému servisní technik nepotřebné položky z menu "schová". Obsluha bude používat jen skutečně to, co potřebuje.
Tlačítka na ploše
Pro snadné ovládání terminálů je k dispozici též skupina tlačítek na ploše programu. Konečná podoba a funkčnost těchto tlačítek pak záleží na konkrétní konfiguraci systému, kdy servisní pracovník VIS nastaví tato tlačítka přesně podle potřeb uživatele. Na obrázku níže vidíme příklad tlačítek pro výdejní terminál (V) a objednací terminál (O).
Tlačítka pro terminály (příklad)
Celý popis práce SKK vypadá ve stručnosti takto:
Každý strávník musí být zapsán v Rejstříku strávníků a musí mít přidělené identifikační médium. Před výdejem (objednáváním na terminálu) stravy musí obsluha nahrát do terminálu obslužný program pro terminál. Pak nahrává do terminálu aktuální objednávky strávníků. Po skončeném výdeji (objednávání) vyhodnotí obsluha tento výdej (objednávání).
11.3.4 Jiná identifikační média
11.3.5 Správná identifikace optickou kartou
11.3 Identifikační média
Strávník se zapojuje do činnosti v systému prostřednictvím svého identifikačního média. To obdrží u vedoucí jídelny v pokladně obvykle proti finanční záloze. Tímto identifikačním médiem se strávník identifikuje na pokladním, výdejním nebo objednacím místě. Každé identifikační médium je v systému jedinečné.
Identifikační médium neobsahuje samo o sobě žádnou informaci o tom, kolik má strávník na svém kontě peněz nebo jaké jídlo má strávník objednáno. Obsahuje pouze jedinečné číslo, které je v programu Stravné přiděleno konkrétnímu strávníkovi. Údaje o objednávkách strávníků a výši jejich konta eviduje program Stravné nebo výdejní a objednací terminál, do kterého se údaje nahrávají z programu Stravné.
11.3.1 Optické karty
Identifikace optickou kartou na terminálu se provádí tak, že strávník kartu plynule zasune a vysune ze čtecího zařízení terminálu. Optická karta patří mezi nejlevnější identifikační médium. Oproti dražším médiím zde však dochází časem k částečnému opotřebení karty vlivem mechanické manipulace (karta se musí zasunout) do terminálu.
Lamino karta VIS
11.3.2 Bezkontaktní čipy VIS
Bezkontaktní čip již svým názvem napovídá, že pro identifikaci strávníka stačí čip přiblížit ke čtecímu zařízení na několik centimetrů. Tím dojde k identifikaci strávníka. Práce s čipem je snadná a pohodlná. Oproti optické kartě je čip dražší. Tato cena je však vyvážena trvanlivostí. Je vyroben z pevného plastu a lze jej umístit na klíčenku. Strávníkovi může vydržet celou jeho školní docházku. Navíc lze tento čip po vrácení strávníkem zaslat zpět do firmy VIS, kde dojde k jeho "přepouzdření" a je zpět dodán do jídelny za částku mnohem nižší, než je pořizovací cena čipu nového.
Bezkontaktní čip VIS
11.3.3 Duální řešení
Jako optimální řešení vybavení jídelny identifikačními médii se jeví vybavit jídelnu tzv. duálními čtecími jednotkami, které jsou přizpůsobeny ke čtení jak optických karet, tak i bezkontaktních čipů. Strávník si pak sám může vybrat, zda si koupí levnou kartu, či moderní bezkontaktní čip. Jídelna, která je vybavena pouze terminály pro čtení karet, může objednat u firmy VIS přestavbu těchto čtecích jednotek na současné čtení karet i čipů. Vzhledem k tomu, že se mění pouze čtecí jednotky, není tato přestavba, v souvislosti s cenou celého systému, nijak finančně náročná.
11.3.4 Jiná identifikační média
Kromě již výše zmiňovaných optických karet a bezkontaktních čipů existují ještě jiná média, se kterými se strávník identifikuje obdobným způsobem popsaným v předchozích variantách.
Čip Sail - čip s podobnými vlastnostmi jako čip VIS. Nelze jej však „přepouzdřit“.
Čip DALLAS - je to čip tvarem připomínající malý kovový "knoflík". Lze jej umístit na klíčenku. Jedná se o kontaktní čip. Jeho nevýhodou je nutnost kontaktu se čtecím zařízením. V současnosti se používá zřídka.
Bezkontaktní karta - svou činností je naprosto stejná jako bezkontaktní čip. Pro identifikaci stačí kartu pouze přiblížit k terminálu. Její výhoda spočívá v tom, že ji lze potisknout případně fotografií majitele a může tak sloužit i jako osobní průkaz ke vstupu do objektu. Využívá se především v hospodářských organizacích.
Magnetická karta - karta, která je podobná optické kartě. Nezasouvá se však do čtecí jednotky, nýbrž se čtecí jednotkou protahuje. Systém je tedy nutné vybavit protahovací čtecí jednotkou. V současnosti se příliš nepoužívají.
11.3.5 Správná identifikace optickou kartou
V místech stravovacího systému, kde se používá k identifikaci optická karta, je potřeba dbát na správný postup při samotné identifikaci. Zde je poněkud rozdílný postup podle toho, zda se provádí identifikace na výdejním místě, či na místě objednacím. V každém případě ale platí, že zasunutí i vysunutí karty se musí dít plynule. Pokud tomu tak není, terminál připojený ke čtecí jednotce vydá přerušovaný zvuk signalizující chybné čtení karty. V tom případě nedojde k požadované akci, tedy nezaznamená se výdej do výdejního terminálu nebo se neprovede objednávka na objednacím místě.
Identifikace optickou kartou na výdejním terminálu
Na výdejním místě se strávník identifikuje tak, že kartu plynule zasune do čtecí jednotky a hned poté kartu též plynule ze čtecí jednotky vysune. Na výdejním terminálu se zobrazí nárok strávníka na výdej stravy. Tento výdej se ale zatím ještě nezapsal do paměti terminálu. To se provede až tehdy, pokud strávník kartu plynule vytáhne ze čtecí jednotky. Pokud však dojde k vytažení neplynulým způsobem (roztřeseným či škubavým pohybem apod.), terminál ohlásí signálem tzv. nesprávné čtení karty a tento výdej do výdejního terminálu nezaznamená. Pokud obsluha jídlo přesto vydá, má stále strávník u svého jídla ve výdejním terminálu příznak Nevydáno. Může se tedy stát, že na tuto kartičku může stravu vybrat někdo jiný.
Identifikace optickou kartou na objednacím místě
Na objednacím místě se strávník identifikuje tak, že kartu plynule zasune do čtecí jednotky objednacího místa. Kartu ponechá zasunutou ve čtecí jednotce a provádí si na objednacím místě svou objednávku. Po provedení této objednávky vytáhne plynulým způsobem kartu ze čtecí jednotky. Tím změny, které provedl na objednacím místě, uloží. Pokud však dojde k vytažení neplynulým způsobem (roztřeseným či škubavým pohybem apod.), změny provedené na objednacím místě se neuloží a strávník má zaznamenány původní objednávky.
11.4 Řešení typických situací pro práci s čipy nebo kartami
11.4.1 Příjem identifikačních médií do evidence
11.4.2 Přidělení identifikačního média novému strávníkovi
11.4.3 Přidělení identifikačního média strávníkovi již evidovanému
11.4.4 Vrácení identifikačního média
11.4.5 Výměna identifikačního média a přidělení nového
11.4.6 Přidělení nového identifikačního média
11.4.7 Tiskové sestavy pro práci s identifikačními médii
11.4.8 Přidělení identifikačního média mimo evidenci
11.4.9 Změna prodejní ceny identifikačního média
11.4.10 Oddělení plateb za identifikační média v hotovosti od plateb za stravné
11.4.11 Evidence záruky identifikačních médií
11.4 Řešení typických situací pro práci s čipy nebo kartami
Následující kapitola ukazuje postupy pro řešení typických situací pro práci s kartami nebo čipy. V programu Stravné máme možnost jeden dialog otevřít z více míst. I pro práci s kartami máme několik možností, kde si tento dialog v programu otevřít. Další text popisuje tyto činnosti přímo z menu Akce (Akce - Práce s identifikačními médii). Ke stejnému dialogu se dostaneme i v přihláškách a odhláškách strávníků po stisknutí klávesy F5 (Akce - Aktuální měsíc - Identifikujeme strávníka - F5). Každý uživatel si při práci s programem zvolí postupně pro něj nejvhodnější postupy ovládání.
Práce s identifikačními médii v menu Akce
11.4.1 Příjem identifikačních médií do evidence
Čipy či karty, které jsme si objednali a obdrželi, musíme nějakým způsobem zaevidovat v programu.
Stručný postup:
1. Akce - Práce s identifikačními médii - Příjem identif. médií do evidence
2. V tabulce Příjem karet a čipů do evidence vyplňujeme následující položky:
Počet - zapíšeme počet identifikačních médií, které přijímáme do stavu
Cena - zapíšeme celkovou cenu, za kterou jsme identifikační média přijali
Poznámka - zapíšeme informativní text, např.: Nákup čipů
Typ média -vybereme typ médií, která přijímáme
Zdroj informace - pokud přijímáme čipy do evidence na více místech v systému, vyplníme zdroj informace. Většinou však ponecháváme nastavenou hodnotu.
Datum - automaticky se předvyplní aktuální datum a čas.
Vyplněné hodnoty uložíme potvrzením tlačítka OK.
Pozn.: Zapsaná částka se neprojeví ve stavu pokladny.
11.4.2 Přidělení identifikačního média novému strávníkovi
Každý strávník, který se přihlásí ke stravování a který chce využívat možnosti systému, musí mít přidělené identifikační médium. Ten přidělujeme v pokladně při zavedení strávníka do evidence v programu Stravné.
Stručný postup:
1. Akce - Práce s identifikačními médii - Příjem a výdej identif. médii
nebo tlačítko v sekci Denní operace:
2. Objeví se tabulka Pokladna-Identifikace strávníka. Potvrdíme tlačítko Nový strávník (nebo stiskneme klávesu F4).
3. Objeví se prázdná karta strávníka. Vyplníme údaje podle skutečnosti a záznam uložíme.
4. Objeví se okno Identifikace strávníka, kde je v položce pro identifikaci strávníka vyplněné evidenční číslo nově založeného strávníka. Tabulku potvrdíme stiskem klávesy Enter.
5. Objeví se tabulka s různými variantami pro práci s identifikačními médii. Klávesou Enter potvrdíme položku Výdej karty.
6. Objeví se tabulka Práce s kreditními kartami - Výdej karty, ve které vyplňujeme následující položky:
Typ média - vyplníme buď Bezkontaktní žetony nebo Laminované karty podle toho, jaký typ média přidělujeme.
Karta - tuto položku můžeme vyplnit dvojím způsobem. Používáme-li na jídelně optické karty, můžeme číslo opsat z přidělované karty. Pokud je systém vybaven i pokladním terminálem, stiskneme klávesu F3 a provedeme identifikaci přidělované karty nebo čipu. Číslo se do této položky "načte" automaticky.
Částka - částku za přidělený čip nebo kartu můžeme v této položce ručně opravit.
Záznam uložíme potvrzením tlačítka OK.
7. Objeví se tabulka Platba. Nyní můžeme od strávníka vybrat peníze za přidělený čip nebo kartu v hotovosti. To je obvyklý postup. V tom případě pomocí nápovědy vyplníme v položce Typ platby hodnotu Hotově. Také můžeme předepsanou částku nechat zapsat do programu jako předpis. V tom případě vyplníme v položce Typ platby pomlčku. Program předepsanou částku připočítá při nejbližším výpočtu doplatků nebo záloh před tvorbou platebních médií k částce za stravné. V obou případech nezapomeneme záznam uložit.
8. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
11.4.3 Přidělení identifikačního média strávníkovi již evidovanému
Pokud chceme přidělit identifikační médium strávníkovi, kterého již máme v programu zapsaného, postupujeme obdobným způsobem jako v předchozím případě, pouze vynecháme zápis údajů o novém strávníkovi, nýbrž si daného strávníka vyhledáme standardním způsobem.
Stručný postup:
1. Akce - Práce s identifikačními médii - Příjem a výdej identif. médii
nebo tlačítko v sekci Denní operace:
2. Vyhledáme požadovaného strávníka (pomocí klávesy F2, zapsáním jeho jména).
Dále je postup stejný jako v předchozí kapitole od bodu 3.
11.4.4 Vrácení identifikačního média
Strávníci, kteří ukončili na jídelně stravování, mohou přidělené identifikační médium vrátit buď za plnou cenu, nebo za její část, to záleží na vnitřních pravidlech dané jídelny. Postup je obdobný jako při prodeji čipu. Předvedeme si jej celý:
Stručný postup:
1. Akce - Práce s identifikačními médii - Příjem a výdej identif. médii
nebo tlačítko v sekci Denní operace:
2. Vyhledáme požadovaného strávníka (pomocí klávesy F2, zapsáním jeho jména).
3. Objeví se tabulka Příjem a výdej kreditní karty. Zvolíme položku Vrácení karty a potvrdíme ji klávesou Enter.
4. Objeví se tabulka Práce s kreditními kartami - Vrácení karty, ve které vyplňujeme následující položky:
Typ média - vyplníme buď Bezkontaktní žetony nebo Laminované karty podle toho, jaký typ média nám strávník vrací.
Částka - částku za vracený čip nebo kartu můžeme v této položce ručně opravit.
Záznam uložíme potvrzením tlačítka OK.
5. Objeví se tabulka Platba. Nyní můžeme strávníkovi peníze za vracený čip nebo kartu zaplatit v hotovosti. To je obvyklý postup. V tom případě vyplníme v položce Typ platby hodnotu Hotově. Také můžeme předepsanou částku nechat zapsat do programu. V tom případě vyplníme v položce Typ platby pomlčku. Program předepsanou částku odečte při nejbližším výpočtu doplatků nebo záloh před tvorbou platebních médií od částky za stravné. V obou případech nezapomeneme záznam uložit.
6. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
11.4.5 Výměna identifikačního média a přidělení nového
Pokud strávník z nějakého důvodu vrací čip nebo kartu (je poškozena, nefunkční apod.), musíme tento čip či kartu přijmout zpět do evidence a poté strávníkovi vydat kartu nebo čip nový. Oba postupy jsou uvedeny v předchozích kapitolách.
Stručný postup:
1. kap. 11.4.4 Vrácení identifikačního média
2. kap. 11.4.3 Přidělení identifikačního média strávníkovi již evidovanému
11.4.6 Přidělení nového identifikačního média
Pokud strávník své identifikační médium ztratí, musí si koupit čip nový. V tom případě nemusíme starý čip "odpřidělit", ale stačí mu přidělit standardně čip nový. Tento postup je popsán v kap. 11.4.3 Přidělení identifikačního média strávníkovi již evidovanému.
11.4.7 Tiskové sestavy pro práci s identifikačními médii
Pohyby čipů a karet tak, jak jsme je uvedli v předchozích kapitolách, jsou v programu zaznamenávány v tabulce Evidence identifikačních médií (Objednávky - Evidence identifikačních médií). Z této tabulky pak můžeme tisknout statistické sestavy o pohybu identifikačních médií. Ukážeme si tisk sestavy Stav identifikačních médií.
Pozn.: V případě požadavku lze tyto sestavy umístit při servisní návštěvě do menu Akce či na plochu programu.
Stručný postup:
1. Objednávky - Evidence identifikačních médií - Tisk - Stav identifikačních médií
2. Na monitoru se zobrazí tisková sestava, kterou si můžeme vytisknout nebo ji rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
3. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
11.4.8 Přidělení identifikačního média mimo evidenci
Pokud z jakéhokoliv důvodu potřebujeme přidělit strávníkovi identifikační médium mimo evidenci (nechceme, aby se tento pohyb objevil na tiskových sestavách), přidělíme strávníkovi identifikační médium přes kartu v Rejstřík strávníků. Postup je následující:
Stručný postup:
1. Akce - Doplňkové funkce - Oprava strávníka
2. Identifikujeme strávníka obvyklým způsobem (čipem, jménem, pomocí klávesy F2). Tím se dostaneme na první stranu jeho karty v Rejstříku strávníků.
3. Přesuneme se do položky Identifikační médium. Stiskneme klávesu F3 a provedeme načtení čísla identifikačního média do karty strávníka.
Poznámka: Pokud máme zavedeny optické karty a nejsme vybaveni pokladním terminálem, číslo karty do této položky opíšeme z kreditní karty.
4. Potvrdíme tlačítko Uložit.
11.4.9 Změna prodejní ceny identifikačního média
Další postup je přístupný pouze pro program úrovně funkčnosti 7 a 4. Uživatelé programu úrovně 1 musí použít Průvodce konfigurací, viz kap. 9. Průvodce konfigurací.
Změna výše částky za prodej čipu nebo karty strávníkovi se provádí v tabulce Typy pohybů identifikačních médií v menu Objednávky.
Stručný postup:
1. Objednávky - Typy pohybů identifikačních médií
V tabulce Typy pohybů karet vyhledáme záznam, který požadujeme opravit.
2. Zvolíme tlačítko Oprava. V okně Typ pohybů plateb opravíme v položce Cena částku, za kterou požadujeme příslušný pohyb účtovat. Záznam uložíme potvrzením tlačítka Uložit.
3. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Program nijak nerozlišuje v sestavě Hospodaření s identifikačními médii počet čipů nebo karet prodaných za starou nebo novou cenu. V příkladové sestavě na obrázku je zobrazena situace, kdy jsem prodali jeden čip za cenu 115,-Kč a druhý za 200,-Kč. Jestliže požadujeme oddělit evidenci pohybů za staré a nové ceny, musíme uskutečnit přecenění po provedení řádné uzávěrky za uplynulý měsíc.
Různá prodejní cena čipu na jedné sestavě
11.4.10 Oddělení plateb za identifikační média v hotovosti od plateb za stravné
V základním nastavení programu je mechanismus výběru peněz proveden takto:
1. Strávníkovi je přiděleno identifikační médium standardním způsobem.
2. Do programu je zapsán strávníkovi předpis (dluh) na příslušnou částku. Tento předpis můžeme najít v tabulce Platby (Objednávky - Platby).
3. Hotovostní strávník zaplatí dluh ihned při prodeji identifikačního média (bod 1.).
4. Bezhotovostní strávník může zaplatit tento dluh dvěma způsoby:
Hotově - v bodě 1. tohoto postupu uhradí předpis za identifikační médium hotově.
Bezhotovostně - program si dluh (předpis z bodu 2. tohoto postupu) „pamatuje“ a zahrne ho do celkové částky za spotřebu při nejbližší tvorbě standardních platebních médií.
V základním nastavení programu je hotovostní platba za identifikační médium zapsána do tabulky Platby s typem platby H, tedy stejně jako hotovostní platba za stravné.
Oddělení hotovostní platby za identifikační médium
Jestliže uživatel požaduje oddělit hotovostní platby za identifikační médium od plateb za stravné, může si tento způsob nastavit v programu stravné takto:
Stručný postup:
1. Rejstříky - Názvy údajů
V tabulce Názvy údajů vyhledáme řádek č. 24 Karty a zvolíme tlačítko Oprava.
2. V okně Seznam názvů údajů změníme tyto položky:
Přímá platba - zatrhneme Ano.
Typ platby pro přímou platbu - vybereme pomocí nápovědy HK.
Žádné jiné údaje neměníme a záznam uložíme pomocí tlačítka Uložit.
3. Program se zeptá Nastavit použití tohoto údaje u všech kategorií? Potvrdíme tlačítko Ano.
4. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
5. Rejstříky - Kategorie
V tabulce Kategorie vybereme tu kategorii, u které požadujeme platbu oddělit a pokračujeme v horním menu volbou Položky - Názvy údajů kategorií.
V tabulce Seznam názvů údajů kategorií vyberme záznam 24 Karty a zvolíme tlačítko Oprava.
6. V okně Seznam názvů údajů kategorií zaškrtneme Ano v položce Přímá platba a záznam uložíme potvrzením tlačítka Uložit.
7. Bod 5. a 6. opakujeme pro všechny námi požadované kategorie.
8. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Od této chvíle se strávníkům dané kategorie budou všechny hotovostní platby za identifikační média ukládat do tabulky Platby s typem HK.
11.4.11 Evidence záruky identifikačních médií
V programu lze sledovat záruční dobu přiděleného identifikačního média strávníkovi. Strávníkovi standardně přidělíme identifikační médium (viz výše v této kapitole) a v dialogu pro přidělení identifikačního média vyplníme v položce Záruka datum ukončení záruční doby.
Vyplnění záruční doby
Uvedené datum se pak tiskne na sestavě Historie kreditní karty (Objednávky - Evidence identifikačních médií - Tisk - Historie ident.média.
Záruka na sestavě Historie karty
11.5 Režimy bezstravenkového systému
11.5.3 Výdejní terminál přenosný
11.5.6 Objednací místo na den přenosné
11.5.7 Objednací terminál na období
11.5.8 Objednací terminál na období AC
11.5.11 Objednací box závěsný s dotekovým displejem
11.5.12 Objednací místo na období
11.5.14 Protokoly při nahrávání dat do terminálů
11.5. Režimy bezstravenkového systému
Každý systém je při instalaci "šit na míru" uživateli podle jeho požadavků. Následující kapitoly popisují obecně činnosti s jednotlivými částmi identifikačního systému. Je zde popsáno "ruční" ovládání terminálů z menu Akce programu Stravné. Při tomto popisu vycházíme z příkladu dat. Při instalaci systému může zavaděč toto menu Akce upravit. Obecné zásady pro práci s terminály však platí i po této úpravě.
Kromě ovládání z menu Akce lze nastavit tzv. automat pro ovládání terminálů, který řídí činnost systému zcela automaticky nezávisle na obsluze. Obsluha se nemusí starat o nahrávání programu do terminálu, o nahrání dat a jejich následné vyhodnocení. Pokud provoz jídelny takový režim vyžaduje, seznámí vás podrobně s principy činnosti zavaděč systému.
11.5.1 Pokladní identifikátor
Pokladní identifikátor je připojený přímo k počítači v kanceláři vedoucí jídelny, případně v pokladně. Jeho hlavní funkce spočívá v tom, že pomocí něho přidělujeme v systému strávníkovi čipy. Pokud používáme na jídelně optické karty, není tento terminál pro provoz systému bezpodmínečně nutný. Kartu lze totiž strávníkovi přidělit i tak, že opíšeme číslo karty do programu ručně.
Další funkcí pokladního terminálu je usnadnění komunikace se strávníkem při jeho požadavcích na pokladně. Strávník se na tomto terminálu identifikuje a jeho vyhledání v programu je pak velmi rychlé.
Pokladní identifikátor bezkontaktní
11.5.2 Výdejní terminál
Výdejní terminál (výdejní místo) je terminál, na kterém se strávníci identifikují za účelem prokázání nároku na odběr stravy. Skládá se ze dvou propojených částí. Ze Čtecí jednotky a ze samotného Terminálu, na kterém se mimo jiné zobrazují informace o probíhajícím výdeji.
Výdejní terminál se čtecí jednotkou
Čtecí jednotka
Čtecí jednotka je ta část výdejního místa, na které dochází k samotné identifikaci. Je natočena směrem na strávníka. Strávník přiblíží čip nebo zasune kartu. Čtecí jednotka "přečte" číslo čipu nebo karty a "odešle" jej do zobrazovací jednotky. Tam se tato informace dále zpracovává. Čtecí jednotky mohou být přizpůsobené na čtení optických karet či bezkontaktních čipů. Moderním řešením je kombinované čtecí zařízení přizpůsobené jak na čtení optických karet, tak i bezkontaktních čipů.
Čtecí jednotka
Terminál (zobrazovací jednotka)
Terminál je částí výdejního místa, která signalizuje obsluze nárok strávníka na výdej stravy. Je natočena směrem k obsluze. Poté, co Čtecí jednotka odešle číslo identifikačního média strávníka, který se na čtecí jednotce identifikoval, přijme Terminál toto číslo a vyhledá ve své paměti strávníka se stejným číslem identifikačního média. Na displeji pak zobrazí stav jeho objednávky číslem a vydá zvukové znamení odpovídající objednávce strávníka. Současně do své paměti zaznamená skutečnost, že jídlo již bylo vydáno. Poté čeká na další signál ze čtecího zařízení. Pokud se strávník pokusí odebrat stravu znova nebo nemá stravu vůbec objednánu, zobrazí se na displeji charakteristický znak pro daný prohřešek a navíc se opět ozve charakteristický zvuk.
Terminál, řídicí a zobrazovací jednotka výdejního místa
Činnost před výdejem
Akce - Obsluha výdejních terminálů - Zápis programu
Před výdejem stravy musíme zajistit, aby výdejní terminál obsahoval aktuální stavy objednávek strávníků na aktuální den a druh vydávaného jídla. Aby terminál uměl s těmito daty pracovat, musíme do něj nahrát obslužný program. Tento program je v terminálu nahrán po celou dobu výdeje, ale i po něm, a vydrží zde i do dalšího výdeje. Nemusel by se tedy na další den do terminálu nahrávat. Není ovšem chybou, nahraje-li se do terminálu každý den.
Akce - Obsluha výdejních terminálů - Zápis Snídaní (Přesnídávek, Obědů,...)
Po nahrání programu pro terminál musíme do terminálu nahrát aktuální stavy objednávek strávníků. Jinak by terminál "nevěděl", jaké číslo má jednotlivým strávníkům zobrazit po jejich identifikaci.
Předání řízení terminálům
Akce - Obsluha výdejních terminálů - Předání řízení terminálům
Položka menu Předání řízení terminálům se v menu Akce zobrazí, pokud skutečně tuto funkci provoz systému vyžaduje (nastaví ji zavaděč systému). Pokud ji zde vůbec nenaleznete, berte text tohoto odstavce pouze informativně.
Pokud máme na jídelně dvě a více výdejních míst, může systém provozu jídelny umožňovat strávníkům odebrat stravu na kterémkoliv výdejním místě. Pak musíme zajistit, aby i další výdejní místa v systému "věděla", že strávník si již stravu odebral na jiném výdejním místě a podle toho i příslušně zareagovala ("zapípala") při pokusu o druhý, neoprávněný odběr. Pak musíme před začátkem výdeje tzv. předat terminálům řízení. O vše ostatní se již systém postará sám.
Činnost při výdeji - změna stavu objednávky v terminálu
Akce - Obsluha výdejních terminálů - Změna objednávky v terminálu
Tato funkce je v systému zařazena proto, abychom mohli v terminálu zaznamenat výdej jídla náhradním způsobem, pokud strávník zapomene své identifikační médium. I tehdy má nárok na výdej stravy. V tom případě strávník obdrží v kanceláři vedoucí jídelny náhradní stravenku, kterou pak předloží na výdeji. V systému ovšem musíme zabezpečit, aby na nalezené identifikační médium nešel odebrat stravu jiný strávník. Musíme proto v terminálu označit u příslušného strávníka, že mu byla strava již vydána. Tuto činnost můžeme provádět i tehdy, pokud jsme předali řízení terminálům (viz předchozí odstavec).
Činnosti po skončení výdeje
Akce - Obsluha výdejních terminálů - Převzetí řízení od terminálů
Položka menu Převzetí řízení snímačů se v menu Akce zobrazí, pokud skutečně tuto funkci provoz systému vyžaduje (nastaví ji zavaděč systému). Pokud ji zde vůbec nenaleznete, berte text tohoto odstavce pouze informativně.
Pokud jsme před začátkem výdeje předali řízení výdeje terminálům, musíme si nyní od nich toto řízení převzít.
Akce - Obsluha výdejních terminálů - Vyhodnocení výdeje
Po skončení výdeje provádíme jeho vyhodnocení. Je to statistika vydaných porcí, objednaných ale neodebraných jídel, pokusů o druhý výdej apod. Sestavu, kterou po vyhodnocení výdeje vidíme na monitoru, je dobré si v tento moment vytisknout. Pokud bychom si ji nyní nevytiskli, museli bychom výdej vyhodnotit znovu. Po nahrání objednávek na další den (případně další druh jídla) již nemáme šanci tuto sestavu z programu vytisknout.
Akce - Obsluha výdejních terminálů - Sestava...
Další tiskové sestavy související s výdejem stravy můžeme vytisknout ze stejného místa, ze kterého výdejní terminál ovládáme.
Stručný postup při činnosti s výdejním místem:
Před výdejem
1. Akce - Obsluha výdejních terminálů - Zápis programu
2. Akce - Obsluha výdejních terminálů - Zápis Snídaní (Přesnídávek, Obědů,...)
3. Akce - Obsluha výdejních terminálů - Předání řízení terminálům. Provádíme pouze, pokud máme v menu tuto funkci zobrazenu.
Během výdeje
4. Akce - Obsluha výdejních terminálů - Změna objednávky v terminálu. Provádíme pouze, pokud strávník zapomene (ztratí) identifikační médium.
Po skončení výdeje
5. Akce - Obsluha výdejních terminálů - Převzetí řízení od terminálů. Provádíme pouze, pokud máme v menu tuto funkci zobrazenu.
6. Akce - Obsluha výdejních terminálů - Vyhodnocení výdeje
7. Akce - Obsluha výdejních terminálů - Sestava...
Znaky a zvuky výdejního terminálu
Výdejní terminál při identifikaci strávníka zobrazuje jednak čísla vydávaných druhů jídel a jednak i znaky pro různé speciální stavy, například pokus o neoprávněný výdej, pokus o výdej na nepřidělené identifikační médium, apod. Kromě tohoto zobrazení vydává výdejní terminál též charakteristický zvuk pro jednotlivé akce. Obsluha má tak přehled o tom, co se na výdejním místě děje a může tak reagovat na aktuální situaci. Samozřejmě záleží na svědomitosti obsluhy a jejím zájmu sledovat dění na výdejním místě. Při standardní dodávce výdejního místa jsou zobrazované znaky a vydávané zvuky přesně definovány. V následující tabulce si vyobrazíme znaky a graficky též znázorníme zvuky s popisem jednotlivých situací. Tuto tabulku dodáváme společně s dodávkou stravovacích systémů v zalaminované formě. Též si ji můžete vytisknout ze souboru návodů k vytištění uvedených v kap. 11.10 Návody k vytištění.
Znaky a zvuky na výdeji
11.5.3 Výdejní terminál přenosný
Výdejní terminál přenosný je svou funkčností totožný s výdejním terminálem popsaným v kap. 11.5.2 Výdejní místo. Používá se však na těch provozovnách, které mají nějakou vzdálenou jídelnu, na kterou vyvážejí stravu a požadují i na této jídelně evidovat výdej stravy v souladu s platnými objednávkami strávníků. V této kapitole tedy uvedeme pouze ty informace, které se týkají speciálně Přenosného výdejního terminálu.
Čtecí jednotka
Čtecí jednotka je umístěna napevno na vzdálené jídelně. Od čtecí jednotky je napevno natažen propojovací kabel k místu, kde je držák pro přenosný terminál (zobrazovací jednotku).
Přenosný terminál (Zobrazovací jednotka)
Přenosný terminál je mezi kmenovou jídelnou a vzdálenou jídelnou převážen, zpravidla společně s várnicemi. Před přesunem terminálu je nutné do něj nahrát stavy objednávek výdejního dne. Z toho důvodu jsou je ze řídícího počítače vyveden kabel, který je nutné do terminálu před nahráním dat připojit. Terminál též připojíme k připravenému zdroji napětí. Po té se nahrají do terminálu data obvyklým způsobem. Terminál odpojíme od počítače i od zdroje napětí a připravíme jej k převozu. Terminál je vybaven tzv. statickou pamětí, proto v něm zůstanou objednávky strávníků a po odpojení terminálu od zdroje napětí.
Po přesunu terminálu na odloučenou výdejnu připevníme terminál na držák, který je umístěn v zorném poli obsluhy výdejny. Připojíme připravený zdroj napětí a zasuneme též kabel, který vede k terminálu od čtecí jednotky.
Po té pak probíhá standardní výdej.
Po skončení výdeje odveze obsluha terminál zpět na kmenovou jídelnu. Zde terminál připojíme ke zdroji napětí, připojíme kabel od řídícího počítače a provedeme obvyklým způsobem vyhodnocení uplynulého výdeje.
U přenosného výdejního terminálu nelze použít funkci Změna objednávky v terminálu!
11.5.4 Výdejní terminál EM
Výdejní terminál EM je další variantou výdejního místa. Je tvořeno jedním terminálem a jednotkou pro čtení bezkontaktních čipů nebo karet. Pro toto výdejní místo platí stejné zásady a postupy, které jsou popsány v kap. 11.5.2 Výdejní místo.
Nebudeme proto v této kapitole opakovat zbytečně stejné informace, které nalezneme v předchozí kapitole. Uvedeme zde pouze ty popisy, které se týkají speciálně tohoto výdejního místa.
Výdejní terminál EM 485 AC
(dva různé pohledy)
Čtecí jednotka a Terminál (zobrazovací jednotka)
Čtecí jednotka a samotný terminál je jeden kompaktní díl umístěný na kovovém stojanu. Čtecí jednotka je natočena směrem ke strávníkovi, který zde provádí svou identifikaci. Zobrazovací jednotka je natočena směrem na obsluhu a zobrazují se na ní informace o nároku na výdej stravy.
Předání řízení terminálu
Teto typ výdejního místa neumožňuje převzetí řízení!
Vysvětlení důvodů pro použití předání řízení terminálů ve stravovacím provozu viz kap. 11.5.2 Výdejní místo, odstavec Předání řízení terminálu.
Znaky a zvuky výdejního terminálu.
Výdejní terminál používá pro rozlišení vydávaného druhu jídla hlavní a vedlejší displej. Hlavní displej ukazuje čísla 0-9 ve dvou barvách (červená a zelená) a vedlejší displej může ukazovat tři stavy: nesvítí, svítí zeleně a svítí červeně. Vzájemnou kombinací zobrazení na hlavním a vedlejším displeji pak terminál rozlišuje druh jídla a velikost porce. Příklad použití vidíme v následující tabulce.
Příklad využití barevných kombinací hlavního a vedlejšího displeje
Výdejní terminál EM vydává taktéž pro jednotlivé stavy na výdeji charakteristické zvuky. Tabulku zvuků a znaků dodáváme společně s dodávkou stravovacích systémů v zalaminované formě. Též si ji můžete vytisknout ze souboru návodů k vytištění uvedených v kap. 11.10 Návody k vytištění.
Znaky a zvuky na výdeji
11.5.5 Objednací místo na den
Objednací místo na den je terminál, na kterém si strávníci mohou samostatně přihlašovat a odhlašovat stravu na následující den. Je to kompaktní terminál, který se skládá ze zobrazovacího displeje a ovládacích tlačítek. Současně je v něm zabudována čtecí jednotka. Strávníkovi se po identifikaci čipem nebo zasunutím karty rozsvítí na zobrazovací jednotce stav jeho objednávky. Pomocí tlačítek volí strávník číslo objednávaného druhu jídla, přičemž nula znamená neobjednáno (odhlášeno). Další identifikací čipem nebo vysunutím karty svou objednávku uloží do paměti terminálu.
Objednací místo na den
Činnost před zahájením objednávání
Akce - Obsluha objednacího term. na den - Zápis programu
Před zahájením objednávání stravy musíme zajistit, aby objednací terminál obsahoval aktuální stavy objednávek strávníků na den, na který chceme umožnit objednávání. Aby terminál uměl s těmito daty pracovat, musíme do něj nahrát obslužný program. Tento program je v terminálu nahrán po celou dobu objednávání, ale i po něm, a vydrží zde i do dalšího objednávání. Nemusel by se tedy na další den do terminálu nahrávat. Není ovšem chybou, nahraje-li se do terminálu každý den.
Akce - Obsluha objednacího term. na den - Zápis Snídaní (Přesnídávek, Obědů,...)
Po zápisu programu pro terminál musíme do terminálu nahrát aktuální stavy objednávek strávníků. Jinak by terminál "nevěděl", jaké číslo má jednotlivým strávníkům zobrazit po jejich identifikaci. Při této činnosti si musíme dobře uvědomit, na jaký den chceme strávníkům objednávání umožnit. Režim jídelny v některých případech nedovoluje objednávat na den následující, ale obden (z důvodu včasného normování stravy). Je pak důležité správně toto datum vyplnit. Na místo objednávání je pak vhodné doplnit cedulku s nápisem např.: "Dnes objednáváme na den:..." a uvést přesně den, na který strávníci mohou objednávat. Datum tohoto dne pak musíme při spuštění této funkce správně vyplnit.
Objednávání stravy
Od této chvíle jsou data pro objednávání v terminálu. Neznamená to však, že strávníci mohou okamžitě objednávat. Společně s objednávkami strávníků přenášíme automaticky do terminálu i čas, kdy strávníci mohou začít objednávat, a čas, kdy se objednávání automaticky ukončí. Čas začátku a ukončení objednávání nastavuje zavaděč systému podle požadavku obsluhy. Data tedy můžeme do terminálu nahrát s předstihem. Po uplynutí času pro zahájení objednávání mohou strávníci na objednacím místě provádět své objednávky. Navíc od této chvíle lze objednacího terminálu využít i jako kontrolního místa. Pokud se strávník na terminálu pouze identifikuje, zobrazí se mu číslo objednaného jídla dne, jehož datum před tím obsluha programu do terminálu nahrála. V souvislosti s tím je potřeba si uvědomit následující:
Pokud strávníka přihlásíme nebo odhlásíme v kanceláři "ručně" v programu Stravné na den nahraný do terminálu, NEPŘENESE se tato odhláška či přihláška do objednacího terminálu. Pokud si strávník půjde zkontrolovat stav své objednávky na objednací místo, zobrazí mu terminál jeho původní objednávku. Navíc bude tuto kontrolu "chápat" jako potvrzení objednávky a uloží ji do paměti. Protože se tato objednávka uloží do paměti s POZDĚJŠÍM časem, než s jakým byla uložena objednávka v kanceláři, později, při vyhodnocení objednávek z terminálu, program Stravné vyhodnotí jako platnou objednávku uloženou naposledy. A to je objednávka z terminálu. Strávník má tedy objednáno v programu něco jiného, než co si ve skutečnosti myslí.
PAMATUJME SI!
Nesmíme provádět přihlášky či odhlášky strávníků "ručně" v programu Stravné v době, kdy mají možnost kontroly svých objednávek na objednacím místě na den. Přihlášky a odhlášky v programu Stravné můžeme provádět až po vyhodnocení objednávek z objednacího terminálu.
Akce - Obsluha objednacího term. na den - Změna objednávky v terminálu
Pokud je nezbytně nutné strávníkovi provést v kanceláři změnu objednávky během objednávání na terminálu, musíme po změně objednávky použít tuto funkci. Tím se sesouhlasí stav objednávky v programu Stravné a v objednacím terminálu.
Vyhodnocení objednávek
Akce - Obsluha objednacího term. na den - Vyhodnocení objednávek
Touto funkcí načteme aktuální stavy objednávek z terminálu do programu Stravné. Nemusíme tuto činnost provádět ihned po uplynutí času pro ukončení objednávek. Terminál sám automaticky pozastaví svou činnost v určený čas. Tento čas nastavuje zavaděč při instalaci systému podle požadavků obsluhy. Při tomto vyhodnocení se zobrazí tisková sestava se statistikou provedených změn. Můžeme si tuto statistiku vytisknout. Pokud bychom si ji nyní nevytiskli, museli bychom objednávky vyhodnotit znovu. Po nahrání objednávek na další den (případně další druh jídla) již nemáme šanci tuto sestavu z programu vytisknout.
Akce - Tiskové sestavy a exporty - Počty jídel denní
Po vyhodnocení objednávek na daný den si můžeme za účelem normování vytisknout sestavu Počty jídel na den. Můžeme si podle požadavků na provoz vytisknout i další nabízené sestavy.
Stručný postup činnosti objednacího místa:
Před objednáváním
1. Akce - Obsluha objednacího term. na den - Zápis programu
2. Akce - Obsluha objednacího term. na den - Zápis Snídaní (Přesnídávek, Obědů,...)
Během objednávání
3. Akce - Obsluha objednacího term. na den - Změna stavu objednávky. Použijeme, pokud strávníkovi změníme objednávku v kanceláři v programu Stravné.
Po skončení objednávání
4. Akce - Obsluha objednacího term. na den - Vyhodnocení dat
5. Akce - Tiskové sestavy a exporty - Počty jídel denní
11.5.6 Objednací místo na den přenosné
Objednací místo na den přenosné je svou funkčností totožné s objednacím místem popsaným v kap. 11.5.5 Objednací místo na den. Používá se však na těch provozovnách, které mají nějakou vzdálenou jídelnu a strávníků zde chceme umožnit objednávat stravu na určitý den. V této kapitole tedy uvedeme pouze ty informace, které se týkají speciálně Přenosného objednacího místa na den.
Objednací terminál je mezi kmenovou jídelnou a vzdálenou jídelnou převážen, zpravidla společně s várnicemi. Před přesunem terminálu je nutné do něj nahrát stavy objednávek dne, na který chceme strávníkům umožnit objednávání stravy. Z toho důvodu jsou je ze řídícího počítače vyveden kabel, který je nutné do terminálu před nahráním dat připojit. Terminál též připojíme k připravenému zdroji napětí. Po té se nahrají do terminálu data obvyklým způsobem. Terminál odpojíme od počítače i od zdroje napětí a připravíme jej k převozu. Terminál je vybaven tzv. statickou pamětí, proto v něm zůstanou objednávky strávníků a po odpojení terminálu od zdroje napětí.
Po přesunu terminálu na odloučenou výdejnu připevníme terminál na držák, který je umístěn určenému pro objednávání stravy. Připojíme též připravený zdroj napětí.
Po té pak probíhá standardní objednávání stravy.
Po skončení objednávání odveze obsluha terminál zpět na kmenovou jídelnu. Zde terminál připojíme ke zdroji napětí, připojíme kabel od řídícího počítače a provedeme obvyklým způsobem vyhodnocení provedených objednávek.
U přenosného objednacího terminálu na den nelze použít funkci Změna stavu objednávky v terminálu!
11.5.7 Objednací terminál na období
Objednací místo na období zjednodušené je tvořeno klávesnicovým terminálem, na kterém si mohou strávníci objednávat stravu dopředu na zvolené období. Po identifikaci strávníka se zobrazí na displeji datum, druh a název jídla. Pomocí tlačítek na terminálu strávníci mění objednávky stravy a posouvají se na další dny dopředu. Další identifikací čipem nebo protažením (vysunutím) optické karty dojde k uložení objednávek.
Objednací místo na období zjednodušené
Činnost před zahájením objednávání
Akce - Objednávání na období OFF-LINE - Zápis programu
Před zahájením objednávání stravy musíme zajistit, aby objednací terminál obsahoval aktuální stavy objednávek strávníků na období, na které chceme umožnit objednávání. Aby terminál uměl s těmito daty pracovat, musíme do něj nahrát obslužný program. Tento program je v terminálu nahrán po celou dobu objednávání, ale i po něm, a vydrží zde i do dalšího objednávání. Nemusel by se tedy na další den do terminálu nahrávat. Není ovšem chybou, nahraje-li se do terminálu každý den.
Akce - Objednávání na období OFF-LINE - Zápis dat
Po zápisu programu pro terminál musíme do terminálu nahrát aktuální stavy objednávek strávníků. Při této činnosti si musíme dobře uvědomit, na jaké období chceme strávníkům objednávání umožnit. Je pak důležité správně toto období vyplnit.
Objednávání stravy
Od této chvíle jsou data pro objednávání v terminálu. Od této chvíle mohou strávníci na terminálu provádět objednávky. Společně s objednávkami strávníků přenášíme automaticky do terminálu i čas, kdy strávníkům skončí možnost objednávat stravu na zítřejší den (případně další den) z důvodu potřeby včas nanormovat stravu. Na pozdější dny mohou strávníci i po uplynutí tohoto času provádět dál své objednávky. Objednacího terminálu lze využít i jako kontrolního místa. Pokud se strávník na terminálu pouze identifikuje a "listuje" si v nabízených dnech, zobrazují se mu čísla objednaných jídel. V souvislosti s tím je potřeba si uvědomit následující:
Pokud strávníka přihlásíme nebo odhlásíme v kanceláři "ručně" v programu Stravné na období nahrané do terminálu, NEPŘENESE se tato odhláška či přihláška do objednacího terminálu. Pokud si strávník půjde zkontrolovat stav své objednávky na objednací místo, zobrazí mu terminál jeho původní objednávku. Navíc bude tuto kontrolu "chápat" jako potvrzení objednávky a uloží ji do paměti. Protože se tato objednávka uloží do paměti s POZDĚJŠÍM časem, než s jakým byla uložena objednávka v kanceláři, později, při vyhodnocení objednávek z terminálu, program Stravné vyhodnotí jako platnou objednávku uloženou naposledy. A to je objednávka z terminálu. Strávník má tedy objednáno v programu něco jiného, než co si ve skutečnosti myslí.
PAMATUJME SI!
Nesmíme provádět přihlášky či odhlášky strávníků "ručně" v programu Stravné v době, kdy mají možnost kontroly svých objednávek na objednacím místě na období. Přihlášky o odhlášky v programu Stravné můžeme provádět až po vyhodnocení objednávek z objednacího terminálu.
Vyhodnocení objednávek
Akce - Objednávání na období OFF-LINE - Vyhodnocení objednávek
Touto funkcí načteme aktuální stavy objednávek z terminálu do programu Stravné. Nemusíme tuto činnost provádět ihned po uplynutí času pro ukončení objednávek. Terminál sám automaticky pozastaví svou činnost v určený čas na určený den. Tento čas nastavuje zavaděč při instalaci systému podle požadavků obsluhy. Přičemž na dny v dalším období lze objednávky stále provádět. Při tomto vyhodnocení se zobrazí tisková sestava se statistikou provedených změn. Můžeme si tuto statistiku vytisknout. Pokud bychom si ji nyní nevytiskli, museli bychom objednávky vyhodnotit znovu. Po dalším nahrání dalších objednávek již nemáme šanci tuto sestavu z programu vytisknout.
Akce - Tiskové sestavy a exporty - Počty jídel denní
Po vyhodnocení objednávek na daný den si můžeme za účelem normování vytisknout sestavu Počty jídel na den. Můžeme si podle požadavků na provoz vytisknout i další nabízené sestavy.
Stručný postup činnosti objednacího místa:
Před objednáváním
1. Akce - Objednávání na období OFF-LINE - Zápis programu
2. Akce - Objednávání na období OFF-LINE - Zápis dat
Během objednávání
3. V kanceláři jídelny neprovádíme žádné změny v objednávkách.
Po skončení objednávání
4. Akce - Objednávání na období OFF-LINE - Vyhodnocení dat
5. Akce - Tiskové sestavy a exporty - Počty jídel denní
11.5.8 Objednací terminál na období AC
Objednací terminál AC je další variantou objednacího místa. Objednací místo je tvořeno jedním kompaktním terminálem vybaveným tlačítky pro volbu požadovaného dne a změnu objednávek. Strávník se pro zobrazení stavu své objednávky identifikuje svým čipem. Pomocí šipek nahoru a dolů vyhledává den a chod pro objednávání stravy a pomocí tlačítka s hvězdičkou mění stav své objednávky. Provedené změny strávník ukládá další identifikací bezkontaktním čipem nebo potvrzením tlačítka Ok.
