Obsah kapitoly 2

2.1 Grafické členění textu 2

2.2 Instalace programu 2

2.3 Načtení příkladu dat 3

2.4 Záloha a obnova dat 4

2.5 Ovládání programu 6

2.6 Základní funkce pro práci s tabulkou 7

2.6.1 Hledání 7

2.6.2 Filtr 8

2.6.3 Přenos údajů z jiných tabulek 8

2.7 Zkrácený zápis textu 9

2.8 Tisk z tabulek 9

2.9 Nápověda 10

Obsah následující kapitoly popisuje některé obecné postupy či vlastnosti programu a její podrobné studium není pro některé uživatele nutné. Informace zde poskytnuté buď znají z předchozí práce s některým z našich programů, nebo dovedou při práci u počítače uplatnit obecné zkušenosti získané z práce v jiných programech. Četba následujících řádků by mohla dokonce některé uživatele odradit od dalšího studia, což jistě není naším cílem.

Doporučujeme proto zaměřit se pouze na kapitoly 2.3. Načtení příkladu dat a 2.4. Záloha a obnova dat. Ostatní kapitoly můžeme pouze prolistovat, uchovat si v povědomí jejich existenci a vrátit se k nim později, pokud při práci v programu narazíme na problém, který můžeme právě pomocí této kapitoly úspěšně vyřešit.

2.1 Grafické členění textu

V textu se vyskytuje několik podob písma. Má to svůj účel a smysl. Každý typ písma použijeme k popisu jisté skutečnosti nebo k označení nějakého stavu. Jednotlivé typy si pojmenujeme a naznačíme si, k čemu nám v návodu budou sloužit:

Obyčejné písmo - Je použito v nejvyšší míře a slouží k popisu jednotlivých situací a postupů.

Tučné písmo podtržené - Tímto písmem označujeme položky, které je při práci v programu třeba vyplnit.

5.6.1. Podtržené písmo tučné s číslem na začátku - Používáme pro názvy kapitol a podkapitol.

Kurzíva - Tímto typem písma budeme v textu značit klávesy, které máme za nějakým účelem stisknout. Dále budeme tímto textem psát některá upozornění.

Tučná kurzíva - Budeme-li si chtít v programu naznačit cestu k nějaké akci, tiskové sestavě či se budeme potřebovat na nějaké místo v programu dostat, naznačíme si to tímto typem písma.

2.2 Instalace programu

Každou instalaci programu je vždy nutno provádět z originálního instalačního CD. Při instalaci se řiďte pokyny pro instalaci na přiloženém letáku. Dále je postup instalace velmi podrobně popsán v příručce pro ovládání ProVIS.HTM, kap. 1.2 Instalace systému. Doporučujeme podrobně prostudovat pojmy Nová instalace a Opakovaná instalace.

2.3 Načtení příkladu dat

Samotný program Otvírač v sobě neobsahuje žádné údaje, žádná data. Je prázdný. Nejsou v něm žádné seznamy pracovníků, žádná zařízení, je to prostě holý program nepřipravený k užívání. Uživatel má dvě možnosti, jak program naplnit daty. Buď všechna data doplní sám, ručně, nebo použije tzv. Příkladová data od firmy VIS. V těchto příkladových datech jsou všechny důležité údaje a nastavení předdefinovány.

Příkladová data mají navíc další, velmi důležitou funkci. Na příkladu dat je třeba nacvičit provádění všech každodenních činností. Nemá smysl se pokoušet zavést program do užívání, dokud obsluha nezvládá běžné každodenní činnosti. Vedlo by to ke zbytečným chybám. Pro tyto činnosti není podstatné, že příklad dat neodpovídá zcela přesně požadavkům a podmínkám konkrétního zákazníka. To se napraví konfigurací programu, kterou je však vhodné provádět až v okamžiku, kdy zákazník pochopil celkovou filozofii programu a jeho zákonitosti. Následující postup načtení dat tedy obsahuje variantu příkladových dat, na kterých je založena tato učebnice.