Pro toto objednací místo platí stejné zásady a postupy, které jsou popsány v kap. 11.5.7 Objednací terminál na období. Nebudeme proto v této kapitole opakovat zbytečně stejné informace, které nalezneme v předchozí kapitole.
Objednací terminál na období AC
Dialog objednacího místa
11.5.9 Objednací box VIS
Objednací box umožňuje strávníkům, aby si sami přihlašovali či odhlašovali stravu na zvolené období. Vzhledem k tomu, že se v objednacím boxu nachází samostatný počítač, který je propojen s počítačem v kanceláři, jedná se o bezobslužný systém. Obsluha systému se o tento box stará jen do té míry, že jej musí vždy ráno spustit, pokud jej vůbec vypíná. Z hlediska uspořádání systému rozeznáváme dva způsoby přenosu dat mezi boxem a počítačem v kanceláři. Způsob nastavení vám sdělí zavaděč systému. Je též vypsán na registračním formuláři programu Stravné.
Objednací box VIS
Síťový provoz
Program Stravné je nainstalován na počítači (stanici) v kanceláři nebo v boxu. Na stanici, kde program Stravné není nainstalován se spouští z druhého počítače. Data jsou přenášena počítačovou sítí, která oba počítače spojuje. Změny provedené na jedné stanici (platby, přihlášky a odhlášky, apod.) se projeví okamžitě i na stanici druhé. Jedná se totiž o jedinou instalaci programu. Z toho důvodu, platí nutná podmínka pro provoz jednoho programu na obou stanicích:
Počítač s instalací programu Stravné musí být spuštěný. Program Stravné však spuštěn být nemusí.
Replikace dat
Program Stravné je samostatně nainstalovaný na počítači v kanceláři i na počítači v boxu. Na obou stanicích se může pracovat nezávisle na sobě. Znamená to, že nemusí být spuštěny obě instalace programu Stravné, ani dokonce nemusí být spuštěny oba počítače. Změny v programu Stravné (platby, přihlášky a odhlášky apod.) provedené na kterémkoliv počítači se přenášejí do programu Stravné na počítač druhý.
Při tomto přenosu platí, že se za platný záznam považuje ten s nejmladším časem.
V době, kdy je jeden z počítačů vypnutý, se prováděné změny archivují a po spuštění programu Stravné na druhém počítači se tyto změny jedním z možných způsobů přenesou. Způsob tohoto přenosu může být různý. Můžeme data přenášet pomocí počítačové sítě (automaticky), nebo pomocí diskety (musíme ji vytvořit a odnést), možný je i přenos prostřednictvím modemu či internetu. Z hlediska ochrany dat před jejich ztrátou je tento způsob propojení velice bezpečný. Máme neustále dvě totožné kopie programu na dvou oddělených počítačích. Navíc provoz programu Stravné na boxu je nezávislý na počítači v kanceláři a box může být spuštěný, aniž by musel být spuštěn počítač v kanceláři.
11.5.10 Objednací box závěsný
Zařízení pro objednávání stravy na období až 4 týdny dopředu tvořené závěsnou kompaktní kovovou skříní s integrovaným počítačem. Tento box je konstruován tak, že jej lze připevnit na zeď.
Objednací box závěsný je svou funkčností naprosto totožný s objednacím boxem VIS. Platí pro něj všechny zásady a postupy popsané v kap. 11.5.9 Objednací box VIS.
Objednací box závěsný
11.5.11 Objednací box závěsný s dotekovým displejem
Objednací box závěsný s dotekovým displejem je obdobný typ, který je popsaný v kap. 11.5.10 Objednací box závěsný. Navíc je vybaven dotekovým displejem.
Činnost strávníka
Strávník po své identifikaci ovládá dialog pro objednávky stravy prostým poťukáním příslušného místa na monitoru.
11.5.12 Objednací místo na období
Identifikátor určený pro identifikaci strávníka a následné ovládání dialogu pro objednávání na období. Používá se v místech, kde je místo objednacího boxu využíván počítač s monitorem, oddělený od strávníků pevnou přepážkou („kukaň“, okno do kanceláře apod.). K počítači se připojí tento identifikátor. Na něm se strávník identifikuje a další činnost je pak stejná jako u standardního objednacího boxu VIS, viz kap. 11.5.9 Objednací box VIS.
Objednací místo na období - identifikátor
11.5.13 Objednací boxy TSD
Objednací boxy řady TSD jsou z hlediska ovládání obdobné jako objednací boxy popsané v předchozích kapitolách. Strávník box ovládá buď pomocí klávesničky nebo pomocí dotekového displeje (podle dodané varianty). Podrobně jsou principy práce s objednacími boxy popsány v kapitolách kap 11.5.9 Objednací box VIS a 11.5.11 Objednací box závěsný s dotekovým displejem.
Objednací box TSD Standard
Objednací box TSD Velvet
Objednací box TSD Wall
11.5.14 Protokoly při nahrávání dat do terminálů
Při nahrání dat do terminálů program zobrazí protokol, ve kterém nás informuje statistice provedené akce. Program totiž při své činnosti rozlišuje, jakým způsobem bude s objednávkami strávníků v terminálu zacházet v závislosti na určitých příznacích, které se do terminálu dostávají společně se jménem strávníka a číslem jeho identifikačního média. V této kapitole si tedy vysvětlíme význam jednotlivých pojmů, které se mohou vyskytovat v protokolu o zápisu dat do objednacího či výdejního terminálu.
Výdejní terminál
Počty objednaných druhů - tisknou se počty objednaných jídel po druzích.
Počty porcí v terminálu - tisknou se počty podle stavů (stav může odpovídat porci, druhu, může být nastavený podle vzorečku - podle nastavení akce pro zápis dat)
Objednáno - počet strávníků, kteří mají objednáno a mají přidělené identifikační médium
Vydáno - počet strávníků, kteří mají již v okamžiku zápisu dat vydáno (podle protokolu výdeje)
Neobjednáno - počet strávníků, kteří nemají objednáno a mají přidělené identifikační médium
Bez karty - počet strávníků, kteří nemají přidělené identifikační médium
Nezpracováno - pokud strávník nevyhoví filtru (nastavený přímo v nahrávání dat do terminálu)
- pokud nesouhlasí výdejní místo (z objednávek)
- pokud je strávník zablokovaný
Objednací terminál
Objednáno - počet strávníků, kteří mají objednáno a mají přidělené identifikační médium
Neobjednáno - počet strávníků, kteří nemají objednáno a mají přidělené identifikační médium
Bez karty - počet strávníků, kteří nemají přidělené identifikační médium
Nesmí objednat - pokud si strávník kvůli omezení objednávání nemůže objednat - např. pokud má nízký stav konta
Nezpracováno - pokud strávník nevyhoví filtru (nastavený přímo v nahrávání dat do terminálu)
- pokud nesouhlasí objednací místo (strávník nemá povolené objednávání na terminálu)
- pokud je strávník zablokovaný
11.6.2 Obecný postup při řešení problému
11.6.3 Odstraňování závad podle projevů
11.6.4 Chyby hlášené na počítači při komunikaci
11.6 Co dělat při obtížích
V dalším textu si popíšeme možné problémy s terminály EC ve spojení s programy VIS a jejich řešení. Další text obsahuje pojmy, které běžnému uživateli nemusí být příliš jasné, nicméně ve spolupráci např. s učitelem výpočetní techniky, informatikem městského úřadu apod. je možné některé problémy vyřešit pomocí tohoto textu. Dále je možné tyto operace konzultovat s horkou linkou VIS.
11.6.1 Reset terminálu
Základním prostředkem pro řešení problémů s terminály je reset. Reset znamená nové spuštění terminálu, čímž se terminál uvede do základního stavu. Terminál můžeme resetovat dvojím způsobem. Rozlišujeme dva druhy:
Teplý start
Teplý start zachová v terminálu všechna data. Po jeho provedení pokračuje terminál ve své činnosti s již dříve nahranými daty. Provádí se u různých typů terminálů takto:
Výdejní terminál, Objednací místo na den - Stiskneme resetovací tlačítko. Je schováno na boku terminálu v otvoru (nutno použít nějaký tenký delší předmět - např. rozbalenou kancelářskou sponku).
Klávesnicový terminál - resetovací tlačítko je schováno uvnitř terminálu poblíž konektoru pro komunikaci (terminál je nutné otevřít).
Pokladní terminál - tento terminál nemá resetovací tlačítko, stejnou funkci provede odpojení od napájení elektrického proudu a nové připojení.
Při tomto teplém resetu terminálu se zobrazí na zobrazovací jednotce dvě čísla. Jejich význam nás v tuto chvíli nemusí zajímat.
Správný postup pro zapojení terminálu ke zdroji a externímu zařízení:
1. nejdříve zapojit všechna externí zařízení - čtecí jednotka, audio, externí displej.
2. zdroj napětí musí být ve stabilním stavu (zdroj musí být v zásuvce 230V, u zálohovaného zdroje zapnutý vypínač pro výstupní napětí 12V).
3. připojit konektor zdroje plynulým rychlým zasunutím do terminálu.
Studený start
Studený start vymaže všechno nastavení a aplikaci, spustí terminál zcela od počátku. Pro další práci musíme do terminálu nahrát program pro ovládání terminálu. V některých případech (záleží na typu terminálu) se vymažou nenávratně i data (objednávky strávníků, údaje o výdeji).
Studený start se provede stejně jako teplý start, ale přitom je nutné mít ve čtečce zasunutou kartu (platí jen pro optické čtečky) nebo je nutné držet stisknuté některé tlačítko terminálu.
Při studeném startu terminálu se na terminálu zobrazí postupně:
1) číslice 0 - 9, při každém terminál pípne
2) číslice 0 - 7
3) adresa terminálu
Pokud se při provedení teplého restartu provede ve skutečnosti studený restart (terminál "propípá", pak to znamená, že došlo k poškození obsahu paměti terminálu, takže teplý start se zachováním nastavení už nebyl možný.
11.6.2 Obecný postup při řešení problému
V dalším textu si naznačíme obecný postup, jak reagovat na případné nežádoucí jevy při provozu terminálů. Pokud vyzkoušíte všechny zde uvedené body a terminál stále nebude fungovat podle vašich představ, kontaktujte horkou linku VIS.
1) Terminál reaguje?
a) reaguje na identifikační média?
b) reaguje na tlačítka?
c) komunikuje s počítačem?
2) Zkusit teplý start terminálu
3) Zkontrolovat připojení všech kabelů na terminálu a na počítači
4) Zkusit ukončení a nové spuštění programu na počítači
5) Zkusit restart počítače
6) Zkusit studený start terminálu
7) Chyba se objeví až po nahrání aplikace do terminálu?
8) Zkontrolovat ošetření terminálu proti rušení (uzemnění, ferity na napájení, komunikaci, filtr na napájení)
9) Zkusit výměnu terminálu
Výměna terminálu
Pokud všechny pokusy selžou, je třeba zkusit vyměnit terminál za jiný, aby se ověřilo, zda je problém v terminálu. Vždy je nutné vyměňovat terminál za jiný se stejnou konfigurací HW (stejný typ, stejná čtečka apod.).
K této variantě řešení přistoupíme samozřejmě tehdy, je-li náhradní terminál k dispozici. Pokud tomu tak není, lze tento náhradní terminál objednat zápůjčkou u firmy VIS. Pomocí přepravní služby pak lze tento terminál obdržet ve velmi krátké době a zajistit tak funkčnost systému. Zápůjčka techniky je hrazená služba dle platného ceníku.
Při výměně je nutné nový terminál nastavit pomocí propojek (přepínačů) shodně jako u původního.
11.6.3 Odstraňování závad podle projevů
Doporučené akce jsou vždy uvedené v doporučeném pořadí provádění. Je třeba vždy danou akci provést, a teprve, pokud to nepomůže (tj. stav se nezmění), pak zkoušet další akci.
Terminál vůbec nereaguje:
- zkusit teplý start
- zkusit studený start
- zkontrolovat napájení - zda není vypadlý konektor, zda je zdroj v zásuvce, zda zásuvka je funkční
- zkusit vyměnit terminál
Terminál nečte identifikační média
- zkusit teplý start
- zkontrolovat připojení čtečky k terminálu (pokud je čtečka oddělená)
- zkontrolovat nastavení čtečky pomocí propojek nebo přepínačů na terminálu
- zkontrolovat nastavení terminálu v seznamu terminálů v programu na počítači
- zkusit studený start
- zkusit vyměnit terminál
- u klávesnicového terminálu s bezkontaktní čtečkou se při studeném startu nesmí držet tlačítko F6, jinak čtečka nefunguje
- u bezkontaktních čteček může nečtení způsobit elektromagnetické rušení (např. příliš blízko umístěného monitoru)
- u bezkontaktních čteček může nečtení způsobit nízké napětí napájení
Terminál nezobrazuje na displeji
- zkusit teplý start
- zkusit studený start
- zkontrolovat napájení (pokud terminál běží na vnitřní baterie, displej je odpojený)
- zkusit vyměnit terminál
Terminál nevydává zvuky
- zkusit teplý start
- zkusit studený start
- pokud při studeném startu zvuky jsou, ale při další práci ne, pak zkontrolovat definici zvuků pro terminál v programu na počítači
- zkusit vyměnit terminál
Terminál nekomunikuje
- zkusit teplý start
- zkontrolovat připojení k počítači - zda není vypadlý konektor na terminálu, na počítači, zda není někde po trase přerušený komunikační kabel
- zkontrolovat nastavení v seznamu terminálů na počítači - adresu portu, adresu terminálu, parametry komunikace (rychlost, délka znaku, parita, stopbity)
- zkusit ukončení a znovu spuštění programu na počítači
- zkusit reset počítače
- zkusit studený start terminálu
- zkusit terminál připojit nakrátko k počítači
- zkusit vyměnit terminál
- pokud se používá komunikace mezi počítači, pak může být problém v nějaké chybě při předávání řízení (viz samostatná kapitola)
- pokud jsou použity v počítači porty PCI, pak při změně HW v počítači může dojít ke změně adresy portů
Terminál chybně čte karty
- pokud se chybně čtou všechny karty, pak zkontrolovat nastavení čtečky pomocí přepínačů nebo propojek na terminálu a zkontrolovat nastavení terminálu v seznamu terminálů na počítači
- pokud se chybně čtou karty z jedné dodávky od VIS, pak zjistit, zda nejde o dodávku s jinými vlastnostmi a jak se to bude řešit (obvykle seřízení čteček)
- není něco ve čtečce? zkusit čtečku rozebrat a vyčistit
- zkusit seřídit čtečku
- chybné čtení optických karet může být způsobeno silným zdrojem světla dopadajícím na čtečku (např. slunce)
- chybné čtení nemusí být chybné čtení, ale může jít o chybně zadanou sérii karet
Terminál stále nebo občas hlásí chybu čtení i bez karty
- není něco ve čtečce? zkusit čtečku rozebrat a vyčistit
- samovolné čtení optických karet může být způsobeno silným zdrojem světla dopadajícím na čtečku (např. slunce)
Terminál se náhodně resetuje, ztrácí data apod.
- zkontrolovat všechny konektory terminálu
- zkontrolovat napájení (napětí, kolísání)
- prověřit možnost rušení napájení nějakým zařízením nebo kolísáním proudu v síti
- terminál uzemnit
- nainstalovat ferity na napájení a na komunikaci
- nainstalovat filtr na napájení
11.6.4 Chyby hlášené na počítači při komunikaci
Pokud se objeví chyby zde neuvedené, je třeba to konzultovat s autory programu.
Chyba č. 1 - ztracený znak
- při příjmu došlo ke ztrátě znaku
- může to být způsobeno aktivitou nějakého rezidentního programu, který zaměstná na delší dobu počítač; na počítači s DOSem to může být např. SMARTDRV se zpožděným zápisem, na počítači s Windows libovolný program, který běží současně
- pokud se to stane jen výjimečně, měla by to vyřešit automatická oprava chyb při komunikaci, případně je třeba zvýšit počet opakování při chybě komunikace
- pokud se to stává pravidelně, je třeba najít příčinu - program, který způsobuje zaměstnání počítače
Chyba č. 2 - chybná parita
- při příjmu došlo k chybě parity
- dochází nejspíš k rušení na lince
- pokud se to stane jen výjimečně, měla by to vyřešit automatická oprava chyb při komunikaci, případně je třeba zvýšit počet opakování při chybě komunikace
- pokud se stává ve větší míře, je nutné zkontrolovat kabely, případně hledat zdroj rušení
Chyba č. 3 - chybný rámec
- při příjmu došlo k chybě rámce (nesouhlasí stopbity)
- dochází nejspíš k rušení na lince
- pokud se to stane jen výjimečně, měla by to vyřešit automatická oprava chyb při komunikaci, případně je třeba zvýšit počet opakování při chybě komunikace
- pokud se stává ve větší míře, je nutné zkontrolovat kabely, případně hledat zdroj rušení
Chyba č. 9 - port neexistuje (pouze při inicializaci)
- komunikační port neexistuje
- pro terminál je nejspíš chybně nastavena adresa portu
- zkontrolovat nastavení portu v seznamu terminálů
- pokud je nastavení v pořádku, pak může být chyba v tom, že port nefunguje nebo že ho má ve Windows zabraná jiná aplikace
Chyba č. 11 - chyba kontrolního součtu přijaté zprávy
- při příjmu došlo k chybě kontrolního součtu v přijaté zprávě
- došlá zpráva je porušená, dochází asi k rušení na lince
- pokud se to stane jen výjimečně, měla by to vyřešit automatická oprava chyb při komunikaci, případně je třeba zvýšit počet opakování při chybě komunikace
- pokud se stává ve větší míře, je nutné zkontrolovat kabely, případně hledat zdroj rušení
Chyba č. 12 - přerušení uživatelem
- komunikace byla přerušena uživatelem (během komunikace uživatel stiskl klávesu)
Chyba č. 13 - timeout
- vypršel timeout (mezní čas pro odpověď)
- terminál nereaguje - není připojen, je vypnut, má jinou adresu
- zkontrolovat, zda je terminál zapnutý a reaguje na kartu, zda jsou v pořádku kabely a zda jsou připojeny, zda je správně nastavený terminál v seznamu terminálů, zda je nahraný program
- více viz samostatná kapitola Terminál nekomunikuje
Chyba č. 14 - chyba od terminálu
- chyba od terminálu, terminál zjistil v požadavku chybu nebo nemohl požadavek provést
- zkuste opakovat přenos; chyba také může být v datech programu, v definici akcí, případně ve stavu terminálu
Chyba č. 15 - chybná funkce
- program vyžaduje od komunikačního rozhraní provedení neznámé funkce
- tato chyba by normálně neměla nastat; zkusit opakovat přenos
Chyba č. 16 - chybná identifikace odpovědi
- odpověď s jiným číslem služby nebo terminálu
- došlo k zmatku v komunikaci na lince
- zkusit opakovat přenos
- pokud je použito síťové propojení terminálů, mají nejspíše předané řízení - je nutné nejprve převzít řízení zpět
Chyba č. 17 - terminál nezná požadovanou funkci
- chybné číslo odpovědi
- terminál nezná požadovanou službu nebo chyba komunikace
- nejspíše není nahrán ovládací program ve terminálu, doporučeno zkontrolovat a zkusit znovu provést operaci
Chyba č. 18 - timeout uprostřed příjmu zprávy
- vypršel timeout uprostřed příjmu
- jako chyba 13, ale uprostřed příjmu
Chyba č. 19 - timeout při vysílání
- vypršel timeout při vysílání
- problém v počítači, který nemůže vysílat
- zkontrolovat nastavení portu v seznamu terminálů
Chyba č. 20 - stálý příjem
- port stále přijímá, port neexistuje nebo je vadný
- zkontrolovat nastavení portu v seznamu terminálů, pokud je nastavení v pořádku, pak může být chyba ve špatné instalaci nebo poruše technického vybavení
- ve Windows může být port obsazen jinou úlohou
Chyba č. 21 - nelze zachytit odpověď
- port přijímá nesmysly, port neexistuje nebo je vadný
- zkontrolovat nastavení portu v seznamu terminálů, pokud je nastavení v pořádku, může být chyba ve špatné instalaci nebo poruše technického vybavení
Chyba č. 105 - použití nové funkce pro starou komunikaci
- program se pokouší použít novou komunikační funkci pro terminál, který podle nastavení nemá BIOS
- pokud terminál skutečně nemá BIOS, pak je nutné nejprve BIOS nahrát
- pokud terminál BIOS má, pak je chybné nastavení v seznamu terminálů
Chyba č. 106 - chybné číslo terminálu
- použité číslo terminálu neexistuje v seznamu terminálů
- opravit definici akce, ve které je použito neexistující číslo terminálu
Chyba č. 108 - terminálu není předáno řízení
- pokus o převzetí řízení od terminálu, kterému nebylo předáno
- řízení lze od terminálu převzít, jen když je mu předáno
Chyba č. 109 - není zadána skupina terminálu
- pro předání nebo převzetí řízení musí být skupina zadána
- zadat terminálu v jeho nastavení číslo skupiny
Chyba č. 110 - terminálu je předáno řízení
- terminálu je předáno řízení, nelze s ním komunikovat
- před provedením dané operace je třeba nejprve převzít řízení
Chyba č. 111 - není nahraný BIOS, přestože by měl být
- terminál, do kterého se nahrává BIOS, nereaguje, buď je problém technický, nebo došlo ke ztrátě BIOSu
- zkusit do terminálu nahrát BIOS; pokud to nepůjde, je problém technický (viz chyba 13)
Chyba č. 112 - nepodařilo se zjistit nebo zapsat čas
- čas je blokován, když s ním terminál potřebuje pracovat
- zkusit opakovat operaci; pokud to nepomůže, možná terminál vůbec nereaguje
Chyba č. 115 - v terminálu je nahraná jiná aplikace
- v terminálu je nahraná jiná aplikace, než která se potřebuje pro vykonávanou operaci
- nejspíš je chyba v definici akcí
11.7 Nejčastěji kladené otázky a odpovědi
Zavedení SKK na jídelnu s sebou přináší nové technické zařízení, nové programové vybavení a samozřejmě i nové otázky. Ne vždy napadnou obsluhu SKK tyto některé dotazy při zavádění systému. Vždyť těch nových informací je tolik, že na další zdánlivě jednoduché otázky není čas. Připravili jsme pro vás několik nejčastěji kladených dotazů a uvádíme na ně samozřejmě i odpovědi.
Může se stát, že budou na jídelně dvě stejné identifikační média?
Ne, to se stát nemůže. Z teoretického hlediska tato možnost existuje, proto již při přidělování čipů (karet) přímo ve firmě VIS konkrétní jídelně přesně sledujeme veškerou historii přidělených čipů (karet) té které jídelny, a z dodávky vyřazujeme ty identifikační média, které již byly jídelně přiděleny.
Může si strávník s kartou VIS jiné jídelny vyzvednout "načerno" oběd v mé jídelně?
Ne, nemůže. Stejně tak jako firma VIS sleduje přidělování karet jednotlivým jídelnám, tak sleduje i přidělování karet jídelnám v okolním regionu. Takže i kdyby náhodou (pravděpodobnost je však mizivá) přišel do jídelny strávník s kartou stejného čísla jako by měl strávník "kmenový", terminál jeho kartu stejně "nepozná", neboť bude mít jinou tzv. sérii karet.
Když strávník ztratí identifikační médium, co se stane s jeho obědy?
U oběda, který je nahrán právě v terminálu, skutečně hrozí, že si jej vyzvedne ten, kdo ztracené identifikační médium najde. Jde k výdejnímu místu a zde se identifikuje. Pak terminál obsluze povolí výdej stravy. Strávník, který identifikační médium ztratí, však může urychleně tuto skutečnost nahlásit obsluze programu Stravné (ne obsluze výdejního terminálu). Obsluha programu Stravné má možnost "se podívat" do terminálu, a pokud ještě nebyl oběd vydán, ručně změní příznak v terminálu na "vydáno". Strávníkovi pak povolí výdej náhradním způsobem, např. náhradní stravenkou, telefonickým pokynem obsluze apod. Strávník si poté koupí nové identifikační médium. Tím je ztracené identifikační médium zcela vyřazeno z evidence a je vyloučeno jeho další použití v systému.
Bude terminál fungovat i při výpadku elektrického proudu?
Ano, bude. Terminál je vybaven záložními akumulátory (tzv. "dobíjecí tužkové akumulátory"), které zajišťují data a nouzový chod během výdeje v případě výpadku el. proudu. Během tohoto nouzového provozu je deaktivován displej, terminál vydává pouze zvukové signály. Oprávněnost odběru stravy je obsluha schopna posoudit i na základě zvukových signálů. V základním nastavení jsou signály pro oprávněný a neoprávněný výdej nadefinovány s výrazným rozlišením. Některé systémy jsou vybaveny centrálním zdrojem napájení s možností doplnění záložního zdroje UPS, v takovém případě je zajištěn neomezený provoz včetně činnosti displeje. Doba provozu terminálů během výpadku je dána kapacitou záložních akumulátorů. Vzhledem k přirozené ztrátě kapacity v průběhu omezené životnosti každého akumulátoru doporučujeme uživatelům provádět preventivní kontroly funkčnosti a doby provozu záložního systému. Nejjednodušším způsobem je odpojení napájecího zdroje od sítě 230V mimo hlavní provoz a sledovat dobu funkčnosti systému (je vhodné občas simulovat i čtení karty, aby docházelo ke zvukové signalizaci - při reálném provozu, kdy dochází ke zvukové signalizaci, je doba provozu kratší než při provozu "naprázdno"). V případě zjištění nefunkčnosti záložního systému či nedostatečné kapacity akumulátorů doporučujeme konzultaci s dodavatelem systému.
Jak bude reagovat Objednací místo na den v době, kdy není strávníkům umožněno objednávat stravu?
U objednacího místa na den lze v programu Stravné nastavit přesně dobu, kdy si strávníci mohou na tomto terminálu začít (nebo skončit) objednávat. Nemusíme tedy čekat přesně na okamžik zahájení či ukončení objednávání, a nahrát do terminálu stavy objednávek. Ráno můžeme nahrát do terminálu a věnovat se dalším činnostem. Pokud někdo přijde k terminálu dříve, než chceme objednávání umožnit, terminál po identifikaci strávníka zvláštním zvukovým znamením a specifickým zobrazením na terminálu naznačí, že v tento moment nelze provádět žádnou objednávku. Stejně tak se terminál chová i po uplynutí doby, kdy je objednávání umožněno. Obsluha systému může tedy objednávky vyhodnotit, až na to bude mít při svých denních povinnostech čas. Samozřejmě nesmíme zapomenout na tzv. OFF LINE efekt, kdy nesmíme na daný den provádět objednávky v programu Stravné dříve, než vyhodnotíme objednávky z objednacího terminálu.
Co se stane, jestliže strávník přiloží čip k Objednacímu místu na den a odejde?
Jeho případná objednávka se neuloží. Terminál po prvním přiložení čipu zobrazí strávníkovi jeho objednávku na daný den. Pokud si strávník tuto objednávku změní a neprovede uložení objednávky opakovanou identifikací, terminál zůstane ve stavu neuložené objednávky po neomezenou dobu až do okamžiku identifikace jiného strávníka. V takovém případě terminál signalizuje chybu čtení, zároveň dojde ke zrušení předchozí objednávky. Tento nový strávník pak musí identifikaci zopakovat, poté již pokračuje ve standardním postupu.
Co se stane s objednávkou na boxu, pokud strávník odejde od boxu bez uložení objednávky?
Jeho případná objednávka se neuloží. Na monitoru zůstane zobrazen jídelníček se stavy objednávek daného strávníka, po časovém limitu systém rozpozná nečinnost, provede storno změn provedených strávníkem a vrátí se automaticky zpět do stavu, kdy očekává identifikaci dalšího strávníka.
Pokud dojde k identifikaci dalšího strávníka ještě v době, kdy jsou na monitoru zobrazeny neuložené objednávky předešlého strávníka, objeví se upozornění o chybné identifikaci, pak je nutno vyčkat na vypršení časového limitu pro storno objednávky.
Některá objednací místa mají na ovládací klávesnici definováno tlačítko pro uložení či zrušení objednávky, v takovém případě je možno ukončit neuloženou objednávku pomocí jednoho z těchto tlačítek a pokračovat v identifikaci a následné objednávce.
Co se stane se systémem v případě delší nepřítomnosti obsluhy (např. z důvodů prac. neschopnosti)?
Činnosti obsluhy lze rozdělit z tohoto pohledu na dvě základní skupiny:
a) činnosti, které vyžadují přítomnost obsluhy: denní činnosti (např. zápis telefonických odhlášek strávníků, přenos počtů porcí pro účely normování...), měsíční či méně časté činnosti (tisk příkazu k inkasu, přihlášky hotovostních strávníků s výběrem hotovosti, prodej identifikačních karet, uzávěrka...).
Pro tyto činnosti je nutno zajistit náhradu obsluhy.
b) činnosti, které může program provádět automaticky bez přítomnosti obsluhy: mezi tyto činnosti patří především všechny funkce zajišťující aktualizaci dat mezi PC a terminály, dále např. aktualizace stavů jídelníčků (blokace dnů s uzávěrkou pro objednávky), archivace nepotřebných dat...
Pro zajištění tohoto typu činností lze program nastavit tak, aby zajistil jejich provedení v určených časech i při delší nepřítomnosti obsluhy. Nutnou podmínkou je nepřetržitý a spolehlivý provoz PC.
11.8 Reklamace nefunkčního čipu
Bezkontaktní čip je technický výrobek a může se stát ve velmi malém procentu pravděpodobnosti, že bude nefunkční. Nicméně se občas stane, že přijde strávník s tím, že terminál po přiložení čipu nevykazuje žádnou reakci. Tento čip je tedy nefunkční a lze jej zaslat do firmy VIS k reklamaci. Pak lze strávníkovi přidělit čip nový mimo evidenci, viz kap. 11.4.8 Přidělení čipu mimo evidenci.
Pozor však, reklamovat lze pouze čip strávníkem nepoškozený!
Celý identifikační čip se skládá z děleného plastového pouzdra, do něhož je vložen vlastní aktivní čip. Aktivní čip je zatavený do malé skleněné trubičky cca 1cm dlouhé. Plastové pouzdro je pevně slepené lepidlem, aby je nebylo možné lehce otevřít. Aktivní čip lze z pouzdra vyjmout jedině násilným způsobem. Doporučujeme vám proto při reklamaci čipu strávníkem přesvědčit se na místě před strávníkem o tom, zda nebyl aktivní čip z pouzdra vyňat jeho otevřením. Jestliže bude aktivní čip v pouzdře přítomen mechanicky nepoškozený a nebude-li funkční, můžete nám jej bez obav poslat k reklamaci. Záruční doba na čipy je 9 roků. Vzhledem k ceně poštovného vám doporučujeme případné skutečně vadné čipy na jídelně shromažďovat a zaslat k reklamaci více kusů najednou.
11.9 Dopis pro rodiče
Zavedení systému bezstravenkového výdeje či objednávání stravy s sebou přináší novinky nejen pro obsluhu jídelny, ale též i pro strávníky a případně i pro jejich rodiče. Připravili jsme pro vás návrh dopisu, který může sloužit jako podklad pro vytvoření informativního letáku pro strávníky o nově zaváděném systému.
Obsluha jídelny nesmí tento dopis bezmyšlenkovitě převzít a odeslat strávníkům. Musí si obsah dopisu upravit přesně podle podmínek provozovny. Například pokud nemáte zakoupen modul Objednávání stravy internetem, musíte z dopisu odstranit všechny zmínky o možnosti objednávání stravy na internetu.
Dopis je uložen na vašem počítači a zobrazit si jej můžete poklepáním na jeho název zde dopis.txt.
Po jeho otevření můžete obsah dopisu vložit do schránky a přenést do vámi používaného textového editoru, kde si jej upravíte přesně na vaše podmínky. Pokud si s touto operací nevíte rady, obraťte se na někoho ve vašem okolí, např. na učitele výpočetní techniky, informatika na MÚ či na správce počítačové sítě.
11.10 Návody k objednacím a výdejním místům
Součástí dodávky stravovacího systému jsou též zalaminované návody, jak ovládat jednotlivá zařízení (objednací místa, výdejní místo). V některých případech dojde k znehodnocení těchto návodů (rekonstrukce jídelny, poškození strávníky apod.). Pak lze dodat na požádání návody nové nebo lze prostřednictvím e-mailu zaslat předlohy návodů k vytištění. V každém případě kontaktujte Horkou linku VIS.
12.2 Instalace modulu Internet
12.4 Provozní cykly modulu Internet
12.8 Pasivní objednávání internetem
12.9 Dopisy pro rodiče a formulář pro přihlášení
12. Modul Internet
12.1 Úvod
Zakoupili jste, jako součást programu Stravné, i modul Internet. V rámci programu Stravné budete tedy moci nabídnout svým strávníkům nejmodernější přístup k objednávání stravy poslední doby - objednávání stravy přes internet. Získáváte tak za minimální finanční prostředky do své jídelny objednací místo, které je přístupné pomocí internetu z celého světa. Systém též umožňuje přijímat i objednávky, které strávník odešle ze svého mobilního telefonu formou SMS zprávy.
Tento text popisuje činnost modulu Internet, který je dodáván jako součást programu Stravné. Předpokládáme, že se uživatel již seznámil s učebnicí nebo s návodem k programu Stravné a že splňuje všechny předpoklady úspěšného ovládání programu tak, jak je to popsáno v úvodních kapitolách návodu nebo učebnice k programu Stravné. V opačném případě je třeba tyto kapitoly důkladně prostudovat, nacvičit si základní činnosti v programu, a teprve pak přistoupit k nácviku základních operací modulu Internet.
12.2 Instalace modulu Internet
Instalaci modulu Internet a jeho základní nastavení provádějí v rámci instalace programu Stravné 4.4 a vyšší servisní pracovníci firmy VIS.
Nastavení modulu Internet nijak neměňte!
modul Internet v programu Stravné
Tlačítka pro internet
12.3.1 Zadání základních údajů strávníka
12.3.3 Export jídelníčku a strávníků
12.3.4 Objednávka stravy na internetu
12.3.6 Odeslání informativních e-mailů
12.3 Základní činnosti
Přestože je modul Internet integrován do programu Stravné, ve kterém již máme "ostrá data" běžného provozu naší jídelny, můžeme s tímto modulem provádět nácvik základních situací. Našich ostrých dat se to nijak nedotkne. V této kapitole si tyto nejběžnější situace ukážeme a vyzkoušíme formou jednoduchých úkolů. Sled kapitol je volen tak, aby odpovídal logickému sledu činností běžného provozu jídelny.
12.3.1 Zadání základních údajů strávníka
Každý strávník, který chce využívat systém objednávání po internetu, musí mít na své kartě nastaveny základní údaje: Heslo a případně E-mailovou adresu. Dále má zde tento strávník uvedený kód v položce Uživatel, což je číslo, které bude strávník potřebovat při přihlášení na internetovou stránku www.strava.cz. Dále zde definujeme, které typy zpráv z programu Stravné si chce nechat strávník zasílat na svou e-mailovou adresu.
Úkol: Zadejte v Rejstříku strávníků ke své osobě základní údaje potřebné pro objednávání stravy na internetu.
Stručný postup:
1. Akce - Objednávání po Internetu Http - Aktivace internetu pro strávníka
nebo tlačítko v sekci Denní operace:
Vyhledáme požadovaného strávníka. V našem výukovém případě použijeme svou osobu. Pokud není v systému zavedené, můžeme si zvolit někoho jiného nebo založit nějakého pokusného strávníka a toho později zablokovat a zrušit.
Aktivace internetu
2. V položce Internet vybereme "ano". Zpřístupní se položky Uživatel, Heslo, E-mail a Zasílané zprávy.
3. V položce Uživatel stiskneme klávesu F2. Program automaticky vyplní kód.
Poznámka: Tento údaj lze též vyplnit ručně po domluvě se strávníkem. Doporučujeme používat čísla a písmena bez diakritiky (například „petra novakova“). Tento text bude později uživatel (strávník) zadávat při přihlášení do aplikace iStravné. Zapamatujme si zde uvedený údaj. Tento kód (text) je možné měnit pouze v programu Stravné.
4. V položce Heslo vyplníme heslo, které si zvolíme podle svého uvážení.
Poznámka: Při ostrém provozu volí toto heslo sám strávník, který si službu zřizuje. Uvedené heslo později vyplníme při přihlášení do aplikace iStravné v položce Heslo. Heslo si později strávník může změnit po přihlášení do aplikace iStravné.
5. V položce E-mail a E-mail2 vyplníme e-mailové adresy, na které se budou později odesílat zprávy nastavené v bodě 6 tohoto postupu. V našem výukovém procesu zde vyplníme naši e-mailovou adresu.
6. Do položky Zasílané zprávy vybíráme podle přání strávníka pomocí klávesy F2 typy zasílaných zpráv. Obsah jednotlivých zpráv je jasný z jejich pojmenování a podrobně je tato problematika popsána v kap 12.6.7 Zasílané zprávy. Tyto zprávy jsou strávníkovi později zasílány na jeho e-mailovou adresu. V našem případě vyplníme hodnotu M (zasílat měsíční přehled stravování).
Poznámka: Jestliže též vybereme variantu S - zasílat ind. spotřební koš, musí být splněno několik podmínek, podrobnosti viz kap. 12.6.8 Individuální spotřební koš.
7. Uložíme záznam tlačítkem Uložit nebo stiskem kláves Ctrl+W.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V Rejstříku strávníků máme na své kartě vyplněny hodnoty v položkách Internet, Uživatel, Heslo, E-mail a Zasílané zprávy.
12.3.2 Zápis názvů jídelníčků
Abychom mohli do aplikace iStravné odeslat jídelníčky, musíme zadat názvy jednotlivých jídel, která budeme v jednotlivých dnech vařit. K tomu použijeme standardní funkci programu Stravné.
Úkol: Zapište název jídelníčku dalšího varného dne.
Stručný postup:
1. Akce - Doplňkové funkce - Editace názvů jídelníčků
2. Zobrazí se tabulka s hlášením, které si přečteme a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
3. Zobrazí se dotaz, na jaké období chceme jídelníčky editovat. V zadávaném období musí existovat rozpis varných a nevarných dnů. Zadáme období a potvrdíme stiskem tlačítka OK.
4. Zobrazí se jídelníčky na zadané období s obecnými názvy jídel. Ve sloupci Název zadáváme názvy jídel dle skutečnosti. Upravené názvy uložíme potvrzením tlačítka OK.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce jídelníčků (Objednávky - Jídelníčky) jsou v námi upraveném období zapsány názvy jídelníčků.
12.3.3 Export jídelníčku a strávníků
Pozor! Při ostrém provozu je nutné dodržet zásadu, že před odesláním dat do aplikace iStravné je nutné nejprve data z této aplikace vyhodnotit. V našem "učebnicovém" postupu vycházíme v tento moment z předpokladu, že při rozjezdu internetového objednávání ještě v aplikaci iStravné žádná naše data nemáme. Proto je funkce Export jídelníčku a strávníků předřazena před funkci Vyhodnocení dat. Pozorně prostudujte kap. 12.4 Cykly modulu Internet!
Tato funkce zajistí v systému export dat potřebných pro strávníky k objednávání v aplikaci iStravné. Odesílají se jídelníčky, na které chceme umožnit strávníkům objednávání stravy a odesílá se seznam strávníků s aktuálním stavem jejich objednávek.
Úkol: Proveďte export jídelníčku a strávníků do aplikace iStravné.
Stručný postup:
1. Akce - Objednávání po Internetu Http - Export jídelníčku a strávníků
nebo tlačítko v sekci Denní operace:
2. Do položky Období pro objednávání zadáváme období, na které budeme chtít na internetu strávníkům umožnit objednávání se zřetelem na potřeby včasného normování stravy. V našem případě ponecháme hodnoty nastavené programem. Stejně tak ponecháme nastavené hodnoty v položce Období pro výdej.
Na jídelně, kde není zaveden systém kreditních karet, se položka Období pro výdej vůbec neobjeví.
Záznam uložíme stiskem tlačítka OK nebo stiskem kláves Ctrl+W.
Program spustí exportní funkce a zobrazí se dvakrát okno s nápisem "Export dat". Každé z oken postupně, tak jak se objevují, odsouhlasíme potvrzením tlačítka OK.
3. Poté se objeví okno Komunikace s aplikací iStravné. Program automaticky odesílá data na internet. Do tohoto procesu nijak nezasahujeme. Po přenesení všech dat se ocitáme v hlavním menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Bodě 3. tohoto postupu skončil návratem do hlavního menu programu.
12.3.4 Objednávka stravy na internetu
Tuto činnost v běžném provozu nebudeme provádět. Tuto přihlášku si provedeme, abychom mohli později v programu Stravné cvičně vyhodnotit objednávky provedené na internetu. Také je dobré vědět, jak při provádění objednávek postupovat, abychom mohli zasvěceně odpovídat strávníkům na jejich případné dotazy.
Úkol: Přihlaste si na internetu stravu na následující stravný den.
Stručný postup:
1. Připojíme se na internet.
2. V internetovém prohlížeči zadáme adresu www.strava.cz.
3. V levé části potvrdíme položku Přihlášení uživatele.
4. Do položky zařízení zadejte číslo, které vám přidělila firma VIS při zřizování služby.
Poznámka: Toto číslo je vyplněno v programu Stravné v Akce - Objednávání po Internetu Http - Parametry objednávání přes internet v sekci Přihlašovací informace v položce Zařízení.
5. V dalším dialogu vyplníme do položky Uživatel hodnotu z položky Uživatel z karty strávníka v Rejstříku strávníků.
Do položky Heslo zadáme hodnotu z položky Heslo z karty strávníka v Rejstříku strávníků.
Potvrdíme tlačítko Odeslat.
6. Dále postupujeme podle pokynů na monitoru. Přihlásíme si stravu na následující varný den a objednávku odešleme a provedeme odhlášení ze systému.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Po odeslání objednávky se objeví hlášení Údaje byly uloženy.
12.3.5 Vyhodnocení objednávek
Pokud pokračujeme v našem výukovém postupu bezprostředně po splnění úkolu z kap. 12.3.4 Objednávka stravy na internetu, musíme s vyhodnocením naší objednávky počkat zhruba 10 minut, než dojde k zašifrování a uložení provedených objednávek.
Úkol: Proveďte vyhodnocení objednávek z aplikace iStravné.
Stručný postup:
1. Akce - Objednávání po Internetu Http - Vyhodnocení objednávek
nebo tlačítko v sekci Denní operace:
2. Zobrazí se okno Období pro objednávání stravy, ve kterém jsou přednastavena data pro vyhodnocení objednávek stravy. Ponecháme nastavená data a potvrdíme tlačítko OK. Program automaticky stahuje data z aplikace iStravné.
3. Pokud je nastaveno u strávníků (na kartě strávníka v položce Zasílané zprávy) odesílání potvrzovacího e-mailu o provedení objednávky, program pak automaticky tyto e-maily odesílá.
4. Dále se zobrazí tisková sestava se statistikou vyhodnocení objednávek z internetu. Sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Počítač se připojil k aplikaci iStravné a "stáhl" objednávky. V bodě 4. našeho postupu se v tiskové sestavě vytiskne námi provedená objednávka v kap. 12.3.4 Objednávka stravy na internetu.
Objednávka se projeví v denních přihláškách a odhláškách daného strávníka (Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc). Zde si provedenou přihlášku odhlásíme.
12.3.6 Odeslání informativních e-mailů
Z programu Stravné lze strávníkům odesílat různé zprávy. Které zprávy si nechá strávník zasílat, je definováno na kartě strávníka na jeho třetí straně, viz kap. 12.3.1 Zadání základních údajů strávníka.
Nastavení odesílaných zpráv na kartě strávníka
Úkol: Odešlete zprávy strávníkům.
Pozn.: Tento postup si uvedeme obecně.
Stručný postup:
1. Akce - Objednávání po Internetu Http - Zprávy-stav konta, inf. o výdeji
nebo tlačítko v sekci Denní operace:
Poznámka: Touto funkcí zajistíme odeslání těchto zpráv:
přehled o neodebrané stravě
zprávu o nízkém kontu
2. Objeví se okno, kde do položek pro datum zadáváme délku období pro kontrolu neodebrané stravy a do položky Počet dní neodebrané stravy zadáme hodnotu počtu dní, kdy strávník souvisle neodebral přihlášenou stravu. Záznam uložíme tlačítkem OK nebo stiskem kláves Ctrl+W.
Poznámka: Zprávy se po vytvoření okamžitě odesílají.
Stručný postup:
1. Akce - Objednávání po Internetu Http - Zprávy-měsíční přehled
nebo tlačítko v sekci Uzávěrkové operace:
Poznámka: Touto funkcí zajistíme odeslání této zprávy:
zprávu s měsíčním přehledem o objednané stravě
2. Objeví se tabulka, kde do položek pro datum zadáváme délku období, za které chceme jednotlivé přehledy tisknout. Tabulku uložíme tlačítkem OK nebo stiskem kláves Ctrl+W.
Poznámka: Zprávy se po vytvoření okamžitě odesílají.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Na naši e-mailovou schránku jsme obdrželi Přehled stravování za období.
12.4 Provozní cykly modulu Internet
12.4 Provozní cykly modulu Internet
Stahování objednávek, odesílání zpráv strávníkům či aktualizace jídelníčku na internetu by mělo mít v provozu jídelny jistý časový řád. V této kapitole si naznačíme cykly modulu Internet. V praxi je možné tento cyklus upravit podle specifických požadavků jídelny, především z hlediska potřeb normování stravy na další období.
Pokud nemáte pevné připojení k internetu, dochází při odesílání a příjmu dat na internet k automatickému připojení pomocí modemu přes telefonní linku. Zkontrolujte po odeslání a příjmu dat, zda jste od internetu odpojeni. Po dobu připojení je zobrazena vpravo dole na monitoru (na liště systému Windows) ikonka zobrazující dva počítače, mezi kterými "běhají" data. Pokud máte tuto ikonku na monitoru i po odeslání a příjmu zpráv, poklepejte na ni myší a zvolte položku "odpojit".
12.4.1 Denní činnosti
Při provádění denních činností je důležité si uvědomit tok dat mezi jídelnou a aplikací iStravné. Na obou místech se data strávníků mohou měnit nezávisle na sobě. Nesprávným pořadím prováděných operací může dojít k efektu, který si zde názorně naznačíme:
Představme si strávníka XY, kterému jsme exportovali objednávku Oběd 1 například na středu. I v programu Stravné je zatím vedena objednávka na středu Oběd 1. Mezitím si strávník XY na internetu změnil objednávku na středu na Oběd 2. A teď je ten důležitý moment: pokud nyní provedeme export dat na internet bez předchozího vyhodnocení objednávek, pošleme strávníkovi XY na středu jeho původní objednávku uloženou v programu Stravné, tedy Oběd 1. Strávník XY už v domnění, že má stravu přeobjednanou, na internet pro kontrolu objednávek již nejde a těší se na středu, neboť očekává Oběd 2. Obsluha programu provede stažení dat z internetu a strávníkovi XY stáhne do programu Stravné na středu Oběd 1. Tento oběd pak ve středu nahraje do výdejního terminálu. Co se bude dít dál, je jasné. Natěšený strávník dostane například místo oblíbeného řízku krupicovou kaši .(Což ho příliš nepotěší...)
Pořadí bodů 1. a 2. denních činností je bezpodmínečně nutné dodržet, aby docházelo ke správnému pořadí aktualizací dat v aplikaci iStravné.
1. Vyhodnocení objednávek
Akce - Objednávání po Internetu Http - Vyhodnocení objednávek
kap. 12.3.5 Vyhodnocení objednávek
2. Export jídelníčků a strávníků
Akce - Objednávání po Internetu Http - Export jídelníčků a strávníků
kap. 12.3.3 Export jídelníčku a strávníků
3. Odeslání zpráv strávníkům
Akce - Objednávání po Internetu Http - Zprávy-stav konta a výdeje
kap. 12.3.6 Odeslání informativních e-mailů
12.4.2 Měsíční činnosti
Činnosti, které s modulem Internet provádíme v měsíčním cyklu, se výrazně neliší od denních činností. Pouze jednou za měsíc (zpravidla po měsíční uzávěrce) pošleme strávníkům měsíční přehled stravování:
Akce - Objednávání po Internetu Http - Zprávy-měsíční přehled
12.5.3 Ovládání na ploše programu
12.5.4 Parametry obj. přes internet
12.5.5 Konfigurátor pro Internet
12.5 Modul Internet
Program Stravné obsahuje integrovaný modul Internet. Zde si popíšeme všechna místa programu, kterých se modul Internet týká. S některými budeme pracovat denně, některé nebudeme měnit vůbec.
12.5.1 Rejstřík strávníků
Rejstříky - Rejstřík strávníků
Akce - Doplňkové funkce - Oprava strávníka
V Rejstříku strávníků se na kartě strávníka nacházejí tyto položky potřebné pro modul Internet:
1 strana karty strávníka:
Internet - pro strávníky, kteří chtějí využívat služby objednávání po internetu, zde nastavíme hodnotu "ano".
Uživatel - zde vyplníme kód podle pokynů strávníka. Tento kód strávník později bude používat k přihlášení na internetový server www.strava.cz v položce Uživatel. Tento kód lze též vygenerovat stisknutím klávesy F2. Tento kód lze měnit pouze v programu Stravné.
Heslo - heslo, které si volí strávník při zřizování služby v kanceláři jídelny. Toto heslo bude strávník používat k přihlášení na internetový server www.strava.cz v položce Heslo. Zvolené heslo lze později měnit po přihlášení do aplikace iStravné.
E-mail - elektronická adresa strávníka. Vyplňuje se pouze, pokud si strávník chce nechat zasílat zprávy o stavu konta na svou elektronickou adresu.
Zasílané zprávy - pomocí klávesy F2 zde vyplňujeme příznaky pro typy zasílaných zpráv strávníkovi. Jaký typ zprávy se bude zasílat, si volí strávník při uzavírání smlouvy s jídelnou. Dále si může později strávník zvolit typ zasílaných zpráv po přihlášení do aplikace iStravné přímo na internetu. Nastavení v této položce se pak automaticky změní po dalším vyhodnocení dat.
12.5.2 Ovládání v menu Akce
Akce - Objednávání po Internetu Http
Program Stravné obsahuje menu Akce. Úprava tohoto menu je konfigurovatelné a je velmi často "ušité" na míru podle konkrétních požadavků obsluhy. Instalací modulu Internet se však do menu Akce v každém případě dostane položka Objednávání po internetu Http, která obsahuje všechny potřebné funkce pro komunikaci s aplikací iStravné a pro odesílání zpráv strávníkům.
Vyhodnocení objednávek
Akce - Objednávání po Internetu Http - Vyhodnocení objednávek
Tato funkce slouží ke komunikaci s internetem, konkrétně s internetovým serverem www.strava.cz, na kterém jsou evidovány přihlášky strávníků a je zde "vyvěšen" i jídelníček pro objednávání. Spuštěním této funkce provedeme "stažení" objednávek strávníků. Funkci stačí pouze spustit. Připojení k internetu a přenos dat pak již proběhne automaticky.
Po zvolení této funkce se objeví dialog pro zadání období, ve kterém vyplníme počáteční a koncové datum období, za které chceme objednávky vyhodnotit, a odešleme stiskem tlačítka OK či klávesovou kombinací Ctrl+W.
Po té proběhne vyhodnocení dat z aplikace iStravné. Pokud mají někteří strávníci nastaven na kartě strávníka v položce Odesílané zprávy příznak O (= zasílat potvrzení objednávky), program pak automaticky odesílá těmto strávníkům toto potvrzení.
Na závěr se zobrazí tisková sestava Protokol vyhodnocení objednávek z internetu. Tuto sestavu si můžeme vytisknout, nebo ji rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
Export jídelníčku a strávníků
Akce - Objednávání po Internetu Http - Export jídelníčku a strávníků
Pomocí této funkce vyexportujeme do aplikace iStravné názvy jídelníčků a seznam strávníků s aktuálním stavem jejich objednávek na zadané období. Neexportují se všichni strávníci z Rejstříku strávníků, nýbrž jenom ti, kteří mají na své kartě v položce Internet zatrženo Ano. Zdrojem pro odesílané názvy jídelníčků je položka "Název jídla" z tabulky Objednávky - Jídelníčky.
Pozn.: Pro úpravu názvů jídelníčků můžeme použít standardní funkci programu Stravné Zápis názvů jídelníčků nebo můžeme přenést názvy z programu Sklad od firmy VIS Plzeň pomocí funkce Import názvů jídelníčků z programu Sklad (Objednávky - Jídelníčky - Různé).
Po zvolení této funkce se objeví okno Export rejstříku strávníků, ve kterém vyplňujeme následující položky:
Období pro objednávání - vyplníme počáteční a koncové období, na které chceme strávníkům umožnit objednávání na internetu. Následným odesláním jídelníčku na internet smažeme jídelníček starý. Tímto způsobem tedy posunujeme období, na které lze na internetu provádět objednávky.
Období pro výdej - tato položka je zobrazena, pouze pokud na jídelně provozujete systém kreditních karet. Umožňuje na internetu (především rodičům dětí) kontrolovat, zda si strávník odebral, ale hlavně neodebral přihlášenou stravu. Zadáváme zde období ode dne posledního uskutečněného výdeje dále do minulosti. Toto období zadáváme s rozvahou a nemělo by přesáhnout týden přes poslední měsíční uzávěrku.
Záznam uložíme potvrzením tlačítka OK nebo stiskem kláves Ctrl+W. Program nejprve zpracuje data z programu podle období a zobrazí postupně dvakrát okno Export dat, které vždy potvrdíme tlačítkem OK. Poté probíhá v okně Komunikace s aplikací iStravné samotné odeslání dat na internet. Po jeho skončení se program vrátí do hlavního menu.
Zprávy - stav konta, inf. o výdeji
Akce - Objednávání po Internetu Http - Zprávy-stav konta, inf. o výdeji
Pomocí této funkce zašleme strávníkům zprávy o nízkém stavu konta strávníka a informaci o neodebrané stravě v souvislém období tří dnů. Týká se to těch strávníků, kteří mají nastaven na kartě strávníka v položce Odesílané zprávy příznak K (= zasílat upozornění na nedostatečnou výši konta) a N (= zasílat upozornění na neodebranou stravu). V položce E-mail pak musí být vyplněna platná e-mailová adresa strávníka. Automaticky odesílá těmto strávníkům toto potvrzení. Tuto funkci můžeme použít při běžném provozu každý den. Při samotném odesílání vyplňujeme následující položky:
Období pro neodebranou stravu - vyplníme počáteční a koncové datum období, za které chceme v programu provést kontrolu neodebrané stravy jednotlivých strávníků.
Počet dní neodebrané stravy - standardně nastavená hodnota je 3. Znamená to, že program zahrne do výběru pouze ty strávníky, kteří si stravu neodebrali ve třech souvisle po sobě jdoucích dnech (pátek a pondělí jsou považovány v programu za souvisle jdoucí dny). Tuto hodnotu můžeme nastavit podle vlastních požadavků.
Pokud jsme s nastavením parametrů spokojeni, uložíme záznam tlačítkem OK nebo stiskem kláves Ctrl+W. Program vytvoří zprávy a odešle je strávníkům. Po jejím odeslání se program vrátí do hlavního menu programu.
Zprávy s měsíčním přehledem
Akce - Objednávání po internetu Http - Zprávy-měsíční přehled
Toto je funkce, která je svým charakterem obdobná jako funkce popsaná v předchozí kapitole. Zajišťuje export zpráv s měsíčním přehledem stravování zasílaných strávníkům. Týká se to těch strávníků, kteří mají nastaven na kartě strávníka v položce Odesílané zprávy příznak M (= zasílat měsíční přehled stravování, upozornění na nedostatečnou výši konta) a N (= zasílat upozornění na neodebranou stravu). V položce E-mail pak musí být vyplněna platná e-mailová adresa strávníka. Po zvolení funkce se zobrazí okno Odesílání zpráv přes internet, kde můžeme vyplnit období pro měsíční hlášení. Obvykle vyplňujeme období od prvního do posledního dne uplynulého stravovacího období po provedení měsíční uzávěrky. Vyplněné období uložíme tlačítkem OK nebo stiskem kláves Ctrl+W.
Import SK (oddělený sklad) a Zprávy-Ind. spotřební koš
Akce - Objednávání po internetu Http - Import SK (oddělený sklad)
Akce - Objednávání po internetu Http - Zprávy-Ind. spotřební koš
Tyto dvě funkce se týkají individuálního spotřebního koše, který je popsán v samostatné kapitole 12.6.8 Individuální spotřební koš.
12.5.3 Ovládání na ploše programu
Jednotlivé funkce lze též ovládat prostřednictvím tlačítek na ploše programu. V této kapitole si pouze uvedeme jednotlivá místa, na kterých se tato tlačítka nacházejí. Program má pro různé činnosti programu připravené různé sekce tlačítek. Jejich přepínání se děje v hlavním menu programu v položce Tlačítka. Zde volíme jednotlivé sekce tlačítek podle charakteru pravidelných činností, které chceme v programu provádět.
Sekce tlačítek Denní operace
Funkce je podrobně popsána v kap. 12.5.2 Ovládání v menu Akce, odstavec Vyhodnocení objednávek.
Funkce je podrobně popsána v kap. 12.5.2 Ovládání v menu Akce, odstavec Export jídelníčku a strávníků.
Sekce tlačítek Uzávěrkové operace
Funkce je podrobně popsána v kap. 12.5.2 Ovládání v menu Akce, odstavec Zprávy s měsíčním přehledem.
12.5.4 Parametry obj. přes internet
Akce - Objednávání po internetu Http - Parametry obj. přes internet
V menu Akce - Objednávání po internetu v položce Parametry obj. přes internet lze v souvislosti s objednáváním po internetu měnit některá nastavení.
Změnou některých položek můžete ovlivnit funkčnost celého systému objednávání po internetu. Proveďte si před každým zásahem do těchto položek zálohu dat.
Po zvolení funkce Parametry obj. přes internet ze zobrazí okno Nastavení parametrů pro styk s internetem, ve kterém je několik karet (záložek) pro různá nastavení. Všechny tyto záložky si nyní popíšeme.
Přihlašovací informace
Zde se nacházejí dvě položky, jejichž obsah v žádném případě neměníme. Slouží k jednoznačné identifikaci zařízení na internetové aplikaci iStravné.
Odesílání mailů
V této kartě je zatrhnuta jediná volba e-maily odeslat pomocí web služby. Ani toto nastavení nijak neměníme.
Přiřazení chodů
Na kartě "Přiřazení chodů" nalezneme převodní tabulku mezi označením chodů jídel v programu Stravné a označením pro přijímání objednávek z mobilních telefonů. V levé části vidíme označení pro chody jídla tak, jak jsou definovány pro odesílání objednávek pomocí SMS zpráv z mobilních telefonů. Uprostřed vidíme název pro chod jídla. V pravé části jsou naše vlastní položky, ve kterých přiřazujeme příslušnému chodu jídla označení takové, jaké máme definované v programu Stravné. Provádíme to tak, že v příslušné položce stiskneme tlačítko se šipkou, nebo klávesu F2. Otevře se okno do databáze Chody jídel, kde vybereme příslušný chod a přeneseme jej zpět pomocí tlačítka Přenos nebo klávesy F2. Takto postupujeme pro všechny chody, u kterých chceme umožnit objednávání stravy mobilním telefonem. Záznam uložíme tlačítkem OK nebo stiskem kláves Ctrl+W.
Kontaktní adresa
Na této kartě jsou údaje, které se objeví strávníkovi při přihlášení do aplikace iStravné a při e-mailové komunikaci se strávníkem. Údaje zde vyplníme podle skutečnosti.
Texty na WWW
Na kartě Texty na WWW lze nadefinovat text, který se objeví strávníkovi při připojení na internetový server. Texty z této karty se při nejbližším odeslání dat uloží na WWW server a zobrazí se při přihlášení strávníka na stránky s objednáváním po internetu. Lze nastavit odlišný text pro registrované uživatele a pro neregistrované.
SMS brány
Karta "SMS brány" slouží k definici internetových SMS bran. Nastavení z této karty se použije při rozesílání zpráv a při odesílání odpovědi na objednávku z internetu nebo mobilu.
IDENTIFIKACE SMS BRAN - textové řetězce, podle nichž se pozná, zda e-mailová adresa, na niž se má posílat zpráva nebo odpověď na objednávku, jde přes SMS bránu (text posílaný jako SMS má jiný, stručnější tvar, proto je potřeba SMS brány rozpoznat). V současné době se používají tyto SMS brány: sms.eurotel.cz, t-email.cz, click.cz a vodafonemail.cz.
ODSTRANIT DIAKRITIKU V SMS ZPRÁVĚ - pokud je volba zaškrtnuta, bude z odesílané SMS zprávy odstraněna diakritika (v současné době podporují diakritiku jen některé modely mobilních telefonů, proto je vhodné mít volbu zaškrtnutou).
12.5.5 Konfigurátor pro Internet
Akce - Objednávání po internetu Http - Konfigurátor pro Internet
Pro snadné a rychlé definování údajů pro modul Internet, případně pro jejich následnou změnu, je v menu Akce připraven Konfigurátor pro Internet. V několika krocích nás provede nastavením modulu Internet. Některé kroky jsou shodné s nastavením, o kterém se zmiňujeme v kap. 12.5.4 Parametry obj. přes internet. Nicméně si je zde uvedeme ještě jednou v souvislosti s konfigurátorem.
Konfigurátor po svém spuštění nabízí tabulku pro změnu jednotlivých parametrů. Název parametru je vždy uveden v horní části tabulky. Po nastavení jednotlivých parametrů vždy stiskneme tlačítko Další. Toto tlačítko stiskneme i tehdy, jestliže zrovna nabízené parametry nechceme měnit. "Skočíme" tak do dalšího okna pro nastavení jiných parametrů. V každém kroku lze použít nápovědu po stisknutí klávesy F1. Abychom provedené změny uložili, musíme postupně přejít přes všechny kroky konfigurátoru a v posledním dialogovém okně (Ukončení) musíme zvolit tlačítko Dokončit.
V následujícím textu si uvedeme názvy jednotlivých kroků a vysvětlíme si význam jednotlivých parametrů.
Konfigurace nastavení pro internet
Informativní dialog, ve kterém nás program vítá v konfigurátoru a poskytuje základní informace pro ovládání. V tomto kroku nic neměníme.
Přihlašovací informace
Tyto přihlašovací informace slouží k jednoznačné identifikaci jídelny uživatele v celém systému objednávání internetem. Jsou to jedinečné údaje, které zákazník obdrží při zakoupení modulu Objednání internetem.
Tyto údaje nijak neměníme!
Chody jídel
Na kartě Chody jídel nalezneme převodní tabulku mezi označením chodů jídel v programu Stravné a označením pro přijímání objednávek z mobilních telefonů. V levé části vidíme označení pro chody jídla tak, jak jsou definovány pro odesílání objednávek pomocí SMS zpráv z mobilních telefonů. Uprostřed vidíme název pro chod jídla. V pravé části jsou naše vlastní položky, ve kterých přiřazujeme příslušnému chodu jídla označení takové, jaké máme definované v programu Stravné. Provádíme to tak, že v příslušné položce stiskneme tlačítko se šipkou, nebo klávesu F2. Otevře se okno do databáze Chody jídel, kde vybereme příslušný chod, a přeneseme je zpět pomocí tlačítka Přenos nebo klávesy F2. Takto postupujeme pro všechny chody, u kterých chceme umožnit objednávání stravy mobilním telefonem. Záznam uložíme tlačítkem OK nebo stiskem kláves Ctrl+W.
Kontaktní adresa
Na této kartě jsou údaje, které se objeví strávníkovi při přihlášení do aplikace iStravné, a při e-mailové komunikaci se strávníkem. Údaje zde vyplníme podle skutečnosti.
Záhlaví e-mailů
Systém umožňuje strávníkům odesílat automatické e-maily. V tomto kroku lze definovat text pro hlavičku a patičku těchto e-mailů.
Texty na WWW
Na kartě Texty na WWW lze nadefinovat text, který se objeví strávníkovi při připojení na internetový server. Texty z této karty se při nejbližším odeslání dat uloží na WWW server a zobrazí se při přihlášení strávníka na stránky s objednáváním po internetu. Lze nastavit odlišný text pro registrované uživatele a pro neregistrované.
Odesílání zpráv o stravování
Systém umožňuje strávníkům odesílat automatické e-maily. V tomto kroku lze definovat text pro e-maily o nedostatečném kontě strávníka a o souvisle neodebírané stravě strávníkem.
Ukončení
Potvrzením tlačítka Dokončit všechny provedené změny uložíme do programu. Údaje, které slouží ke komunikaci se strávníkem na internetovém serveru www.strava.cz, se projeví až po další provedené aktualizaci údajů na internet.
12.6.1 Změna textu odesílaných e-mailů
12.6.2 Text pro registrované a neregistrované strávníky
12.6.3 Změna délky období a počtu dní pro kontrolu neodebrané stravy
12.6.4 Změna délky období pro vyhodnocení objednávek
12.6.5 Přiřazení chodů pro příjem objednávek pomocí SMS zpráv
12.6.6 Kontroly při objednávání po internetu
12.6.8 Individuální spotřební koš
12.6.9 Hromadné vyplnění Uživatele a hesla
12.6 Řešení typických situací
V této kapitole si uvedeme různé postupy při řešení některých typických situací, které mohou nastat při používání modulu Internet. Použití postupů podle této kapitoly již předpokládá jistou zkušenost s programem Stravné a s modulem Internet. Postupy nejsou uváděny s podrobným popisem, nýbrž pouze jako výčet kroků, vedoucích k úspěšnému splnění vytyčeného cíle. Smyslem této kapitoly je též zamezit zbytečným telefonátům na horkou linku a ušetřit tak finanční prostředky za účty za telefon a za telefonickou asistenci. Pokud však budete mít nejasnosti v postupech či pokud zde určitou, vámi požadovanou činnost nenaleznete, obraťte s žádostí o pomoc na pracoviště horké linky.
Nezapomeňte si před provedením každé z dále uvedených činností provést zálohu dat.
12.6.1 Změna textu odesílaných e-mailů
Tento text lze změnit pomocí Konfigurátoru pro Internet, viz kap. 12.5.5 Konfigurátor pro Internet.
12.6.2 Text pro registrované a neregistrované strávníky
Při odesílání jídelníčků můžeme zároveň odeslat text, který se zobrazí strávníkovi po identifikaci na serveru www.strava.cz. Můžeme například odeslat sdělení, že o jarních prázdninách jídelna nevaří apod. Musíme mít na paměti, že zprávu, kterou zde napíšeme, budeme odesílat s každým odesláním jídelníčků. Je třeba proto tyto zprávy včas aktualizovat.
Tento text lze změnit pomocí Konfigurátoru pro Internet, viz kap. 12.5.5 Konfigurátor pro Internet.
12.6.3 Změna délky období a počtu dní pro kontrolu neodebrané stravy
Při změně počtu dní pro kontrolu neodebrané stravy je potřeba si též uvědomit, že dalším krokem je odesílání informativního e-mailu, ve kterém je uveden text s předem daným počtem dní neodebrané stravy. Před změnou hodnoty o počtu dní uvedené v této kapitole je potřeba též upravit text informativního e-mailu, viz kap. 12.6.1 Změna textu odesílaných e-mailů.
Stručný postup:
1. Akce - Objednávání po internetu Http- Zprávy-stav konta, inf. o výdeji
2. Do položky Počet dní neodebrané stravy zapíšeme patřičné číslo.
3. Do položky Období pro neodebranou stravu zapíšeme datový rozsah OD - DO.
4. Uložíme záznam tlačítkem OK nebo stiskem kláves Ctrl+W. Tlačítkem Storno nebo stiskem klávesy Esc lze formulář ukončit bez uložení změn.
Pozn.: V tomto případě se jedná o změnu dočasnou. Při příštím odeslání zpráv se zde opět objeví původní číslo. V případě požadavku na změnu trvalou kontaktujte pracoviště horké linky VIS.
12.6.4 Změna délky období pro vyhodnocení objednávek
Program umožňuje vyhodnocovat objednávky z internetu v libovolném zadaném rozsahu.
Stručný postup:
1. Akce - Objednávání po internetu Http - Vyhodnocení objednávek
2. Zapíšeme datový rozsah OD - DO.
3. Uložíme záznam tlačítkem OK nebo stiskem kláves Ctrl+W.
Pozn.: V tomto případě se jedná o změnu dočasnou. Při příštím spuštění funkce se zde opět objeví původní hodnoty. V případě požadavku na změnu trvalou kontaktujte pracoviště horké linky VIS.
12.6.5 Přiřazení chodů pro příjem objednávek pomocí SMS zpráv
Pokud mají strávníci zájem objednávat stravu formou SMS zprávy, musíme v programu přiřadit označení chodů jídel s obecnými kódy pro objednávání pomocí SMS zpráv.
Teto nastavení lze změnit pomocí Konfigurátoru pro Internet, viz kap. 12.5.5 Konfigurátor pro Internet.
12.6.6 Kontroly při objednávání po internetu
Při vyhodnocení objednávek z internetu program kontroluje a porovnává některé údaje v programu a na základě těchto kontrol nemusí být v některých případech splněna objednávka strávníka. V této kapitole si uvedeme výčet jednotlivých kontrol s komentářem.
Abychom se v problematice lépe orientovali, ukážeme si jedno důležité místo programu, které s objednáváním stravy úzce souvisí. Program řídí svou činnost podle tzv. stavů jídelníčků v programu v tabulce Jídelníčky (Objednávky - Jídelníčky). Zde je tento stav označen písmenkem v prvním sloupci v tabulce (sloupec Stav).
Tabulka „Jídelníčky“
O stavech jídelníčků píšeme v kap. 5.3.5 Změna stavu v období a především v kap. 6.12 Změna stavu jídelníčku. Pro nás je nyní důležitý stav O - Objednávání. Na jídelníčky s tímto stavem lze přijímat objednávky.
Protokol o nevyhodnocených objednávkách
V dalším textu popisujeme m.j. situace, kdy objednávka strávníka z internetu není zapsána do programu Stravné. Program po vyhodnocení objednávek zobrazí na monitor protokol o nevyhodnocených objednávkách se jmenovitým seznamem. Tuto sestavu si můžeme vytisknout a na základě těchto údajů pak můžeme podniknout další příslušné kroky podle potřeby.
Povolené druhy jídel
Na internetu se strávníkovi zobrazují jen ty druhy jídel, které má v programu povolené. Z povolených druhů jídel se však na internet mohou odesílat pouze některé. Například vaříme na jídelně Přesnídávku, Oběd 1 a 2 a Svačinu, které si všechny může strávník na jídelně objednávat (například na objednacím boxu), ale v nastavení programu je určeno, že na internet se odesílá pouze Oběd 1 a 2.
Stav jídelníčku na internetu
Na internetu je povoleno objednávat pouze na dny, u kterých je v době odesílání dat na internet v programu Stravné stav jídelníčku O.
Kontrola uživatele a hesla
Při vyhodnocení objednávek z internetu program kontroluje správnost tzv. Uživatele a Hesla (položky na kartě strávníka). Jinými slovy: program kontroluje, zda má strávník objednávání po internetu povolené. Pokud najde program nějaký rozpor, objednávku strávníka neuloží.
Kontrola období
Při vyhodnocení dat z internetu musí „ležet“ objednávka v období pro objednávání, které je dáno opět stavem jídelníčku. Pokud je objednávka v momentě vyhodnocení dat směřována na den s jiným stavem, než je O, objednávka se neuloží.
Kontrola data objednání
Je-li v programu Stravné v momentě vyhodnocení dat objednávka strávníka mladší, než je objednávka internetová, program starší internetovou objednávku ignoruje.
Kontrola stavu konta
Při vyhodnocení objednávek z internetu kontroluje program stav konta strávníka, pokud je tato kontrola v programu nastavena. Je-li stav konta nízký (výše „limitní“ částky je též určena nastavením v programu), objednávka strávníka se neuloží.
Omezení objednávání v jídelníčku
Program při vyhodnocení objednávek z internetu respektuje tzv. Omezení objednávání. Tato problematika je podrobně popsána v kap. 6.29 Omezení při objednávání stravy.
Kontrola překročení limitu počtu porcí
Je-li v programu nastaven pro jednotlivé druhy jídel Limit počtu porcí, tak při vyhodnocení z internetu program kontroluje, zda není tento limit překročen. Pokud ano, objednávka strávníka se neuloží.
Stravovací zvyklosti
Pokud si strávník na internetu přihlásí celé období, tak program při vyhodnocení z internetu respektuje nastavení tzv. Stravovacích zvyklostí. Problematika stravovacích zvyklostí je popsána v kap. 6.9 Nastavení stravovacích zvyklostí jednoho strávníka.
12.6.7 Zasílané zprávy
Modul Objednávání internetem umožňuje zasílat strávníkům automaticky různé zprávy. Výběr jednotlivých zpráv se provádí na kartě strávníka. Tato činnost je popsána v kap. 12.3.1 Zadání základních údajů strávníka.
Výběr zasílaných zpráv na kartě strávníka
O volbě S - Zasílat individuální spotřební koš viz kap. 12.6.8 Individuální spotřební koš.
12.6.8 Individuální spotřební koš
Modul Objednávání internetem umožňuje zasílat strávníkům automaticky různé zprávy, viz kap. 12.6.7 Zasílané zprávy. Jednou z možností je posílat tzv. Individuální spotřební koš strávníka. Individuální spotřební koš strávníka je dán objednávkami strávníka a hodnotami pro spotřební koš s ohledem na skutečný výdej potravin. Objednávky strávníka evidujeme v programu Stravné. Hodnoty pro spotřební koš a vydaný materiál evidujeme v programu MSklad. Je zde tedy úzká vazba mezi těmito dvěma programy. Z této vazby pak vyplývá samotné nastavení individuálního spotřebního koše a pracovní postupy. Abychom nemuseli popisovat tuto problematiku na dvou místech, rozhodli jsme se umístit popis této funkce do návodu k programu MSklad do kapitoly o spotřebním koši.
Více informací o funkci Individuální spotřební koš naleznete v návodu pro program MSklad v kapitole 7. Modul spotřební koš v podkapitole 7.5 Individuální spotřební koš.
12.6.9 Hromadné vyplnění Uživatele a hesla
V kapitole 12.3.1 Zadání základních údajů strávníka popisujeme, co vše musí mít strávník vyplněno na své kartě, aby mohl objednávat stravu přes internet. Mimo jiné jsou to položky Uživatel a Heslo. Program umožňuje vyplnit tyto dvě položky všem strávníkům hromadně přičemž samozřejmě vyplní všem strávníkům různé hodnoty do uvedených položek. Tyto hodnoty jsou v programu předem definovány a stačí si pouze zvolit jednu z nabízených variant.
Stručný postup:
1. Rejstříky - Rejstřík strávníků - Různé - Vygenerování uživatele a hesla
2. Zobrazí se okno, ve kterém můžeme v položkách Výraz pro uživatele a Výraz pro heslo zvolit, jakým způsobem program vyplní příslušné položky strávníkům.
3. Dále můžeme zvolit, jaké skupině strávníků se údaje vyplní.
Pokud už máme u některých strávníků internetové objednávání zprovozněné, ponecháme zatrženou volbu Zapsat údaje pouze strávníkům s nevyplněným uživatelem, jinak bychom přepsali údaje i strávníkům s vyplněnými údaji a později by se tito strávníci nepřihlásili na internetové objednávání.
4. Záznam uložíme pomocí tlačítka OK.
5. Zobrazí se tisková sestava (protokol) o navržených změnách. Sestavu si můžeme vytisknout, nebo rovnou zrušíme pomocí klávesy Esc.
6. Program se nyní zeptá, zda má tyto údaje zapsat strávníkům na jejich kartu. Potvrdíme tlačítko Ano.
7. Později při zřizování služby budou tyto údaje na kartě strávníka již vyplněny.
Vygenerování Uživatele a Hesla
12.7 Nouzový režim
Může se stát, že systém objednávání po internetu nepracuje správně. Příčinou může být nefungující připojení na internet. Abychom se přesvědčili, že je to tento důvod, pokusíme se odeslat elektronickou poštou pokusný dopis.
Stručný postup:
1. Ukončete program Stravné.
2. Spusťte svůj poštovní program (nejčastěji Outlook Express). Odešlete na svou vlastní adresu pokusný e-mail. Pokud si nejste jisti, kontaktujte někoho ve svém okolí a požádejte o pomoc při tomto úkolu.
3. Jestliže jste v předchozím bodu uspěli a e-mail odeslaný na vaši vlastní adresu vám došel zpět, spusťte program Stravné a proveďte další pokus o odeslání dat na internet.
4. Pokud jste neuspěli a jste součástí lokální sítě, kontaktujte přednostně administrátora této sítě. Pokud ani u administrátora neuspějete, kontaktujte horkou linku firmy VIS.
12.8 Pasivní objednávání internetem
Modul Objednávání internetem lze provozovat též v tzv. „pasivním“ režimu. Znamená to, že jej lze provozovat způsobem, který je popsaný v tomto návodu, avšak strávníci nemohou na internetu měnit své objednávky. V tomto pasivním režimu tedy funguje modul jako tzv. „kontrolní místo“, a dále můžeme strávníkům zasílat informativní maily, tak jak je to taktéž popsáno v tomto návodu.
12.9 Dopisy pro rodiče s formulář pro přihlášení
Zavedení modulu Internet není novinka jen pro obsluhu programu Stravné, ale též pro strávníky jídelny. Firma VIS připravila informativní dopis pro strávníky, který může obsluha vytisknout a poskytnout tak strávníkům prvotní informace o nově zaváděném modulu. Nalezneme zde též návod, jak samotné objednávání stravy na internetu či mobilním telefonem provádět.
Můžeme si též vytisknout formulář na přihlášení strávníků.
Tento modul je přístupný v programu úrovně 7 a 4.
13.2 Instalace dat potřebných pro vedení matriky
13. Matrika
13.1 Úvod
Od 1. 1. 2006 má podle školského zákona a dále dle vyhlášky č. 364/2005 Sb. o dokumentaci škol a školských zařízení každý právní subjekt povinnost vést školní matriku. Program Stravné umožňuje uživatelům zadat v programu údaje o jednotlivých strávnících, a ty pak využívat k evidenci školní matriky. Zde je nutné zdůraznit, že program Stravné není speciálním programem pro sledování školní matriky, nicméně jeho použití plně odpovídá všem požadavkům výše uvedené právní normy.
13.2 Instalace dat potřebných pro vedení matriky
Ve verzi SW Stravné 4.3 a vyšší provádějí instalaci doplňujících dat pro vedení matriky servisní pracovníci firmy VIS. Tuto službu je nutné si u firmy VIS objednat a je hrazena podle platného ceníku.
13.3 Údaje pro školní matriku
V této kapitole si popíšeme umístění a význam jednotlivých položek, které může uživatel programu vyplňovat pro potřeby vedení školní matriky. Všechny potřebné údaje lze vyplnit na kartě strávníka v Rejstříku strávníků.
Na kartu strávníka, kterému chceme vyplnit jednotlivé položky, se dostaneme takto:
Akce - Doplňkové funkce - Oprava strávníka
V tabulce vyplníme evidenční číslo strávníka, čímž se dostáváme do jeho karty v Rejstříku strávníků. Údaje pro školní matriku se nacházejí na záložce Strana 2. Na každý z těchto formulářů se dostaneme tak, že na něj poklepeme myší. Nacházejí se zde i položky, které se školní matrikou nemají nic společného. Vysvětlíme si jednotlivé položky obou formulářů, které mají význam pro školní matriku.
Formulář 2
Škola - název školy, kterou v současnosti žák navštěvuje
St. občan - státní občanství žáka
Trv. pobyt - adresa trvalého pobytu žáka
Zahájení - datum, kdy žák zahájil školní docházku na zařízení
Ukončení - datum, kdy žák ukončil školní docházku na zařízení
Zák. zást. - jméno zákonného zástupce
Trv. pobyt - údaje o trvalém pobytu zákonného zástupce
Ulice - ulice bydliště zákonného zástupce
Město - město bydliště zákonného zástupce
Telefon - telefon na zákonného zástupce
Údaje pro školní matriku
Pokud máme všechny položky vyplněny podle našich požadavků, nezapomeneme záznam strávníka uložit stiskem tlačítka Uložit.
Nyní se námi zapsané údaje projeví na tiskových sestavách.
13.4 Tisk evidenčních sestav
Po vyplnění potřebných údajů na kartě strávníka v Rejstříku strávníků lze tisknout evidenční statistické sestavy školní matriky. K těmto tiskovým sestavám se dostaneme takto:
Akce - Matrika
Zde se nacházejí základní tiskové sestavy školní matriky. Sestavy si můžeme kdykoliv vytisknout dle potřeby. Pokud potřebujeme některé údaje opravit, postupujeme dle kap. 13.3 Údaje pro školní matriku.
Tiskové sestavy školní matriky
Tento modul je přístupný v programu úrovně 7 a 4.
14.1 Nastavení vazby na SW Bakaláři
14.2 Popis funkcí Vazba na SW Bakaláři
14. Vazba na SW Bakaláři
Akce - Doplňkové funkce - Bakaláři import str. aktualizace
Akce - Doplňkové funkce - Bakaláři import str. vše
Program Stravné obsahuje vazbu na program Bakaláři. Znamená to, že uživatel programu Stravné může přenášet prostřednictvím exportních souborů z programu Bakaláři údaje o žácích školského zařízení do programu Stravné. Tento přenos může mít dvojí charakter. Můžeme přenést veškeré údaje o nových žácích zařízení, nebo můžeme přenést pouze změny provedené u již zavedených strávníků.
Vazba na SW Bakaláři v SW Stravné
Vzhledem k tomu, že se jedná o vazbu na cizí aplikaci, nelze začít používat importy bez dalšího nastavení, viz další kapitoly!
14.1 Nastavení vazby na SW Bakaláři
Pro běžnou práci s importy z cizího programu se využívá klasický princip při přenosu dat z jedné aplikace do druhé. V programu Bakaláři provedeme export dat na určené místo v počítači a v programu Stravné tento soubor z daného místa načteme, tedy provedeme jeho import. Tento návod nepopisuje postup vytvoření exportního souboru v programu Bakaláři. Známe však místo uložení a názvy importních souborů. Nyní si ukážeme, jak v programu Stravné definujeme, odkud se mají tyto soubory načítat. Sice jsou další řádky určené pro zkušeného uživatele výpočetní techniky, ale podle uvedeného návodu zvládne nastavení i běžný uživatel.
Nastavení položky Bakaláři import str. aktualizace
Akce - Doplňkové funkce - Bakaláři import str. aktualizace
Stručný postup:
1. Servis - Nastavení - Rychlá definice uživ. akcí
2. Objeví se okno Vyhledání akce v menu. Do tohoto okna nic nezadáváme.
3. Program se nyní dostává do zvláštního režimu. Pokud máme v programu i jiné aplikace (MSklad, Otvírač apod.), jsou zobrazeny v tomto režimu v horním menu položky Akce i z těchto aplikací. Nás zajímá menu Akce programu Stravné. Poznáme jej tak, že je zde k dispozici výše uvedená cesta, kterou zvolíme a potvrdíme položku Bakaláři import str. aktualizace:
Akce - Doplňkové funkce - Bakaláři import str. aktualizace
4. Zvolením této položky menu se automaticky vyplní okno Vyhledání akce v menu. Toto okno potvrdíme stisknutím tlačítka OK.
5. Tím se dostaneme do okna Rychlá definice uživatelských akcí přímo na řádek, který je určen pro položku menu Akce: Bakaláři import str. aktualizace. Stiskneme tlačítko Oprava.
6. Zobrazí se obsah menu Bakaláři import str. aktualizace. Zde nás zajímá pole Příkazy. Je zde uveden text: >>Import strávníků z cizího SW-formát Bakaláři/VIS<<. Myší ťukneme někam dovnitř textu mezi dvojité špičaté závorky.
7. Stiskneme tlačítko Oprava. Zobrazí se okno Import z cizí aplikace.
Parametry importu ze SW Bakaláři
Zde můžeme zvolit, které všechny položky budeme později importovat. To je definováno v poli Položky importované z cizí aplikace. Zatržené položky se budou importovat.
Hlavně zde musíme definovat cestu a název importního souboru. To provádíme v položce Soubor části dat. Zde, v návodu, popíšeme pouze relativní umístění tohoto souboru. Záleží totiž, kam uživatel nainstaloval SW Bakaláři. Musíme tedy zjistit, na kterém místě počítače (pevný disk, adresář) je SW Bakaláři nainstalovaný. V rámci adresáře SW Bakaláři je pak umístění a název požadovaného souboru tento:
... \EVID\VYSTUP\DATAPART.DBF
Ještě jednou upozorňujeme, že zde musíme vyplnit skutečnou cestu k souboru datapart.dbf.
Vyplněnou tabulku potvrdíme stisknutím tlačítka OK.
8. Další okno uložíme potvrzením tlačítka Uložit.
Pozn.: V další části této kapitoly popisujeme zcela samostatně úpravu položky Bakaláři import str. všechno včetně tzv. rychlé definice uživatelské akce. Pokud nastavujeme obě položky najednou, můžeme využít té skutečnosti, že se nacházíme v tabulce akcí a zvolíme akci s textem Bakaláři import str. všechno. Dále se řídíme pokyny od bodu 7.
Nastavení položky Bakaláři import str. všechno
Akce - Doplňkové funkce - Bakaláři import str. všechno
Stručný postup:
1. Servis - Nastavení - Rychlá definice uživ. akcí
2. Objeví se okno Vyhledání akce v menu. Do tohoto okna nic nezadáváme.
3. Program se nyní dostává do zvláštního režimu. Pokud máme v programu i jiné aplikace (MSklad, Otvírač apod.), jsou zobrazeny v tomto režimu v horním menu položky Akce i těchto aplikací. Nás zajímá menu Akce programu Stravné. Poznáme jej tak, že je zde k dispozici výše uvedená cesta, kterou zvolíme a potvrdíme položku Bakaláři import str. všeho:
Akce (S) - Doplňkové funkce - Bakaláři import str. všechno
4. Zvolením této položky menu se automaticky vyplní okno Vyhledání akce v menu. Toto okno potvrdíme stisknutím tlačítka OK.
5. Tím se dostaneme do okna Rychlá definice uživatelských akcí přímo na řádek, který je určen pro položku menu Akce: Bakaláři import str. všechno. Stiskneme tlačítko Oprava.
6. Zobrazí se obsah menu Bakaláři import str. všechno. Zde nás zajímá pole Příkazy. Je zde uveden text: >>Import strávníků z cizího SW-formát Bakaláři/VIS<<. Myší ťukneme někam dovnitř textu mezi dvojité špičaté závorky.
7. Stiskneme tlačítko Oprava. Zobrazí se okno Import z cizí aplikace.
Parametry importu ze SW Bakaláři
Zde můžeme zvolit, které všechny položky budeme později importovat. To je definováno v poli Položky importované z cizí aplikace. Zatržené položky se budou importovat.
Hlavně zde musíme definovat cestu a název importního souboru. To provádíme v položce Soubor všech dat. Zde, v návodu, popíšeme pouze relativní umístění tohoto souboru. Záleží totiž, kam uživatel nainstaloval SW Bakaláři. Musíme tedy zjistit, na kterém místě počítače (pevný disk, adresář) je SW Bakaláři nainstalovaný. V rámci adresáře SW Bakaláři je pak umístění a název požadovaného souboru tento:
... \EVID\VYSTUP\DATAFULL.DBF
Ještě jednou upozorňujeme, že zde musíme vyplnit skutečnou cestu k souboru datafull.dbf.
Vyplněnou tabulku potvrdíme stisknutím tlačítka OK.
8. Další okno uložíme potvrzením tlačítka Uložit.
14.2 Popis funkcí Vazba na SW Bakaláři
Akce - Doplňkové funkce - Bakaláři import str. aktualizace
Akce - Doplňkové funkce - Bakaláři import str. vše
Obě funkce importují data ze souboru, který je předtím nutné vytvořit v programu Bakaláři. Provedením importu v programu Stravné se vždy příslušný soubor přejmenuje. Platí tedy zásada, že import lze provést pouze jednou. Pokud potřebujeme z jakéhokoliv důvodu provést import opakovaně, musíme nejdříve provést export v programu Bakaláři.
Bakaláři import str. aktualizace
Zvolením této funkce provede program následující aktualizace:
Při importu ze souboru datapart.dbf je kontrolováno, zda je již žák evidován jako strávník (podle jednoznačné položky ID_BAKALAR). Pokud strávník neexistuje, je zapsán. Pokud existuje, jsou aktualizovány jeho údaje. Zde ovšem nedojde k synchronizaci celého Rejstříku strávníků, ale jen záznamů posledních změn. Po přečtení je soubor datapart.dbf označen jako přečtený.
Při zápisu nového strávníka je použitá kategorie strávníka vyplněna v programu Bakaláři a jsou doplněny položky předvyplňované z kategorií z příslušné kategorie v programu Stravné. V programu Bakaláři musí být nějaká kategorie vyplněna. Po přenosu dat pak strávníkům přidělíme ručně správnou kategorii.
Při aktualizaci údajů dochází k aktualizaci položek Jméno, Třída, Ulice, Město, PSČ, Rodné číslo, Telefon, Číslo karty podle toho, jak jsou tyto položky zvoleny v nastavení, viz kap. 14.1 Nastavení vazby na SW Bakaláři.
Pokud je strávník v programu Bakaláři označen jako vyřazený, je mu vyplněn datum Blokace od a vymazán případný datum Blokace do.
Bakaláři import str. vše
Zvolením této funkce provede program následující aktualizace:
Při importu ze souboru datafull.dbf je kontrolováno, zda je již žák evidován jako strávník (podle jednoznačné položky ID_BAKALAR). Pokud strávník neexistuje, je zapsán. Pokud existuje, jsou aktualizovány jeho údaje. Po přečtení je soubor datafull.dbf přejmenován.
Při zápisu nového strávníka je použitá kategorie strávníka vyplněna v programu Bakaláři a jsou doplněny položky předvyplňované z kategorií z příslušné kategorie v programu Stravné. Musí tedy existovat shoda názvů kategorií v programu Stravné i Bakaláři.
Při aktualizaci údajů dochází k aktualizaci položek Jméno, Třída, Ulice, Město, PSČ, Rodné číslo, Telefon, Číslo karty podle toho, jak jsou tyto položky zvoleny v nastavení, viz kap. 14.1 Nastavení vazby na SW Bakaláři.
Pokud je strávník v programu Bakaláři označen jako vyřazený, je mu vyplněn datum Blokace od a vymazán případný datum Blokace do.
Import dat do zavedeného programu Stravné
Jestliže máme zaveden program Stravné do ostrého provozu, a až poté provádíme aktualizace dat pomocí funkce Bakaláři import str. vše, dojde k tomu, že se do Rejstříku strávníků naimportují všichni žáci, tedy i ti, kteří již v programu Stravné byli zavedeni. Pak lze postupovat níže uvedeným způsobem. Postup si uvedeme pro jednoho strávníka.
Stručný postup:
1. Rejstříky - Rejstřík strávníků - Filtr - Jméno
Vyfiltrujeme si požadovaného strávníka.
2. Servis - Definice uživatelské akce
V položce Příkazy zapíšeme text brow a potvrdíme tlačítko Provést novou akci.
3. Dostali jsme se do speciálního režimu. Zobrazilo se okno Uživatelská akce. Pozor, v tomto režimu můžeme libovolně upravovat všechny položky karty strávníka. Postupujeme zde velice obezřetně.
4. Šipkou na klávesnici se přesuneme doleva do sloupce id_bakalar. Hodnotu zde uvedenou vložíme do schránky OS Windows, například zkratkovým povelem Ctrl+C. Přesuneme se do prázdné položky id_bakalar a hodnotu sem zkopírujeme, například povelem Ctrl+V.
5. Celý záznam uložíme stiskem kláves Ctrl+W.
Jde tedy o to, že musíme již existujícímu strávníkovi evidovanému v programu Stravné přenést jeho ID definované v programu Bakaláři. Strávníka přeneseného z programu Bakaláři pak zablokujeme (do položky Datum blokace od na kartě strávníka vyplníme datum starší než 50 dní) a strávníka standardně zrušíme.
15. Účtování stravného a hospodaření s potravinami
V této kapitole uvádíme příspěvky ze Zákaznických zpravodajů, ve kterých byly popsány zásady správného účtování stravného v jídelnách a další pojednání na toto téma. Doporučení z těchto článků tvoří nedílnou součást této publikace a je třeba je respektovat. V opačném případě nemůže naše firma garantovat bezproblémové používání našich programů.
Zákaznický zpravodaj listopad 1999
Správné účtování stravného
V poslední době se často setkáváme s následujícími požadavky:
Potřebuji rozlišit peníze v pokladně, které byly vybrány za stravné, peníze za karty a peníze za školné.
Potřebuji rozlišit peníze v pokladně (nebo na běžném účtu), které byly vybrány na stravné za leden, od peněz vybraných za stravné na únor.
...při odvodu peněz z pokladny rozlišit, co je stravné ... atd.
Tyto požadavky bývají podloženy argumentem, že náš starý program toto umožňoval, a též tím, že toto rozlišení vyžaduje účtárna nadřízeného orgánu (škola, úřad).
Uvedené požadavky svědčí o nesprávném postupu účtování při výběru stravného a dalších poplatků. Problém je třeba řešit ve spolupráci s účtárnou, která o platbách účtuje.
Je pravda, že starý program CStravné umožňoval částečně a nepřesně rozlišit vybrané peníze požadovaným způsobem. Bylo to ovšem rozlišení účetně nekorektní. Na takové řešení jsme kdysi přistoupili pod tlakem požadavků zákazníků a též proto, že jsme tehdy neměli příslušné účetní znalosti. Na původní řešení nebyly reklamace. Ne však proto, že to bylo řešení správné, ale proto, že chybná či nepřesná koncepce účtování stravného tyto nepřesnosti neodhalila. Někdy docházelo k nejasnostem, které se jen velmi pracně mohly zákazníkům vysvětlit.
Dnes již přesně víme, jak se má správně výběr stravného účtovat i které výstupy k tomu účtárna potřebuje. Proto nechceme k původnímu provizoriu přistoupit a snažíme se osvětou i v tomto článku přispět k tomu, aby správným účtováním stravného došlo k vyjasnění a zprůzračnění vztahů mezi výběrem stravného u stravenkářky a účtárnou, která výběr účtuje a provádí kontrolu.