Upozornění: Pokud si po načtení příkladu dat tato data v programu upravíme či doplníme, dalším načtením příkladu dat smažeme nenávratně všechna aktuální data z programu. Tedy i to, co jsme si sami vytvořili. Musíme tedy mít na vědomí, že každým načtením příkladu dat smažeme aktuální data v programu.

Od této chvíle jsou v programu data, na kterých si budeme postupně předvádět základní postupy při práci s tímto programem. Později, až se rozhodneme k "ostré" práci s programem, si ukážeme, jak nepotřebné údaje odstraníme. Pokud při učení příkladová data jakkoliv porušíte, můžete tento postup zopakovat a tak se vrátit k výchozímu nastavení dat.

2.4. Záloha a obnova dat

Zálohování dat je jednou z nejdůležitějších činností při práci s počítači. Její podcenění se uživateli může velice zle nevyplatit. Data, která máme za dlouhé období práce s programem v počítači, mohou svou hodnotou několikanásobně převýšit cenu počítače.

Důvody, proč tomu tak je, jsou v podstatě dva: Počítač se může rozbít nebo nám může být odcizen. Úvaha typu: "Mně se to nemůže stát" bere za své v okamžiku, kdy se nám to opravdu stane.

Záloha dat je nutná i tehdy, potřebujeme-li si v programu vyzkoušet nějaké nové postupy (přidat druh jídla, změnit skupiny strávníků atd.). Pokud před touto novou či pro nás nejistou činností provedeme zálohu dat, nemusíme se bát neověřený postup vyzkoušet (v těchto případech je vhodná záloha na pevný disk, protože je rychlejší). Pokud se nám něco nepovede, obnovíme data z diskety či z pevného disku a máme v programu situaci před naším pokusem.

Dále je v této kapitole popsán jeden základní postup pro zálohování a obnovu dat z diskety. Než se však k němu dostaneme, shrneme si některé zásady pro správné použití zálohy či obnovy dat. Neodbornou manipulací může totiž dojít k trvalé ztrátě dat z programu. Měli bychom mít stále na vědomí tyto důležité skutečnosti:

Těsně po provedení zálohy dat se shodují data na disketě (pevném disku) i v programu.

Vytvořením zálohy dat se nenávratně smaže záloha dat, která byla původně na disketě (na pevném disku).

Jakákoliv další změna dat v programu po provedení zálohy dat se na disketě (pevném disku) projeví až po vytvoření další zálohy dat.

Celá problematika zálohy a obnovy dat je podrobně popsána v příručce pro ovládání ProVIS.HTM, kap. 5.1 Zálohování. Zde si ukážeme pouze jeden základní postup pro zálohování a obnovu dat z diskety.

V jejím průběhu se zobrazí okno obnova zálohovaných dat, ve kterém nám program nedoporučuje obnovit soubor DATOBL.DBF. Potvrdíme tlačítko Přeskočit.

Po ukončení obnovy se objeví tabulka Obnova zálohy, zde klávesou Enter potvrdíme tlačítko OK. Program pak provádí s daty různé úpravy. Po jejich skončení se automaticky ocitneme v hlavním menu programu

2.5. Ovládání programu

Program lze ovládat pomocí myši nebo klávesnice, případně můžeme vhodně oba způsoby kombinovat. Uživatelé starších "DOSovských" programů firmy VIS zajisté uvítají, že verze programu pro Windows zachovává funkce kláves tak, jak na ně jsou zvyklí z předchozích verzí programů. Stručně si popíšeme jednotlivé způsoby ovládání.

I když myš patří v prostředí Windows k nepostradatelným pomocníkům, lze náš program ovládat i pomocí klávesnice. Představíme si některé důležité klávesy, pomocí nichž náš program můžeme ovládat:

Enter - klávesa, kterou potvrzujeme nějakou předchozí situaci nebo činnost či volbu v menu.

Esc - pomocí této klávesy ukončíme nebo přerušíme nějakou akci bez uložení právě zapisovaných dat.

Ctrl+W - současné ukončení akce s uložením provedených změn. Použití této kombinace kláves s sebou někdy přináší jisté obtíže, popíšeme si tedy způsob použití velmi podrobně:

Zde jsme si uvedli jen zlomek kláves s jejich funkcemi. Další vlastnosti některých kláves jsou popsány v příručce pro ovládání ProVIS.HTM, kap. 2.2 Ovládací klávesy.

Konkrétní podrobné postupy užití jednotlivých kláves si ukážeme hned v dalších kapitolách této příručky.

Myš není sice pro ovládání systému ProVIS nutná, její použití však přináší některé výhody a zpříjemňuje práci. Při práci v prostředí Windows je myš důležitá a v některých případech nenahraditelná. Pro práci s myší platí obecné zásady pro práci s myší v prostředí Windows. Zásady pro práci v prostředí ProVIS jsou popsány v příručce pro ovládání ProVIS.HTM, kap. 2.3 Ovládání pomocí myši.

Program obsahuje veliké množství různých funkcí. Běžný uživatel pravidelně používá při své práci pouze některé z nich. Tyto vybrané funkce však používá velmi často. Autoři programu umístili na plochu programu tlačítka pro rychlé spuštění některých funkcí. Význam jednotlivých tlačítek je jasný z jejich pojmenování. Funkce se spustí tak, že na příslušné tlačítko klepeme jednou Levým tlačítkem myši. Je opět na uživateli, do jaké míry tato tlačítka při své práci využije. V případě zájmu lze na plochu umístit tlačítka pro spuštění dalších funkcí.

2.6 Základní funkce pro práci s tabulkou

V této kapitole získáte přehled jen o těch nejdůležitějších obecných funkcích a postupech v programu. Existuje jich samozřejmě mnohem více a lze je nastudovat v příručce pro ovládání ProVIS.HTM, kap. 3. Práce se systémem. Pro užití programu v souladu s tímto textem není další studium obecných funkcí nutné. Ve studiu doporučujeme pokračovat až po zvládnutí programu Otvírač dle této učebnice. O to důrazněji doporučujeme nastudovat a prozkoušet funkce zde uvedené, neboť jejich zvládnutí je základem pro úspěšnou práci.

Předvedeme si tyto funkce v konkrétních podmínkách programu Otvírač. Budeme se v programu pohybovat na příkladových datech a v této chvíli nemusíme chápat souvislosti jednotlivých činností. Jde nám jen o vysvětlení základních funkcí v programu. Budeme se pohybovat v tabulce Pracovníci. Ta není v příkladových datech příliš rozsáhlá, takže bychom se mohli domnívat, že orientace v tabulce je jednoduchá. Musíme si však uvědomit, že po ostrém zavedení programu do provozu se budeme pohybovat v tabulkách, které mohou mít až několik stovek záznamů. Tehdy uplatníme zkušenosti získané tímto studiem.

Jak jsem již uvedli v předchozím textu, můžeme pro ovládání programu použít buď myš nebo klávesnici. V této kapitole popíšeme podrobně ovládání oběma způsoby. Autoři učebnice doporučují oba způsoby vyzkoušet a vybrat si pro svoji práci ten, který mu bude více vyhovovat.

Nastudujte tuto kapitolu velmi pečlivě. V dalším textu již budeme popisovat všechny postupy pouze obecně. Uživatel si pak sám zvolí způsob, jakým způsobem uvedené postupy provede.

2.6.1 Hledání

Stiskneme klávesu F10. Najedeme si Šipkami na položku Otvírač. Potvrdíme ji klávesou Enter. Tím se rozbalí menu Otvírač. Zde potvrdíme klávesou Enter položku Pracovníci. Tím se dostaneme do tabulky pracovíků. Zde stiskneme klávesu F10, čímž se dostaneme do menu pro ovládání tabulky. V tomto menu si Šipkami zvolíme položku Hledání a potvrdíme ji klávesou Enter. Objeví se další menu, ve kterém si Šipkami zvolíme položku Podle příkladu a potvrdíme ji klávesou Enter. Objeví se okno, ve kterém zapíšeme do položky Příjmení text Ar (může být malé „a") a uložíme stiskem kláves Ctrl+W. Okamžitě se v tabulce "postavíme" na pracovníka se jménem Zdeňka Arnoštová. Takto si můžeme v menu Hledání vyzkoušet všechny možnosti vyhledávání v tabulkách.