Základní problém spočívá již v úvodu položených otázkách. V praxi totiž nikdy nelze stoprocentně zajistit, že budou od strávníků včas a přesně vybrány částky, které odpovídají objednané stravě, účtovanému školnému či prodaným kartám. Navíc strávník může někdy zaplatit hotově, jindy z běžného účtu, jindy složenkou. Jakmile se rozejde termín nebo částka, která se má od strávníka vybrat, vzniká přeplatek nebo nedoplatek. A v tom okamžiku již nelze na úvodní otázky odpovědět. To proto, že od strávníka se vybraly jiné peníze než ty, které opravdu dlužil. A na penězích v pokladně nebo na účtu skutečně nelze nijak poznat, že tato stokoruna je za stravné, tato za školné, další padesátikoruna je tam navíc a bude se muset strávníkovi vrátit a jiných dvacet korun tam chybí, protože je strávník teprve přinese. Pokud strávník má zaplatit 300 Kč za stravu a 400 Kč školné a přitom zaplatí 250 Kč, nelze na těchto penězích poznat, zda jde o částečnou platbu za stravné nebo školné. V případě existujícího přeplatku nebo nedoplatku z minulosti je to ještě složitější.
Správný postup je úplně jiný:
Vybrané peníze do pokladny (nebo na účet) vždy směřují k úhradě nedoplatku strávníka (nebo k vytvoření přeplatku při platbě zálohou) a má smysl se ptát, KDO platil a KDY platil. Tj. kolik peněz ve sledovaném období do pokladny přibylo a kolik ubylo. V tomto okamžiku vůbec nezáleží na tom, na co se tyto peníze spotřebují, zda za stravné v lednu nebo v únoru, nebo za školné či karty.
Otázky v úvodu je třeba přeformulovat tak, že nás zajímá, kolik strávník MĚL v lednu zaplatit za stravné, kolik MĚL zaplatit za školné a kolik za karty. Stejně tak v únoru, březnu. To znamená, že se ptáme na předpis platby za stravné, školné nebo karty a u předpisu plateb sledujeme KDY a JAKÝ dluh strávníka vzniká.
Porovnáním předpisu (dluhu) strávníka a jeho platby vzniká přeplatek nebo nedoplatek, který lze na konci každého měsíce zcela přesně vyčíslit a zaúčtovat, aniž bychom potřebovali znát odpovědi na otázky z úvodu tohoto článku.
Správný postup účtování stravného a dalších plateb je ten, že účetní SAMOSTATNĚ účtuje předpisy plateb, tj. vznikající dluhy strávníků v jednotlivých měsících, a SAMOSTATNĚ účtuje platby, které byly ve stejné době skutečně vybrány. Předpis se zpravidla účtuje na stranu DAL příslušného výnosového účtu a souvztažným zápisem na stranu MÁ DÁTI účtu pro vyjádření závazku nebo pohledávky strávníků. Platba se účtuje na stranu MÁ DÁTI příslušného finančního účtu (pokladna, běžný účet) se souvztažným zápisem na stranu DAL účtu pohledávek či závazků strávníků. A zůstatek účtu pohledávek a závazků strávníků se vždy musí shodovat s celkovým přeplatkem nebo nedoplatkem v programu Stravné a právě zde musí každý měsíc proběhnout kontrola, zda tyto částky jsou shodné v účtárně i v programu Stravné. Účtárna zná zpravidla pouze souhrnnou částku přeplatku a v programu Stravné jsou tyto částky rozepsány na jednotlivé strávníky.
Tam, kde účtárna o předpisech vůbec neúčtuje, ale účtuje až odvedené platby, tam celkem pochopitelně vznikají v úvodu položené otázky, na které však v praxi nelze přesně odpovědět. Důsledkem je pak nesprávné vedení účetnictví, protože platby jsou zapisovány rovnou do výnosů, a to neodpovídá skutečnosti. Někde se setkáváme též se systémem, kdy vedoucí musí vždy účtárně odvést přesně ty peníze, které odpovídají předpisu za daný měsíc. Pokud tedy mají strávníci přeplatky, tyto peníze se neodvádí a v účetnictví se o nich vůbec NEÚČTUJE, peníze zůstávají v pokladně stravenkářky. Naopak, pokud se peníze od nějakého strávníka nevyberou, jsou v lepším případě nahrazeny penězi od strávníka jiného a v horším případě je doplatí sama stravenkářka. Jindy zase stravenkářka vybírané částky na následující měsíc zapisuje s datem, jako kdyby byly zaplaceny až v dalším měsíci atd. Vždy jde o velmi hrubé zkreslení účetnictví a znepřehlednění jakékoliv finanční kontroly.
Přitom správný postup je velmi jednoduchý a průzračný pro obě strany, pro účtárnu i pro stravenkářku. Lze ho použít při platbách zálohou i doplatkem, lze při něm libovolně kombinovat, zda strávník zaplatí hotově nebo na účet, zda platba proběhne na konci předchozího nebo na začátku následujícího měsíce atd. Není třeba o žádné takové situaci zvlášť přemýšlet, jak vše zapsat a jak vykázat. Stačí pouze každou přijatou nebo vrácenou platbu zapsat s datem, kdy k pohybu peněz opravdu došlo.
Zákaznický zpravodaj červen 2000
Jak kontrolovat správnost účetních výsledků školní jídelny?
V minulém zpravodaji jsme uvedli článek o správném účtování stravného. Mezi zákazníky vyvolal značný ohlas. Byli jsme žádáni o další podrobnější informace. Proto v tomto článku přinášíme navazující téma. Pokusíme se zde ukázat, které informace je třeba na jídelně průběžně sledovat a jak jich lze využít k souhrnné kontrole správného fungování školní jídelny.
Budeme-li průběžně v jídelně zjišťovat a zaznamenávat poměrně malé množství údajů, můžeme jejich vzájemným porovnáváním včas odhalit celou řadu závad. Touto jednoduchou a formální metodou lze odhalit následující problémy:
- neúplná a metodicky chybná struktura nahlašovaných údajů
- numerická chyba v kterékoliv evidenci
- zpětné opravy v závazných evidencích
- pokusy pracovníků zahladit vlastní chyby a manka
- nesprávné fungování nebo použití počítačové evidence
V zájmu každého vedoucího pracovníka je, aby měl ve svých evidencích naprostý pořádek a jistotu, že mu žádná podstatná informace neuniká. Stejně tak potřebuje mít jistotu, že mu nekontrolovaně nemizí svěřený majetek. A to bez ohledu na to, které výstupy na něm vyžaduje nadřízený orgán.
Poměrně často se stává, že nadřízené orgány vyžadují nahlašovat zbytečně podrobné informace, mnohdy ve složitém členění. Přitom se při podrobném rozboru často zjistí, že ani tato velmi podrobná struktura údajů není úplná, a nadřízený orgán tak nemá možnost odhalit zcela zásadní chyby v evidenci. Právě zde platí, že někdy méně znamená více. Proto je třeba se této otázce věnovat a dle konkrétních podmínek přizpůsobit strukturu hlášení jeho hlavnímu účelu. Tím je jednoduchá, účelná a úplná kontrola správného účtování a chodu školní jídelny.
Pokud máte pocit, že právě u vás není vše v systému hlášení v pořádku, kontaktujte nás. Jsme připraveni pomoci zkoordinovat schůzku vedoucí jídelny i pracovníků účtárny nadřízeného orgánu a pomoci tak vyjasnit vzájemné vztahy a smysl a strukturu hlášení. Tato koordinace je důležitá proto, že vedoucí jídelny dost často nezná detaily účetnictví a souvisejících předpisů a účetní zase příliš nerozumí specifickým problémům stravovacího provozu. Proto se často tito pracovníci nemohou sami dohodnout a setrvávají na zažitých, historicky vzniklých postupech, které mnohdy neodpovídají současným podmínkám a jsou zatíženy řadou minulých chyb a již neaktuálních podmínek.
Náš pracovník má všechny předpoklady pro úspěšné řešení problému. Není zatížen minulostí a vnese do věci nový pohled. Je nezávislý, není v pracovním vztahu k žádné straně. Má dostatečné znalosti jak o účetnictví, tak i o stravovacím provozu. Navíc zná dokonale počítačový informační systém jídelny a může ihned říci, které výstupy lze jednoduše bez zbytečné ruční práce získávat. Často jedna krátká schůzka vyřeší letité problémy a zjednoduší a zpřehlední práci oběma stranám.
Součástí kontrolních údajů jsou tři typy informací:
1/ Stavové informace - např. stav zásob k určitému datu, stav pokladny, stav čerpání finančního limitu atd. Tyto informace jsou vyjádřeny v Kč a zpravidla se získávají inventarizací nebo výpočtem k zadanému datu.
2/ Obratové informace - např. vybrané stravné v hotovosti za zvolené období, příjemky a výdejky v období, předpis stravného atd. Tyto informace jsou též vyjádřeny v Kč a zpravidla se získávají sumarizací prvotních dokladů za zvolené období.
3/ Pomocné informace - např. počet porcí, počet strávníků, ceny obědů atd. Nemusí být vyjádřeny v Kč a zpravidla slouží k výpočtu obratové informace (např. k výpočtu finanční normy).
Mezi stavovými a obratovými informacemi jsou přesné vztahy. Jedním z těchto vztahů je známá kontrola skladové evidence:
<počáteční stav zásob> + <příjemky> - <výdejky> = <konečný stav zásob>
Tuto rovnici zná jistě každý. Vždy na konci měsíce se dle tohoto vztahu kontrolují údaje na měsíčním hlášení. Méně známá je skutečnost, že obdobný vztah existuje prakticky mezi všemi obratovými informacemi. Též je známá obdobná rovnice:
<poč. stav fin. limitu> + <finanční norma> - <výdejky> = <kon. stav. fin. limitu>
Vidíme, že obě rovnice mají jeden společný obratový údaj - výdejky za sledované období. Tyto vztahy (rovnice) lze uspořádat do důmyslného a úplného systému, kde každá obratová informace ovlivňuje zpravidla dvě sousední stavové informace. Úplná soustava těchto rovnic vyjadřuje skutečnost, že stavové informace zobrazují hodnotu majetku v jeho různých formách, a obratové informace vyjadřují jejich změnu. Princip formální kontroly spočívá v tom, že majetek nevzniká ani nemizí, pouze mění svoji formu. Například obratová informace příjem za období vyjadřuje navýšení stavu zásob (zvýšení majetku) a zároveň navýšení dluhu za neproplacené příjemky (snížení majetku). Obdobně úhrada faktury za potraviny vyjadřuje úbytek peněz (snížení majetku) a zároveň snížení dluhu za neproplacené příjemky (zvýšení majetku).
Tento princip výrazně připomíná základní vlastnost podvojného účetnictví - každý účetní doklad se projeví zpravidla na dvou účtech ve stejné částce účtované na opačné strany účtu. Není náhodou, že pro provedení kontroly se s výhodou může použít standardní program Účtárna pro vedení podvojného účetnictví.
Úplná soustava stavových a obratových informací a vztahů může být jednoduchá u malé jídelny s jediným druhem činnosti, a velmi složitá u rozsáhlého stravovacího provozu, který provozuje vedlejší hospodářskou činnost, má vlastní výrobu polotovarů a prodává zboží se ziskem. V rámci tohoto článku uvedeme příklad malé a poměrně jednoduché kontrolní soustavy v jídelně, která provádí pouze bezhotovostní úhrady potravin a stravného. Pro jednoduchost budeme sledovat pouze svěřené finanční prostředky, hospodaření s potravinami a se stravným. V takové jídelně lze sledovat následující úplnou strukturu stavových a obratových údajů:
Vidíme, že všechny obratové a stavové informace tvoří uzavřený kruh. Na začátku dostává jídelna finanční prostředky na nákup potravin, aby mohla začít fungovat. Na konci tuto dotaci vyrovnává odvodem vybraného stravného. V každém okamžiku jsou svěřené prostředky rozloženy do jednotlivých forem majetku, které jsou vyjádřeny stavovými informacemi. Z této kontrolní struktury nemůže majetek nikam uniknout. Každá změna, která je vyjádřena obratovou informací, vždy vyvolá pouze přesun majetku mezi jednotlivými stavy.
Toto schéma samozřejmě platí pouze za zjednodušujícího předpokladu, že stravné se vybírá přesně ve výši finanční normy. V praxi bude toto schéma vždy poněkud složitější. Je třeba do něj zapracovat dotace na potraviny, výběr stravného včetně úhrady ostatních nákladů u cizích strávníků, přirozený úbytek zásob skladu, manko, pokladní hotovost, různé formy výběru stravného atd. Tuto problematiku lze podrobně zvládnout na specializovaných školeních firmy VIS.
V této i jakékoliv složitější soustavě lze kontrolovat všechny vztahy mezi obratovými a stavovými informacemi pomocí programu Účtárna nebo i staršího programu Jídelna. Konfiguraci programu pro potřeby této kontroly vám může zajistit naše firma. Navštívíme vás, dohodneme kontrolní strukturu dle charakteru vašeho stravovacího provozu a provedeme nastavení programu.
Podobnou službu nabízíme nadřízeným orgánům k provádění formálních kontrol jimi řízených jídelen na základě měsíčních hlášení s následnou sumarizací a přehledy za všechny jídelny v regionu. Sběr dat a následné vyhodnocení měsíčních hlášení lze též s výhodou provádět i po internetu.
Cílem článku bylo na příkladu osvětlit uvedenou problematiku a vysvětlit, že pro každý stravovací systém lze vytvořit úplnou soustavu takových kontrolních stavových a obratových informací. Formální kontrola pak spočívá v tom, že se tyto informace pravidelně zjišťují z informačního systému jídelny a zapisují za zvolené období do připraveného vázaného sešitu. Tento sešit se tak stává průkazným dokladem o provedené kontrole. Zvoleným obdobím může být měsíc, ale lépe týden nebo dokonce každý den. Zejména každodenní povinnost obsluhy zjistit a zapsat těch několik údajů do sešitu prakticky znemožní provádět nekontrolovatelné zpětné zásahy do dat v informačním systému. Navíc se tak zajistí průběžná kontrola funkce informačního systému. Opisem obratových údajů do kontrolního programu a následnou kontrolou vypočtených stavových údajů se provede kontrola, že celý informační systém nevykazuje formální chyby a zapsané údaje jsou konzistentní. Protože kontrolní program je nezávislý na vlastním informačním systému jídelny, je schopen odhalit nejen chyby obsluhy, ale i selhání počítače nebo programu. A v případě takové chyby je pak možno porovnáním dat v počítači s kontrolním deníkem vysledovat konkrétní den, kdy k chybě došlo. Pak už bývá podstatně jednodušší chybu najít a opravit.
Účtování stravného, školného a ubytování ve školní jídelně
Na následujícím obrázku je naznačeno schéma účetních postupů školní jídelny tak, jak je doporučují školitelé firmy VIS. Schéma je třeba chápat pouze jako doporučený postup. Závazné postupy stanovují statutární a nadřízené orgány jídelny.
Pozn.: Účty použité ve schématu jsou platné pro příspěvkové organizace.
1. Faktury za doplatky z FKSP se účtují po provedení řádné uzávěrky na základě vystavených faktur nebo ze sestavy.
Akce - Uzávěrkové operace, tisk. sestavy - Rekap - Přehled ost. plateb podrobně
2. Platby faktur za ostatní platby došlé na účet se dále sledují a účtují v účetnictví na základě bankovních výpisů. V programu Stravné se stav úhrad těchto faktur nesleduje. Úhrady faktur se ve Stravném obvykle provádějí v okamžiku vystavení faktury tzv. zápisem do plateb (viz kap. 3. Stravné základní činnosti). Tento zápis do plateb je prováděn automatizovaně pro všechny vystavené faktury najednou. V případě, že je potřeba sledovat jednotlivé úhrady faktur také ve Stravném, je nutné provádět zápis do plateb pro každou fakturu jednotlivě v okamžiku jejího faktického zaplacení na běžný účet.
3. Předpis za stravné se získává a účtuje po provedení řádné měsíční uzávěrky ze sestavy
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Měsíční hlášení ze součtu sloupce "stravné", kde jsou předpisy uvedeny po kategoriích. V případě, že požadujete přehled předpisů stravného jmenovitě po strávnících, doporučujeme tisk sestavy
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Finanční přehled 5
4. Faktury za spotřebu (tzn. stravné, školné, ubytování, ostatní) se účtují 311Md/602D. Protože v částce předpisu za stravné (ve schématu 73,--) je obsažena i část předpisů, které budou uhrazeny fakturou, dostala se částka za faktury na účet 316Md. Je tedy třeba neprodleně po zaúčtování předpisů přeúčtovat předmětnou částku na účet 311Md. Přeúčtování lze provést na základě součtu částek z protokolu o zápisu do plateb, který se zobrazí při běhu funkce.
Akce - Platební média-Inkaso - Zápis faktur za spotřebu do plateb (v oddíle INKASO pod volbou Faktury za spotřebu)
nebo ze sestavy uvedené v bodu 1
Akce - Uzávěrkové operace, tisk. sestavy - Rekap.-Přehled ost. plateb podrobně
Pozn.: Též je možné faktury za spotřebu účtovat přímo 311Md/602D. Pak je nutné při účtování předpisu za stravné částku faktur za spotřebu odečítat. V příkladovém schématu hodnota předpisu za stravné bez strávníků platících fakturou činí 73 - 4 = 69,--.
5. Platby přijaté od strávníků na běžný účet se účtují v účetnictví z bankovních výpisů.
Správnost zápisů v programu Stravné se ověří po měsíční uzávěrce porovnáním zaúčtovaných údajů se sestavou
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Rekap.-Přehled plateb, kde jsou ve sloupci "účet" sečteny dohromady platby přijaté na běžný účet a přeplatky vrácené z běžného účtu.
Pozn.: V ukázkovém schématu by se účtovala částka 90 - 2 = 88,--.
6. Předpis za prodané kreditní karty se získává a účtuje po provedení řádné měsíční uzávěrky ze sestavy
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Měsíční hlášení ze součtu sloupce "karty".
7. Předpis za ubytování se získává a účtuje po provedení řádné měsíční uzávěrky ze sestavy
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Měsíční hlášení ze součtu sloupce "ubytov.".
Pozn.: Obdobně se získává a účtuje též předpis za školné.
8. Platby přijaté od strávníků v hotovosti se získávají a účtují po provedení řádné uzávěrky ze sestavy
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Rekap.-Přehled plateb, kde jsou ve sloupci "hotově" sečteny dohromady platby přijaté v hotovosti a přeplatky vrácené v hotovosti.
Pozn.: V ukázkovém schématu by se účtovala částka 8 - 1 = 7,--.
Pokud je požadavek na průběžné účtování přijatých plateb, lze využívat sestavu
Akce - Funkce z plateb - Obrat hotovosti za období z položky H - hotově ze sloupce "Celk. obrat" v rekapitulačním oddíle Sumarizace podle druhů hotovosti.
Pozn.: Ve formuláři, který se objeví před tiskem sestavy, je třeba v sekci zatrhávacích položek zatrhnout volbu "členit podle typu platby".
9. Odvod hotovosti z pokladny do banky se účtuje na základě pokladní výdejky vystavené při odvodu z pokladny.
Správnost zápisů v programu Stravné se ověří po měsíční uzávěrce porovnáním zaúčtovaných údajů se sestavou
Akce - Funkce z plateb - Obrat hotovosti za období z položky HO - odvod hotovosti z pokladny ze sloupce "Celk. obrat" v rekapitulačním oddíle Sumarizace podle druhů hotovosti.
Pozn.: Ve formuláři, který se objeví před tiskem sestavy, je třeba v sekci zatrhávacích položek zatrhnout volbu "členit podle typu platby".
10. Vrácené přeplatky strávníků v hotovosti se samostatně NEÚČTUJÍ! Po řádné měsíční uzávěrce jsou obsaženy v celkovém obratu pokladny v sestavě
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Rekap.-Přehled plateb, kde jsou ve sloupci "hotově" sečteny dohromady platby přijaté v hotovosti a přeplatky vrácené v hotovosti.
Průběžně je lze sledovat v sestavě
Akce - Funkce z plateb - Obrat hotovosti za období v položce H - hotově ve sloupci "Celk. obrat" v rekapitulačním oddíle Sumarizace podle druhů hotovosti.
Pozn.: Ve formuláři, který se objeví před tiskem sestavy, je třeba v sekci zatrhávacích položek zatrhnout volbu "členit podle typu platby".
11. Vrácené přeplatky strávníků z běžného účtu jídelny se účtují z bankovních výpisů.
Správnost zápisů v programu Stravné se ověří po měsíční uzávěrce porovnáním zaúčtovaných údajů se sestavou
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Rekap.-Přehled plateb, kde jsou ve sloupci "účet" sečteny dohromady platby přijaté na běžný účet a přeplatky vrácené z běžného účtu.
Všechny přijaté platby a vrácené přeplatky pohromadě lze kontrolovat v sestavě
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Měsíční hlášení, kde ve sloupci "Platba" jsou pohromadě uvedeny přijaté platby a vrácené přeplatky.
Pozn.: V ukázkovém schématu by se kontrolovala částka 4 + 90 + 8 - 1 - 2 = 99,--.
Komentář k účtu 316
Účet vyjadřuje sumární bilanci kont strávníků. Obrat i zůstatek účtu je zobrazen v sestavě
Akce - Uzávěrka - Měsíční hlášení, kde
Počáteční stav účtu neboli tzv. přeplatek minulý je zobrazen jako součet ve sloupci "Z minulého období".
Obrat předpisů (stana Md) je uveden jako součet ve sloupcích "Stravné", "Školné", "Ubytování", "Karty" a případně "Ostatní".
Obrat plateb (strana D) je uveden jako součet ve sloupci "Platba".
Pozn.: Aby tomu tak bylo i v praxi, je třeba vrácené přeplatky účtovat záporně.
Konečný stav účtu neboli tzv. přeplatek budoucí je zobrazen jako součet ve sloupci "Zbývá na příští období".
Z této sestavy se do účetnictví účtují pouze předpisy.
Aby byla zajištěna průkaznost účetnictví, neúčtují se došlé platby z této sestavy, ale na základě skutečnosti. Skutečnost, která je vyjádřena na účtě 316D, se ověřuje v sestavě a porovnává se se sloupcem Platba. Počáteční a konečný stav účtu se měsíčně porovnává se sloupci Z minulého období a Zbývá na příští období.
V účetnictví není zapotřebí zakládat žádnou zvláštní analytickou evidenci, neboť tou je právě sestava Finanční přehled 5, ve které se sleduje stav konta každého strávníka individuálně.
Pozn.: V příkladovém schématu byl počáteční stav účtu nulový a konečný stav je -11,--, takže strávníci mají do příštího měsíce přeplatek, který se v součtu sloupce "Přeplatek budoucí" zobrazuje kladně částkou 11,--.
Komentář k účtu 261
Účet vyjadřuje sumární bilanci pokladny pro výběr stravného (a dále školného, ubytování, poplatků za karty a dalších poplatků). Obrat i zůstatek účtu je zobrazen v sestavě
Akce - Funkce z plateb - Obrat hotovosti za období,
kde
Počáteční stav účtu je zobrazen v pravé části sestavy ve sloupci "Poč. stav".
Obrat přijatých plateb (strana Md) ponížený o obrat vrácených přeplatků je uveden v oddíle Sumarizace podle druhů hotovosti v položce H - hotově ve sloupci "Celk. obrat".
Pozn.: Aby tomu tak bylo i v praxi, je třeba vrácené přeplatky účtovat záporně.
Obrat odvodů (strana D) je uveden v oddíle Sumarizace podle druhů hotovosti v položce HO - odvod hotovosti z pokladny ve sloupci "Celk. obrat".
Pozn.: Odvody se do účetnictví účtují sumárně na základě pokladních výdejek vystavených při odvodu z pokladny pro stravné (školné...). Se sestavou Obrat hotovosti za období se pouze kontrolují!
Konečný stav účtu je zobrazen ve sloupci "Kon. stav" u posledního záznamu z období.
Komentář k účtu 311
Saldo účtu se kontroluje běžnými účetními nástroji používanými obecně pro fakturaci a nezávisle na programu Stravné.
Předpisy za projedené obědy (částky hrazené strávníkem) lze po uzávěrce kontrolovat na sestavě
Akce - Uzávěrkové operace, tisk. sestavy - Přehled ost. plateb,
kde jsou všechny předpisy fakturovaných strávníků uvedeny ve sloupci "faktura".
Předpis dotací (částky, které nehradí strávník) lze po uzávěrce kdykoliv kontrolovat na sestavě
Akce - Uzávěrkové operace, tisk. sestavy - Přehled ost. plateb,
kde jsou všechny dotace uvedeny jednotlivě i sumárně za každý měsíc.
Pokud se na zařízení objevují ještě jiné dotace než FKSP, jsou účetní postupy shodné.
16. modul Plátce DPH v programu Stravné
Přídavný modul plátce DPH se týká celého systému ProVIS. Jeho funkčnost tedy uživatel využije i v programu MSklad pro vedení skladového hospodářství, pokud má tento program nainstalovaný. Ve spolupráci s programem Stravné umožňuje kategorizovat měsíční uzávěrky z hlediska potřeb daňových subjektů.
Nastavení tohoto modulu a zaškolení obsluhy provádějí obvykle pracovníci VIS, kteří mají s touto problematikou bohaté zkušenosti. Doporučujeme si tento přídavný modul a doprovodné služby spojené s jeho zavedením objednat s dostatečným předstihem.
Tisková sestava Daňová rekapitulace z programu Stravné (výřez)
Modul Burza jídel je přístupný v programu úrovně 7 a 4.
17.2 Instalace a nastavení modulu Burza jídel
17.5 Modul Burza jídel v programu Stravné
17.7 Činnosti strávníka na objednacím boxu
17.8 Činnosti obsluhy programu v pokladně
17. Modul Burza jídel
17.1 Úvod
Zakoupili jste, jako součást programu Stravné, i modul Burza jídel. V rámci svého systému objednávání stravy tak umožníte strávníkům měnit své objednávky i v den výdeje. Samozřejmě nelze strávníkům umožnit stravu jednoduše odhlásit, neboť dané objednané jídlo je již uvařené a tudíž musíme chtít po strávníkovi jeho úhradu. Strávník však může toto jídlo nabídnout jinému strávníkovi k "odkoupení" právě prostřednictvím tohoto modulu. Tato kapitola popisuje základní nastavení modulu Burza jídel a základní postupy pro běžnou uživatelskou práci obsluhy systému.
V dalším textu předpokládáme, že se uživatel již seznámil s návodem k programu Stravné a že splňuje všechny předpoklady úspěšného ovládání programu tak, jak je to popsáno v úvodních kapitolách návodu k programu Stravné. V opačném případě je třeba tyto kapitoly důkladně prostudovat, nacvičit si základní činnosti v programu, a teprve pak přistoupit k nácviku základních operací modulu Burza jídel.
17.2 Instalace a nastavení modulu Burza jídel
17.2.1 Instalace modulu Burza jídel
17.2.2 Nastavení modulu Burza jídel
17.2 Instalace a nastavení modulu Burza jídel
Pro uživatele program Stravné úroveň 4: Instalaci a především nastavení modulu Burza jídel je nutné provádět formou asistence servisních pracovníků VIS dle platného ceníku. Totéž platí i při požadavku na změnu nastavení tohoto modulu.
17.2.1 Instalace modulu Burza jídel
Prvotní instalace programu Stravné
Instalace modulu Burza jídel se provádí při prvotní instalaci celého programu Stravné. Pak není nutné v souvislosti s modulem Burza jídel provádět žádné zvláštní operace. Modul se automaticky nainstaluje s celým programem.
Dodatečná instalace
Pokud máme již program Stravné nainstalovaný a modul Burza jídel jsme si dokoupili dodatečně, pak provádíme instalaci tohoto modulu pouhou změnou aplikačního čísla zadaného v programu (Servis - Registrace programu). Nové aplikační číslo naleznete na faktuře za daný modlu.
Burza jídel v programu Stravné
17.2.2 Nastavení modulu Burza jídel
Základní nastavení parametrů
Základní nastavení parametrů provádíme v tabulce Burza jídel v menu Různé:
Objednávky - Burza jídel - Různé - Nastavení pro burzu objednávek
Zobrazí se okno, ve kterém provádíme základní nastavení modulu.
Nastavení pro burzu objednávek
V tomto okně vyplňujeme následující položky s tímto významem:
Používat burzu stravy - zde povolujeme používání burzy.
Zdroj informace - zde vyplněný zdroj informace se bude později zobrazovat v záznamech strávníků (Objednávky - Objednávky) při zrealizovaném požadavku zadaném do burzy jídel.
Další položky lze používat, jen pokud je v programu nainstalován modul Internet a v něm je nastaveno odesílání e-mailů.
Odesílat e-maily - při zrealizovaném požadavku zadaném do burzy program odešle automaticky e-mail na adresu strávníka definovanou v rejstříku strávníků v položce E-mail.
ID spojení - vybíráme definované spojení z tabulky Definice mailu.
Odesílat ihned - generovaný informativní e-mail se odesílá okamžitě.
Hlavička e-mailu - zde definujeme text do hlavičky odesílaného e-mailu.
Patička e-mailu - zde definujeme text do patičky odesílaného e-mailu.
Vyplněnou tabulku uložíme potvrzením tlačítka OK.
Nastavení data a času pro ukončení burzy
Aby mohli strávníci na objednacím boxu nabízet svou stravu jiným strávníkům, musí být v programu definováno, kdy končí možnost dané jídlo nabídnou či poptávat. Zpravidla se tento čas blíží době, kdy nahráváme aktuální objednávky strávníků daného jídla do výdejního terminálu. Po nahrání dat do výdejního terminálu ztrácí využití burzy jídel smysl.
Toto nastavení se provádí pro každý druh jídle zvlášť jednorázově v tabulce Vzory jídelníčku na den:
Objednávky - Vzory jídelníčku na den - vyhledáme požadovaný druh jídla - Oprava
Zobrazí se okno Vzory jídelníčků, ve kterém upravíme pomocí nápovědy hodnoty v položkách Vzoreček data ukončení burzy a Vzoreček času ukončení burzy. Na následujícím obrázku vidíme nastavení, které zajistí ukončení burzy jídel vždy v den výdeje ve 12 hodin. po tomto času objednací box automaticky pozastaví činnost tohoto modulu.
Datum a čas ukončení burzy jídel pro druh jídla oběd 1
Změněný záznam nezapomeneme uložit potvrzením tlačítka Uložit.
Takto jsme definovali údaje jen pro jeden druh jídla. pokud chceme umožnit burzu i pro jiné druhy jídel v tabulce Vzory jídelníčků na den, musíme výše popsané kroky provést pro každý druh jídla zvlášť. V dalším obrázku vidíme tabulku Vzory jídelníčků na den převzatou z příkladu dat. Je to konfigurace celodenního provozu včetně snídaní a večeří. Ovšem častým požadavkem bývá aktivovat burzu jídel jen pro chod jídla Oběd. Pak musíme upravit příslušným způsobem pouze jídla pro chod jídla Oběd, tedy druhy jídel Oběd 1, Oběd 2 a Oběd 3.
Chod jídla Oběd ve Vzoru jídelníčku na den
Jestliže máme již vytvořen rozpis varných a nevarných dnů, a až po té změníme vlastnosti v záznamech v tabulce Vzory jídelníčku na den, musíme spustit funkci Aktualizace jídelníčků podle vzorů v tabulce Jídelníčky (Objednávky - Jídelníčky - Různé - Aktualizace jídelníčků podle vzorů).
17.3.1 Párování požadavků burzy
17.3 Základní činnosti
Modul Burza jídel je svým zavedením připraven k ostrému provozu a nevyžaduje žádné zaškolení obsluhy systému. Další činnosti provádějí strávníci na objednacím boxu. Pro samotné strávníky je připraven laminovaný návod, který je vhodné umístit k objednacímu boxu.
Jedinou činností, kterou obsluha musí provádět je tzv. párování požadavků burzy, a to ještě pouze v tom případě, jestliže máme na provozovně více objednacích boxů (viz kap. 17.3.1 Párování požadavků burzy). Pokud máme na provozovně pouze jeden objednací box, nemusíme tuto funkci vůbec spouštět.
17.3.1 Párování požadavků burzy
Modul Burza jídel obsahuje funkci Párování požadavků burzy. Tato funkce má v programu dvojí význam. Jednak je to funkce kontrolní. Doporučujeme funkci spustit vždy před vyhodnocením objednávek strávníků před nahráním dat do výdejního terminálu.
Dále tato funkce páruje požadavky strávníků ve stravovacích systémech, ve kterých probíhá výměna dat mezi dvěma a více stanicemi prostřednictvím tzv. replikací. Pak musíme tuto funkci spustit alespoň jednou denně před konečným vyhodnocením objednávek strávníků a nahráním dat do výdejního terminálu.
Pozn.: pokud si nejste jisti, zda máte v systému modul Replikace, je tato skutečnost uvedena na registrační formuláři k programu.
Úkol: Proveďte párování požadavků burzy.
Stručný postup:
1. Objednávky - Burza jídel - Různé - Párování požadavků burzy
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Program nenahlásil žádnou chybu.
17.4 Denní činnosti
Provoz modulu Burza jídel nevyžaduje po obsluze žádné denní činnosti. Vše se děje automaticky bez zásahu obsluhy. Jedinou činností, kterou je potřeba provádět je tzv. párování požadavků burzy. tato činnost je popsána v kap. 17.3.1 Párování požadavků burzy
17.5 Modul Burza jídel v programu Stravné
17.5.1 Modul Burza jídel v menu programu
17.5 Modul Burza jídel v programu Stravné
Zde si popíšeme všechna místa programu, kterých se modul Burza jídel týká. S některými budeme pracovat denně, některé nebudeme měnit vůbec.
17.5.1 Modul Burza jídel v menu programu
Objednávky - Burza jídel
V menu programu se modul nachází v menu Objednávky. Zde se automaticky zaznamenávají všechny požadavky strávníků ohledně nabídek či poptávek vložených na objednacím boxu do burzy jídel. S touto tabulkou obsluha programu běžně nepracuje.
Činnosti v menu Různé
V menu různé se nachází jediná funkce Párování požadavků burzy. Funkce provádí vyhodnocení požadavků vložených do burzy jídel na dvou a více objednacích boxech. Funkci stačí pouze spustit, veškeré další činnosti provádí program automaticky bez zásahu obsluhy.
17.6 Řešení typických situací
V této kapitole o řešení typických situací obvykle popisujeme činnosti, které obsluha systému provádí mimo své běžné denní a měsíční činnosti. U modulu Burza jídel však k žádným jiným situacím nedochází. Ten je nainstalován, nastaven a strávníky používán. Nic jiného se zde provádět nemusí.
Spíše bychom měli popsat situace, které mohou nastat na objednacím boxu vzhledem k činnostem samotných strávníků. Zařadili jsme proto do návodu samostatnou kapitolu 17. 7 Činnosti strávníka na objednacím boxu, ve které si jednotlivé situace popíšeme.
17.7 Činnosti strávníka na objednacím boxu
V této kapitole si popíšeme situace, které mohou nastat pro strávníka na objednacím boxu. Strávník může na objednacím boxu zadat jednak nabídku svého jídla, a jednak může zadat poptávku daného jídla. Jedná se tedy o sladění různých stavů, kdy je (anebo není) v systému zaznamenána nabídka jídla, a proti tomu na druhé straně je (anebo není) poptávka po daném jídle. Z tohoto pohledu mohou nastat tyto čtyři situace:
Všechny zde popisované situace se týkají dne výdeje. Navíc jsou prováděny před časem ukončení burzy.
Nabídka jídla bez existující poptávky
Po své identifikaci na objednacím boxu strávník provádí stejné činnosti, jako když chce své jídlo odhlásit. Po té se zobrazí tato tabulka:
Zatržením v poli před textem nabídnout do burzy (v našem obrázku je již zatrženo) připraví strávník toto jídlo k nabídce do burzy. Tuto tabulku pak uloží, čímž se ocitne zpět v dialogu pro objednávání. Tento dialog pak musí strávník též uložit. Tím je jídlo nabídnuto jiným strávníkům. Stav jeho konta se nezmění, dokud si toto jídlo někdo neobjedná.
Nabídka jídla, na které existuje poptávka
Po své identifikaci na objednacím boxu strávník provádí stejné činnosti, jako když chce své jídlo odhlásit. Vzhledem k tomu, že na dané jídlo existuje poptávka, systém nechá toto nabízené jídlo strávníkovi odhlásit bez jakýchkoliv dalších dotazů a okamžitě strávníkovi navýší stav jeho konta. Finanční závazek se přenáší na strávníka, který jídlo poptával.
Poptávka jídla bez existující nabídky
Po své identifikaci na objednacím boxu strávník provádí stejné činnosti, jako když chce jídlo přihlásit. Po té se zobrazí tato tabulka:
Zatržením v poli před textem poptávat v burze (v našem obrázku je již zatrženo) připraví strávník svou poptávku ke vložení do systému. Strávník takto může označit všechny druhy jídel, pokud je mu jedno, který druh v daném chodu bude mít na oběd. Nebo též může označit pouze druhy dva, pokud ví, že na třetí druh nemá tento den chuť. Tuto tabulku pak uloží, čímž se ocitne zpět v dialogu pro objednávání. Tento dialog pak musí strávník též uložit. Tím je poptávka jídla zadána. Stav konta se nezmění, dokud někdo dané jídlo do burzy nenabídne.
Poptávka jídla, na které existuje nabídka
Po své identifikaci na objednacím boxu strávník provádí stejné činnosti, jako když chce své jídlo přihlásit. Vzhledem k tomu, že na dané jídlo existuje nabídka, systém nechá toto jídlo strávníkovi přihlásit bez jakýchkoliv dalších dotazů a okamžitě strávníkovi poníží stav jeho konta.
17.8 Činnosti obsluhy programu v pokladně
Modul Burza jídel lze provozovat i obsluhou přímo v programu Stravné, například při telefonickém požadavku strávníka nebo při jeho osobní návštěvě v pokladně. Činnost obsluhy programu Stravné je pak podobná, jako pro změnu objednávek strávníka. Popíšeme si postup:
Stručný postup:
1. Zadáme strávníka v dialogu Pokladna-identifikace strávníka (aktuální měsíc).
2. V kalendáři pro přihlašování a odhlašování stravy "nejdeme" na výdejní den.
3. Provedeme přihlášku nebo odhlášku jídla. Zobrazí se stejné tabulky pro vytvoření nabídky nebo poptávky, které jsou popsány výše v kap. 17.7 Činnosti strávníka na objednacím boxu. Činnost s těmito tabulkami je shodné. Vyplněné tabulky je nutné uložit stiskem tlačítka OK.
4. Dostáváme se do okna Platba. Zde zadáme hodnoty pro platbu dle zvyklostí a uložíme okno stiskem tlačítka OK.
Možnost zadávat požadavky do burzy i v dialogu pro pokladnu (v kanceláři jídelny obsluhou programu) není standardně nastavena. V případě zájmu o toto nastavení kontaktujte horkou linku VIS. POZOR! Tímto nastavením znemožníte v dialogu pro přihlášky a odhlášky strávníků měnit v kanceláři (pokladně) objednávky na jídla, na která se vztahuje Burza jídel.
17.9 Návod k objednacímu boxu
Společně s modulem Burza jídel dostává uživatel též laminovaný návod pro strávník k vyvěšení v místě, kde se nachází objednací box. Tento návod je dostupný k vytištění v této kapitole.
Modul Restaurační provoz je přístupný v programu úrovně 7 a 4.
18.2 Instalace a nastavení modulu Restaurační provoz
18.4. Řešení typických situací
18. Restaurační provoz
18.1 Úvod
Modul Restaurační provoz je určen pro školská zařízení s výukou budoucích číšníků. Umožňuje ve spojení s dalšími prvky stravovacího systému simulovat na jídelně klasický restaurační provoz., kdy žák - číšník obsluhuje další žáky - "návštěvníky restaurace". Ovšem na rozdíl od klasického restauračního provozu dostávají žáci stravu podle své předem uskutečněné objednávky.
Modul Restaurační provoz v menu Akce
18.2 Instalace a nastavení modulu Restaurační provoz
18.2.1 Popis nastavení modulu Restaurační provoz
18.2 Instalace a nastavení modulu Restaurační provoz
Instalaci modulu Restaurační provoz a jeho základní nastavení provádějí v rámci instalace programu Stravné 4.3 a vyšší servisní pracovníci firmy VIS.
18.2.1 Popis nastavení modulu Restaurační provoz
V této kapitole si popíšeme princip nastavení v programu Stravné. Tento popis bude obecný, neboť konkrétní nastavení provádí servisní pracovník VIS při instalaci celého systému. Konkrétní kroky tohoto nastavení (název nové kategorie, jména obecných "strávníků - číšníků", apod.) se mohou na různých provozovnách lišit. Ale obecný postup musí být zachován. Tento obecný postup je následující:
Kategorie pro "číšníky"
V programu musí být zavedeni anonymní strávníci, kteří budou představovat číšnickou směnu na daný den, týden nebo jiné období v závislosti na organizaci konkrétního provozu. Pro tyto strávníky musíme mít zavedenu v programu speciální kategorii (Rejstříky - Kategorie) vyčleněnou pouze pro tyto strávníky. Její specialita spočívá v těchto důležitých parametrech:
- je to kategorie určená pouze pro anonymní strávníky - číšníky
- "strávníkovi" této kategorie nelze v programu žádným způsobem přihlásit žádné jídlo
Konkrétní název této kategorie sdělí obsluze programu servisní pracovník VIS při zavedení programu.
Nastavení pro tuto kategorii nijak neměňte!
Anonymní strávníci - "číšníci"
Vzhledem k tomu, že se směna strávníků - číšníků mění v intervalu daném organizací výuky (den, týden, apod.), musíme mít v Rejstříku strávníků (Rejstříky - Rejstřík strávníků) zavedeny tzv. anonymní strávníky, kteří budou představovat číšnickou směnu. Při zavedení systému do provozu tedy servisní pracovník VIS po dohodě s personálem jídelny zavede do Rejstříku strávníků skupinu strávníků s obecnými jmény, např. Číšník 1, Číšník 2, atd. Tito strávníci jsou zařazeni do speciální kategorie (viz předchozí odstavec) a mají na stálo přidělenu identifikační kartu. Tuto kartu později obdrží do zápůjčky žák - číšník při svém "nástupu do služby". Tehdy je vhodné přejmenovat anonymního strávníka jménem konkrétního strávníka, který nastupuje do služby. Toto jméno se totiž později zobrazuje v různých místech při dalších činnostech. Po skončení služby vrátí žák zapůjčenou kartu zpět obsluze programu (vyučujícímu). Po té je opět doporučeno přejmenovat anonymního strávníka na své původní obecné jméno. Proto doporučujeme použít na kartě strávníka položku Poznámka, do které opíšeme jméno obecného strávníka. Takto budeme mít vždy přehled o tom, která karta je přidělena obecnému strávníkovi.
Další nastavení
V modulu je v závislosti na konkrétním provozu možné provést mnoho dalších nastavení. nyní si vyjmenujeme některé vlastnosti základního nastavení:
Dotaz na datum - při spuštění výdeje se program ptá na datum výdejního dne.
Dotaz na stůl - po zadání objednávek strávníků do systému je číšník vyzván k zadání čísla stolu, pro který právě odbavil objednávky strávníků. Toto číslo stolu se pak objeví na vytištěném výdejním dokladu.
Tisk dokladů - program vytiskne výdejní doklad.
Další nastavení provádí servisní pracovník VIS při zavedení systému v závislosti na konkrétních podmínkách provozovny.
18.3.1 Trvalé přidělení karty anonymnímu strávníku mimo evidenci
18.3.2 Zařazení (vyřazení) žáka do (ze) směny číšníků
18.3. Základní činnosti
V této kapitole popíšeme podrobně základní činnosti jednak z pozice obsluhy programu a jednak z pozice samotného žáka - číšníka.
18.3.1 Trvalé přidělení karty anonymnímu strávníku mimo evidenci
Jak již bylo řečeno dříve celý systém je založen na existenci tzv. anonymních strávníků v Rejstříku strávníků, kteří mají na trvalo přidělenu identifikační kartu, kterou obsluha jídelny propůjčuje žákům - číšníkům. Těmto strávníkům je tedy nutné přidělit identifikační kartu. Provádíme to pouze jednorázově, nebo pokud je karta ztracena či znehodnocena.
V programu budeme budeme přidělovat tyto karty tzv. mimo evidenci. Předpokládáme totiž, že tyto karty budou pořízeny na školské zařízení jako učební pomůcka mimo evidenci karet samotného stravovacího provozu.
Podrobný postup pro přidělování karet je popsán v kap. 11. Bezstravenkový systém, identifikační média. Proto si uvedeme postup jen stručně.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci Denní operace:
2. Objeví se okno Pokladna - identifikace strávníka. V položce Identifikace strávníka vyplníme jméno (lze využít nápovědu) anonymního strávníka, kterému chceme přidělit kartu.
3. Objeví se tabulka, ve které zvolíme řádek Přidělení karty mimo evidenci.
4. Objeví se okno Práce s kreditními kartami. Přidělíme v položce Karta číslo přidělované karty:
pro optické karty: Zasuneme kartu do terminálu a stiskneme klávesu F3 nebo opíšeme číslo z karty ručně
pro bezkontaktní karty: přiblížíme kartu k terminálu a stiskneme klávesu F3
5. Potvrdíme tlačítko OK.
6. Body 1. až 5. opakujeme pro všechny anonymní strávníky.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Uvedení strávníci
mají v kartě strávníka vyplněné číslo přidělené karty (Tlačítko
v sekci Denní operace, položka Ident. médium
na první straně).
18.3.2 Zařazení (vyřazení) žáka do (ze) směny číšníků
Jméno žáka - číšníka se objevuje v systému například na výdejním dokladu a je též zobrazeno na monitoru výdejního místa, pokud je tento žák přihlášen do systému. Je tedy vhodné, abychom současně při zapůjčení číšnické karty, která je trvale přidělena anonymnímu strávníkovi přejmenovali tohoto anonymního strávníka jménem žáka, který nastupuje do služby.
Stručný postup:
1. Akce - Restaurační výdej ON-LINE - Oprava jmen číšníků
2. Zobrazí se seznam strávníků kategorie určené pro číšníky. Ve sloupci Jméno změníme jméno podle skutečnosti.
Při nástupu číšnické směny zapíšeme jména žáků, kteří nastupují do služby.
Při ukončení číšnické směny zapíšeme jména obecných strávníků.
3. Okno se jmény strávníků uložíme stiskem kláves Ctrl+W.
V příkladu dat je při spuštění této funkce nastaven dotaz na kategorii. Pokud zde tento dotaz z nějakého důvodu zůstane i po zavedení systému do provozu, je nutné vybrat správnou číšnickou kategorii!
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V Rejstříku
strávníků je strávník s číslem zapůjčené karty
(Tlačítko
v sekci Denní operace, položka Ident. médium
na první straně).
18.3.3 Činnost žáka - číšníka
V této kapitole si podrobně popíšeme činnost žáka - číšníka při jeho obsluze žáků - návštěvníků restaurace. Činnosti si nejen popíšeme, ale ukážeme si též dialogy, které se budou zobrazovat na výdejním místě.
Vyzvednutí číšnické karty
Než nastoupí žák službu číšníka, musí si vyzvednout u obsluhy programu Stravné číšnickou kartu, kterou se bude v systému identifikovat jako číšník. Režim, jakým se bude tato zápůjčka provádět si zvolí obsluha jídelny podle svých interních pravidel a zvyklostí.. Z hlediska obsluhy je tento krok popsán v předchozí kapitole.
Nabrání objednávek strávníků - návštěvníků restaurace
Obsluhující číšník vybere u určeného stolu identifikační karty žáků - návštěvníků. S těmito kartami pak odchází k výdejnímu místu.
Identifikace žáka na výdejním místě - odemknutí pokladny číšníkem
Po vybrání identifikačních karet u stolu se strávníky odchází číšník s těmito kartami k výdejnímu místu. Zde je zobrazen na monitoru dialog evidující statistiku objednané stravy výdejního dne. Číšník se zde identifikuje číšnickou kartou, čímž se zobrazí na monitoru jeho jméno.
Identifikace číšníka v dialogu pro Výdej ON-LINE
Zadávání objednávek žáků - návštěvníků restaurace
Po svém přihlášení do systému přikládá postupně číšník identifikační karty, které vybral od strávníků u stolu. Na monitoru se zobrazují objednávky těchto strávníků v poli Strávníci a objednávky. Současně se zapisují počty jídel v poli Souhrnné počty.
Postupně zadávané objednávky strávníků číšníkem
Uzamčení objednávek a zadání čísla stolu
Po zadání všech objednávek strávníků daného stolu provede opět číšník svou identifikaci svou číšnickou kartou. Objednaná jídla se odečtou z tabulky objednaných a dosud nevydaných jídel (tím je zajištěn i přehled pro obsluhu výdeje stravy). Současně se zobrazí výzva k zadání čísla stolu. Číšník zadá číslo stolu a potvrdí tlačítko OK.
Výzva k zadání čísla stolu
Tisk výdejního dokladu
Následuje dialog pro vytištění Výdejního dokladu. Doklad obsahuje všechny potřebné informace včetně jména číšníka, čísla stolu a seznamu objednaných jídel. Číšník tento doklad vytiskne. Tím uvolní výdejní místo pro dalšího číšníka. Výdejní doklad předává obsluze kuchyně, která na základě této objednávky připraví a číšníkovi předá příslušný počet porcí objednaných druhů jídel. Tato jídla servíruje číšník u příslušného stolu strávníkům. Současně jim vrátí jejich identifikační karty.
Výdejní doklad
Vrácení číšnické karty
Po skončení své služby vrátí žák - číšník zapůjčenou číšnickou kartu obsluze programu. Z hlediska obsluhy programu je tento krok popsán v předchozí kapitole.
18.4. Řešení typických situací
18.4.1 Doporučené identifikační karty
18.4. Řešení typických situací
V této kapitole si popíšeme některé charakteristické situace s jejich řešení. Pokud se vyskytne v praktickém provozu nějaká situace a její řešení zde nenaleznete, neváhejte, a kontaktujte pracoviště horké linky. S řešením Vašeho dotazu Vám rádi pomůžeme.
18.4.1 Doporučené identifikační karty
Základem číšnického provozu je výběr identifikačních karet žákem - "číšníkem" od žáků "návštěvníků restaurace" a jejich následné navrácení. Je zde tedy jasný požadavek na rychlost vrácení vybraných karet. Je tedy nutné, aby "číšník" rozdělil vybrané karty "návštěvníkům restaurace" co nejrychleji. Nejsnadnější je v tomto případě orientace podle jmen "návštěvníků restaurace", které jsou nadepsány na identifikačních kartách. Proto doporučujeme strávníky vybavit buď optickou zasouvací kartou, nebo bezkontaktní "plochou" identifikační kartou (v závislosti na čtecím zařízení výdejního místa). Na tyto karty si snadno strávník nalepí štítek se svým jménem. Lze též dodat pouzdra na tyto karty a na ně nalepit štítek se jménem, abychom později mohli tuto kartu použít pro jiného strávníka.
19.2 Instalace a nastavení modul Prodej Zboží
19.3 Prodej zboží - základní činnosti
19.4 Provozní cykly modulu Bufet
19.6 Zavedení modul Bufet do ostrého provozu
19. modul Prodej zboží
19.1 Úvod
Zakoupili jste, jako součást programu Stravné, i modul Prodej zboží - bufet. V rámci svého systému výdeje stravy tak umožníte strávníkům nákup doplňkového sortimentu jídelny. Tato kapitola popisuje základní nastavení modulu Prodej zboží - bufet a základní postupy pro běžnou uživatelskou práci obsluhy systému.
V dalším textu předpokládáme, že se uživatel již alespoň stručně seznámil s návodem k programu Stravné a že splňuje všechny předpoklady úspěšného ovládání programu tak, jak je to popsáno v úvodních kapitolách návodu k programu Stravné. Pro ovládání modulu Prodej zboží - bufet postačí skutečně jen základní orientace v programu: pohyb po menu programu, spuštění tlačítka z plochy programu a základní klávesy pro ovládání programu.
Z hlediska samotného programu Stravné předpokládáme orientaci v těchto základních činnostech programu, které jsou popsány v kap. 3 Základní činnosti:
zavedení nového strávníka
potvrzení rozpisu na měsíc
uzávěrka
Prodej zboží x bufet
V dalším textu již nebudeme vždy používat celý název modulu, t.j. Prodej zboží - bufet. Zbytečně by nás to odvádělo od dané problematiky. Budeme-li popisovat činnosti v modul Prodej zboží nebo v modulu Bufet, vždy máme na mysli ten samý modul Prodej zboží - bufet.
19.2 Instalace a nastavení modul Prodej Zboží
19.2.1 Instalace modulu Prodej zboží
19.2.2 Nastavení modulu Prodej zboží
19.2 Instalace a nastavení modulu Prodej zboží
19.2.1 Instalace modulu Prodej zboží
Prvotní instalace programu Stravné
Instalace modulu Prodej zboží se provádí při prvotní instalaci celého programu Stravné. Pak není nutné v souvislosti s modulem Prodej zboží provádět žádné zvláštní operace. Modul se automaticky nainstaluje s celým programem.
Dodatečná instalace
Pokud máme již program Stravné nainstalovaný a modul Prodej zboží jsme si dokoupili dodatečně, pak provádíme instalaci tohoto modulu pouhou změnou aplikačního čísla zadaného v programu (Servis - Registrace programu). Nové aplikační číslo naleznete na faktuře za daný modul.
Prodej zboží (Bufet) v menu Akce
19.2.2 Nastavení modulu Prodej zboží
Povolení prodeje dle sazby DPH
Modul Prodej zboží má v programu Stravné připraveny záznamy, které se při ostrém provozu objevují na uzávěrkových tiskových sestavách. Aby se tyto údaje neobjevovaly těm uživatelům, kteří modul Prodej zboží nepoužívají, jsou v základním nastavení programu zakázány. Po nainstalování modulu musíme tyto údaje povolit ručně. Provádíme to takto:
Stručný postup:
1. Rejstříky - Názvy údajů
Zobrazí se tabulka Seznam názvů údajů, ve které vyhledáme řádek s Číslem údaje: 39 - Bufet 0 %. Potvrdíme tlačítko Oprava.
2. Zobrazí záznam, kde změníme položku Použít údaj na Ano. Záznam uložíme potvrzením tlačítka Uložit. Program se zeptá, zda nastavit toto použití u všech kategorií. Potvrdíme Ano.
3. Body 1. a 2. opakujeme pak pro řádky 40 - Bufet S a 41 - Bufet Z (= snížená a zvýšená sazba DPH).
4. Pomocí klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Pozn.: Jestliže nyní víme, že nebudeme prodávat zboží s některou z výše uvedených sazeb, pak příslušný údaj povolit nemusíme.
Základní nastavení parametrů
Základní nastavení parametrů provádíme v tabulce Nastavení prodeje v Bufetu v menu Bufet:
Bufet - Nastavení prodeje v Bufetu
Zobrazí se okno, ve kterém provádíme základní nastavení modulu. Okno se skládá ze dvou částí (záložek) Sortiment zboží a Pokladní doklad.
Parametry pro prodej v Bufet - Sortiment zboží
V této kartě vyplňujeme následující položky:
Sledování zásob - pokud chceme sledovat stav zásob zboží v bufetu, vyplníme hodnotu Ano. V opačném případě ponecháme Ne. Standardní hodnota je Ne, viz též kap. 19.4.3 Sledování zásob zboží.
Název param. 1 - 3 - zde můžeme vyplnit název, který se objeví údajích pro Sortiment zboží. Standardně ponecháme tyto položky prázdné.
Vzoreček ceny - vyplníme vzoreček, podle kterého se vypočítá prodejní cena prodejní ceny. Standardně vzoreček nevyplňujeme.
Čtečka čárového kódu - jestliže máme vybaven systém čtečkou čárového kódu, zde vyplníme číslo tohoto zařízení z tabulky Seznam terminálů.
Druhá záložka (Pokladní doklad) okna Parametry pro prodej v Bufetu definuje další parametry pro samotný prodej zboží.
Parametry pro prodej v Bufet - Pokladní doklad
Číslo dokladu - číslo posledního pokladního dokladu. Další pokladní doklad bude vytištěn s číslem o jedno větší.
Odřádkování - počet prázdných řádků vytištěných na konci dokladu.
Hlavička a patička dokladu - text, který se vytiskne na každém pokladním dokladu v jeho hlavičce nebo patičce.
Vyplněné položky uložíme potvrzením tlačítka OK.
Kategorie Bufet a Anonymní strávník Bufet
Prodej zboží v bufetu je možný provozovat ve dvou režimech. Tento režim se týká strávníků - zákazníků bufetu. Jde tedy o to, komu budeme zboží prodávat. V prvním režimu provádíme všechen prodej jedinému "virtuálnímu" strávníkovi, který se též nachází v Rejstříku strávníků a jmenuje se Anonymní strávník Bufet. Tento způsob provozování prodeje doporučujeme a v dalším textu se budeme v kap. 19.3 Prodej zboží - základní činnosti na Anonymního strávníka Bufet odkazovat.
Jestliže zavádíme program Stravné a modul Prodej zboží nově, je tento Anonymní strávník Bufet (a jeho kategorie BUFE) připraven v příkladu dat.
Jestliže zavádíme modul Prodej zboží do již zavedeného programu Stravné, je nejvýše pravděpodobné, že tato kategorie ani tento strávník v programu nebudou zavedeni. Pro zavedení nové kategorie viz kap. 6.18 Přidání nové kategorie. Pro zavedení nového strávníka viz kap. Nový strávník v kapitole 3. Základní činnosti. Lze též požádat o pomoc horkou linku VIS.
Druhý možný způsob je prodej zboží zákazníkům - strávníkům, kteří jsou zavedeni v programu Stravné a stravují se tedy též na jídelně. Tento režim je popsán v kap. 19.4.1 Identifikace strávníka identifikačním médiem.
19.3 Prodej zboží - základní činnosti
19.3.1 Zavedení sortimentu zboží
19.3.2 Prodej zboží anonymnímu strávníkovi
19.3.3 Uzávěrkové tiskové sestavy a přehledy
19.3.4 Storno prodeje v bufetu a jeho příslušné platby
19.3 Prodej zboží - základní činnosti
Jestliže začínáme používat modul Prodej zboží v programu Stravné, ve kterém již máme ostrá data strávníků, pak nastudujte další činnosti pouze teoreticky. Mohlo by dojít k zápisu reálných plateb za neuskutečněný prodej do tabulky Platby. Též je možné vyžádat si u firmy VIS licenci programu "Pro výuku" a základní činnosti nacvičit na této kopii programu. V tom případě kontaktujte obchodní oddělení firmy VIS.
Modul Prodej zboží je svým zavedením připraven k ostrému provozu. V základní doporučené konfiguraci provede uživatel jen drobné změny v nastavení a může zahájit prodej doplňkového sortimentu. Touto problematikou se zabývá právě tato kapitola, ve které si na konkrétních příkladech ukážeme jednak "rozjezd" modulu Prodej zboží a dále všechny základní operace při prodeji doplňkového sortimentu.
Další rozšiřující způsoby použití lze vyčíst v kapitole 19.4 Řešení typických situací.
Jestliže požadavek uživatele přesahuje rámec zde popsaného způsobu použití modulu Prodej zboží, je nutné požádat na pracovišti horké linky VIS o změnu nastavení dle konkrétních požadavků uživatele. Tato služba je hrazena podle aktuálního ceníku VIS.
19.3.1 Zavedení sortimentu zboží
Úkol: Zaveďte si prodejní sortiment zboží.
Všechno zboží, které chceme prodávat, musíme mít definované v tabulce Sortiment zboží (Bufet - Sortiment zboží v bufetu - Nový). Nabízený sortiment zboží musíme zavést do programu, abychom mohli evidovat jeho prodej.
Tabulka Sortiment zboží je vlastně seznam zboží, které jsme kdy v bufetu prodávali, prodáváme nebo prodávat budeme. Uvedené zboží vůbec nemusíme mít fyzicky zrovna v nabídce prodeje.
Stručný postup:
1. Bufet - Sortiment zboží v bufet - Nový
Zobrazí se prázdný záznam Sortiment zboží v bufetu, kde definujeme tyto položky:
Kód zboží - číselný kód, pod kterým bude zboží v programu vedeno. Položka je rozdělena na dvě části, které můžeme využít pro členění zboží. První dvojčíslí může určovat Druh zboží a čtyřčíslí za pomlčkou pak může určovat pořadí daného druhu zboží. První dvojčíslí vyplníme ručně. Číslo za pomlčkou se vyplní automaticky opuštěním této položky.
Název - název zboží, pod kterým bude vedeno v programu.
Rychlokód - pro nejprodávanější sortiment můžeme vyplnit dvoumístný kód, kterým budeme později při samotném prodeji daný výrobek snadno zadávat. Můžeme použít čísla, písmena a jejich kombinaci.
Typické množství - toto je hodnota, která se automaticky vyplní při prodeji daného zboží. Většinou ponecháme hodnotu 1.
Cena - vyplníme prodejní cenu vč. DPH (to platí i pro zařízení - plátci DPH).
MJ - měrná jednotka zboží. Většinou ponecháme KS. Například prodáváme již navážený salát v baleních o určité hmotnosti - prodáváme 1 ks zboží. Jinou jednotku použijeme v případě, že prodávaný sortiment nabízíme v jiných jednotkách, například prodáváme vážený salát a hmotnost načítáme z připojené váhy. Pak vyplníme jednotku kg.
Typ platby - pomocí nápovědy vyplníme odpovídající typ platby: B9 pro zboží se sazbou DPH 19 % a B5 pro zboží se sazbou DPH 9 %.
Vyplněný záznam uložíme potvrzením tlačítka Uložit.
Sortiment Sušenky máčené
2. Bod 1. opakujeme pro další sortiment zboží.
3. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
19.3.2 Prodej zboží anonymnímu strávníkovi
Úkol: Prodejte anonymnímu strávníkovi 3 ks sušenek máčených.
Veškerý prodej standardně provádíme tzv. anonymnímu strávníkovi Bufet.
Stručný postup:
1. Akce - Funkce bufetu - Prodej v bufetu
Zobrazí se dialog pro identifikaci strávníka - zákazníka v bufetu. Nyní musíme zadat strávníka s názvem Anonymní strávník Bufet. Je to velice jednoduché. Do kolonky Identifikace strávníka nevyplňujeme žádný text a rovnou stiskneme klávesu Enter. Dostaneme se tak do tabulky prodeje zboží pro strávníka Anonymní strávník Bufet.
2. Nacházíme se v položce Prodej v bufetu. Program čeká na zadání názvu prodávaného sortimentu. My můžeme zadat text Sušenky máčené, ale místo toho použijeme rychlokód, který jsme si v předchozí kapitole definovali pro toto zboží. Tím rychlokódem je hodnota 01. Zapíšeme tento kód do položky Prodej v bufetu a potvrdíme jej klávesou Enter.
3. Tím se nám toto zboží zapsalo do tabulky vydaného zboží. Ale zapsal se pouze jeden kus, a my máme prodat kusy tři. Navýšení naposledy použitého zboží provádíme pomocí klávesy Plus, nebo-li klávesa "+" vpravo na numerické části klávesnice. Dvakrát tedy tuto klávesu stiskneme a tím navýšíme počet prodávaných sušenek na tři.
Poznámka: Pro snížení počtu prodávaných výrobků použijeme klávesu "-" (mínus) na numerické části klávesnice.
4. Program "čeká" na zadání dalšího zboží v položce Prodej v bufetu. My už nic prodávat nebudeme, proto potvrdíme tlačítko OK. Lze to provést třemi způsoby.
myší - což je ale v provozu bufetu poněkud zdlouhavé.
Alt+O - použijeme zkratkový povel na klávesnici.
Ctrl+W - kombinace kláves pro uložení v programech VIS.
2 x Enter - toto je zřejmě nejrychlejší varianta.
5. Zobrazí se tabulka Vyrovnání hotovosti, ve které vidíme, kolik má zákazník zaplatit korun. Do položky Přijatá částka můžeme zapsat hodnotu dle skutečnosti a potvrdit klávesou Enter (například nám dá zákazník bankovku v hodnotě 50 Kč). V položce Částka k vrácení se pak zobrazí částka, kterou máme strávníkovi vrátit. Provedeme vyrovnání hotovosti a potvrdíme tlačítko OK. Opět je nejrychlejší použít klávesu Enter.
Vyrovnání hotovosti
Poznámka: V případě požadavku lze zrušit zobrazení tabulky Vyrovnání v hotovosti.
6. Zobrazí se sestava pro tisk pokladního dokladu, který vytiskneme.
Poznámka: V případě požadavku lze v programu nastavit, aby se pokladní doklad tiskl automaticky bez zobrazení na monitoru.
19.3.3 Uzávěrkové tiskové sestavy a přehledy
Úkol: Vytiskněte sestavu Prodej v bufetu za období. Seznamte se s dalšími tiskovými sestavami.
Prodej v bufetu:
1. Akce - Funkce bufetu - Prodej po kategoriích
Zobrazí se dialog pro zadání období. Zde zadáme období, které požadujeme vytisknout. Jestliže požadujeme přehled denního prodeje, vyplníme do obou položek stejné datum. Zadaná data uložíme potvrzením tlačítka OK.
2. Zobrazí se tisková sestava prodaného zboží pro jednotlivé kategorie. Sestavu vytiskneme.
3. Pomocí klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Prodej po kategoriích
Kategorie v uzávěrkové sestavě Měsíční hlášení:
Tuto sestavu tiskneme až po provedení řádné uzávěrky za uplynulý měsíc!
1. Akce - Uzávěrkové operace a tiskové sestavy - Měsíční hlášení
Zobrazí se okno Měsíční hlášení stravného. Požadovaná data jsou již vyplněna a proto rovnou uložíme tabulku potvrzením tlačítka OK.
2. Zobrazí se tisková sestava Měsíční hlášení. Sestavu vytiskneme. Pro kategorii BUFE se zobrazuje částka totožná s částkami jako v předchozích dvou odstavcích (za uvedené období).
3. Pro ostatní kategorie se tiskne součet předpisů za prodej v bufetu odděleně od předpisů za Stravné.
Statistika prodeje v bufetu v TS Měsíční hlášení (výřez)
4. Pomocí klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Další tiskové sestavy:
Další tiskové sestavy se nacházejí na níže uvedených místech programu. Doporučujeme seznámit se s těmito sestavami a používat je v souladu s požadavky nadřízených orgánů.
1. Menu Akce
V menu Akce se v položce Funkce bufetu nacházejí tiskové sestavy, které vyhovují standardním požadavkům uživatelů modulu Prodej zboží.
Příklad: Akce - Funkce bufetu - Odběr zboží strávníkem
2. Menu Bufet
Nad každou tabulkou v menu Bufet se nachází menu pro tuto tabulku a jednou z položek tohoto menu je i položka Tisk. Zde se nacházejí tiskové sestavy pro danou tabulku.
Příklad: Bufet - Sortiment zboží bufetu- Tisk - Výpis sortimentu
Poznámka: Většina tiskových sestav z menu Bufet se nachází též v menu Akce.
19.3.4 Storno prodeje v bufetu a jeho příslušné platby
Úkol: Proveďte storno prodeje zboží Sušenky máčené.
Jestliže dojde k nějaké chybě při prodeji, lze tento prodej vystornovat. Je pro to určena speciální funkce v modulu Prodej zboží.
Jiný způsob, než je zde uveden, nepoužívejte.
Stručný postup:
1. Bufet - Prodej v bufetu
Zobrazí se tabulka Prodej v bufetu. Vyhledáme záznam prodeje, který požadujeme zrušit.
2. V horním menu pokračujeme: Různé - Storno prodeje strávníka
Zobrazí se dotaz programu Chcete stornovat záznamy strávníka....?. Dotaz obsahuje evidenční číslo a jméno strávníka a především Datum a Čas uskutečněného prodeje. Znamená to, že touto funkcí provedeme storno celého prodeje. Nelze tedy zrušit část konkrétního prodeje, ale vždy jen prodej celý.
Potvrdíme tlačítko Ano.
3. Program vymaže uvedený prodej z tabulky a zároveň provede storno příslušné platby v tabulce Platby (Objednávky - Platby).
4. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
19.4 Provozní cykly modulu Bufet
Z hlediska denních či měsíčních operací není činnost s tímto modulem nikterak náročná. Denně sledujeme množství prodaného zboží a množství peněz za toto zboží utržené. Po skončení období (zpravidla jeden kalendářní měsíc) pak tiskneme souhrnné uzávěrkové tiskové sestavy a přehledy.
1. Přehled denních tržeb, přehled tržeb za období
Akce - Funkce Bufetu - Prodej po kategoriích
Akce - Funkce Bufetu - Uzávěrka bufetu
2. Měsíční hlášení (po uzávěrce v programu Stravné)
Akce - Uzávěrkové operace,tiskové sestavy - Měsíční hlášení
3. Další tiskové sestavy
Akce - Funkce Bufetu - vybereme tiskovou sestavu podle požadavků
19.5.1 Identifikace strávníka identifikačním médiem
19.5.2 Ovládání pokladního dialogu
19.5.4 Zaokrouhlení konečné ceny prodeje
19.5.5 Úhrada nákupu v bufetu stravenkou
19.5 Řešení typických situací
V kapitole 19.3 Prodej zboží - základní činnosti popisujeme doporučený postup pro prodej doplňkového sortimentu. V této kapitole uvedeme další možnosti nastavení a použití modulu Prodej zboží.
19.5.1 Identifikace strávníka identifikačním médiem
Jestliže je jídelna vybavena terminály či boxy pro výdej a objednávání stravy, lze využít pro identifikaci strávníků v bufetu jejich identifikační média, které používají k identifikaci ve stravovacím provozu.
Pozor na nebezpečí neoprávněného prodeje na ztracené identifikační médium!
Identifikátor - čtečka
Jestliže umožníme prodej strávníkům srážkou z jejich konta, musíme připojit k příslušnému počítači identifikátor (čtečku), pomocí níž se budou strávníci v bufetu před prodejem identifikovat.
Prodej zboží
Další postup při samotném prodeji je pak stejný jako při prodeji Anonymnímu strávníkovi Bufet, viz kap. 19.3.2 Prodej zboží anonymnímu strávníkovi.
Platba strávníkem v hotovosti
Každý strávník má v programu definovaný svůj standardní typ platby (sporožiro, banka, hotově, apod.). Bez ohledu na tuto skutečnost se každému strávníkovi v dialogu pro prodej zboží automaticky nastaví typ platby Hotově (toto je základní nastavení, které lze v programu podle požadavku změnit). Při prodeji zboží za hotovost pak tento typ platby neměníme a dokončíme prodej stejně jako u anonymního strávníka Bufet, viz kap. 19.3.2 Prodej zboží anonymnímu strávníkovi.
Strávník si nechá spotřebu strhnout ze svého konta v programu Stravné
Jestliže připustíme tento režim, strávník nemusí na pokladně v bufetu zaplatit žádnou částku. Spotřeba se strávníkovi odečte z konta v programu Stravné a bude inkasována při dalším výběru peněz za stravné. V programu je nastaveno Hlídání konta strávníků. Takto tedy nelze prodat zboží na dluh. Strávník musí mít v programu dostatečný kredit.
Při tomto způsobu úhrady spotřeby musíme v dialogu prodeje zboží vynulovat hodnotu Dnešní platba. V případě, že se nacházíme s kursorem v položce Prodej v bufetu se do položky Dnešní platba dostaneme snadno tak, že stiskneme klávesu Enter. Pak klávesou Delete vymažeme příslušnou částku položce Dnešní platba. Po ukončení prodeje danému strávníkovi se pak do tabulky Platby (Objednávky - Platby) zapíše příslušný předpis za uskutečněný prodej. Tento předpis bude pak vyrovnán při standardní uzávěrce v programu Stravné.
Dnešní platba v bufetovém prodeji
Pozn.: V programu lze nastavit určité skupině strávníků, aby mohli svou spotřebu čerpat do mínusu. Například u zaměstnanců, kdy strháváme jejich spotřebu ze mzdy. V případě tohoto požadavku kontaktujte horkou linku VIS.
19.5.2 Ovládání pokladního dialogu
V této kapitole si podrobně popíšeme ovládání dialogu pro prodej zboží, tedy jak zvětšovat či zmenšovat počet prodávaných kusů zboží, jak ručně zapsat jeho cenu a množství apod.
Výběr prodávaného zboží
Po identifikaci strávníka (anonymního nebo reálného) se dostaneme do dialogu pro prodej zboží a nacházíme se v položce Prodej v bufetu. Zde zadáváme prodávaný sortiment. Provádíme to buď pomocí tzv. rychlokódu či přímo názvem zboží.
Rychlokód pro konkrétní zboží volíme při založení záznamu v tabulce Sortiment zboží, viz kap. 19.3.1 Zavedení sortimentu zboží. Tento rychlokód si buď musíme pamatovat, nebo si můžeme vytisknout sestavu Výpis sortimentu (Bufet - Prodej v bufetu - Tisk). Rychlokód daného zboží zapíšeme do položky Prodej v bufetu a potvrdíme jej pomocí klávesy Enter. Tím se toto zboží zapíše do tabulky již prodaného sortimentu a program čeká na zapsání dalšího rychlokódu.
Zápis rychlokódu
Jestliže nemáme systém rychlokódů zaveden, můžeme zboží vyhledat ručně v tabulce Sortiment zboží. Do této tabulky se dostaneme z položky Prodej v bufetu pomocí klávesy F2. Zde vyhledáme požadované zboží a opět pomocí klávesy F2 jej přeneseme zpět. Tento způsob je však poněkud zdlouhavý. Použijeme proto raději tzv. zúžený výběr. Ten provedeme tak, že do položky Prodej zboží zapíšeme část názvu prodávaného sortimentu a stiskneme klávesu Enter. Zobrazí se seznam zboží, jehož počáteční písmena názvu odpovídají textu, který jsme předtím zapsali. Vybereme požadované zboží a pomocí klávesy Enter je přeneseme do položky Prodej zboží. Přenesením se toto zboží zapíše do tabulky již prodaného sortimentu a program čeká na výběr dalšího zboží.
Zúžený výběr
Změna hodnot naposledy vybraného zboží
V předchozím odstavci jsme si ukázali, jak vybrat prodávané zboží. Toto zboží se zapíše do seznamu již prodaného zboží a zapíše se automaticky s hodnotou svého typického množství, což bude u naprosté většiny zboží číslo 1. Též se automaticky zapíše definovaná cena výrobku. Typické množství a Cena se definuje v tabulce Sortiment zboží, viz kap. 19.3.1 Zavedení sortimentu zboží. Program pak čeká v položce Prodej zboží na další záznam. A právě v tento moment můžeme měnit cenu a množství naposledy uskutečněného prodeje. Uvedeme si podrobný popis, jak tyto změny provádíme.
Cena a Množství v prodejním dialogu
Pro ovládání položek Cena a Množství slouží numerická část klávesnice. Je to ta část vpravo na klávesnici, kde se nachází seskupení kláves s čísly a s dalšími pomocnými znaky. Pomocí vybraných kláves pak můžeme měnit údaje následujícím způsobem:
Klávesa F8 - vymaže naposledy prodané zboží.
Klávesa + ("plus") - zvyšuje hodnotu v položce Množství o jednu jednotku.
Klávesa - ("mínus") - zmenšuje hodnotu v položce Množství o jednu jednotku.
Klávesa * ("krát") - umístí kurzor do položky Množství, kde pak můžeme zadat prodávané množství ručně.
Klávesa / ("děleno") - umístí kurzor do položky Cena, kde pak můžeme zadat cenu za jednotku ručně.
Změněné hodnoty vždy potvrdíme stiskem klávesy Enter. Tím se opět vrátíme do položky Prodej v bufetu. Výše uvedenými způsoby můžeme upravovat hodnoty naposledy prodaného zboží. Jestliže chceme opravit množství nebo cenu zboží prodaného před naposledy prodaným zbožím, vybereme v seznamu prodaného zboží myší požadovanou položku, po té se opět pomocí myši přesuneme do položky Množství nebo Cena (podle toho, co chceme opravit) a ručně zadáme novou požadovanou hodnotu.
Veškeré úpravy či opravy lze provádět do té doby, než prodej zboží danému strávníkovi uzavřeme. Pozdější korekce lze provádět jen pouze pomocí storna uskutečněného prodeje, viz kap. 19.3.4 Storno prodeje v bufetu a jeho příslušné platby.
Pozn.: Numerická část klávesnice funguje jedině tehdy, svítí-li na horním okraji klávesnice vpravo indikátor pod nápisem "Num Lock".
19.5.3 Sledování zásob zboží
V programu lze sledovat stav zásob zboží v bufetu. Lze tedy tisknout inventurní sestavu počtů jednotlivých položek sortimentu zboží, které se fyzicky nacházejí v prodejně k zadanému datu.
Naprostá většina uživatelů eviduje stav zásob ve svém systému skladového hospodářství, a proto sledování zásob v modulu Prodej zboží nevyužívá. To je i doporučení firmy VIS. Zde je nutné si uvědomit, že pokud budeme chtít používat sledování zásob, budeme muset průběžně provádět naskladnění do bufetu, viz níže v této kapitole, a tím se zvýší pracnost obsluhy bufetu.
Aktivace sledování zásob
Sledování zásob musí být povoleno v nastavení modulu. Provádíme to takto:
Stručný postup:
1. Bufet - Nastavení prodeje v bufetu
Zobrazí se okno Parametry pro prodej v Bufetu. Zde v položce Sledování zásob musí být nastaveno Ano pro aktivaci této funkce. Pokud tomu tak není, tak tuto změnu provedeme a uložíme záznam potvrzením tlačítka OK.
2. Od této chvíle je v menu Bufet přístupná položka Příjem zboží.
Bufet - Příjem zboží
Příjem zboží do bufetu
Stručný postup:
1. Bufet - Příjem zboží
Zobrazí se tabulka Příjem zboží do bufetu, kde vyplníme tyto položky:
Datum příjmu - je přednastaveno aktuální datum. V případě potřeby je můžeme změnit. Tato změna pak ale ovlivní inventurní sestavu.
Kód zboží - pomocí nápovědy vybereme přijímané zboží. Automaticky se vyplní jeho kód i název.
Množství - vyplníme množství přijímaného zboží.
Cena - vyplníme prodejní cenu zboží včetně DPH.
Zdroj informace - můžeme vyplnit pomocí nápovědy číslo stanice, kde byl příjem zboží uskutečněn.
Záznam uložíme potvrzením tlačítka Uložit.
2. Bod 1. tohoto postupu opakujeme pro všechen přijímaný materiál.
3. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
19.5.4 Zaokrouhlení konečné ceny prodeje
Jestliže máme zavedeny ceny zboží na hodnoty s desetinným číslem (na "padesátníky", "dvacetníky" a "desetníky"), musíme po ukončení výběru zboží strávníkem zaokrouhlit konečnou cenu. To provádíme prostřednictvím speciální položky v tabulce Sortiment zboží v Bufetu, která se jmenuje Zaokrouhlení.
Stručný postup:
1. Uskutečníme prodej sortimentu způsobem, který máme v provozovně zavedený, například viz kap. 19.3.2 Prodej zboží anonymnímu strávníkovi.
2. Jestliže nám konečná cena nákupu vychází s hodnotou, kterou je potřeba zaokrouhlit, zvolíme v kolonce Prodej v bufetu jako poslední položku prodávaného zboží sortiment Zaokrouhlení.
3. Ukončíme prodej obvyklým způsobem. Program automaticky zaokrouhlí cenu prodeje.
Pozn.: Způsob zaokrouhlení je dán nastavením v tabulce Nastavení aplikace (menu Společné). V položce Zaokrouhlení ceny definujeme způsob zaokrouhlení a v položce Na definujeme řád zaokrouhlení. pozor na to, že toto nastavení je společné pro všechny části systému ProVIS a může ovlivnit i jiná místa programu, než je modul Prodej zboží - Bufet.
19.5.5 Úhrada nákupu v bufetu stravenkou
Program umožňuje formu úhrady prostřednictvím hodnotových stravenek. V denní běžné praxi v obchodech se setkáváme s tím, že při platbě hodnotovou stravenkou lze obdržet od prodávajícího určitou částku v případě, že nevyčerpáme na útratu celou hodnotu stravenek. V základním nastavení modulu program při platbě stravenkou musí zákazník použít celou částku uvedenou na stravence a v případě nedoplatku musí doplatit cenu prodeje standardním způsobem.
Jestliže je hodnota stravenky nižší, než hodnota prodávaného sortimentu, program na tuto skutečnost upozorní a obsluha programu pak musí ručně povolit tento způsob úhrady.
Pozn.: V případě požadavku pro nastavení limitu pro vrácení hotovosti kontaktujte horkou linku VIS.
Stručný postup:
1. Uskutečníme prodej sortimentu způsobem, který máme v provozovně zavedený, například viz kap. 19.3.2 Prodej zboží anonymnímu strávníkovi.
2. Před ukončením prodeje musí kupující nahlásit obsluze, že bude platit prostřednictvím hodnotové stravenky a nahlásit hodnotu této stravenky.
3. Obsluha programu aktivuje položku Platba stravenkou klávesou F5. Kurzor se automaticky přesune do této položky a obsluha zapíše celkovou hodnotu úhrady stravenkou. Celková hodnota by měla být nižší, než je celková hodnota prodeje.
Úhrada stravenkou
4. Po zapsání částky v položce Platba stravenkou ukončí obsluha prodej obvyklým způsobem.
19.5.6 Členění uzávěrky
Program umožňuje rozdělit tisk uzávěrkových a statistických sestav podle skupin uzávěrky. Toho využijeme v případě, že požadujeme sledovat statistiku prodeje zvlášť například pro výrobky studené kuchyně, pro cukrárenské výrobky a pro standardní doplňkový sortiment.
Členění uzávěrky - příklad
Definice Členění uzávěrky
Nejdříve musíme definovat příslušné člení uzávěrky.
Stručný postup:
1. Bufet - Členění uzávěrky - Nový
Zobrazí se okno Členění uzávěrky, kde vyplníme následující položky:
Členění uzávěrky - zde vyplníme kód pro uzávěrku. Můžeme použít číslice a písmena.
Popis - stručný textový popis pro zvolenou skupinu uzávěrky.
Vyplněný záznam uložíme potvrzením tlačítka Uložit.
2. Bod 1. tohoto postupu opakujeme pro všechny námi požadované skupiny uzávěrky.
3. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Členění uzávěrky v sortimentu zboží
Dalším krokem je zařadit veškerý sortiment zboží k příslušné skupině uzávěrky. To provádíme v tabulce Sortiment zboží buď opravou již existujícího záznamu, nebo při definování sortimentu nového. My si postup ukážeme na opravě záznamu.
Stručný postup:
1. Bufet - Sortiment zboží - vyhledáme záznam - Oprava
Zobrazí se záznam daného sortimentu. V položce Čl. uzávěrky vyplníme pomocí nápovědy příslušnou skupinu uzávěrky. Záznam uložíme potvrzením tlačítka Uložit.
2. Bod 1. opakujeme pro všechny záznamy v tabulce Sortiment zboží, kromě sortimentu Zaokrouhlení.
3. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Členění uzávěrky v tiskových sestavách
Jestliže máme definované skupiny uzávěrky v tabulce Členění uzávěrky a tyto skupiny definované v jednotlivých záznamech v tabulce Sortiment zboží Bufetu, můžeme další uskutečněný prodej sledovat na tiskových sestavách rozdělený podle těchto skupin uzávěrky. V tiskových sestavách, které toto členění umožňují, pak vybíráme tento parametr před samotným tiskem sestavy. Ukážeme si na sestavě Uzávěrka prodeje bufetu.
Stručný postup:
1. Akce - Funkce Bufetu - Uzávěrka bufetu
Zobrazí se okno, ve kterém zadáváme doplňující parametry pro tisk sestavy.
Parametry pro tisk sestavy
2. Po zadání všech potřebných údajů pokračujeme potvrzením tlačítka OK a následným tiskem sestavy.
3. Pomocí klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
19.5.7 Pro plátce DPH
Jídelny - plátci DPH používají modul Prodej zboží výše popsaným způsobem. Ve všech částech modulu se zásadně pracuje s cenami s DPH. Daňová problematika se pak řeší v účetním a skladovém systému uživatele.
19.6 Zavedení modulu Bufet do ostrého provozu
Další textu si ukážeme, jak Program umožňuje rozdělit tisk uzávěrkových a statistických sestav podle skupin uzávěrky. Toho
1. Instalace modulu
Postup je popsán v kap. 19.2 Instalace a nastavení modulu Prodej zboží.
2. Povolení prodeje stravenkou v programu Stravné
Postup je popsán v kap. 19.2.2 Nastavení modulu Prodej zboží, odstavec Povolení typu platby Stravenka.
3. Definování členění uzávěrky
Tento krok není bezpodmínečně nutný, viz kap. 19.5.6 Členění uzávěrky.
4. Zavedení sortimentu zboží
Postup je popsán v kap. 19.3.1 Zavedení sortimentu zboží.
5. Kategorie BUFE a Anonymní strávník Bufet
Není-li v programu kategorie BUFE (Rejstříky - Kategorie) a není-li v Rejstříku strávníků (Rejstříky - Rejstřík strávníků) tzv. Anonymní strávník Bufet, je nutné tyto dvě položky do programu zavést, viz kap 19.2.2 Nastavení modulu Prodej zboží, odstavec Kategorie Bufet a Anonymní strávník Bufet.
6. Zahájení prodeje
Postup je popsán v kap. 19.3 Prodej zboží - základní činnosti.
20. Návod pro MŠ - Zpětné zpracování
20.2 Instalace, nastavení a ovládání programu
20.7 Tlačítka na ploše programu
20.1 Úvod
Program Stravné lze provozovat v mnoha různých režimech. Jedná se především o způsob evidence objednávek strávníků a výběr peněz za projedenou stravu. V praxi rozlišujeme dva hlavní způsoby evidence objednávek.
První způsob je založen na přesné evidenci objednávek strávníků, kdy je na každý den předem znám přesný počet objednaných jídel pro jednotlivé skupiny strávníků. Tento způsob používá většina provozů, kde se stravují děti základních a středních škol a podobných větších zařízení.
Na druhé straně existují provozy, kde stačí jednou za měsíc zapsat do programu zpětně počet dnů školní docházky jedním číslem. Není zde nutná přesná evidence denních počtů - kuchařky nanormují například podle docházky v třídní knize, apod. Po uplynutí měsíce zapíšeme do programu každému strávníkovi počet projedených jídel (t.j. počet dní docházky) a za tuto spotřebu vybereme od rodičů dětí přesnou částku v hotovosti. Tuto částku lze ještě navýšit o případný poplatek za školné. V praxi se tento způsob výběru peněz používá především v mateřských školách.
Tato část návodu je věnována druhému způsobu. Budeme zde tedy popisovat zpětný zápis projedené stravy zpětně (po uplynutí měsíce) jedním číslem.
Tato celá kapitola popisuje v uzavřeném celku režim výběru peněz na mateřských školách a uživateli poskytuje všechny potřebné informace k používání programu Stravné. Nicméně je zde nutné zdůraznit, že je potřeba znát všechny další souvislosti práce s programem. Ty jsou popsány v úvodních kapitolách 1. Úvod a 2. První kroky s programem Stravné. Doporučujeme tedy prostudovat i tyto kapitoly.
Pozn.: Režim přesné evidence denních počtů je popsán v kap. 3. Stravné - základní činnosti.
Vymezení rozsahu návodu
Způsob práce s programem Stravné podle této kapitoly mohou použít ty provozy, které splňují následující parametry:
- počty jídel všech strávníků se zapisují zpětně jedním číslem podle papírové evidence
- jídelna vybírá peníze hotově, prostřednictví tzv. Diskety pro spořitelnu nebo hromadného inkasa k úhradě.
- na zařízení se vybírá poplatek za školné
- jídelna eviduje dotace za ostatní platby (příspěvek FKSP) a tiskne za tyto dotace faktury
Jestliže zařízení překročí v některý z výše uvedených parametrů (například fakturuje stravu cizím strávníkům, apod.) musí požádat o úpravu konfigurace firmu VIS. Tato služba je hrazena dle aktuálního ceníku VIS.
20.2 Instalace, nastavení a ovládání programu
Instalace programu
Každou instalaci programu je vždy nutno provádět z originálního instalačního CD. Při instalaci se řiďte pokyny pro instalaci na přiloženém letáku nebo pokyny na monitoru. Dále je postup instalace velmi podrobně popsán v příručce pro ovládání ProVIS.HTM, kap. 1.2 Instalace systému. Doporučujeme podrobně prostudovat pojmy Nová instalace a Opakovaná instalace.
PŘEDEJDETE TÍM PŘÍPADNÝM PROBLÉMŮM PŘI ZTRÁTĚ DAT!
Načtení příkladu dat
V programu je připraven speciální příklad dat, podle kterého je popsána i tato část učebnice. Postup pro načtení příkladu dat je uveden v kap. 2.3 Načtení příkladu dat. V tomto místě si pouze ve stručnosti uvedeme cestu k tomuto příkladu dat:
Servis - Načtení příkladu dat
Zde si vybereme variantu MŠ se zpětným zpracováním a potvrdíme tlačítko Obnova. Dále již pokračujeme podle informací, které se objeví na obrazovce a podle návodu v odkazované kapitole 2.3 Načtení příkladu dat.
POZOR! Načtením příkladu dat vždy smažete nenávratně aktuální data v programu!
Načtení příkladu dat
Načtením tohoto příkladu dat získáme do programu data, na kterých se můžeme učit základní postupy popsané v kapitole 20.4 Základní činnosti. Můžeme též tato data upravit přesně podle konfigurace naší jídelny (ceny jídel, skupiny strávníků, výše dotací či školného, apod.). Odkaz na tuto činnost nalezneme hned v následujícím odstavci Konfigurace programu.
Konfigurace programu
Po načtení dat lze program nastavit přesně podle podmínek naší provozovny. K tomu slouží tzv. Konfigurátor programu. Práce s ním je popsána v kap. 9. Průvodce konfigurací.
Ovládání programu - tlačítka na ploše
Všechna tlačítka programu jsou popsána v kap. 20.7 Tlačítka na ploše programu.
20.3.2 Hromadný zápis projedené stravy za září
20.3.3 Předpis plateb za školné
20.3.4 Řádná uzávěrka za měsíc září
20.3.6 Výpočet doplatků za září
20.3.7 Platební média - disketa pro spořitelnu
20.3.8 Platební média - Hromadné příkazy bankám
20.3.9 Hromadný zápis hotovostních plateb
20.3.10 Tisk faktur za ostatní platby (dotace)
20.3.11 Kontrola úspěšného plnění úkolů
20.3.12 Předpis plateb za školné na měsíc říjen
20.3.13 Vytvoření dne pro přihlášení a platbu jednotlivých strávníků
20.3.14 Přihlášení a platba hotovostních strávníků
20.3.15 Odvod hotovosti z pokladny
20.3.16 Zápis jednotlivých odhlášek
20.3.17 Hromadný zápis projedené stravy za říjen
20.3.18 Uzávěrka za měsíc říjen
20.3.20 Výpočet doplatků za říjen
20.3.21 Platební média - disketa pro spořitelnu a HPKÚ
20.3.22 Zápis plateb došlých na účet zařízení
20.3.23 Kontrola úspěšného splnění všech úkolů
20.3 Základní činnosti
Tato část příručky má dvojí funkci. Slouží jak novým uživatelům programu, kteří se učí program ovládat na tzv. příkladových datech, tak i uživatelům, kteří mají již program zavedený do ostrého provozu a mají v programu svá ostrá data.
Tato část příručky je zpracována jako učebnice. Text každé kapitoly je uspořádán tak, že je nejdříve vytyčen úkol, který máme splnit, po něm následuje podrobný popis činností, které máme v programu provést, abychom tento vytyčený úkol úspěšně splnili. Konkrétní postup se pak liší podle toho, zda se program teprve učíme na příkladových datech, nebo zda již máme program zavedený a potřebujeme provést nějakou činnost v souladu se svými "ostrými daty".
Noví uživatelé - výuka na příkladových datech
U nových uživatelů předpokládáme, že mají v programu načtena tzv. Příkladová data. Na nich budeme provádět konkrétní činnosti s konkrétními údaji. Každá základní činnost je předvedena v samostatné kapitole. V závěru každé kapitoly je pak uvedena kontrola, zda jsme postupovali správně. Každá další kapitola logicky navazuje na kapitolu předchozí. Postupně tak plníme program daty, která v dalších kapitolách používáme. Je proto nutné splnit všechny úkoly v tom pořadí, ve kterém jsou uspořádány i přes to, že v daném okamžiku můžeme mít pocit, že tuto činnost v programu provádět nebudeme. Jen tak dostaneme v každém kroku v programu přesně ty údaje, které jsou uvedeny v dalších kapitolách.
Na příkladu dat je třeba nacvičit provádění všech každodenních činností. Nemá smysl se pokoušet zavést program do užívání, dokud obsluha bezpečně nezvládá následující činnosti. Vedlo by to ke zbytečným chybám a nedorozuměním se strávníky. Další studium pro nové uživatele programu Stravné tedy bezpodmínečně předpokládá, že má tato příkladová data v programu nainstalována. Pro tato cvičení není podstatné, že příklad dat neodpovídá zcela přesně požadavkům a podmínkám naší jídelny (jiné druhy jídel, jiné kategorie strávníků, jiné ceny jídel apod.). To se napraví konfigurací programu, kterou je však vhodné provádět až v okamžiku, kdy zákazník pochopil celkovou filozofii programu a jeho základní možnosti.
Pokud tedy nemáme příkladová data ještě načtena, nebo pokud jsme již prováděli v programu nějaké pokusy a máme zde údaje, které nevíte jak zrušit, obnovte znovu do programu příkladová data. Postup pro jejich načtení je uvedený v kap. 2.3 Načtení příkladových dat. Ale pozor:
Pokud máte v programu "ostrá" data nebo jakákoliv jiná výuková data, načtením příkladu dat si tato data nenávratně smažete. Proveďte si jejich zálohu!