2.6.2 Filtr

Stiskneme klávesu F10. Najedeme si Šipkami na položku Otvírač. Potvrdíme ji klávesou Enter. Tím se rozbalí menu Otvírač. Zde potvrdíme klávesou Enter položku Pracovníci. Tím se dostaneme do tabulky Pracovníci. Zde stiskneme klávesu F10, čímž se dostaneme do menu pro ovládání tabulky. V tomto menu si Šipkami zvolíme položku Filtr a potvrdíme ji klávesou Enter. Objeví se další menu, ve kterém si Šipkami zvolíme položku Podle příkladu a potvrdíme ji klávesou Enter. Objeví se okno, ve kterém zapíšeme do kolonky Příjmení text Ar uložíme stiskneme kláves Ctrl+W. Z tabulky se vyfiltrují ta jména pracovníků, jejichž jméno začíná na skupinu písmen Ar.V našem případě je to jediný pracovník. Neznamená to, že by ostatní záznamy nějak záhadně zmizely, jen zrovna v tuto chvíli nejsou vidět. Opět si v menu Filtr vyzkoušejme všechny možnosti.

2.6.3 Přenos údajů z jiných tabulek

Stiskneme klávesu F10. Najedeme si Šipkami na položku Otvírač. Potvrdíme ji klávesou Enter. Tím se rozbalí menu Otvírač. Zde zde potvrdíme klávesou Enter položku Pracovníci. Tím se dostaneme do tabulky Pracovníci. Stiskneme klávesu F10, čímž se dostaneme do menu pro ovládání tabulky. V tomto menu si zvolíme položku Nový stiskem klávesy Enter. Objeví se karta pro založení nového pracovníka. Kurzor bliká v položce Osobní číslo. Napíšeme libovolné číslo, můžeme použít třeba své osobní číslo z jiné evidence pracovníků. Položku potvrdíme stiskem klávesy Enter. Postupně vyplňujeme další položky, až se dostaneme do položky Kategorie. V této chvíli je potřeba vyplnit kategorii pracovníka, které nám určuje výběr časových zón pro průchody daného pracovníka. Buď si označení všech kategorií pamatujeme a můžeme je bez problémů zapsat rovnou, což je ale situace dost nepravděpodobná, neboť podobných údajů je v programu vetší množství, nebo nám pomůže klávesa F2. Stiskneme ji, čímž se dostaneme do seznamu kategorií, Šipkami zvolíme požadovanou kategorii (můžeme použít funkci "hledání" nebo "filtr") a opět stiskneme klávesu F2. Tím se nám daná kategorie přenese do karty pracovníka. Zkrácený obecný popis této funkce vypadá například takto:

Tato funkce je v programu používána velmi často, proto doporučujeme nacvičit ji velmi pečlivě. Tam, kde můžeme v programu tuto užitečnou funkci použít, objeví se v levé spodní části obrazovky nápis F2 - vyvolání nápovědy - číselníku

pozn.: Otevřený záznam pracovníka nyní neukládejte, ale zrušte stiskem klávesy Esc.