Uživatelé se zavedeným programem a s "ostrými" daty
V předchozím odstavci jsme si uvedli, že text a úkoly jednotlivých kapitol se odkazují na tzv. Příkladová data. Ta se načítají při prvotní instalaci programu a později se při zavedení programu modifikují přesně podle podmínek jednotlivých zařízení. Pak samozřejmě při plnění jednotlivých kapitol nemůžeme mechanicky zavádět do programu data v jednotlivých kapitolách uvedená. Musíme postupovat podle uvedeného obecného postupu a do programu zadávat aktuální data uživatele. Výsledkem je pak dosažení úspěšného dokončení úkolu v souladu s "ostrými" daty uživatele. Pro uživatele se zavedeným programem Stravné slouží tato kapitola především jako připomenutí si zaběhlých postupů v případě, že si potřebujeme některé znalosti osvěžit (nástup po prázdninách, provádění měně častých operací apod.).
Pusťme se tedy do samotného procvičení všech činností, které budeme s programem pravidelně provádět. Myšlenkově se přenesme před začátek školního roku, kdy bude naším prvním stravným obdobím měsíc září. Za tento měsíc budeme v říjnu vybírat od strávníků peníze za spotřebu.
V prvních jedenácti kapitolách absolvujeme jeden celý cyklus od začátku školního roku v měsíci srpnu až do první uzávěrky a s ní spojenými operacemi v měsíci říjnu. V těchto kapitolách popisujeme ten nejjednodušší způsob práce s programem. Jedná se především o práci s hotovostními strávníky a o zápis plateb došlých na účet našeho zařízení. Platby hotovostních strávníků a platby vybrané pomocí platebních médií (disketa pro spořitelnu a hromadný příkaz k úhradě) zapisujeme vždy jednorázově, bez ohledu na další skutečný průběh plateb. Tento způsob vyhovuje většině mateřských školek.
Pokud ale potřebujeme vybírané platby zapisovat zvlášť, podle skutečného pohybu, musíme se řídit postupem popsaným v dalších kapitolách.
U každého úkolu uvádíme červenou barvou období, ve kterém se při řešení úkolu myšlenkově nacházíme.
20.3.1 Zápis nových strávníků
Akce - Doplňkové funkce - Nový strávník
Tlačítko v sekci
:
Úkol: Zaveďte si do programu následující strávníky:
Nacházíme se v měsíci srpnu. Na počátku našeho cvičení si zavedeme několik strávníků do Rejstříku strávníků. Nezalekněme se hned napoprvé velikého množství položek, které karta strávníka obsahuje. Pro rychlé zavedení strávníka postačí definovat některé položky na první stránce.
Stručný postup:
1. Tlačítko v sekci
:
2. V položce Jméno vyplníme nejprve příjmení a pak jméno, tedy Šedivá Marie.
Poznámka: Je-li zde pro příjmení a jméno málo místa, zkrátíme jméno.
3. Dále vyplňujeme povinně položku Kategorie. Přeneseme sem kategorii MS.
Vysvětlení: Do kategorií sdružujeme skupiny lidí, kteří mají z hlediska stravování nějaké společné vlastnosti (např. odebírají pouze obědy nebo naopak mají celodenní stravování, mají stejnou sazbu za jedno jídlo apod.).
4. Vyplníme třídu 1. Použijeme nápovědu nebo můžeme vyplnit přímo „ručně“.
Vysvětlení: Obvykle vyplňujeme třídu, do které strávník-žák chodí. U dospělých strávníků nemusíme třídu vyplňovat.
5. Další položky není nutné bezprostředně vyplňovat, přesuneme se tedy až do položky Typ platby. Zde vybíráme typ platby strávníka. V našem příkladu vyplňujeme u Šedivé typ platby Sporožiro.
Vysvětlení: Strávník může platit jednou z následujících možností:
Hotově - strávníci platí hotově v pokladně. Při tomto typu platby již není potřeba vyplňovat další položky.
Sporožirem - posíláme do spořitelny disketu s příkazy k inkasu ze sporožirových účtů strávníků. Tuto speciální disketu později vytváříme v programu jednoduchými povely. Pokud zvolíme tento typ platby, musíme dále vyplnit položku Účet.
Faktura - tento typ platby použijeme, pokud zavádíme strávníka, kterému budeme projedenou stravu fakturovat (podniky). Pokud zvolíme tento druh platby, musíme vyplnit pomocí klávesy F2 i položku Subjekt (= číslo partnera, kterému fakturujeme stravu).
Účet - platby se realizují prostřednictvím účtu strávníka. Strávník posílá peníze na účet našeho zařízení sám nebo tiskneme v programu jednoduchým povelem hromadný příkaz k úhradě. Pokud zvolíme tento druh platby, musíme vyplnit pomocí klávesy F2 i položku Banka, Účet a Variabilní symbol. Položku Variabilní symbol vyplníme tak, že stiskneme klávesu F2. Program pak sám navrhne jedinečný variabilní symbol. Variabilní symbol můžeme vyplnit i ručně. Způsob volby variabilního symbolu je na uživateli.
Srážka - peníze strháváme zaměstnancům ve spolupráci s účtárnou srážkou ze mzdy. Při tomto typu platby již není potřeba vyplňovat další položky.
6. Položky Datum blokace od a Datum blokace do obvykle při zakládání nového strávníka nevyplňujeme.
7. Jestliže vybíráme na zařízení též poplatky za školné vyplníme příslušné kódy v položkách Kód sazby ubytování a Kód sazby školné. Kódy vyplníme pomocí nápovědy F2. V našem výukovém postupu žádný kód vyplňovat nebudeme.
8. Záznam uložíme.
9. Postupně takto zapíšeme do programu všechny strávníky. Ostatní údaje na první kartě strávníka samozřejmě vyplňujeme také. Můžeme to však učinit kdykoliv později, zde jsme si ukázali nejrychlejší postup, který nám přijde vhod při počátečním náporu na přelomu srpna a září.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Uvedení strávníci se objeví v Rejstříku strávníků (Rejstříky - Rejstřík strávníků).
Vyplněná karta strávníka Šedivá Marie
20.3.2 Hromadný zápis projedené stravy za září
Akce - Na konci měsíce - Zadání dne pro objednávání
Akce - Na konci měsíce - Zápis počtů-všichni
Akce - Na konci měsíce - Počty jídel-všichni
Tlačítka v sekci
:
Úkol: Zvolte poslední varný den uplynulého měsíce jako den pro zápis projedené stravy. Počty jídel zadejte do programu.
Nacházíme se na začátku měsíce října. Vždy po skončení měsíce musíme v programu definovat den, na který budeme zapisovat jednotlivým strávníkům počty projedené stravy. Obvykle je tímto dnem poslední varný den uplynulého měsíce.
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
:
1. Potvrdíme tlačítko
Přečteme si pozorně zobrazený text a potvrdíme tlačítko OK.
2. Potvrdíme tlačítko
Objeví se tabulka Zápis nového jídelníčku. Zadáme datum období 29. 09. 2006. V položce Stav musí být vždy písmeno O. Pokud zde není tak jej vyplníme a potvrdíme tlačítko OK.
Nastavení dat varného období
3. Potvrdíme tlačítko
Objeví se okno Hromadné přihlášky a odhlášky s předvyplněnými daty dne, který jsme definovali v předchozím bodě. Potvrdíme tlačítko OK.
4. Zobrazí se tabulka Úpravy přihlášek a odhlášek. Zde je seznam všech strávníků seřazených podle třídy. Každý strávník má přístupnou položku pro zapsání počtu příslušného jídla. Sem přepisujeme z papírové evidence (např. z třídní knihy) skutečné počty odebraných jídel.
Nyní, abychom se příliš nezdržovali, zapište všem strávníkům do všech kolonek počet jídel 20.
Poznámka: Zadaný počet potvrdíme klávesou Enter nebo pomocí Šipky pro pohyb dané políčko opustíme.
Pokud máme tabulku vyplněnou, potvrdíme tlačítko OK.
Vyplněné počty jídel
5. Objeví se okno s dotazem Opravdu chcete zapsat změněné objednávky? Potvrdíme tlačítko ANO.
Poznámka: Zápis počtů můžeme provádět postupně, vícekrát za sebou. Vždy ale musíme nechat uložit změněné objednávky.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Potvrdíme tlačítko
,
vyplníme období 09/2006 a potvrdíme tlačítko
OK. Dostaneme následující tiskovou sestavu:
Počty jídel
Pozn.: Pokud chceme zadávat počty jídel po třídách, použijeme
v bodě 3 uvedeného postupu tlačítko
.
Počty můžeme zkontrolovat pomocí tlačítka
.
20.3.3 Předpis plateb za školné
Akce - Na konci měsíce - Přepočet školného
Akce - Na konci měsíce - Přehled částek-školné
Akce - Na konci měsíce - Editace školné
Akce - Na konci měsíce - Zaúčtování školného
Tlačítka v sekci
:
Úkol: Proveďte zaúčtování předpisu za školné.
Nacházíme na začátku měsíce října. Tuto funkci budou při ostrém provozu používat jen ti uživatelé, kteří budou od strávníků vybírat kromě stravného i poplatek za školné. V našem výukovém postupu si provedeme tuto akci, i když poplatek za školné nevybíráte. Jednak se námi vložená data projeví v dalším výukovém textu a jednak se někdy v budoucnu může stát, že budete poplatek za školné nově vybírat. Funkce zaúčtuje do programu předpis za školné těm strávníkům, kteří mají v kartě strávníka na první straně v položce Kódy školné vyplněn nějaký kód. Tato funkce zvýší dluh strávníka o určenou částku. Výše této částky se určuje jinde v programu, a pro nás to není teď důležité.
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
:
1. Potvrdíme tlačítko
Přečteme si pozorně zobrazený text a potvrdíme tlačítko OK.
2. Potvrdíme tlačítko
Zobrazí se tisková sestava Protokol o přepočtu školného, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
3. Potvrdíme tlačítko
Zobrazí se tisková sestava Přehled vypočtených částek školného, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
4. Potvrdíme tlačítko
Objeví se informativní text, který si pozorně přečteme a potvrdíme tlačítko OK.
Zobrazí tabulka Editace pracovní tabulky se seznamem všech strávníků, kterým program vypočetl nějaký předpis školného. Částky zde uvedené můžeme nyní ručně měnit. V každém případě pak pokračujeme potvrzením tlačítka OK.
5. Potvrdíme tlačítko
Zobrazí se tabulka s informativním textem, který si přečteme a potvrdíme tlačítko OK.
Objeví se tabulka Zápis do plateb nebo avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb zapíšeme datum 29. 09. 2006.
Vysvětlení: Předpis za školné zapisujeme obvykle k poslednímu varnému dni uplynulého měsíce.
Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text školné 09/2006.
Potvrdíme tlačítko OK.
Následující sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou pokračujeme stiskem klávesy Esc.
Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do Platby? odpovíme Ano.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce Platby (Objednávky - Platby) se na posledních místech objeví strávníci s těmito údaji:
Zapsané předpisy za školné v tabulce Platby
Protože je zúčtovaná částka zapsána s opačným znaménkem (strávník nám dluží), při dalším výpočtu doplatků se tato částka připočítá k dlužné částce za stravné.
20.3.4 Řádná uzávěrka za měsíc září
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Řádná uzávěrka
Tlačítko v sekci
:
Úkol: Proveďte řádnou měsíční uzávěrku za měsíc září 2006.
Nacházíme se na počátku měsíce září po zapsání projedených jídel do programu a po stanovení předpisů za školné. Provedení měsíční uzávěrky po uplynutí každého měsíce patří k základním činnostem v programu.
Zde je nutno zdůraznit, že zde nepopisujeme všechny úkony, které je nutné provést při přechodu z jednoho měsíce na další. To popisuje kap. 20.6 Stručný postup měsíční uzávěrky. Procvičíme si zde pouze průběh samotné uzávěrky.
Stručný postup:
Používáme
tlačítka v sekci
.
1. Potvrdíme tlačítko
2. V tabulce zadáme období od 01. 09. 2006 do 31. 09. 2006 a záznam uložíme potvrzením tlačítka OK.
Upozornění: Zadáváme zde vždy období od prvního kalendářního dne do posledního kalendářního dne uzavíraného měsíce bez ohledu na to, zda byly tyto dny varné či nikoliv.
3. Program provádí automaticky měsíční uzávěrku.
4. Objeví se tabulka Přesun do historie uzávěrek. Vyplníme data období od 01. 09. 2006 do 31. 09. 2006 (tedy opět od prvního do posledního kalendářního dne v měsíci) a záznam uložíme.
5. Objeví se okno Dotaz, ve které nás program informuje o tom, že je vhodné spustit po provedení uzávěrky tzv. Pakování databází. Potvrdíme tlačítko Ano. Probíhá pakování databází. Doba provádění závisí na objemu dat i na rychlosti počítače a může trvat i několik minut.
Pozn.: Po každé uzávěrce následuje tisk uzávěrkových sestav. My si tento krok ukážeme v následující kapitole.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
1. Program nenahlásil při provádění uzávěrky žádné chyby.
2. V tabulce Uzávěrky (Objednávky - Uzávěrky) jsou záznamy strávníků s daty uzavíraného období.
20.3.5 Tiskové sestavy
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy
Tlačítka v sekci
:
Úkol: Vytiskněte základní uzávěrkové tiskové sestavy.
Nacházíme se na počátku měsíce listopadu těsně po uzávěrce za tento měsíc. Po provedení řádné uzávěrky tiskneme uzávěrkové sestavy. Na každé jídelně může být ze strany nadřízeného orgánu jiný požadavek na to, které tiskové sestavy máme za minulé období odevzdat. V menu Akce je soustředěna skupina uzávěrkových tiskových sestav, jejichž obsah by měl splnit požadavky naprosté většiny jídelen. Které tiskové sestavy si nakonec vybereme, záleží tedy na konkrétním požadavku nadřízeného orgánu. My si dále uvedeme doporučené tiskové sestavy, které se budou po uzávěrce tisknout:
Měsíční hlášení
Finanční přehled 1
Počty a předpisy
Stravovací záznamy 1
Přehled plateb
Přehled předpisů
Počty strávníků a jídel
Přehled ostatních plateb
Tisk těchto sestav si procvičíme na jednom konkrétním příkladu.
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
.
1. Potvrdíme tlačítko:
2. Objeví se tabulka počty strávníků a jídel. V položkách pro období jsou vyplněna data podle provedené měsíční uzávěrky. Ponecháme je beze změny a záznam uložíme potvrzením tlačítka OK.
3. Zobrazí se tisková sestava počet přihlášených strávníků a porcí za období... Potvrdíme tlačítko Tisk pro vytištění sestavy. Po vytištění zrušíme dialog pro tisk sestavy stiskem klávesy Esc, čímž se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Sestavy jsou vytištěny na papíře a hodnoty v nich odpovídají vloženým údajům. Sestava Počty strávníků a jídel vypadá takto:
Počty strávníků a jídel
20.3.6 Výpočet doplatků za září
Akce - Výpočet doplatků - Výpočet=přeplatek budoucí
Akce - Výpočet doplatků - Přehled částek
Akce - Výpočet doplatků - Přehled-typ platby
Tlačítka v sekci
:
Úkol: Proveďte výpočet doplatků za měsíc září roku 2006.
Nacházíme se na počátku měsíce října po provedení uzávěrky za měsíc září. Po provedené uzávěrce si vypočteme v programu částky, které budeme v dalším postupu od strávníků vybírat pomocí tzv. platebních médií.
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
.
1. Potvrdíme tlačítko
Přečteme si pozorně zobrazený text a potvrdíme tlačítko OK.
2. Potvrdíme tlačítko
Program počítá doplatky. Zobrazí se tisková sestava, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
3. Potvrdíme tlačítko
Tiskovou sestavu si můžeme vytisknout nebo po kontrole rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
4. Potvrdíme tlačítko
Tisková sestava nám zobrazí vypočítané částky rozdělené a sečtené podle typů plateb strávníků. Sestavu si můžeme vytisknout nebo po kontrole rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
Pozn.: Pokud potřebujeme z nějakého důvodu programem
vypočítané částky měnit, provádíme to pomocí tlačítek
a 
v sekci Doplatky ve sloupci Možnost editace. Před tím si
však přečteme text ukrytý pod tlačítkem
.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Stiskneme tlačítko
.
Dostaneme následující tiskovou sestavu.
Přehled doplatků
Pozn.: Provedením výpočtu doplatků jsme teprve určili strávníkům částky, které by nám měli zaplatit. Aby k platbě skutečně došlo, musíme umístit tyto částky na platební média. Touto problematikou se zabývají další části této učebnice věnované tvorbě platebních médií.
20.3.7 Platební média - disketa pro spořitelnu
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Disketa pro spořitelnu
Akce - Platební média Inkaso - Zápis diskety pro spořitelnu do plateb
Tlačítka v sekci
:
Pozn.: Tato funkce je v programu přístupná, pokud máte zakoupen modul Disketa pro spořitelnu. V opačném případě se touto kapitolou vůbec nezabývejte.
Úkol: Vytvořte disketu pro spořitelnu včetně potřebných tiskových sestav. Nezapomeňte vytvořené částky zapsat do plateb.
Nacházíme se na počátku měsíce října po provedení měsíční uzávěrky za měsíc září a po výpočtu doplatků za minulý měsíc. Pomocí této funkce vytvoříme speciální disketu, na kterou umístíme příkazy k inkasu ze sporožirových účtů strávníků. Funkce se týká strávníků, kteří mají uveden v kartě strávníka typ platby Sporožiro. Při ostrém provozu programu musíme mít uzavřenou smlouvu s místní pobočkou České spořitelny, na základě které pak v programu definujete některé parametry pro vytvoření diskety pro spořitelnu. Pro náš nácvik práce s programem to prozatím není potřeba.
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
.
I. Vytvoření diskety pro spořitelnu
1. Potvrdíme tlačítko
Objeví se tabulka se seznamem sporožirových strávníků a s částkou vypočítanou programem. Pokud potřebujeme vypočítané částky z nějakého důvodu změnit, provedeme to v této tabulce. V každém případě potvrdíme tabulku tlačítkem OK.
2. Zobrazí se tisková sestava připravených částek ke stržení, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
3. Objeví se tabulka Disketa pro spořitelnu.
4. Vložíme prázdnou disketu do disketové
mechaniky a potvrdíme tlačítko
.
Pokud se nyní objeví v pravém horním rohu hlášení:
nemáme nastaveny parametry pro vytvoření diskety pro spořitelnu. V našem výukovém postupu pokračujeme dále od bodu 8. v této kapitole.
5. Zobrazí se tabulka Disketa pro spořitelnu. Nic neměníme a tabulku uložíme.
Poznámka: Aktuálního data v položce Termín transakce si nyní nevšímejte.
V tento moment se objeví na monitoru tisková sestava s výpisem chyb. Program zjistil u příkladových strávníků chybně vyplněná čísla účtů. Tyto chyby jsou úmyslné, abychom zabránili případnému mylnému přijetí pokusných plateb od reálných strávníků. Sestavu zrušíme stiskem klávesy Esc. Na dotaz Chcete pokračovat? odpovíme nyní Ano.
6. Zvolíme tlačítko
.
Sestavu vytiskneme. Dialog pro tiskovou sestavu zrušíme stiskem
klávesy Esc.
Vytvořenou disketu a vytištěnou sestavu odneseme nebo pošleme při "ostré" práci s programem do spořitelny.
7. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
II. Zápis vybraných částek do plateb
Správný účetní postup je zapisovat platby do programu až po jejich připsání na účet našeho zařízení pomocí funkce Zápis plateb dle VS popsané níže v této učebnici. V reálném provozu však mnozí uživatelé zapisují tyto platby hned po vytvoření platebních médií.
8. Potvrdíme tlačítko
9. Objeví se okno Zápis do plateb nebo avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb Zapíšeme datum 15. 10. 2006 (= datum očekávaného příchodu plateb na účet).
10. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text sporožiro 09/2006 a záznam uložíme.
11. Následnou sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
12. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? odpovíme Ano.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce Platby (Objednávky - Platby) se na posledních místech objeví strávníci s těmito údaji:
Sporožirové platby (Typ S) zapsané do tabulky Platby
20.3.8 Platební média - Hromadné příkazy bankám
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Hromadné příkazy bankám
Akce - Platební média Inkaso - Zápis hromadných příkazů do plateb
Tlačítka v sekci
:
Úkol: Vytiskněte hromadný příkaz k úhradě. Nezapomeňte tyto částky zapsat do plateb.
Nacházíme se na počátku měsíce října po provedení měsíční uzávěrky za měsíc září a po výpočtu doplatků za minulý měsíc. Pomocí této funkce vytvoříme hromadné příkazy bankám, na kterých budou umístěny příkazy k inkasu strávníků. Předpokladem je, že strávník dá svému bankovnímu ústavu svolení k inkasu plateb na náš účet. Funkce se týká strávníků, kteří mají uveden v kartě strávníka typ platby Účet.
Pokud nechtějí rodiče strávníka dát povolení inkasa ze svých účtů, mohou posílat peníze na účet jídelny libovolně často a v libovolné výši. Takto přijaté prostředky se zapisují pomocí jiné funkce popsané v kap. 20.3.22 Zápis plateb došlých na účet zařízení.
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
.
I. Vytvoření příkazu
1. Potvrdíme tlačítko
Objeví se tabulka se seznamem sporožirových strávníků a s částkou vypočítanou programem. Pokud potřebujeme vypočítané částky z nějakého důvodu změnit, provedeme to v této tabulce. V každém případě potvrdíme tabulku tlačítkem OK.
2. Zobrazí se tisková sestava připravených částek ke stržení, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
3. Objeví se okno Vytvoření hromadného příkazu bance. Zde v tento moment nic neměníme a potvrdíme tlačítko OK.
Poznámka: V reálném provozu zde můžeme měnit datum splatnosti inkasovaných částek.
4. Objeví se okno Tisk příkazu
k úhradě/inkas. Potvrdíme tlačítko
.
5. Potvrdíme tlačítko Tisk, čímž si sestavu vytiskneme.
Hromadný příkaz k inkasu
6. Opakovaným stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
II. Zápis částek do plateb
Správný účetní postup je zapisovat platby do programu až po jejich připsání na účet našeho zařízení pomocí funkce Zápis plateb dle VS popsané níže v této učebnici. V reálném provozu však mnozí uživatelé zapisují tyto platby hned po vytvoření platebních médií.
7. Potvrdíme tlačítko
8. Objeví se okno Zápis do plateb a avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb Zapíšeme datum 15. 10. 2006 (= datum očekávaného příchodu plateb na účet).
9. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text účet 09/2006 a záznam uložíme.
10. Následnou sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
11. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? odpovíme Ano.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce plateb (Objednávky - Platby) se na posledním místě objeví strávníci s těmito údaji:
Platby přes běžný účet (Typ B) zapsané do tabulky Platby
20.3.9 Hromadný zápis hotovostních plateb
Akce - Platební média Inkaso - Přehled HOTOVOST
Akce - Platební média Inkaso - Inkasní listina H
Akce - Platební média Inkaso - Zápis do plateb H
Tlačítka v sekci
:
Úkol: Proveďte hromadný zápis hotovostních plateb.
Nacházíme se na počátku měsíce října po provedení měsíční uzávěrky za měsíc září a po výpočtu doplatků za minulý měsíc. Na většině školkách se s hotovostními strávníky pracuje stejně jako se strávníky bankovními či sporožirovými. Tedy jednou za měsíc zapíšeme jejich platby do programu. Platby vybíráme od rodičů podle vytištěné sestavy hotovostních strávníků. Pozor ale na to, že tímto způsobem nelze z programu vytisknout pokladní doklad. Ten musíme vypsat ručně. pokud bychom chtěli tisknout z programu doklad, museli bychom použít jinou variantu způsobu práce. O tom viz kap. 20.3.14 Přihlášení a platba hotovostních strávníků.
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
.
1. Potvrdíme tlačítko
Zobrazí se tisková sestava s přehledem vypočtených plateb hotovostních strávníků. Sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
2. Potvrdíme tlačítko
Zobrazí se sestava Inkasní listina, kterou si vytiskneme. Na tuto listinu pak při výběru peněz necháme podepsat rodiče žáků při převzetí hotovostní platby. Tato listina neslouží jako doklad pro rodiče. Ten musíme vypsat ručně.
3. Dalším krokem je hromadný zápis do plateb. Ten můžeme provádět různě, například až když budeme mít všechny hotovostní platby vybrány, nebo můžeme tento zápis provést nezávisle na stavu vybíraných plateb. Toto záleží na každém uživateli individuálně.
Potvrdíme tlačítko
Objeví se okno Zápis do plateb a avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb Zapíšeme datum 4. 10. 2006 (= datum dne, kdy zápis do plateb provádíme).
4. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text hotovost 09/2006 a záznam uložíme.
5. Následnou sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc.
6. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? odpovíme Ano.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce Platby (Objednávky - Platby) se na posledním místě objeví strávníci s těmito údaji:
Hotovostní platby (Typ H) zapsané do tabulky Platby
20.3.10 Tisk faktur za ostatní platby (dotace)
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Faktury za ostatní platby
V základním nastavení programu nejsou žádné dotace zaměstnancům definovány. Tuto kapitolu pouze nastudujte!
Tlačítko v sekci
:
Úkol: Vytiskněte fakturu subjektu za dotace z FKSP poskytovaných zaměstnancům zařízení.
Nacházíme se na začátku měsíce října po provedení uzávěrky za měsíc září. Faktury za dotace tiskneme zásadně po provedení řádné uzávěrky za minulý měsíc.
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
.
1. Potvrdíme tlačítko
2. Objeví se tabulka Tisk faktury. Nacházíme se v položce Subjekt. Položku nevyplňujeme, ostatní údaje neměníme, záznam pouze uložíme.
Vysvětlení: Položka Subjekt se vyplňuje jen v případě, že chceme vystavit doklad jen jedinému subjektu. Obvykle však fakturujeme vše najednou. V položce Varianta přílohy můžeme vybrat pomocí klávesy F2 variantu Standardní příloha s rozpisem stravy. Tím zajistíme, že se nám bude faktura tisknout i s rozpisem odběru stravy jednotlivých strávníků, za které danou fakturu vystavujeme.
3. Zobrazí se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk. Fakturu vytiskneme. Následný dialog pro tisk sestavy zrušíme stiskem klávesy Esc.
4. Na dotaz Chcete vytisknout přílohu faktury? odpovíme Ano.
5. Zobrazí se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk. Vytiskneme přílohu faktury.
6. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Máme vytištěnu fakturu za ostatní platby a částky odpovídají vloženým datům.
20.3.11 Kontrola úspěšného plnění úkolů
Akce - Tiskové sestavy a exporty - Aktuální stavy kont strávníků
Tlačítko v sekci
:
Úkol: Vytiskněte sestavu Aktuální stavy kont strávníků.
Nacházíme na začátku měsíce října po zapsání spotřeby za měsíc září (počty jídel a předpis školné), po provedení uzávěrky za měsíc září, po stanovení doplatků a po vytvoření všech platebních médií včetně zápisu hotovostních plateb. Nyní si zkontrolujeme úspěšné splnění všech předchozích úkolů. Dostali jsme se do situace, kdy je veškerá spotřeba všech strávníků uhrazena. Stav jejich konta by tedy měl být nulový. Zkontrolujeme si to tiskovou sestavou Aktuální stavy kont strávníků.
V tento moment jsme dokončili jeden měsíční cyklus. Zde je důležité upozornit, že jsme použili velmi jednoduchý způsob práce s programem, který bude takto vyhovovat uživatelům na mnoha zařízeních. Nicméně nemusí vyhovovat potřebám jiných uživatelů. V dalších kapitolách si uvedeme další základní činnosti. Doporučujeme všem uživatelům provést tyto další úkoly a seznámit se tak s dalšími možnostmi programu.
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
:
1. Potvrdíme tlačítko
2. Objeví se okno Aktuální přeplatky. Nacházíme všechny hodnoty beze změny a rovnou potvrdíme tlačítko OK.
3. Zobrazí se tisková sestava Aktuální přeplatky strávníků, kterou si vytiskneme. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Máme vytištěnu sestavu:
Aktuální stavy kont
20.3.12 Předpis plateb za školné na měsíc říjen
Akce - Na konci měsíce - Přepočet školného
Akce - Na konci měsíce - Přehled částek-školné
Akce - Na konci měsíce - Editace školné
Akce - Na konci měsíce - Zaúčtování školného
Tlačítka v sekci
:
Úkol: Proveďte zaúčtování předpisu za školné za měsíc říjen.
Nacházíme na začátku měsíce října před výběrem hotovostních plateb za měsíc říjen. Ještě než přistoupíme k samotnému výběru hotovostních plateb je nutné stanovit předpis za školné. Je to proto, aby se částka vypočítaná za stravné navýšila o částku za školné.
Pokud zvolíme tento způsob výběru peněz, nesmíme pak po uplynutí měsíce provádět předpis za školné, neboť bychom tento předpis zapsali podruhé.
Předpis za školné provádíme do jednoho měsíce pouze jednou!
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
:
1. Potvrdíme tlačítko
Přečteme si pozorně zobrazený text a potvrdíme tlačítko OK.
2. Potvrdíme tlačítko
Zobrazí se tisková sestava Protokol o přepočtu školného, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
3. Potvrdíme tlačítko
Zobrazí se tisková sestava Přehled vypočtených částek školného, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
4. Potvrdíme tlačítko
Objeví se informativní text, který si pozorně přečteme a potvrdíme tlačítko OK.
Zobrazí tabulka Editace pracovní tabulky se seznamem všech strávníků, kterým program vypočetl nějaký předpis školného. Částky zde uvedené můžeme nyní ručně měnit. V každém případě pak pokračujeme potvrzením tlačítka OK.
5. Potvrdíme tlačítko
Zobrazí se tabulka s informativním textem, který si přečteme a potvrdíme tlačítko OK.
Objeví se tabulka Zápis do plateb nebo avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb zapíšeme datum 31. 10. 2006.
Vysvětlení: Předpis za školné zapisujeme obvykle k poslednímu varnému dni měsíce.
Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme text školné 10/2006.
Potvrdíme tlačítko OK.
Následující sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou pokračujeme stiskem klávesy Esc.
Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do Platby? odpovíme Ano.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce Platby (Objednávky - Platby) se na posledních místech objeví strávníci s těmito údaji:
Zapsané předpisy za školné v tabulce Platby
Protože je zúčtovaná částka zapsána s opačným znaménkem (strávník nám dluží), při dalším výpočtu doplatků se tato částka připočítá k dlužné částce za stravné.
20.3.13 Vytvoření dne pro přihlášení a platbu jednotlivých strávníků
Akce - Na konci měsíce - Zadání dne pro objednávání
Tlačítka v sekci
:
Úkol: Zvolte poslední varný den stávajícího měsíce jako den pro zápis projedené stravy.
Nacházíme se na začátku měsíce října po provedení všech uzávěrkových operací za měsíc září. V předchozích kapitolách jsme si předvedli "čistý" doplatkový způsob, kdy jsme i všechny platby hotovostních strávníků (včetně sporožirových a bankovních) zapisovaly do tabulky Platby jednou hromadnou funkcí. Další způsob, jak vybírat peníze od hotovostních strávníků je výběr peněz průběžně. Rodiče strávníků platí dopředu a při tom objednávají přesný počet jídel, které zaplatí.
Abychom mohli provozovat tento režim, musíme si vytvořit den pro zápis počtů objednaných jídel (=zápis dnů, kdy bude dítě navštěvovat školku). To je úkolem této kapitoly.
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
:
1. Potvrdíme tlačítko
Přečteme si pozorně zobrazený text a potvrdíme tlačítko OK.
2. Potvrdíme tlačítko
Objeví se tabulka Zápis nového jídelníčku. Zadáme datum období 31. 10. 2006. V položce Stav musí být vždy písmeno O. Pokud zde není tak jej vyplníme a potvrdíme tlačítko OK.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce Jídelníčky (Objednávky - Jídelníčky) je záznam pro den 31.10.2006 se stavem O.
Jídelníček na 31.10.2006
20.3.14 Přihlášení a platba hotovostních strávníků
Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Následující měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Zvolené období
Tlačítko v sekci
:
Úkol: Přihlaste strávníka ev. č. 5 Podivný Rudolf na celý měsíc říjen 2006 a vyberte od něj dlužnou částku. Vytiskněte pokladní doklad za vybranou částku. Takto přihlaste všechny hotovostní strávníky.
Nacházíme se na začátku měsíce října a máme definovaný den pro objednávání. Nyní si předvedeme režim, kdy chodí rodiče dětí kupovat obědy dopředu za hotové. Před tím musíme mít definovaný den pro objednávání. Dále musíme vědět, kolik stravných dnů bude v přihlašovaném období. Příslušné počty budeme totiž zapisovat jedním číslem odpovídajícím právě počtu varných dní.
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
:
1. Potvrdíme tlačítko
Zobrazí se okno Období pro objednávání stravy. V obou datumových položkách se nachází datum, které jsme definovali dříve. Potvrdíme tlačítko OK.
2. Zobrazí se okno Pokladna-identifikace strávníka. Napíšeme text po (takto zkráceně a malými písmeny) a stiskneme klávesu Enter.
Vysvětlení: Identifikaci strávníka můžeme provádět několika způsoby:
- Napíšeme jeho evidenční číslo a stiskneme klávesu Enter.
- Napíšeme jeho jméno a stiskneme klávesu Enter.
- Výběr provedeme pomocí klávesy F2.
Dialog v pokladně pro identifikaci strávníka
Zobrazí se seznam všech strávníků začínajících na písmena "po". Vybereme strávníka Podivný Rudolf (myší nebo Šipkami pro pohyb+Enter).
3. Objeví se okno Období objednávání, ve kterém provádíme objednávky strávníka. Všimněme si, že daný strávník má stav konta v položce Konto -100,-Kč. Je to proto, že jsme v minulém úkolu provedli zaúčtování předpisu za školné. Takto se tento poplatek připočte k vybíraným penězům za stravné.
Dialog pro přihlášky a odhlášky jednotlivých strávníků
V poli pro zadávání počtů jídel vidíme pouze jediný den. Ten, který jsme si definovali v jednom z předchozích úkolů. Strávník má přístupné tři chody jídel (přesnídávka, oběd, svačina). Protože máme v říjnu 22 stravných dnů, musíme do všech tří položek pro chod jídla vyplnit toto číslo. Zadané číslo potvrdíme buď stiskem klávesy Enter, nebo se přesuneme do sousední položky pomocí Šipky vpravo. Současně se zadávanými počty jídel se mění strávníkovi i stav jeho konta.
Po vyplnění všech počtů jídel potvrdíme tlačítko OK.
4. Dostáváme se do dialogu pro platbu strávníka. Zkontrolujeme nabízenou částku v položce K platbě. Ponecháme zde údaj 650.00.
5. V položce Typ platby vyplníme Hotově.
6. Do položky datum napíšeme 5. 10. 2006.
Vysvětlení: Nacházíme se myšlenkově v měsíci říjnu 2006 a prodáváme stravu hotovostním strávníkům. Při ostrém provozu programu zde ponechejte aktuální datum, tedy datum skutečného přijetí peněz.
Do položky DATUM vyplňujeme zásadně datum přijetí peněz do pokladny (obvykle aktuální datum). Nikdy neuvádíme datum, o němž "jsme přesvědčeni, že do něj platba patří". Program dává správné výsledky pouze tehdy, pokud do něj vkládáme pravdivá data.
7. Záznam uložíme, čímž dojde zároveň k uložení přihlášených jídel i přijaté platby.
Pokud opustíme dialog pro výběr peněz bez uložení záznamu, neuloží se ani objednávky strávníka!
Potvrdíme tlačítko Uložit
8. Dostáváme se do dialogu pro
identifikaci dalšího strávníka. Stiskneme klávesu tlačítko
(nebo stiskneme na klávesnici klávesu F7). Zobrazí
se Pokladní doklad pro právě provedenou platbu.
Tento doklad vytiskneme.
Pokladní doklad o provedené platbě strávníka
9. Stiskem klávesy Esc se ocitáme zpět v dialogu pro identifikaci strávníka.
10. Body 2. až 9. opakujeme pro všechny hotovostní strávníky:
Horská Drahomíra
Novotná Marie
Novotná Jana
Petrů Marie
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
1. V tabulce Platba (Objednávky - Platby) se na posledním místě objeví námi provedené platby hotovostních strávníků.
Platba hotovostního strávníka (Typ H) zapsaná do tabulky Platby
2. Při dalším
vstupu do přihlášek a odhlášek (Akce - Přihlášky
a odhlášky - Přihl. a odhl. na zvolené období
nebo tlačítko
) mají strávníci stav konta 0,-- Kč a mají
zadané počty jídel na měsíc říjen.
3. Tyto
platby se projeví projeví ve stavu pokladny (Akce
- Funkce z plateb - Stav hotovosti v pokladně
nebo tlačítko
).
20.3.15 Odvod hotovosti z pokladny
Akce - Funkce z Plateb - Stav hotovosti v pokladně
Akce - Funkce z Plateb - Pokladna-příjem a odvod peněz
Tlačítka v sekci
:
Úkol: Zjistěte stav pokladny a proveďte odvod této částky.
Nacházíme se ve dni 5. října po skončení hotovostního prodeje. Tato funkce provádí hotovostní odvody z pokladny peněz vybraných od hotovostních strávníků. Všechny záznamy zde pořízené se projeví ve stavu pokladny (Akce - Funkce z plateb - Stav hotovosti v pokladně).
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
:
I. Zjištění stavu pokladny:
1. Potvrdíme tlačítko
2. Zobrazí se okno Stav pokladny. Nevyplňujeme žádné datum a rovnou potvrdíme tlačítko OK.
3. Zobrazí se tisková sestava Stav hotovosti v pokladně ke dni... Sestavu vytiskneme. Po vytištění zrušíme dialog pro tisk sestavy stiskem klávesy Esc.
Stav hotovosti v pokladně
Poznámka: Protože zadáváme data do programu zpětně, je ve sloupci Dnešní pohyb nulová částka.
II. Odvod hotovosti z pokladny:
4. Potvrdíme tlačítko
5. V okně Příjem a odvod platby vyplňujeme:
Datum - Vyplníme 5. 10. 2006
Při ostrém provozu vyplníme aktuální datum.
Částka - vyplníme částku, kterou odvádíme, tedy 4 736.00.
6. V položce Odvod vyplníme libovolný text, např. odvod 5. 10. 2006.
Odvod hotovosti z pokladny
7. Potvrdíme tlačítko Odvod.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
1. Stav
hotovosti (Akce - Funkce z plateb - Stav hotovosti
v pokladně nebo tlačítko
) bude nulový.
2. V tabulce Platby (Objednávky - Platby) se na posledním místě objeví tento odvod s evidenčním číslem strávníka 0:
Odvod hotovosti z pokladny (Typ HO) zapsaný v tabulce Platby
20.3.16 Zápis jednotlivých odhlášek
Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Následující měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Zvolené období
Tlačítko v sekci Základní funkce:
Úkol: Proveďte odhlášku strávníka ev. č. 5 Podivný Rudolf z jednoho týdne stravování, tedy ponižte počet přihlášených jídel o 5. Rodičům strávníka vraťte příslušnou částku.
Nacházíme se ve dni 6. října, kdy přišli rodiče strávníka Podivného provést odhlášku svého syna na celý další týden. Zápis odhlášek strávníků nebude patřit k nejčastějším činnostem, neboť při zpětném zpracování lze tyto nepřítomnosti strávníků do programu zapsat při zpracování měsíční uzávěrky. Nicméně si pro úplnost toto činnost předvedeme. Mohou se vyskytnout školky, kde tento režim připustí.
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
:
1. Potvrdíme tlačítko
Zobrazí se okno Období pro objednávání stravy. V obou datumových položkách se nachází datum, které jsme definovali dříve. Potvrdíme tlačítko OK.
2. Zobrazí se okno Pokladna-identifikace strávníka. Napíšeme text po (takto zkráceně a malými písmeny) a stiskneme klávesu Enter.
Zobrazí se seznam všech strávníků začínajících na písmena "po". Vybereme strávníka Podivný Rudolf (myší nebo Šipkami pro pohyb+Enter).
3. Objeví se okno Přihlášky a odhlášky, ve kterém provádíme objednávky strávníka. V položkách pro zadání počtů jídel má strávník aktuální počet přihlášek, v našem případě 22. Víme, že se poníží počet dní stravování o 5, zapíšeme tedy do všech tří sloupců číslo 17.
Poznámka: Po uložení těchto údajů si program bude "pamatovat" zde naposledy zaspané číslo.
Po zadání příslušných počtů jídel uložíme záznam stiskem tlačítka OK.
4. Dostáváme se do dialogu pro platbu strávníka. Zkontrolujeme nabízenou částku v položce K platbě. Nachází se zde hodnota -125.00. Je to částka za provedené přihlášky.
5. V položce Typ platby vyplníme Hotově.
Poznámka: Jestliže bychom chtěli provést odhlášku strávníka bez vrácení peněz rodičům (např. při telefonické odhlášce), ponecháme položku Typ platby proškrtnutou. Program si bude přeplatek strávníka "pamatovat" a zohlední jej při dalších přihláškách na další měsíc.
6. Do položky datum napíšeme 6. 10. 2006.
Vysvětlení: Nacházíme se myšlenkově v měsíci říjnu 2006
Do položky DATUM vyplňujeme zásadně datum vrácení peněz rodičům (obvykle aktuální datum). Nikdy neuvádíme datum, o němž "jsme přesvědčeni, že do něj platba patří". Program dává správné výsledky pouze tehdy, pokud do něj vkládáme pravdivá data.
7. Záznam uložíme, čímž dojde zároveň k uložení odhlášky a odváděné platby.
Pokud opustíme dialog pro výběr peněz bez uložení záznamu, neuloží se ani provedené odhlášky strávníka!
8. Dostáváme se do dialogu pro
identifikaci dalšího strávníka. Stiskneme klávesu tlačítko
(nebo stiskneme na klávesnici klávesu F7). Zobrazí
se Pokladní doklad pro právě provedenou platbu.
Tento doklad vytiskneme.
9. Stiskem klávesy Esc se ocitáme zpět v dialogu pro identifikaci strávníka.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
1. Strávník
má v přihláškách a odhláškách (Akce - Přihlášky
a odhlášky - Přihl. a odhl. na zvolené období
nebo tlačítko
)
přihlášeno 17 jídel a stav konta je nulový.
2. V tabulce Platby (Objednávky - Platby) se na posledním místě objeví záznam o provedené platbě.
Vrácení platby hotově
20.3.17 Hromadný zápis projedené stravy za říjen
Akce - Na konci měsíce - Zápis počtů-všichni
Tlačítka v sekci
:
Úkol: Zapište na poslední varný den počty jídel strávníků za uplynulý měsíc.
Nacházíme se na začátku měsíce listopadu. Opět po skončení uplynulého měsíce provedeme zápis počtů jídel podle docházky žáků do školky. Stejnou činnost jsme již prováděli v kap. 20.3.2 Hromadný zápis projedené stravy za září s tím rozdílem, že nejdříve bylo nutné definovat den pro zápis projedené stravy. Protože jsme v kap 20.3.11 Vytvoření dne pro přihlášení a platbu jednotlivých strávníků tento den již vytvořili, abychom mohli přihlašovat hotovostní strávníky, můžeme rovnou zaspat počty jídel za měsíc říjen.
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
:
1. Potvrdíme tlačítko
Objeví se okno Hromadné přihlášky a odhlášky s předvyplněnými datumy dne, který jsme definovali v jednom z předchozích kroků. Potvrdíme tlačítko OK.
2. Zobrazí se tabulka Úpravy přihlášek a odhlášek. Zde je seznam všech strávníků seřazených podle třídy. Již víme, že v této tabulce zapisujeme počty jídel za minulý měsíc. Protože jsme v jednom z předchozích úkolů přihlašovali hotovostní strávníky, mají tito strávníci své počty jídel vyplněny. Nyní budeme vyplňovat počty jídel u strávníků s nulovými počty.
Vyplníme ve všech případech počet 22.
Poznámka: Pokud bychom nyní potřebovali některá čísla opravit, můžeme to též provést v této tabulce. program si bude "pamatovat" naposledy uloženou hodnotu.
Pokud máme tabulku vyplněnou, potvrdíme tlačítko OK.
3. Objeví se okno s dotazem Opravdu chcete zapsat změněné objednávky? Potvrdíme tlačítko ANO.
Pozn.: Zápis počtů můžeme provádět postupně, vícekrát za sebou. Vždy ale musíme nechat uložit změněné objednávky.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Potvrdíme tlačítko
,
vyplníme období 10/2006 a potvrdíme tlačítko
OK. Dostaneme následující tiskovou sestavu:
Počty jídel
20.3.18 Uzávěrka za měsíc říjen
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Řádná uzávěrka
Tlačítko v sekci
:
Úkol: Proveďte řádnou měsíční uzávěrku za měsíc říjen 2006.
Nacházíme se na počátku měsíce listopadu. Po skončení měsíce provádíme řádnou uzávěrku. Ještě před tím jsme však museli zapsat předpisy školného (viz kap. 20.3.12 Předpis plateb za školné na měsíc říjen) a zapsat počty jídel za měsíc říjen (viz předchozí kapitola a kap. 20.3.13 Přihlášení a platba hotovostních strávníků).
V této části si procvičíme postup provádění měsíční uzávěrky. Myšlenkově se přenášíme do období na počátek měsíce října. Zde je nutno zdůraznit, že zde nepopisujeme všechny úkony, které je nutné provést při přechodu z jednoho měsíce na další. To popisuje kap. 20.6. Stručný postup měsíční uzávěrky. Procvičíme si zde pouze průběh samotné uzávěrky.
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
:
1. Potvrdíme tlačítko
2. V tabulce zadáme období od 01. 10. 2006 do 31. 10. 2006 a záznam uložíme potvrzením tlačítka OK.
Upozornění: Zadáváme zde vždy období od prvního kalendářního dne do posledního kalendářního dne uzavíraného měsíce bez ohledu na to, zda byly tyto dny varné či nikoliv.
3. Program provádí automaticky měsíční uzávěrku.
4. Objeví se okno Uzávěrka, ve které nás program informuje o tom, že je vhodné spustit po provedení uzávěrky tzv. Pakování databází. Potvrdíme tlačítko OK. Probíhá pakování databází.
Pozn.: Po každé uzávěrce následuje tisk uzávěrkových sestav. My si tento krok zařadíme až za uzávěrku za měsíc říjen v dalších úkolech.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
1. Program nenahlásil při provádění uzávěrky žádné chyby.
2. V tabulce Uzávěrky (Objednávky - Uzávěrky) jsou záznamy strávníků s daty uzavíraného období.
20.3.19 Tiskové sestavy
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - různé tiskové sestavy
Tlačítka v sekci
:
Úkol: Vytiskněte základní uzávěrkové tiskové sestavy.
Nacházíme se na počátku měsíce listopadu těsně po uzávěrce za tento měsíc. Po provedení řádné uzávěrky tiskneme uzávěrkové sestavy. Na každé jídelně může být ze strany nadřízeného orgánu jiný požadavek na to, které tiskové sestavy máme za minulé období odevzdat. V menu Akce je soustředěna skupina uzávěrkových tiskových sestav, jejichž obsah by měl splnit požadavky naprosté většiny jídelen. Které tiskové sestavy si nakonec vybereme, záleží tedy na konkrétním požadavku nadřízeného orgánu. My si dále uvedeme doporučené tiskové sestavy, které se budou po uzávěrce tisknout:
Měsíční hlášení
Finanční přehled 1
Počty a předpisy
Stravovací záznamy 1
Přehled plateb
Přehled předpisů
Počty strávníků a jídel
Přehled ostatních plateb
Tisk těchto sestav si procvičíme na jednom konkrétním příkladu.
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
:
1. Potvrdíme tlačítko:
2. Objeví se tabulka počty strávníků a jídel. Do položek pro období vyplníme data 01. 10. 2006 až 31. 10. 2006 a záznam uložíme potvrzením tlačítka OK.
3. Zobrazí se tisková sestava počet přihlášených strávníků a porcí za období... Potvrdíme tlačítko Tisk pro vytištění sestavy. Po vytištění zrušíme dialog pro tisk sestavy stiskem klávesy Esc, čímž se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Sestavy jsou vytištěny na papíře a hodnoty v nich odpovídají vloženým údajům. Sestava Počty strávníků a jídel vypadá takto:
Počty strávníků a jídel
20.3.20 Výpočet doplatků za říjen
Akce - Výpočet doplatků - Výpočet=přeplatek budoucí
Akce - Výpočet doplatků - Přehled částek
Akce - Výpočet doplatků - Přehled-typ platby
Tlačítka v sekci
:
Úkol: Proveďte výpočet doplatků za měsíc říjen roku 2006.
Nacházíme se na počátku měsíce listopadu po provedení uzávěrky za měsíc říjen. Po provedené uzávěrce si vypočteme v programu částky, které budeme v dalším postupu od strávníků vybírat pomocí tzv. platebních médií.
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
:
1. Potvrdíme tlačítko
Přečteme si pozorně zobrazený text a potvrdíme tlačítko OK.
2. Potvrdíme tlačítko
Program počítá doplatky. Zobrazí se tisková sestava, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
3. Potvrdíme tlačítko
Tiskovou sestavu si můžeme vytisknout nebo po kontrole rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
4. Potvrdíme tlačítko
Tisková sestava nám zobrazí vypočítané částky rozdělené a sečtené podle typů plateb strávníků. Sestavu si můžeme vytisknout nebo po kontrole rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
Pozn.: Pokud potřebujeme z nějakého důvodu programem
vypočítané částky měnit, provádíme to pomocí tlačítek
a
v sekci Doplatky ve sloupci Možnost editace. Před tím si
však přečteme text ukrytý pod tlačítkem
.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Zvolíme tlačítko
.
Obdržíme následující tiskovou sestavu:
Přehled doplatků
Pozn.: Vidíme, že hotovostní strávníci mají již zaplaceno. Od nich jsme vybírali peníze v průběhu měsíce října. Nyní musíme umístit částky bankovních a sporožirových strávníků na platební média. Učiníme to v dalším úkolu.
20.3.21 Platební média - disketa pro spořitelnu a HPKÚ
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Disketa pro spořitelnu
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Hromadné příkazy bankám
Tlačítka v sekci
:
Úkol: Vytvořte disketu pro spořitelnu včetně a hromadný příkaz k úhradě.
Nacházíme se na počátku měsíce listopadu po provedení měsíční uzávěrky za měsíc říjen a po výpočtu doplatků za minulý měsíc. nyní budeme vytvářet disketu pro spořitelnu a hromadný příkaz k úhradě. již jednou jsme tyto činnosti prováděli v kap. 20.3.7 Platební média - disketa pro spořitelnu a v kap. 20.3.8 Platební média - hromadný příkaz k úhradě. V těchto kapitolách jsme též strhávané platby rovnou zapsali do programu jednotlivým strávníkům (tabulka Platby). V této kapitole pouze vytvoříme tato dvě platební média. Pro zápis do plateb pak použijeme jinou funkci, kterou si předvedeme v další kapitole.
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
:
I. Vytvoření diskety pro spořitelnu
1. Potvrdíme tlačítko
Objeví se tabulka se seznamem sporožirových strávníků a s částkou vypočítanou programem. Pokud potřebujeme vypočítané částky z nějakého důvodu změnit, provedeme to v této tabulce. V každém případě potvrdíme tabulku tlačítkem OK.
2. Zobrazí se tisková sestava připravených částek ke stržení, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
3. Objeví se tabulka Disketa pro spořitelnu.
4. Vložíme prázdnou disketu do disketové
mechaniky a potvrdíme tlačítko
.
Pokud se nyní objeví v pravém horním rohu hlášení:
nemáme nastaveny parametry pro vytvoření diskety pro spořitelnu. V našem výukovém postupu pokračujeme dále od bodu 8. v této kapitole.
5. Zobrazí se tabulka Disketa pro spořitelnu. Nic neměníme a tabulku uložíme.
Poznámka: Aktuálního data v položce Termín transakce si nyní nevšímejte.
V tento moment se objeví na monitoru tisková sestava s výpisem chyb. Program zjistil u příkladových strávníků chybně vyplněná čísla účtů. Tyto chyby jsou úmyslné, abychom zabránili případnému mylnému přijetí pokusných plateb od reálných strávníků. Sestavu zrušíme stiskem klávesy Esc. Na dotaz Chcete pokračovat? odpovíme nyní Ano.
6. Zvolíme tlačítko
.
Sestavu vytiskneme. Dialog pro tiskovou sestavu zrušíme stiskem
klávesy Esc.
Vytvořenou disketu a vytištěnou sestavu odneseme nebo pošleme při "ostré" práci s programem do spořitelny.
7. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
II. Vytvoření hromadného příkazu
8. Potvrdíme tlačítko
Objeví se tabulka se seznamem bankovních strávníků a s částkou vypočítanou programem. Pokud potřebujeme vypočítané částky z nějakého důvodu změnit, provedeme to v této tabulce. V každém případě potvrdíme tabulku tlačítkem OK.
9. Zobrazí se tisková sestava připravených částek ke stržení, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
10. Objeví se okno Vytvoření hromadného příkazu bance. Zde v tento moment nic neměníme a potvrdíme tlačítko OK.
Poznámka: V reálném provozu zde můžeme měnit datum splatnosti inkasovaných částek.
11. Objeví se okno Tisk příkazu
k úhradě/inkas. Potvrdíme tlačítko
.
12. Potvrdíme tlačítko Tisk, čímž si sestavu zobrazíme na monitor. Sestavu vytiskneme.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
1. Máme vytvořenu disketu pro spořitelnu na celkovou částku 1564,-Kč.
2. Máme vytištěn hromadný příkaz k úhradě na celkovou částku 2800,-Kč.
20.3.22 Zápis plateb došlých na účet zařízení
Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
Pozn.: Tuto funkci neužívají ty jídelny, které si zprovoznily home banking (elektronické bankovnictví např. po internetu) a zakoupily k programu Stravné modul Banka. Tato zařízení si platby stahují modemem přímo do programu. Z cvičných důvodů si však provedeme tento úkol všichni.
Tlačítka v sekci
:
Úkol: Zapište strávníkům podle tabulky platby z bankovních výpisů:
Nacházíme ve dni 16. 11. 2006 při obdržení výpisu z účtu včerejšího dne. Všechny platby od strávníků došlé na účet jídelny se zapisují touto funkcí.
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
:
1. Potvrdíme tlačítko
2. Zobrazí se tabulka Zápis nové platby, do které zapisujeme:
Typ platby - vyplníme B (běžný účet)
Datum - uvedeme datum bankovního výpisu, v našem případě napíšeme 15. 11. 2006.
Do položky DATUM vyplňujeme zásadně datum připsání na účet jídelny (obvykle datum bankovního výpisu). Nikdy neuvádíme datum, o němž "jsme přesvědčeni, že do něj platba patří". Program dává správné výsledky pouze tehdy, pokud do něj vkládáme pravdivá data.
Doklad - napíšeme text BV 2006/147.
V další položce necháme předvyplněno Variabilní symbol.
Do další položky opíšeme variabilní symbol strávníka Burešové, tj. 6.
Poznámka: Jméno i evidenční číslo se automaticky vyplní po zapsání variabilního symbolu strávníka.
Částka - Opíšeme částku z bankovního výpisu, tj. 750,-- a potvrdíme klávesou Enter.
Zápis platby dle VS
3. Předchozí bod opakujeme i pro dalšího strávníka. Všimněme si, že nás program rovnou navedl do položky, kde vyplňujeme Variabilní symbol platby. Takto zapíšeme všechny přijaté platby. Všimněme si, že se platby postupně řadí do seznamu v horním poli. Pozor, tyto platby ještě nejsou uloženy v programu. je to jen připravený seznam.
Platby připravené k zápisu
4. Po zapsání poslední platby záznam uložíme potvrzením tlačítka OK, čímž celý cyklus opustíme a zapsané částky tak uložíme do tabulky Platby (Objednávky - Platby).
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
V tabulce Plateb (Objednávky - Platby) se objeví na konci nové záznamy:
Platby došlé na náš účet (Typ B) zapsané do tabulky Platby
20.3.23 Kontrola úspěšného splnění všech úkolů
Akce - Tiskové sestavy a exporty - Aktuální stavy kont strávníků
Tlačítko v sekci
:
Úkol: Vytiskněte sestavu Aktuální stavy kont strávníků.
Nacházíme v polovině listopadu po zápisu všech plateb došlých na účet našeho zařízení Nyní si zkontrolujeme úspěšné splnění všech předchozích úkolů. Dostali jsme se do situace, kdy je veškerá spotřeba všech strávníků uhrazena. Stav jejich konta by tedy měl být nulový. Zkontrolujeme si to tiskovou sestavou Aktuální stavy kont strávníků.
Stručný postup:
Používáme tlačítka v sekci
:
1. Potvrdíme tlačítko
2. Objeví se okno Aktuální přeplatky. Nacházíme všechny hodnoty beze změny a rovnou potvrdíme tlačítko OK.
3. Zobrazí se tisková sestava Aktuální přeplatky strávníků, kterou si vytiskneme. Stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Kontrola úspěšného splnění úkolu:
Máme vytištěnu sestavu:
Aktuální stavy kont
20.4 Řešení typických situací
Tato kapitola neobsahuje prozatím žádné podkapitoly.
20.5.6 Zkušební uzávěrka a sestavy
20.5.7 Uzávěrkové operace, tiskové sestavy
20.5.8 Tiskové sestavy a exporty
20.5.10 Platební média - Inkaso
20.5.11 Platební média - Úhrada
20.5.12 Ukončení roku, příprava nového
20.5.13 Ostatní funkce programu
20.5 Menu Akce
Pomocí menu Akce můžeme ovládat celý program, aniž bychom se museli přesouvat do jiných míst programu. Po nahrání příkladových dat se v menu Akce objeví základní akce, které jsou potřeba k provozování programu v jídelně.
Menu Akce
Nastavení parametrů objednávek
20.5.1 Přihlášky a odhlášky
Akce - Přihlášky a odhlášky
V tomto menu jsou volby zápis projedené stravy jednotlivých strávníků. Objednávky strávníků můžeme zapisovat do různých měsíců. Podle období, se kterým chceme dále pracovat, je toto menu dále rozděleno. Platí zde jedna důležitá zásada: na období pro objednávání musí být v programu definován den pro zápis projedené stravy (Objednávky - Jídelníčky). Pro definici tohoto dne je v menu Akce připravena funkce Zadání dne pro objednávání v položce menu Na konci měsíce. Dále platí zásada, že strávníky můžeme přihlašovat či odhlašovat jen v období, za které ještě nebyla provedena řádná měsíční uzávěrka.
Aktuální měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc
Po zvolení této funkce se objeví tabulka Pokladna-identifikace strávníka. V položce Identifikace strávníka zadáme strávníka, jemuž chceme objednávky v programu provést. Pro jeho identifikaci máme několik možností:
- Zapíšeme jméno strávníka a stiskneme klávesu Enter.
- Zapíšeme evidenční číslo strávníka a stiskneme klávesu Enter.
- Zapíšeme část jména strávníka, stiskneme klávesu Enter, čímž se zobrazí zúžený seznam strávníků, kde vybereme požadovaného strávníka a přeneseme jej zpět stiskem klávesy Enter.
- Stiskneme klávesu F2, čímž se dostaneme do databáze všech strávníků, kde vyhledáme námi požadovaného strávníka a dalším stiskem klávesy F2 jej přeneseme.
Identifikace strávníka
Po zadání strávníka se dostaneme do tabulky Období objednávání, kde vidíme kromě údajů strávníka i den pro zápis počtů jídel. Buď zde zadáváme počty jídel podle papírové evidence, nebo můžeme již zapsané počty v případě potřeby opravit. V tabulce se pohybujeme Šipkami na požadovaný záznam.
Současně se zapsanými počty jídel se strávníkovi mění stav aktuálního konta, což můžeme sledovat v pravé horní části tabulky v položce Konto.
Dialog pro přihlášky a odhlášky
Na obrázku vidíme dialog pro přihlášky strávníka Burešová. V tabulce vidíme všechny potřebné informace. Stav konta strávníka je nyní -475,-- Kč (strávník má nedoplatek). Vidíme, že v měsíci lednu byl devatenáctkrát ve školce a odebral pokaždé všechny tři chody jídel.
Dále vidíme ve spodní části tlačítka. Vysvětlíme si jejich význam:
Karta v RS - pomocí tohoto tlačítka se dostaneme na evidenční kartu strávníka uloženou v tabulce Rejstřík strávníků (Rejstříky - Rejstřík strávníků). Pokud tedy potřebujeme něco rychle opravit v kartě strávníka, použijeme toto tlačítko. Pozor ale, provedené změny se projeví až při dalším vstupu do objednávek daného strávníka.
Objednávky - touto volbou se dostaneme do seznamu objednávek daného strávníka. Tuto cestu používáme jen pro prohlížení záznamů daného strávníka.
Platby - toto tlačítko zobrazí seznam všech provedených plateb daného strávníka. Pokud v této tabulce zapíšeme strávníkovi nějaké platby, změny se projeví až při dalším vstupu do objednávek daného strávníka.
Uzávěrky - seznam uzávěrek daného strávníka. Tuto volbu používáme pouze pro prohlížení záznamů daného strávníka.
Stravovací zvyklosti - toto tlačítko nebudeme používat.
Pokladní doklady - zde si můžeme zobrazit seznam všech pokladních dokladů daného strávníka.
Zrušením dialogu klávesou Esc nebo potvrzením tlačítka Storno opustíme dialog pro zápis projedené stravy a žádné objednávky strávníka se neuloží. Pokud zapíšeme všechny počty podle požadavků, celý záznam uložíme stiskem kláves Ctrl+W nebo poklepáním na tlačítko OK.
Tím se dostáváme do formuláře Platba. Zde je třeba postupovat s velikou obezřetností a na příkladu dat si řádně nacvičit tento mechanismus plateb. Program se v tomto případě chová tak, že se snaží stav konta strávníka vyrovnávat na nulu. Pokud má strávník po provedených změnách nedoplatek, program tuto částku navrhne v položce K platbě (i když zatím k žádnému placení nedošlo) s kladnou hodnotou. Pokud má strávník přeplatek, program tuto částku navrhne opět v položce K platbě (i když zatím k žádnému vrácení nedošlo) se zápornou hodnotou. Zda k takto navrženým platbám skutečně dojde, vyjádříme pomocí položky Typ platby. Pomlčka bez vyjádření typu platby znamená, že k žádnému pohybu peněz nedojde a po uložení stiskem kláves Ctrl+W (nebo potvrzením tlačítka Uložit) program eviduje strávníkovi jak provedené přihlášky a odhlášky, tak vzniklý přeplatek či nedoplatek do dalšího období. Pokud ale pomocí Mezerníku vyplníme konkrétní typ platby a uložíme stiskem kláves Ctrl+W (nebo potvrzením tlačítka Uložit), program pohyb peněz strávníkovi zapíše s příslušným příznakem způsobu platby (hotově, sporožiro, účet apod.) do tabulky plateb (Objednávky - Platby).
Dialog Platba
Může se stát, že má strávník zaplatit částku k vyrovnání dluhu a nemůžeme zpět vrátit drobné mince nebo strávník vrácení peněz nepožaduje a chce si přebývající obnos ponechat v programu jako přeplatek do budoucího období. Na příkladu vidíme, že strávník má zaplatit částku 475,-- Kč (tuto sumu program navrhuje v položce K platbě). Strávník ale zaplatí ve skutečnosti celkem 500,-- Kč. V tom případě změníme částku v položce K platbě na hodnotu 500.00. Po uložení platby vznikne strávníkovi v programu přeplatek ve výši 15,--Kč. Tento přeplatek bude použit na úhradu spotřeby v dalším období.
Po uložení dialogu pro platbu se opět objeví dialog pro identifikaci dalšího strávníka. Ještě než k jeho identifikaci přistoupíme, můžeme zde strávníkovi předešlému vytisknout pokladní doklad o zaplacené částce. Uděláme to tak, že stiskneme klávesu F7 nebo potvrdíme tlačítko Doklad. Zobrazí se pokladní doklad pro předešlou platbu. Potvrdíme tlačítko Tisk, čímž se dostaneme do obecného dialogu pro tisk. Dalším potvrzením tlačítka Tisk doklad vytiskneme. Stiskem klávesy Esc se dostáváme do dialogu pro identifikaci dalšího strávníka.
Pokladní doklad
Pozn.: K zápisu uskutečněných přihlášek a odhlášek dojde až po uložení dialogu Platba stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrzením tlačítka Uložit. Častou chybou je opuštění tohoto dialogu stiskem klávesy Esc, protože k žádné platbě nedochází. Tím se ale zruší i předchozí přihlášky či odhlášky strávníků. Pamatujme si: Chceme-li uložit přihlášky a odhlášky provedené v dialogovém okně Přihlášky a odhlášky, musíme dialogové okno Platba uložit stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrzením tlačítka Uložit. Doporučujeme velmi pečlivě nacvičit na příkladu dat přihlášky a odhlášky strávníků a provádění plateb ještě před ostrým provozem programu. Při těchto pokusech, ale i kdykoliv později, můžeme správnost naší činnosti ověřit v tabulce pro platby (Objednávky - Platby) a v tabulce pro přihlášky a odhlášky (Objednávky - Objednávky).
Následující měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Následující měsíc
Pomocí této volby provádíme můžeme provádět zápis projedené stravy, jestliže si definujeme den pro tento zápis do budoucího měsíce. V praxi ale tento způsob spíše nevyužijeme, neboť celý systém výběru peněz je koncipován zpětně, tedy do měsíce minulého. Platí zde stejné postupy a pravidla jako při volbě varianty Aktuální měsíc, viz kap. Aktuální měsíc.
Zvolené období
Akce - Přihlášky a odhlášky - Zvolené období
Pomocí tohoto příkazu provádíme v programu přihlášky a odhlášky strávníků na libovolně zvolené období. Tuto volbu používáme zpravidla ke konci měsíce, kdy potřebujeme současně pracovat v obou měsících. Po potvrzení volby se objeví tabulka pro vyplnění počátečního a koncového data období pro objednávání. Data opravíme, nebo rovnou potvrdíme klávesou Enter. Další práce je totožná jako u voleb Aktuální měsíc a Následující měsíc, viz kap. Aktuální měsíc. Ani tuto volbu v našem systém výběru peněz zpětně příliš nevyužijeme.
Minulý měsíc
Akce - Přihlášky a odhlášky - Minulý měsíc
Tato funkce slouží k zápisu projedené stravy zpětně. Činnost je totožná jako v kapitole Aktuální měsíc.
Nastavení parametrů objednávek
Akce - Přihlášky a odhlášky - Nastavení parametrů objednávek
Pomocí této funkce nastavujeme různé hodnoty, se kterými bude program pracovat v přihláškách a odhláškách.
Nastavení těchto hodnot ponecháme tak, jak jsou definována z příkladu dat. V případě požadavku na změnu hodnot kontaktujte horkou linku, kde bude dohodnut další postup (pomoc po telefonu, servisní návštěva apod.). Pokud budete přeci jen měnit hodnoty sami, nezapomeňte si předtím provést zálohu dat.
Vyrovnání kont společných plátců
Pokladna - příjem a odvod peněz
20.5.2 Funkce z plateb
Akce - Funkce z plateb
Do tohoto menu jsou soustředěny peněžní operace, které se provádějí nezávisle na přihláškách a odhláškách strávníků.
Funkce z plateb
Příjem a výdej peněz
Akce - Funkce z plateb - Příjem a výdej peněz
Může se stát, že strávník přijde zaplatit dluh, a přitom nebude chtít změnit stav přihlášených jídel. Normálně bychom museli projít celou proceduru dialogu pro přihlašování a odhlašování, než bychom se dostali do tabulky pro příjem a výdej peněz. Abychom tuto akci urychlili, můžeme využít této volby. Identifikujeme strávníka, čímž se dostaneme rovnou do dialogu pro výběr peněz. Zde vyplníme příslušnou částku do položky K platbě.
Kladně zapisujeme částky, které do pokladny přijímáme, se záporným znaménkem zapisujeme částky, které z pokladny vydáváme.
Protože výběr peněz se týká převážně hotovostních strávníků, program vyplní hotovostním strávníkům v položce Typ platby příznak hotově automaticky. Mezerníkem můžeme vybrat i jiný typ platby. Nezapomeneme záznam uložit. Tím se dostaneme opět do dialogu pro identifikaci strávníka. Ještě než identifikujeme dalšího strávníka, můžeme po stisknutí klávesy F7 vytisknout pokladní doklad strávníkovi předešlému. Celý dialog pro výběr peněz opustíme stiskem klávesy Esc. O problematice výběru peněz viz též kap. 20.5.1 Přihlášky a odhlášky.
Zápis nové platby
Akce - Funkce z plateb - Zápis nové platby
Tato funkce se ve standardním provozu programu běžně neužívá. Je to pomocná akce sloužící k řešení nouzových situací. Po zvolení této akce se objeví karta Zápis nové platby, ve které vyplňujeme následující položky:
Ev. číslo - Vyplníme evidenční číslo strávníka buď přímo, nebo pomocí klávesy F2. Vyplněním evidenčního čísla strávníka dojde automaticky k vyplnění jeho jména, a pokud má v kartě strávníka zapsáno, tak i jeho variabilního symbolu.
Datum - Vyplníme datum platby. Toto datum bude zapsáno spolu s platbou do tabulky plateb a může tedy ovlivnit stav uzávěrek. Zásadně se vyplňuje skutečné datum platby.
Částka - Vyplníme zaplacenou částku.
Typ platby - Vyplníme ručně nebo pomocí klávesy F2 typ platby.
Doklad - Stručně popíšeme účel platby (např. stravné 09/2006).
Máme-li všechny položky korektně vyplněny, uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrzením tlačítka OK. Tím dojde k současnému zápisu platby do databáze plateb a k opuštění dialogu pro zápis nové platby.
Zápis nové platby
Zápis plateb dle VS
Akce - Funkce z plateb - Zápis plateb dle VS
Pozn.: Funkci NEUŽÍVAJÍ majitelé modulu Banka, z něhož se platby importují jiným způsobem. Viz kap. 10. Modul Banka.
Tuto funkci používáme k zápisu plateb, které dojdou na účet našeho zařízení. Platby opisujeme do programu z bankovního výpisu. Jedině tím zajistíme, že do programu zapíšeme jen platby, které skutečně na účet našeho zařízení došly (např. ústřižek složenky není platebním dokladem). Doporučeným variabilním symbolem těchto plateb je rodné číslo strávníka. Po potvrzení volby Zápis plateb dle VS se dostaneme do tabulky Zápis nové platby, kde vyplňujeme následující položky:
Typ platby - Vyplňujeme B (=běžný účet). Chceme-li jiný typ platby, můžeme jej vybrat pomocí klávesy F2.
Doklad - Stručně popíšeme účel platby, v praxi se zapisuje číslo bankovního výpisu.
Datum - Vyplníme datum bankovního výpisu.
V další položce měníme Mezerníkem variantu, podle které budeme strávníka identifikovat. Doporučujeme používat Variabilní symbol. Do další části této položky vyplníme příslušný identifikační znak (variabilní symbol, evidenční číslo nebo jméno) a potvrdíme klávesou Enter.
Ev. číslo, Jméno a Variabilní symbol - Tyto položky se vyplní automaticky.
Částka - Vyplníme hodnotu uvedenou na bankovním výpisu a potvrdíme ji stiskem klávesy Enter.
Tím se platba prozatímně zařadí do Seznamu zapsaných plateb. Zatím tato platba není nikde v programu zapsána. Je pouze připravena k zapsání. Nabídne se opět dialog pro zapsání další nové platby. Kurzor se automaticky nachází v položce pro zadání Variabilního symbolu (nebo jiného identifikačního znaku podle námi zvolené varianty).
Zapsané platby dle VS
Pokračujeme zápisem další platby. Platby se automaticky řadí do seznamu. Ale stále nejsou nikde uloženy. Všechny platby v seznamu uložíme tak, že potvrdíme tlačítko OK nebo stiskneme klávesy Ctrl+W. Pak se platby zapíší do tabulky Platby (Objednávky - Platby). Pokud potvrdíme tlačítko Storno nebo stiskneme klávesu Esc, k žádnému uložení plateb nedojde a celý seznam plateb se zruší.
Vyrovnání kont společných plátců
Akce - Funkce z plateb - Vyrovnání kont společných plátců
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Tuto funkci uživatel použije, pokud má zaveden v programu systém hlavního a vedlejšího plátce. Více o této problematice viz kap. 6.11 Společné úhrady za sourozence - zavedení systému hlavního a vedlejšího plátce. Na stejném místě je popsáná práce s touto funkcí.
Stav hotovosti v pokladně
Akce - Funkce z Plateb - Stav hotovosti v pokladně
Pokud vybíráme od strávníků peníze v hotovosti, je nutné provést každý den inventuru pokladny. Spuštěním této funkce zjistíme, kolik peněz jsme od strávníků vybrali v daný den a kolik peněz máme mít v pokladně celkem.
Stav hotovosti v pokladně
V dialogu pro zadání doplňujících údajů pro tisk sestavy zadáváme:
Stav pokladny ke dni - zde vyplníme datum, ke kterému požadujeme vytisknout stav pokladny.
Zdroj informace- zde vyplníme pomocí nápovědy tzv. Zdroj informace, podle kterého požadujeme sestavu vytisknout. Můžeme mít například v systému dvě různé pokladny a výběr hotových peněz se zapisuje vždy pro každé místo s příslušným zdrojem informace. Pak můžeme pomocí tohoto údaje získat přehled o tržbách na jednotlivých pokladnách odděleně.
Rozpis podle typů plateb - zaškrtávací políčko pro volbu, zda chceme sestavu členit podle typů plateb.
Rozpis podle zdrojů informace - jestliže používáme v systému při výběru peněz různé zdroje informace (viz výše v tomto odstavci), můžeme si nechat pomocí tohoto zaškrtávacího políčka nechat rozdělit výpis plateb právě pomocí těchto zdroje informace.
Po vyplnění všech požadovaných parametrů potvrdíme tlačítko OK. Následnou tiskovou sestavu si můžeme vytisknout, nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
Pokladna - příjem a odvod peněz
Akce - Funkce z Plateb - Pokladna-Příjem a odvod peněz
Akce, pomocí níž odvádíme peněžní částky z pokladny na běžný účet nebo do hlavní pokladny. Po potvrzení volby Pokladna-Příjem a odvod peněz se dostaneme do tabulky Příjem a odvod platby, kde vyplňujeme jednotlivé položky:
Datum - vyplňujeme datum platby.
Částka - peněžní částka, kterou z pokladny odvádíme nebo na pokladnu přijímáme. Zapisujeme zde vždy kladnou hodnotu. V dalším postupu pak zvolíme, zda se jedná o odvod či o příjem. Program podle toho sám správně vyplní u zapisované platby znaménko.
Typ platby - standardní hodnota je HO (odvod a příjem hotovosti). Tuto hodnotu zde ponecháme.
Místo platby - místem platby můžeme v programu rozlišit, z které části stravovacího systému jsme danou částku odváděli. Například z bufetu, z kanceláře vedoucí jídelny, z pokladny apod. Místo platby vyplníme pomocí nápovědy.
Tlačítko Hlavička a patička dokladu - zde můžeme vyplnit text, které se objeví na vytištěném pokladním dokladu.
Odvod peněz z pokladny
Po zapsání příslušné částky zvolíme Šipkami jedno z tlačítek Příjem nebo Odvod a potvrdíme naši volbu stiskem klávesy Enter. Tím dialog pro zápis platby opustíme a zároveň tuto platbu zařadíme do tabulky plateb. Takto zapsané platby se též projeví v tiskové sestavě Stav pokladny, viz kap. Stav hotovosti v pokladně.
Obrat hotovosti za období
Akce - Funkce z Plateb - Obrat hotovosti za období
Tato funkce nám přepočítá a vytiskne statistiku hotovostních plateb za období členěnou podle různých kritérií. Ta si vybíráme po spuštění této funkce společně se zadáním období, za které chceme tuto sestavu vytisknout. Zvolená kritéria a požadované období potvrdíme stiskem tlačítka OK nebo záznam uložíme stiskem kláves Ctrl+W. Na monitoru se pak objeví sestava, která nám poskytuje informace v souladu se zadanými parametry.
Obrat hotovosti
Zablokování dne s odhláškou strávníků
20.3 Doplňkové funkce
Akce - Doplňkové funkce
Nový strávník
Akce - Doplňkové funkce - Nový strávník
Všechny důležité informace o strávníkovi jsou definovány v jeho kartě. Tu vytvoříme právě touto funkcí. Karta pro nového strávníka, která se objeví po spuštění této akce, obsahuje velké množství položek. Některé z nich vyplňujeme přímo zde, některé jsou automaticky vyplněny zařazením strávníka do Kategorie. Karta je rozdělena do tří částí - stránek. Mezi jednotlivými stránkami se pohybujeme pomocí kláves PgDn (Page Down) a PgUp (Page Up) nebo se na jednotlivé záložky přepínáme pomocí myši.
Nezapomeňme po vyplnění jednotlivých položek na různých stranách karty celý záznam uložit stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrzením tlačítka Uložit!
Karta strávníka - 1. strana
1. stránka na kartě strávníka
Zde definujeme veškeré údaje strávníka:
Zařízení - kód zařízení, ke kterému strávník náleží. Pokud máme v seznamu pouze jediné zařízení, je vyplněno automaticky. Jinak je můžeme vybrat pomocí klávesy F2.
Evidenční číslo - jednoznačné identifikační číslo strávníka přidělené při zápisu. Použijeme programem přidělené evidenční číslo a po celou dobu vedení agendy strávníka je neměníme.
Číslo plátce - tento údaj sdružuje několik strávníků, jejichž výše konta se posuzuje najednou (například sourozenci), přičemž strávník, jehož evidenční číslo souhlasí s číslem plátce, je zástupce skupiny. O hlavním a vedlejším plátci viz též kap. 6.11 Společné úhrady za sourozence - hlavní a vedlejší plátce.
Jméno - vyplníme příjmení a jméno (v tomto pořadí) strávníka. Je-li příjmení a jméno příliš dlouhé, zkracujeme jméno.
Kategorie - kód kategorie strávníků, do které strávník patří. Pro vyplnění položky můžeme použít klávesu F2. Kategorie sdružuje skupiny strávníků podle společných vlastností (stejná cenová skupina, společná skupina pro normování... apod.).
Třída - můžeme definovat třídu strávníka. Tuto položku není třeba vždy vyplňovat, např. u cizích strávníků. Seznam tříd lze vyvolat stiskem klávesy F2.
Účetní skupina - pokud je konfigurací programu umožněno tuto položku definovat, vyplní ji program sám podle nastavení v kategoriích nebo ji vyplníme pomocí klávesy F2.
Datum narození - vyplníme datum narození strávníka. Tento údaj je důležitý pro pozdější automatickou změnu kategorie strávníka podle věku.
Karta - zde se zobrazuje číslo přidělené karty nebo čipu, pokud jsou na jídelně používány.
Internet - má-li zákazník zakoupen modul Internet, povolujeme zde strávníkům využívání této služby. Pokud využívání služby objednávání po internetu zde strávníkovi povolíme, musíme dále vyplnit položky: Přezdívka, E-mail, Heslo a Zasílané zprávy. Nastavením modulu Internet se zabývá samostatná kapitola 12. modul Internet.
Typ platby - Předvyplní se podle použité kategorie. Pokud chceme tuto položku měnit, provádíme to pomocí Mezerníku. Každý typ platby vyžaduje dále vyplnění jiných údajů. Nepotřebné údaje jsou znepřístupněny.
Subjekt - tato položka je přístupná, pokud definujeme typ platby Faktura. Pomocí klávesy F2 vyplníme číslo subjektu, jemuž se bude účtovat stravné a ostatní platby od všech strávníků se shodným číslem subjektu.
Banka - tato položka je přístupná, pokud definujeme typ platby Účet. Vyplníme pomocí klávesy F2.
Účet - vyplňujeme číslo účtu bez směrového kódu banky. Používá se pro typ platby Účet a Sporožiro.
Variabilní symbol - doporučujeme zavést systém po dohodě se strávníky tak, že jako variabilní symbol použijeme rodné číslo strávníka (bez lomítka). Dosáhneme tak snadné identifikace a orientace v příslušných platbách.
Specifický symbol - používá se dle dohody s příslušným peněžním ústavem. Pro sporožirové účty je specifický symbol součástí čísla účtu.
Majitel účtu - jméno majitele účtu - jeho vyplnění je nepovinné.
Datum blokace od, Datum blokace do - vyplňujeme, pokud chceme strávníka zablokovat. Pokud strávník stravování končí, vyplňujeme pouze položku Datum blokace od.
Text blokace - libovolný text vztahující se k blokaci strávníka.
Kód sazby školného, Kód sazby ubytování - pokud je v názvech údajů (Rejstříky - Názvy údajů) u těchto položek předvyplněno Použít - Ano, jsou položky přístupné a vyplníme je pomocí klávesy F2. Po přechodu na další položku se vyplní buď částka sazby, nebo slovo "výpočtem", pokud je nastaven vzorec pro výpočet této částky. Předvyplňuje se podle kategorie strávníka.
Dialog box - nastavuje se automaticky vyplněním kategorie strávníka.
Dialog pokladna - nastavuje se automaticky vyplněním kategorie strávníka.
Poznámka - libovolný text vztahující se ke strávníkovi.
Tlačítko Stravovací zvyklosti
- stravovací zvyklostí vyjadřujeme v programu skutečnost,
že se strávník pravidelně, v určitém dnu v týdnu,
nestravuje (má kroužek, chodí na autoškolu, má praxi... atd.).
Vzhledem k režimu zadávání spotřeby jedním číslem projedených
jídel za celý měsíc zpětně ztrácejí stravovací zvyklosti
v programu význam a nepoužíváme je.
2. stránka na kartě strávníka
V této části karty strávníka se některé položky předvyplní podle zvolené kategorie na první stránce karty strávníka. Jedná se o následující položky: Cenová skupina, Omezení objednání, Skupina normování, Porce, Dieta, Limity strávníka, Místo objednání a Místo výdeje. Ne všechny položky zde uvedené musí být bezpodmínečně vyplněny. Doporučujeme zachovat původní nastavení podle zvolené kategorie strávníka.
V položkách Ulice, Město, Telefon a Rodné číslo můžeme vyplnit též osobní údaje strávníka.
Na druhé kartě se též nacházejí údaje pro sledování školní matriky (Škola, St. občanství, apod.). podrobně je tato problematika popsána v kap. 13. Matrika.
Oprava strávníka
Akce - Doplňkové funkce - Oprava strávníka
Pomocí této volby můžeme opravit údaje u již zavedených strávníků. Po zvolení této položky se objeví tabulka Oprava strávníka, kde identifikujeme strávníka. Po jeho identifikaci se objeví karta vybraného strávníka. Zde můžeme jednotlivé položky opravit podle potřeby. Význam jednotlivých položek je popsán v kap. Nový strávník. Změny je však třeba provádět uvážlivě, řada hodnot má zásadní vliv na chování systému a na provedení měsíční uzávěrky. Požadované zařazení strávníka do nové kategorie je třeba provést až po uzavření měsíce a vytištění uzávěrkových sestav.
Blokace strávníka
Akce - Doplňkové funkce - Blokace strávníka
Blokací strávníka definujeme období, ve kterém se strávník na jídelně nestravuje. Zde rozlišujeme dva druhy blokace: Dočasná blokace a Trvalá blokace. Dočasnou blokaci použijeme, jestliže strávník nahlásí období, kdy se nebude stravovat. Například bude 2 měsíce na léčebném pobytu v lázních. Trvalou blokaci použijeme u strávníků, které požadujeme z evidence úplně vyřadit.
Blokace strávníka
Po spuštění funkce Blokace strávníka identifikujeme požadovaného strávníka a v okně Blokace strávníků vyplníme datum blokace podle toho, jaký druh blokace požadujeme (viz níže). Kromě data blokace můžeme též vyplnit i položku Text. Zde můžeme vyplnit stručný popis důvodu blokace. Tento text se objeví na objednacím boxu, pokud si bude chtít zablokovaný strávník objednat.
Dočasná blokace
Vyplníme položky Datum od i Datum do podle skutečné nepřítomnosti strávníka.
Trvalá blokace
Vyplníme pouze položku Datum do. Trvalá blokace je jednou z podmínek pro zrušení strávníka. Všechny podmínky pro zrušení strávníka jsou tyto:
- Strávník má nulový stav konta.
- Uplynulo alespoň 50 dnů od posledního zápisu do tabulky Platby.
- Datum BLOKACE OD je alespoň 50 dnů staré.
Jsou-li splněny tyto podmínky najednou, program nám dovolí daného strávníka zrušit. Pokud zavedeme mylně nějakého strávníka, vyplníme mu datum blokace starší než 50 dnů a můžeme jej zrušit. Rušení strávníka se neprovádí v menu Akce, ale přímo v Rejstříku strávníků (Rejstříky - Rejstříky strávníků - Rušení).
Záznam uložíme stiskem kláves, čímž dojde k vyplnění námi definovaných hodnot na kartě strávníka v Rejstříku strávníků. Pokud má strávník nenulový stav konta, program nás na tuto skutečnost upozorní. Potvrzením tlačítka OK toto hlášení zrušíme.
Pozn.: Při krátkodobé plánované absenci strávníka v řádu dnů a týdnů se spokojíme s jeho odhlášením. Při dlouhodobé absenci v řádu měsíců (např. léčebný pobyt) využijeme položku BLOKACE DO. Jejím vyplněním provedeme tzv. dočasné zablokování strávníka. Dočasně zablokovanému strávníkovi nepočítá program v měsících, které zcela spadají do období blokace, žádnou zálohu. Jistinu však program zadržuje trvale.
Pozn.: V období blokace nelze strávníkům provádět žádné přihlášky a odhlášky.
Potvrzení rozpisu na den
Akce - Doplňkové funkce - Potvrzení rozpisu na den
Pomocí této akce můžeme do jídelníčku přidat jeden konkrétní den. Objeví se karta Zápis nového jídelníčku na den, kde vyplníme datum požadovaného dne a v položce Stav ponecháme O. Záznam uložíme stiskem kláves Ctlr+W nebo potvrdíme tlačítko OK. Tím je nový den definován.
Zápis nového dne
Změna stavu v období
Akce - Doplňkové funkce - Změna stavu v období
Stav jídelníčku je důležitý příznak, podle kterého program rozeznává, zda se definovaný jídelníček (Objednávky - Jídelníčky) nachází v minulosti, v budoucnosti, v uzavřeném období apod. Nastavení tohoto příznaku si program provádí sám automaticky. V některých případech však uživatel potřebuje tento příznak změnit ručně, například pro zpětné přihlášky a odhlášky strávníků, které zapomněl do programu zaznamenat. Ke změně stavu jídelníčku slouží právě tato funkce. Po jejím zvolení se objeví tabulka Změna stavu v období. Zde vyplníme data období, pro které chceme stav změnit a v položce Stav nastavíme Mezerníkem nebo pomocí klávesy F2 požadovaný stav. Záznam uložíme stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK.
Změna stavu jídelníčku
Pozn.: Po provedení požadovaných změn v programu, které nás vedly ke změně stavu jídelníčku, již nemusíme vracet stav na původní hodnotu. Program si stavy jídelníčků "srovná" automaticky sám další den při prvním spuštění programu.
Zablokování dne s odhláškou strávníků
Akce - Doplňkové funkce - Zablokování dne s odhláškou strávníků
V některých výjimečných případech (ředitelské dny, chřipkové prázdniny apod.) nastane požadavek zrušit varný den, na který již máme v programu přihlášky. Pak použijeme právě tuto funkci.
Po jejím zvolení se objeví okno Zablokování jídelníčku, kde do položky Datum zapíšeme datum blokovaného dne. Pokud chceme zablokovat v daném dnu pouze určitý druh jídla, vybereme jej pomocí nápovědy v položce Pro druhy. Do této položky můžeme postupně přiřadit i více druhů jídel. Pro provedení zablokování dne potvrdíme tlačítko OK nebo stiskneme klávesy Ctrl+W. Na dotaz Chcete pro zablokované jídelníčky odhlásit objednávky? odpovíme Ano. Pro daný den se pak v dialogu přihlášek a odhlášek (např.: Akce - Přihlášky a odhlášky - Aktuální měsíc) objevuje nadále znak * (hvězdička), den je tedy označen jako nevarný.
Zablokování dne
Pokud takto chceme zablokovat období, musíme provést tuto funkci pro každý den daného období zvlášť.
Výčetka platidel
Akce - Doplňkové funkce - Výčetka platidel
Tato funkce je přístupná pouze v programu úrovně 7 a 4.
Funkce Výčetka platidel může pomoci uživateli sestavit a vytisknout výčetku platidel. Potřebujeme-li například na konci školního roku vrátit přeplatky hotovostních strávníků, můžeme si takto připravit celkovou sumu peněz, kterou budeme potřebovat vyzvednout z banky, a navíc budeme mít jistotu, že budeme mít k dispozici všechny typy bankovek a drobných mincí pro přesné vrácení všech přeplatků.
Ještě před spuštěním této funkce musíme mít stanoveny přeplatky strávníků, aby program správně určil ve výčetce platidel celkovou částku, kterou máme strávníkům vracet. Pro stanovení přeplatků lze použít funkci pro stanovení přeplatků na konci školního roku, viz kap. Vrácení přeplatků pro B, S, P 30.6..
Po spuštění funkce se objeví informativní tabulka. Zde je potřeba si uvědomit, pro který typ platby chceme výčetku platidel sestavit. Přečteme si text a potvrdíme dialog stiskem klávesy Enter. Zadáme typ platby, pro který chceme danou výčetku sestavit. Pokud chceme sestavit výčetku pro všechny typy plateb, nevyplňujeme do položky Typ platby nic o zvolíme tlačítko OK.
Výčetka platidel pro hotovostní platby
Zobrazí se tabulka Výčetka platidel, ve které jsou automaticky načteny jednotlivé počty platidel, jejichž součet odpovídá součtu přeplatků strávníků. Tato částka je též uvedena v položce Celková částka. Výčetku si můžeme vytisknout stiskem tlačítka Tisk výčetky.
Možný je i režim opačný, kdy máme odnést do banky větší obnos peněz a při přepočítávání se chceme vyhnout chybě. Je jednodušší peníze roztřídit a zapsat počty jednotlivých platidel do tabulky. Pak zvolíme tlačítko Načtení výčetky a můžeme do levého sloupce zapisovat počty jednotlivých platidel. I takto zapsanou výčetku si můžeme vytisknout.
Práci s výčetkou ukončíme stiskem klávesy Esc.
20.5.4 Přehledy
Akce - Přehledy
V menu Přehledy se nacházejí informativní tiskové sestavy.
Menu Přehledy
Přehled zapsaných dětí
Akce - Přehledy - Přehled zapsaných dětí
Obdržíme tiskovou sestavu všech strávníků zapsaných do programu rozčleněnou po třídách.
Obrat plateb
Akce - Přehledy - Obrat plateb
Zde si můžeme vytisknout obrat plateb podle různých kritérií. Ty zvolíme v nastavení, které se objeví po zvolení této funkce, viz obrázek. Nastavení uložíme tlačítkem OK.
Nastavení před tiskem
Děti se školným
Akce - Přehledy - Děti se školným
Obdržíme tiskovou sestavu všech strávníků, kteří mají na své kartě definován kód školného.
Kódy školné
Akce - Přehledy - Kódy školné
Obdržíme tiskovou sestavu se všemi definovanými kódy školného.
20.5.5 Na konci měsíce
Akce - Na konci měsíce
V tomto menu budeme provádět všechny potřebné operace pro určení spotřeby strávníka za daný měsíc. Tedy zvolíme den, do kterého projedenou stravu budeme zapisovat, zapíšeme počty jídel a příslušným strávníkům zapíšeme do programu předpis za školné.
Zadání dne pro objednávání
Akce - Na konci měsíce - Zadání dne pro objednávání
Pomocí této funkce volíme den, do kterého budeme strávníkům zapisovat počty jídel spotřebovaných za příslušné období. Obvykle definujeme poslední varný den uplynulého období.
Zvolením této funkce se objeví okno Zápis nového jídelníčku. Vyplníme pouze datum a uložíme jej stisknutím tlačítka OK. Tím je v programu připraven den pro zápis projedené stravy. Na obrázku vidíme, že definujeme poslední varný den měsíce ledna 2009.
Zápis nového dne
Zápis počtů - všichni, Zápis počtů - třída
Akce - Na konci měsíce - Zápis počtů - všichni (třída)
Jestliže máme definovaný den pro zápis počtů jídel, můžeme přistoupit k samotnému zápisu počtů. slouží k tomu funkce Zápis počtů - všichni a Zápis počtů - třída. Práce se těmito funkcemi je totožná, pouze se nám pro zápis počtů zobrazují příslušné skupiny strávníků („všichni“ nebo jen zvolená třída). Popíšeme zde proto pouze jednu způsob, a to Zápis počtů - všichni.
Nejdříve se zobrazí okno pro zadání dne, do kterého požadujeme zapsat počty jídel. Tento den musí být v programu definovaný v dřívějším postupu. pojednává o tom předchozí kapitola Zadání dne pro objednávání. Jestliže je tento den definovaný, v obou položkách pro datum se objeví datum právě tohoto dne. V případě požadavku lze zápis jídel omezit výběrem v položce Chod. Pak stačí jen uložit tyto údaje stisknutím tlačítka OK.
Datum pro zápis počtů jídel
Tím se dostaneme do dialogu, ve kterém zadáváme jednotlivým strávníkům jejich počty projedených jídel. V tabulce se pohybujeme pomocí klávesy Enter a Šipek na klávesnici. Zadané počty pak uložíme pomocí tlačítka OK. Program se ještě zeptá, zda chceme zapsat objednávky do programu. Potvrzením tlačítka Ano se tak stane. Tím jsou počty jídel zapsané v programu. Jestliže musíme z nějakého důvodu naši práci přerušit, můžeme rozpracovaný stav uložit pomocí tlačítka OK a k zápisu počtů se můžeme vrátit kdykoliv později. Program si bude již zapsané počty pamatovat. Stejně tak můžeme tyto počty opravovat (pokud není za daný měsíc již provedena uzávěrka).
Zápis počtů jídel
Počty jídel všichni, Počty jídel třída
Akce - Na konci měsíce - Počty jídel všichni (třída)
Dále v menu následují dvě tiskové sestavy pro zjištění zapsaných počtů jídel. Stejně jako v předchozí kapitole se liší pouze tím, pro jakou skupinu strávníků si necháme počty jídel zobrazit.