Myší najedeme na položku Otvírač v hlavním menu programu. Levým tlačítkem myši tuto položku potvrdíme. Objeví se podmenu, ve kterém se myší přesuneme na položku Pracovníci. Levým tlačítkem myši tuto položku potvrdíme. Objeví se tabulka Pracovníci. Myší najedeme na položku Nový v menu nad touto tabulkou. Levým tlačítkem myši tuto položku potvrdíme. Objeví se karta pro založení nového pracovníka. Kurzor bliká v položce Osobní číslo. Napíšeme libovolné číslo, můžeme použít třeba své. Myší se přesuneme na černý trojúhelníček vpravo od prázdné položky Kategorie. Levým tlačítkem myši tento trojúhelníček potvrdíme, čímž se dostaneme do seznamu kategorií. Přesuneme kurzor myši na požadovanou kategorii (můžeme použít funkci "hledání" nebo "filtr") a Levým tlačítkem myši ji zvolíme. Myší najedeme na tlačítko Přenos ve spodní části tabulky a potvrdíme jej Levým tlačítkem myši. Tím požadovanou kategorii přeneseme do karty pracovníka.

2.7. Zkrácený zápis textu

Abychom tento text zbytečně nekomplikovali zdlouhavými popisy, budeme používat v některých případech zjednodušeného zápisu. Jedná se především o popis akcí, které máme v programu provádět, abychom něčeho dosáhli. Pro ilustraci si "vypůjčíme" odstavec z jedné z předchozích podkapitol:

Najedeme si Šipkami na položku Otvírač, zde potvrdíme klávesou Enter položku Pracovníci. Tím se dostaneme do tabulky Pracovníci. Zde stiskneme klávesu F10. V menu pro práci s tabulkou si zvolíme položku Nový.

Pokud bychom psali celou příručku tímto způsobem, její rozsah by byl několikanásobný. Bylo by to celkem zbytečné, neboť ze zkušenosti víme, že postupem času stačí každému uživateli stručný popis činnosti. Příkladový odstavec pro popis činnosti se dá tedy shrnout do této podoby:

2.8. Tisk z tabulek

Problematika tiskových sestav je v textu popisována zvlášť. Zde si ukážeme obecný postup pro tisk jakékoliv tiskové sestavy. Opět použijeme tabulku Pracovníci:

Objeví se nabídka tiskových sestav z dané tabulky. Zde vybíráme sestavu podle našich požadavků. Můžeme se zde setkat s několika variantami dalšího postupu.

Vybereme sestavu a dialog pro tisk se objeví na monitoru bez zadávání dalších podmínek pro tisk sestavy. Je to například sestava:

Vybereme sestavu a objeví se další okno, kde zadáváme další podmínky pro tisk sestavy (jaké období tisknout, atd.). Ukážeme si na sestavě:

Zde zadáváme další podmínky pro tisk sestavy. Pro vyvolání dialogu pro tisk musíme námi zvolené parametry uložit.

Po zvolení příslušné tiskové sestavy se nejdříve zobrazí na monitoru požadovaná tisková sestava. Pokud nám stačí pouze si daný výstup prohlédnout bez požadavky vytištění, učiníme tak a sestavu zrušíme potvrzením tlačítka Storno. Pokud chceme sestavu skutečně vytisknout na tiskárně, potvrdíme tlačítko Tisk. Objeví se obecný dialog pro vytištění sestavy. Potvrdíme opět tlačítko Tisk. Sestava se pak vytiskne na tiskárně.

Pokud se nám po zvolení tiskové sestavy zobrazí rovnou obecný dialog pro tisk sestavy, jedná se o tzv. grafický tisk. Potvrdíme tlačítko Tisk a sestava se tak zobrazí na monitoru. Současně se vlevo nahoře zobrazí rámeček, ve kterém pomocí myši odklepneme obrázek tiskárny. Tím sestavu vytiskneme na tiskárně. Současně se na monitor vrátí zpět obecný dialog pro tisk sestavy. Stiskem klávesy Esc se vrátíme zpět do tabulky, ze které jsme příslušnou sestavu volili. Sestav s grafickým tiskem je však v programu minimum.

2.9. Nápověda

Po spuštění jakékoliv funkce v programu Otvírač můžeme stisknout klávesu F1. Zobrazí se nápověda k dané funkci. Po nastudování problematiku tuto nápovědu zrušíme stiskem klávesy Esc.