Přepočet školného
Akce - Na konci měsíce - Přepočet školného
V položce menu Na konci měsíce je souhrn funkcí pro práci s předpisem za školné. Protože se jedná o celistvý sled činností, popíšeme si tyto funkce v jedné kapitole.
Vybíráme-li poplatek za Školné, provedeme každý měsíc před výpočtem doplatků zaúčtování předpisu tohoto poplatku.
Provedení předpisu za školné se skládá ze čtyř kroků. Nejprve stanovíme částky předpisu (Přepočet školného). Poté si můžeme vytisknout sestavu s vypočtenými částkami (Přehled částek školné). Tyto částky pak můžeme "ručně upravit" (Editace). A nakonec provedeme samotný zápis předpisů do programu (Zaúčtování školného). V následujícím textu si popíšeme každý z těchto čtyř kroků.
Přepočet školného
Po zvolení funkce pro stanovení předpisu program přepočítá strávníkům výši školného podle toho, jaký kód školného mají strávníci vyplněn na své kartě v položce Kód školné. Výsledkem je tisková sestava Protokol o přepočtu školného se seznamem strávníků a částek připravených k zapsání do programu. Tento přepočet můžeme spouštět opakovaně. Pouze tak připravujeme částky (předpisy) k zapsání do programu.
Přehled částek školné
Částky stanovené v předchozím kroku si můžeme vytisknout touto volbou. Zobrazí se nám tisková sestava, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
Editace školné
Pokud potřebujeme, tak částky, které jsme stanovili, můžeme ještě libovolně upravit touto funkcí. Zobrazí se nám informativní tabulka, ve které si přečteme text a potvrdíme stiskem klávesy Enter nebo potvrdíme tlačítkem OK. Zobrazí se tabulka všech strávníků, ve které můžeme ručně opravit částky předpisu. Pokud jsme s opravou hotovi, uložíme částky stiskem kláves Ctrl+W. Zde pozor, pokud spustíme opět funkci Přepočet školného, námi opravené částky budou opět přepsány. Aktuálně platné částky připravené k zapsání do tabulky Platby si můžeme kdykoliv vytisknout volbou Přehled částek školné.
I tuto funkci můžeme spouštět opakovaně až do té doby, než budeme s připravenými částkami pro předpis plně spokojeni. Pak přistoupíme k poslednímu kroku a tím je zápis do plateb.
Zaúčtování školného
Zobrazí se okno Zápis do plateb a avíz, ve kterém je vše připravené pro zapsání předpisu. V položce Datum pro zápis do plateb vyplníme datum, se kterým se předpis zapíše do tabulky Platby. Obvykle vyplňujeme datum měsíce, kterého se daný předpis týká, ale konečné rozhodnutí je na uživateli. Doporučujeme probrat tuto problematiku se svým nadřízeným orgánem či s účetní daného zařízení. V položce doklad pro zápis do plateb je připraven text, který uživatel může libovolně upravit, např.: školné 01/2009 apod. Tento text se později objeví u záznamu každého předpisu v tabulce Platby. Po vyplnění obou položek uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrzením tlačítka OK. Zobrazí se sestava, kterou si můžeme vytisknout, nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do platby? odpovíme Ano. V tabulce Platby (Objednávky - Platby) se uvedené částky zapíší uvedeným strávníkům se záporným znaménkem. Tím se v programu zvyšuje dluh strávníka o danou částku a při příštím výpočtu doplatků program tuto částku připočítá ke dluhu za stravné.
Pozor, pokud jsme si o předchozích třech krocích napsali, že je můžeme provádět opakovaně, pak funkci Zaúčtování školného můžeme v daném měsíci spustit pouze jednou.
20.5.6 Zkušební uzávěrka a sestavy
Předběžné uzávěrkové tiskové sestavy
20.5.6 Zkušební uzávěrka a sestavy
Akce - Zkušební uzávěrka a sestavy
Tato funkce je do menu Akce vložena proto, že v jídelně velmi často potřebujeme znát předběžný stav měsíční uzávěrky nebo si potřebujeme vyzkoušet provedení měsíční uzávěrky a tisk příslušných sestav "nanečisto". Pak můžeme spustit tuto funkci. Po provedení předběžné uzávěrky můžeme s programem dál pracovat, jako kdybychom žádnou uzávěrku neprováděli. Především se uzavírané období neuzavře a můžeme na ně dál provádět přihlášky a odhlášky strávníků jako před provedením předběžné uzávěrky.
Zkušební uzávěrka a sestavy
Předběžná uzávěrka
Akce - Zkušební uzávěrka a sestavy - Předběžná uzávěrka
Při spuštění předběžné uzávěrky nás program vyzve k zadání počátečního a koncového data pro provedení uzávěrky. Zadáváme data od prvního do posledního dne v měsíci a potvrdíme tlačítko OK. Program provádí předběžnou uzávěrku. Po jejím provedení můžeme tisknout uzávěrkové sestavy.
Období pro předběžnou uzávěrku
Předběžné uzávěrkové tiskové sestavy
Akce - Zkušební uzávěrka a sestavy - Tiskové sestavy
Po provedení předběžné uzávěrky můžeme použít tiskové sestavy pro získání přehledu o stavu plateb, předpisů, apod., tak jako bychom prováděli tzv. „ostrou uzávěrku“.
20.5.7 Uzávěrkové operace, tiskové sestavy
20.5.7 Uzávěrkové operace, tiskové sestavy
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy
Tato položka menu Akce je určena pro řádnou uzávěrku za uplynulé období. Provádíme ji zásadně až po uplynutí tohoto období.
Uzávěrkové operace, tiskové sestavy
Řádná uzávěrka
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Řádná uzávěrka
"Ostrou" měsíční uzávěrku provádíme pomocí této funkce. Objeví se okno Měsíční uzávěrka, ve které zadáme data od prvního do posledního dne uzavíraného období a záznam uložíme.
Období pro řádnou uzávěrku
Program provede řádnou uzávěrku. Poté se zeptá, zda má provést tzv. pakování tabulek. Záleží na uživateli, zda nechá pakování tabulek provést. Autoři programu to rozhodně doporučují.
Uzávěrkové tiskové sestavy
Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - různé sestavy
Po dokončení řádné uzávěrky můžeme vytisknout příslušné uzávěrkové tiskové sestavy a přehledy. Doporučujeme si příslušné sestavy a přehledy projít a používat ty, které nejlépe vyhovují provozu zařízení a požadavkům nadřízených orgánů. Pokud bychom zde nenašli vyhovující tiskovou sestavu, můžeme využít dalších tiskových sestav z Historií uzávěrek (Rejstříky - Historie uzávěrek - Tisk).
20.5.8 Tiskové sestavy a exporty
Akce -Tiskové sestavy a exporty
Zde se nacházejí tiskové sestavy mimo uzávěrkových. Opět doporučujeme tyto sestavy projít a používat ty, které vyhovují nejvíce požadavkům provozu jídelny.
Dále je zde funkce Export počtů strávníků do normování. Její spuštění zajistí export počtů strávníků na jednotlivé chody jídel do programu Sklad od firmy VIS za účelem normování stravy.
Uzávěrkové tiskové sestavy
20.5.9 Výpočet doplatků
Akce - Výpočet doplatků
Výpočet doplatků se používá při zpětném výběru peněz od strávníků za jejich skutečnou spotřebu v jídelně. Výpočtem doplatků pouze připravíme v programu částku určenou k zaplacení strávníkem. Dalším krokem by tedy mělo být vytvoření platebních médií.
Výpočet doplatků
Výpočet doplatků=přeplatek budoucí
Tato funkce stanoví doplatky strávníků za minulý měsíc. Tyto nedoplatky se stanoví k poslednímu dni uplynulého měsíce a zahrnují jak poplatky za projedenou stravu, tak i poplatek za školné, pokud jej na jídelně používáme. Před tím však musíme do programu zapsat projedenou stravu, viz kap. Zápis počtů a stanovit předpis za školné (používáme-li), viz kap. Přepočet školného.
Po výpočtu doplatků se zobrazí protokol s vypočítanými částkami. Tisknout jej nemusíme. K tomu slouží následující dvě sestavy
Přehled částek
Tisková sestava Přehled částek nám zobrazí na monitoru přehled částek navržených k doplatku. Sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc.
Přehled TYP PLATBY
Tato sestava nám zobrazí souhrnnou sestavu podle jednotlivých typů plateb.
Editace - všichni
I když na platební média necháváme standardně zapisovat částky navržené programem, můžeme prostřednictvím funkce Možnost editace v jednoduché tabulce opravit navržené částky ručně. Dostaneme se do okna Editace pracovní tabulky, ve kterém můžeme navržené částky ručně opravit. Po provedení oprav uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK.
Funkce Editace - všichni zobrazí seznam všech strávníků. V případě požadavku opravit položku k platbě jen některým strávníkům použijeme funkci Editace - jméno.
Funkce Výpočet doplatků a Možnost editace můžeme spustit opakovaně, žádné částky se těmito funkcemi nezapisují do tabulky Platby (Objednávky - Platby). Jsou to částky určené k umístění na platební média. To by měl být další logický krok v naší práci.
Editace - jméno
Tuto funkci použijeme, pokud požadujeme opravit částku k platbě jen některým strávníkům. Požadovaného strávníka musíme nejdříve definovat v okně, které se nám objeví. Zapíšeme jeho jméno a stiskneme tlačítko OK. Dále platí stejná pravidla jako při práci s funkcí Editace - všichni, viz předchozí odstavec.
20.5.10 Platební média - Inkaso
Inkaso - disketa pro spořitelnu
Inkaso - faktury za ostatní platby
20.5.10 Platební média - Inkaso
Akce - Platební média-inkaso
Platební média zajišťují v programu bezhotovostní způsob úhrady za projedenou stravu. Program umožňuje výběr peněz od strávníků všemi možnými bezhotovostními prostředky. Před spuštěním těchto funkcí je třeba stanovit částky do položky K platbě spuštěním funkcí pro výpočet doplatků (viz výše).
Prostřednictvím platebních médií především vybíráme od strávníků peníze. Občas se však vyskytne potřeba strávníkům naopak peníze tímto způsobem vrátit (např. na konci školního roku). Menu Platební média je proto rozděleno podle toho, o jaký směr pohybu peněz se nám jedná. Můžeme provádět operace Inkasa nebo Úhrady. V menu Akce jsou proto pro platební média dvě položky. Práce s nimi je naprosto stejná, podrobně si popíšeme pouze menu Platební média-Inkaso.
Platební média - Inkaso
Zápis položky k platbě
Akce - Platební média-inkaso - Zápis položky k platbě
Tato funkce umožňuje ručně zapsat částky do položky K platbě. V běžném provozu se tato funkce využívá sporadicky a slouží jen k řešení nouzových situací. Po jejím zvolení se dostaneme do tabulky Editace měsíčních uzávěrek, kde můžeme ve sloupci K platbě zapsat ručně požadované částky. Záznam uložíme stiskem kláves Ctrl+W, čímž zapsané částky uložíme. Zobrazí se tisková sestava Ručně opravené částky pro platební média..., kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc. Tím se vrátíme do hlavního menu programu. Částky takto definované zatím nejsou zapsány do žádné tabulky programu. Dalším krokem musí být vytvoření platebních médií.
Zápis položky k platbě
Inkaso - disketa pro spořitelnu
Akce - Platební média Inkaso - Disketa pro spořitelnu
Pro správné fungování modulu Disketa pro spořitelnu musí mít uživatel uzavřenu smlouvu s Českou spořitelnou, a.s. Některé údaje z této smlouvy je nutné zadat do programu při nastavení modulu Disketa pro spořitelnu.
Disketa pro spořitelnu - nastavení parametrů
Akce - Platební média Inkaso - Disketa pro spořitelnu
Ještě než přistoupíme k vytvoření diskety pro spořitelnu, musíme provést nastavení parametrů této diskety. Provádí se jednou při zavedení systému plateb pomocí diskety pro spořitelnu, případně později při úpravách těchto parametrů. Nastavení provedeme následujícím způsobem:
Akce - Platební média Inkaso - Disketa pro spořitelnu
Objeví se hlášení programu. Jsou to pokyny pro vytvoření samotné diskety, nyní jej číst nemusíme a tedy potvrdíme tlačítko OK. Následnou tiskovou sestavu též zrušíme stiskem klávesy Esc. Dostaneme se do dialogu pro vytvoření diskety pro spořitelnu. Zde zvolíme tlačítko Nastavení parametrů. V dalším dialogu nastavujeme jednotlivé parametry podle skutečnosti. Máme-li všechny položky řádně vyplněny, záznam uložíme.
Ještě před nastavením těchto parametrů je nutné uzavřít smlouvu s Českou spořitelnou, a.s.. Některé údaje z této smlouvy je nutné vyplnit právě do Nastavení parametrů.
Disketa pro spořitelnu - postup vytvoření
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso Disketa pro spořitelnu
Při spuštění funkce Inkaso Disketa pro spořitelnu se zobrazí informativní text, který si přečteme a potvrdíme tlačítko OK. Zobrazí se tisková sestava se seznamem sporožirových strávníků s předepsanými částkami k úhradě. Sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc. Dostáváme se tak do tabulky Disketa pro spořitelnu.
Disketa pro spořitelnu - základní dialog
Vložíme do diskové mechaniky počítače prázdnou disketu a klávesou Enter potvrdíme položku Vytvoření diskety. Objeví se další tabulka s položkami:
Termín transakce - zde je předvyplněno datum pro den splatnosti částek. Hodnota pro toto datum (den v měsíci) je definována v položce Termín transakce v parametrech pro vytvoření diskety (viz výše v této kapitole).
Číslo souboru - necháme vyplněné přednastavené číslo. V případě nutnosti je můžeme ručně změnit.
Cesta - zde je nastaveno označení pro disketovou mechaniku počítače - A:. Můžeme zadat i jinou cestu k umístění souboru.
Samotné vytvoření diskety
Je-li vše správně vyplněno, uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK a program nahraje na disketu potřebné údaje. Pokud program najde v datech nějaké nesrovnalosti, nabídne nám program dialog pro tisk seznamu těchto chyb. Sestavu si vytiskneme, pomocí klávesy Esc přerušíme činnost vytváření diskety pro Spořitelnu, chyby odstraníme a postup opakujeme. Pokud proběhne vše bez závad, vrátíme se do menu Disketa pro spořitelnu.
Následují tři tlačítka pro tisk doprovodných sestav Opis kompatibilního média, Rekapitulace a Průvodka. V současnosti vyžaduje Česká spořitelna, a.s. pouze sestavu Průvodka k médiu. Potvrdíme tedy toto tlačítko a tiskovou sestavu vytiskneme.
Tím máme vytvořenu disketu pro Spořitelnu a všechny potřebné tiskové sestavy. Stiskem klávesy Esc se vracíme do hlavního menu programu.
Nyní lze zapsat přenesené částky do tabulky Platby.
Zápis diskety pro spořitelnu do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Zápis diskety pro spořitelnu do plateb
Tím, že jsme vytvořili disketu pro spořitelnu, ještě nemáme jistotu, že budou všechny platby takto vytvořené připsány na náš účet. Jediným průkazným dokumentem je pro nás výpis plateb došlých na účet našeho zařízení. Pak lze strávníkům tyto platby zapsat do programu funkcí Zápis plateb dle VS (viz kap. Zápis plateb dle VS). Pokud však spoléháme na dobrou platební kázeň strávníků, lze částky vytvořené funkcí Disketa pro spořitelnu zapsat v tento moment do tabulky Platby (Objednávky - Platby). Pak postupujeme následujícím způsobem.
Po zvolení funkce Zápis diskety pro spořitelnu do plateb se objeví informativní text, který si přečteme a potvrdíme tlačítko OK. Zobrazí se tabulka Zápis do plateb a avíz, kde vyplňujeme následující položky:
Datum pro zápis do plateb - přednastaveno je aktuální datum. Doporučujeme zadat datum do období, kdy se očekává bankovní výpis s provedenými platbami.
Doklad pro zápis do plateb - sem vyplníme stručný text, který nám platby charakterizuje, např. sporožiro 09/2006.
Zápis částek do tabulky Platby
Uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK, čímž se na monitoru objeví tisková sestava Protokol o zápisu do plateb, kterou si můžeme vytisknout, nebo pokračujeme stiskem klávesy Esc. Program se dále zeptá Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb?. Pokud zvolíme Ano, budou platby zapsány do tabulky Platby. Pokud zvolíme Ne, žádné platby se strávníkům nikam nezapíší.
Pozor! Při opakovaném zápisu částek do plateb prováděných ve stejném období program na tuto skutečnost sice upozorní, ale zápis přesto umožní. Je věcí uživatele, kolikrát nechá částky do plateb zapsat. Zpravidla je tedy vhodné použít tuto funkci v daném období pouze jednou!
Hromadné příkazy bankám
Akce - Platební média Inkaso -Inkaso Hromadné příkazy bankám
Hromadné příkazy - nastavení parametrů
Akce - Platební média Inkaso -Inkaso Hromadné příkazy bankám
Hromadný příkaz bankám musí splňovat určité náležitosti. Je tedy nutné před tiskem tohoto příkazu zkontrolovat nastavení parametrů pro tisk hromadného příkazu. Nastavení parametrů se provádí jednou při zavedení systému plateb pomocí hromadných příkazů, případně později při dalších úpravách těchto parametrů. Nastavení provedeme následujícím způsobem:
Akce - Platební média Inkaso -Inkaso Hromadné příkazy bankám
Zobrazí se tisková sestava, kterou zrušíme stiskem klávesy Esc. Další okno Vytvoření hromadného příkazu bance potvrdíme stiskem tlačítka OK. Dostaneme se do dialogu pro tisk HPKÚ. Zde zvolíme tlačítko Nastavení parametrů. V dalším dialogu nastavujeme jednotlivé parametry podle skutečnosti či požadavků provozovny. Máme-li všechny položky řádně vyplněny, záznam uložíme pomocí tlačítka OK.
Typ formuláře - varianta formuláře hromadného příkazu. Ponecháme hodnotu A.
Počet řádků - počet řádků na jedné stránce formuláře.
Dělení inkasa podle banky - každá banka se tiskne na samostatný příkaz (Ano), nebo se tisknou společně (Ne)
Tisk KS u položek - tisk konstantní symbol u každé položky - pokud je u všech položek stejný konstantní symbol, tiskne se pouze v hlavičce příkazu, jinak se tiskne u každé položky; nastavení parametru na ANO znamená, že se tiskne konstantní symbol u každé položky, i když je u všech stejný
Poplatek za položku - poplatek za jednu položku, hodnota poplatku se přidá k vypočítané částce platby
Provést kontrolu - před tiskem nebo exportem příkazů se provede kontrola účtů a variabilních symbolů, pokud je v nich zjištěna chyba, zobrazí se protokol s chybami
Cesta k externímu souboru - vyplní se v případě, že budeme příkazy exportovat do externího modulu Banka (tj. do modulu Banka nainstalovaného v jiné aplikaci). Pokud je položka nevyplněná, příkazy se vyexportují do interního modulu Banka.
Hromadný příkaz bankám - postup vytvoření
Akce - Platební média Inkaso -Inkaso Hromadné příkazy bankám
Při spuštění funkce Inkaso Hromadné příkazy bankám se objeví seznam strávníků s předepsanými částkami k úhradě. Tyto částky můžeme v tuto chvíli ještě ručně upravit podle potřeby. V každém případě záznam uložíme stiskem kláves Ctrl+W. Zobrazí sestava Částky připravené před vytvářením inkasních "Hromadných příkazů do bank", kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc. Objeví se tabulka Vytvoření hromadného příkazu bance, kterou uložíme. Dostáváme se tak do tabulky Tisk HPKÚ. Potvrdíme tlačítko Tisk příkazů. Zobrazí se dialog pro tisk sestavy. Potvrdíme tlačítko Tisk, čímž se zobrazí sestava Hromadný příkaz k inkasu, kterou si vytiskneme. Stiskem klávesy Esc zrušíme dialog pro tisk sestavy. Dalším stiskem klávesy Esc se vrátíme do hlavního menu programu.
Hromadný příkaz bankám - vytvoření souboru pro banku
Akce - Platební média Inkaso - Vytvoření souboru pro banku
Viz kap 10. modul Banka.
Zápis hromadných příkazů do plateb
Akce - Platební média Inkaso - Zápis hromadných příkazů do plateb
Tím, že jsme vytvořili hromadný příkaz k úhradě bankám, ještě nemáme jistotu, že budou všechny platby takto vytvořené připsány na náš účet. Jediným průkazným dokumentem je pro nás výpis plateb došlých na účet našeho zařízení. Pak lze strávníkům tyto platby zapsat do programu funkcí Zápis plateb dle VS (viz kap. Zápis plateb dle VS). Pokud však spoléháme na dobrou platební kázeň strávníků, lze částky vytvořené funkcí Inkaso Hromadné příkazy bankám zapsat v tento moment do tabulky Platby (Objednávky - Platby). Pak postupujeme následujícím způsobem.
Zvolíme funkci Zápis hromadných příkazů do plateb. Objeví se tabulka Zápis do plateb nebo avíz, kde vyplňujeme následující položky:
Datum pro zápis do plateb - Přednastaveno je aktuální datum. Doporučujeme zadat datum do období, kdy se očekává bankovní výpis s provedenými platbami.
Doklad pro zápis do plateb - Sem vyplníme stručný text, který nám platby charakterizuje, např. účet 09/2006.
Uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK, čímž se na monitoru objeví tisková sestava Protokol o zápisu do plateb, kterou si můžeme vytisknout, nebo pokračujeme stiskem klávesy Esc. Program se dále zeptá Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? Pokud zvolíme Ano, budou platby zapsány do tabulky Platby. Pokud zvolíme Ne, žádné platby se strávníkům nikam nezapíší.
Inkaso - faktury za ostatní platby
Akce - Platební média Inkaso - Inkaso faktury za ostatní platby
Částky za ostatní platby se však nezapisují do tabulky Platby. Je to z toho důvodu, že ostatní platby se netýkají přímo strávníka, a jeho přímé platby za stravné. Prostřednictvím těchto faktur vybíráme peníze za dotace FKSP apod.
Abychom danému subjektu fakturu za ostatní platby mohli vystavit, musí být tento subjekt definován v položce Ostatní platby jednotlivých Kategorií. To provádíme následujícím způsobem:
Rejstříky - Kategorie - Vybereme příslušnou kategorii - Položky - Ostatní platby
Dostáváme se tak do seznamu ostatních plateb vybrané kategorie. Vybereme ostatní platbu, kterou chceme později fakturovat a pokračujeme:
Oprava
Nacházíme se tak v první přístupné položce Subjekt, kam pomocí klávesy F2 přeneseme z Adresáře subjektů ten subjekt, kterému budeme později faktury vystavovat. Máme-li vše korektně vyplněno, včetně částky ostatní platby za jednu porci, záznam uložíme. Dvojitým stiskem klávesy Esc se dostaneme do hlavního menu programu.
Pro samotný tisk faktur za ostatní platby platí stejné postupy jako při tisku faktur za spotřebu, což je popsáno v předchozí kapitole.
Přehled hotovost
Akce - Platební média-Inkaso - Přehled hotovost
Tato tisková sestava Přehled vypočtených doplatků za projedenou stravu zobrazí jmenovitý seznam strávníků s vypočtenými pro hotovostní strávníky. Sestavu si můžeme vytisknout, nebo rovnou zrušit stiskem klávesy Esc. Tyto částky jsou v programu vypočítány pomocí funkce Výpočet doplatků, viz kap. Výpočet doplatků.
Zápis do plateb H
Akce - Platební média-Inkaso - Zápis do plateb H
Tato funkce zapíše do programu částky hotovostních strávníků, které jsem před tím stanovili pomocí funkce Výpočet doplatků.
Po spuštění této funkce se objeví se okno Zápis do plateb a avíz. Do položky Datum pro zápis do plateb zapíšeme datum, se kterým požadujeme platby do programu zapsat. Obvykle zde ponecháme aktuální datum. Lze jej ale libovolně změnit. Nesmí však zasahovat do již uzavřeného období. Do položky Doklad pro zápis do plateb zapíšeme libovolný text, například „hotovost 01/2009“ a záznam uložíme stisknutím tlačítka OK. Následnou sestavu si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušíme stiskem klávesy Esc. Na dotaz Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? odpovíme Ano. Tím se částky zapíší jednotlivým strávníkům do tabulky Platby (Objednávky - Platby).
Zápis do plateb
20.5.11 Platební média-Úhrada
Akce - Platební média-úhrada
Pro vrácení přeplatků strávníků používáme tuto položku v menu Akce. Práce je zde obdobná jako při vytváření inkasních médií. Popisem těchto funkcí se zabývá kapitola 20.5.10 Platební média -Inkasa.
Platební média-úhrada
20.5.12 Ukončení roku, příprava nového
Vrácení přeplatků pro B, S, P, 30.6.
20.5.10 Ukončení roku, příprava nového
Akce - Ukončení roku, příprava nového
Pro usnadnění přechodu na nový školní rok zařadili autoři programu do menu Akce funkce pro činnosti na konci starého a začátku nového školního roku. Především se jedná o vrácení případných přeplatků v měsíci červnu strávníkům platících sporožirem, účtem a složenkou.
Ukončení roku, příprava nového
Vrácení přeplatků pro B, S, P 30.6.
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Vrácení přeplatků pro B, S, P
V tomto menu je umístěn sled funkcí, které vypočítají přeplatky strávníků a umístí tyto částky na platební média ve formě úhrady.
Na těch jídelnách, kde se provádí vyrovnání se strávníky jiným způsobem, nesmí obsluha programu tuto volbu mechanicky použít, ale musí objednat úpravu menu Akce u firmy VIS.
V tomto menu používáme funkce, jejichž popis je uveden výše v tomto textu.
Viz kap. 20.5.11 Platební média - Úhrada.
Posun tříd
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Posun tříd
Tuto funkci použijeme při přípravě nového školního roku nebo na závěr roku starého. Umožní nám snadno hromadně přesunout strávníky z jedné třídy do druhé tak, abychom v jídelně sledovali strávníky podle jejich skutečného zařazení do tříd. Před posunem tříd doporučujeme provést zálohu dat.
Po zvolení funkce Posun tříd se objeví tabulka s upozorněním, kterou potvrdíme stiskem klávesy Enter. Objeví se tabulka Posun tříd, ve které jsou ve sloupcích Původní třída a Nová třída zobrazeny názvy tříd. Názvy jsou v obou sloupcích zatím totožné. My se můžeme pohybovat pomocí Šipek ve sloupci Nová třída, kde postupně přejmenujeme zde uvedené třídy tak, aby došlo k logickému posunu tříd (např. žáci ze 4.A budou navštěvovat v novém školním roce třídu 5.A atd.). Elegantní je v tomto místě použití klávesy F5, po jejímž stisknutí se automaticky přejmenují všechny třídy vždy o jednu třídu výš. Novou třídu můžeme také přenést pomocí klávesy F2, která nás přesune do databáze definovaných tříd (zde si můžeme vytvořit standardním způsobem třídu novou). Pokud máme seznam připravený, potvrdíme změny stiskem kláves Ctrl+W. Program se ještě zeptá: Zapsat provedený posun tříd podle nastavení? Potvrzením položky Ano se tak skutečně stane.
Pozn.: Pro žáky odcházejících ročníků si vytvoříme samostatnou třídu, do které všechny tyto žáky přesuneme. Pak je můžeme snadno vyfiltrovat, hromadně zablokovat a zrušit.
Posun kategorií
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Posun kategorií
Tuto funkci použijeme při přípravě nového školního roku nebo na konci roku starého. Umožní nám snadno hromadně přesunout strávníky z jedné kategorie do druhé, pokud se některým strávníkům změní zařazení do skupin pro normování či do cenových kategorií v závislosti na jejich postupu z jedné třídy do druhé. Tento postup sledujeme například u žáků čtvrtých ročníků, u nichž se postupem do páté třídy mění skupiny normování (tím i cenová skupina). Před posunem kategorií doporučujeme provést zálohu dat.
Po zvolení funkce Posun kategorií se objeví tabulka Upozornění. Přijmeme nabízené otevření návodu. Vyhledáme kapitolo 6.15 Posun kategorií dle věku strávníka a v další činnosti se řídíme podle uvedeného postupu.
Zde si popíšeme obecný postup s touto funkcí. Program nás automaticky přesměroval do Rejstříku strávníků. Zde zvolíme položku Různé a dále v zobrazeném menu zvolíme položku Posun kategorií.
Pokud chceme provádět posun kategorií pouze pro jednu třídu, tak si ji před spuštěním této funkce vyfiltrujeme.
Dostaneme se do tabulky Posun kategorií, ve které jsou ve sloupcích Původní kategorie a Nová kategorie zobrazeny názvy kategorií. Názvy jsou v obou sloupcích zatím totožné. Novou kategorii přeneseme pomocí klávesy F2 z databáze definovaných kategorií. Pokud máme seznam připravený, potvrdíme změny stiskem kláves Ctrl+W. Program se ještě zeptá: Zapsat provedený posun kategorií podle nastavení? Potvrdíme Ano. Objeví se další dotaz: Provést aktualizaci položek předvyplněných z kategorií? Opět potvrdíme položku Ano.
Pokud provádíme posun pro každou třídu zvlášť, musíme celý postup opakovat vždy pro každou třídu jednotlivě.
Blokace odchozích tříd
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Blokace odchozích tříd
Strávníky ročníků, které opouštějí zařízení, je nutné v programu zablokovat. Pomocí této funkce zablokujeme hromadně strávníky odcházejících tříd. Pokud jsme ještě před spuštěním této funkce provedli posun tříd, nezapomeňme na to v tomto případě brát ohled.
Po spuštění funkce se objeví okno Hromadná blokace strávníků. V položce Identifikace vybereme Třída a v následujícím poli vybereme třídu, kterou chceme zablokovat. V položce Datum od vyplníme datum blokace. Položku Datum do nevyplňujeme. Do položky Text napíšeme informativní text, např. Ukončení školní docházky. Záznam uložíme.
Celý postup musíme opakovat pro každou třídu jednotlivě.
Zápis přeplatků
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Vynulování a zápis položky k platbě
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Oprava položky k platbě
Akce - Ukončení roku, příprava nového - Zápis přeplatků do plateb
Tyto tři funkce slouží k zápisu počátečních přeplatků strávníků do tabulky Platby (Objednávky - Platby). Použijeme je tehdy, pokud potřebujeme přenést počáteční přeplatky strávníků do programu z jiné evidence.
Vynulování a zápis položky k platbě
Po zvolení této funkce se zobrazí okno Editace pracovní tabulky, ve kterém je seznam strávníků a u všech strávníků je ve sloupečku K platbě hodnota 0 (nula). Záznam uložíme stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK. Všem strávníkům se v tento moment přepíše položka K platbě na nulovou hodnotu.
Oprava položky k platbě
Spuštěním této funkce se opět dostaneme do okna Editace pracovní tabulky, ve kterém můžeme jednotlivým strávníkům zapsat jejich přeplatky. Přeplatky zapisujeme kladně a nedoplatky zapisujeme záporně.
Po zapsání všech částek uložíme záznam stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrdíme tlačítko OK.
Zápis přeplatků do plateb
Výše definované přeplatky zapíšeme strávníkům do tabulky Platby (Objednávky - Platby) touto funkcí. Po jejím zvolení se zobrazí tabulka Zápis do plateb a avíz, ve které můžeme vyplnit následující položky:
Typ platby pro zápis - standardně je nastaven typ platby označující vrácení přeplatků (S2). Tento typ se zapíše všem výše definovaným platbám. Není tedy možné zapisovat v jedné tabulce (viz výše) zároveň přeplatky a zároveň nedoplatky. Pokud potřebujeme zapsat platby s jiným příznakem, vybereme jej pomocí nápovědy.
Datum pro zápis do plateb - přednastaveno je aktuální datum. Doporučujeme je ponechat.
Doklad pro zápis do plateb - v programu je připraven text Přeplatky strávníků. Pokud nám tento text z nějakého důvodu nevyhovuje, přepíšeme ho podle našeho požadavku.
Vyplněný záznam uložíme stiskem kláves Ctrl+W nebo potvrzením tlačítka OK. Zobrazí se tisková sestava Protokol o zápisu do plateb, kterou si můžeme vytisknout nebo rovnou zrušit klávesou Esc. Objeví se tabulka s dotazem Zapsat částky uvedené v protokolu do plateb? Pokud odpovíme Ano, program částky zapíše. Pokud odpovíme Ne, program nikam nic nezapíše.
20.5.13 Ostatní funkce programu
Akce - Ostatní funkce programu
V tomto menu se nacházejí některé často používané funkce programu. Jedná se o často používané činnosti, jako je zálohování dat, zápis poznámek do provozního deníku apod.
Ostatní funkce programu
20.6 Stručný postup měsíční uzávěrky
20.6.1 Zápis plateb do aktuálního měsíce
20.6.2 Zápis plateb do minulého měsíce
20.6 Stručný postup měsíční uzávěrky
V této kapitola přinášíme stručný postup při měsíční uzávěrce. Je to pouze výčet jednotlivých kroků bez nějakého podrobného popisu. Ten nalezneme v předchozích kapitolách. Přinášíme postupy dva. První postup v kap. 20.6.1 Zápis plateb do aktuálního měsíce sleduje činnosti v programu v souladu s kapitolo 20.3 Základní činnosti. Tedy výběr peněz za projedenou stravu v minulém měsíci je do programu zaúčtován do aktuálního měsíce, tedy podle skutečnosti. Tento postup je účetně správný. Ovšem na některých zařízeních se setkáváme s požadavkem zapsat přijaté platby do měsíce, za který tyto platby vybíráme. Zařadili jsem tedy do návodu i kapitolu 20.6.2 Zápis plateb do minulého měsíce, i když si uvědomujeme že tento způsob není účetně zcela v pořádku.
20.6.1 Zápis plateb do aktuálního měsíce
1. Den pro zápis projedená stravy
Tlačítko se nachází
ve skupině
.
Zadáváme poslední varný den v uplynulém měsíci.
2. Zápis projedené stravy
Tlačítko se nachází
ve skupině
.
Zapíšeme počty jídel podle papírové evidence.
3. Přepočet předpisu školného
Tlačítko se nachází
ve skupině
.
Před tím je možné opravit kódy školného na kartě strávníka (funkce Oprava strávníka)
4. Zaúčtování školného
Tlačítko se nachází
ve skupině
.
Datum zaúčtování bude poslední varný den v uplynulém měsíci, viz bod 1.
5. Řádná uzávěrka
Tlačítko se nachází
ve skupině
.
Provedeme řádnou uzávěrku za uplynulý měsíc.
6. Tisk uzávěrkových sestav dle požadavků
Tlačítka se nacházejí ve skupině
.
7. Inkasní listina hotovostní
Tlačítko se nachází
ve skupině
.
Pro rozlišení plateb za stravné a za školné lze použít sestavu Počty a předpisy (Akce - Uzávěrkové operace, tiskové sestavy - Počty a předpisy).
8a. Hromadný zápis plateb do programu
Tlačítko
se nachází ve skupině
.
Datum zaúčtování bude datum aktuálního dne.
8b Zápis plateb jednotlivých strávníků
Použijeme funkci Minulý měsíc (Akce - Přihlášky a odhlášky - Minulý měsíc).
- identifikujeme strávníka
- další tabulku neměníme a uložíme ji tlačítkem OK
- v další tabulce musí být v položce Typ platby vyplněno Hotově
- vyplníme datum posledního aktuálního dne
- platbu uložíme tlačítkem Uložit
9. Vytvoření Diskety pro spořitelnu a zápis
do plateb
Tlačítka se nacházejí ve skupině
.
Platby zapíšeme do programu s aktuálním datem.
10. Vytvoření HPKU a zápis do plateb
Tlačítka se nacházejí ve skupině
.
Platby zapíšeme do programu s aktuálním datem.
11. Tisk faktur za dotace
Tlačítko se nachází ve skupině
.
20.6.2 Zápis plateb do minulého měsíce
1. Den pro zápis projedená stravy
Tlačítko se nachází
ve skupině
.
Zadáváme poslední varný den v uplynulém měsíci.
2. Zápis projedené stravy
Tlačítko se nachází
ve skupině
.
Zapíšeme počty jídel podle papírové evidence.
3. Přepočet předpisu školného
Tlačítko se nachází
ve skupině
.
Před tím je možné opravit kódy školného na kartě strávníka (funkce Oprava strávníka)
4. Zaúčtování školného
Tlačítko se nachází
ve skupině
.
Datum zaúčtování bude poslední varný den v uplynulém měsíci, viz bod 1.
5. Předběžná uzávěrka
Tlačítko se nachází
ve skupině
.
Provedeme předběžnou uzávěrku za uplynulý měsíc.
6. Inkasní listina hotovostní
Tlačítko se nachází
ve skupině
.
Pro rozlišení plateb za stravné a za školné lze použít sestavu Počty a předpisy (Akce - Zkušební uzávěrka a sestavy - Počty a předpisy).
7a. Hromadný zápis plateb do programu
Tlačítko
se nachází ve skupině
.
Zapisujeme tak platby, které ještě ve skutečnosti neproběhli. Datum zaúčtování bude poslední varný den v uplynulém měsíci, viz bod 1.
7b Zápis plateb jednotlivých strávníků
Použijeme funkci Minulý měsíc (Akce - Přihlášky a odhlášky - Minulý měsíc).
- identifikujeme strávníka
- další tabulku neměníme a uložíme ji tlačítkem OK
- v další tabulce musí být v položce Typ platby vyplněno Hotově
- vyplníme datum posledního varného dne v uplynulém měsíci
- platbu uložíme tlačítkem Uložit
8. Vytvoření Diskety pro spořitelnu a zápis
do plateb
Tlačítka se nacházejí ve skupině
.
Platby zapíšeme do programu s datem posledního varného dne v uplynulém měsíci viz bod 1.
9. Vytvoření HPKU a zápis do plateb
Tlačítka se nacházejí ve skupině
.
Platby zapíšeme do programu s datem posledního varného dne v uplynulém měsíci viz bod 1.
10. Řádná uzávěrka
Tlačítko se nachází
ve skupině
.
Provedeme řádnou uzávěrku za uplynulý měsíc.
11. Tisk uzávěrkových sestav dle požadavků
Tlačítka se nacházejí ve skupině
.
12. Tisk faktur za dotace
Tlačítko se nachází ve skupině
.
20.7 Tlačítka na ploše programu
20.7.1 Skupina tlačítek Základní funkce
20.7.2 Skupina tlačítek Konec měsíce
20.7.3 Skupina tlačítek Uzávěrka, tisk
20.7.4 Skupina tlačítek Doplatky
20.7 Tlačítka na ploše programu
Program lze ovládat několika různými způsoby. Všechny funkce programu, tiskové sestavy a další různé volby se nacházejí v menu programu v horní části. Ovládání pomocí tohoto menu je možné, ale na uživatele je kladen zvýšený nárok na zapamatování, kde se která funkce či tisková sestava nachází. Proto je do této struktury zařazeno tzv. menu Akce. Zde jsou shromážděny nejpoužívanější funkce a tiskové sestavy z celého programu. Navíc jsou seřazeny tak, aby sled jednotlivých voleb odpovídal opakovaným činnostem, které v programu provádíme. Posledním, a pro uživatele nejpohodlnějším, způsobem je ovládání pomocí tlačítek na ploše. V dalším textu budeme všechny činnosti popisovat právě prostřednictvím těchto tlačítek. Pod nadpisem kapitoly však též uvádíme cestu v menu Akce k uvedené funkci. Záleží na uživateli, který způsob ovládání si osvojí.
Naprostá většina základních činností programu se provádí pomocí tlačítek na ploše. Tlačítka jsou rozdělena do několika skupin. Některá tlačítka budeme například používat při vykonání měsíční uzávěrky a jiná při stanovení doplatků a vytvoření platebních médií. Autoři programu vytvořili několik skupin tlačítek. Jejich přepínání se provádí dvěma způsoby. Na ploše je v každém zobrazení skupina tlačítek pro přepínání pracovní plochy. Pomocí nich si vždy zvolíme příslušnou skupinu tlačítek. Pracovní plochu lze též přepínat v menu programu v položce Tlačítka.
Menu a tlačítka pro přepínání pracovní plochy
Všechna tlačítka používají funkce nebo tiskové sestavy, které jsou definovány v menu Akce. Všechny položky tohoto menu jsou popsány v kap. 20.5 Menu Akce. Aby uživatel nemusel podrobně studovat všechny funkce umístěné v menu Akce, uvádíme v této kapitole seznam všech tlačítek rozdělených podle příslušných skupin (Základní funkce, Konec měsíce, apod.) s odkazem na příslušnou kapitolo návodu právě z kapitoly 20.5 Menu Akce. Uvádíme též i příslušnou cestu do menu Akce. Například řádek:
20.5.7
Řádná uzávěrka Akce - Uzávěrkové operace,
tiskové sestavy - Řádná uzávěrka
znamená, že funkce Řádná uzávěrka je popsána v kapitole 20.5.7 Řádná uzávěrka a poťukáním myší na modrý odkaz se dostaneme právě na popis této funkce. A dále vidíme, že v programu je tato funkce umístěna v menu Akce v položce Uzávěrkové operace, tiskové sestavy.
20.7.1 Skupina tlačítek Základní funkce
Sekce tlačítek
Nový
strávník Akce - Doplňkové funkce - Nový strávník
Oprava
strávníka Akce - Doplňkové funkce - Oprava
strávníka
Blokace
strávníka Akce - Doplňkové funkce - Blokace
strávníka
Zvolené
období Akce - Přihlášky a odhlášky -
Zvolené období
Příjem
a vydej peněz Akce - Funkce z plateb -
Příjem a výdej peněz
Zápis
plateb dle VS Akce - Funkce z plateb - Zápis
plateb dle VS
Stav
hotovosti v pokladně Akce - Funkce z plateb
- Stav hotovosti v pokladně
Pokladna-Příjem
a odvod peněz Akce - Funkce z plateb
- Pokladna-Příjem a odvod peněz
Přehled
zapsaných dětí Akce - Přehledy - Přehled
zapsaných dětí
Děti
se školným Akce - Přehledy - Děti
se školným
Obrat
plateb Akce - Přehledy - Obrat plateb
20.5.8
Tiskové sestavy a exporty Akce - Tiskové
sestavy a exporty - Přehled plateb v období
20.5.8
Tiskové sestavy a exporty Akce - Tiskové
sestavy a exporty - Historie strávníka
Kódy
školné Akce - Přehledy - Kódy školné
20.5.8
Tiskové sestavy a exporty Akce - Tiskové
sestavy a exporty - Aktuální stavy kont
20.5.8
Tiskové sestavy a exporty Akce - Tiskové
sestavy a exporty - Počty jídel denní
20.7.2 Skupina tlačítek Konec měsíce
Sekce tlačítek
Upozornění,
které si přečteme.
Zadání
dne pro objednávání Akce - Konec měsíce -
Zadání dne pro objednávání
Zápis
počtů všichni Akce - - Na konci měsíce - Zápis
počtů-všichni
Zápis
počtů všichni Akce - - Na konci měsíce - Zápis
počtů-třída
Počty
jídel - všichni Akce - Na konci měsíce - Počty
jídel-všichni
Počty
jídel - třída Akce - Na konci měsíce - Počty
jídel-třída
Přepočet
školného Akce - Na konci měsíce - Přepočet školného
Předběžná
uzávěrka Akce - Zkušební uzávěrka a sestavy -
Předběžná uzávěrka
Předběžné
uzávěrkové tiskové sestavy - Akce - Zkušební uzávěrka
a sestavy - Předběžné uzávěrkové tiskové sestavy - Měsíční
hlášení
Předběžné
uzávěrkové tiskové sestavy - Akce - Zkušební uzávěrka
a sestavy - Předběžné uzávěrkové tiskové sestavy - Počty
a předpisy
Předběžné
uzávěrkové tiskové sestavy - Akce - Zkušební uzávěrka
a sestavy - Předběžné uzávěrkové tiskové sestavy - Nezaplatili
v měsíci
20.7.3 Skupina tlačítek Uzávěrka, tisk
Sekce tlačítek
Řádná
uzávěrka Akce - Uzávěrkové operace, tiskové
sestavy - Řádná uzávěrka
Uzávěrkové
tiskové sestavy Akce - Uzávěrkové operace,
tiskové sestavy - Tiskové sestavy
Inkaso
- faktury za ostatní platby Akce - Platební
média Inkaso - Inkaso faktury za ostatní platby
20.7.4 Skupina tlačítek Doplatky
Sekce tlačítek
Upozornění,
které si přečteme.
Výpočet
doplatků Akce - Výpočet doplatků - Výpočet=přeplatek
budoucí
Výpočet
doplatků Akce - Výpočet doplatků - Přehled částek
Výpočet
doplatků Akce - Výpočet doplatků - Přehled-TYP PLATBY
Výpočet
doplatků Akce - Výpočet doplatků - Editace všichni
Výpočet
doplatků Akce - Výpočet doplatků - Editace jméno
Inkaso
- disketa pro spořitelnu - Akce - Platební média
Inkaso - Disketa pro spořitelnu
Hromadné
příkazy bankám - Akce - Platební média Inkaso -
Inkaso Hromadné příkazy bankám
Přehled
hotovost - Akce - Platební média Inkaso - Přehled
hotovost
20.5.8
Tiskové sestavy a exporty Akce - Tiskové sestavy
a exporty - Inkasní listina hotovostní
Zápis
do plateb H - Akce - Platební média Inkaso
- Zápis do plateb H
20.8 Výukové formuláře MŠ Zpětné zpracování
Společně s návodem jsou dodávány výukové formuláře. Tyto formuláře stručně popisují jednotlivé základní činnosti v programu. Jsou seřazeny do logického sledu při práci s programem a obsahují informace o tom, které kapitoly návodu a videonávodu se danou problematikou zabývají. Dále obsahují samotný postup pro danou činnost a praktický úkol k procvičení této činnosti. Je zde též prostor pro vlastní poznámky. Uživatel si tak může vytisknout formuláře jen pro ty činnosti, které při své práci provádí a může si je doplnit o své vlastní poznámky a postřehy. Tímto získá stručný, ale při tom přesný návod k programu v tištěné podobě „ušitý“ přesně na konkrétní podmínky svého provozu.
Tyto formuláře se též používají, pokud si zákazník objedná službu „Telefonické školení“.
Výukové formuláře naleznete zde: Výukové formuláře pro MŠ zpětné zpracování.
21. Výukové formuláře
Společně s návodem jsou dodávány výukové formuláře. Tyto formuláře stručně popisují jednotlivé základní činnosti v programu. Jsou seřazeny do logického sledu při práci s programem a obsahují informace o tom, které kapitoly návodu a videonávodu se danou problematikou zabývají. Dále obsahují samotný postup pro danou činnost a praktický úkol k procvičení této činnosti. Je zde též prostor pro vlastní poznámky. Uživatel si tak může vytisknout formuláře jen pro ty činnosti, které při své práci provádí a může si je doplnit o své vlastní poznámky a postřehy. Tímto získá stručný, ale při tom přesný návod k programu v tištěné podobě „ušitý“ přesně na konkrétní podmínky svého provozu.
Tyto formuláře se též používají, pokud si zákazník objedná službu „Telefonické školení“.
Výukové formuláře naleznete zde: Výukové formuláře k programu Stravné.
